Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Điện Lực Thanh Hoá

giao tuân thủ theo đúng nguyên tắc như sau: Đúng chủng loại, số lượng NVL, CCDC theo như kế hoạch phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trường hợp mua sắm bằng hình thức đấu thầu, chào hàng cạnh tranh được thực hiện theo đúng thủ tục và trình tự quy định trong quy chế đấu thầu. Trường hợp mua sắm bằng hình thức mua sắm trực tiếp hoặc chỉ định thầu được xem xét kỹ lưỡng, tuân thủ đúng các điều kiện theo quy định của Nhà nước cùng với Quyết định kèm theo số 93 EVN/HĐQT-QLĐT ngày 4/4/2001 của Hội đồng quản trị EVN. Khâu dự trữ: Điện Lực Thanh Hoá rất chú trọng đến công tác dự trữ. Hiện nay đơn vị có hai kho NVL, CCDC được xây dựng tại Hàm Rồng (bao gồm kho điện và kho sắt thép, CCDC khác), đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật đối với từng chủng loại NVL, CCDC được lưu giữ và bảo quản tại đó. NVL, CCDC sau khi được nhập kho sẽ thuộc trách nhiệm bảo quản và quản lý của thủ kho. NVL, CCDC nhập kho được thủ kho hay bộ phận vật tư phân loại, sắp xếp đúng chỗ quy định chia thành các nhóm sản phẩm riêng, đảm bảo khoa học hợp lý cho bảo quản nguyên vật liệu cũng như thuận tiện cho việc theo dõi nhập, xuất kho và kiểm kê tồn kho. Mỗi loại NVL, CCDC đều có thẻ kho ghi số liệu nhập ban đầu, cập nhật số liệu nhập, xuất, tồn kho sổ sách và số liệu tồn thực tế qua các đợt kiểm kê. Hàng kỳ, thủ kho có trách nhiệm báo cáo tình hình tồn kho, thực trạng về chất lượng NVL, CCDC cho các phòng ban liên quan gồm phòng vật tư vận tải, phòng kế hoạch đầu tư và phòng kế toán để có các phương án xử lý kịp thời về dự trữ NVL, CCDC cũng như những hư hỏng xảy ra với NVL, CCDC để bổ sung dự trữ đầy đủ cho sản xuất kinh doanh, sửa chữa thường xuyên hay sửa chữa lớn và lập hồ sơ xử lý vật tư kém, mất phẩm chất theo đúng quy định của ngành. Khâu sử dụng: Quá trình sử dụng NVL, CCDC là sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng vật tư vận tải, phòng tài chính - kế toán, đơn vị sản xuất và thủ kho. Vật tư đã cấp ra khỏi kho thuộc trách nhiệm quản lý trực tiếp của bộ phận sử dụng. Khi có nhu cầu sử dụng NVL, CCDC bộ phận sử dụng lập Kế hoạch sử dụng NVL, CCDC hàng tháng, quý, năm, trình phòng kế hoạch đầu tư, phòng vật tư vận tải tập hợp. Định kỳ hoặc đột xuất đơn vị sử dụng vật tư căn cứ vào kế hoạch sử dụng đã được duyệt, lập Giấy đề nghị cấp vật tư chuyển cho phòng vật tư. Căn cứ giấy đề nghị cấp vật tư được duyệt, Kế toán vật tư tiến hành lập Phiếu xuất kho và giao cho bộ phận lĩnh vật tư xuống kho để lĩnh vật tư. Phiếu xuất kho và phiếu đề nghị cấp vật tư được sử dụng làm căn cứ ghi sổ và được tổng hợp thông tin và luân chuyển đối chiếu so sánh giữa hai phòng tài chính - kế toán và vật tư vận tải. Tổng hợp tình hình sử dụng vật tư của kỳ trước (do phòng tài chính - kế toán và phòng vật tư vận tải cấp) là căn cứ để xây dựng kế hoạch thu mua NVL, CCDC cho kỳ tới cũng như theo dõi tình hình sử dụng NVL, CCDC tại các bộ phận sử dụng. 2.2/ Công tác đánh giá NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá * Đối với NVL, CCDC mua ngoài về nhập kho: Giá NVL, CCDC mua ngoài bao gồm: giá mua trước