Chuyên đề Hoàn thiện công tác dự thầu cung cấp thiết bị công nghệ thông tin ở công ty Cổ phần Máy tính – truyền thông – điều khiển 3C

ếm 41,9% tổng số lao động, độ tuổi 30-35T chiếm 33,3%); có trình độ học vấn khá cao( trình độ đại học và trên đại học chiếm 77,8% trong đó trình độ trên đại học chiếm 10,3% trong tổng số lao động). Thực tế nhìn nhận cũng cho thấy 3C có một phong cách làm việc rất năng động và nhiệt huyết, nhạy bén trong các quyết định kinh doanh. Độ tuổi trên 35T chỉ chiếm 10,7% tổng số lao động nhưng lại là lực lượng giàu kinh nghiệm và có thâm niên trong lĩnh vực kinh doanh, lực lượng này sẽ giữ vai trò đầu tàu trong việc dẫn dắt công ty phát triển lớn mạnh không ngừng. 1.2.2. Uy tín của công ty: Uy tín của công ty là một chỉ tiêu định tính liên quan đến nhiều yếu tố khác như : hoạt động Marketing, quan hệ của công ty với các tổ chức, doanh nghiệp bên ngoài. Uy tín của công ty càng cao, công ty càng có nhiều thuận lợi trong nắm bắt thông tin dự án và liên danh, liên kết với các đối tác để hoàn chỉnh hồ sơ kinh nghiệm cũng như hồ sơ kỹ thuật. Công ty 3C là công ty đầu tiên đã cung cấp các giải pháp và dịch vụ một cách đầy đủ nhất về công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp Nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân, và đã được đánh giá là một trong những công ty phát triển nhanh nhất Việt Nam. Với kinh nghiệm phục vụ hơn 17 năm qua, 3C chuyên nghiệp trong việc tư vấn, thiết kế các giải pháp tổng thể về Công nghệ thông tin cho doanh nghiệp, giúp Khách hàng lập kế hoạch và hỗ trợ triển khai các hạ tầng Công nghệ thông tin. 3C chuyên cung cấp thiết bị, phần mềm và tổ chức mạng máy tính, quản trị, bảo mật mạng, lưu dữ liệu. Đặc biệt 3C sử dụng các chuyên gia có trình độ và kinh nghiệm để tư vấn, tích hợp, quản trị các dịch vụ IT, đem lại sức mạnh cạnh tranh cho Khách hàng. 3Csoft ( thuộc công ty 3C) là một trong những Trung tâm phần mềm đầu tiên và có tiếng tại Việt Nam từ những năm 1990. Với kinh nghiệm phát triển phần mềm toàn diện cho kinh doanh, truyền thông và điều khiển, 3Csoft có khả năng tích hợp đa ứng dụng trên một môi trường truyền thông duy nhất. Cung cấp các giải pháp phần mềm cho Chính phủ, Doanh nghiệp, Ngân hàng, Ytế, Giáo dục, Dịch vụ mạng dùng riêng, Dịch vụ người dùng trên mạng Internet...3Csoft đã cung cấp giải pháp phần mềm cho các khách hàng lớn như: Các Bộ, Ngành, Tổng công ty, Doanh nghiệp... Các giải pháp của 3C đã đáp ứng những yêu cầu về quản lý, tổ chức kinh doanh trên diện rộng một cách hiệu quả: Giải pháp cho Chính phủ điện tử Các sản phẩm được thực hiện nghiêm ngặt từ thu thập thông tin - xây dựng - chuyển giao - bảo hành - bảo trì: RPMS Government GPortal G2G-G2B-G2C CMIS Manage Citizen KMSS Manage Knowledge DPMS Manage Documents CPMS Manage Complaints CHIS Community Health TIIS Trade-Industry-Invest DPIS Integrate Data LPMS Manage Licenses    Giải pháp Tài chính - Ngân hàng  Giải pháp hệ điều hành mã nguồn mở cho Ngân hàng, Tài chính.  