Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Cổ phần và tư vấn đầu tư và Kiểm định xây dựng

n dân huyện Chương Mỹ tỉnh Hà Tây, trường cán bộ lâm nghiệp Đông Anh… Ngoài ra, trong những năm qua Công ty còn được Bộ xây dựng và công đoàn xây dựng Việt Nam tặng huy chương vàng chất lượng cao công trình, sản phẩm xây dựng Việt Nam như: - Nhà lớp học T5 trường đại học khoa học tự nhiên Hà Nội. - Trường mầm non bán công Hoa Hồng Thịnh Yên Hà Nội . - Nhà thư viện, lưu trữ và khoa sư phạm TDTT trường đại học mỹ thuật Hà Nội. Hiện nay để đáp ứng nhu cầu thị trường, Công ty tập trung vào các lĩnh vực chủ yếu như sau: - Nhận thầu các công trình giao thông vận tải, cầu cảng, đường bộ. - Thi công các loại nền móng, trụ các loại công trình. - Nhận thầu xây dựng các công trình : Biệt thự, khách sạn, nhà xưởng sản xuất công nghiệp. - Gia công khu nhà kho, xưởng, dầm bê tông. Số liệu tài chính của Công ty trong 3 năm gần đây được thể hiện trên bảng sau: Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Doanh thu thuần 114.113.456.724 160.216.508.668 296.533.052.534 Giá vốn hàng bán 109.591.646.265 154.261.042.203 283.018.824.648 Lợi tức gộp 4.251.900.459 5.955.466.465 13.514.227.886 Chi phí quản lý 2.661.806.761 4.448.112.178 7.779.619.846 L/T từ HĐKD 1.860.093.698 1.507.354.287 5.921.584.331 L/T HĐ tài chính (183.230.934) 347.903.212 L/T bất thuờng 83.522.332 730.868.819 17.543.352 LN trước thuế 1.760.385.096 2.586.126.318 5.939.118.683 LN sau thuế 1.320.288.822 1.758.565.896 4.038.600.704 2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần và tư vấn đầu tư & Kiểm định xây dựng *Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty - Xây dựng các công trình côn nghiệp, công cộng, nhà ở... - Trang trí nội thất. - Kinh doanh nhà và bất đốngản. - Sản xuất vật liệu xây dựng, sản xuất cấu kiện bê tông, cấu kiện kim loại ...cho xây dựng . - Kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng . Trong đó, hoạt động xây dựng, xây lắp các công trình chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ các hoạt động của Công ty. * Các đặc điểm cơ bản của hoạt động kinh doanh xây lắp : - Sản phẩm xây lắp các công trình, vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất dài, ...Do vậy, việc tổ chức quản lý và hạch toán nhất thiết phải có các dự toán thiết kế, thi công. -Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất , còn các điều kiện sản xuất phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm . -Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư từ trươc, do đó, tính chất hàng hoá của sản phẩm thể hiện không rõ ràng. - Tổ chức sản xuất phổ biến theo phương thức  "khoán gọn" các công trình, hạng mục công trình, khối lượng hoặc công việc cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp (đội, xí nghiệp...). Trong giá khoán gọn, không chỉ có tiền lương mà còn có đủ các chi phí về vật liệu, công cụ, dụng cụ thi công, chi phí chung của bộ phận nhận khoán. - Địa bàn kinh doanh rộng lớn, hoạt động mang tính lưu động cao. 2.1.3. Quy trình sản xuất kinh doanh Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty bắt đầu từ khi Công ty tham gia đấu thầu hoặc được giao thầu xây dựng. Đấu thầu trong xây dựng có các hình thực khác nhau như đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế hoặc chỉ định thầu. Khi tham gia đấu thầu, Công ty phải xây dựng các chiến lược đấu thầu để thắng thầu. Sau khi trúng thầu hoặc được giao thầu, theo quy chế chung, Công ty và bên giao thầu sẽ thoả thuận hợp đồng xây dựng trong đó ghi rõ các thoả thuận về giá trị công trình, thời gian