Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây lắp Hạ Long II

sổ kế toán được sử dụng trong hình thức kế toán này gồm: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái tài khoản, các sổ (thẻ) chi tiết. Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu 1.4.4 Hình thức kế toán nhật ký sổ cái. Đây là hình thức kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ “ Nhật ký sổ cái ”. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký sổ cái là chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức kế toán này gồm: Nhật ký sổ cái, các loại sổ ( thẻ ) chi tiết. Sơ đồ 1.9 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký sổ cái. Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu 1.4.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính: Đây là hình thức kế toán mà công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ kế toán:  -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Máy vi tính Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Kiểm tra, đối chiếu 1.5 Công tác kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. 1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, các doanh nhiệp cũng không ngừng phát triển cả về quy mô, lĩnh vực kinh doanh lẫn trình độ quản lý. Hơn nữa, nhu cầu quản lý Nhà nước về tài chính cũng như yêu cầu thông tin kinh tế tài chính của doanh nghiệp đối với các đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp đồi hỏi cần thiết phải áp dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán mà cụ thể là sử dụng phần mềm kế toán. Ngày nay khoa học công nghệ ngày càng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong nhiều lĩnh vực. Trong đó kế toán sử dụng máy vi tính sẽ giúp cán bộ kế toán hạch toán và cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ đồng thời tiết kiệm cả về thời gian và tiền của. Việc áp dụng rông rãi kế toán máy là rất tiện lợi và cần thiết trong việc điều hành bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Nội dung công tác kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán được thể hiện qua quá trình sau: * Tổ chức mã hóa NVL: Mã hóa NVL là việc phân loại, quy định ký hiệu, sắp xếp theo một quy luật nhất định để nhận diện thông tin không nhầm lẫn khi xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhất là trong hệ thống xử lý tự động. Việc mã hóa NVL được thực hiện qua các bước: + Xác định đối tượng cần mã hóa ( loại vật tư ) + Lựa chọn phương pháp mã hóa ( Phương pháp mã số phân cấp, mã số gợi nhớ, mã hóa liên tiếp, mã hóa tổng hợp ) + Triển khai mã hóa NVL theo phương pháp mã hóa đã chọn * Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực kế toán trên máy: - Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy: Danh mục chứng từ dùng để quản lý các loại chứng từ, mỗi loại chứng từ mang một mà hiệu xác định. - Tổ chức luân chuyển xử lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ, tùy theo sự phân công phân nhiệm trong bộ máy kế toán. Tổ chức danh mục chứng từ kế toán trên máy là khâu đầu tiên của công tác kế toán, cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống kế toán biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin. Việc cập nhật dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ kế toán trên máy chuẩn xác là khâu quan trọng đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán. * Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán. Căn cứ vao hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành lựa chọn những tài khoản cần sử dụng. Sau đố quy định danh mục tài khoản trên máy, chi tiết hóa các tài khoản cấp 1 thành TK cấp 2,3,4...theo các đối tượng quản lý đã được mã hóa chi tiết cho phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp đã áp dụng. Khi thực hiện kế toán trên máy chỉ được phép hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết. Khi tìm, xem hoặc in sổ sách kế toán, người dùng có thể “ lọc ” theo các tài khoản tổng hợp và chi tiết. * Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán. Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau. Do đó doanh nghiệp phải lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán tương ứng với hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin thích hợp nhất với đặc điểm của doanh nghiệp. Quá trình xử lý, hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tự động được thực hiện theo quy trình sau: ( Sơ đồ 1.11 ) Chứng từ gốc Nhập chứng từ vaò máy Chứng từ trên máy Máy tính xử lý số liệu -Sổ kế toán TH -Sổ cái TK -Sổ chi tiết -BCTC -Báo cáo khác xem in Mã hóa * Các loại báo cáo. Phần mềm kế toán nhập dữ liệu một lần và cung cấp tất cả các loại báo cáo kế toán theo yêu cầu của người dùng. Sản phẩm của quy trình xử lý, hệ thống hóa thông tin kế toán trên máy cung cấp rất phong phú: - Các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, các báo cáo tài chính. - Báo cáo kế toán quản trị - Báo cáo theo chỉ tiêu: doanh thu, chi phí... - Báo cáo từ một vấn đề cụ thể: cung cấp báo cáo nhanh và theo cách tư duy của nhà kinh doanh. - Báo cáo từ một vấn đề tổng hợp: cho phép truy cập trực tiếp từ từng yếu tố của báo cáo kế toán tới số liệu đầu tiên ( chứng từ kế toán ) hình thành báo cáo. - Báo cáo so sánh thực hiện với dữ liệu kế hoạch, dự toán, định mức... * Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng. Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý quy mô, trình dộ ứng dụng tin học của cán bộ doanh nghiệp để lựa chọn mô hình tố chức bộ máy kế toán phù hợp. Theo đó cần quy định chức trách, nhiệ vụ cho từng cấp, từng bộ phận, từng nhân viên kế toán... Quản trị người dùng là vấn đề quan trọng tổ chức bộ máy kế toán. Nhờ việc phân công, phân nhiệm công việc từ đó có thể kiểm tra, quy trách nhệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót, đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu. Tóm lại, tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính mang lại nhiều lợi ích lớn trong quá trình thu nhận và xử lý, cung cấp thông tin kế toán với khả năng mở rộng tính mềm dảo và tiện ích, từ đó thực hiện tốt hơn chức năng, vai trò, nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp. 1.5.2 Nguyên tắc và các bước tiến hành kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. NVL trong DN rất phong phú, đa dạng và biến động thường xuyên, do đó khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm vật tư và để tăng cường tính tự động hóa có thể đặt sẵn mức thuế GTGT của vật tư ở phần danh mục. NVL có điểm đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành kế toán NVL thành hai phần là kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ xuất. Khi nhập xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản lưu trữ và đó là cơ sở kiểm tra số lượng tồn của từng loại vật liệu. Đối với các nghiệp vụ nhập kho vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập 1 phiếu nhiều NVL thì chương trình cũng cho phép nhập nhưng phải cùng kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng NVL làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. Đối với các nghiệp vụ xuất NVL thì chương trình phải tự động tình được giá vốn xuất kho. Vì chi phí vật liệu là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí nên khi xuất phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II. 2.1. Quá trình hình thành, phát triển và đặc điểm của Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty CP xây lắp Hạ Long II. Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II, tiền thân là một đơn vị trực thuộc công ty XD Hạ Long, nay là Công ty cổ phần Viglacera- Hạ Long. Công ty được thành lập theo Quyết định số 22.03.000.407 ngày 28/04/2005 của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Quảng Ninh : Tên bằng tiếng Việt là : Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Tên bằng tiếng Anh là : HALONG II ERETION JOINT-STOCK COMPANY Tên viết tắt : HJC II Trụ sở chính : Khu 2-Phường Hà Khẩu- TPHạ Long -Tỉnh Quảng Ninh. Vốn điều lệ : 5.000.000.000VND ( Năm tỷ đồng chẵn ). Số tài khoản : 0141.000.125.863 tại NH TMCP Ngoại Thương VN chi nhánh Hạ Long. Mã số thuế : 5700.545.505 Chủ tịch hội đồng quản trị : Ông Nguyễn Đan Phụng Giám đốc : Ông Đỗ Quang Đức. Điện thoại : 0333.64754 ; 0333.647673 Fax : 0333.647540 E-mail : Ctycpxlhalong@gmail.com Như vậy, tuy mới trải qua 4 năm hoạt động, Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II khẳng định được vị trí vững chắc của mình trên thương trường. Công ty đã thi công khai thác, bốc xúc, vận chuyển đất sét để phục vụ sản xuất gạch ngói tại các mỏ sét lớn của Công ty cổ phần Viglacera Hạ Long. Bốc xúc đất thải san lấp mặt bằng làm hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp, khu đô thị tại thành phố Hạ Long và huyện Hoành Bồ.Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng được khách hàng đánh giá cao về năng lực, tiến độ cũng như chất lượng sản phẩm. Ngoài ra công ty còn tổ chức sản xuất một số sản phẩm mộc công nghiệp, nhượng bán xăng dầu và một số dịch vụ khác. Với mục tiêu: Xây dựng thương hiệu Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II theo tiêu chí uy tín, chất lượng và hiệu quả. Công ty đã không ngừng đầu tư bổ xung máy móc, trang thiết bị, tuyển dụng đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật có bằng cấp trình độ chuyên môn cao và công nhân lành nghề, đồng thời làm tốt công tác quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001-2000 nhằm đáp ứng yêu cầu của thị trường. Sự phát triển, lớn mạnh không ngừng của Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II được thể hiển phần nào qua bảng thống kê sau đây: Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu kết quả kinh doanh của công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II trong 3 năm 2006, 2007, 2008 Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 - Lao động bình quân (người ) 96 118 138 - Nguồn vốn KD (triệu đồng ) 5.316 5.789 6.735 - Doanh thu (triệu đồng) 19.714 32.415 49.006 - Nộp ngân sách Nhà nước (triệu đồng) 229,5 932 1.217 - Lợi nhuận sau thuế (triệu đồng ) 676 1.346 2.873 -Thu nhập bình quân ( 1.000đ/người/tháng ) 1.500 1.650 2.150 Nguồn: Phòng Tài chính – kế toán 2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II: Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II Là đơn vị hạch toán độc lập có con dấu riêng và mở tài khoản tại ngân hàng, hoạt động theo luật doanh nghiệp, được phép đăng ký kinh doanh và hoạt động theo những nội dung đã đăng ký kinh doanh trong khuôn khổ pháp luật cho phép. Sơ đồ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Giám đốc điều hành CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II Ban Kiểm soát Hội đồng quản trị ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Đội KTSCNL Phòng Tổng hợp hợphợp P. giám đốc sx Kế toán trưởng Đội Mộc Đội Xây lắp - Đại hội đồng cổ đông : Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Đại hội đồng cổ đông họp mỗi năm một lần và có thẩm quyền đối với những vấn đề cơ bản và quan trọng nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông có quyền bầu ra hội đồng quản trị và ban kiểm soát. -Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị của Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II là cơ quan quản trị cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty như: quyết định chiến lược phát triển của Công ty, quyết định phương án đầu tư, bổ nhiệm Giám đốc điều hành.... - Ban kiểm soát: Do Hội đồng cổ đông bầu ra gồm 1 Trưởng ban và 1 ủy viên. Ban kiểm soát có nhiệm vụ giám sát Hội đồng quản trị , Tổng giám đốc, Giám đốc trong việc điều hành Công ty; kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực trong việc quản lý điều hành SXKD của Công ty. - Giám đốc điều hành: Giám đốc Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II là người đại diện pháp luật của Công ty, do Hội đồng quản trị bầu ra dể thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị như: các kế hoạch kinh doanh, phương án đầu tư của công ty, bảo toàn và phát triển nguồn vốn........ - Phó giám đốc sản xuất: Chỉ đạo, đôn đốc, giám sát và kiểm tra các đơn vị sản xuất của Công ty theo kế hoạch tháng, quý, năm . Trực tiếp chỉ đạo điều hành công tác an toàn và vệ sinh lao động trong công ty. Thay mặt công ty điều hành toàn bộ hoạt động SXKD khi giám đốc đi vắng và có uỷ quyền. - Đội KTSCNL ( khai thác sửa chữa nguyên liệu ): Tổ chức khai thác, bốc xúc, vận chuyển và sơ chế đất sét phục vụ sản xuất gạch ngói. Bốc xúc vận chuyển đất thải trên mỏ phục vụ khai thác đất sét và san lấp mặt bằng. Ngoài ra còn thực hiện một số dịch vụ khác. - Đội mộc : Gia công, sản xuất các sản phẩm mộc công nghiệp và dân dụng - Đội xây lắp: Thực hiện xây dựng các công trình hạ tầng, san lấp mặt bằng, xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng... 2.1.3 Đặc điểm quy trình công nghệ: Qua quá trình hình thành và phát triển của Công ty, chúng ta thấy được lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty là tương đối đa dạng và phong phú. Tuy nhiên công ty cũng tập trung phát triển một số ngành nghề truyền thống trong lĩnh vực một số lĩnh vực như: - Xây lắp các công trình công nghiệp và dân dụng là một ngành nghề truyền thống đồng thời cũng là định hướng phát triển thương hiệu sản xuất lâu dài của Công ty. - Thi công san lấp mặt bằng và xây dựng các công trình hạ tầng. - Khai thác và chế biến đất sét : Là một nghành sản xuất vật chất về quản lý có nhiều nét chung với ngành công nghiệp khai thác và chế biến khoáng sản Gia công sản xuất các sản phẩm mộc công nghiệp và dân dụng. Kinh doanh xăng dầu. Sản xuất vật liệu xây dựng. Đối với bộ phận xây lắp của Công ty có những đặc điểm chung của ngành xây dựng đó là : - Sản phẩm có mang tính chất đơn chiếc, điều kiện thi công phức tạp, mỗi công trình có đồ án thiết kế nhất định, tiêu chuẩn kỹ thuật nhất định vì vậy phải có biện pháp tổ chức thi công khác nhau phù hợp với từng loại công trình. - Sản phẩm có kích thước và chi phí lớn, thời gian xây dựng kéo dài, mỗi công trình là kết quả của tập thể với nhiều lao động có ngành nghề khác nhau. - Trong quá trình tổ chức thi công : thiết bị thi công, công cụ lao động và nhân lực phải di chuyển đồng bộ theo quy trình công nghệ, vì vậy việc khai thác sử dụng thiết bị, lao động đảm bảo năng suất lao động cao gặp nhiều khó khăn và phát sinh những khoản chi phí có liên quan đến khâu tháo dỡ, lắp đặt tại địa điểm xây dựng công trình làm tăng chi phí sản xuất. Tuy vậy để có thể thi công một công trình xây dựng đều phải tuân thủ theo một quy trình như sau: - Nhận thầu công trình thông qua đấu thầu hoặc giao thầu trực tiếp. - Ký hợp đồng xây dựng với các chủ đầu tư công trình (Bên A). - Trên cơ sở thiết kế và hợp đồng xây dựng đã được ký kết, công ty tổ chức thi công để tạo ra công trình hoàn chỉnh gồm: giải phóng mặt bằng thi công, tổ chức lao động, bố trí máy móc thiết bị thi công, tổ chức cung ứng vật tư, tổ chức thi công xây dựng và hoàn thiện công trình theo đúng thiết kế . - Công trình được hoàn thành dưới sự giám sát của Chủ đầu tư công trình về kỹ thuật và tiến độ thi công. - Bàn giao công trình và thanh quyết toán hợp đồng xây dựng với Chủ đầu tư. Sơ đồ 2.2: Giám sát kỹ thuật, kiểm tra chất lượng công trình Đấu thầu Ký kế hợp đồng với bên A Bóc tách bản vẽ, lập dự toán biện pháp thi công an toàn Mua vật tư, điều động thiết bị, vật tư Tổ chức thi công Nghiệm thu, bàn giao Quyết toán, thanh lý Hợp đồng đồng dđđđđồng Quy trình sản xuất kinh doanh 2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán : 2.1.4.1 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty : * Công ty áp dụng Chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 do Bộ tài Chính ban hành. * Niêm độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. * Đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập chứng từ, ghi sổ kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ ). Đối với các đồng tiền khác thì qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái được công bố tại thời điểm quy đổi. * Thuế GTGT được kê khai theo phương pháp khấu trừ. * Công ty ghi nhận Tài sản cố định theo giá gốc, khấu hao Tài sản cố định được trích theo phương pháp đường thẳng. * Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền. 2.1.4.2 Tổ chức bộ máy kế toán: Trong bộ máy tổ chức của các doanh nghiệp nói chung và Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II nói riêng phòng Kế toán tổng hợp đóng vai trò hết sức quan trọng cùng với các phòng ban khác trong Công ty để quản lý điều hành bộ máy của công ty, giữa các phòng ban có mối quan hệ mật thiết với nhau. Phòng kế toán công ty là nơi tập trung xử lý và tổng hợp số liệu kế toán của toán công ty. Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung trong đó: - Kế toán trưởng dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc, thực hiện hạch toán kinh tế trong toàn công ty theo pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước và điều lệ của công ty, đồng thời phân tích tình hình sản xuất của công ty.Tổ chức công tác kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của công ty; định kỳ lập báo cáo tài chính, lập kế hoạch sử dụng vốn, tổ chức công tác thu hồi vốn. - Chịu sự giám sát, chỉ đạo hướng dẫn của Kế toán trưởng trong công tác kế toán đó là các nhân viên kế toán phụ trách các bộ phận khác nhau của toàn công ty và các nhân viên kinh tế của từng phân xương, đội sản xuất. Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán công ty Cổ phần xây lắp Hạ Long II. KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán vật tư, thủ kho, kế toán TSCĐ. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, thủ quỹ. Kế toán thuế, kế toán tổng hợp Nhân viên tiếp liệu Mỗi bộ phận có nhiệm vụ riêng nhưng tất cả đều có mối quan hệ mật thiết với nhau trong phạm vi chức năng quyền hạn của mình. + Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chỉ đạo mọi hoạt động của phòng kế toán, xây dựng mô hình bộ máy kế toán ở Công ty, phân công trách nhiệm cho các bộ phận. Đồng thời, Kế toán trưởng chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn kịp thời các chính sách, các chế độ kế toán, tham mưu với Giám đốc về tình hình tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về mọi hoạt động trong bộ máy kế toán. + Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ kiểm soát thanh toán các khoản chi phí bằng tiền mặt, TGNH, tiền vay ngắn hạn, vay ngắn hạn ngân hàng, đồng thời là kế toán thuế, lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính... + Kế toán vật tư, TSCĐ, thủ kho: Theo dõi, phản ánh về tình hình nhập- xuất tồn kho NVL, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết theo dõi tình hình nhập xuất vật tư. Tính giá thành thực tế của hàng mua về nhập kho, trị giá vật tư xuất kho, quản lý sổ xin lĩnh vật tư của các đơn vị . Đồng thời theo dõi tăng giảm TSCĐ của công ty. + Kế toán tiền lương, BHYT, BHXH, KPCĐ, thủ quỹ: Chịu trách nhiệm tính tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, tổng hợp, phân bổ đủ tiền lương, tiền thưởng, BHYT, BHXH, KPCĐ... của cán bộ, công nhân viên trong công ty. + Nhân viên tiếp liệu: tổ chức tìm và lựa chọn nhà cung cấp, mua sắm vật tư đáp ứng yêu cầu của các đơn vị sản xuất theo kế hoạch . 2.1.4.3 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu hạch toán kinh tế của đơn vị, hiện nay Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II đang áp dụng hình thức Kế toán ghi sổ là “ Nhật ký chung” kết hợp với sư dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính ( phần mềm Kế toán cua Công ty FAST). Nhờ việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán nên việc cặp nhật, xử lý những số liệu kế toán đơn giản hơn rất nhiều, bộ máy kế toán gọn nhẹ hơn, việc xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính được nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu quản lý của Lãnh đạo Công ty cũng như các cơ quan quản lý nhà nước...... Trình tự ghi sổ trên máy được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung áp dụng phần mềm kế toán FAST CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Bảng tổng hợp chứng từ kế toán MÁY TÍNH -Sổ chi tiết -Sổ tổng hợp… BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Từ các chứng từ phát sinh ban đầu, kế toán nhập vào máy theo Modul của mình, Máy