Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH hệ thống công nghiệp Việt Nam

y sau khi chuyển giao hàng tại kho của đơn vị cho người mua, họ sẽ chấp nhận thanh toán 90% giá trị hợp đồng. Vì vậy, tại đơn vị, thời điểm lập hoá đơn và ghi nhận doanh thu là ngay sau khi giao hàng cho khách hàng. Thành phẩm của đơn vị có cấu trúc công nghệ phức tạp gồm phần cứng và phần mềm. Phần cứng là các thiết bị được lắp ráp hình thành nên tủ điện còn phần mềm là hàm lượng chất xám kết tinh trong bản thiết kế lắp ráp tủ của nhân viên kỹ thuật. Vì vậy, để khách hàng hài lòng về sản phẩm và duy trì quan hệ làm ăn lâu dài, Công ty đã thực hiện hai dịch vụ là: thông tin, hỗ trợ quá trình sử dụng sản phẩm sau khi bán nhằm tư vấn về phần mềm và dịch vụ bảo hành sản phẩm trong vòng một năm nhằm khắc phục sự cố phần cứng cho khách hàng. Vì vậy chi phí bảo hành sản phẩm tại Công ty phát sinh với nhiều mức độ do nhiều nguyên nhân. Mặt khác, do số lượng khách hàng ít, nhưng tầm cỡ lớn nên chế độ thanh toán phải chia làm ba đợt. Hiện tại, Công ty quy định trong hợp đồng là đợt một: khách hàng đặt trước 30% tổng giá trị đơn hàng, đợt sau thực hiện thanh toán tiếp 60% ngay sau khi Công ty chuyển giao hàng, số tiền còn lại người mua giữ đến hết thời hạn bảo hành. Hơn nữa, mối quan hệ mua-bán giữa người cung ứng và người tiêu thụ của đơn vị rất gần gũi, mang tính trực tiếp. Tức là khách hàng sẽ có quan hệ mua bán thẳng với người sản xuất hơn là thông qua các tổ chức trung gian, đặc biệt là với sản phẩm của Công ty có giá trị lớn, phức tạp về mặt kỹ thuật. Vì vậy, trên thị trường điện công nghiệp nói chung, tại Công ty nói riêng, hình thức bán hàng cá nhân phát huy hiệu quả cao và có vai trò quan trọng quyết định quy mô doanh số của đơn vị. Kèm theo danh mục sản phẩm đa dạng là chính sách giá cả linh hoạt và hiệu quả. Như đã trình bày trong phần 1, Công ty có ưu thế là tìm được nguồn hàng rẻ và đáng tin cậy, cho nên ngoài việc cung ứng những sản phẩm có chất lượng cao, thế mạnh của đơn vị là chào hàng với giá cả rất cạnh tranh phù hợp cho đối tượng người mua có giới hạn về mặt tài chính. Ngoài ra, để gia tăng doanh số, phòng dự án của Công ty đã xây dựng và áp dụng được chính sách chiết khấu thương mại hợp lý trên cơ sở tình hình thị trường và hạn mức lợi nhuận quy định của giám đốc. 2.2. Hạch toán doanh thu tiêu thụ: Với đặc điểm hoạt động tiêu thụ của đơn vị như trên cho nên doanh thu tiêu thụ ở Công ty gồm: doanh thu tiêu thụ hàng dự án, doanh thu tiêu thụ hàng thương mại. Trong đó, doanh thu tiêu thụ hàng thương mại chiếm tỷ trọng không đáng kể và thành phẩm tiêu thụ của mỗi dự án khác nhau là mang đặc tính khác nhau. Vì thế, kế toán Công ty không theo dõi chi tiết TK 511 theo từng đối tượng thành phẩm tiêu thụ hoặc theo doanh thu tiêu thụ hàng hoá, doanh thu tiêu thụ thành phẩm mà chỉ theo dõi chi tiết theo thời gian. Quy trình hoạt động bán hàng của Công ty được thực hiện đảm bảo yêu cầu kiểm soát của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 như trong sơ đồ 05 dưới đây: Tiếp xúc khách hàng Tiếp nhận yêu cầu Yêu cầu báo giá Phương án kinh doanh Làm báo giá Ký hợp đồng Sổ theo dõi khách hàng Chào thầu Giám đốc duyệt Xác nhận đơn đặt hàng Khách hàng Sổ theo dõi hợp đồng Thiết kế kỹ thuật Lắp ráp thành phẩm nhập kho Xuất kho Giao nhận Lập hóa đơn bán hàng Ghi sổ Sơ đồ 05: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng Khi người mua có nhu cầu đặt hàng của