thuế ghi trên hoá đơn (trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế của NVL, CCDC được xác định là giá thanh toán). Trường hợp hợp đồng mua bán vật tư có quy định giao hàng tại đơn vị cung cấp thì giá mua vật tư bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc xếp, thuê kho bãi…, hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có). * Đối với NVL, CCDC phát hiện thừa thiếu trong kiểm kê: NVL, CCDC phát hiện thừa trong kiểm kê, căn cứ vào kết luận của Hội đồng kiểm kê xác định chất lượng và giá cả của số NVL, CCDC phát hiện thừa trong kiểm kê nhập kho. NVL, CCDC phát hiện thiếu trong kiểm kê, căn cứ vào giá trị sổ sách xuất kho và xử lý theo quy định. * Đối với NVL, CCDC xuất kho, tồn kho cuối kỳ: Điện Lực Thanh Hoá áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền tức thời cho NVL, CCDC xuất kho (bình quân sau mỗi lần nhập). Công thức tính giá NVL, CCDC xuất kho như sau: Giá trị NVL, CCDC tồn kho tại thời điểm xuất kho Số lượng NVL, CCDC tồn kho tại thời điểm xuất kho Đối với trường hợp nhập xuất thẳng, đơn vị cũng làm thủ tục nhập xuất kho và tính giá theo phương pháp thực tế đích danh. Ví dụ: Ngày 1/1/2008 tồn kho nguyên liệu ‘dầu cách điện’ của đơn vị 200 l, đơn giá 22.000 đ/l. Ngày 6/1/2008, nhập kho nguyên liệu ‘dầu cách điện’ là 500 l, giá thực tế nhập kho: 25.500 đ/l. Kế toán xác định giá đơn vị bình quân 1 l ‘dầu cách điện’ là: (200 x 22.000 + 500 x 25.500) : (200 + 500) = 24.500 đ/l Ngày 14/1/2008, xuất kho nguyên liệu ‘dầu cách điện’ 200 l. Kế toán xác định giá thực tế 200 l ‘dầu cách điện’ xuất kho là: 200 x 24.500 = 4.900.000 đ. Việc sử dụng phần mềm kế toán của ngành tại Điện Lực Thanh Hoá trong công tác hạch toán kế toán đã được thực hiện tương đối hoàn chỉnh. Đối với công tác hạch toán NVL, CCDC, vật tư nhập xuất trong kỳ được nhập vào máy hàng ngày. Máy tính sẽ tự động tính ra đơn giá và giá trị vật tư xuất kho trên mỗi phiếu xuất kho. 2.3/ Kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 2.3.1/ Chứng từ kế toán sử dụng và thủ tục nhập xuất kho, kiểm kê NVL, CCDC * Chứng từ và thủ tục nhập kho NVL, CCDC: Tất cả NVL, CCDC do Công ty cấp và Điện Lực mua đều phải nhập kho, khi nhập kho phải có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của từng loại. Căn cứ vào tình hình thực tế của từng dự án hoặc từng hợp đồng, Điện Lực Thanh Hoá tiến hành nghiệm thu vật tư, hàng hoá khi giao hàng. Điện Lực Thanh Hoá tổ chức một Hội đồng nghiệm thu vật tư, hàng hoá thực hiện nghiệm thu vật tư nhập kho sau đó lập Biên bản nghiệm thu vật tư, Biên bản giao nhận hàng hoá với nhà cấp hàng và gửi cho phòng Vật tư vận tải. Các loại công cụ thông thường có giá trị sử dụng dưới 1 năm, số lượng ít, giá trị nhỏ hơn 5 triệu đồng một lần mua cho nhiều chủng loại (văn phòng phẩm, bulông, ốc vít…) thì không nhất thiết phải có Biên bản nghiệm thu vật tư. Thủ kho và kế toán vật tư tiến hành kiểm tra số lượng, quy cách NVL, CCDC trên cơ sở các hoá đơn chứng từ nhận từ phòng Vật tư vận tải, nếu thấy khớp đúng sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Kế toán vật tư căn cứ vào hồ sơ phòng Vật tư vận tải chuyển đến bao gồm các chứng từ: Biên bản nghiệm