Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Trường Thi

trước ,số lượng xuất được ghi trên một dòng trên thẻ kho ,trên chứng từ cuối tháng.Thủ kho tính ra tổng lượng nhập –xuất của từng loại vật tư trên thẻ kho, dựa vào đó tính ra số tồn cuối tháng theo công thức: Số tồn = Số tồn + Số nhập - Số xuất Cuối tháng đầu tháng trong tháng trong tháng VD:Ngày 05/6/20006 ông Phạm Mạnh Hùng mua dây điện nhập kho ông Hoàng số lượng 10.781kg đơn giá 9.700 đ/m. Chi phí vận chuyển bốc rỡ lô hàng 500.000 đ Ngày 07/6/2006 xuất kho phục công trình trường CĐ CĐ Hà Tây 10.7 nhập kho Ngày 26/6/2006 ông Nguyễn Tuấn Anh mua dây điện nhập kho ông Hạnh 9.987kg,đơn giá 9.900 đ/m. Chi phí vận chuyển 400.000đ. Tồn ngày 30/5/2006 là 1785 kg ,đơn giá 9500đ/m. Như vậy giá nhập kho dây điện trong tháng 6/2006 là :10.781*9.700+500.000+9.987*9.900+400.000=204.347.000đ Đơn giá nhập :204.347.000?20.768=9839,5đ/m Đơn giá vật liệu xuất kho =1.785*9.500+204.347.000/1.785+20.768=9.812,6đ/m Tại phòng kế toán :Kế toán sử dụng sổ (thẻ ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập ,xuất cho từng thứ vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị . Kế toán khi nhận được phiếu nhập ,xuất của thủ kho gửi lên ,kế toán kiểm tra lại chứng từ,hoàn chỉnh chứng từ ,căn cứ vào các chứng từ nhập ,xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu ,mỗi chứng từ được ghi một dòng. Cuối tháng ,kế toán lập bảng kê nhập –xuất –tồn ,sau đó đối chiếu : +đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho . +Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập –xuất –tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. +Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Sổ chi tiết Vật tư,sản phẩm,hàng hoá Tài khoản:152 Tên vật liệu,sản phẩm,hàng hoá:thép lò xo F 0,7 M14x80(Bộ) Mã vật tư:CBA 0002 Kho:K00 theo dõi vật tư nhập- xuất thẳng Năm:2006(Từ ngày 01/4 đến 30/6) N/T ghi Chứng từ Diễn giảài Diễn Giải TK ĐU Đơn Giá Nhập Xuất Tồn SH NT l.g Tiền l.g Tiền l.g Tiền Dư đầu 0 0 10/4 PN26 02/4 Nhập vật tư phục vụ đội điện 111 5400 18 81.000 10/4 PX26 02/4 Xuất VT cho A.Điện phục vụ C T 621 5400 18 81.000 . .. .. cộng 213 1.171.500 213 1.171.500 Dư đầu kỳ 0 0 Ngày tháng năm 2006 Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Biểu 02 Thẻ kho Ngày lập thẻ:01/04/2006 Tờ số:25 Kho:K00- Kho theo dõi vật tư nhập xuất bảng Tên nhãn hiệu,quy cách vật tư:Thép lò xo F 0,7 (Kg) Mã vật tư:CBA 0002 Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn Giải Mã NX Số lượng Ký xác nhận của KT SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 0 104 PN26 02/4 Nhập vật tư phục vụ đội điện 111 18 18 10/4 PX26 02/4 Xuất vật tư cho A. Điện phục vụ CT trường CĐCĐ HT 621 18 0 15/4 PN27 10/4 Nhập vật tư phục vụ XNSC 112 175 175 15/4 PX27 10/4 Xuất vật tư cho chị thương phục vụ CT Thăng Long 621 175 0 Cộng 0 Ngày tháng 6 năm 2006 Thủ kho (ký,ghi rõ họ tên) Biểu 03: Thẻ kho Ngày lập thẻ:tháng 06 năm 2006 Tờ số:25 Kho:K001-Kho Hải Tên nhãn hiệu,quy cách vật tư: Dây cáp điện(Kg) Mã vật tư:CBA0000 Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn Giải Mã XN Số lượng Ký,xác nhận của KT SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 2.787 02/4 PN02 02/4 Nhập phục vụ đội gia công lắp đặt thiết bị 111 16 2.803 02/4 PX05 02/4 Xuất cho Lưu Quang Thắng phục vụ CT XM Pá Vinh 621 26 2.777 05/4 PN03 04/4 Nhập chưa thanh toán 331 215 2.992 06/4 PX06 05/6 Xuất cho CT XM