Hệ thống lưu trữ, an ninh. Nhận dạng, xác thực điện tử Quản trị nợ và danh mục đầu tư Tự động hoá tư vấn, chăm sóc Giải pháp Doanh nghiệp Hỗ trợ Doanh nghiệp hoạch định, quản trị, thống kê. Nâng cao sức cạnh tranh của Doanh nghiệp. 3CBiz DirCom OnNews WebBox BMMS OQMS EITariff BizForm BizInfo Điều khiển tự động hoá  Quản trị tự động hoá sản xuất Hệ điều hành mã mở cho đ.khiển Giải pháp siêu máy tính tính toán Lập trình điều khiển cho máy CNC. 1.2.3. Hoạt động Marketing của công ty: Hoạt động Marketing của công ty cũng rất ảnh hưởng đến hoạt động dự thầu, vì nhiệm vụ của nó là thu thập, phân tích, xử lý thông tin, đảm bảo đem lại những thông tin chính xác, kịp thời về sự phát triển của thị trường. Hoạt động Marketing của công ty bao gồm các công việc như: xem xét những triển vọng trước khi ra quyết định tranh thầu, đánh giá những người phân phối, các bạn hàng lớn, các đối thủ cạnh tranh, những nhà cung cấp và những nhân tố có liên quan khác. Nói chung hoạt động dự thầu phục vụ cho công tác dự thầu là tìm hiểu các thông tin về kế hoạch đấu thầu của bên mời thầu, về các điều kiện dự thầu rồi đánh giá khả năng của mình liệu có đáp ứng được các yêu cầu đó. Hoạt động Marketing mà được thực hiện một cách chu đáo và hoàn tất sẽ tăng thêm mức độ tin cậy của chủ đầu tư đối với doanh nghiệp, điều này sẽ có lợi cho doanh nghiệp trong tương lai đối với các dự án đấu thầu hạn chế, các dự án mà bên mời thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu. 1.2.4. Khả năng liên danh, liên kết: Liên danh, liên kết là sự kết hợp hai hay nhiều pháp nhân kinh tế để tạo ra sức mạnh tổng hợp về năng lực, kinh nghiệm, khả năng tổ chức. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể đáp ứng một cách toàn diện các yêu cầu của những công trình có quy mô lớn và mức độ phức tạp cao, đòi hỏi những yêu cầu đôi khi vượt khả năng của một doanh nghiệp đơn lẻ trong cạnh tranh đấu thầu. Vấn đề mở rộng các quan hệ liên danh, liên kết dưới nhiều hình thức thích hợp là giải pháp quan trọng và phù hợp, nó giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong việc ra quyết định tranh thầu. Đối tác của chúng tôi là các công ty tin học và viễn thông uy tín trên thế giới như IBM, HP, Microsoft, Toshiba, Cisco, Oracle, Motorola, Samsung... Bên cạnh đó, 3C còn là nhà dịch vụ hậu mãi tốt nhất, là nhà bảo hành chính thức của nhiều hãng (như IBM, HP, Motorola, Samsung...) tại Việt Nam về cả phần cứng lẫn phần mềm. Với hệ thống đối tác này 3C có thể cung cấp các sản phẩm và dịch vụ mới nhất của thế giới trong lĩnh vực CNTT và viễn thông vào phục vụ khách hàng tại Việt Nam. Bảng 4: CÁC ĐỐI TÁC CHIẾN LƯỢC CỦA CÔNG TY. TT ĐỐI TÁC QUAN HỆ Đối tác chiến lược trong việc phân phối các giải pháp phần cứng và phần mềm cao cấp. Server, PCs, Notebook… Lotus Domino, ERP, Portal… Đại lý uỷ quyền chính thức sản phẩm và giải pháp mạng diện rộng WAN, mạng LAN cao cấp của Cisco system. Đối tác hỗ trợ sản xuất máy tính thương hiệu 3C trong lĩnh vực bộ vi xử lý Máy tính PC, máy chủ, máy xách tay, máy tính cầm tay, thiết bị ngoại vi cho văn phòng lớn vừa và lớn… Cung cấp thiết