thi công, phương thức tạm ứng, thanh toán, tỷ lệ bảo hành… Khi hợp đồng xây dựng có hiệu lực Công ty tiến hành tổ chức sản xuất: Công ty thường giao khoán trực tiếp cho các đội xây dựng. Các đội xây dựng tiến hành thi công từ khâu đào móng, xây thô, đổ bê tông …và hoàn thiện công trình . Sau khi hoàn thiện, bên A sẽ nghiệm thu công trình. Công ty tư vấn tiến hành quyết toán và bên A chấp nhận thanh toán. Sơ đồ 1- Quy trình công nghệ sản xuất tại Công ty Cổ phần và tư vấn đầu tư & Kiểm định xây dựng Đổ móng Khởi công Ký kết hợp đồng xây dựng Đấu thầu Xây thô Quyết toán Hoàn thiện Nghiệm thu 2.1.3. Đặc điểm tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty. Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản mang tính chất phức tạp trong kỹ thuật nên bộ máy của Công ty được tổ chức thành các bộ phận chuyên môn hoá cụ thể theo chức năng có sự phân biệt mạnh giữa quản lý kinh tế và quản lý kỹ thuật. Công ty thực hiện chế độ lãnh đạo một thủ trưởng với sự tư vấn của các bộ phận chức năng. Các phòng ban chức năng thực hiện các chức năng giải quyết xử lý các khía cạnh theo nội dung chi tiết của hai lĩnh vực trên. Theo những đặc điểm trên, bộ máy của Công ty chia thành các phòng ban như sau: - Giám đốc Công ty: Là người giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty, chỉ đạo trực tiếp đến từng công trình, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và kinh doanh tài chính của Đơn vị. - Các Phó Giám đốc: Làm nhiệm vụ tham mưu, giúp đỡ Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực phụ trách. - Phòng hành chính quản trị: Thực hiện công tác hành chính quản trị, công tác phòng và chữa bệnh. Hướng dẫn giúp đỡ các đơn vị, các phòng ban trong công tác hành chính văn thư, chăm lo bảo vệ sức khoẻ của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Quản lý công văn sổ sách giấy tờ lưu trữ, quản lý sử dụng xe con, kho xưởng bến bãi của toàn Công ty. - Phòng Kế hoạch kinh tế: Thực hiện công tác tiếp thị, soạn thảo các hợp đồng kinh tế, lập và kiểm tra việc thực hiện các dự toán công trình, lập kế hoạch sản xuất cung cấp các thông tin số liệu cần thiết, phân tích tình hình sản xuất, kinh doanh của đơn vị cho giám đốc. - Phòng Quản lý dự án và hồ sơ thầu: Tham mưu giúp cho Giám đốc trong công việc khảo sát và thực hiện các dự án của Công ty, làm thủ tục và đăng ký dự thầu các công trình, chủ trì và triển khai các công việc theo nội dung hồ sơ mời thầu. - Phòng Tổ chức lao động – tiền lương: Nghiên cứu tổ chức bộ máy sản xuất, bộ máy quản lý, quản lý biên chế, quản lý hồ sơ, thống kê báo cáo, phụ trách công tác tiền lương, lập và theo dõi kiểm tra thực hiện thanh lý hợp đồng giao khoán với các đơn vị. - Phòng Tài chính kế toán: Chức năng chính của Phòng là tham mưu giúp việc cho Cấp uỷ và Thủ trưởng Công ty về công tác Kế toán – Tài chính – Thống kê. Quản lý tài chính công ty (bao gồm việc lo và ứng vốn tạm thời theo dự toán thiết kế cho các đơn vị thi công, kiểm tra việc sử dụng vốn và kết hợp với phòng kế hoạch thị trường lập và thực hiện kế hoạch thu hồi vốn), tổ chức và thực hiện công tác kinh tế. - Phòng Kỹ thuật thi công: Phụ trách xây dựng tiến độ, biện pháp thi công, kiểm soát chất lượng công trình, hướng dẫn thực hiện tiến độ biện pháp thi công cho các đơn vị trực thuộc, đồng thời quan hệ với Chủ đầu tư để giải quyết những vướng mắc về kỹ thuật, chất lượng, thay đổi thiết kế trong quá trình thi công. Kiểm tra hoặc kết hợp với các đơn vị làm các hồ sơ hoàn công khi công trình hoàn thành. - Phòng Cơ điện: Quản lý máy móc, thiết bị điện nước thi công, tư vấn cho các đơn