Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Dược phẩm TW 2

phân xưởng. Giúp Quản đốc có Phó quản đốc phân xưởng, chủ yếu phụ trách về mặt kỹ thuật. Phân xưởng được chia làm nhiều tổ, đứng đầu mỗi tổ là các tổ trưởng. Tổ trưởng phụ trách chỉ đạo công việc trong tổ của mình. Nhìn chung, với một quy trình công nghệ sản xuất tương đối phức tạp, yêu cầu cao về mặt kỹ thuật, cách thức chế biến… thì việc tổ chức quản lý sản xuất tại Xí nghiệp Dược phẩm TW2 theo từng phân xưởng, tổ sản xuất như vậy là hoàn toàn chặt chẽ, đảm bảo được những đòi hỏi đề ra đối với loại sản phẩm đặc thù này. Như vậy, với bốn phân xưởng sản xuất- ba phân xưởng sản xuất chính và một phân xưởng sản xuất phụ-hàng năm đã đóng góp chung vào kết quả của toàn Xí nghiệp. Ba phân xưởng sản xuất chính với các sản phẩm như: thuốc viên, thuốc tiêm, thuốc bôi…, hàng năm tạo ra hàng nghìn tấn thuốc ra thị trường. Bên cạnh đó, để tạo được tình hình sản xuất ổn định cho toàn Xí nghiệp phải kể đến một phần không nhỏ của phân xưởng cơ khí. I.3 - Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Hiện nay Xí nghiệp Dược phẩm TW 2 có hơn 500 cán bộ công nhân viên, trong đó có nhiều cán bộ có trình độ. Với một khối lượng lao động như vầy đơn vị đã chọn cho mình một giải pháp quản lý theo phương pháp trực tuyến và theo từng cấp. Trong đó chức năng của mỗi bộ phận được chỉ rõ trong quy chế hoạt động của Xí nghiệp ( xem sơ đồ trang sau) Sơ đồ số 6: Bộ máy tổ chức quản lý Phòng nghiên cứu triển khai Phòng đảm bảo chất lượng Phân xưởng tiêm Phân xưởng viên Phân xưởng hoá Phân xưởng cơ khí Phó Giám đốc kỹ thuật Phó Giám đốc điều động sản xuất Phòng tổ chức Phòng Thị trường Phòng Tài chính kế toán Phòng kế hoạch cung ứng Phòng đầu tư và xây dựng cơ bản Phòng Y tế Phòng bảo vệ Giám đốc Phòng KCS Phòng hành chính Giám đốc: là người phụ trách chung, quản lý Xí nghiệp về mọi mặt hoạt động, là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt động của Xí nghiệp. Giám đốc quản lý và kiểm tra mọi phần hành thông qua sự trợ giúp của hai phó giám đốc và các trưởng phòng. Giám đốc thực hiện việc xem xét và phê duyệt hầu hết tất cả các loại chứng từ. Ví dụ như: các phiếu yêu cầu đặt mua của từng phân xưởng và các bộ phận có nhu cầu, các hợp đồng mua bán hàng hoá, tài sản cố định … Phó Giám đốc: là người giúp đỡ Giám đốc quản lý các mặt hoạt động và ra các quyết định trong phạm vi được uỷ quyền. Quản lý công việc khi Giám đốc đi vắng. Tại Xí nghiệp có hai Phó Giám đốc với chức năng và quyền hạn cụ thể: Phó Giám đốc kỹ thuật, quản lý trực tiếp các phòng ban: Phòng nghiên cứu triển khai Phòng công nghệ Phòng KCS ( kiểm tra chất lượng sản phẩm) Phó giám đốc điều động sản xuất quản lý các phân xưởng: Phân xưởng thuốc tiêm Phân xưởng thuốc viên Phân xưởng chế phẩm Phân xưởng phụ cơ khí Hiện nay Xí nghiệp có 14 phòng ban và phân xưởng sản xuất, trong đó chức năng của chúng được quy định cụ thể như sau: Phòng Nghiên cứu: có nhiệm vụ nghiên cứu các sản phẩm mới và triển khai ứng dụng vào sản xuất. Chứng từ chủ yếu phản ánh chi phí phát sinh trong hoạt động. Phòng đảm bảo chất lượng: có nhiệm vụ xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, các tiêu