Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Trung Văn

án chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu. Sau đó đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp. Sơ đồ 05: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song . Về tổ chức hạch toán tổng hợp NVL có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 06: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức nhật ký chứng từ PNK, PXK, Bảng phân bổ NVL, CCDC Thẻ kho, Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp chi tiết NVL NKCT 1, 2, 5,6,7 Sổ cái TK 152, 153 BÁO CÁO TÀI CHÍNH BK 4 Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là hình thức nhật ký - chứng từ. Từ các chứng từ gốc như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ NVL kế toán tổng hợp nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào các bảng kê số 3, 8, 9, 10 và vào các nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 6, sau đó số liệu được tổng hợp vào sổ cái TK 152. Tài khoản sử dụng để hạch toán NVL: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 331: Phải trả người bán TK 141: Tạm ứng TK 621: Chi phí NVL trực tiếp Đơn vị không sử dụng TK 151: Hàng mua đang đi đường Hiện tại kế toán của công ty chưa thực hiện đối chiếu đối hàng tháng giữa bảng tổng hợp chi tiết NVL với sổ kế toán tổng hợp. Công ty chỉ in các bảng kê và các nhật ký - chứng từ một lần vào cuối năm. Đến khi đó sổ cái được đối chiếu với các bảng tổng hợp chi tiết. 2.2.Hạch toán thu mua và nhập kho NVL 2.2.1 Tổ chức thu mua NVL Hàng tháng phòng kế hoạch lập kế hoạch mua sắm vật tư và tổ chức thu mua vật tư theo kế hoạch đó, trong phòng có một cán bộ làm công tác cung ứng vật tư. Cán bộ cung ứng có trách nhiệm trực tiếp đi thu mua vật liệu. Nguyên vật liệu của Công ty hoàn toàn được mua ngoài, một số loại gỗ đặc biệt Công ty phải nhập từ nước ngoài, số còn lại công ty mua của các đơn vị bán sỉ trong nước, riêng đối với nguyên liệu để sản xuất cót nan thì Công ty phải đặt mua trực tiếp với từng gia đình ở các làng nghề ven Hà Nội. Đối với nguyên liệu gỗ nhập khẩu : Công ty thường nhập của một số Nhà cung cấp quen thuộc trong nhiều năm ở các nước Lào, Campuchia, Nam phi… Dựa vào kế hoạch mua vật tư, Ban giám đốc lập đơn đề nghị xem báo giá của các đối tác, sau đó lựa chọn nhà cung cấp, tiếp đến thoả thuận ký kết hợp đồng mua bán, nhân viên kế toán đến ngân hàng Agribank Láng hạ mở LC, cán bộ thu mua lên cửa khẩu làm các thủ tục hải quan để nhận hàng rồi thuê xe chở về kho công ty. Đối với nguyên liệu gỗ mua trong nước thường là các loại gỗ xẻ, gỗ ép…Công ty chủ yếu mua của các nhà cung cấp quen thuộc như Công ty TNHH Hưng Hà, Công ty Cổ phần Thương Mại & Sản Xuất Ngọc Diệp… Đối với nguyên liệu tre, cót, nan, đồ thủ công mỹ nghệ: mua ở các làng nghề thủ công cũ thì cán bộ cung ứng vật tư sẽ lập giấy tạm ứng để tạm ứng tiền mua vật tư rồi đi thu mua theo đặt hàng trước đối với từng hộ gia đình, trong trường hợp này không có hoá đơn mua hàng, cán bộ vật tư chỉ lập bảng kê mua hàng liệt kê tên hàng, số lượng, giá mua. Hiện công ty không có xe chở vật tư, công ty phải thuê ngoài để vận chuyển. 