vị trực thuộc thiết lập các biện pháp tháo lắp, bảo dưỡng máy móc, lập các phương án, kế hoạch mua thanh lý máy móc, kiểm tra, giám sát việc sử dụng máy móc thiết bị thi công của Công ty cho các đơn vị quản lý sử dụng trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa Công ty với đơn vị hoặc giữa các đơn vị với nhau đảm bảo an toàn và có hiệu quả, kết hợp cùng với phòng tài vụ xây dựng đơn giá ca máy, tính toán tỷ lệ đối với đội vận tải. - Ban an toàn: Phụ trách công tác an toàn và bảo hộ lao động, đồng thời quan hệ với chủ đầu tư để giải quyết vướng mắc về công tác an toàn trong quá trình thi công. Bộ phận sản xuất kinh doanh của công ty được tổ chức thành các đội, xưởng, xí nghiệp trực thuộc công ty. Hiện nay Công ty có 10 Xí nghiệp trực thuộc: Xí nghiệp xây dựng số 1, số 2, số 4, số 5, số 7, số 8, số 9, số 18, Xí nghiệp xây lắp và hoàn thiện; và Xí nghiệp xây lắp kinh doanh nhà. Các Xí nghiệp được trực tiếp tiến hành sản xuất kinh doanh và có quy mô sản xuất kinh doanh tương đối lớn. Các Xí nghiệp không được Công ty giao vốn nhưng vẫn tổ chức hạch toán báo sổ. Xí nghiệp không có tư cách pháp nhân nhưng cũng có thể trực tiếp ký kết những hợp đồng nhỏ dưới sự bảo lãnh của Công ty. Xí nghiệp được mở tài khoản tại ngân hàng nhưng không được vay tiền ngân hàng. Xí nghiệp có cơ cấu tương tự với cơ cấu của Công ty, dưới Xí nghiệp có các đội xây dựng trực thuộc Xí nghiệp. Công ty còn có các đội công trình xây dựng và các đội phục vụ như Đội cơ giới, Đội điện nước, xưởng cơ khí, xưởng mộc. Các Đội trực tiếp sản xuất không có tư cách pháp pháp nhân, không được mở tài khoản tại ngân hàng, qu mô sản xuất kinh doanh nhỏ, không tổ chức hạch toán báo sổ. Cơ cấu của các Đội tương tự cơ cấu của Xí nghiệp nhưng quy mô nhỏ hơn, dưới các Đội là các tổ công nhân kỹ thuật trực thuộc đội. Có thể khái quát mô hình tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của Công ty theo sơ đồ sau: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Phòng HC - QT Phòng KT - TT Phòng TCLĐTLLLL Phòng HC - QT Phòng KT - TT Phòng TCLĐTL Các liên đội, các đội xây dựng trực thuộc công ty Ban an toàn Các xí nghiệp trực thuộc tổng công Các đội xây dựng trực thuộc xí nghiệp 2.1.4. Đặc điểm Tổ chức kế toán * Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Kiểm định xây dựng Phòng Tài chính kế toán của Công ty ra đời ngay từ khi Công ty được thành lập và đi vào sản xuất. Hiện nay Phòng TCKT của Công ty gồm có 6 người, dưới các Xí nghiệp có từ 2-3 người, các Đội trực thuộc Công ty có 1 người. Tất cả kế toán Xí nghiệp và kế toán các đội chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của Phòng TCKT Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán: - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng TC – KT: Phụ trách chung, chỉ đạo công tác kế toán tài chính từ công ty đến các đơn vị, theo dõi tiền các bên A trả công ty, các đơn vị vay vốn của công ty, tính lập kế hoạch tài chính, kế hoạch thu hồi vốn, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, tham mưu cho ban Giám đốc trong mọi công việc có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. - Kế toán tổng hợp: Kế toán chi phí giá thành công trình, tham mưu thu hồi vốn, quyết toán thuế VAT đồng thời thực hiện công tác kế toán tổng hợp, phụ trách công tác hạch toán của đơn vị trực thuộc lập báo cáo tài chính theo chế độ quy định. - Kế toán thuế: Báo cáo, kê khai thuế giá trị gia tăng và các loại với các tỉnh mà công ty thi công. Tổng hợp thuế VAT đầu vào, đầu ra của toàn công ty, tham gia quyết toán thuế VAT. Tính lãi vay vốn với các đơn