Hoà Bình 621 456 2.536 . .. . .. Cộng 564 654 2.697 Ngày tháng 6 năm2006 Thủ kho (ký,ghi rõ họ tên) Biểu 04 Bảng tổng hợp nhập,xuất , tồn Kho: tất cả các kho Từ ngày :01/4 đến 30/6 /2006 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL T.Tiền SL T.Tiền SL T.Tiền SL T.Tiền 1 CBABA0000 Dây cáp điện M 2.787 696.750 564 141.000 654 163.500 2.697 674.250 2 CBABA0001 Dây điện75x75x6 M 602 129.430 0 0 100 21.500 502 107.930 3 CBABA0002 Dây điện90x90x8 M 0 0 213 1.437.750 213 1.437.750 0 0 4 CBABA0003 Dây điện PL10 M 72 19.800 75 21.375 0 0 147 41.175 5 CBABA0008 Dây điện CT 18 M 0 0 130 390.000 130 390.000 0 0 6 CBABA0023 Dây điện M10x50 M 20 95.000 0 47.500 10 47.500 10 47.500 7 CBABA118 Dây điện M20x50 M 110 715.000 112 700.000 112 700.000 110 715.000 .. . .. . . Cộng Ngàytháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,gi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Tại kho: Hạch toán chi tiết Nguyên Vật Liệu được thực hiện trên thẻ kho lập cho từng loại vật liệu ở từng kho và được tính cho cả năm. Hàng ngày thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ sắp xếp phân loại cho từng loại vật liệu để ghi vào thẻ kho. Khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ cuối tháng đối chiếu nhập- xuất-tồn với kế toán vật tư. Bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho thành 3 liên: Sau đó chuyển cho thủ kho 2 liên, đơn vị giữ 01 liên khi lĩnh vật tư. Khi lĩnh đơn vị lĩnh phải đem phiếu này xuống thủ kho ghi số thực phát sinh và ký vào chứng từ xuất kho thủ kho ghi vào sổ thực xuất vào thẻ kho, định kỳ gửi cho phòng kế toán. * Ưu điểm: Ghi chép đơn giản,dễ kiểm tra,đối chiếu. *Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn thiếu. Sơ đồ5: Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật Liệu (theo phương pháp ghi thẻ song song) Thẻ kho Phiếu nhập kho phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê nhập-Xuất-tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng III.Hạch toán tổng hợp Nguyên Vật Liệu trong các doanh nghiệp : III.1 Hạch toán tổng hợp Nhập Nguyên Vật liệu: 1.1 Chứng từ: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập Nguyên Vật Liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ,kịp thời ,đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo quyết định 885/1998/BTC ngày 16/07 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính,các chứng từ kế toán về Nguyên Vật Liệu gồm: - phiếu nhập kho(Mẫu 01-VT). Cơ sở số liệu dể ghi vào phiếu nhập kho:Căn cứ vào hoá đơn GTGT(liên 2) nhận được từ phía người bán,căn cứ vào tình hình thực tế hàng về,căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật liệu,phòng vật tư tiến hành viết phiếu nhập kho,Phiếu nhập kho được chia thành 01 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế toán Liên 2: lưu tại kho. Liên 3: lưu tại phòng kế toán - Biên bản kiểm kê Nguyên Vật Liệu(Mẫu 08-VT) Chứng từ này được dùng khi tiến hành kiểm kê vật tư(sản phẩm,hàng hoá) vào cuối tháng hoặc cuối quý,năm. Cơ sở số liệu để ghi vào chứng từ này là:khi có yêu cầu cần kiểm tra vật liệu còn tồn trong kho,căn cứ vào tình hình kiểm kê thực tế tại kho,cùng sự có mặt tham gia kiểm kê cuả nhiều người liên quan ,thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm kê vật tư (sản phẩm ,hàng hoá) sau đó chuyển lên cho phòng kế toán làm căn cứ để đối chiếu.kiểm tra với các só liệu trên sổ sách nhằm đảm bảo tính đúng khớp giữa sổ sách với thực tế. -Hoá đơn (GTGT(- MS 01 GTKT-3LL: Cơ sở số liệu để lập hoá đơn GTGT:Căn cứ vào tình hình mua vật tư về nhập kho để ghi vào hoá đơn. Ngoài ra sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau: + Biên bản kiểm nghiệm vật tư(Mẫu số 05-VT). 