tính lưu giữ và phân loại các loại chứng từ theo khai báo của kế toán viên. Khi cần lấy thông tin, người sử dụng sẽ khai báo với máy yêu cầu thông tin đầu ra. Máy sẽ tự xử lý và đưa ra những thông tin theo yêu cầu của người sử dụng đã khai báo. Hệ thống sổ kế toán của Công ty gồm: Sổ tổng hợp: + Sổ nhật ký chung. + Sổ cái các loại tài khoản. + Các sổ tổng hợp: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ khấu hao, bảng phân bổ vật liệu, CCDC... Sổ chi tiết: + Sổ TSCĐ. + Sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC, bảng kê nhập xuất tồn vật tư + Sổ chi tiết thanh toán với người bán ( người mua ). + Sổ chi phí sản xuất kinh doanh, thẻ tính giá thành. + Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết TGNH... 2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Công tác kế toán trong doanh nghiệp được chi phối bởi những đặc điểm đặc thù của hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Xây lắp là một hoạt động đặc trưng rất khác các loại hình doanh nghiệp khác. Biểu hiện ở chỗ sản phẩm của ngành xây lắp là những công trình, hạng mục công trình lớn có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn . Bởi vậy, khi tiến hành Công tác xây lắp nhất thiết phải có dự toán chi phí và lấy dự toán chi phí đó để làm cơ sở cho các khoản chi phí. NVL cũng như các khoản chi phí khác nhất thiết phải được lập kế hoạch trước khi mua vào. Đồng thời, do đặc điểm SXKD của doanh nghiệp xây lắp là các công trình xây dựng có giá trị lớn, mang đặc điểm sản xuất đơn chiếc nên việc thu mua NVL với số lượng và chủng loại không theo định kỳ mà theo kế hoạch xây dựng và dựa vào nhu cầu sử dụng cho mỗi loại công trình. Công việc này được thực hiện sau lệnh thi công của ban giám đốc và chủ đầu tư. Việc xuất NVL theo phương pháp tính giá nào cũng nằm trong tổng lượng NVL phục vụ từng công trình, không nằm trong tổng lượng NVL của tất cả các công trình của công ty theo tháng hay quý. Hơn nữa, đặc điểm của các công trình xây dựng lại nằm rải rác ở nhiều nơi nên các DN xây lắp luôn phải xây dựng nhiều kho tàng bến bãi để dự trữ NVL tại chân công trình phục vụ cho nhu cầu sử dụng. Cụ thể, đặc điểm SXKD của các DN xây lắp mang những đặc điểm riêng đã đặt ra các yêu cầu cho công tác hạch toán kế toán NVL như sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng trong giá thành thực tế từng thứ, từng loại, NVL nhập kho, xuất kho và tồn kho. - Thông qua việc ghi chép phản ánh để kiểm tra, giám đốc tình hình thu mua, dự trữ và tiêu hao NVL, qua đó phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa, thiếu, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa những trường hợp sử dụng lãng phí và phi pháp NVL. - Tham gia kiểm kê, đánh giá NVL theo đúng chế độ quy định của Nhà nước, tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình sử dụng NVL trong quá trình SXKD; tình hình dự trữ, bảo quản NVL, lập các báo cáo và cung cấp thông tin về NVL. Hiện nay, ở Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II các công trình do công ty đứng ra nhận thầu sau đó giao cho các đơn vị tiến hành sản xuất thi công. Công ty áp dụng hai hình thức khoán sau: - Khoán trọn gói .Khoán 3 yếu tố: Chi phí NVL, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung. - Khoán chi phí nhân công . 2.2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu. Với đặc thù là một công ty xây lắp nên NVL phục vụ cho công ty xây dựng rất phong phú và đa dạng, chủ yếu là các loại sắt, thép, tôn, gạch, ximăng... với khối lượng lớn nên dễ hao hụt, mất mát và hư hỏng. NVL của công ty được chia thành các loại sau: - Đối với vật liệu: công ty không chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ mà coi chung là vật liệu chính. Đây là đối tượng chủ yếu, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm. Thuộc về vật liệu chính gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: ximăng, sắt, thép, gạch... trong đó mỗi loại được chia ra thành nhiều nhóm khác nhau. - Nhiên liệu là loại NVL mà khi sử dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, x