bị và giải pháp an toàn, bảo mật mạng cao cấp. Đối tác hộ trợ sản xuất máy tính thương hiệu 3C Bảng 5: CÁC ĐỐI TÁC QUAN TRỌNG KHÁC: CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ THẦU CUNG CẤP THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ở CÔNG TY 3C ( 2004 – 2006) 2.1. Quy trình thực hiện công tác dự thầu của công ty: Bao gồm các giai đoạn sau: Nghiên cứu cơ hội dự thầu, Phân tích thông tin và ra quyết định tranh thầu, Mua và nghiên cứu hồ sơ mời thầu, Tiến hành làm hồ sơ dự thầu, Hoàn thiện và nộp hồ sơ dự thầu, Tham dự mở thầu. 2.1.1. Nghiên cứu cơ hội dự thầu: Đây là bước đầu tiên trong quy trình dự thầu của công ty, nội dung bước này là tìm kiếm và phân tích thông tin về các cuộc đấu thầu. Phòng dự án của công ty đảm nhiệm công việc này, phòng dự án sẽ cử một nhóm khoảng 3 người phụ trách công việc này, nhóm này sẽ thu thập thông tin từ nhiều nguồn như: từ các phương tiện thông tin đại chúng như báo, tạp chí chuyên ngành, mạng Internet, từ bộ kế hoạch và đầu tư, từ các chủ đầu tư đã làm việc với công ty trước đây, nguồn thông tin nội bộ trong Bộ xây dựng… Với những gói thầu đấu thầu rộng rãi bên mời thầu sẽ thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng, sách báo chuyên ngành trên 3 kỳ liên tục trước khi phát hành hồ sơ thầu từ 5 – 10 ngày. Nhóm này phải nắm được các thông tin này càng sớm càng tốt để kịp chuẩn bị một bộ hồ sơ thầu hoàn chỉnh. Sau khi tìm kiếm được cơ hội dự thầu, nhóm này sẽ chuyển thông tin cho phòng dự án và chuyển sang bước thứ hai. 2.1.2. Phân tích thông tin ra quyết định tranh thầu: Theo quy định của Nhà nước, bên mời thầu trước khi tiến hành đấu thầu phải nộp kế hoạch đấu thầu của dự án cho cấp trên có thẩm quyền phê duyệt, do vậy phòng dự án phải cố gắng để có được thông tin về kế hoạch đấu thầu của bên mời thầu. Các thông tin cần nắm bắt: Tìm hiểu người phụ trách dự án, phụ trách gói thầu để tiện việc liên hệ. Tìm hiểu thông tin về dự án, gói thầu xem dự án được chia thành bao nhiêu gói thầu, gói thầu nào sẽ có phần lắp đặt thiết bị công nghệ thông tin để công ty có thể tham dự gói thầu đó. Tìm hiểu nguồn tài chính chi trả cho gói thầu là từ đâu, là từ vốn ngân sách, vốn vay tín dụng nước ngoài, vốn hỗ trợ hay vốn tự có của chủ đầu tư vì nguồn tài chính của chủ đầu tư có ảnh hưởng tới việc thanh toán trong khi lắp đặt sau này. Nếu là vốn ngân sách thì việc cấp vốn thường, chậm hay nhỏ giọt. Hơn nữa ta tìm hiểu nguồn tài chính chi trả cho gói thầu là để xem chủ đầu tư có ràng buộc với bên cho vay không( với vốn vay tín dụng nước ngoài, phía cho vay thường đưa ra các điều kiện ràng buộc mà hầu như chỉ có các công ty của họ mới có thể trúng thầu được, phía công ty ta không nên tham dự thầu). Tìm hiểu sơ lược xem hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu cho từng dự án. Bên mời thầu sẽ áp dụng đấu thầu rộng rãi, hay đấu thầu hạn chế. Phương thức đấu thầu một giai đoạn hay hai giai đoạn. Tìm hiểu sơ bộ thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu cho từng gói thầu để kịp thời chủ động chuẩn