1.2.Sổ kế toán: Sổ chi tiết Nguyên Vật Liệu Sổ cái Nguyên Vật Liệu III.2 .Hạch toán tổng hợp Xuất Nguyên Vật Liệu: 2.1.Chứng từ: - Phiếu xuất kho(Mẫu số 02-VT). Cơ sở số liệu để ghi phiếu xuất kho:Căn cứ vào yêu cầu thực tế xuất kho,căn cứ vào tình hình thực tế vật liệu còn tồn trong kho,căn cứ vào định mức quy định,phòng vật tư tiến hành viết phiếu xuất kho sau đó chuyển xuống kho,thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để tiến hành làm thủ tục xuất kho.Phiếu xuất kho được lập thành 04 liên: Liên 1: Lưu tại phòng vật tư. Liên 2: Chuyển chot hủ kho và lưu tại kho Liên 3: Giao cho gnười nhận hàng. Liên 4: Lưu tại phòng kế toán. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẫu 03-VT) Phiếu này được lập theo yêu cầu sử dụng vật liệu trong nội bộ đơn vị.Mẫu chứng từ này thường được dùng trong các doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh,đơn vị trực thuộc.Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được thành lập thành 03 liên: Liên 1: lưu tại phòng vật tư. Liên 2: Dùng đi đường. Liên 3:Lưu tại phòng kế toán Ngoài ra sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau: + Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức(Mẫu 04-VT). + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ(Mẫu 07-VT) 2.2 .Sổ kế toán: Sổ chi tiết Nguyên vật liệu Sổ cái Nguyên Vật Liệu III.3 Hạch toán thanh toán với người bán: Vật liệu nhập kho Công Ty chủ yếu là mua ở bên ngoài vật liệu ở Công Ty phần lớn được mua qua phương thức thanh toán trả chậm, trả trực tiếp bằng tiền mặt, tiền tạm ứng và trả bằng chuyển khoản. Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho bằng tiền tạm ứng. Căn cứ vào lệnh sản xuất (hoặc phiếu khoán) Đơn vị nhận khoán lập Đơn đặt hàng, sau đó chuyển lên phòng kinh tế kỹ thuật xem xét nếu thấy số lượng vật tư phù hợp thì ký duyệt. Tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xây Dựng Trường Thi, đối với những công trình ở xa trụ sở chính, một số vật tư (không phải đặc chủng) như oxy, gas, đinh,vít. Thì cho phép đội công trình mua trực tiếp tại nơi sản xuất, không nhập qua kho Công ty mà được nhập xuất thẳng cho công trình để tiến hành thi công các hạng mục công trình, các đội công trình đều có kế toán đội và nhân viên tiếp liệu theo dõi,quản lý,quyết toán với phòng kế toán Công ty. Khi đơn đặt hàng được phòng kinh tế xét duyệt, các đơn vị đặt hàng có nhiệm vụ giao cho cửa Hàng giao cho phòng vật tư khi đi mua vật tư theo đơn đặt hàng đó. Trường hợp trong đơn đặt hàng có ghi đơn vị tự mua thì nhân viên tiếp liệu của đơn vị nhận khoán có tra trách nhiệm mua vật tư đó. Trong tháng 01 Anh trần văn Cường nhân viên tiếp liệu và các cán bộ kỹ thuật của Công Ty đã lập đơn đặt hàng như sau: Biêu 05: Công ty Cổ Phần đầu Tư Và Xây Dựng Trường Thi đơn đặt hàng Đơn vị đặt hàng:Công Ty Cổ Phần ĐT&XDTT Kính gửi Ông Giám đốc Công Ty và các phòng ban liên quan. Căn cứ vào thiết kế, dự toán các hạng mục công trình:Hệ thống Trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Tây. Căn cứ vào hợp đồng khoán (hoặc giấy giao nhiệm vụ) số ..ngày.tháng .năm 2006 Kính đề nghị Ông Giám đốc cùng các phòng ban liên quan duyệt cấp một số phương tiện, dụng cụ, vật tư phục vụ thi công hạng mục công trình trên theo bảng kê đưới đây. Thời gian cấp từ ngày 01 tháng 04 năm 2006 STT Tên, quy cách hàng hoá ĐVT Số lượng theo thiết kế Trong đó Đơn giá khoán Ghi chú ĐVNK tự cấp Công ty cấp 1 Dây cáp điện M 28.260 0 28.260 2 Dây điện 75x75x6 M 21.666 0 21.666 3 Dây điện 90x90x8 M 8.792 0 8.792 4 Dây điện PL 10 2.067 0 2.067 5 Dây điện CT 18 M 1.199 0 1.199 Hà Nội, ngày 02 tháng 04 năm 2006 Phòng kinh tế kỹ thuật Đơn vị nhận khoán (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Sau khi Đội công trình (đơn vị đặt hàng) đã lập đơn đặt hàng xong, giao cho phòng vật tư, nhân viên tiếp liệu phòng vật tư làm giấy đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt Biểu 06: Công ty cổ phần ĐT&XDTT Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Xuân Đỉnh- Từ Liêm –Hà Nội Độc Lập –Tự Do – Hạnh Phúc Giấy đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt Kính gửi: Ông Giám đốc Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xây Dựng Trường Thi Tên tôi là: Phạm Mạnh Hùng Đơn vị công tác: Nhân viên phòng vật tư. Xin được tạm ứng số tiền là:100.000.000,00 đồng (Bằng chữ: một trăm triệu đồng chẵn) Lý do tạm ứng:Mua vật tư phục vụ thi công. Thời hạn thanh toán:ngày 29 tháng 04 năm 2006. Hà Nội ,ngày 02 tháng 04 năm 2006 Giám đốc duyệt kế toán trưởng phụ trách bộ phận người đề nghị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng được ký duyệt.Kế toán phòng Tài chính viết phiếu chi tiền. Biểu 07: đơn vị:Cty cổ phần ĐT&XDTT Mẫu số 02-TT Địa chỉ:Xuân Đỉnh- Từ Liêm-Hà Nội Phiếu chi (ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 20066 của BTC) Ngày 05 tháng 04 năm 2006 Quyển số:01 Số:07 Nợ:141 Có:111.1 Họ tên người nhận tiền : Phạm Mạnh Hùng: Địa chỉ:Phòng vật tư Lý do chi: Chi tiền tạm ứng mua vật tư Số tiền: 100.000.000,00 đ Viết bằng chữ: một trăm triệu đồng chẵn kèm theo 02 chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (ký,họ tên,đóng dấu) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) một trăm triệu đồng chẵn. Ngày 05 tháng 04 năm 2006 Thủ quỹ Người nhận tiền (ký,họ tên) (ký,họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ(vàng bạc,đá quý). +Số tiền quy đổi:.. Sau khi đã nhận tiền,nhân viên tiếp liệu tiến hành mua vật tư.Kế toán theo dõi ghi định khoản trên phiếu chi như sau: Nợ TK 141: 100.000.000 đ Có 111,112:100.000.000 đ Khi mua vật tư về nhân viên tiếp liệu lấy hoá đơn GTGT và căn cứ vào hoá đơn nhân viên kế toán phòng vật tư chuyển cho phòng tài chính làm cơ sở ghi vào phiếu nhập kho. Biểu 08: Hoá đơn GTGT Mẫu số 01 GTKT – 3LL Liên 2:Giao khách hàng GT/2005 B Ngày 07 tháng 04 năm 2006 N: 045086 Đơn vị bán hàng: Công Ty TNHH Cường Thịnh Địa chỉ:223- Cầu Giấy- Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng : Phạm Mạnh Hùng Địa chỉ:phòng vật tư- Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xây Dựng Trường Thi. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/.MS STT Tên hàng hoá,dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Dây điện 75x75x6 M 28.260 9 047,62 255 685 741 Dây điện 90x90x6 M 21.666 9 047,62 196 025 073 Dây điện PL 10 M 8 792 9 047,62 79 547 675 Dây điện CT18 M 2 067 7 523,80 15 551 695 Dây điện M 10x50 M 1 199 8 095,23 9 706 181 Cộng tiền hàng 556 516 027 Thuế suất GTGT:5% Tiền thuế GTGT 27 825 801 Tổng cộng tiền thanh toán 584 341 826 Só tiền bằng chữ:( năm trăm tám mươi tư triệu,ba trăm bốn mươi