Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc

Tuỳ theo yêu cầu, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho sản xuất và dự trữ của Công ty, phòng kế hoạch kinh doanh vật tư thăm dò tìm kiếm thị trường nguyên vật liệu sao cho phù hợp nhất. Khi hàng về đối với các loại vật tư cần kiểm nghiệm, Công ty sẽ thành lập ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng nguyên vật liệu mua về, kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư. Biểu 2.2: Hoá đơn mua nguyên vật liệu của Công ty TNHH Ngọc. HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày 01 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty Việt Anh Địa chỉ:.......... . Số tài khoản: .... Điện thoại: .... MS:.... Họ tên người mua hàng: Anh Thắng Đơn vị: Công ty TNHH Ngọc. Địa chỉ:....... Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: ... TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1 x 2 1 Sợi 20/2 Kg 2.260 42.120 95.191.200 Cộng tiền hàng 95.191.200 Thuế suất GTGT 10 % Tiền thuế GTGT 9.519.120 Tổng cộng tiền thanh toán 104.710.320 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh bốn triệu bảy trăm mười ngàn ba trăm hai mươi đồng./. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) Biểu 2.3: Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho của Công ty TNHH Ngọc Đơn vị: Công ty TNHH Ngọc Bộ phận: Kho nhà máy BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 03 tháng 12 năm 2005 Số: 250 Ban kiểm kê gồm:… Đã kiểm kê kho nguyên vật liệu gồm các mặt hàng sau: Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê SL TT S L TT Sợi 20/2 Sợi 21/1 Kg Kg 42.120 54.500 2.260 620 95.191.200 33.790.000 2.260 620 95.191.200 33.790.000 Cộng 128.981.200 128.981.200 -ý kiến của ban kiểm nghiệm:… Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nếu hàng mua về đúng quy cách, chất lượng đạt yêu cầu theo hợp đồng mua hàng thì tiến hành lập phiếu nhập kho. Mỗi phiếu nhập kho được lập thành 3 liên và phải có đầy đủ chữ ký của người giao hàng và người nhận hàng, trong đó: - Một liên lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc của phòng kế hoạch kinh doanh vật tư. - Một liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán. - Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán nguyên vật liệu định khoản và vào số liệu trong máy tính. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán, thủ kho và bộ phận cung ứng cùng tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho. Sau đó, thủ kho ghi sổ thực nhập vào cột thực nhập trên phiếu nhập kho. Biểu 2.4: Phiếu nhập kho của Công ty TNHH Ngọc. Đơn vị: Công ty TNHH Ngọc PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03 tháng 12 năm 2005 Số: 54 Nợ TK 1521 Có TK 111 Họ tên người giao hàng: Theo chứng từ số: Nhập tại kho: Nhà máy 1 STT Tên vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá TT TheoCT Thực 1. Sợi 20/2 kg 2.260 2.260 42.120 95.191.200 Cộng: 95.191.200 Cộng thành tiền: Chín mươi lăm triệu, một trăm chín mốt ngàn, hai trăm đồng. Nhập, ngày 03 tháng 12 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Phụ trách kế toán Người giao hàng Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) * Khi xuất kho nguyên vật liệu: Đối với vật liệu xuất kho, chứng từ kế toán Công ty là phiếu xuất kho. Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, đồng thời căn cứ vào tài liệu kỹ thuật về định mức hao phí của phòng kỹ thuật chuyển tới khi có phát sinh nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu thì các bộ phận sẽ lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch kinh doanh vật tư. Phòng kế hoạch kinh doanh lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để xuất kho vật liệu phục vụ sản xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Một liên lưu vào chứng từ gốc của phòng kế hoạch kinh doanh vật tư. - Một liên giao cho người lĩnh vật tư mang xuống kho để lĩnh vật tư. - Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán nguyên vật liệu. Ví dụ về nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu xuống xưởng cho sản xuất. Biểu 2.5: Phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm Đơn vị: Công ty TNHH Ngọc PHIẾU XUẤT KHO Ngày 04 tháng 12 năm 2005 Số: Nợ TK 6211 Có TK 1521 Họ tên người nhận hàng: Lý do xuất kho: Xuất tại kho: Nguyên liệu STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực tế 1. 2. 3. Sợi 20/1 Sợi 21/1 Sợi 20/2 Kg Kg Kg 420 310 435 Xuất, ngày 04 tháng 12 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tại kho, thủ kho chỉ xuất nguyên vật liệu khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xuất kho rồi ghi số lượng xuất kho vào phiếu.Thủ kho mở thẻ kho theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu về mặt số lượng dựa trên phiếu nhập phiếu xuất nguyên vật liệu, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng thẻ kho. Cuối tháng thủ kho cộng tổng số nhập xuất để tính ra số tồn trên từng thẻ kho và đối chiếu với kế toán chi tiết. Ví dụ: Thẻ kho lập theo dõi sợi Biểu 2.6: Thẻ kho THẺ KHO Tên vật tư: Sợi 20/1 Đơn vị tính: kg Tháng 12 năm 2005 Chứng từ Nội dung Ngày Số lượng Xác nhậnkt SH NT Nhập Xuất Tồn 02/12 03/12 28/12 Tồn ĐT Nhập Xuất Nhập 02/12 03/12 28/12 350 300 420 50 Tổng cộng 650 420 280 2.2.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng, chất lượng của từng loại, danh điểm vật tư theo từng kho. Vì vậy việc hạch toán nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau. Để sử dụng các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán, bảo đảm phù hợp giữa số liệu ghi tren thẻ kho và số liệu ghi trên sổ kế toán chi tiết, Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Để tiến hành ghi sổ , thủ kho và kế toán căn cứ vào chứng tư nhập xuất do phòng kế hoạch kinh doanh vật tư lập. Thẻ kho Sổ KT chi tiết C.Từ xuất C.Từ nhập Bảng S hợp NXT Sổ KT tổng hợp Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ. Kiểm tra đối chiếu. Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Tại kho: Trên cơ sở các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, xác định số lượng NVL thực tế nhập, xuất trên chứng từ rồi tính ra số tồn sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất để phản ánh vào thẻ kho. Thủ kho phản ánh tình hình nhập xuất tồn theo từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi chứng từ chỉ được ghi đúng một dòng trên thẻ kho. Số liệu trên thẻ kho được đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán về mặt số lượng. Định kỳ thủ kho tập hợp các chứng từ nhập xuất giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Tại phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ nhập xuất, kế toán nguyên vật liệu kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của chứng từ, định khoản rồi nhập số liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tính giá nguyên vật liệu theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng máy tính in ra các báo cáo cần thiết: - Sổ chi tiết