2.2.2 Thủ tục Chứng từ: Chứng từ sử dụng: hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Giao cho cán bộ cung ứng Liên 2: Giao cho người bán Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ Sơ đồ 07: Sơ đồ luân chuyển phiếu nhập kho: người giao hàng BB kiểm nghiệm vật tư Đề nghị nhập kho Nhập liệu phiếu NK Cán bộ Cung ứng Kế toán Tài sản Ban kiểm nhân VT thủ kho Nhập VT lưu Kí nhận và ghi thẻ kho Cán bộ cung ứng đi mua vật liệu và thuê xe chở về Công ty. Tiếp theo, Ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm tra về số lượng chất lượng và các tiêu chuẩn kỹ thuật khác, nếu đủ tiêu chuẩn như kế hoạch thì cho nhập kho, sau đó lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và cán bộ cung ứng lập phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi vào thẻ kho. Sau đó định kỳ hàng tuần thủ kho tập hợp PNK mang lên phòng kế toán để kế toán tổng hợp nhập số liệu vào máy tính. Ví dụ:Ngày 19 tháng 02 Công ty CP Trung văn dùng tiền gửi ngân hàng mua một số NVL của Công ty TNHH SX Và TM Hưng Hà, hàng về kho trong ngày, cán bộ thu mua lập phiếu nhập kho, Ban kiểm nghiệm vật tư kiểm tra chất lượng vật liệu đạt tiêu chuẩn cho nhập kho và lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Theo đó có các chứng từ liên quan sau cần được lập: - Hoá đơn mua hàng do bên bán giao cho cán bộ cung ứng đem về: Biểu 01: Hoá đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 19 tháng 02 năm 2009 Mẫu số 01: GTKT – 3LL GH/2008B 0067984 Đơn vị bán hàng: C.TY TNHH SX VÀ TM HƯNG HÀ Địa chỉ: Liên Trung - Đan Phượng - Hà Tây Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: 0500495350 Họ tên người mua hàng: Trịnh Xuân Hoà Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Trung Văn Địa chỉ: Xã Trung Văn - Từ Liêm – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: chuyển khoản Mã số: 0100102943 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Gỗ thông xẻ M3 37 2.500.000 92.500.000 2 Gỗ xẻ N 4+6 M3 22 3.700.000 81.400.000 Cộng tiền hàng 173.900.000 Thuế suất GTGT:10% Ti ền thu ế GTGT: 17.390.000 Tổng cộng tiền thanh toán 191.290.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm chín mươi mốt nghìn hai trăm chín mươi đồng Người mua hàng (Ký ghi rõ họ, tên) Người bán hàng (Ký ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Biểu 02: Phiếu nhập kho Đơn vị: ……... Bộ phận:…….. PHIẾU NHẬP KHO Ng ày 19 th áng 02 n ăm 2009 Mẫu số: 01- VT Theo QĐ số 5/2006/QĐ-BTC ngày20 th áng 3 n ăm 2006 của Bộ trưởng BTC Nợ:....... Có......... Số:24 Họ, tên người giao hàng: TRịnh Xuân Hoà Theo: H Đ số 67983 ngày 14 tháng 02 năm 2009 của Cty TNHH SX và TM Hưng Hà Nhập tại kho: Kho gỗ Địa điểm: Trung Văn - T ừ Liêm - HN S ố TT Tên, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá. Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 2 Gỗ thông xẻ Gỗ xẻ N 4+6 VAT 10% M3 37 22 2.500.000 3.700.000 92.500.000 81.400.000 17.390.000 Cộng 191.290.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): một trăm chín mươi mốt triệu hai trăm chín mươi nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 14 tháng 02 năm 2009 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 03: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Đơn vị: …………. Bộ phận:………… Mẫu số: 01- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 19 tháng 02 năm 2009 số 05 - Căn cứ Quyết định số 54 ngày 19 tháng 02 năm 2009 của Giám đốc Công ty cổ phần Trung Văn - Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông Nguyễn Văn Chung………..Chức vụ: NV kỹ thuật…..Trưởng ban + Ông Nguyễn Văn Ninh …………Chức vụ: Thủ kho ………..Uỷ Viên + Bà Trần Thị Thanh Nga…………Chức vụ: Cán bộ cung ứng..Uỷ Viên Đã kiểm nghiệm các loại: Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 1 Gỗ thông xẻ 52 Toàn bộ M3 37 37 0 2 Gỗ xẻ N 4+6 73 Toàn bộ M3 22 22 0 