bị tốt cho việc dự thầu. Tìm hiểu hình thức hợp đồng, nếu là hợp đồng có điều chỉnh giá, bộ phận lập hồ sơ dự thầu phải thận trọng trong lập giá dự thầu, vì rất có thể nó sẽ ảnh hưởng đến việc (chi phí ) lắp đặt sau này. Tìm hiểu thời gian thực hiện hợp đồng để chủ động lên kế hoạch bố trí lao động và thiết bị để lắp đặt thiết bị cho thích hợp nếu trúng thầu. Với hầu hết các cuộc đấu thầu, nhà thầu phải luôn đảm bảo điều kiện dự thầu: có giấy đăng ký kinh doanh, có giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất, có đủ năng lực về kỹ thuật và tài chính đáp ứng yêu cầu của dự án. Công ty 3C nghiên cứu cả vấn đề này để tránh những rủi ro trong đấu thầu. Tất cả các thông tin trên đều được trình bày rõ trong các báo cáo nghiên cứu khả thi, trong luận chứng kinh tế, kỹ thuật, trong dự toán của dự án mà bên mời thầu phải trình duyệt lên cấp trên có thẩm quyền. Để thực hiện tốt việc tìm kiếm thông tin, phòng dự án cần có được các tài liệu này. Lưu ý, các báo cáo này được bên mời thầu chỉnh sửa nhiều lần, nên ta cần có được báo cáo mới nhất để tránh nhận được những thông tin sai lệch so với hồ sơ mời thầu sau này. Ngoài ra, tìm kiếm thông tin về đối thủ cạnh tranh, về năng lực tài chính, kỹ thuật, công nghệ của họ, nghiên cứu những điểm mạnh, điểm yếu của họ khi tham dự gói thầu này, nếu điểm mạnh của họ lại là điểm mà ta còn hạn chế có thể đề xuất hai bên cùng liên danh đấu thầu, khả năng trúng thầu của liên danh sẽ cao hơn và cả hai bên cùng có lợi. Tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp thiết bị, nhà cung cấp các yếu tố đầu vào để chuẩn bị tốt cho việc dự thầu. Có thể ký thỏa thuận hợp tác hay biên bản ghi nhớ với các nhà cung cấp này để độc quyền sử dụng sản phẩm của họ khi tham gia dự thầu. Sau khi tiến hành nghiên cứu các thông tin trên, phòng dự án sẽ lập tờ trình báo cáo tình hình lên giám đốc hay trưởng phòng dự án và đề xuất kiến nghị có nên dự thầu dự án này hay không. Ban giám đốc xem xét, ra quyết định, cử phòng dự án mua hồ sơ thầu và tiến hành các thủ tục chuẩn bị cho cuộc đấu thầu. Quyết định này làm cơ sở để thanh toán các chi phí có liên quan đến gói thầu sau này. 2.1.3. Mua và nghiên cứu hồ sơ mời thầu: Đây là một bước quan trọng của nhà thầu. Nó quyết định sự thành công hay thất bại của nhà thầu khi tham gia dự thầu. Mua hồ sơ mời thầu gồm các công việc: Ngay khi có quyết định tham gia dự thầu của lãnh đạo cấp cao, người được giao vào sổ, lịch công tác, báo cáo trưởng bộ phận. Trước thời điểm một ngày gọi điện kiểm tra thông tin nơi bán, làm thủ tục tạm ứng tiền; xin giấy giới thiệu mua hồ sơ thầu do Lãnh đạo công ty ký, có đóng dấu của công ty; bản tự kê khai, trong đó nêu rõ tên, tuổi, vị trí công tác, địa chỉ và điện thoại liên hệ, cam kết việc mình đúng là người của doanh nghiệp có giấy giới thiệu đến mua hồ sơ mời thầu, và phải ký vào bản tự khai đó. Để mua được hồ sơ phải có đủ các nội dung này, nếu thiếu sẽ không được mua hồ sơ mời thầu. Nội dung nghiên cứu của hồ sơ mời thầu là xác định xem hồ sơ yêu cầu những vấn đề gì và