Công ty, nhân viên kinh doanh sẽ trao đổi với khách hàng qua sự trợ giúp của phòng kỹ thuật để đạt được hiệu quả tối đa trong việc thu thập dữ liệu báo giá. Sau đó, TPDA có trách nhiệm thẩm tra tính khả thi của dự án, kiểm tra các thông tin thương mại và phê duyệt Yêu cầu báo giá của NVKD để chuyển sang PKT làm hồ sơ đầu vào báo giá. Sau khi tiếp nhận báo giá đầu vào từ PKT, NVKD sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh. Đây là cơ sở để xây dựng bản chào giá cho khách hàng. Sau khi khách hàng ký xác nhận vào bản báo giá hoặc hai bên tiến tới ký hợp đồng thì đơn đặt hàng coi là có hiệu lực. Căn cứ trên hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng, PKT sẽ thiết kế và cung cấp bản vẽ kỹ thuật cho xưởng sản xuất để tiến hành lắp ráp sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng. Sau khi lắp ráp xong, thành phẩm sẽ được nhập và lưu kho theo lô hàng. Theo quy định trong hợp đồng thì chi phí vận chuyển sẽ do người mua chịu và họ sẽ nhận trách nhiệm trực tiếp vận chuyển hàng từ kho của đơn vị về kho của mình. Kế toán hàng tồn kho sẽ lập phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách hàng. Sau khi hàng được xuất và chuyển giao tại kho của Công ty cho khách hàng thì khách hàng chấp nhận thanh toán và hàng được coi là đã tiêu thụ. Khi đó, kế toán lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn đã được đánh số theo thứ tự trong quyển hoá đơn mà Công ty mua tại cơ quan thuế. Hoá đơn được viết làm 3 liên, đặt giấy than viết một lần, nội dung 3 liên giống nhau: Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển; Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng, Liên 3: Màu xanh, dùng nội bộ. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán tiêu thụ thành phẩm sẽ tiến hành đối chiếu với phiếu xuất kho về số lượng, đơn giá rồi ghi sổ chi tiết doanh thu 511-Doanh thu bán hàng. Sổ chi tiết TK 511 tập hợp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian cho nên về cơ bản sổ chi tiết doanh thu giống với sổ cái TK 511 Biểu 01- Hoá đơn GTGT (đã kẹp chứng từ gốc vào bản chuyên đề thực tập chuyên ngành) CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Tài khoản :511-Doanh thu bán hàng Đơn vị tính:VNĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ ... ... ... ... ... ... 15/02/07 HĐ 9200 Bán hàng dự án Tân Kỳ 131 64.063.050 ... ... ... ... ... .. 01/03/07 HĐ 9203 Bán tủ trạm Kiosk- DA Vĩnh Thịnh 131 210.000.000 ... ... .... .... ... ... 31/03/07 PKT 01 Kết chuyển doanh thu 511→9111 9111 1.481.167.680 Tổng phát sinh 1.481.167.680 1.481.167.680 Dư cuối kỳ Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 02- Sổ chi tiết tài khoản Doanh thu bán hàng Cuối mỗi quý, căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ, kế toán lập Báo cáo tiêu thụ (xem biểu 03). Báo cáo tiêu thụ dùng để theo dõi doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra theo từng hoá đơn. CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội BÁO CÁO TIÊU THỤ Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Đ vt:VNĐ Chứng từ Tên người mua Tên hàng Doanh thu bán hàng (chưa VAT) Thuế VAT (10%) Tổng Số hiệu Ngày ... ... ... ... ... ... ... 15/02/07 HĐ 9200 Công ty Tân Kỳ Tủ trung thế – TK 640.630.500 64.063.050 70.469.355 ... ... ... ... ... .. .. 