thu vật tư, Hợp đồng kinh tế, Giấy đề nghị mua vật tư (của phòng Vật tư vận tải), Hoá đơn GTGT, Hoá đơn cước phí vận chuyển (nếu có) … để hạch toán, lập phiếu nhập kho trên máy tính theo quy định. Phiếu nhập kho được kế toán lập thành 3 liên, ký và ghi rõ họ tên vào cả 3 liên: 1 liên lưu ở phòng Tài chính - kế toán, 1 liên lưu ở phòng Vật tư vận tải và 1 liên lưu đơn vị nhập. Phiếu nhập kho được chuyển đến thủ kho, thủ kho sẽ ghi số thực nhập, ngày tháng năm nhập và ký tên vào phiếu nhập, đồng thời thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho xác định số lượng tồn kho để kế toán vật tư đối chiếu, ký xác nhận và nhận phiếu nhập xuất theo định kỳ. Người giao hàng ký tên khi giao hàng vào kho. Sau khi đã nhập kho vật tư, thủ kho ký vào phiếu nhập và chịu trách nhiệm giao phiếu nhập kho lại cho phòng Vật tư vận tải và giữ lại 1 liên để chuyển cho kế toán ghi chép vào sổ sách hạch toán. Biểu số 2.1 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 04 tháng 3 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL Ký hiệu: PS/2007B Số: 0080820 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Acquy Tia sáng Địa chỉ: Đại lộ Tôn Đức Thắng – TP Hải Phòng Số tài khoản: MST: 02001684581 Họ tên người mua hàng: Anh Tới Tên đơn vị: Điện Lực Thanh Hoá Địa chỉ: 98 Triệu Quốc Đạt TP. Thanh Hoá Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Bằng chuyển khoản MST: 01001004170091 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Ácquy kim khí hiệu Phoenix 2V – 60Ah, Vỏ nhựa ABS, có đầy đủ phụ kiện đầu nối Bình 18 1.053.000 18.954.000 Cộng tiền hàng: 18.954.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.895.400 Tổng cộng tiền thanh toán: 20.849.400 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu tám trăm bốn mươi chín ngàn bốn trăm đồng chẵn. Người mua hàng (ký, họ tên) Người bán hàng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Biểu số 2.2 Mẫu số: 01-VT CÔNG TY ĐIỆN LỰC I Điện Lực Thanh Hoá 98 Triệu Quốc Đạt PHIẾU NHẬP KHO Ngày lập phiếu: 04/03/2008 Liên số: 1 – Lưu tài chính kế toán Số: 0308K02 0001 Họ tên người giao hàng: Trịnh Văn Tới Theo: Lý do nhập kho: HĐ 0080820 ngày 20/03/2008 Công ty CP Acquy Tia Sáng Nhập tại kho: Kho nhiệt, sắt thép STT Mã vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tài khoản Yêu cầu Thực nhập Nợ Có 1 51612206 Acquy kín 2V - 60Ah Bình 18 18 1.053.000 18.954.000 15222 Tổng thành tiền: 18.954.000 Tổng chi phí: 0 Tổng giá trị nhập (Bằng số): 18.954.000 Tổng giá trị nhập (viết bằng chữ): Mười tám triệu chín trăm năm mươi bốn nghìn đồng chẵn. Nhập ngày 04 tháng 3 năm 2008 Người lập biểu (ký, họ tên) Phụ trách vật tư (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) UQ thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) * Chứng từ và thủ tục xuất NVL, CCDC: Hàng quý, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, thiết kế dự toán được duyệt và tiến độ thi công của các hạng mục sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện các bộ phận trong nội bộ Điện Lực Thanh Hoá lập kế hoạch sử dụng vật tư trình duyệt lập. Trên cơ sở kế hoạch sử dụng vật tư hàng quý được duyệt và nhu cầu sử dụng thực tế, lập