phải bóc tách các yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Một hồ sơ mời thầu thường bao gồm: Thư mời thầu, Chỉ dẫn cho các nhà thầu, Bản dữ liệu thầu, Các điều kiện chung của hợp đồng, Các điều kiện riêng của hợp đồng, Lịch biểu yêu cầu, Yêu cầu kỹ thuật, Mẫu đơn thầu và biểu giá, Mẫu bảo lãnh dự thầu, Mẫu hợp đồng, Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng, Mẫu bảo lãnh của ngân hàng để tạm ứng, Mẫu ủy quyền của nhà sản xuất. Người được giao cần kiểm tra tất cả các chỉ dẫn, biểu mẫu, điều kiện và yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu. Việc không nghiên cứu kỹ càng các thông tin trong hồ sơ mời thầu sẽ gây nên những rủi ro cho công ty và có thể làm cho hồ sơ dự thầu bị loại. 2.1.4. Tiến hành làm hồ sơ dự thầu: Chất lượng hồ sơ dự thầu là một trong những tiêu chí cơ bản quyết định việc nhà thầu có trúng thầu hay không vì bên mời thầu chỉ biết các thông tin của công ty về mọi mặt qua hồ sơ dự thầu. Tổ chức lập hồ sơ dự thầu là một công việc hết sức phức tạp, chỉ cần sai sót hay đánh giá không chính xác hay đánh giá không chính xác, không thể hiện ưu điểm của phương án giải pháp thì sẽ có thể bị trượt thầu,hơn nữa yêu cầu thực hiện trong khoảng thời gian thường rất hạn chế. Vì vậy, phòng dự án với sự hợp tác của các phòng ban, bộ phận, trung tâm khác phải hết sức chú trọng, tập trung cho công tác này. Khi mua hồ sơ dự thầu về, người được giao phải đọc nhanh qua hồ sơ để biết mức độ cấp thiết phải nộp hồ sơ như thế nào và hoàn thiện đủ các nội dung công việc như sau: lập lịch trình thực hiện hồ sơ: thời gian nộp thầu, thời gian mở thầu, tóm tắt các yêu cầu của bảng dữ liệu đấu thầu (yêu cầu năng lực kinh nghiệm, quan hệ hãng sản xuất, chủng loại hàng hóa, các điều kiện đặc biệt khác…), các tiêu chí đánh giá giá. Sau đó gửi mail, báo cáo cho trưởng bộ phận nắm lịch để phân công công việc cho mọi người. Chuẩn bị các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ và năng lực của nhà thầu: 2.1.4.1. Tư cách hợp lệ: Hồ sơ dự thầu: có đủ số lượng bản gốc, bản sao theo yêu cầu của chủ đầu tư, Hồ sơ dự thầu có hiệu lực theo đúng yêu cầu của chủ đầu tư. Chuẩn bị các file, làm bìa, đơn dự thầu có chữ ký hợp lệ: khi có quyết định mua hồ sơ mời thầu, đồng thời một cán bộ được giao thảo ngay một đơn dự thầu. Trong đơn dự thầu nêu ra giá dự thầu của công ty và đưa ra cam kết nếu hồ sơ dự thầu được chấp nhận thì công ty sẽ tiến hành ngay công việc sau khi nhận lệnh khởi công, hoàn thành bàn giao đúng thời gian đã nêu trong hồ sơ mời thầu, và cam kết sẽ tiến hành bảo hành, bảo trì theo thời gian được quy định cụ thể trong hồ sơ dự thầu. Giá dự thầu: Trong đấu thầu, chỉ tiêu giá bỏ thầu có vai trò quan trọng nhất trong việc doanh nghiệp trúng thầu hay không, và ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lập giá dự thầu là một công việc hết sức phức tạp, và cần nhiều đến trí tuệ của những người có kinh nghiệm, phải lập được giá dự thầu sao cho càng sát với giá chủ đầu tư đưa ra càng tốt nhưng không được nhỏ hơn giá đó, đồng thời giá