01/03/07 HĐ 9203 Công ty Vĩnh Thịnh Tủ trạm kiosk – VT 210.000.000 21.000.000 231.000.000 ... ... .... .... ... ... ... Tổng cộng 1.481.167.680 1.629.284.448 1.481.167.680 148.116.768 1.629.284.448 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 03- Báo cáo tiêu thụ Đồng thời với quá trình trên, các hoá đơn bán hàng sẽ được cập nhật vào Nhật ký chung CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/03/2007 Đvt:VNĐ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có .... ... .... ... ... ... 11/01/07 GBC 001 Nhận tiền ứng trước dự án (CTCP GPKTNL-HN) 1121 131 19.791.018 19.791.018 .... ... ... ... ... ... 15/02/07 HĐ 9200 Bán hàng theo DA Tân kỳ Giá vốn hàng bán 131 511 33311 632 155 70.469.355 49.279.273 64.063.050 6.406.305 49.279.273 ... ... ... ... ... ... 01/03/07 HĐ 9203 Bán hàng theo DA Vĩnh Thịnh Giá vốn hàng bán 131 511 33311 632 155 231.000.000 207.269.935 210.000.000 21.000.000 207.269.935 ... ... ... ... ... ... 31/03/07 PKT 01 Kết chuyển doanh thu bán hàng 511→9111 511 9111 1.481.167.680 1.481.167.680 31/03/07 PKT 02 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632→9111 9111 632 1.139.359.851 1.139.359.851 31/03/07 PKT 03 Kết chuyển chi phí QLKD 642→9111 9111 642 211.818.909 211.818.909 31/03/07 PKT 04 Kết chuyển lãi trong quý 421→9111 9111 421 129.988.920 129.988.920 Tổng phát sinh 13.635.243.258 13.635.243.258 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 04- Sổ nhật ký chung Cuối quý, kế toán ghi Sổ cái tài khoản 511-doanh thu bán hàng (xem biểu 05). Sau đó, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa Sổ chi tiết, Sổ cái tài khoản doanh thu với Báo cáo tiêu thụ về tổng số doanh thu phát sinh. CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Tài khoản :511-Doanh thu bán hàng Đơn vị tính:VNĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ ... ... ... ... ... ... 15/02/07 HĐ 9200 Bán hàng dự án Tân Kỳ 131 64.063.050 ... ... ... ... ... .. 01/03/07 HĐ 9203 Bán tủ trạm Kiosk- DA Vĩnh Thịnh 131 210.000.000 ... ... .... .... ... ... 31/03/07 PKT 01 Kết chuyển doanh thu 511→9111 9111 1.481.167.680 Tổng phát sinh 1.481.167.680 1.481.167.680 Dư cuối kỳ Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 05- Sổ cái tài khoản Doanh thu bán hàng 2.3.Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: Thực tế các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh tại đơn vị mang tính chất thường xuyên nhằm thu hút khách hàng đến với Công ty qua đó, thúc đẩy quá trình tiêu thụ. Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị nên các khoản giảm trừ doanh thu như: Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu là không có. Mặt khác, do thành phẩm tiêu thụ có giá trị lớn, phức tạp về mặt công nghệ làm theo những đơn hàng dựa trên yêu cầu thiết kế kỹ thuật cụ thể của khách hàng. Cho nên thực tế tại Công ty không phát sinh khoản hàng bán bị trả lại. Cụ thể tại đơn vị chỉ phát sinh hai khoản giảm trừ là: Chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán. 2.3.1.Chiết khấu bán hàng: Tại đơn vị không phân chia loại chiết khấu mà tất cả các khoản ưu đãi về giá đối với khách hàng đều gọi chung là chiết khấu bán hàng. Chúng chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản giảm trừ doanh thu. Các mức chiết khấu khác nhau được xây dựng tuỳ thuộc từng đối tượng khách hàng. Công ty không phân chia thành hai loại chiết khấu: Chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán mặc dù trong quá trình thực hiện thì mục đích sử dụng chiết khấu bán hàng là có tách biệt. Thể hiện qua các mức chiết khấu do phòng dự án cung cấp như sau: Đối với