vị nội bộ. Tham gia công tác thu hồi vốn. - Kế toán ngân hàng: Thực hiện các giao dịch với ngân hàng. Bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh hợp đồng và các loại bảo lãnh khác, theo dõi trả vốn vay ngân hàng và các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng. Tham mưu thu vốn. - Kế toán thanh toán, kế toán lương, BHXH, kế toán công nợ, kế toán bán hàng kiêm kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ: Theo dõi chi tiết các khoản phải thu phải trả, tính ra tiền lương phải trả CBCNV, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tham gia thu vốn. - Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định: Có trách nhiệm giữ quỹ tiền mặt của Công ty, đồng thời theo dõi các nghiệp vụ về tài sản cố định của toàn Công ty. Mỗi Xí nghiệp trực thuộc có 1 phụ trách kế toán và thường có 2 nhân viên kế toán. Các Xí nghiệp này hạch toán phụ thuộc thông qua tài khoản phải thu trả nội bộ. Phòng kế toán ở các Xí nghiệp trực thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở các Xí nghiệp đó, định kỳ gửi báo cáo kế toán về Phòng tài vụ của Công ty. Các Đội công trình trực thuộc Công ty cũng có nhân viên kinh tế (gọi là kế toán đội) kiêm thủ quỹ của đội, làm nhiệm vụ thu thập các chứng từ ban đầu rồi chuyển về Phòng Tài chính kế toán của Công ty theo định kỳ (hàng tháng). Đồng thời kế toán đội cũng mở các sổ theo dõi chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí khác phát sinh của từng công trình và theo dõi thu chi tiền mặt tại đội công trình đó. Phòng kế toán Công ty thu nhận các chứng từ ban đầu từ các đội công trình gửi lên rồi xử lý các chứng từ đó cùng toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh khác ở cơ quan văn phòng. Định kỳ thu nhận các báo cáo kế toán của các phòng kế toán Xí nghiệp trực thuộc gửi về, phòng kế toán Công ty tiến hành tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán chung của toàn Công ty. Có thể khái quát bộ máy kế toán của Công ty bằng sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Kiểm định xây dựng Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹ Kế toán vật tư, tiền lương, chi phí, giá thành Kế toán bán hàng kiêm kế toán thuế Kế toán tổng hợp kiêm kế toán bán hàng Kế toán vật tư, tiền lương, chi phí, giá thành Kế toán bán hàng kiêm kế toán thuế * Hình thức kế toán và hệ thống sổ sách kế toán áp dụng tại công ty. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Kiểm định xây dựng hiện nay là hình thức Nhật ký chung. Đặc trưng của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại công ty để ghi chép, hệ thống hoá thông tin các chứng từ kế toán hợp lệ phù hợp với hình thức kế toán sổ Nhật ký chung. Hệ thống sổ kế toán tại công ty bao gồm: - Sổ Nhật ký chung. - Sổ cái các TK. - Các sổ kế toán chi tiết. (Sơ đồ Tổ chức sổ theo Hình thức Nhật ký chung được thể hiện trên sơ đồ 4) Do sự phát triển của công nghệ thông tin và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải cung cấp các thông tin kinh tế tài chính một cách nhanh chóng, kịp thời, công ty đã ứng dụng tin học vào trong kế toán. Hiện nay, Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán CAP được công ty đầu tư phát triển kỹ thuật công nghệ Bình Minh (Binh Minh Co.Ltd) xây dựng. CAP được ứng dụng chung cho toàn bộ Tổng công ty xây dựng Hà Nội. Để theo dõi chi tiết chi phí phát sinh của từng công trình, kế toán công ty phải tiến hành mã hoá: - Mã hoá chứng từ nhập vào chương trình: Các chứng từ nhập vào chương trình CAP luôn có số đầu tiên ký hiệu của chứng từ và các số sau là số của chứng từ. - Mã hoá các khoản mục