dự thầu vẫn phải đảm bảo cạnh tranh được với giá đối thủ cùng tham gia dự thầu đưa ra. Việc lập giá dự thầu được dựa trên định mức và quy định của Nhà nước, định mức giá trong nội bộ ngành cũng như mức giá thực tế thị trường có thể chấp nhận được. Lập bảng giá chào thầu với các nội dung như: thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, điều kiện bảo hành, hình thức thanh toán, bảng phụ lục các thiết bị chào thầu với giá chào thầu được lập sau khi công ty đã nghiên cứu rất kỹ càng và có sự lựa chọn các nhà cung cấp thích đáng nhất, phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư. Để lập giá dự thầu: người được giao dự toán các chi phí như: dự toán chi phí vật liệu, dự toán thiết bị lắp đặt, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí bảo hành bảo trì sau lắp đặt, dự toán chi phí chung, lãi dự kiến, thuế doanh thu và VAT, sau đó tổng hợp các chi phí này lại. Với những dự án ở xa, công ty phải nghiên cứu tính toán cả cước phí và thời gian vận chuyển sao cho hợp lý tức vẫn đưa ra được giá cạnh tranh đối với gói thầu. Ngoài ra, tùy từng gói thầu mà người được giao có tính thêm hệ số trượt giá và yếu tố rủi ro trong giá. Hàng hóa chào thầu: đáp ứng tối thiểu yêu cầu của chủ đầu tư (nêu trong hồ sơ mời thầu), phòng dự án sẽ chuẩn bị các tài liệu chứng minh tính hợp lệ và sự phù hợp của hàng hóa đối với hồ sơ mời thầu. Người được giao sẽ liên hệ với các nhà cung cấp và yêu cầu được cung cấp đầy đủ những chứng nhận và tài liệu, giấy tờ về hàng hóa mà mình sẽ mua, có thể bằng văn bản, bản vẽ, số liệu như: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa của nhà sản xuất, Giấy chứng nhận về chất lượng của thiết bị công nghệ thông tin, Giấy ủy quyền cung cấp của nhà sản xuất, Bản mô tả về đặc tính kỹ thuật và cấu hình của thiết bị, năm sản xuất, thời hạn bảo hành của thiết bị, thuyết minh tính năng sử dụng của thiết bị và của từng bộ phận, Một danh mục cho toàn bộ các thiết bị công nghệ thông tin bao gồm các nguồn sẵn có và giá cả hiện hành của từng chi tiết, phụ tùng...cần thiết cho lắp đặt. Cam kết thương mại kèm theo bảng giá: Cam kết thiết bị mới 100%, Cam kết thời gian giao hàng, Cam kết vận hành thử và hướng dẫn sử dụng cho bên B, Cam kết thời gian bảo hành theo tiêu chuẩn của hãng sản xuât. Hình thức thanh toán, điều kiện thanh toán… Bảo lãnh dự thầu: giá trị và hiệu lực theo đúng yêu cầu của chủ đầu tư (nêu trong hồ sơ mời thầu), công việc này do phòng kế toán đảm nhiệm liên hệ với Ngân hàng Ngoại thương để được ngân hàng bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng, khi lập bảo lãnh dự thầu người được giao phải tuân thủ các quy định, các biểu mẫu có trong hồ sơ mời thầu và phải tính đúng, tính đủ thời gian hiệu lực để đảm bảo không có sai sót dẫn đến ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu. Yêu cầu khác nêu trong hồ sơ mời thầu (nếu có). 