nguyên vật liệu. - Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. - Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Biểu 2.7: Sổ chi tiết vật liệu của Công ty TNHH Ngọc Công ty TNHH Ngọc SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản: 152 Tên kho: vật liệu Tên vật liệu: Sọi 21/1 Tháng 12 năm 2005 Ngày tháng Diễn giải Đơn giá (Nhập, xuất) Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT 1/12 3/12 3/12 9/12 12/12 13/12 15/12 21/12 29/1 Dư đầu kỳ Nhập Xuất Nhập Xuất Nhập Nhập Xuất Xuất 35.250 36.320 34.630 35.250 34.250 35.000 33.200 34.250 35.230 4.120 6.152 6.668 5.112 149.638.400 216.858.000 233.380.000 169.718.400 7.463 5.754 7.156 2.321 258.443.690 197.074.500 246.120.500 81.768.830 5.810 9.930 2.467 8.619 2.865 9.533 14.645 7.489 5.168 204.802.500 353.445.900 95.002.210 311.860.210 114.785.710 348.165.710 517.884.110 271.763.610 189.994.780 Cộng 22.052 800.212.400 22.694 783.407.520 5.168 189.994.780 Biểu 2.8: Bảng tổng hợp nguyên vật liệu của Công ty TNHH Ngọc Công ty TNHH Ngọc BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT- TỒN Tên vật tư: Sợi Tháng 12 năm 2005 Tên VT Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Sợi 20/1 Sợi 20/2 Sợi 21/1 Sợi 21/2 Sợi 16/1 Tơ bóng Polyster Sợi 15/1 Sợi 40/1 Sợi 37/1 90/3 tẩy trắng Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg 2.513 0 5.810 1.358 867 0 0 0 0 5.164 0 55.032.348 0 204.802.500 37.667.124 18.296.372 0 0 0 0 123.936.000 0 10.253 681 22.052 2.071 10.125 11 2.184 1.155 15.971 10.387 24 301.111.356 23.541.554 800.212.400 64.023.110 261.940.370 740.250 190.371.070 28.503.028 434.066.992 250.216.955 1.708.907 10.348 242 22.694 3.429 10.719 11 2.184 1.155 15.971 12.847 24 269.411.750 8.356.435 783.407.520 101.699.234 272.477.582 740.250 190.371.070 28.503.028 434.066.992 308.328.000 1.708.907 2.418 439 5.168 0 273 0 0 0 0 2.704 0 86.731.954 15.185.119 189.994.7800 7.759.160 0 0 0 0 65.824.955 0 Cộng 15.712 439.734.344 74.914 2.545.783.268 79.624 2.399.070.768 11.002 365.486.968 Biểu 2.9: Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 152 Công ty TNHH Ngọc BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TÀI KHOẢN 152 Tháng 12 năm 2005 Tên VT Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Sợi Hoá chất hồ Hoá chất tẩy Hoá chất nhuộm Vật tư may Than Dầu diezel Vật tư khác Kg Kg Kg Kg Kg Lít 15.712 1.163 8.968 1.925 0 0 439.734.34426.114.946 156.227.434 335.780.935 43.919.208 0 0 45.168.763 74.914 5.879 35.153 88 291340 4.300 2.545.783.268 32.833.554 137.622.918 29.588.000 44.683.408 207.733.600 17.316.495 56.354.798 79.624 5.425 26.861 121 291430 4.300 2.399.070.768 35.065.495 141.083.673 46.794.376 54.005.789 207.733.600 17.316.495 51.323.564 11.002 1.617 17.260 1.892 0 0 365.486.968 23.883.000 152.765.779 318.574.556 34.500.827 0 0 50.199.997 Cộng 1.046.945.630 3.071.916.041 2.952.393.760 1.166.467.911 2.2.3 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty. 2.2.3.1 Tài khoản sử dụng, hệ thống sổ kế toán tổng hợp tại Công ty TNHH Ngọc * Tài khoản sử dụng: Do đặc điểm sản xuất tại Công ty là có nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau cùng tham gia vào chu trình tạo ra sản phẩm. Do đó, tài khoản sử dụng phải đảm bảo chi tiết theo các loại nguyên vật liệu khác nhau để kế toán có thể theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn của từng loại nguyên vật liệu. Phục vụ công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty đã sử dụng các tài khoản sau: Công ty sử dụng TK 152 “ Nguyên vật liệu” để theo tình hình biến động của nguyên vật liệu. Trong đó TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản sau: TK 152-Sợi TK 152-Hoá chất hồ sợi TK 152-Tẩy TK 152-Nhuộm TK 152-Vật tư may TK 152-Than TK 152-Dầu diezel ... Như vậy đối với mỗi loại nguyên vật liệu khác nhau sẽ mở một tiểu khoản riêng để theo dõi. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK khác liên quan như: TK 111, TK 112, TK 331... * Hệ thống sổ sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc . Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty sử dụng các loại sổ sau: Sổ cái TK 152. Các NKCT số 1, 2, 5, 7. Bảng phân bổ số 2. Bảng kê 3, 4, 5. Sổ chi tiết công nợ. 2.2.3.2 Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc * Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu Sau khi nhập số liệu vào sổ chi tiết, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và bộ phận cung tiêu gửi hoá đơn cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên sổ chi tiết phải trả người bán là NKCT số 1 và NKCT số 2. Mỗi phiếu được theo dõi trên một dòng của sổ chi tiết phải trả người bán với tên nhà cung cấp và số tiền ghi trên hoá đơn đỏ. Để theo dõi chi tiết quá trình nhập nguyên vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi thanh toán với nhà cung cấp, Công ty sử dụng sổ chi tiết phải trả người bán. Đối với nhà cung cấp thường xuyên và khác nhau thì kế toán mở riêng từng trang sổ để theo dõi riêng từng nhà cung cấp. Cuối mỗi tháng, máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu cho từng nhà cung cấp và lấy số liệu tổng hợp vào NKCT số 5. - Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Sổ chi tiết này được lập để theo dõi chi tiết quá trình nhập nguyên vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi quá trình thanh toán với nhà cung cấp của Công ty. Sổ này được mở theo nguyên tắc mở cho cả người bán thường xuyên và người bán không thường xuyên. Số lượng sổ chi tiết TK 331 phụ thuộc vào đối tượng mở sổ, nếu nhà cung cấp thường xuyên thì được mở riêng, ngược lại nếu nhà cung cấp vãng lai thì được mở chung. Mỗi hoá đơn chứng từ mua hàng được ghi thứ tự thời gian trên sổ chi tiết. Chứng từ về phòng kế toán được theo dõi đến khi thanh toán xong hoá đơn, chứng từ đó. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp để lấy số liệu vào Nhật ký chứng từ sô 5. Kết cấu sổ chi tiết tài khoản 331, cơ sở số liệu và cách ghi như sau: + Cột số dư đầu tháng: Số dư cuối tháng trước chuyển sang. + Căn cứ vào chứng từ nhập, kế toán ghi số hiệu, ngày tháng nhập, số lượng, đơn giá vào cột. Sau đó tính ra tổng số tiền phải thanh toán và số đã thanh toán cho người bán. + Căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi cột Nợ TK 331 đối ứng với các TK liên quan. + Khoá sổ cuối tháng: Kế toán tiến hành cộng cột, tính ra số tiền còn phải trả và số đã thanh toán cho nguời bán. Sau đó kế toán xác định số dư cuối tháng bằng cách: Số dư cuối tháng = Số dư đấu tháng + Số phát sinh Có – Số phát sinh Nợ. Ví dụ: Trích số liệu từ sổ chi tiết TK331 của trang sổ thuộc đối tượng Công ty Vĩnh Xuân (xem biểu 2.10). - Nhật ký chứng từ số 5: (xem biểu 2.11) Nhật ký chứng từ số 5 là sổ tổng hợp số liệu về tình hình thanh toán với toàn bộ nhà cung cấp của Công ty. Công việc này được tiến hành vào cuối kỳ. Mỗi dòng trên Nhật ký chứng từ số 5 được ghi chi tiết cho từng người bán. Khi đã ghi hết các nhà cung cấp, kế toán