chuẩn kỹ thuật sản xuất, đóng gói…thực hiện triển khai các thí nghiệm thành công vào sản xuất, theo dõi hoạt động sản xuất trên cơ sở từng đợt, từng lô nhằm đảm bảo các tiêu chuẩn đặt ra. Ngoài ra Phòng còn thực hiện chức năng huấn luyện đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân. Chứng từ mà Phòng Công nghệ cung cấp chủ yếu là các hoá đơn liên quan đến các hoạt động mua các dịch vụ từ bên ngoài. Phòng Tổ chức: với nhiệm vụ tổ chức lao động tiền lương theo các chế độ tiền lương, bảo hiểm y tế, nâng bậc lương, tuyển dụng lao động, sắp xếp, đào tạo lao động, xây dựng định mức sản xuất, tính toán các kế hoạch về tiền lương. Với chức năng đó, phòng cung cấp các thông tin về tình hình nhân sự để phục vụ cho việc tính toán lương. Theo quy định của Xí nghiệp, hàng tháng bảng chấm công của quản đốc phân xưởng sẽ phải chuyển qua Phòng Tổ chức để tiến hành đối chiếu kiểm tra, sau đó sẽ được chuyển tới kế toán lương phục vụ cho việc tính lương, BHXH… Phòng KCS: có chức năng kiểm nghiệm chất lượng của nguyên liệu, vật liệu đầu vào, kiểm nghiệm chất lượng qua từng khâu sản xuất và ở khâu hoàn thành. Với chức năng như vậy sẽ đảm bảo rằng những nguyên liệu đầu vào, sản phẩm đầu ra luôn đạt đúng yêu cầu đề ra. Do đó, Biên bản kiểm nhận của phòng với chữ ký của người có chức năng sẽ là một loại chứng từ cho hoạt động kiểm soát và là cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. Phòng thị trường: nắm bắt các thị hiếu, thực thi các chính sách marketing nhằm mở mang thị trường,thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm. Phòng kế hoạch cung ứng: phụ trách cung cấp các nguyên liệu, bao bì, tá dược…đảm bảo yêu cầu các tiêu chuẩn phục vụ đầu vào cho sản suất. Khi nhận được các phiếu cầu nguyên vật liệu, vật tư đã có sự phê duyệt của người có chức năng trong đơn vị từ các phân xưởng, phòng kế hoạch cung ứng tiến hành đối chiếu với số lượng tồn trong kho. Sau đó sẽ viết giấy xuất kho. Hoặc khi tiến hành việc mua hàng hoá vật liệu, Phòng cũng thực hiện việc kiểm tra và lập phiếu nhập kho. Những giấy tờ này sẽ làm chứng từ gốc cho việc ghi chép của các phần hành kế toán liên quan. Phòng đầu tư xây dựng cơ bản: thức hiện quản lý, xây dựng, sửa chữa, cải tạo nơi làm việc. Với chức năng như vậy, Phòng thực hiện các công tác thẩm định lại công trình đầu tư xây dựng cơ bản về chất lượng …sau đó ký duyệt và chuyển cho kế toán thanh toán làm cơ sở cho việc kiểm tra và lập kế hoạch thanh toán. Phòng Ytế: khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp hàng ngày và định kỳ. Phòng bảo vệ: phụ trách bảo vệ mọi tài sản hàng hoá thuộc quyền sở hữu của xí nghiệp. 10. Phòng hành chính: soạn thảo, nhận và gửi các công văn, giấy tờ của Xí nghiệp và các phòng ban. 11. Phòng tài chính kế toán: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho cấp trên phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Tại phòng Tài chính kế toán thường lập các chứng từ liên quan tới hoạt động ở các bộ phận khác trong Xí nghiệp ví dụ như lập phiếu chi, phiếu thu, giấy tạm ứng… 12. Phân xưởng sản xuất: hiện nay Xí nghiệp có ba phân xưởng sản xuất chính là phân xưởng thuốc, phân xưởng tiêm, phân xưởng