khách hàng mới mua lần đầu mức chiết khấu là: 1%-3% Đối với khách hàng mua hàng thường xuyên mức tỷ lệ chiết khấu là: 5%-8% Đối với khách hàng cam kết thanh toán tiền ngay sẽ được chiết khấu thêm: 5% Qua đó, ta thấy mức chiết khấu thứ nhất và thứ hai là chiết khấu thương mại còn mức chiết khấu thứ ba ở trên về bản chất là chiết khấu thanh toán. Tuy nhiên, các khoản này đều có quy trình thực hiện giống nhau là được xác định dựa trên thoả thuận trước khi ký kết hợp đồng và tính trừ trực tiếp vào giá bán làm cơ sở xác định giá trị hàng trên hợp đồng kinh tế cũng như hoá đơn bán hàng. Như vậy, trên thực tế các khoản này có tồn tại nhưng về danh nghĩa thì chúng không phát sinh trong Công ty. Vì thế, kế toán tiêu thụ tại đơn vị không phản ánh các khoản này trên sổ sách. 2.3.2.Giảm giá hàng bán: Đây là khoản xảy ra không nhiều trong đơn vị phát sinh do nguyên nhân Công ty không cung cấp sản phẩm đảm bảo theo đúng quy định của đơn hàng. Khi kiểm nhận hàng hoá, nếu người mua thấy số lượng hay chất lượng hàng không đảm bảo theo hợp đồng kinh tế thì trong biên bản kiểm nhận hàng hoá do hai bên giao nhận lập phải ghi rõ số hàng được chấp nhận và số hàng không được chấp nhận (nêu rõ lý do). Nhân viên kinh doanh sẽ trình Giám đốc giải quyết. Nếu đồng ý, Giám đốc sẽ ký quyết định giảm giá. Căn cứ quyết định này, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 511 Nợ TK 3331 Có TK 131. 2.4.Hạch toán thanh toán với khách hàng: Do đặc điểm giá trị những thành phẩm của đơn vị thực hiện theo những dự án có quy mô lớn cho nên chế độ thanh toán thoả thuận với khách hàng theo quy định trong hợp đồng của Công ty bao gồm 2 đợt: đợt 1 người mua trả trước số tiền tương đương 30% tổng giá trị hợp đồng trong vòng 30 kể từ ngày ký kết hợp đồng, đợt 2 thanh toán 60% sau khi hàng được bàn giao tại kho của đơn vị, cuối cùng là thanh toán nốt 10% sau khi kết thúc thời gian bảo hành sản phẩm. Do khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị. Cho nên, đây là một khoản mục trọng yếu được kế toán đơn vị theo dõi chính xác và chi tiết theo nguyên tắc: cung cấp số liệu khoản phải thu chi tiết đến từng khách hàng. Với những khách hàng có quan hệ thường xuyên thì kế toán theo dõi trên một tờ sổ chi tiết. Đối với những khách hàng ít có quan hệ với DN thì theo dõi chung trên một sổ chi tiết. Đối với khoản tiền khách hàng đặt trước cho đơn vị để có nguồn lực tài chính phục vụ Công ty triển khai dự án (30% giá trị hợp đồng), hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ như: Phiếu thu, giấy báo có để ghi vào sổ chi tiết TK 131 theo từng đối tượng thanh toán. Đối với khoản tiền khách hàng chấp nhận trả ngay sau khi nhận hàng (60% giá trị hợp đồng) và kể cả khoản tiền bảo đảm bảo hành mà khách hàng giữ lại thì kế toán đơn vị đều phản ánh thông qua TK 131 và hàng ngày, dựa vào phiếu giao nhận hàng hoá đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có kế toán phản ánh lên Sổ chi tiết TK131. Ví dụ: Ngày 11/01/2007, kế toán nhận được lệnh chuyển có và giấy báo có của ngân hàng thông báo về số tiền: 19.791.018 do công ty CP Giải pháp kỹ thuật năng lượng VN đã ứng trước tiền hàng cho Công ty thì kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 11211 :19.791.018 Có TK 131 :19.781.018 Sau đó, kế toán vào sổ chi tiết TK 131- Công ty CP GPKTNLVN. NGÂN HÀNG ĐT & PT VN Sở giao dịch Hà Nội GIẤY BÁO CÓ Ngày 11 tháng 01 năm 2007 Số chứng từ: 001 Người trả tiền: Công ty CP GIẢI