xác định tổng số phát sinh bên Nợ của TK 331, bên Có của TK 331 và tính ra số dư cuối kỳ. Kết cấu Nhật ký chứng từ số 5 như sau: +Tên đơn vị bán: Tên khách hàng có quan hệ thanh toán với Công ty. +Cột số dư đầu tháng: Lấy số dư cuối tháng trước của TK 331( chi tiết từng người bán )để phản ánh. +Phần ghi Có TK 331, Nợ các TK liên quan: Căn cứ vào các phiếu nhập kho và hoá đơn mua hàng. +Phần theo dõi thanh toán: Căn cứ vào các chứng từ thanh toán để ghi. +Cột dư cuối tháng: Lấy số liệu từ cột dư cuối tháng của sổ chi tiết TK 331 chi tiết cho từng đơn vị. Cuối tháng hoặc cuối quý, khoá sổ NKCT số 5 lấy số liệu tổng cộng ghi vào sổ cái. Biểu 2.10: Sổ chi tiết phải trả người bán Công ty TNHH Ngọc. SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Đối tượng thanh toán: Công ty Vĩnh Xuân Tháng 12 năm 2005 Hợp đồng Phiếu nhập Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi có TK331, ghi Nợ TK Cộng Có TK331 Ghi nợ TK 331, Ghi có TK 111 Dư cưối tháng Nợ Có 1521 1331 Nợ Có 122 126 158 264 321 322 828 836 841 848 853 859 Mua sợi Mua sợi Mua sợi Mua sợi Mua sợi Mua sọi 665.071.500 88.954.220 112.491.580 101.454.466 57.851.160 91.753.896 150.546.764 8.895.422 11.249.156 10.145.446 5.785.116 9.175.389 15.054.678 97.749.642 123.740.720 111.599.912 64.636.254 100.929.285 165.601.458 436.568.120 Cộng 603.051.886 60.305.188 663.357.052 991.860.432 Biểu 2.11: Nhật ký chứng từ số 5 Công ty TNHH Ngọc NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi có TK 331 – Phải trả người bán Tháng 12/2005 Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK331, ghi Nợ TK1521 Cộng có TK331 Ghi nợ TK 331, ghi có TK 111 Dư cuối tháng Nợ Có TK1521 TK1331 Nợ Có Cty Vĩnh Xuân Cty Việt Anh Cty dệt Nha Trang Cty Trung Thư ...... 765.071.500 0 370.242.000 314.047.476 ..... 603.051.886 1.147.571.763 377.307.000 124.469.580 60.305.188 114.757.176 37.730.700 12.446.958 ....... 663.357.052 1.262.328.839 415.037.700 136.916.538 ......... 436.568.120 825.140.000 525.000.000 420.158.000 ....... 991.860.432 437.188.839 260.279.700 30.806.014 ........ 1.896.356.763 2.078.367.546 207.836.754 2.286.204.300 1.563.364.758 2.619.196.305 Như ta thấy rằng sổ chi tiết phải trả người bán Công ty sử dụng lại tương tự như Nhật ký chứng từ số 5. Điều đó giúp cho kế toán theo dõi, tồng hợp tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp. * Hạch toán tổng hợp xuât vật liệu: Nguyên vật liệu của Công ty TNHH Ngọc xuất dùng chủ yếu cho hoat động sản xuất kinh doanh. Hàng ngày kế toán thu thập các chứng từ xuất kho sau đó đối chiếu, kiểm tra và định khoản. Kế toán sử dụng các bảng phẩn bổ, bảng kê, các NKCT để hạch toán tổng hợp xuất vật liệu. - Bảng phân bổ số 2 (Bảng phân bổ nguyên vật liệu): Dùng để phản ánh giá trị vật liệu xuất kho và phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng (Ghi Có TK152 - Nợ các TK liên quan) trong từng tháng (xem biểu số 2.12). Cơ sở để lập bảng phân bổ số 2 và căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật liệu, bảng kê chi tiết TK 152. Giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ là giá bình quân cả kỳ dự trữ được tính vào cuối kỳ hạch toán. Bảng phân bổ này được lập vào cuối quý trên cơ sở là sổ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Từ bảng phân bổ này để làm cơ sở lập nên Bảng kê số 4 - Bảng kê số 4: (xem biểu 2.13) Dùng để tổng hợp số phát sinh Có của TK 152…Từ bảng phân bổ số 2 , các bảng kê, NKCT liên quan đẻ ghi vào các dòng các