hoá, và một phân xưởng phụ là phân xưởng cơ khí. Tại các phân xưởng quản đốc tiến hành theo dõi sản xuất và chấm công cho các nhân viên. Với những chức năng khác nhau, nhưng giữa các phòng ban luôn có phối kết hợp chặt chẽ nhằm đạt được mục tiêu chung của cả Xí nghiệp. I.4- Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp Phòng Tài chính Kế toán của Xí nghiệp có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các mặt liên quan đến tình hình tài chính, kế toán trong và ngoài xí nghiệp. Ngoài ra phòng còn kiêm thêm chức năng thống kê nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời cho việc ra quyết định trong quản lý. Sơ đồ số 7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình NKCT Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Do Xí nghiệp Dược phẩm TW2 là một đơn vị sản xuất có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ phát sinh trong một ngày nhiều, thêm vào đó quy trình sản xuất phức tạp. Do đó nên việc hạch toán theo hình thức Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký sổ cái không thể giúp đơn vị phát hiện sai sót để sửa chữa kịp thời. Xí nghiệp Dược phẩm TW2 sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1999 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Ngoài ra phục vụ nhu cầu quản lý Xí nghiệp đã thiết kế các tài khoản cấp hai cấp ba phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của mình. Phòng tài chính kế toán gồm 13 người, dưới sự quản lý trực tiếp của một Kế toán trưởng và phó kế toán trưởng để đảm bảo tính chính xác, tính đầy đủ và chặt chẽ của thông tin kế toán.( xem sơ đồ sau) Sơ đồ số 8: Mô hình bộ máy tổ chức của Phòng tài chính- kế toán Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán lương Thủ quỹ Máy tính Thu ngân Phó kế toán trưởng Kế toán vật liệu Kế toán phụ liệu Kế toán tài sản cố định Kế toán giá thành Kế toán tiêu thụ Nhân viên kinh tế phân xưởng Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp Chức năng cụ thể như sau: Kế toán trưởng: Có chức năng quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, tham mưu phân tích tình hình tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh cho Giám đốc. Là người chịu trách nhiệm trực tiếp về các báo cáo tài chính trước Giám đốc và các đối tượng liên quan(kiểm toán, ngân hàng, chủ đầu tư...) Phó phòng kế toán: Nhiệm vụ như một kế toán tổng hợp, thực hiện việc tổng hợp các thông tin từ các kế toán viên khác để lập lên các báo cáo tài chính. Phụ trách công tác phòng Tài chính kế toán khi Kế toán trưởng vắng Kế toán ngân hàng: Phụ trách nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng( Ngân hàng Công thương, Ngân hàng Ngoại thương, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển). Để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán ngân hàng sử dụng những chứng từ sau: Giấy thanh toán tạm ứng; Giấy đề nghị tạm ứng; Bảng kiểm kê quỹ; Biên lai thu tiền; Phiếu thu; Phiếu chi. Và sổ sách sử dụng bao gồm: Bảng kê số 1,2;Nhật ký chứng từ số 1,2,5 Liên quan đến chức năng của mình Kế toán ngân hàng phải lập các uỷ nhiệm chi, viết séc, lập các bảng sao kê các khoản thanh toán qua ngân hàng, lập báo cáo thuế Gía trị gia tăng của các khoản mua, bán qua ngân hàng Đồng thời Kế toán ngân hàng còn theo dõi các khoản thanh toán phát sinh hàng ngày trong đơn vị. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt tại két, nhận tiền vào ra. Hàng ngày vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt. Cuối ngày, đối chiếu ổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán ngân hàng lập để kiểm tra, phát hiện ra sai sót kịp thời xử lý. Kế toán lương: Phụ trách việc tính toán lương cho tất cả các cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp dựa trên các chế độ chính sách và cách thức tính lương cho từng đối tượng. Kế toán lương có sự liên hệ chặt chẽ với phòng Tổ chức ở các vấn dề Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, Kinh phí công đoàn. Phục vụ cho việc hạch toán ghi sổ lập bảng biểu kế toán lương sử dụng những chứng từ liên quan sau: Bảng chấm công;Phiếu xác nhận SP, công viêc hoàn thành; Biên bản điều tra tai nạn lao động Từ những chứng từ này kế toán lương tiến hành tính toán và lập các bảng biểu: Bảng thanh toán tiền thưởng; Bảng thanh toán tiền lương; Bảng thanh toán BHXH; Bảng phân bổ tiền lương. Kế toán kho: Do đặc diểm xí nghiệp có 3 kho nên phòng kế toán đã bố trí ba nhân viên theo dõi các kho này. Hàng ngay, vào sổ các hoá đơn chứng từ liên quan đến việc nhập xuất NVL, CCDC, bao bì. Cuối tháng, lên sổ tổng hợp xuất- nhập-tồn, đối chiếu kiểm tra với sổ sách của thủ kho, kế toán thanh toán. Kế toán kho phụ trách bao bì, phụ liệu còn kiêm việc hạch toán Xây dựng cơ bản và sửa chữa nhỏ. Kế toán kho cơ khí theo dõi một phần bao bì, đồng thời theo dõi TSCĐ Kế toán nguyên liệu chính: theo dõi nguyên liệu thường và nguyên liệu độc, và một số bao bì. Việc hạnh toán nguyên vật liệu chủ yếu sử dụng các chứng từ sau: Phiếu nhập vật tư thuê ngoài chế biến, Phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến, Biên bản kiểm kê VT, SP,HH,Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu lĩnh vật tư, Phiếu nhập kho Từ đó, kế toán thực hiện ghi sổ : Sổ chi tiết vật tư, Bảng kê xuất, Bảng kê nhập, Sổ số dư. Kế toán giá thành : Chức năng của kế toán giá thành là tập hợp toàn bộ chi phí để tính giá thành của các loại sản phẩm được sản xuất theo từng phân xưởng trong từng thời kỳ. Định kỳ thành lập báo cáo giá thành theo khoản mục. Để thực hiện việc tính giá thành sản phẩm kế toán giá thành sử dụng các bảng phân bổ:Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, Bảng phân bổ khấu hao, Bảng kê xuất vật tư, và các chứng từ liên quan. Từ những bảng biểu, chứng từ ban đầu này kế toán chuyển số liệu vào các: Bảng kê số 4,5,6; Nhật ký chứng từ số 7. Ngoài ra kế toán giá thành hằng năm còn phải tính giá thành kế hoạch và giá thành cho mặt hàng nghiên cứu. Kế toán tiêu thụ: Thực hiện việc hạch toán thành phẩm và tiêu thụ. Để đưa ra được các chỉ tiêu toán giá vốn, doanh thu và kết quả sản xuất kinh doanh, kế toán phải sử dụng: Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ; Phiếu nhập kho;Hoá đơn giá trị gia tăng. Từ đó kế toán tiêu thụ ghi một số loại sổ sau: Sổ chi tiết thành phẩm, Sổ chi tiết 131, Bảng kê số 8,10,11, Nhật ký chứng từ số 8 Để thực hiện chức năng của kế toán tiêu thụ, đồng