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: vật tư đủ tiêu chuẩn Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) 2.2.3 Trình tự ghi sổ kế toán nhập vật liệu Dựa vào các chứng từ đã lập ở trên kế toán và thủ kho tiến hành ghi chép và cập nhật số liệu vào máy tính. Tại kho: Thủ kho lập thẻ kho theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu Biểu 04: Thẻ kho Đơn vị: …………. Bộ phận:………… Mẫu số: S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: tháng 3/2009 Tờ số:3 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Gỗ thông xẻ Đơn vị tính: m3 Mã số:VLC52 S TT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 1 Tồn kho đầu kỳ 2 2 19/02 PNK 24 Mua ngoài nhập kho 19/02 37 ……………. Đơn vị: …………. Bộ phận:………… Mẫu số: S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: tháng 3/2009 Tờ số:3 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Gỗ xẻ N 4+6 Đơn vị tính: m3 số: VLC57 S TT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 1 Tồn kho đầu kỳ 3 2 19/02 PNK 24 Mua ngoài nhập kho 19/02 22 ……….. Tại Phòng kế toán: Kế toán căn cứ vào các chứng từ để tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ chuyển số liệu vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Nếu cần thiết cuối tháng in ra để kiểm tra. Tuy nhiên thông thường tại công ty cuối năm mới in ra các sổ sách kế toán. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ theo dõi chi tiết cho từng loại vật liệu tại từng kho vừa theo số lượng vừa theo giá trị. Tiếp theo ví dụ trên, nghiệp vụ nhập kho nguyên liệu này sẽ được vào sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ như sau. Biểu 05: Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ Đơn vị: …………. Bộ phận:………… Mẫu số: S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ) Năm: 2009 Tài khoản: 152 Tên kho: Kho gỗ Tên nguyên vật liệu: Gỗ thông xẻ Đơn vị tính: 1000đ Chứng từ Diễn giải TK đối Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư đầu kỳ 2380 2 4760 PNK 24 19/02 Mua NVL nhập kho 112 2500 37 92.500 …….. Sổ này có …trang, đánh số từ trang 01 đến trang … Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày tháng năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ) Năm: 2009 Tài khoản: 152 Tên kho: Kho gỗ Tên nguyên vật liệu: Gỗ xẻ N 4+6 Đơn vị tính: 1000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư đầu kỳ 3670 3 11010 PNK 24 19/02 Mua NVL nhập kho 112 3700 22 81.400 ……………… Sổ này có …trang, đánh số từ trang 01 đến trang … Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày tháng năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 06: Bảng tổng hợp chi tiết NVL Đơn vị: …………. Địa chỉ:………… Mẫu số: S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản:152 Tháng 02 năm 2009 STT Tên vật liệu Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 14 15 …. Gỗ thông xẻ Gỗ N 4+6 4.760 11.010 92.500.000 81.400.000 74.814.000 61.320.800 22.446.000 31.089.200 …. Công ty có ba hình thức thanh toán với nhà cung cấp: thanh toán ngay bằng tiền mặt, hoặc tiền gửi ngân hàng, thanh toán chậm, ứng tiền trước cho nhà cung cấp và khi hàng về kho Công ty thì thanh toán trừ tạm ứng. +) Thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng: Trong một số trường hợp số lượng vật liệu ít, giá trị nhỏ, hoặc mua của Nhà cung cấp mới, … Công ty thường phải thanh toán ngay. Sau khi hàng về nhập kho, dựa vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho kế toán tính ra số tiền phải trả cho người bán. Kế toán viết phiếu chi