mốt nghìn,tám trăm hai mươi sáu nghìn đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,đóng dấu ,ghi rõ họ tên) (cần kiểm tra,đối chiéu khi lập,giao nhận hoá đơn) Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 045086 ngày 07/04/2006 và phiếu nhập kho do phòng vật tư giao,kế toán nhập vào máy hạch toán sổ vật tư Phòng Vật Tư mua về cho Đội công trình. Biểu 09: Hoá đơn bán hàng (Từ 01/4 dến 30/06/2006) Chứng từ Diển giải Nhà cung cấp Số tiền Tài khoản hạch toán Số N/T Ghi Nợ Ghi Có HĐ045086 09/4 Nhập dây cáp các loại Phòng vật tư 556.516.025 152.1 141 HĐ105514 08/6 Nhập thiết bị vật tư Công ty TNHH Cường Thịnh 3.792.833.248 152.6 331 . .. . .. Cộng 6.798.597.564 Ngày .tháng 6 năm 2006 Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Sau khi nhận được hoá đơn của phòng vật tư chuyển cho Anh Trần Văn Cường thuộc phòng vật tư chở về đội công trình cộng chi phí vận chuyển (nếu có).trước khi nhập vật tư,Công Ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư.Sau khi kiểm tra đúng chất lượng,đủ số lượng,chủng loại,quy cách,thì cán bộ,bộ phận vật tư mới làm thủ tục nhập kho cùng với thủ kho. Biểu 10: biên bản giao nhận và kiểm nghiệm hàng hoá Số. Hôm nay ,ngày 09 tháng 4 năm 2006 Chúng tôi gồm: đại diện bên giao:phòng vật tư: 1. Ông:Nguyễn Xuân Trịnh phụ trách Đơn vị giao hàng II. đại diện bên nhận:Trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Tây 1.Ông: Đào Văn Tiến phụ trách đơn vị 2. Ông:Trần văn cường Người nhận hàng 3.Ông:Nguyễn Tiến Phong Đại diện kỹ thuật(KSC) Đã kiểm nghiệm số vật tư nhập kho dưới đây do Ông Trần Văn Cường Nhập về STT Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tu tư Mã số ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi Chú SL đúng quy cách SL không đúng quy cách A B C D 1 2 3 4 1 Dây cáp điện M 28.260 28.260 0 2 Dây điện75x75x6 M 21.666 21.666 0 3 Dây điện90x90x8 M 8.792 8.792 0 4 Dây điện PL10 M 2.067 2.067 0 5 Dây điện CT 18 M 1.199 1.199 0 Kết luận:đã nhận đủ số lượng vật tư trên,đúng quy cách chủng loại. Đại diện bên giao Đại diện bên nhận Phụ trách đơn vị Người giao Phụ trách đơn vị Kỹ thuật Người nhận Sau đó căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá và Hoá đơn mua hàng,bộ phận vật tư làm thủ tục nhập kho Nguyên Vật Liệu. Biểu 10: phiếu nhập kho (phiếu nhập xuất thẳng) Quyển số:01 Ngày 09 tháng 04 năm 2006 Số :213 Họ tên người giao hàng:Phạm Mạnh Hùng theo hoá đơn GTGT số 045086 ngày 07 tháng 4 năm 2006 của Công ty TNHH Cường Thịnh Nhập tại kho:Dự- theo dõi nhập xuất thẳng :Xuất thẳng cho Anh ngọc Phục vụ Hạng mục công trình Trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Tây. STT Tên quy cách vật tư SP,HH Mã Hàng ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Dây cáp điện CSD5025 M 28.260 18.260 9047,62 255.685.741 2 Dây điện75x75x6 CSD5027 M 21.666 21.666 9047,62 196.025.735 3 Dây điện90x90x8 CSD5033 M 8.792 8.792 9047,62 79.546.675 4 Dây điện PL10 CSD0027 M 2.067 2.067 7.523,8 15.551.695 5 Dây điện CT 18 CSD0027 M 1.199 1.199 8.095,23 9.706.181 Cộng tiền hàng 556.516.027 Thuế 5% 27.285.801 Cộng 584.341.826 Viết bằng chữ: Năm trăm tám mươi tư triệu,ba trăm bốn mươi mốt nghìn,tám trăm hai sáu nghìn đồng). Nhập ngày 09 tháng 4 năm 2006 Giám đốc Công ty kế toán trưởng phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (ký,ghi rõ họ tên) ( ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Sau khi nhân viên phòng vật tư nhập vào kho và giao