thời do đặc điểm kinh doanh nhiều loại mặt hàng và khách hàng, nên Xí nghiệp phân cho hai kế toán viên theo dõi phần hành này. Kế toán thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi, tập hợp các chứng từ liên quan đến việc nhập, xuất kho thành phẩm theo các mục đích khác nhau. Theo dõi giá vốn hàng bán. Kế toán tiêu thụ: tập hợp các hoá đơn liên quan đến khâu tiêu thụ sản phẩm sản phẩm của xí nghiệp, tiến hành ghi sổ. Hàng tháng, trước ngày 10, kế toán tiêu thụ lập báo cáo thuế GGTGT đầu ra, kết hợp số liệu trên báo cáo thuế GTGT của kế toán ngân hàng và báo cáo thuế GTGT đầu vào của kế toán thanh toán với người bán để lên báo cáo tổng hợp thuế GTGT phải nộp của Xí nghiệp. Theo dõi doanh thu hàng bán, giảm giá hàng bán hàng bán trả lại… Kế toán thanh toán: Kiểm tra các hoá đơn , chứng từ mà phòng cung ứng, kho nộp lên để phản ánh ghi sổ các nghiệp vụ. Định kỳ, kế toán thanh toán lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào để cùng với báo cáo thuế của kế toán tiêu thụ lập thành báo cáo GTGT phải nộp. Ngoài ra, kế toán thanh toán còn theo dõi tình hình thanh toán các khoản tạm ứng cho khách hàng, công nhân viên, thanh toán lương, thu bảo hiểm... Kế toán TSCĐ: Theo dõi biến động tăng giảm của TSCĐ ở từng đơn vị, phân xưởng và toàn xí nghiệp. Tính và phân bổ khấu hao cho từng TSCĐ. Nhân viên kinh tế phân xưởng: Được quản lý bởi quản đốc từng phân xưởng. Hàng ngày, phối hợp với kế toán kho, kế toán giá thành lên tổng hợp xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Trước những yêu cầu của cơ chế thị trường, cùng với sự xắp xếp lại các phòng ban cho phù hợp với quy mô hoạt động mới, hệ thống kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm TW2 đã không ngừng được nâng cao về cơ cấu cũng như chất lượng. Với việc phân bổ lực lượng một cách hợp lý giữa các phần hành, hệ thống kế toán tại Xí nghiệp đã phát huy được sức mạnh tổng hợp của mình. II- Thực trạng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp II.1 – Tình hình tổ chức hạch toán chi phí sản xuất : Với quy trình công nghệ giản đơn sản xuất theo kiểu liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn, Xí nghiệp Dược phẩm TW 2 chọn phân xưởng là đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và sản phẩm là đối tượng tính giá thành. Đồng thời, Xí nghiệp cũng phân chia toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh theo những chỉ tiêu phù hợp với đặc điểm tổ chức, quản lý của mình. Trong đó bao gồm ba loại chính như sau: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (CFNVLTT): bao gồm chi phí về nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, niên liệu, bao bì xuất dùng…Chủ yếu là: nguyên liệu gồm: Ampiciline, Tetracilin, Vitamin B1,B6,B12, Vitamin C…; tá dược gồm bột sắn, bột tan, lactaza…; vật liệu phụ gồm: nhãn, băng bảo đảm hồ dán…; nhiên liệu : xăng dầu than…;… Chi phí nhân công trực tiếp (CPNCTT): là khoản phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất như tiền lương theo sản phẩm, lương cơ bản, thưởng, các khoản chi trả Bảo hiểm Xã hội (BHXH)… Chi phí sản xuất chung (CPSXC): là toàn bộ chi phí phát sinh ở phân xưởng không phải là chi phí trực tiếp kể