tiền mặt có sự phê duyệt của thủ trưởng đơn vị, rồi chuyển cho thủ quỹ thanh toán cho người giao hàng. Nghiệp vụ này được ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 1. Tiếp ví dụ trên kế toán căn cứ vào Hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho kế toán định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 112 Sau đó kế toán tổng hợp nhập số liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tự động kết chuyển vào Nhật ký chứng từ số 1, Biểu 07: Nhật ký chứng từ số 1 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có tài khoản 111- Tiền mặt Tháng 02 năm 2009 Đơn vị 1000đ Số TT Ngày Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các tài khoản 111 … 133 … 152 153 … Cộng có TK 111 1 19/02 17.390 173.900. 191.290 …. … … … … … … … … … Đã ghi Sổ cái ngày … tháng năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày tháng năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nếu thanh toán ngay bằng chuyển khoản thì kế toán viết uỷ nhiệm chi (4liên), khi uỷ nhiệm được giám đốc duyệt thì kế toán mang đến ngân hàng Agribank chi nhánh Láng hạ để làm thủ tục thanh toán. Cho tới khi kế toán nhận được giấy báo nợ thì cập nhật vào máy tính, máy tính sẽ chuyển số liệu vào nhật ký chứng từ số 2. Biều 08: Nhật ký chứng từ số 2 Đơn vị: …………. Địa chỉ:………… Mẫu số: S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi có tài khoản 112 Tiền gửi ngân hàng Tháng 02 năm 2009 Đơn vị 1000đ Số TT Ngày Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các tài khoản 111 … 133 … 152 153 … Cộng có TK 111 1 19/02 17.390 173.900. 191.290 …. … … … … … … … … … Đã ghi Sổ cái ngày … tháng năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày tháng năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) +)Trường hợp thanh toán chậm: Khi mua NVL của một số nhà cung cấp quen thuộc thì Công ty thường được hưởng một thời gian tín dụng tuỳ theo giá trị của lô hàng. Trung bình là từ 20 đến 30 ngày. Trong trường hợp này, kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người bán, nhật ký chứng từ số 5. Ví dụ: Trong tháng 3/2009 Công ty mua một số nguyên vật liệu chưa thanh toán cho người bán. Kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người bán để theo dõi công nợ đối với từng nhà cung cấp thường xuyên, và một sổ chi tiết thanh toán với người bán tập hợp chung cho tất cả những nhà cung cấp vãng lai. Cuối tháng lấy số liệu tổng cộng từ các sổ chi thanh toán với người bán để ghi vào nhật ký chứng từ số 5 Biểu 09: Sổ chi tiết thanh toán cho người bán SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Đối tượng : Công ty thương mại Tuấn Hằng Đơn vị: 1000đ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diến giải TK đối ứng Thời hạn được CK Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 2/3 4/3 ……. …….. HĐGTGT PNK 45 Giấy báo Nợ ……… …… 02/3 4/3 - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ …….. Mua sơn gỗ, chưa thanh toán cho người bán Chi thanh toán tiền mua đinh cho người bán ………………….. 152 133 331 331 112 20 ngày 15.000 1500 95.000 16.500 95.000 ….. …….. Cộng NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi có Tài khoản 331 - phải trả cho người bán Tháng 3 năm 2009 Số TT Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu kỳ Ghi có TK 331, Ghi nợ các TK Theo dõi thanh toán (ghi nợ TK 331) Số dư cuối tháng Nợ Có 152 153 ……. Cộng Có TK 331 .... 