PHÁP KT NĂNG LƯỢNG VN Địa chỉ: 121 ĐẶNG VĂN NGU-ĐỐNG ĐA-HÀ NỘI Tài khoản: 10320076303013 Tại NH: 103100109-NHTMCP Ky thương Hà Nội Người hưởng: Công ty TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VN Địa chỉ: Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội Tài khoản: 120.100.000.809.36 Tại NH: 10202020-NHDT & PT VN Sở giao dịch Nội dung: CT CP GIẢI PHÁP KỸ THUẬT NĂNG LƯỢNG VN TT 30% ĐƠN ĐẶT HÀNG SỐ 0801 ENCO-INDECO CHO CT TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VN Số tiền bằng số: 19.791.018 VNĐ Số tiền bằng chữ: Mười chín triệu bẩy trăm chín mươi mốt nghìn không trăm mười tám đồng. Giao dịch viên Liên2 Phòng nghiệp vụ Biểu 06- Giấy báo có CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Tài khoản:131-Phải thu khách hàng Đối tượng: Công ty CP GIẢI PHÁP KT NĂNG LƯỢNG VN. Đvt:VNĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ GBC 001 11/01/2007 Khách hàng đặt trước tiền 11211 19.791.018 Tổng số phát sinh 19.791.018 Dư cuối kỳ 19.791.018 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 07-Sổ chi tiết tài khoản Phải thu khách hàng Cuối quý, căn cứ vào số liệu tổng hợp của các sổ chi tiết phải thu khách hàng, kế toán lập “Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng” (Biểu 08-Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng). Trong đó, mỗi khách hàng sẽ được trình bày trên một dòng. Sổ này là căn cứ để đối chiếu với Sổ cái TK 131. CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Từ tháng 01/01/2007 đến tháng 31/03/2007 Đvt:VNĐ STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Phát sinh Số dư cuối kỳ .... ... ... ... ... ... ... ... 05 Công ty Tân Kỳ 19.218.986 70.469.360 70.469.360 0 06 Công ty Vĩnh Thịnh 69.300.000 231.000.000 100.000.000 131.000.000 07 Công ty CP giải pháp KT năng lượng VN 0 0 19.791.018 19.791.018 ... ...... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 4.682.765.344 1.240568.742 1.950.450.830 3.610.506.305 2.791.455.252 238.420.513 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 08-Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng Hàng ngày, trên cơ sở các chứng từ trên cùng với việc vào sổ kế toán chi tiết phải thu khách hàng, kế toán cũng tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung. Cuối quý, căn cứ vào sổ nhật ký chung, kế toán lên Sổ cái TK 131 (Biểu 09). Sổ cái TK 131 là cơ sở để so sánh với số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng” về số dư đầu kỳ, tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư cuối kỳ. CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Tài khoản: 131-Phải thu khách hàng Đvt:VNĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 4.682.765.344 1.240.568.742 .... ...... ...... .... ... ... 11/01/07 GBC 001 Nhận tiền ứng trước dự án (CTCP GPKTNL-HN) 1121 19.791.018 15/02/07 HĐ 9200 Bán hàng theo DA Tân kỳ 511 64.063.050 15/02/07 HĐ 9200 VAT 33311 6.406.305 ... ... ... ... ... ... 01/03/07 HĐ 9203 Bán hàng theo DA Vĩnh Thịnh 511 210.000.000 01/03/07 HĐ 9203 VAT 33311 21.000.000 ..... ..... ... ... ... ... Tổng phát sinh 1.629.284.587 3.610.506.305 Dư cuối kỳ 2.791.445.252 238.420.513 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 09-Sổ cái tài khoản Phải thu khách hàng Tuy nhiên, do trong quá trình hạch toán trên phần mềm kế toán máy Bravo, đơn vị không cập nhật thông tin thời hạn thanh toán trên hoá đơn bán hàng. Vì vậy, công tác theo dõi tuổi công nợ phải thu chưa thể thực hiện