cho Trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Tây,nhân viên tiếp liệu tiến hành làm thủ tục hoàn trả tạm ứng. Biểu 12: Công ty Cổ Phần ĐT&XDTT Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Phòng vật tư Độc Lập- Tự Do- Hạnh Phúc Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (Bằng TM 111/CK 112) Kính gửi: Ông Giám đốc Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xây Dựng Trường Thi Tên tôi là:Phạm Mạnh Hùng Đơn vị: Phòng Vật Tư Xin được thanh toán số tiền là:584.341.826 đồng. (Bằng chữ: Năm trăm tám mươi tư triệu,ba trăm bốn mốt nghìn,tám trăm hai mươi sáu nghìn). Hình thứcthanh toán:Hoàn tạm ứng tiền mua vật tư: Đơn vị nhận tiền: Tài khoản số: Tại.. Nội dung thanh toán:thanh toán tiền mua sắt thép theo Hoá Dơn số 0045086 ngày 07/06/2006. Hà Nội, ngày 09 tháng 04 năm 2006 Giám đốc ký duyệt Kế toán trưởng Phụ trách đơn vị Người đề nghị (ký,ghi rõ họ tên) *Phần chênh lệch được sử lý như sau: - Nếu số chi tạm ứng không hết thì nhân viên kế toán vật tư làm thủ tục hoàn trả -Nếu số chi tạm ứng thiếu thì nhân viên kế toán vật tư làm thủ tục thanh toán tiếp theo. Sau đó căn cứ vào chứng từ thanh toán(phiếu nhập,hoá đơn) và giấy đề nghị thanh toán.Kế toán vào sổ chi tiết thanh toán TK 141 cho từng đối tượng theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 141 Biểu 13: Sổ chi tiết tài khoản 141 Tên người tạm ứng:Phạm Mạnh Hùng Mã khách: HP M2 Đơn vị: Phòng vật tư Từ ngày 01/04 đến 30/06/2006 ĐVT: Đồng TT Ch chứng từ Diễn Giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 1.500.000 05/4 PC07 05/4 Chi tiền tạm ứng Cho Anh Hùng mua Vật tư 111 100.000.000 HĐ 045086 07/4 Anh hùng hoàn trả Tạm ứng mua vật Tư 152 584.341.826 Cộng phát sinh 100.000.000 584.341.826 Dư cuối kỳ 17.158.174 Ngày tháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng Người ghi sổ ( ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Đồng thời cuối quý ké toán lập bảng tổng hợp chi tiết tiền tạm ứng Biểu 14: bảng tổng hợp chi tiết tiền tạm ứng (Từ ngày 01/4 đến 30/6/2006) TT Mã khách hàng Tên khách hàng Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 01 BCHNĐ Nguyễn Đình Xuân 0 2.500.000 2.500.000 02 BCCTV Trần Văn Cường 1.000.000 5.000.000 3000.000 3000.000 03 BCHPM Phạm Mạnh Hùng 1.500.000 100.000.000 584.341.826 17.158.174 04 BCTDV Dương Văn Tiến 0 100.357.024 100.357.024 05 BCTNĐ Nguyễn Đức Thuận 23.549.563 1.236.456.897 958.897.456 Cộng 1.322.312.358 5204.093480.897 6.578.774.618 4.935.559.184 Ngày ..tháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) - Nếu đơn vị thanh toán trực tiếp với người bán bằng tiền mặt thì ké toán căan cứ vào hoá đơn,phiếu chi tiền mặt,phiếu nhập để nhập liệu vào máy Biểu 15: phiếu nhập kho (phiếu nhập xuất thẳng) Quyển số :01 Ngày 24 tháng 4 năm 2006 số : 310 TK ghi Nợ: 152.1 TK ghi Có :111.1 Họ tên người giao hàng:Phạm Văn Huy theo hoá đơn GTGT số 00589 ngày 20 tháng 4 năm 2006 của Công Ty TNHH Kiều Anh Nhập tại kho:Dự K00-theo dõi nhập xuất thẳng: Xuất thẳng cho Anh Trần Đức Thuận phục vụ công trình Trường cấp II hoà Bình. TT Tên quy cách vật tư,SP,HH Mã Hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Cầu dao 20 A PPT 2010 Cái 30 30 18.000 540.000 At to mat FFS0020 Cái 57 57 40.000 2.280.000 Dây súp đôi PPQ4076 M 560 560 20.000 11.200.000 Ô cắm FFV0008 Bộ 315 315 10.000 3.307.500 Cộng tiền hàng 17.327.500 Thuế 5 % 866.375 Cộng 18.193.875 Viết bằng chữ:(Mười tám triệu,một trăm