450.0000 Cộng ..... +) Trường hợp thanh toán trừ tạm ứng. Sau khi ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu, Công ty phải tạm ứng cho người bán (kế toán lập phiếu chi tiền mặt hoặc lập lệnh chuyển tiền) khi nhận hàng thanh toán nốt số còn lại bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Định khoản : a) Nợ TK 331 Có TK 111, 112 b) Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán cho người bán, và nhật ký chứng từ số 5. Ngoài ra còn Trường hợp cán bộ cung ứng tạm ứng tiền đi thu mua NVL, đầu tiên dựa vào kế hoạch mua NVL, cán bộ cung ứng lập giấy đề nghị tạm ứng trình thủ trưởng xét duyệt. Sau khi thủ trưởng duyệt thì kế toán lập phiếu chi với đầy đủ chữ ký, thủ quỹ giao tiền cho cán bộ cung ứng. Nợ TK 141 Có TK 111 Cán bộ cung ứng đi mua NVL thuê xe chở về kho, lập giấy đề nghị thanh toán kèm hoá đơn mua hàng trình giám đốc duyệt. Khi giám đốc duyệt thì kế toán mới làm thủ tục thanh toán tạm ứng. Từ Phiếu nhập kho kế toán ghi định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Kế toán lập phiếu thu hoàn ứng: + Số tiền thu hoàn ứng là số đã tạm ứng nếu số tiền đã tạm ứng nhỏ hơn số tiền mà cán bộ cung ứng thực tế chi ra để mua hàng. Khi đó kế toán phải lập phiếu chi để thanh toán cho nhà cung cấp a) Nợ TK 111: Số tiền đã tạm ứng Có TK 141 b) Nợ TK 331: Số tiền hàng Có TK 111 + Nếu số tiền hàng nhỏ hơn số tạm ứng, thì số tiền thu hoàn ứng là bằng số tiền hàng. Kế toán lập phiếu thu để thu từ người đi mua hàng cho đủ số đã tạm ứng Nợ TK 111: Số tiền mua hàng thực tế Có TK 141: Phiếu thu bổ xung: Nợ TK 111: Số tiền đã tạm ứng - số tiền mua hàng thực tế Có TK 141 Kế toán lập phiếu chi thanh toán tiền hàng: Nợ TK 331 Có TK 111. Các chứng từ này được sử dụng để ghi vào sổ Nhật ký chứng từ số 1, Bảng kê số 1, Nhật ký chứng từ số 10, Sổ chi tiết thanh toán với người bán, cuối tháng lấy số liệu tổng cộng vào Nhật ký chứng từ số 5. Ví dụ: kế toán tạm ứng cho ông Trịnh Xuân Hoà đi mua cót nan, số tiền 20 triệu đồng. Số tiền Ông Hoà thực tế chi ra để mua là 20.500.000 đ. Kế toán lập các chứng từ như đã trình bày ở trên, rồi ghi vào sổ sách như sau: Sổ chi tiết thanh toán với người bán và Nhật ký chứng từ số 5 ghi tương tự như trên. Dưới đây là nhật ký chứng từ số 1 và nhật ký chứng từ số 10 Biểu 10: Nhật ký chứng từ số 1 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có tài khoản 111- Tiền mặt Tháng 02 năm 2009 Đơn vị 1000đ Số TT Ngày Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các tài khoản 111 … 141 … 152 331 … Cộng có TK 111 21 26/2 20.000 …. … … … … … … … … … 32 28/2 20.500 …. …. Biểu 11: Bảng kê số 1 BẢNG KÊ SỐ 1 Ghi nợ tài khoản 111- Tiền mặt Tháng 02 năm 2009 Đơn vị 1000đ Số TT Ngày Ghi Nợ TK 111, Ghi Có các tài khoản 111 … 141 … 152 331 … Cộng có TK 111 36 28/2 20.000 …. … … … … … … … … … Biều 12: Nhật ký chứng từ số 10 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ 10 Ghi Có TK 141 STT Diễn giải số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 141, ghi có các TK 111 Ghi Có TK 141, Ghi nợ các TK Số dư cuối tháng Nợ Có 111 …. 111 Nợ Có …… … … … … … … … … 3 Tạm ứng 20.000 …. … …. …. ….. ….. .. ….. …. …. 