Phiếu đề nghị cấp vật tư (theo biểu ĐLLP6/QC 01*B.03) để phòng Vật tư vận tải làm thủ tục cấp phát cho các bộ phận sử dụng. Phiếu này được lập thành 2 liên, một liên do bộ phận sử dụng giữ, 1 liên chuyển lên cho kế toán vật tư làm căn cứ ghi phiếu xuất kho. Trường hợp xuất kho vật tư ngoài kế hoạch thì phải có sự phê duyệt của Thủ trưởng đơn vị kể cả trường hợp xuất vật tư để xử lý sự cố thì cũng phải được Thủ trưởng đơn vị phê duyệt để đáp ứng yêu cầu giải quyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết thúc sự cố, Đơn vị làm lại đúng thủ tục theo đúng quy định và ghi rõ lý do xuất vật tư. Biểu số 2.3 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Kính gửi: Giám đốc Điện Lực Thanh Hoá Căn cứ vào Quy chế phân cấp quản lý vật tư của Công ty Điện Lực I Căn cứ yêu cầu sử dụng vật tư của Chi nhánh điện Thọ Xuân Căn cứ vào tồn kho của Điện Lực đến ngày 10/03/2008 Kính đề nghị Giám đốc và phòng vật tư vận tải cấp cho chi nhánh các loại vật tư sau: Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng đề nghị cấp Ghi chú 43818090 Bulong mạ M18x70 Cái 40 51612206 Acquy kín 2V – 60Ah Bình 1 43514050 Bulong thép có đai ốc 14*50 Con 30 32022156 Ghíp nhôm 3 BL AC50 Bộ 48 Cộng X X Duyệt Kế toán vật tư nhận được các Giấy đề nghị cấp vật tư, tiến hành xem xét số lượng còn tồn kho, đồng thời tiến hành lập Phiếu xuất kho một lần cho số NVL, CCDC yêu cầu trong mỗi đợt. Phiếu xuất kho gồm 3 liên: 1 liên lưu phòng Vật tư, 1 liên lưu bộ phận sử dụng vật tư, 1 liên lưu phòng Tài chính - kế toán. Mẫu phiếu nhập - xuất theo đúng quy định của Bộ Tài chính và phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy tính. Sau khi kế toán vật tư lập phiếu ký duyệt chuyển cho đơn vị yêu cầu sử dụng nhận vật tư tại kho. Căn cứ phiếu xuất kho, thủ kho giao NVL, CCDC cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và người nhận cùng ký tên vào phiếu xuất. Định kỳ, thủ kho giao phiếu xuất kho cho phòng Tài chính - kế toán để đối chiếu so sánh và lập báo cáo nhập - xuất - tồn kho vật tư theo quy định. Trường hợp xuất NVL, CCDC cho duy tu, sửa chữa lớn thì ngoài các thủ tục trên đơn vị sử dụng còn phải căn cứ vào tiên lượng dự đoán và tiến độ thực hiện để lập phiếu xuất kho. NVL, CCDC xuất phục vụ dự phòng sản xuất, khắc phục sự cố, đột xuất… thì căn cứ vào kế hoạch vật tư dự phòng đã phê duyệt và nhu cầu thực tế của đơn vị sử dụng để xây dựng một lượng vật tư dự phòng trên cơ sở cân đối với tồn kho của đơn vị. Biểu số 2.4 Mẫu số: 02-VT CÔNG TY ĐIỆN LỰC I Điện Lực Thanh Hoá 98 Triệu Quốc Đạt PHIẾU XUẤT KHO Ngày lập phiếu: 10/03/2008 Liên số: 1 – Lưu tài chính kế toán Số: 0308K02 0001 Họ và tên người nhận hàng: Hoàng Văn Hải Địa chỉ (bộ phận): Chi nhánh điện Thọ Xuân Lý do xuất kho: SCTX – DT số 31 ngày 10/01/2008 lộ 671 TG Sao vàng Xuất tại kho: Kho nhiệt, sắt thép STT Mã vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tài khoản Yêu cầu Thực xuất Nợ Có 1 2 3 4 43818090 51612206 43514050 32022156 Bulong mạ M18x70 Acquy kín 2V – 60Ah Bulong thép có đai ốc 14*50 Ghíp nhôm 3 BL AC50 Cái Bình Con Bộ 40 1 30 48 40 1 30 48 3.950 1.051.425 2.461,44 8.700 158.000 1.051.425 73.843 417.600 15222 15222 