2.1.4.2. Kinh nghiệm, năng lực sản xuất, kinh doanh: Giấy phép kinh doanh: giấy phép kinh doanh giúp cho bên chủ đầu tư kiểm chứng lại sự tồn tại của công ty là thật, do cán bộ lưu trữ hồ sơ trong công ty cung cấp. Người này sẽ lấy các thông tin về danh sách các cổ đông sáng lập ra công ty và người đại diện theo pháp luật của công ty, về lĩnh vực hoạt động phù hợp với gói thầu và số năm phù hợp với yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Giới thiệu về công ty: do cán bộ lưu trữ hồ sơ trong phòng dự án đảm nhiệm, người này có trách nhiệm chọn lọc những thông tin cần thiết nhất, xác đáng nhất theo yêu cầu của gói thầu để cho vào hồ sơ dự thầu. Trong bản giới thiệu này công ty giới thiệu lại một lần nữa về công ty như: tên công ty bằng tiếng việt, tên công ty bằng tiếng anh, địa chỉ liên hệ của công ty, số điện thoại giao dịch, website của công ty, mã số thuế của công ty cùng với số tài khoản được mở tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. + Giới thiệu một cách tổng quan về lịch sử phát triển của công ty. + Giới thiệu sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty để phần nào khẳng định được năng lực quản lý của công ty. + Giới thiệu về lĩnh vực hoạt động chính của công ty. + Giới thiệu các sản phẩm mà công ty cung cấp, đặc biệt là các sản phẩm phần mềm đi theo công trình mà công ty đang chuẩn bị tham dự thầu, qua đó nêu bật được kinh nghiệm sản xuất kinh doanh của công ty. + Giới thiệu các đối tác chiến lược của công ty, các khách hàng chính của công ty, mục tiêu – định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới. Qua đó thể hiện chất lượng hàng hóa của công ty. Danh sách các hợp đồng đã thực hiện của công ty: là danh sách và giá trị các công trình mà công ty đã trúng thầu trong thời gian 02, 03 năm tùy theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu (Có thể kèm theo các bản hợp đồng sao y bản chính có tính chất tương tự): do cán bộ lưu trữ hồ sơ trong phòng dự án đảm nhiệm. Thông qua danh sách này để phản ánh tình hình hoạt động tham gia đấu thầu của công ty và năng lực kinh nghiệm của công ty. Cũng thông qua danh sách này để khẳng định thành công của công ty trên lĩnh vực lắp đặt thiết bị công nghệ thông tin. Cam kết hỗ trợ từ nhà sản xuất của thiết bị chào hàng: cán bộ phòng kinh doanh sẽ liên hệ với nhà cung ứng thiết bị để yêu cầu giấy cam kết này. Danh sách nhân viên hiện có, nhân viên tham gia dự án này (chú ý số lượng nhân viên đạt tối thiểu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu): người được giao kết hợp với bộ phận nhân sự để lên danh sách nhân viên tham gia dự án theo chỉ thị của trưởng phòng dự án. 2.1.4.3. Thuyết minh biện pháp quản lý kỹ thuật và tổ chức lắp đặt: Trên cơ sở nội dung, các yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu, các thông tin từ việc khảo sát mặt bằng, năng lực thiết bị, năng lực con người hiện có, cán bộ phòng dự án và phòng kỹ thuật sẽ phối hợp với nhau để phân tích rõ ràng đặc điểm kinh tế kỹ thuật của địa điểm được lắp đặt thiết bị, từ đó lập ra các nội dung sau: Mô tả địa điểm lắp đặt, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của việc lắp đặt. Biện pháp quản lý kỹ thuật và tổ chức lắp đặt: + Những công việc