Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Xây dựng Công trình và Xuất khẩu Lao động – Công ty Xây dựng và Thương Mại

oản 623 Nợ TK623 (6237): Giá thuê ngoài thuế Nợ TK133 (1331): VAT được khấu trừ Có TK111, 112, 331,.. Tổng giá thuê ngoài Cuối kỳ, kết chuyển vào tài khoản 154 theo đối tượng: Nợ TK154 (1541. Chi tiết theo đối tượng sử dụng máy) Có TK 623 (6237) + Trường hợp đội xây lắp có máy thi công riêng. Các chi phí liên quan đến máy thi công được tập hợp riêng, cuối kỳ kết chuyển hoặc phân bổ theo từng đối tượng ( công trình, hạng mục công trình ) Tập hợp chi phí vật liệu: Nợ TK 623 (6232) Có TK liên quan (152, 111, 112,..) Tập hợp chi phí tiền lương, tiền công của công nhân điều khiển và phục vụ máy thi công. Nợ TK 623 (6231) Có TK liên quan (3341, 3342, 111,..) Khấu hao xe, máy thi công sử dụng ở đội máy thi công, ghi: Nợ TK 623 (6234) Có TK 214- Hao mòn TSCĐ. Đồng thời ghi Nợ TK 009. Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh (điện, nước,..) ghi: Nợ TK 623 (6237) Nợ TK133 ( nếu được khấu trừ thuế VAT) Có TK 111,112,331,.. Chi phí bằng tiền phát sinh, ghi: Nợ TK 623 (6238) Nợ TK 133 (nếu được khấu trừ thuế) Có TK 111,112 Trường hợp tạm ứng chi phí để thực hiện giá trị khoán xây lắp nội bộ ( bộ phận nhận khoán không tổ chức công tác kế toán riêng), khi quyết toán tạm ứng về khối lượng xây lắp nội bộ hoàn thành đã bàn giao được duyệt, kế toán ghi nhận chi phí sử dụng máy thi công: Nợ TK 623 Có TK141 (1413) - Tạm ứng. Cuối kỳ, căn cứ vào bảng phân bổ chi phí sử dụng máy tính cho từng công trình, hạng mục công trình, ghi: Nợ TK 154 (1541) Có TK 623. + Trường hợp công ty có tổ chức đội máy thi công riêng. Công ty có tổ chức bộ máy thi công riêng biệt và có phân cấp hạch toán cho đội máy có tổ chức hạch toán kế toán riêng, hạch toán như sau: Hạch toán các chi phí có liên quan đến hoạt động của đội máy thi công, ghi: Nợ TK 621, 622, 627 Có các TK liên quan. Cuối kỳ, tổng hợp chi phí vào TK154 (1543. Chi tiết đội máy thi công) để tính giá thành ca máy hoặc giờ máy. Từ đó, xác định giá trị mà đội máy thi công phục vụ cho từng đối tượng (công trình, hạng mục công trình ) theo giá thành ca máy hoặc giờ máy và khối lượng dịch vụ( số ca máy, giờ máy) phục vụ cho từng đối tượng. Cụ thể: Nếu các bộ phận trong doanh nghiệp, không tính toán kết quả riêng mà thực hiện phương thức cung cấp lao vụ máy lẫn nhau: Nợ TK 623: Giá trị của đội máy thi công phục vụ cho các đối tượng Có TK 154 (1543. Chi tiết đội máy thi công): Gía thành dịch vụ của đội máy thi công phục vụ cho các đối tượng. Nếu các bộ phận trong doanh nghiệp xác định kết quả riêng (doanh nghiệp thực hiện theo phương thức bán lao vụ máy lẫn nhau): Nợ TK623 (6238) Nợ TK 133 ( VAT được khấu trừ nếu có ) Có TK 333 ( VAT phải nộp tính trên giá bán nội bộ) Có TK 512, 511. 2.5.Hạch toán chi phí sản xuất chung. 2.5.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 627 - Chi phí sản xuất chung. - Nội dung: Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí phục vụ xây lắp tại các đội và các bộ phân sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp xây lắp. Bao gồm: Lương nhân viên quản lý đội xây dựng, tiền ăn giữa ca của nhân viên quản lý đội, của công nhân xây lắp. BHXH, BHYT, KPCĐ tính theo tỷ lệ quy định hiện hành trên tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp xây lắp, nhân viên sử dụng máy thi công và nhân viên quản lý đội, khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất của đội và những chi phí khác có liên quan đến hoạt động của đội (chi phí không có thuế VAT đầu vào nếu được khấu trừ). - Bên Nợ: Tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ. - Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung. Kết chuyển chi phí sản xuất chung vào TK154. TK 627 không có số dư cuối kỳ. 2.5.2. Phương pháp hạch toán Chi phí sản xuất chung thường được hạch toán riêng theo từng thời điểm phát sinh chi phí, sau đó tiến hành phân bổ cho từng đối tượng có liên quan. Khoản chi phí chung nào chỉ liên quan đến một công trình ,hạng mục công trình thì tập hợp trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình đó. Đối với chi phí sản xuất chung phải phân bổ, cần lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp ( như căn cứ trên tiền lương chính của công nhân trực tiêp sản xuất, chi phí sử dụng máy thi công, khối lượng máy xây lắp,..) Công thức phân bổ như sau: Tổng chi phí sản xuất chung cần phân bổ Tiêu thức phân bổ của từng đối tượng Mức chi phí sản xuất chung phân bổ cho từng đối tượng = x Tổng tiêu thức phân bổ của tất cả các đối tượng Phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả cho nhân viên quản lý đội, tiền ăn ca của toàn bộ công nhân viên trong từng đội: Nợ TK 627 (6271) Có TK 334 Trích KPCĐ, BHXH, BHYT trên tổng số lương phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên từng đội. Nợ TK 627 (6271) Có TK 338 (3382,3383,3384) Tập hợp chi phí vật liệu, dụng cụ sản xuất, khấu hao TSCĐ cho từng đội xây dựng Nợ TK 627 ( 6272, 6273, 6274) Có TK 152, 153, 214 Với khoản trích khấu hao TSCĐ, đồng thời ghi Nợ TK 009. Các chi phí theo dự toán tính vào chi phí sản xuất từng đội xây lắp kỳ này: Nợ TK 627 ( chi tiết từng khoản) Có TK 142 ( 1421): Phân bổ dần chi phí sản xuất. Có TK 335: Trích trước chi phí phải trả. Các khoản chi phí sản xuất chung khác phát sinh ( điện nước, dịch vụ mua ngoài,..): Nợ TK 627 ( chi tiết tiểu khoản) Nợ TK 133 ( 1331. VAT được khấu trừ nếu có ) Có TK liên quan ( 331,111,112,..) Các khoản thu hồi ghi giảm chi phí sản xuất chung: Nợ TK liên quan ( 152,111,112,..) Có TK 627 Trường hợp tạm ứng chi phí để thực hiện giá trị khoán xây lắp nội bộ ( bộ phận nhận khoán không tổ chức công tác kế toán riêng), khi quyết toán tạm ứng về khối lượng xây lắp nội bộ hoàn thành đã bàn giao được duyệt, kế toán ghi nhận chi phí sản xuất chung: Nợ TK 627 Có TK 141 ( 1413) - Tạm ứng Phân bổ hoặc kết chuyển chi phí sản xuất chung cho từng đối tượng sử dụng ( công trình, hạng mục công trình): Nợ TK 154 ( chi tiết đối tượng). Có TK 627 ( chi tiết bộ phận, đội) 2.6. Tổng hợp chi phí sản xuất, kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang. 2.6.1. Tổng hợp chi phí sản xuất. 2.6.1.1. Tài khoản sử dụng. Để tổng hợp chi phí sản xuất, kế toán sử dụng TK154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. - Bên Nợ: Tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ. - Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí sản phẩm. Giá thành thực tế của sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao. - Dư Nợ: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ . TK154 được mở cho từng công trình, hạng mục công trình . 2.6.1.2. Phương pháp hạch toán. Phương pháp hạch toán cụ thể được thể hiện qua sơ đồ sau: TK 621 TK 154 TK 152, 111 KC chi phí NVL trực tiếp Các khoản ghi giảm chi phí TK 622 KC chi phí NCTT TK 623 TK 632 KC chi phí máy thi công Giá thành CT hoàn thành bàn giao TK 627 KC chi phí SX chung 2.6.2. Kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang. Để phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm xây lắp, định kỳ (tháng, quý) doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê khối lượng công việc đã hoàn thành hay dở dang. Trong sản xuất kinh doanh xây lắp, sản phẩm dở dang được xác định bằng phương pháp kiểm kê thực tế. Việc đánh giá sản phẩm dở dang phụ thuộc vào phương thức thanh toán, bàn giao khối lượng xây lắp giữa đơn vị thi công và đơn vị giao thầu. - Nếu phương thức thanh toán bàn giao sản phẩm được thực hiện theo điểm dừng kỹ thuật hợp lý, (xác định theo dự toán) thì sản phẩm dở dang là khối lượng xây lắp chưa đạt đến điểm dừng kỹ thuật hợp lý. Giá trị sản phẩm dở dang được đánh giá theo chi phí thực tế, trên cơ sở phân bổ chi phí thực tế của hạng mục công trình đó cho các giai đoạn công việc đã hoàn thành và còn dở dang theo giá dự toán của chúng. Công thức như sau: Trị giá thực tế khối lượng xây lắp thực hiện trong kỳ Trị giá thực tế khối lượng xây lắp dở dang đầu kỳ Trị giá dự toán của khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ + Trị giá thực tế khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ = x Trị giá dự toán của khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ Trị giá dự toán của khối lượng xây lắp hoàn thành trong kỳ + - Nếu phương thức bàn giao thanh toán sản phẩm xây lắp được thực hiện theo từng sản phẩm công trình hoàn thành toàn bộ, sản phẩm dở dang sẽ là toàn bộ khối lượng xây lắp thực hiện từ khi khởi công. Khi đó, giá trị sản phẩm dở dang sẽ là toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh từ khi khởi công dến cuối kỳ hạch toán. 2.7. Tính giá thành sản phẩm và lập thẻ tính giá thành. Giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành được xác định trên cơ sở tổng cộng các chi phí phát sinh từ lúc khởi công đến khi hoàn thành ở thẻ chi tiết chi phí sản xuất. Tuy nhiên do đặc điểm của sản xuất xây dựng mà phương thức thanh toán khối lượng xây dựng hoàn thành khác nhau. Trong kỳ báo cáo có thể có một bộ phận công trình hay khối lượng công việc hay giai đoạn hoàn thành được thanh toán với người giao thầu. Vì vậy, ngoài việc tình giá thành các hạng mục công trình xây lắp hoàn thành, còn phải tính giá thành khối lượng công tác xây lắp đã hoàn thành và bàn giao trong kỳ. Giá thành công tác xây lắp trong kỳ được tính theo công thức: Chi phí xây lắp dở dang đầu kỳ Chi phí xây lắp phát sinh trong kỳ Chi phí xây lắp dở dang cuối kỳ Giá thành công tác xây lắp trong kỳ = + _ Sau khi có sản phẩm hoàn thành và xác định dược giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 154 Sau khi tính ra được giá thành thực tế của sản phẩm xây lắp, kế toán tiến hành lập thẻ tính giá thành sản phẩm như sau: Đơn vị.. thẻ tính giá thành sản phẩm xây lắp Đối tượng: Từ ngày .. đến ngày .. Chỉ tiêu Tổng số Chia ra CPNVLTT CPNCTT CPMTC CPSXC Cp sxkd dở dang đầu kỳ Cp sxkd phát sinh trong kỳ Cp sxkd dở dang cuối kỳ Giá thành thực tế 3. Hạch toán chi phí sản xuất theo phương thức khoán gọn. 3.1. Trường hợp đơn vị nhận khoán được phân cấp quản lý tài chính và tổ chức bộ máy kế toán. 3.1.1. Tại đơn vị giao khoán. Quy trình hạch toán được thể hiện qua sơ đồ sau: TK 111,112, 152, 153, 642 TK136 (1362) TK 336 TK 154 ứng trước tiền, NVL,… Bù trừ các khoản cho đơn vị nhận khoán phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ TK 214 KHTSCĐ phân bổ cho đơn vị Nhận khối lượng giao khoán nhận khoán hoàn thành bàn giao TK 621, 622, 623, 627 KC chi phí phát sinh tại đơn vị giao khoán 3.1.2. Tại đơn vị nhận khoán. Khi nhận tạm ứng về tiền, vật tư, khấu hao TSCĐ, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản được cấp trên( đơn vị giao khoán) chi hộ, trả hộ, ghi: Nợ TK liên quan (111, 112, 152, 153, 623, 627, 642,..) Có TK 336 (3362) Đơn vị nhận khoán tiến hành tập hợp chi phí xây lắp qua các tài khoản 621, 622, 623, 627 và 154. Khi hoàn thành bàn giao, ghi: + Nếu đợn vị cấp dưới không hạch toán kết quả riêng: Nợ TK 336 (3362) Có TK 154 (1541) + Nếu đơn vị nhận khoán hạch toán kết quả riêng: Phản ánh giá thành công trình nhận khoán bàn giao: Nợ TK 632 Có TK 154(1541) Ghi nhận giá thanh toán nội bộ: Nợ TK 336 (3362): Tổng số phải thu ở đơn vị cấp trên về khối lượng khoán. Có TK 512: Doanh thu tiêu thụ nội bộ. Có TK 333: Thuế GTGT phải nộp (nếu có) 3.2. Trường hợp đơn vị nhận khoán nội bộ không tổ chức bộ máy kế toán riêng. 3.2.1. Tại đơn vị giao khoán . Tại đơn vị giao khoán, quá trình hạch toán thể hiện qua sơ đồ sau: TK 111,112,152,153… TK 141 (1413) TK621, 622, 623, 627 TK154 Tạm ứng vật tư, tiền Phản ánh CP thực tế về cho đơn vị nhận khoán KL xây lắp hoàn thành TK111,112,3388… TK111, 112,334, 1388… Thanh toán bổ sung Thu hồi số tạm ứng số tạm ứng thiếu cho thừa đơn vị nhận khoán 3.2.2. Tại đơn vị nhận khoán. Tại đơn vị nhận khoán chỉ mở sổ theo dõi khối lượng xây lắp nhận khoán cả về giá trị nhận khoán và chi phí thực tế theo từng khoản mục phí. phần thứ ii thực trạng công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại xí nghiệp xây dựng công trình & xuất khẩu lao động I.những nét chung về xí nghiệp xây dựng công trình & xuất khẩu lao động . Công ty Xây Dựng và Thương Mại được thành lập năm 1991 Tên giao dịch quốc tế: TRANSPORT ENGINEERING CONTRUCTION AND TRADING COMPANY Tên viết tắt: TRAENCO Địa điểm giao dịch và kinh doanh: 46 Võ thị Sáu – Hai Bà Trưng – Hà Nội Chức năng và nhiệm vụ của Công ty : Ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu trực tiếp, tham gia đấu thầu và xây dựng các công trình giao thông. Công ty có 4 xí nghiệp thành viên và 2 đội công trình trực thuộc. Quá trình hình thành và phát triển của Xí Nghiệp XDCT & XKLĐ Xí nghiệp Xây dựng Công trình và Xuất khẩu Lao động là một doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân và hạch toán kinh tế độc lập. Xí nghiệp là một trong những thành viên của Công ty Xây dựng và Thương mại trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải. Hiện tại Xí nghiệp đặt trụ sở giao dịch và kinh doanh tai số 6 Nguyễn Huy Tự – Hai Bà Trưng – Hà Nội. Tiền thân của Xí nghiệp XDCT & XKLĐ là trung tâm ứng dụng vật liệu đường bộ ( gọi tắt là trung tâm CONAID ) thuộc Công ty TRACIMEXCO thành lập năm 1991. Sau một thời gian hoạt động đã được nâng lên thành Xí nghiệp XDCT & XKLĐ nhưng vẫn thuộc Công ty TRACIMEXCO. Đến ngày 10/6/1998 theo quyết định số 1464/1998/QĐ-TCCB-LĐ của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải. Xí nghiệp XDCT & XKLĐ đã tách khỏi Công ty TRACIMEXCO và trở thành đơn vị thành viên của Công ty Xây dựng và Thương mại. Xí nghiệp là một doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân, các quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định kể từ ngày được cấp đăng ký kinh doanh. Xí nghiệp có con dấu và tài khoản mở tại kho bạc và các ngân hàng Nhà nước theo luật định. Nhiệm vụ kinh doanh chính của XN là xây dựng các công trình giao thông, công trình dân dụng và ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu. Kể từ khi thành lập tới nay XN đã dần dần từng bước ổn định và đi vào hoạt động, từng bước tiếp cận và khai thác thị trường và đã tiêu thụ được nhiều hàng hoá của xí nghiệp trực tiếp nhập khẩu về, đủ sức cạnh tranh với các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu lớn khác. Không những XN thành công trên bước đường xuất nhập khẩu hàng hoá mà XN còn ký kết các hợp đồng tuyển dụng các công nhân Việt Nam đưa sang lao động tại các Công ty nước ngoài như : Hàn Quốc, Đài Loan, Malaysia… Bên cạnh đó XN đã thi công và bàn giao nhiều công trình dân dụng cũng như xây dựng các công trình giao thông có giá trị cao đúng tiến độ. XN càng có uy tín trên thị trường, đóng góp một phần không nhỏ vào ngân sách nhà nước, tạo được công ăn việc làm và nâng cao đời sống cho người lao động. Có kết quả và vị trí tốt như hiện nay của XN đó chính là nhờ có đội ngũ công nhân viên có trình độ đại học được đào tạo qua nhiều khoá học nâng cao để đáp ứng kịp thời với xu hướng phát triển kinh tế của thời đại. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được tổ chức gọn nhẹ đạt hiệu quả kinh tế cao trong điều kiện cán bộ công nhân viên chủ yếu là các cử nhân kinh tế và các kỹ sư trẻ vừa tốt nghiệp đại học như kinh tế – thương mại – xây dựng … Hầu hết các cán bộ công nhân viên ở đây đều rất nhiệt tình, chung sức chung lòng để xây dựng một XN phát triển toàn diện mà trong đó mỗi một cá nhân cũng tự ý thức vươn lên, rèn luyện và trau dồi kiến thức để tạo cho XN có những bước đi vững chắc trong tương lai. 1. Đặc điểm tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của XN. 1.1.Mô hình tổ chức kinh doanh bộ máy quản lý. Giám đốc Phòng xuất nhập khẩu Phòng Xây dựng Phòng Kế toán Tài chính Phòng Hành chính Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Kho hàng số 3 Kho hàng số 2 Kho hàng số 1 Đội Xây dựng số 1 Đội Xây dựng số 2 Là một XN hạch toán độc lập nên cũng như mọi XN khác để quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp XDCT & XKLĐ đã xây dựng một bộ máy quản lý phù hợp với đặc điểm về quy trình, sản xuất và điều kiện sản xuất của mình. Cũng vậy để các quá trình thi công xây lắp có thể tiến hành đúng tiến độ đặt ra và đạt được hiệu quả mong muốn đòi các doanh nghiệp xây dựng phải có một bộ máy quản lý đủ năng lực điều hành sản xuất. Hiện nay ở Xí nghiệp XDCT & XKLĐ bộ máy quản lý được tổ chức như sau: +Ban Giám đốc. Ban Giám đốc của Xí nghiệp bao gồm một Giám đốc và hai phó Giám đốc. Họ có nhiệm vụ thực hiện quản lý và lãnh đạo tập chung thống nhất đảm bảo cho sự hoạt động nhịp nhàng, liên tục và có hiệu quả giữa các bộ phận trong XN, cụ thể : Giám đốc XN là người có thẩm quyền cao nhất điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của XN, đại diện cho toàn bộ CBCNV trong XN, đại diện pháp nhân của XN trước pháp luật đồng thời cùng với kế toán trưởng chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của đơn vị. Phó Giám đốc kỹ thuật có nhiệm vụ quản lý kỹ thuật các công trình xây dựng. Phó Giám đốc kinh doanh có nhiệm vụ quản lý, theo dõi tình hình kinh doanh và tiêu thụ hàng hoá của XN. Hai phó Giám đốc này là những người hỗ trợ thường xuyên và đắc lực nhất cho Giám đốc của XN, cung cấp thông tin một cách chính xác kịp thời giúp Giám đốc nắm bắt và chỉ đạo tình hình sản xuất kinh doanh của XN một cách tốt hơn. +Các phòng ban chức năng. Các phòng nghiệp vụ của XN có chức năng tham mưu, giúp việc cho ban Giám đốc trong quản lý và điều hành công việc, cụ thể XN có các phòng ban sau: Phòng tài chính kế toán. Có nhiệm vụ xử lý các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong toàn XN để lập báo cáo và cung cấp số liệu cho ban Giám đốc. Thực hiện công tác đầu tư liên doanh, liên kết, thực hiện quyền chuyển nhượng, thay thế, cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản, thực hiện trích lập và sử dụng các quỹ của XN theo quy định của Nhà nước. Đồng thời tổ chức công tác kế toán thống kê và bộ máy kế toán phù hợp với mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của XN, phản ánh trung thực kịp thời tình hình tàI chính của XN và thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm sát, giúp Giám đốc soạn thảo hợp đồng. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Có nhiệm vụ lên kế hoạch cân đối hàng hoá, tổ chức quá trình tiêu thụ sản phẩm. Lập báo cáo về nhu cầu tiêu thụ từng mặt hàng trên thị trường để ban Giám đốc có những quyết định kịp thời trong kinh doanh. Phòng hành chính. Quản lý công văn giấy tờ, phục vụ đời sống cán bộ công nhan viên trong XN, chịu trách nhiệm tuyển mộ, sa thải, thuyên chuyển, trả lương, đào tạo và bồi dưỡng tay nghề cũng như trình độ quản lý cho người lao động. Ngoài ra phòng còn lo mọi mặt về đời sống của công nhân viên như y tế, an toàn lao động… Các phòng ban trong XN đều phối hợp với nhau một cách chặt chẽ để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao cũng như công việc sản xuất kinh doanh của XN. 1.2.Đặc điểm quy trình công nghệ. Xí nghiệp XDCT & XKLĐ là một doanh nghiệp hoạt động trong hai lĩnh vực xây dựng và thương mại. Cũng như các doanh nghiệp xây lắp khác, quá trình sản xuất của XN diễn ra liên tục, phức tạp và trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Nhưng về cơ bản hầu hết sản phẩm của XN đều tuân theo một quy trình chung đó là : - Về công tác quản lý, XN áp dụng quy trình sau: Mua vật tư Tổ chức thi công Tổ chức thi công Nghiệm thu bàn giao Công trình Lập kế hoạch thi công Nhận thầu Ký hợp đồng Trên phương tiện sản xuất kinh doanh, hoạt động xây dựng của XN được tiến hành theo quy trình sau : Khảo sát thăm dò, thiết kế thi công phần móng công trình. Tiến hành thi công công trình. Lắp đặt hệ thống điện nước, thiết bị theo yêu cầu của công trình. Hoàn thiện, trang trí đảm bảo tính mỹ thuật của công trình. Kiểm tra, nghiệm thu và tiến hành bàn giao. Quyết toán công trình. 1.3.Đặc điểm tổ chức hoạt dộng kinh doanh. Trong cùng một thời gian, Xí nghiệp XDCT & XKLĐ thường phải triển khai thực hiện nhiều hợp đồng xây dựng khác nhau trên các địa điểm xây dựng khác nhau. Với một năng lực sản xuất nhất định hiện có. Để có thể thực hiện nhiều hợp đồng như vậy, XN đã tổ chức lực lượng lao động thành hai đội xây dựng. Điều này đã giúp XN tăng cường được tính cơ động, linh hoạt và gọn nhẹ về mặt trang bị TSCĐ sản xuất, tận dụng tối đa lực lượng lao động tại chỗ và góp phần giảm các chi phí có liên quan đến vận chuyển. Bên cạnh đó, đặc điểm của sản phẩm xây dựng cũng như đặc điểm quy trình công nghệ trên có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức sản xuất và quản lý trong XN làm cho công việc này có nhiều màu sắc khác với ngành sản xuất khác. Điều nầy được thể hiện rõ nét qua cơ chế giao khoán ở đơn vị. Nội dung của nó là các công trình hay hạng mục công trình mà XN nhận đấu thầu thi công được thực hiện theo cơ chế giao khoán toàn bộ chi phí thông qua hợp đồng giao khoán giữa XN, đội công trình trực thuộc. Cơ chế này được cụ thể hoá tạm thời đối với những điểm sau: Mức giao khoán với tỷ lệ từ 86% đến 93% giá trị quyết toán được duyệt. Số còn lại XN chi cho các khoản sau: Nộp thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp. Tiền sử dụng vốn Ngân sách Nhà nước. Phụ phí nộp cho cấp trên và chi phí quản lý của XN. Tiền lãi vay Ngân hàng. Trích lập các quỹ của doanh nghiệp. Những khối lượng công việc và công trình đặc thù riêng sẽ có tỷ lệ giao khoán riêng thể hiện thông qua từng hợp đồng giao khoán. Các đơn vị nhận khoán phải tổ chức thi công, chủ động cung ứng vật tư, nhân lực thi công, đảm bảo tiến độ, chất lượng kỹ thuật, an toàn lao động và phải tính đến các chi phí cần thiết cho bảo hành công trình. Đơn vị nhận khoán tổ chức tốt công tác ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ nhằm phản ánh đầy đủ, chính xác, khách quan, kịp thời mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Cuối quý phải kiểm kê khối lượng sản phẩm dở dang. Đơn vị phải lập kế hoạch tháng, quý, năm về nhu cầu vật tư, nhân công, phương tiện thi công và báo cáo về XN. Trong tỷ lệ khoán, nếu đơn vị có lãi sẽ được phân phối như sau : Nộp cho XN 25% đẻ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. Đơn vị được sử dụng 75% để lập quỹ khen thưởng. Ngược lại nếu lỗ thì đơn vị phải tự bù đắp. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. 2. Tổ chức bộ máy kế toán. Xí nghiệp XDCT & XKLĐ tiến hành hạch toán độc lập. Bộ máy kế toán của XN có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của XN, giúp ban lãnh đạo có căn cứ tin cậy để phân tích đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh đề ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Vì vậy kế toán là một bộ phận không một doanh nghiệp nào khi tham gia vào quá trình sản xuất lại có thể thiếu được. Mỗi một thành viên trong phòng kế toán đều phu trách một phần công việc và kế toán phụ trách phần hành nào thì đảm nhiệm luôn việc nhập và xử lý số liệu, thực hiện bảng biểu phần đó. Do đó đã tận dụng được hết những ưu điểm của việc cơ giới hoá kế toán. Vì vậy mặc dù các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên tục và khá phức tạp nhưng với 6 người công việc vẫn diễn ra trôi chảy đáp ứng yêu cầu quản lý. Hiện nay để việc hạch toán được nhanh chóng và thuận tiện hơn phòng kế toán đã được trang bị những máy móc hiện đại như máy vi tính, điện thoại, máy fax… Phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ việc thực hiện công tác kế toán thống kê trong phạm vi toàn XN giúp ban Giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích các hoạt động kinh tế. Đồng thời hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong XN thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính. Để thực hiện đầy đủ các nhiêm vụ, đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, đảm bảo sự chuyên môn hoá lao động của cán bộ kế toán đồng thời phù hợp với trình độ của mỗi nhân viên, bộ máy kế toán được tổ chức như sau: Kế toán xây dựng cơ bản Kế toán theo dõi công nợ & các khoản nộp Ngân sách Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ Quỹ Kế toán xuất nhập khẩu Kế toán trưởng: là người phụ trách chung kiêm kế toán tổng hợp. Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác trong toàn XN. Tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu tổ chức quản lý, tổ chức nhân viên phân công trách nhiệm cho từng người. Giúp Giám đốc XN chấp hành các chính sách về chế độ quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật và chế độ lao động, tiền lương tín dụng và các chính sách tài chính. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc, cấp trên và Nhà nước về các thông tin kế toán. Kế toán thanh toán: theo dõi quỹ tiền mặt. Lập phiếu thu, chi, theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu, phải trả, các khoản phải trả công nhân viên… Kế toán theo dõi công nợ và các khoản nộp Ngân sách: theo dõi các khoản phải thu, phải trả cho Ngân hàng, nộp thuế… Kế toán xây dựng cơ bản: Theo dõi các khoản chi phí thi công, quyết toán công trình… Thủ quỹ: kiêm kế toán Ngân hàng, theo dõi sự tăng giảm quỹ tiền mặt của XN cũng như tiền ở các Ngân hàng mà XN mở tài khoản. 2.1.Hệ thống chứng từ kế toán. Căn cứ quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, XN sử dụng những loại chứng từ kế toán sau : + Về lao động tiền lương gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất vật tư theo hạn mức, Thẻ kho, Biên bản kiểm nghiệm, Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá… + Về bán hàng gồm: Hoá đơn Giá trị gia tăng, Phiếu kê mua hàng… + Về tiền tệ gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy xử phạt, Biên lai thu tiền… + Về xây dựng gồm: Phiếu xin thanh quyết toán công trình, Phiếu xuất nhập vật tư hàng hoá, Hoá đơn khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành… + Về xuất nhập khẩu: Tờ khai hải quan, Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá, Hoá đơn cảng phí, Hoá