15222 15222 Tổng cộng (Bằng số): 1.700.868 Tổng giá trị xuất (viết bằng chữ): Một triệu bảy trăm nghìn tám trăm sáu mươi tám đồng Xuất, ngày 10 tháng 3 năm 2008 Người lập biểu (ký, họ tên) Phụ trách vật tư (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) UQ thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Biểu số 2.5 Công ty Điện Lực I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ BẢNG KIỂM KÊ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ TỒN KHO Thời điểm kiểm kê: 0h ngày 01 tháng 01 năm 2008 STT Tên khoản kho Theo kiểm kê Theo sổ sách Chênh lệch Ghi chú 1 TK 152 – Nguyên vật liệu 4.602.786.509 4.602.786.509 - 1.1 TK 15222– Nguyên vật liệu – nguyên liệu, vật liệu phụ 3.333.726.381 3.333.726.381 - 1.2 TK 1523- Nguyên vật liệu – Phụ tùng 3.413.356 3.413.356 - 1.3 TK 1525- Nguyên vật liệu – Phế liệu 1.265.646.772 1.265.646.772 - 2 TK 153 – Công cụ, dụng cụ 694.583.511 694.583.511 - 2.1 TK 1531- Công cụ dụng cụ - Công cụ dụng cụ 694.583.511 694.583.511 - - Cộng 5.297.370.020 5.297.370.020 - Ngày 01 tháng 01 năm 2008 Người lập (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên) * Chứng từ và thủ tục kiểm kê NVL, CCDC. Cuối niên độ kế toán, Điện Lực Thanh Hoá thực hiện việc kiểm kê NVL, CCDC theo quy định của Nhà nước nhằm kiểm tra số lượng cũng như chất lượng NVL, CCDC trong kho và ghi nhận trong Biên bản kiểm kê theo từng kho. Với hệ thống quản lý NVL, CCDC được tổ chức chặt chẽ từ khâu cung ứng, bảo quản sử dụng với sự phối hợp giữa nhiều bộ phận chức năng trong đơn vị nên kết quả kiểm kê thực tế thường sát với ghi chép sổ sách, không xuất hiện các trường hợp thừa thiếu NVL, CCDC. Chính vì vậy mà tài khoản 1381, 3381 để ghi nhận các trường hợp chênh lệch sổ sách thường không xuất hiện trong các Báo cáo tài chính của Điện Lực Thanh Hoá. (Ví dụ qua số liệu ở Biểu số 2.5 trang 36) 2.3.2/ Kế toán chi tiết NVL, CCDC Việc phản ánh chi tiết tình hình biến động NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá được tổ chức kết hợp cả ở kho và ở phòng kế toán. Hạch toán chi tiết ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng trên Thẻ kho, còn ở phòng kế toán NVL, CCDC được theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Điện Lực Thanh Hoá hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này quá trình hạch toán chi tiết NVL, CCDC được tiến hành như sau: * Qui trình ghi sổ chi tiết: Sổ tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn Kế toán tổng hợp Sổ chi tiết vật tư Phiếu Nhập Thẻ kho Phiếu Xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày : Ghi cập nhật theo yêu cầu: Đối chiếu, kiểm tra : Sơ đồ 2.1: Qui trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp Thẻ song song * Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để quản lý theo dõi vật tư theo từng loại chi tiết, căn cứ vào các phiếu nhập, xuất NVL, CCDC, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho (mở theo từng danh điểm trong từng kho) gồm các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, đơn vị tính, quy cách được ghi chép hàng ngày. Mỗi phiếu nhập, xuất NVL, CCDC được ghi một dòng trên thẻ kho theo trình tự thời gian. Cuối tháng, thủ kho tiến hành tính số NVL, CCDC tồn kho và ghi vào thẻ kho. Các phiếu nhập xuất NVL, CCDC sau khi sử dụng sẽ được giao lại cho kế toán vật tư. * Tại phòng kế toán: Định kỳ hàng tuần, kế toán vật tư xuống kho kiểm tra tại chỗ việc ghi chép của Thủ kho, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất với thẻ kho về số lượng sau đó ký xác nhận vào thẻ kho chứng minh việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho là đúng đắn. Để ghi chép hạch toán chi tiết NVL, CCDC, kế toán vật tư sử dụng sổ chi tiết NVL, CCDC (mở riêng cho từng NVL, CCDC tương ứng với thẻ kho), Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL, CCDC. Hàng ngày, kế toán vật tư cũng dựa vào các chứng từ nhập, xuất NVL, CCDC để ghi số lượng và tính thành tiền NVL, CCDC nhập, xuất vào sổ chi tiết NVL, CCDC được mở tương ứng với thẻ kho. Đơn giá nhập là trị giá thực tế của NVL, CCDC nhập kho, đơn giá xuất được tính theo phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền tức thời. Cuối tháng, Kế toán vật tư tiến hành cộng sổ và đối chiếu với số liệu trên sổ chi tiết NVL, CCDC với số liệu trên thẻ kho, đồng thời lên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của tất cả NVL, CCDC trong tháng về mặt số lượng và cả giá trị. Biểu số 2.6 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/03/2008 Tờ số: 1 Mã vật tư: 51612206 Tên vật tư: Acquy kín 2V – 60Ah Đơn vị tính: Bình NSX: Công ty CP Acquy Tia sáng Tên nơi sản xuất: Công ty CP Acquy Tia Sáng – TP. Hải Phòng Stt Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn kho 01/03 25 1 PN 0308K02 0001 04/03 Nhập mua 04/03 18 2 PX 0308K02 0001 10/03 Xuất cho SCTX 10/03 1 Cộng 18 1 Tồn kho 31/03 42 Biểu số 2.7 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tài khoản: 15222-Nguyên vật liệu-Nguyên liệu, vật liệu-Vật liệu phụ Từ ngày 01/03/2008 đến 31/03/2008 Tên quy cách vật liệu: Acquy kín 2V - 60Ah Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ngày Sổ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 = 5 x 6 8 9 = 5 x 8 10 11 = 5 x 10 Số dư đầu tháng 3 1.050.291 25 26.257.275 Phát sinh tháng 3 04/03 PN 0308K02 0001 Nhập mua 33111 1.053.000 18 18.954.000 … … 10/03 PX 0308K02 0001 Xuất cho SCTX 6271362 1.051.425 1 1.051.425 … … Cộng 18 18.954.000 1 1.051.425 Số dư cuối tháng 3 42 44.159.850 Biểu số 2.8 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ BẢNG TỔNG HỢP VẬT TƯ NHẬP XUẤT TỒN TOÀN ĐƠN VỊ Tháng 3 năm 2008 Stt Mã VT Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Mã kho : K01 Kho điện 1 30680070 Gông bê tông néo cáp quang Bộ 25 1.099.525 8 351.848 17 747.677 2 31008420 Sứ A30 Cái 500 1.950.000 40 156.000 460 1.794.000 … … … … … … … … … … … … Mã kho: K02 Kho nhiệt, sắt thép 1 27681010 Dây chì đặc biệt Dây 6.600 924.000 50.000 7.000.000 26.500 3.710.000 30.100 4.214.000 2 32022156 Ghíp nhôm 3BL AC50 Bộ 721 6.272.700 115 1.000.500 606 5.272.200 3 32022158 Ghíp nhôm 3BL AC70 Bộ 948 9.290.400 42 411.600 906 8.878.800 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 748.295.849 558.779.613 310.663.659 996.411.803 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng các kho 2.367.910.232 2.005.832.312 1.262.935.239 