chung bao gồm: Công tác chuẩn bị thi công: Khảo sát chi tiết hiện trường sau khi nhận mặt bằng thi công. Công tác tổ chức tiếp nhận, bảo quản thiết bị hàng hóa do bên vật tư cung cấp, lắp ráp trước một số thiết bị. Công tác vệ sinh môi trường: đưa ra các biện pháp tránh gây bụi, gây ồn ảnh hưởng đến môi trường. Công tác phòng chống cháy nổ: thực hiện nghiêm chỉnh nội quy phòng chống cháy nổ được Nhà nước ban hành. Công tác an toàn lao động: hướng dẫn biện pháp thi công an toàn lao động để đảm bảo tối đa an toàn lao động cho mọi người xung quanh khi lắp đặt. Thực hiện đầy đủ quy trình về trang bị bảo hộ lao động cho cán bộ phụ trách và nhân viên lắp đặt. Công tác an ninh khu vực. + Thiết kế biện pháp lắp đặt: phân tích các bản vẽ mà bên mời thầu cung cấp, từ đó đưa ra bản thiết kế tổ chức lắp đặt và sơ đồ tổ chức lắp đặt hợp lý nhất để tổ chức lắp đặt một cách có hiệu quả nhất về mặt thời gian, chất lượng công trình với chi phí thấp nhất. + Lập tiến độ thực hiện hợp đồng: phòng kỹ thuật đảm nhiệm. Căn cứ vào tiến độ giao hàng, lắp đặt được quy định cụ thể trong hồ sơ mời thầu, báo cáo khảo sát địa bàn lắp đặt, nguồn lực sẵn có của mình, qua đó người được giao bố trí các phần việc hợp lý nhằm đưa ra được tổng thời gian lắp đặt thiết bị ngắn nhất mà vẫn mang tính khả thi cao, sử dụng tối đa nguồn lực sẵn có của công ty. Cách lập tiến độ thi công của công ty 3C: Chia công trình lắp đặt thành từng bộ phận kết cấu, Quy định trình tự thực hiện các quá trình lắp đặt, Dự tính thời gian thực hiện trong mỗi quá trình để lập tiến độ thi công phù hợp. Điều chỉnh tiến độ bằng cách sắp xếp lại thời gian hoàn thành các công việc, có thể thực hiện đồng thời hoặc song song các công việc nhưng phải đảm bảo tiến độ giao hàng, lắp đặt thiết bị một cách hợp lý. + Năng lực về bảo hành thiết bị: trưởng phòng kỹ thuật nêu rõ địa chỉ, thời gian, cách thức bảo hành, tiến độ bảo hành thiết bị sau khi hoàn thành dự án (nếu trúng thầu). + Yêu cầu khác nêu trong hồ sơ mời thầu (nếu có): tùy từng hồ sơ mời thầu, người được giao việc sẽ bổ sung thêm. 2.1.4.3. Năng lực tài chính: 2.1.5. Hoàn thiện và nộp hồ sơ dự thầu: Sau khi hoàn tất các công việc trên, chủ nhiệm dự án tổng hợp lại thành một bộ hồ sơ và trình trưởng phòng dự án xét duyệt xem có sửa đổi gì không để hoàn chỉnh hồ sơ. Tùy theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu mà in thành bấy nhiêu bản gốc, rồi trình giám đốc ký, đóng dấu giáp lai. Bước tiếp theo là nộp hồ sơ dự thầu đúng thời hạn, địa điểm đã quy định trong hồ sơ mời thầu. Người được giao cần lưu ý các điểm sau khi nộp hồ sơ dự thầu: Đóng gói và kiểm tra hồ sơ lần cuối trước khi niêm phong, Xin giấy giới thiệu nộp hồ sơ dự thầu, Tính toán thời gian nộp hồ sơ dự thầu đảm bảo an toàn về thời gian, Khi nộp hồ sơ phải chú ý lấy thông tin của các đối thủ cạnh tranh đã nộp trước đó (nếu được). 2.1.6. Tham dự mở thầu: Đến ngày giờ mở thầu như đã được thông báo, phòng dự án sẽ cử cán bộ phụ trách chính việc làm hồ sơ dự thầu để tham dự mở thầu. Các cán bộ này cần đến đúng g