trên. Hiện nay, Xí nghiệp thực hiện việc tập hợp chi phí sản xuất cho ba phân xưởng chính (Phân xưởng tiêm; Phân xưởng viên; Phân xưởng hóa) một phân xưởng sản xuất phụ là Phân xưởng cơ điện. Ngoài ra do Phòng Nghiên cứu bên cạnh chức năng nghiên cứu còn thực hiện việc sản xuất phục vụ cho phân xưởng khác. Do đó Xí nghiệp cũng tổ chức tập hợp chi phí riêng cho Phòng để cuối kỳ kết chuyển sang các phân xưởng liên quan. Xí nghiệp Dược phẩm TW 2 sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng chop các doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141TC/QĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên để phục vụ cho việc cung cấp thông tin về quá trình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Xí nghiệp đã đăng ký một hệ thống tài khoản cấp hai, cấp ba phù hợp dựa trên đặc điểm của đơn vị mình. Cụ thể như sau: Nhóm tài khoản về nguyên vật liệu: TK 152: Nguyên liệu vật liệu TK1521: Vật liệu chính, tá dược, hoá chất TK 1522: Vật liệu phụ, bao bì (nhãn, nhôm, sắt giấy,bút…) TK 15221: Vật liệu phụ tiêu dùng trong Xí nghiệp TK 15222: Vật liệu phụ phục vụ sản xuất TK 1523: Nhiên liệu(xăng, than, dầu) TK 1524 Phụ tùng thay thế (chày cối, khuôn, vòng bi, phụ tùng điện) TK 1525: Vật liệu xây dựng cơ bản TK 1527: Bao bì, chai lọ, ống TK 1528: Vật liệu khác Nhóm tài khoản về công cụ dụng cụ; TK153 : Công cụ dụng cụ TK1531 : Công cụ dụng cụ TK15311 : Công cụ dụng cụ dùng trong nội bộ Xí ngiệp TK15312 : Công cụ, dụng cụ dùng trong sản xuất TK1532 : Bao bì luân chuyển TK1533 : Đồ dùng cho thuê Nhóm tài khoảnvề chi phí sản xuất TK621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK6211 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Viên TK6212 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Tiêm TK6213 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chế phẩm TK622 : Chi phí nhân công trực tiếp TK6221 : Chi phí nhân công trực tiếp – Viên TK6222 : Chi phí nhân công trực tiếp – Tiêm TK6223 : Chi phí nhân công trực tiếp – Chế phẩm TK627 : Chi phí sản xuất chung TK6271 : Chi phí sản xuất chung – Viên TK6272 : Chi phí sản xuất chung – Tiêm TK6273 : Chi phí sản xuất chung – Chế phẩm Bên cạnh hệ thống tài khoản, Xí nghiệp còn sử dụng một hệ thống chứng từ theo mẫu của Quyết định số 1141TC/QĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính bao gồm: Đối với CFNVLTT có những chứng từ sau: phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Đối với CFNCTT: Bảng chấm công, Bảng thành toán lương, Hợp đồng giao khoán, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành… Đối với CFSXC: Bảng phân bổ khấu hao, Hoá đơn giá trịgia tăng… Ngoài ra, Xí nghiệp còn sử dụng một số những chứng từ khác. Trong đó có chứng từ về vật tư xuất kho. Đây là loại mẫu cũ, cho nên tiêu đề của phiếu nhiều khi không phù hợp với nội dung của nghiệp vụ xảy ra. Tuy nhiên, do số lượng phiếu này còn khá lớn nên Xí nghiệp vẫn duy trì việc sử dụng những loại chứng từ này. Đơn vị: PHIếU LĩNH VậT TƯ Số: …… Ngày…..tháng……năm…. Đơn vị lĩnh: Định khoản: Chứng từ số……ngày….tháng….năm Nợ :…. Biên bản kiểm kê số…..ngày …tháng …năm Có:…. Nhập vào kho:…. Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Cộng thành tiền: Thủ kho Phụ trách cung ứng Phân xưởng Cùng với hệ thống chứng từ, Xí nghiệp cũng đã xây dựng cho mình một hệ thống sổ sách chi tiết cũng như tổng hợp một cách phù hợp đối phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Theo mẫu của Quyết định số 1141TC/QĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, Xí nghiệp có sử dụng một số loại sổ sách sau: Sổ chi tiết bao gồm: Sổ chi tiết vật tư, Bảng kê xuất vật tư, Bảng phân bổ tiền lương, Bảng tính và phân bổ khấu hao, Thẻ tính giá thành, Sổ tổng hợp bao gồm: các Bảng kê số 4,5,6; Nhật ký chứng từ số 7, sổ cái các tài khoản liên quan Tk 152,153, 154, 621,622,627, 334, 338… Ngoài ra, Xí nghiệp cũg thiết kế cho mìnhSổ tổng hợp lương để phục vụ cho việc tập hợp chi phí được thuận lợi. Sổ này được Xí nghiệp sử dụng nhằm đơn giản hoá công tác lập Bảng phân bổ tiền lương cuối mỗi kỳ tính giá thành. Sổ tổng hợp lương có mẫu như sau Sổ tổng hợp lương theo tháng Đơn vị Lương kỳ 1 Lương kỳ 2 Trách nhiệm Ca 3 6% 1% Tổng Tổng Trên là toàn bộ hệ thống chứng từ sổ sách sử dụng trong Xí nghiệp. Giữa chúng tạo thành một chu trình luân chuyển khép kín như sau: Sơ đồ số 9: Chu trình kế toán khái quát Chứng từ gốc Sổ chi tiết Sổ tổng hợp Báo cáo tài chính Đây là chu trình khái quát về mối quan hệ giữa chứng từ và sổ sách của quá trính hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Để hiểu rõ hơn ta cùng xem xét cụ thể công việc hạch toán CFNVLTT, CFNCTT, CFSXC và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Dược phẩm TW 2. II.1.1- Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp(CFNVLTT): Thuốc là sản phẩm mà thành phần hàm lượng nguyên vật liệu rất ít thay đổi được quy định bởi công thức pha chế. Chính vì lý do đó, trước mỗi giai đoạn sản xuất, Phòng Kế hoạch - Cung ứng sẽ dựa trên định mức công nghệ cho mỗi loại sản phẩm và kế hoạch sản xuất để tính ra sản lượng nguyên vạt liệu xuất dùng kế hoạch. Công thức tính như sau: Lượng vật liệu (i)để sản xuất sản phẩm (j) Định mức vật liệu(i) sản xuất sản phẩm(j) Số lượng sản phẩm(j) theo kế hoạch Sau khi tính toán Nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm, từng phân xưởng sản xuất, nhân viên Phòng Kế hoạch – Cung ứng tiến hành lập Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức(xem biểu số 2) cho từng loại vật liệu , phân xưởng. Sau đó nhân viên này ghi số lượng tính ra được vào cột “Hạn mức được tính trong tháng”. Phiếu này được lập thành ba liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho thủ kho, liên 3 giao cho nhân viên lĩnh vật tư của phân xưởng. Đến kỳ sản xuất, nhân viên phân xưởng mang Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức xuống kho để nhận vật tư, nguyên nhiên liệu phục vụ sản xuất. Tại kho, thủ kho giao theo yêu cầu của phân xưởng căn cứ vào định mức sau đó ghi số thực xuất vào hai phiếu và chuyển cho phân xưởng một phiếu. Phiếu còn lại thủ kho lưu trữ để phục vụ cho việc cấp phát vật tư lần sau và đến cuối tháng tập hợp lại giao cho Kế toán kho. Còn tại phân xưởng, sau mỗi lần lĩnh vật tư về sản xuất, nhân viên kinh tế phân xưởng thực hiện ghi chép tập hợp nguyên vật liệu xuất dùng và thẻ Giá thành sản phẩm (xem