chín mốt ba nghìn,tám trăm bẩy mươi năm nghìn đồng). Nhập Ngày 24 tháng 4 năm 2006 Giám đốc công ty kế toán trưởng phụ trách cung tiêu người giao hàng thủ kho (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) -Trong trường hợp đơn vị chưa thanh toán với người bán thì để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán mở riêng là sổ chi tiết công nợ.sổ chi tiết công nợ mở cho từng đối tượng khách hàng,hàng ngày kế toán căn cứ vào hoá đơn,phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết công nợ và nhập số liệu vào máy. Biểu 16: sổ chi tiết phải trả người bán Tên khách hàng:Công ty TNHH Cường Thịnh Mã khách hàng:CT 001 Từ ngày 01/4 đến 30/6/2006 TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 650.342.153 28/4 HĐ 045112 28/4 Mua dây cáp trưa trả tiền 331 279.654.231 02/5 UNC71 02/5 Trả tiền mua dây cáp năm 2005 theo HĐ 005679 112 658.564.345 Cộng 948.231.562 1.864.254.236 1.566.364.857 Ngày.tháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Biểu 17: bảng tổng hợp chi tiết phải trả người bán Từ ngày 01/4 đến 30/6/2006 TT Mã khách hàng Tên khách hàng Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối Nợ Có Nợ Có Nợ Có 01 KA001 Cty TNHH Kiều Anh 650.342.153 948.231.562 1.864.254.236 1.566.364.827 02 CT 002 Cty TNHH Cường Thịnh 253.246.213 423.563.123 543.621.321 373.304.411 03 HH003 Cty TNHH Hồng Hà 568.896.546 657.897.564 789.896.698 700.895.680 04 TL004 Cty TNHH Thăng Long 0 30.000.000 45.698.597 15.698.597 .. . .. . .. . Cộng 2.978.856.564 3.978.689.498 5.897.687.245 4.897.854.311 Ngày.tháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Trong tháng nếu đơn vị thanh toán tiền hàng cho người bán thì căn cứ vào chứng Từ thanh toán (phiếu chi,giấy báo nợ) ghi vào phần theo dõi thanh toán sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 111,112 * Khi nhập liệu(căn cứ vào hoá đơn :nhập ngày hoá đơn,số hoá đơn,phiếu nhập,nhập mã khách,địa chỉ nhập mã kho ,số phiếu nhập,ngày nhập phiếu, hoá đơn mua hàng:Số chứng từ,ngày chứng từ Máy tự động chạy theo chương trình cho phép cập nhập – xuất in ra các sổ và bảng kê Biểu 18: sổ chi tiết tài khoản 152 Kho: Hải- K001 – kho Công Ty (từ nagỳ 01/4 đến 30/6/2006) TT Ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ có Số dư đầu kỳ 8.879.294.264 0 10/4 PN213 09/4 Nhập dây cáp các loại 141 556.516.027 10/4 PX213 09/4 Xuất dây cáp các loại Phục vụ CT Trường cấp II HB 621 556.516.027 26/4 PN310 24/4 Nhập vật tư các loại ,dây điện, cầu dao, ổ cắm 111 17.327.500 26/4 PX310 26/4 Xuất các loại vật tư phục vụ CT Trường cấp II Hoà Bình 621 17.327.500 . . .. . .. Cộng 5.789.459.256 6.789.698.564 7.879.054.956 Ngày. tháng 6 năm 2006. Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,gho rõ họ tên) Biểu 19: sổ chi tiết tài khoản 152 Kho :the- K003 - Đội Công trình Trường CĐCĐ Hà Tây (từ ngày 01/4 đến 30/6/2006) N/T Ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 59.497.658 15/4 PN215 15/4 Nhập vật tư phục vụ công trình CĐCĐHT 111 5.798.654 15/4 PX200 15/4 Xuất vật tư dây điện, ,cầu dao, công tắc phục vụ CT sửa chữa 621 4.978.563 . . Cộng 15.459.245 25.587.987 49.368.916 Ngày ..tháng 6 năm 2006. Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng Người ghi sổ (ký.gho rõ họ tên) (ký,gho rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Biểu 20: sổ chi tiết tài khoản 111 (từ ngày 01 /4 đến 30/6/2006) N/T Ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu