Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Xí nghiệp Khảo sát và Đầu tư xây dựng

* Tk sử dụng: TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp”. Chi phí nguyên vật liệu phát sinh cho đối tượng nào thì được hạch toán trực tiếp cho đối tượng đó theo giá thực tế đích danh. Khi các đơn vị thi công công trình có nhu cầu mua vật tư sử dụng cho thi công thì phải gửi dự toán công trình, kế hoạch cung cấp vật tư của quý hoặc tháng về Xí nghiệp. Phòng kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các tài liệubảng dự trù vật tư đó rồi chuyển lên Giám đốc để thông qua. Đối với hầu hết các loại NVL thì thường do đội tự mua, trừ thép, xi măng do Xí nghiệp ký hợp đồng trực tiếp đi mua cấp cho từng công trình. NVL sẽ được chuyển thẳng đến chân công trình. Khi vật liệu về đến chân công trình, trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng, kế toán thống kê đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật liệu ghi số lượng thực nhập và lập “Bảng kê nhận hàng” có xác nhận hai bên. Định kỳ theo thỏa thuận giữa Phòng kinh doanh và đội (thường là 1 tháng), hai bên cùng lập “ Biên bản đối chiếu khối lượng vật tư thực hiện”. Cuối tháng, Phòng kinh doanh căn cứ vào “Bảng kê nhận hàng”và “ Biên bản đối chiếu khối lượng vật tư thực hiện” đã có chữ ký 2 bên và căn cứ vào “Hóa đơn GTGT”, bảng kê hóa đơn GTGT do kế toán đội chuyển về để làm thủ tục nhập, xuất vật tư “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”. Phiếu nhập, xuất kho được lập thành 3 liên, một liên được chuyển cho phòng kế toán kèm bộ chứng từ đội chuyển về để hạch toán. Cán bộ vật tư có trách nhiệm đi thu mua vật liệu xây lắp theo nhu cầu, yêu cầu của công trình căn cứ theo bảng dự trù vật tư do nhân viên kỹ thuật lập đã được ban lãnh đạo phê duyệt. Sau đó về nhập kho của đội ở các công trình kèm theo các hoá đơn GTGT hay biên lai mua hàng và bàn giao trực tiếp cho cán bộ phụ trách thi công tại chân công trình. Trường hơp vật tư do đội sản xuất mua về sử dụng trực tiếp cho công trình không qua kho vật tư Xí nghiệp, căn cứ vào hóa đơn mua hàng, khối lượng thực tế nhập kho (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho), kế toán đội lập bảng kê Hóa đơn chứng từ hàng tháng Chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cho công trình gửi về Phòng kế toán làm chứng từ đề nghị thanh toán gồm: Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 2 tháng 10 năm 2009 Mẫu số : 01 GTKT – 3LL AA/2009B Số 0046946 Đơn vị bán hàng: Công ty CP đầu tư thương mại Khang Nam Địa chỉ: Tổ 10 P. Cự Khối - Long Biên - Hà Nội Số tài khoản: 43101410003 Điện thoại: 04.38813021 MS: 0102630755 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Doanh Tên đơn vị: Xí nghiệp Khảo sát và Đầu tư xây dựng Địa chỉ: Văn điển –Thanh trì- HN Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM / CK MS: 0100107123-009 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x 2 1 Thép cuộn f6+f8 Kg 3562 7700 27.427.400 2 Thép cây D20 VP5 Kg 4500 7850 35.325.000 3 Thép cây D18 VP5 Kg 1400 7856 10.998.400 4 Thép cây D12 VP5 Kg 794.5 7865 6.249.200 Cộng tiền hàng: 80.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 88.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám tám triệu đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, kế toán đội viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, 1 liên thủ kho đội giữ để theo dõi và ghi thẻ kho, một liên gửi lên phòng kế toán kèm theo hoá đơn của người bán và phiếu đề nghị thanh toán của đội trưởng công trình để xin thanh toán. Đơn vị....... Bộ phận....... PHIẾU NHẬP KHO Số Ngày 02 tháng 10 năm 2009 Mẫu số 01 –VT Theo QĐ : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Nợ…….. Số: ……. Có…….. Họ, tên người giao hàng: Công ty CP đầu tư thương mại Khang Nam Theo HĐ số 325/ HĐKT – ĐXD số 1 ngày 15 tháng 9 năm 2009 của Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD và Cty CP đầu tư thương mại Khang Nam Nhập tại kho Đội XD số 1. Địa điểm BCH CT nhà 5 tầng VPCP TT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từCT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép cuộn f6+f8 kg 3562 7700 27.427.400 … …. 4 Thép câyD12VP5 kg 794.5 7865 6.249.200 Cộng 80.000.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Tám mươi triệu đồng chẵn Nhập ngày 02 tháng 10 năm 2009 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cầu nhập Khi công trình có nhu cầu sử dụng vật liệu ở trong kho, thủ kho tiến hành viết phiếu xuất kho và xuất vật liệu: Đơn vị....... Bộ phận....... PHIẾU XUẤT KHO Ngày 02 tháng 10 năm 2009 Mẫu số 02 –VT Theo QĐ : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Nợ…….. Số: ……. Có…….. Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Văn Doanh Địa chỉ: Đội XD số 1 Lý do xuất: Xuất thi công cho CT nhà 5 tầng VPCP Xuất tại kho Đội XD số 1 T.T Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép cuộn f6+f8 Kg 3562 3562 7700 27.427.400 2 Thép câyD20VP5 Kg 4500 4500 7850 35.325.000 3 Thép câyD18VP5 Kg 1400 1400 7856 10.998.400 4 Thép câyD12VP5 Kg 794.5 794.5 7865 6.249.200 Tổng 80.000.000 Xuất, ngày 02 tháng 10 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cầu xuất Giám đốc Tập hợp các hoá đơn GTGT hay biên lai mua hàng kế toán đội gửi về phòng kế toán Bảng tổng hợp chi phí giao khoán đề nghị thanh toán Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD Khu Quốc Bảo - Thanh Trì - Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ GIAO KHOÁN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ho tên người thanh toán: Nguyễn Văn Doanh Đơn vị: Đội XD số 1 Công trình: Cải tạo Nhà 5 tầng VPCP Hợp đồng giao khoán số 264/GKNB ngày 24/9/2009 Nội dung: Đề nghị thanh toán chi phí phục vụ thi công CT cải tạo nhà 5 tầng VPCP Số tiền đề nghị thanh toán: 456.669.733 đồng Bằng chữ: Bốn trăm năm sáu triệu sáu trăm sáu chín nghìn bảy trăm ba ba đồng. STT DIỄN GIẢI CHỨNG TỪ TỔNG TIỀN TRONG ĐÓ Số CT ngày Tiền hàng thuế Vat 1 Chi phí NVL 281.298.982 255.837.714 25.461.268  - Bảng kê NVL 01  26/10 281.298.982 255.837.714 25.461.268  2 Chi phí Nhân công 147,030,000 147.030.000 - - Bảng kê NC số 01  26/10 147,030,000 147.030.000 3 Chi phí Máy 29.370.000 26.700.000 2.670.000 - Bảng kê CPM số  01  26/10 29.370.000 26.700.000 2.670.000 4 Chi phí Chung 19.195.770 19.138.710 57.060  - Bảng kê CPC số 01 26/10 19.195.770 19.138.710 57.060  CỘNG 476.894.752 448.706.424 28.188.328 XÝ nghiÖp kh¶o s¸t vµ ®Çu t x©y dùng C«ng tr×nh nhµ lµm viÖc 5 tÇng VPCP B¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸ mua vµo Chi phÝ NVL b¶ng kª sè: 01 Ngµy Sè H§ Tªn ®¬n vÞ b¸n M· sè thuÕ Tªn hµng ho¸ Tæng sè tiÒn TT TiÒn hµng 5% 10% Céng 28/9/2009 0032090 C«ng ty CP x©y dùng vµ dÞch vô tæng hîp Hµ Néi 0500595450 Xi m¨ng BØm s¬n PC30 12.918.890 12.303.705 615.185 615.185 26/11/2009 0093464 NguyÔn H÷u ChiÕn 0500186539 C©y chèng, xµ gå, coppha, gç v¸n, ®inh, d©y thÐp 6.000.000 6.000.000 - 02/12/2009 0046946 Cty CP ®Çu t TM Khang Nam 0102630755 ThÐp c¸c lo¹i 88.000.000 80.000.000 8.000.000 8.000.000 03/12/2009 0080401 Cty TNHH TM DV vËn t¶i Cêng §¹t 0500553147 Xi m¨ng BØm s¬n PC30 17.052.000 16.240.000 812.000 812.000 03/12/2009 0080402 Cty TNHH TM DV vËn t¶i Cêng §¹t 0500553147 Cíc v/c xi m¨ng BØm S¬n 1.344.000 1.280.000 64.000 64.000 .......................... ................. .................. ................. .............. ................. Tæng céng 281.298.982 255.837.714 6.468.122 18.993.146 25.461.268 Hµ néi, ngµy 26 th¸ng 10 n¨m 2009 kÕ to¸n nhËn chøng tõ Phô tr¸ch thi c«ng Ngêi lËp Khi nhận chứng từ đề nghị thanh toán của công trình bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình Kế toán sẽ kiểm tra chi phí hợp lý, hợp lệ đối chiếu với dự toán mà phòng kế hoạch đã gửi lên sau đó sẽ tiến hành nhập liệu vào máy. Toàn bộ số liệu được nhập vào máy theo từng công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây lắp đã được mã hóa trên phần mềm. Nhập các số liệu vào máy Nợ TK 621 255.837.714 Nợ TK 622 147.030.000 Nợ TK 623 26.700.000 Nợ TK 627 19.138.710 Nợ TK 1331 28.188.328 Có TK 1412 476.894.752 Máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Sổ chi tiết. Để xem Sổ cái hoặc Sổ chi tiết, kế toán thực hiện các thao tác sau: Từ màn hình nền của phần mềm, vào menu “In báo cáo” sẽ xuất hiện màn hình “In báo cáo”. Ấn mục “Sổ cái” thực hiện khai báo ngày đầu kỳ, ngày cuối kỳ báo cáo (từ 01/10/2009 đến 31/12/2009). Tại mục “ Tài khoản” nhập 621, mã đối tượng nhập ĐXD1, mã công trình nhập BCHCT5tầng Khi đó, màn hình sẽ hiện ra Sổ cái hoặc Sổ chi tiết của tài khoản muốn xem. Nếu in ra, các sổ này sẽ có mẫu sau : Bảng số 01 Sổ Cáchi tiết TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp Từ ngày 01/10/2009 đến ngày 31/12/2009 Tên công trình: Xây dựng NLV 5 tầng VPCP Đội thi công: Đội xây dựng số 1 Dư nợ đầu ngày 0 Phát sinh nợ 579.523.966 Phát sinh có 579.523.966 Dư nợ cuối ngày 0 Ngày Số CT Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có 26/10/09 KN17 TT CP VT CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 255.837.714 28/10/09 KN23 TT CP VT CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 308.571.966 26/11/09 KN24 TT CP VT CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 15.114.286 31/12/09 599 K/chuyển NVL trực tiếp 621 :0228→154 :0228 154 :0228 579.523.966 2. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp 2.1. Đặc điểm chi phí nhân công trực tiếp tại xí nghiệp Ở Xí nghiệp chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn thứ hai sau chi phí NVL trực tiếp. Chi phí nhân công trực tiếp là toàn bộ số tiền lương, công của công nhân trực tiếp sản xuất ra sản phẩm. Việc hạch toán đúng, đủ chi phí nhân công không chỉ có tác dụng tính giá thành sản phẩm chính xác, mà còn có tác dụng trong việc phân tích tình hình sử dụng lao động, quản lý thời gian lao động và quỹ tiền lương của Xí nghiệp. * Tk sử dụng: Tk 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” * Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp tại Xí nghiệp bao gồm: - Tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, Thuế TNDN của công nhân trực tiếp sản xuất, thi công là công nhân của đội thuộc biên chế của Xí nghiệp (công nhân trong danh sáchễpí nghiệp). Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20% trong đó 5% do người lao động tự đóng góp, Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3% trong đó 1% trừ vào thu nhập người lao động, tỷ lệ trích BHTN là 2% trong đó 1% tính vào chi phí, 1% trừ vào thu nhập người lao động, KPCĐ tính vào chi phí 2% trên tiền lương thực tế. - Tiền công của công nhân thuê ngoài theo hợp đồng thời vụ trực tiếp sản xuất, thi công (lao động thời vụ bên ngoài theo giá nhân công trên thị trường và không trích các khoản BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ cho lực lượng này). Đối với công nhân trong danh sách Xí nghiệp và lao động thuê ngoài theo hợp đồng thời vụ: trả lương theo hình thức khoán, cuối tháng dựa vào bảng chấm công và hợp đồng làm khoán, kế toán đội tiến hành tính lương: Lương khoán một công nhân = Số công của mỗi công nhân x Đơn giá tiền công Đơn giá tiền lương mà cụ thể là đơn giá công có được là do thoả thuận giữa đội trưởng và người lao động. Đơn giá này phụ thuộc vào cấp bậc, tay nghề của người lao dộng. Tuy nhiên, đơn giá này cũng phải dựa trên dự toán nhân công đã được xây dựng. Số công của mỗi công nhân căn cứ vào bảng chấm công Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD Đội Xây dựng số 1- Tổ thi công 1 BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 10/2009 STT Họ tên Ngày trong tháng Số công 1/10 2/10 … 29/10 30/10 1 Nguyễn Văn An (tổ trưởng) x x x x 24 2 Nguyễn Tiến Dũng x x 0 x 21 3 Nguyễn Văn Quân x x x x 24 4 Phạm Văn Tài x x x 0 23 5 Ngô Việt Tùng x x x x 24 …………… …… Tổng cộng 186 Ví dụ: Tính tiền lương cho ông Nguyễn Văn An ( tổ trưởng tổ thi công 1): Ông An nằm trong danh sách công nhân của Xí nghiệp. Đơn giá tiền công của ông An là: 135 000 đồng/ngày công Vậy tháng 10/2009 tiền lương của ông An : 135 000 x 24 = 3 240 000 đ BHXH,BHYT, BHTN phải nộp : 3 240 000 x 7% = 226 800 đ Số tiền ông An được hưởng : 3 013 200 đ 2.2 Quy trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp tại Xí nghiệp Khi tiến hành nhận hợp đồng giao khoán nội bộ về khối lượng công trình xây dựng do Xí nghiệp bàn giao, đội trưởng đội xây dựng phân công lao động và tiến hành thuê lao động vì công nhân trực tiếp sản xuất chủ yếu là lao động thuê ngoài. Khi thuê lao động thì đội trưởng các đội ký hợp đồng lao động với công nhân để làm căn cứ lập bảng thanh toán lương khoán đối với công nhân trực tiếp sản xuất. Hợp đồng làm khoán có thể được ký theo từng phần công việc hay tổ hợp công việc, giai đoạn công việc được dự toán theo hạng mục công trình hay toàn bộ. Trên hợp đồng giao khoán phải ghi rõ tên công trình, hạng mục công trình, họ tên tổ trưởng, nội dung công việc giao khoán, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thời gian giao và hoàn thành, chất lượng đạt, thành tiền... Khi công việc hoàn thành phải có biên bản nghiệm thu, bàn giao với sự tham gia của các thành viên giám sát kỹ thuật bên A, giám sát kỹ thuật bên B, chủ nhiệm công trình và các thành viên khác. Riêng đơn vị hợp đồng làm khoán với bên ngoài, khi các đội ký hợp đồng phải thông qua Xí nghiệp, trên hợp đồng phải có chữ ký của Giám đốc. Khi kết thúc công việc, phải có biên bản thanh lý hợp đồng giao thầu. Xí nghiệp sẽ thanh toán cho bên nhận khoán theo phương thức thoả thuận trước. Đối với công trình cải tạo nhà 5 tầng VPCP, do khối lượng công việc giản đơn nên Xí nghiệp tổ chức thuê toàn bộ công nhân trực tiếp thi công tại chỗ thông qua Hợp đồng thuê nhân công thời vụ. Đội trưởng các đội sẽ tiến hành ký Hợp đồng giao khoán với các tổ trưởng các tổ thi công (người đại diện cho công nhân thuê theo hợp đồng thời vụ). Sau khi các tổ hoàn thành công việc nhận khoán, cán bộ kỹ thuật và đội trưởng kiểm tra và lập biên bản nghiệm thu công việc rồi tiến hành lập Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD CT: cải tạo nhà 5 tầng VPCP ----------------- Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------------- HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN Số 02 / HĐLĐTV Công trình: Cải tạo nhà 5 tầng VPCP Hôm nay ngày 01/10/2009 tại : Trụ sở Xí nghiệp Khảo sát và Đầu tư xây dựng (Khu Quốc Bảo - Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội) I- Đại diện bên giao khoán: Họ và tên: Nguyễn Văn Doanh Chức vụ: Chủ nhiệm CT II - Đại diện bên nhận khoán: Họ và tên: Nguyễn Đình Hải Địa chỉ: 54 Nguyễn Đức Cảnh Sau khi hai bên bàn bạc nhất trí giao nhận khoán gọn khối lượng thi công một số nội dung công việc sau: 1/ Bên A sẽ giao cho bên B khối lượng Cải tạo nhà làm việc 5 tầng VPCP công việc tại toà nhà 5 tầng VPCP, địa điểm số 6 Lê Hồng Phong cổng sau: TT Nội dung công việc Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thi công phần thô: đổ BTCT, xây tường, gia công lắp dựng ván khuôn các loại(khối lượng đơn giá theo dự toán) M3 9 600 1 200 11.520.000 2 Đắp đất nền, lề đường M 7 900 1.100 8.690.000 3 Vá ổ gà bằng cấp phối sỏi đồi M 4 500 1.400 6.300.000 ………….. …………… Tổng cộng 79 000 000 (Bằng chữ : Bẩy chín triệu đồng chẵn) 2/ Thời gian từ ngày 02/10/2009 đến ngày 30/10/2009. 3/ Hình thức thanh toán: Tiền mặt 4/ Quy định về trách nhiệm: Bên nhận thầu phải chấp hành nghiêm túc các quy định về chất lượng, kỹ thuật, an toàn lao động, trật tự trị an, có trách nhiệm bảo vệ sản phẩm, bảo quản vật tư trong thi công. 5/ Hình thức thưởng phạt: Nếu vi phạm cam kết hợp đồng gây thiệt hại phải bồi thường về vật chất Hợp đồng chia làm 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản. Giám đốc Xí nghiệp (Ký, họ tên) Bên giao (Ký, họ tên) Bên nhận (ký, họ tên) Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD Công trình: 5 tầng VPCP ---------------------- Số: 20 / TLHĐ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------------- BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG Hôm nay ngày 05 tháng 11 năm 2009, thành phần gồm: + Đại diện bên giao thầu: Nguyễn Văn Doanh – Chức vụ: Chủ nhiệm CT + Đại diện bên nhận khoán: Nguyễn Đình Hải Địa chỉ: 54 Nguyễn Đức Cảnh Cùng nhau tiến hành thanh lý hợp đồng số 02/HĐLĐTV ngày 01 tháng 10 năm 2009 - Khối lượng công việc đã thực hiện: Thực hiện xong hợp đồng thi công phần thô công trình Cải tạo nhà làm việc 5 tầng VPCPnhà ở Xí nghiệp với tổng số tiền là 79.000.000 đ ( Bẩy mươi chín triệu đồng chẵn) - Đánh giá chất lượng: Đảm bảo yêu cầu của hợp đồng - Kiến nghị : Đồng ý thanh toán Bên giao thầu (Ký, họ tên) Phòng kế toán (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Bên nhận thầu (Ký, họ tên) - Cuối tháng, các tổ trưởng tổ thi công gửi bảng chấm công kèm theo biên bản nghiệm thu công việc và biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán về cho kế toán đội. Kế toán đội sẽ lập Bảng tổng hợp lương công nhân hợp đồng thời vụ Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD Đội Xây dựng số 1 BẢNG TỔNG HỢP LƯƠNG CÔNG NHÂN HỢP ĐỒNG THỜI VỤ Công trình: Cải tạo nhà 5 tầng VPCP Tháng 10/2009 STT Chứng từ Nội dung Số tiền Ghi chú 1 BBTL HĐGK số 01 TT tiền lương cho tổ dọn dẹp mặt bằng thi công 5.830.000 2 BBTL HĐGK số 02 TT tiền lương cho tổ thi công 1 79.000.000 3 …………. ……… Tổng cộng 147.030.000 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) - Sau đó, kế toán đội sẽ gửi bảng tổng hợp lương, bảng chấm công, hợp đồng giao khoán, Biên bản nghiệm thu khối lượng thực hiện, Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán về Xí nghiệp. Phòng kế hoạch kiểm tra đối chiếu khối lượng hoàn thành và yêu cầu kỹ thuật, từ đó tính ra số tiền lương mà đội thi công được hưởng theo sản lượng thực hiện, sau đó chuyển xuống cho phòng kế toán để hạch toán: - Phòng kế toán kiểm tra chứng từ, sau đó tiến hành nhập liệu vào máy: Trên màn hình giao diện chính nhấn “ Tiền mặt- tiền gửi” chọn “Phiếu kế toán khác”, nhấp chuột vào nút “Mới” để nhập liệu.( Trong đó, định khoản như sau: TK nNợ: TK 622, CTK có: TK 334) Số tiền mà đội đã trả cho công nhân bằng tiền tạm ứng thì kế toán sẽ nhập liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 334 (Phải trả người lao động) Có TK 1413 (tạm ứng) Tương tự như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp phát sinh của từng công trình, hạng mục công trình máy sẽ xử lý số liệu và chuyển vào khoản mục chi phí nhân công trực tiếp chi tiết theo từng mã công trình, đồng thời số liệu đó được chuyển tự động vào Sổ chi tiết TK 622, Sổ cái TK622 và các sổ liên quan khác. Bảng số 2 Sổ Cáichi tiết TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Từ ngày 1/10/2009 đến ngày 31/12/2009 Tên công trình: Cải tạo NLV 5 tầng VPCP Đội thi công: Đội xây dựng số 1 Dư nợ đầu ngày 0 Phát sinh nợ 195.030.000 Phát sinh có 195.030.000 Dư nợ cuối ngày 0 Ngày Số CT Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có 26/10/09 KN17 TT CP nhân công TT CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 147.030.000 15/11/09 KN23 TT CP VT CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 48.000.000 31/12/09 600 K/chuyển NVL trực tiếp 622 :0228→154 :0228 154 :0228 195.030.000 3. Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công 3.1. Đặc điểm chi phí sử dụng máy thi công tại Xí nghiệp Máy móc thi công tại xí nghiệp bao gồm cả máy móc thuộc tài sản của xí nghiệp và máy thuê ngoài, bao gồm các loại: máy trộn bê tông, trộn vữa, cần trục, cần cẩu tháp, xúc đất, san nền...Trong công tác hạch toán chi phí sử dụng máy thi công, việc hạch toán được xuất phát từ đặc điểm riêng về tình hình sử dụng máy thi công hình thức tổ chức sử dụng máy tại X xí nghiệp. Theo quy định của xí nghiệp, máy thi công là tài sản của xXí nghiệp. Căn cứ vào tình hình kinh doanh của đội, giám đốc sẽ ký quyết định phân cho đội các máy móc thi công. Các đội sẽ quản lý máy móc và tính khấu hao máy móc thi công hàng tháng, gửi về phòng kế toán Xxí nghiệp. Thời gian sử dụng máy được thống nhất là 300 ca/năm với mỗi ca làm việc trong 8h. Đây là quy định chung và việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công cho từng công trình được quản lý theo từng ca máy. Chi phí sử dụng máy thi công là tài sản của xXí nghiệp bao gồm: Chi phí sử dụng máy thường xuyên và chi phí máy tạm thời. Chi phí máy tạm thời là những khoản chi phí phát sinh một lần tương đối lớn như phí tổn về tháo dỡ, vận chuyển máy thi công đến công trình,lắp đặt máy chạy thử…Chi phí này thường được phân bổ dần vào từng kỳ. Chi phí sử dụng máy thường xuyên là những chi phí phát sinh thường xuyên từng kỳ như khấu hao máy, thuê máy và thợ phụ máy, nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng dùng cho máy…trong thời gian máy hoạt động. Chi phí này không bao gồm khoản trích theo lương phải trả cho công nhâncông nhân điều khiển máy. 3.2. Quy trình hạch toán chi phí sử dụng máy thi công tại đơn vị Nếu là máy móc của đơn vị thì phải có hợp đồng mua bán xăng dầu, hoá đơn xuất kho hợp pháp. Kế toán sẽ tính được chi phí sử dụng máy thi công đối với từng công trình căn cứ vào “Phiếu theo dõi hoạt động xe máy thi công”, “Phiếu điều xe máy thi công” và các chứng từ hợp lệ khác. Nếu là máy thuê ngoài thì phải có Hợp đồng kinh tế, hoá đơn tài chính và thanh lý hợp đồng khi hoàn thành. Khi thi công công trình sử dụng gồm cả máy của xí nghiệp và máy thuê ngoài với các mẫu chứng từ về máy thi công trong tháng như sau: Hoá đơn GTGT thuê máy thi công Mẫu biểu 14 Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công Mẫu biểu 15 Bảng đối chiếu công nợ thuê máy móc thiết bị Mẫu biểu 16 Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD Đội Xây dựng số 1 BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ THUÊ NGOÀI MÁY THI CÔNG Tháng 10/2009 STT Loại máy Đơn vị Khối lượng Đơn giá (đ) Thành tiền(đ) 1 Máy lu Giờ 88 225.000 19.800.000 2 Máy đầm Giờ 30 230.000 6.900.000 TỔNG CỘNG 26.700.