7 Hoàn tạm ứng 20.000 2.3 Hạch toán xuất kho NVL 2.3.1 Thủ tục xuất kho: Do đặc điểm của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng, nên khi Công ty nhận được đặt hàng thì tiến hành xuất kho NVL cho sản xuất. Số lượng, chủng loại vật liệu xuất kho tính toán dựa trên định mức tiêu hao NVL và theo yêu cầu của khách hàng trong đơn đặt hàng. Thủ tục, chứng từ: Sau khi ký hợp đồng cung cấp hàng hoá, hợp đồng hàng hoá sẽ được chuyển đến bộ phận sản xuất, bộ phận sản xuất căn cứ vào định mức tiêu hao NVL để xác định số vật liệu cần sử dụng, sau đó lập phiếu đề nghị xuất kho trình lên Ban giám đốc. Ban giám đốc xem xét duyệt đề nghị xuất kho và lập lệnh xuất kho. Cán bộ cung ứng vật tư đem Phiếu đề nghị xuất kho và lệnh xuất kho đến kho, thủ kho xem xét và tiến hành xuất kho. Cán bộ cung ứng lập phiếu xuất kho. Thủ kho tiến hành xuất kho sau đó ghi số lưọng thực xuất kho vào phiếu xuất kho sau đó sử dụng phiếu xuất kho ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán tổng hợp nhập vào máy tính. Phiếu xuất kho Vật tư được lập 3 liên. Một liên giao cho cán bộ phòng sản xuất (người nhận hàng giữ), một liên lưu ở kho, một liên lưu tại phòng kế toán. Sơ đồ 08: Sơ đồ luân chuyển phiếu xuất kho: Phòng cung ứng vật tư Cung ứng Đơn vị sản xuất Kế toán Tài sản thủ kho Nhập liệu xuất kho và ghi thẻ kho phiếu XK Duyệt lệnh xuất Đề nghị xuất kho Giám đốc NV XK lưu Do công ty sử dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá NVL xuất kho, nên việc tính giá NVL xuất kho được thực hiện vào cuối tháng. Khi nhận được lệnh xuất kho, cán bộ cung ứng lập phiếu xuất kho thực hiện việc xuất kho NVL, giá xuất kho đựơc tính theo giá bình quân nên trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng. Đến cuối tháng, căn cứ vào số liệu tồn đầu tháng và nhập trong tháng, kế toán xác định giá bình quân một đơn vị NVL mới ghi đơn giá và tính thành tiền trên phiếu xuất kho. NVL xuất kho chủ yếu để sản xuất sản phẩm, ngoài ra một số để phục vụ hoạt động quản lý. 2.3.2 Trình tự ghi sổ kế toán xuất kho NVL: Tương tự như nghiệp vụ nhập kho: Tại kho : thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho Tại phòng kế toán : kế toán theo dõi NVL xuất trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, cuối tháng kế toán lấy số tổng cộng trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu đê lập bảng tổng hợp chi tiết vật tư, lập bảng phân bổ nguyên vật liệu từ đó làm căn cứ để ghi vào bảng kê số 4, bảng kê số 5. Số liệu tổng cộng trên hai bảng kê này được ghi vào nhật ký chứng từ số 7, sau đó lập sổ cái TK 152. Biểu 02: Phiếu xuất kho Đơn vị: ……... Bộ phận:…….. PHIẾU XUẤT KHO Ng ày 14 th áng 02 n ăm 2009 Mẫu số: 01- VT Theo QĐ số 5/2006/QĐ-BTC ngày20 th áng 3 n ăm 2006 của Bộ trưởng BTC Nợ:....... Có......... Số:04 Họ, tên người giao hàng: TRịnh Xuân Hoà Theo: H Đ số 67983 ngày 14 tháng 02 năm 2009 của Cty TNHH SX và TM Hưng Hà Nhập tại kho: XN mộc và TTNT Địa điểm: Trung Văn - T ừ Liêm - HN S ố TT Tên, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá. Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 2 Gỗ thông xẻ Gỗ xẻ N 4+6 M3 30 22 2.493.800 3.696.000 74.814.000 61.320.800 Cộng 136.134.800 Tổng số tiền (viết bằng chữ): một trăm chín mươi mốt triệu hai trăm chín mươi nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 14 tháng 02 năm 2009 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Hàng ngày kế toán thu nhận các chứng từ xuất kho sau đó kiểm tra, đối chiếu và định khoản. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 28 tháng 02 năm 2009 tại kho gỗ kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và máy tính tự động tính giá cho vật liệu xuất kho theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng kế toán in ra bảng tình hình xuất vật tư cho từng xí nghiệp. Xuất kho 2 loại vật liệu Gỗ thông xẻ và Gỗ xẻ N 4+6 với số lượng lần lượt là 30m3 ; 23m3. Giá đơn vị bình quân gỗ thông xẻ = = 2493.8 4.760 + 92.500 2 + 37 Giá thực tế xuất kho gỗ thông xẻ = 30 x 2493.8 = 74.814 (nghìn đồng) Tính toán tương tự đối với gỗ N4+6 Định khoản: Nợ TK 621: 136.134.800 Có TK 152: 136.134.800 Đến cuối tháng kế toán tập hợp các chứng từ có liên quan để lập bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Trên cơ sở bảng này và nhật ký chứng từ số 5 kết toán lập sổ cái 152, Đến cuối tháng kế toán lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Bảng 02: Bảng phân bổ NVL, CCDC BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng 02 năm 2009 STT Ghi có các TK Đối tượng sử dụng (ghi nợ các TK) TK 152 TK 153 TK…. 1 2 3 Chi phí NVLTT - Xưởng Cót nan - Xưởng mộc - Xưởng ván sàn Chi phí sản xuất chung - Xưởng Cót nan - Xưởng mộc - Xưởng ván sàn Chi phí quản lý doanh nghiệp ……………….. 450.606.300 185.455.750 542.123.242 46.798.231 8.265.259 22.734.741 15.798.231 15.253.459 Cộng Từ bảng phân bổ số 2 ghi vào bảng kê số 4. Bảng 03: Bảng kê số 4 BẢNG KÊ SỐ 4 (Trích) Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng Tháng 02 năm 2009 STT Ghi có các TK Các TK ghi nợ TK 152 TK 153 TK…. 1 2 3 5 TK 154 TK 621- Chi phí NVLTT - Xưởng Cót nan - Xưởng mộc - Xưởng ván sàn ………………… Chi phí sản xuất chung - Xưởng Cót nan - Xưởng mộc - Xưởng ván sàn ……………….. ……….. 450.606.300 185.455.750 542.123.242 46.798.231 8.265.259 22.734.741 15.798.231 ………. Cộng Bảng 03: Bảng kê số 5 BẢNG KÊ SỐ 5 (Trích) Tập hợp: - Chi phí đầu tư XDCB - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 02 năm 2009 STT Ghi có các TK Các TK ghi nợ TK …. TK 152 TK…. 1 19 …. ………………………………… Chi phí vật liệu quản lý ……………………… …… 15.253.459 …. Cộng Bảng 04: Nhật ký chứng từ 7 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 (trích ) Tháng 02 năm 2009 Số TT Các TK ghi có Các TK ghi Nợ 152 ………………… …………………… 621 627 642 1.188.185.292 46.798.231 15.253.459 Bảng 05 : Sổ cái TK 152 SỔ CÁI Tài khoản 152 Số dư đầu năm Nợ Có 2.120.320.369 Ghi Có TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ………….. Cộng 111 112 331 90.645.123 1.453.896.256 328.143.513 56.143.000 1.320.185.000 196.436.000 Cộng số phát sinh Nợ 1.872.693.892 1.572.764.000 Tổng số phát sinh Có 2.756.235.246 1.188.185.292 Số dư cuối tháng Nợ Có 1.237.779.015 1.622.357.813 2.4 Hạch toán NVL thừa thiếu sau kiểm kê: Các quy định của công ty: Công ty thực hiện kiểm kê kho một năm 2 lần để đánh giá tình hình bảo quản, quản lý và ghi chép vật liệu có chính xác không, đồng thời có quyết định điều chỉnh kịp thời những sai sót, chênh lệch giữa thực tế tồn kho với sổ sách và có biện pháp xử lý quy trách nhiệm cá nhân liên quan, nâng cao hiệu quả quản lý tài sản công ty. Trình tự tiến hành kiểm kê: Lập ban kiểm kê Chuẩn bị dụng cụ tiến hành kiểm kê: thước đo độ dài, cân, một số dụng cụ khác Thông báo kiểm kê với thủ kho trước một ngày Tiến hành kiểm kê, cân đo, xem xét từng danh điểm vật liệu, xác định số lượng tồn kho hiện tại và chất lượng của vật liệu trong kho. Đối chiếu kết quả kiểm kê với sổ sách, xác định chênh lệch thừa thiếu. Lập biên bản kiểm kê. Nếu xảy ra chênh lệch thừa thiếu thì ban kiểm kê tiếp tục tìm hiểu nguyên nhân, sau đó trình biên bản kiểm kê lên ban quản trị và trình bày nguyên nhân xảy ra chênh lệch. Ban quản trị xem xét và xác nhận nguyên nhân sau đó ra quyết định xử lý. Dựa vào quyết định xử lý này ban kiểm kê lập biên bản xử lý. Biên bản kiểm kê và biên bản xử lý là căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ số 7. Kết quả kiểm