chi phí: Đối với các khoản mục chi phí (các TK đầu 6), công ty quy ước luôn có mã là S. - Mã hoá các công trình và các đơn vị: Chương trình CAP cho phép kế toán nhập tên của công trình và ký hiệu của công trình (thường ký hiệu của công trình là các chữ viết tắt của tên công trình để có thể thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết cho từng công trình) Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Đồng thời công ty cũng tiến hành đặt ký hiệu cho đơn vị thi công công trình để quản lý chi phí của từng đơn vị. Quy trình tổ chức sổ kế toán có sử dụng kế toán máy: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ kế toán Tệp số liệu chi tiết (sổ nhật ký) Tệp số liệu tổng hợp tháng (Sổ cái) Báo cáo tài chính sổ sách kế toán Lập chứng từ Cập nhật chứng từ vào máy Tổng hợp số liệu cuối tháng Lên báo cáo Sơ đồ 5: Quy trình xử lý nghiệp vụ Trình tự ghi sổ như sau: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc như hoá đơn bán hàng của người bán, bảng theo dõi ngày công lao động, Phiếu thu, Phiếu chi,….kế toán các phần hành nhập các dữ liệu vào máy tính, máy tính sẽ tự động lên Nhật ký chung, từ đó lấy số liệu lên Sổ cái, máy tính cũng sẽ tự động lập sổ chi tiết liên quan. Cuối tháng, máy tính tự động cộng Sổ cái lấy số liệu lập bảng cân đối số phát sinh, đồng thời cộng sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi kế toán kiểm tra tính khớp đúng của số liệu hai bảng trên sẽ kiểm tra tính đúng đắn của báo cáo tài chính mà máy tính đã lập. 2.2. Thực trạng công tác hạch toán CPSX và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Kiểm định xây dựng 2.2.1. Đối tượng hạch toán CPSX Từ những đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất và tình hình thực tế tại đơn vị, Công ty đã xác định đối tượng tập hợp CPSX là các công trình, hạng mục công trình hay những đơn đặt hàng riêng biệt. Kế toán mở riêng những sổ chi tiết chi phí để tập hợp CPSX phát sinh cho từng công trình, hạng mục công trình từ khi khởi công cho đến khi hoàn thành bàn giao. CPSX phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng chịu phí thì sẽ được tập hợp theo từng nhóm đối tượng có liên quan. CPSX của Đơn vị bao gồm các khoản mục: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621) + Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) + Chi phí sử dụng máy thi công + CPSX chung (TK 627) Tuy nhiên chi phí sử dụng máy thi công không được tách riêng mà hạch toán chung vào tài khoản 627. Số liệu được định khoản và ghi vào sổ là các bảng tổng hợp các chứng từ gốc phát sinh cùng loại (vật liệu, tiền lương….) của mỗi tháng và được chi tiết theo từng khoản mục. Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành phân bổ cho từng công trình, hạng mục công trình theo tiêu thức thích hợp. Để cụ thể em xin trình bày công tác hạch toán CPSX và tính giá thành của công trình: Nhà 3 tầng Bộ Kế hoạch Đầu tư trong quý II năm 2006. 2.2.2. Kế toán tập hợp CPSX * Kế toán tổng hợp các khoản mục chi phí Trong các doanh nghiệp xây lắp chi phí nguyên vật liệu là loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn, thường chiếm 60 á 85% giá thành công trình xây dựng. Do đó, việc hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí này là yêu cầu đặt ra cho Đơn vị nhằm cung cấp kịp thời thông tin cho quản lý, từ đó đưa ra các biện pháp tiết kiệm nguyên vật liệu trong quá trình thi công. Là loại chi phí trực tiếp nên chi phí nguyên vật liệu được hạch toán trực tiếp vào từng đối tượng sử dụng (công trình, hạng mục công trình). Giá trị nguyên vật liệu bao gồm giá trị thực tế của nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ phục vụ cho việc thi công công trình, không bao gồm giá trị nguyên vật liệu sử dụng cho máy thi công, phục vụ quản lý đội. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm tất cả các chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công xây lắp như: - Vật liệu xây dựng: cát, đá, sỏi, sắt, thép, xi măng…. - Vật liệu khác: Ván khuôn, cây chống, bột màu, đinh, dây…. - Nhiên liệu: Xăng, dầu, than củi dùng để nấu nhựa trải đường…. - Vật kết cấu: bê tông đúc sẵn…. - Thiết bị gắn liền với vật kiến trúc như: thiết bị vệ sinh, thông gió, ánh áng, thiết bị sưởi ấm,…. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được theo dõi trên tài khoản Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621) Khi công trình có nhu cầu nguyên vật liệu, trên cơ sở dự toán và tình hình thực tế đội trưởng đội thi công lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và giao cho cán bộ phụ trách vật tư mua vật tư. Do địa điểm các công trình – nơi phát sinh chi phí ở nhiều nơi khác nhau, để thuận tiện và đáp ứng kịp thời nhu cầu cho việc xây dựng công trình nên nguyên vật liệu mua về không lưu tại kho của công ty mà được chuyển tới chân công trình. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, hoá đơn mua hàng và các chứng từ có liên quan, thủ kho viết phiếu nhập kho cho từng lần nhập. Sau đó thủ kho sẽ viết luôn phiếu xuất kho cho lần hàng vừa mới nhập, giá vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp thực tế đích danh. Nếu có nhiều phiếu xuất kho cho một công trình phát sinh trong tháng, kế toán các đội sẽ tập hợp các phiếu xuất kho vào bảng tổng hợp xuất vật tư và ghi một lần vào Nhật ký chung và các tài khoản liên quan. Hàng tháng, kế toán tập hợp các chứng từ gốc mà khách hàng hoặc cán bộ vật tư gửi lên, kế toán vật tư xem xét các chứng từ, phân loại chứng từ. Căn cứ vào các phiếu xuất kho, các bảng tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán nhập dữ liệu vào máy thông qua màn hình nhập chứng từ. Khi đó, máy sẽ tự động ghi vào sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 621, sổ chi tiết TK 621…theo định khoản: Nợ TK 621: Chi phí NVL trực tiếp (chi tiết cho từng công trình) Có TK 152: NVL Phiếu xuất kho Ngày 09 tháng 04 năm 2006 Nợ TK: 621 Có TK: 152 Họ tên người nhận hàng: Ô. Nguyễn Mạnh Thắng Địa chỉ (bộ phận): Đội trưởng đội xây dựng số 1 Xuất tại kho: Công trình Nhà làm việc 3 tầng Bộ KH&ĐT STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Gạch chỉ Viên 5000 5000 735 3.675.000 2 Cát đen m3 75 75 27.000 2.025.000 Cộng 5.700.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Năm triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn. Ngày 09 tháng 04 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Cuối quý căn cứ vào các Phiếu xuất kho, kế toán lập Bảng tổng hợp xuất vật tư theo đối tượng. Bảng 1.1. Bảng tổng hợp xuất vật tư theo đối tượng Thời gian báo cáo: Quý II năm 2006 STT Tên vật tư Đơn vị Số lượng Thành tiền I. Công trình BKHĐT: 1 Gạch chỉ Viên 80.000 58.800.000 2 Cát vàng m3 150 8.250.000 3 Cát đen m3 350 9.450.000 4 Thép phi 8 Kg 1700 13.600.000 5 Thép phi 16 Kg 1.650 12.870.000 6 Đá 1x2 m3 145 14.645.000 ……… Cộng II. CT…… ……. ……. ……. ……. Tổng cộng …….. …….. 117.615.000 Căn cứ vào Phiếu xuất vật tư kế toán tiến hành khai báo các số liệu liên quan đến chứng từ thông qua màn hình nhập chứng từ sau: - Số chứng từ: 1523 - Ngày chứng từ: 09/04/2006 - Nội dung: Xuất vật tư cho CT Nhà 3T BKH&ĐT - Sau đó tiến hành định khoản trên máy: Nợ TK 621: 5.700.000 Có TK 152: 5.700.000 Khi đó trên màn hình xuất hiện bảng nhập dữ liệu chi tiết của TK 621: - Đối tượng chi phí: S1 – BKH (Công trình Nhà 3 tầng BKH&ĐT). - Yếu tố chi phí: vl (Vật liệu) - Số tiền: 5.700.000 Bảng phân bổ nguyên vật liệu ĐK: Nợ TK 621: 5.700.000 Có TK 152: 5.700.000 Loại VL, CCDC sử dụng Đối tượng sử dụng Vật liệu chính Vật liệu phụ Công cụ dụng cụ Giá hạch toán (HT) Giá thực tế (TT) Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT TK 621 – CP trực tiếp ….. …… Gạch chỉ 3.675.000 3.675.000 ….. …… Cát đen 2.025.000 2.025.000 ….. …… TK 627 ……. …… ……. Cộng 5.700.000 5.700.000 Khi dữ liệu nhập vào máy, chương trình kế toán CAP sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ Nhật ký chung (Bảng 1.2), sổ Cái 621 (Bảng 1.4), sổ chi tiết TK 621 (Bảng 1.3) Đối với NVL xuất dùng cho máy thi công và cho toàn đội xây dựng cũng được hạch toán tương tự như đối với NVL xuất dùng trực tiếp cho xây lắp. Như vậy, việc tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại XNXD số 8 nhìn chung về cơ bản là đúng với chế độ quy định, thủ tục xuất nguyên vật liệu cung cấp kịp thời đảm bảo đúng tiêu chuẩn chất lượng chủng loại do bên A yêu cầu. Tuy nhiên, trong chi phí nguyên vật liệu lại bao gồm cả chi phí sử dụng cho máy thi công và cho công tác quản lý đội là chưa đúng theo chế độ quy định. Mặt khác, vật tư chủ yếu là mua về xuất dùng ngay nhưng đơn vị vẫn làm thủ tục nhập kho rồi xuất dùng nên vật tư tại công ty không được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, từng chủng loại. XNXD số 8 Bảng 1.3 Sổ tập hợp chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Quý II năm 2006 Tên đối tượng: Công trình Nhà 3 tầng BKH&ĐT đơn vị: đồng Chứng từ Trích yếu TK đối ứng Số phát sinh trong kỳ Số Ngày ……. ……. …… ….. …… 1523 09/04/06 Xuất kho vật tư 152 5.700.000 1524 11/04/06 Xuất kho vật tư 152 578.000 …… ….. …… …. …… 1556 05/05/06 Xuất kho vật tư 152 3.278.000 ……. …… ….. ….. ….. THTL6 31/06/06 Cộng 612.350.486 - Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp Ngày nay, mặc dù khoa học kỹ thuật phát triển, máy móc được sử dụng nhiều trong xây dựng nhưng vẫn không thể thay thế được cho người lao động. Tại Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Kiểm định xây dựng lao động chủ yếu là lao động thủ công nên chi phí nhân công trực tiếp chiếm một tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó việc hạch toán đầy đủ, chính xác khoản mục chi phí nhân công trực tiếp là một yêu cầu bức thiết tại công ty nhằm tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm đồng thời giúp cho việc tính và thanh toán bằng tiền công tiền lương kịp thời, thoả đáng cho người lao động góp phần nâng cao chất lượng đời sống của người lao động và khuyến khích người lao động có ý thức nâng cao năng suất và chất lượng lao động. Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp tại công ty bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, tiền thưởng của nhân công trực tiếp xây lắp, công nhân điều khiển máy thi công, nhân viên quản lý đội xây dựng và các khoản trích BHYT, BHXH, KPCĐ trên tiền lương của công nhân trực tiếp xây lắp, công nhân điều khiển máy, nhân viên quản lý đội. Chi phí nhân công trực tiếp được theo dõi trên TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp. TK 622 được theo dõi chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Công ty có 2 cách tính lương: + Lương sản phẩm hay còn gọi là lương khoán được áp dụng cho bộ phận trực tiếp tham gia thi công xây dựng. + Lương thời gian được áp dụng cho bộ máy quản lý chỉ đạo sản xuất, bảo vệ, thủ kho, lái xe… Cuối tháng căn cứ vào bảng th