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Sau khi xác định được chi phí sử dụng máy đối với từng công trình, kế toán ghi vào TK 623 “Chi phí sử dụng máy thi công” với nội dung như sau: Bảng số 3 Sổ chCái tiết TK 623 - Chi phí máy Từ ngày 1/10/2009 đến ngày 31/12/2009 Tên công trình: Cải tạo NLV 5 tầng VPCP Đội thi công: Đội xây dựng số 1 Dư nợ đầu ngày 0 Phát sinh nợ 36.935.440 Phát sinh có 36.935.440 Dư nợ cuối ngày 0 Ngày Số CT Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có 26/10/09 KN17 TT CP máy CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 26.700.000 15/11/09 KN23 TT CP máy CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 9.000.000 26/11/09 KN24 TT CP máy CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 1.235.440 31/12/09 600 K/chuyển NVL trực tiếp 623 :0228→154 :0228 154 :0228 36.935.440 4. Hạch toán chi phí sản xuất chung 4.1 Đặc điểm chi phí sản xuất chung tại Xí nghiệp Chi phí sản xuất chung ở Xí nghiệp là những chi phí quản lý phục vụ sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình xây dựng các hạng mục công trình ở từng đội xây dựng. Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý, đồng thời phù hợp với thông lệ kế toán hiện hành, Xí nghiệp tiến hành tổng hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung theo nội dung sau: - Chi phí nhân viên đội XD hoặc XN - Chi phí NVL, CCDC dùng cho sản xuất chung - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác Để theo dõi các khoản chi phí sản xuất chung, kế toán sử dụng TK 627. TK này được mở chi tiết theo từng đội xây dựng, 4.2. Quy trình hạch toán chi phí sản xuất chung 4.2.1 Chi phí nhân viên đội xây dựng Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương (BHYT, BHXH, KPCĐ...) của nhân viên quản lý công trình, nhân viên quản lý đội thi công, kỹ thuật, đội trưởng, kế toán đội (Xí nghiệp chỉ thực hiện trích BHYT, BHXH, KPCĐ theo tỷ lệ qui định của Nhà nước đối với nhân viên trong danh sách Xí nghiệp). Tỷ lệ trích như sau: BHXH = Lương cơ bản x 15% BHYT = Lương cơ bản x 2% BHTN = Lương cơ bản x 1% KPCĐ = Lương thực tế x 2% Hàng tháng, đội trưởng đội XD hoặc nhân viên kế toán đội sẽ tiến hành chấm công cho các nhân viên quản lý của đội như những công nhân bình thường khác thông qua Bảng chấm công. Cuối tháng, kế toán đội sẽ lập bảng tính toán tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT mà người lao động tự đóng góp (5% BHXH, 1% BHYT, 1% BHTN) để tính ra tiền lương thực tế phải trả cho từng người sau đó nộp về phòng kế toán Xí nghiệp để hạch toán. Tiền lương thực tế phải trả cho từng người được tính theo công thức sau: Tiền lương thực tế phải trả = Lương thời gian + Lương sản phẩm + Phụ cấp TN, tiền ăn trưa - Các khoản trừ vào tiền lương (BHXH,...) Trong đó: Lương thời gian = Lương cơ bản x Số ngày công thực tế 22 Lương cơ bản = Bậc lương x Hệ số lương cơ bản Lương sản phẩm được tính theo tỷ lệ qui định dựa trên giá trị sản lượng hoàn thành từng giai đoạn cho toàn bộ nhân viên quản lý đội và sau đó được phân bổ cho từng người theo chức vụ, cấp bậc, trách nhiệm. Chẳng hạn: Tính tiền lương phải trả cho ông Nguyễn Văn Doanh (Chức vụ: đội trưởng). Ông Doanh có bậc lương 2.96, số công tháng 10 là 22 công vậy: Lương cơ bản = 650.000 x 2.96 = 1.924.000 (đ) Lương thời gian = 1.924.000 x 22/ 22 = 1.924.000 (đ) Lương sp = 1.800.000 (đ) Phụ cấp TN = 200.000 (đ) Tiền ăn trưa = 660.000 (đ) BHXH, BHYT, BHTN trừ và