biểu số 3) về mặt số lượng. Cuối tháng căn cứ vào Bảng kê xuất(xem biểu số) của Kế toán kho chuyển đến, lấy giá thành đơn vị để tính ra cột thành tiền. Tại phòng kế toán, Kế toán kho lấy số liệu ở các chứng từ thích hợp vào để Sổ chi tiết vật tư ( xem biểu số 4). Sau đó tính giá cho lượng vật liệu xuất dùng trong tháng theo phương pháp bình quân gia quyền với công thức cụ thể dưới đây: Ztt (vật liệu xuất) =Sản lượng VL xuất dùng x Ztt (đơn vị bình quân) Ztt (vật liệu tồn đầu kỳ) +Ztt (vật liệu nhập trong kỳ) Số lượng VL tồn đầu kỳ + Số lượng VL nhập trong kỳ Ztt (đơn vị bình quân) = Số liệu tổng cộng trên Sổ chi tiết vật tư sẽ được dùng để lập Bảng kê xuất vật tư( xem biểu số 5) và chuyển cho nhân viên kinh tế phân xưởng đối chiếu, kế toán giá thành. Như vậy, tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được thực hiện bởi nhânviên kinh tế phân xưởng cho từng sản phẩm phục vụ cho công tác tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Còn Kế toán kho tập hợp chi phí này cho từng phân xưởng để lên các báo cáo tổng quát. Nhưng giữa hai bộ phận này luôn có sự khớp đúng với nhau tạo nên tính thống nhất của thông tin kế toán. Biểu só 2 : Mẫu Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Xí nghiệp liên hiệp Dược Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Mẫu số 7-VT Xí nghiệp Dược phẩm TW 2 Số: 77 QĐ. Liên bộ TCTK-TC Ngày … tháng 3 năm 2002 Số 583 – LB Ngày 1 tháng 9 năm 1967 Tên đơn vị lĩnh: Phân xưởng Viên Định khoản Lĩnh tại kho: Vật liệu Nợ: Có: Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu và quy cách vật tư Đơn vị tính Hạn mức được lĩnh trong tháng Lý do sử dụng tại đâu Số lượng tháng trước chuyển sang Số lượng thực phát trong tháng Giá đơn vị Thành tiền Hạn mức còn lại Tháng Tháng Tháng Cộng 1 2 Ampicilin Lactoza Kg Kg 1500 302,4 5/3 500 9/3 150 17/3 500 26/3 150 27/3 500 1500 300 2,4 Người lĩnh: Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Phụ trách cung tiêu Phụ trách Kế hoạch Thủ kho Biểu số 3 : Mẫu thẻ Giá thành sản phẩm Giá thành sản phẩm Xí nghiệp:……… Tháng 3 Phân xưởng……. Năm 2002 Mặt hàng: Ampixilin 0,25g 250v/200ml Khoản mục Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Cước chú *TK:1521(NVLC) Bột sắn Mgstrearat Lactoza Cồn 900 Ampixilin Eragel *TK: 1522(VLP) Nhãn Ampixilin Bông Xi gạch *TK:1527(Bao bì) Nhãn t2 200ml Nút chai t2 Zoăng cao su Cầu rơm Hộp caton Túi PE 60x80 *Nhiên liệu(1523) *CF Nhân công(622) *CF chung(627) Cộng Dư đầu kỳ Tổng cộng 236 31,1 20199 341,86 1000 167,84 12200 15 17 12526 12208 22 510 255 280 4306,97 23888,43 11533,33 6152,21 480392,02 50679,49 31 34974,07 5238,03 500,01 52 19091 800 4818 541,9 10161115 747708 2329618 2103194 480392020 8506046 378200 5211611 89047 6263125 634816 420002 408000 1228590 151732 Sản lượng: 3050000 Giờ sản xuất: 1028 Đầu kỳ Pha chế: 3356700 Giao kho: Cuối kỳ: 250000 Biểu số 4: Mẫu Sổ chi tiết vật tư Đơn vị:…. Sổ chi tiết vật tư Mẫu số 17-VT QĐ. Liên bộ TCTK-TC Danh điểm vật tư: Số thẻ: Số 583 – LB Tên vật tư: Ampicilin 3H2O (bột) Số tờ : 1 Nhãn hiệu quy cách TQ2B001 Giá kế hoạch Đơn vị tính: Kg Kho: NT CT Trích yếu Nhập Xuất Tồn N X SL ĐG Thành tiền SL ĐG Thành tiền SL Thành tiền 15/1