được, dẫn theo vấn đề quản lý công nợ tại đơn vị còn nhiều hạn chế. Và cũng vì lý do này, Công ty chưa trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Khi phát sinh các khoản nợ không thu hồi được, kế toán đơn vị phản ánh trực tiếp làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp và làm lợi nhuận của kỳ đó giảm đột biến. Đây cũng là một trong những điểm tồn tại mà Công ty cần khắc phục trong giai đoạn tới. 2.5.Hạch toán giá vốn hàng bán: Công ty thực hiện tính giá thành phẩm xuất kho theo phương pháp giá đích danh. Tại đơn vị không có kho thành phẩm riêng mà thành phẩm sau khi lắp ráp xong được lưu ngay tại xưởng sản xuất và như đã trình bày trong phần đặc điểm tiêu thụ của Công ty, do tính chất thành phẩm xuất bán có thời gian lưu kho rất ngắn cho nên phương pháp giá đích danh tỏ ra phù hợp và đơn giản hoá công tác kế toán giá vốn hàng bán rất nhiều. Khi xuất kho thành phẩm kế toán chỉ cần cập nhật vào máy thông tin hàng xuất về mã số, số lượng sau đó chọn hình thức giá vốn “thực tế đích danh” đã được khai báo đầu kỳ, máy tính sẽ tự động tính chuyển ra giá vốn thành phẩm xuất bán vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho và lưu, liên 2 giao cho phòng kế toán ghi sổ và lưu, liên 3 giao cho nhân viên bàn giao hàng cho khách hàng. Công ty có danh mục sản phẩm đa dạng với các đặc tính kỹ thuật khác nhau và giá cả khác nhau. Do bán hàng theo dự án cho nên chủng loại thành phẩm trong Công ty mang đặc trưng khác biệt chứa đựng những yêu cầu cá thể của từng đơn hàng. Vì thế, các loại thành phẩm của Công ty chỉ được quản lý qua mã mà không được theo dõi chi tiết trên sổ kế toán. Do đó, tương ứng với doanh thu tiêu thụ thì Sổ chi tiết TK 632 không mở cho từng loại thành phẩm mà tập hợp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng thì kế toán lên sổ chi tiết giá vốn hàng bán. CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Nợ: 632 Ngày 01 tháng 03 năm 2007 Có: 155 Số: 003 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Tứ Bộ phận: Phòng dự án Lý do xuất kho: Xuất hàng bán cho khách hàng theo hoá đơn 9203 Xuất tại kho : Kho Công ty Đvt:VNĐ Ngày Số Mặt hàng ĐVT Xuất Đơn giá Số lượng Thành tiền 01/03 003 Tủ trạm Kiosk- DA Vĩnh Thịnh tủ 207.269.935 01 207.269.935 Tổng cộng 207.269.935 Kế toán ghi sổ Thủ kho Ngày 01 tháng 03 năm 2007 Kế toán trưởng Biểu 10-Phiếu xuất kho CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Tài khoản:632-Giá vốn hàng bán Đ v t:VNĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ ... ... ... ... ... ... 15/02/2007 PCK002 Bán tủ theo dự án Tân Kỳ 155 49.279.273 ... ... ... ... ... ... 01/03/2007 PXK003 Bán tủ trạm Kiosk- DA Vĩnh Thịnh 155 207.269.935 ... ... ... ... ... ... 31/03/07 PKT02 Kết chuyển giá vốn 632→9111 9111 1.139.359.851 Tổng phát sinh 1.139.359.851 1.139.359.851 Dư cuối kỳ Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 11-Sổ chi tiết tài khoản Giá vốn hàng bán Cuối quý, kế toán lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn căn cứ vào các sổ chi tiết TK 155 (Biểu 12) CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Kho: Kho thành phẩm (TP) Đvt:VNĐ Mã số Mặt hàng ĐVT Đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ Nhóm thành phẩm sản xuất 6 1.139.359.851 6 1.139.359.851 TPTD Tủ điện tủ 6 1.139.359.851 6 1.139.359.851 .... .... .... .... .... .... .... .... .... DATK Tủ dự án Tân Kỳ tủ 1 49.279.273 1 49.279.273 ... ... ... ... ... ... ... ... ... TTRAM Tủ trạm Kiosk- DA Vĩnh Thịnh tủ 1 207.269.935 1 207.269.935 ... .... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 6 1.139.359.851 6 1.139.359.851 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 12-Bảng tổng hợp nhập-xuất tồn Đồng thời hàng ngày, từ các chứng từ trên kế toán vào Sổ nhật ký chung đến cuối quý, kế toán lên Sổ cái TK 632. Số tổng cộng chính là tổng giá vốn hàng bán trong kỳ. CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Tài khoản:632-Giá vốn hàng bán Đ v t:VNĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ ... ... ... ... ... ... 15/02/2007 HĐ 9200 Bán tủ theo dự án Tân Kỳ 155 49.279.273 ... ... ... ... ... ... 01/03/2007 HĐ 9203 Bán tủ trạm Kiosk- DA Vĩnh Thịnh 155 207.269.935 ... ... ... ... ... ... 31/03/07 PKT02 Kết chuyển giá vốn 632→9111 9111 1.139.359.851 Tổng phát sinh 1.139.359.851 1.139.359.851 Dư cuối kỳ Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 13-Sổ cái tài khoản Giá vốn hàng bán 2.6.Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm: 2.6.1.Hạch toán chi phí quản lý kinh doanh Để xác định chính xác kết quả tiêu thụ, kế toán Công ty đã tiến hành tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán không theo dõi tách biệt hai loại chi phí này mà chỉ thu thập và phản ánh thông tin trên TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty là những chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ thành phẩm và những khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động của cả đơn vị. Để theo dõi các khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh tại đơn vị kế toán mở chi tiết TK 642 thành 7 tài khoản cấp 2 như sau: 6421- Chi phí nhân viên quản lý 6422- Chi phí vật liệu, thiết bị 6423- Chi phí đồ dùng văn phòng 6424- Chi phí khấu hao 6425- Chi phí thuế, phí, lệ phí 6426- Chi phí chuyển tiền 6427- Chi phí bằng tiền khác. Trong đó, tỷ trọng của các khoản chi phí khác phát sinh bằng tiền rất lớn, đặc biệt là tiền công tác phí cho nhân viên bán hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí bán hàng của DN. Vì đây là chi phí mang tính chất thường xuyên và quan hệ trực tiếp tới doanh số của Công ty. Tiếp đó, phải kể đến chi phí bảo hành sản phẩm cũng chiếm một lượng không nhỏ tuy không có tính chất liên tục mà chỉ xuất hiện vào những kỳ nhất định. Cho nên việc chi tiết thành những tiểu khoản như trên không mang lại nhiều ý nghĩa về mặt quản lý vì những khoản mục trọng yếu lại không được theo dõi chi tiết. Hơn nữa, việc chi tiết như trên còn chưa đúng với quy định của QĐ số 48/2006/QĐ-BTC. Vì theo chế độ, TK 642 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 là: 6421- chi phí bán hàng, 6422-chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là điểm hạn chế mà kế toán đơn vị cần khắc phục. Khi phát sinh các khoản chi phí này tuỳ thuộc vào nội dung của từng khoản mục chi phí mà kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp một cách phù hợp. Khi nhận được hoá đơn GTGT do nhân viên phòng hành chính mua văn phòng phẩm gửi xuống, thủ quỹ tiến hành lập phiếu chi tiền mặt sau đó chuyển hoá đơn GTGT và phiếu chi này cho kế toán để cập nhật chứng từ vào máy tính. Phần mềm kế toán sẽ tự động lên sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp và vào sổ nhật ký chung. Chứng từ ghi nhận chi phí về tiền lương nhân viên quản lý là bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT. Chứng từ liên quan đến chi phí vật liệu, dụng cụ l