3.110.807.305 2.3.3/ Kế toán tổng hợp NVL, CCDC 2.3.3.1/ Tài khoản sử dụng Như đã trình bày ở trên mặc dù nguyên vật liệu cũng như công cụ dụng cụ có khối lượng lớn, đa dạng về chủng loại và biến động thường xuyên nhưng Điện Lực Thanh Hoá vẫn chọn phương pháp hạch toán Kê khai thường xuyên để áp dụng trong hạch toán tổng hợp NVL, CCDC. Đó là vì đơn vị có đội ngũ cán bộ kế toán vững vàng về chuyên môn lại thêm sự hỗ trợ của máy tính và phần mềm trong công tác kế toán. Do đó sự lựa chọn này là hợp lý. NVL, CCDC liên quan đến nhiều hoạt động khác trong quá trình sản xuất kinh doanh do đó bên cạnh tài khoản phản ánh NVL và CCDC, kế toán NVL, CCDC sử dụng rất nhiều tài khoản ở các phần hành khác. Các tài khoản sử dụng chủ yếu là: TK 152 : Nguyên vật liệu TK 153 : Công cụ dụng cụ TK 1111 : Tiền mặt TK 1121 : Tiền gửi ngân hàng TK 331 : Phải trả người bán TK 133 : Thuế GTGT đầu vào TK 242: Chi phí trả trước dài hạn TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 154 lại được chi tiết thành các tiểu khoản cho tới TK cấp 5 Ví dụ TK 1541363: Chi phí SXKD dở dang - Sản xuất điện – Phân phối điện – Chi phí giải quyết sự cố - Vật liệu phụ TK 627 : Chi phí sản xuất chung TK 627 cũng được chi tiết thành các tiểu khoản cho tới cấp 5 TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 cũng được chi tiết thành các tiểu khoản cho tới cấp 4 Điện Lực Thanh Hoá không sử dụng TK 151 do phần lớn NVL mua ngoài được cung cấp tại kho của đơn vị. Chứng từ gốc: Hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất kho… Sổ chi tiết Nhật ký chung Nhật ký mua hàng Sổ cái TK 152, 331 Bảng tổng hợp Bảng cân đối số PS Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL, CCDC 2.3.3.2/ Kế toán tổng hợp nhập NVL, CCDC w Kế toán tổng hợp nhập NVL * Trường hợp mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt Nghiệp vụ này ít phát sinh tại Điện Lực Thanh Hoá, phần lớn chúng chỉ xuất hiện khi đơn vị mua những nguyên vật liệu rẻ, ít hoặc của nhà cung cấp mới. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho và giấy đề nghị thanh toán được duyệt. Kế toán thanh toán lập “phiếu chi tiền mặt” chuyển cho thủ quỹ để chi trả tiền đồng thời hạch toán: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 1111 (trường hợp thanh toán ngay) Hoặc Nợ TK 331 Có TK 1111 (trường hợp thanh toán sau) (TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản theo đối tượng cụ thể trong từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh). Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để xuất tiền mặt thanh toán cho các nhà cung cấp. Toàn bộ các định khoản trên đều được định khoản hoàn toàn trên máy. Các nghiệp vụ khác nhau thì được định khoản trên các phần hành khác nhau. Sau đó căn cứ vào số liệu từ các chứng từ đã được cập nhật, các thông tin sẽ được kết chuyển vào các Sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký chung, Sổ cái, các sổ chi tiết có liên quan và các sổ này có thể được in ra theo yêu cầu sử dụng khi cần thiết từ máy vi tính. * Trường hợp mua nguyên vật liệu thanh toán sau bằng chuyển khoản Khi phát sinh các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán vật tư căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho tiến hành định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Khi thanh toán, kế toán thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán do nhà cung cấp lập đã được duyệt, để lập uỷ nhiệm chi trên máy tính chuyển cho Ngân hàng đồng thời định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1121 Đồng thời căn cứ vào các chứng từ bao gồm Giấy báo Nợ của ngân hàng, các Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho (đã qua kiểm tra, đối chiếu của Kế toán trưởng và Giám đốc) đã được kế toán cập nhật vào máy tính, chương trình sẽ tự động vào các Sổ nhật ký, sổ cái và được in ra khi cần để phục vụ yêu cầu quản lý. * Trường hợp mua nguyên vật liệu cho người bán ứng trước Khi phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu cho người bán ứng trước, kế toán vật tư căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng được duyệt kế toán lập uỷ nhiệm chi trả tiền ứng trước cho nguời bán định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1121 Khi hàng về nhập kho, căn cứ vào bộ chứng từ mua vật tư kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Đồng thời căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của người bán được duyệt, kế toán thanh toán số tiền chênh lệch còn thiếu giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng thực tế nhập kho để lập uỷ nhiệm chi và định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1121 Tương tự như trên, các Sổ nhật ký, sổ cái các TK liên quan sẽ được cập nhật tương ứng với các chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ và đáp ứng cho yêu cầu sử dụng khi cần thiết. Biểu số 2.9 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 03 năm 2008 Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có 0308K010008 01/03/2008 Mua - HĐ 0057474 Cty TNHH TM & DV Hoa Thái 1522 33111 6.760.000 6.760.000 0308K010008 01/03/2008 Mua - HĐ 0057474 Cty TNHH TM & DV Hoa Thái 1331 33111 676.000 676.000 550 03/03/2008 Nộp tiền cước E.com 1121 13861 39.165.000 39.165.000 551 03/03/2008 Chuyển tiền thuê bao E.com 1121 11312 3.800.000 3.800.000 … … … … … … … 604 06/03/2008 Nộp tiền điện – chi nhánh Nông Cống 1121 1311111 194.785.867 194.785.867 CNTG06 06/03/2008 Thanh toán lương ứng kỳ 1 tháng 4 33411 1111 24.100.000 24.100.000 … … … … … … … Biểu số 2.10 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ NHẬT KÝ MUA HÀNG TK 1522 – Nguyên vật liệu Tháng 3 năm 2008 Ngày Chứng từ Diễn giải TK ghi Nợ Phải trả người bán (Ghi Có) Số Ngày tháng Số hiệu Số tiền … … … … … … … Số dư cuối tháng trước đưa sang 1522 3.333.726.381 01/03/08 0308K010008 01/03/08 Mua - HĐ 0057474 Cty TNHH TM & DV Hoa Thái 1522 6.760.000 6.760.000 01/03/08 0308K010008 01/03/08 Mua - HĐ 0057474 Cty TNHH TM & DV Hoa Thái 1331 676.000 676.000 04/03/08 0308K02 0001 04/03/08 Mua HĐ 0080820 Cty Acquy Tia Sáng 1522 18.954.000 18.954.000 04/03/08 0308K02 0001 04/03/08 Mua HĐ 0080820 Cty Acquy Tia Sáng 1331 1.895.400 1.895.400 05/03/08 0308K02 0002 05/03/08 Mua – HĐ 0079461 Cty TNHH Cáp điện Hải Phòng 1522 50.471.000 50.471.000 05/03/08 0308K02 0002 05/03/08 Mua – HĐ 0079461 Cty TNHH Cáp điện Hải Phòng