cột phù hợp. Sau khi khoá sổ bảng kê, số liệu tổng hợp được dùng để ghi vào NKCT số 7. Biểu 2.12: Bảng phân bổ nguyên vật liệu Công ty TNHH Ngọc BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU Tháng 12 năm 2005 Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 1521 TK 6211 – Hồ 42.560.120 TK 6212 – Dệt 3.251.621.360 TK 6213 – Tẩy nhuộm 201.360.900 TK 6214- May 62.364.980 Cộng 3.557.907.360 TK 6271 – Hồ 15.325.320 TK 6272 – Dệt 135.620.930 TK 6273 – Tẩy nhuộm 42.364.750 TK 6274 - May 62.720.925 Cộng 256.031.925 TK 641 9.254.360 TK 642 20.843.621 TK 632 – Phế liệu 5.321.230 TK 632 – Vật tư 11.753.159 TK 3388 9.654.320 Cộng 56.826.690 Tổng 3.870.765.975 BIỂU 2.13: Bảng kê số 4 BẢNG KÊ SỐ 4 (Trích) Tập hợp chi phí theo phân xưởng Tháng 12/2005 STT Ghi có các TK Ghi nợ các TK TK152 TK… Các TK phản ánh ở các NKCT khác Cộng NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT … 1 TK 154 … 4.532.569870 2 TK 621 3.557.907.360 … 3 TK 622 … 4 TK 627 256.031.925 … Cộng 3.813.939.285 … - NKCT số 7: ( xem biểu 2.14) Dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của công ty và dùng để phản ánh số phát sinh có các TK liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh Căn cứ vào dòng cộng Nợ của các tài khoản 154, 621, 622, 627 trên bảng kê số 4 để xác định số tổng cộng Nợ của từng TK ghi vào các cột và dòng của phần I NKCT số 7 Số liệu tổng cộng của phần I được sử dụng để ghi vào sổ Cái - Sổ Cái TK 152: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, dùng để tổng hợp số phát sinh Nợ, Có, số dư cuối kỳ của vật tư. Căn cứ vào tổng cộng của phần I NKCT và đối ứng Có của các TK từ các NKCT liên quan để ghi vào sổ Cái TK 152 (Biểu 2.15). Biểu 2.14: Nhật ký chứng từ số 7 Công ty TNHH Ngọc NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 (trích) Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất toàn Công ty (Tháng 12 năm 2005). STT Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK TK152 … TK621 … Các TK ở NKCT khác Tổng cộngchi phí 1 154 … 3.557.907.360 … … 4.532.569870 2 621 3.557.907.360 … … … 3.557.907.360 3 622 … … … 412.326.487 4 627 256.031.925 … … … 568.475.123 5 632 5.321.320 … … … 6 641 9.254.360 … … … 157.693.852 7 642 20.843.621 … … … 245.132.658 8 2412 … … … 450.167.854 9 Cộng A 3.850.569.416 … 3.557.907.360 … … 7.851.753.159 10 111 … … … 23.147.962 11 112 … … … 69.564.758 12 632 11.753.159 … … … 18.285.304 13 413 … … … 7.568.853 14 3388 9.654.320 … … … 14.586.327 … … … … 15 Cộng B 21.407.479 … … … 365.964.283 16 Tổng cộng A +B 3.871.976.895 ... 3.557.907.360 ... ... 8.217.717.442 Biểu 2.15: Sổ cái TK 152 Công ty TNHH Ngọc SỔ CÁI TK 152: Nguyên vật liệu Năm 2005 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng với Nợ các TK này ... Tháng 11 Tháng 12 1.Ghi Có TK 111- NKCT 1 156.387.548 2.Ghi Có TK 1121- NKCT 2 240.849.081 3.Ghi Có TK 331- NKCT 5 2.286.204.300 4.Ghi Có TK 154 216.534.638 5.Ghi Có TK 141 235.238.456 6.Ghi Có TK 1388 19.537.462 Tổng phát sinh: Nợ Có (NKCT 7) 3.154.751.485 3.871.976.895 Dư cuối kỳ Nợ Có 1.046.945.630 329.720.220 2.2.4. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc . Kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc nhằm xác định chính xác số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu hiện có tại tring kho của Công ty. Hơn nữa công việc này còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng và mất mát nguyên vật liệu tại các kho. Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản và sử dụng vật tư, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty, đề cao công tác đối chiếu chéo giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu, giữa kế toán nguyên vật liệu và kế toán các phần hành khác. Nguyên vật liệu tại Công ty có khối lượng lớn, chủng loại phức tạp nên quá trình kiểm kê thường kéo dài. Vì vậy công tác kiểm kê được tiến hành mỗi năm một lần vào thời điểm cuối năm và phải lập biên bản kiểm kê. Công việc này được thực hiện một cách toàn diện cả về mặt số lượng và chất lượng của từng loại nguyên vật liệu có trong kho của Công ty. Trước khi tiến hành kiểm kê kế toán tiến hành khoá sổ sách, xác định số dư tồn kho ở thời điểm kiểm kê. Sau đó đối chiếu số liệu giữa kế toán vật tư và thủ kho. Sau quá rtình kiểm kê, ban kiểm kê lập “ Biên bản kiểm kê”, mọi kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản này. Biểu 2.16: Biên bản kiểm kê vật tư BIÊN BẢN KIỂM KÊ Địa điểm: Kho sợi Thời gian 31/12 Ban kiểm kê: STT Danh mục vật tư Đơn vị Thực tế Sổ sách Chênh lệch Giá trị 1. 2. 3. Sợi 20/1( 34/1 ) Sợi 20/2( 34/2 ) Sợi 21/1 ....... 2.418 439 5.168 2.418 439 5.168 86.731.954 15.185.119 189.994.780 Cộng Cuối kỳ kiểm kê, báo cáo kiểm kê được gửi sang phòng kế toán để kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định số chênh lệch thừa thiếu cho từng thứ, từng loại vật tư. Chênh lệch thừa (thiếu) nguyên vật liệu = Số lượng nguyên vật liệu tồn thực tế - Số lượng nguyên vật liệu tồn sổ sách Căn cứ vào kết quả kiểm kê, đối chiếu giữa số liệu thực tế và sổ sách, xác định nguyên nhân thừa thiếu và có biện pháp xử lý: + Nếu thiếu so với kiểm kê: Nợ TK 1381: NVL thiếu chờ xử lý Có TK 1521: NVL thiếu + Nếu thừa so với kiểm kê: Nợ TK 1521: NVL thừa sau kiểm kê Có TK 3381 Sau đó bù trừ hai tài khoản đó cho nhau Nợ TK 3381 Có TK 1381 Nếu TK1381 dư thì kế toán sẽ hạch toán giảm giá trị NVL xuất dùng: Nợ TK 1381 Có TK 621(627) Nếu TK3381 dư thì kế toán sẽ hạch toán tăng giá trị NVL xuất dùng: Nợ TK 621(627) Có TK 1381 Qua kết quả kiểm kê tại kho Sợi cho thấy số lượng trên sổ sách và số lượng trên thực tế chênh lệch không đáng kể. Trong khi đó số lượng sợi của Công ty là rất lớn và sự chênh lệch ở đây là nhỏ do sợi có sự hút ẩm trong không khí. Có thể nói công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu của thủ kho và kế toán được kết hợp chặt chẽ, chính xác. Bên cạnh đó Công ty còn có hệ thống kho tàng bảo quản tốt và đầy đủ, nguyên vật liệu được sắp xếp trong kho hợp lý, khoa học. Ngoài ra kho còn được bố trí gần nơi sản xuất nên thuận lợi cho công tác vận chuyển nguyên vật liệu tới nơi sử dụng. Tuy vậy, có một vấn đề cần được cân nhắc đó là tình hình tính giá nguyên vật liệu tăng giảm thất thường và không ổn định đặc biệt là giá các mặt hàng nhập khẩu song Công ty rất ít khi đánh giá lại tài sản và không lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho của Công ty. 2.3 Phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc . 2.3.1 Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu . Ta có tỷ lệ phần trăm hoàn thành kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu về mặt khối lượng của một số nguyên vật liệu chính như sau: Biểu 2.17: Bảng phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CUNG CẤP NVL STT Tên NVL ĐV tính Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ% Chênh lệch 1. Sợi 20/1 (34/1 ) Kg 12.400 12.253 98.8 147 2. Sợi 20/2 (34/2) Kg 710 691 97.3 19 3. Sợi 21/1 Kg 22.000 22.052 100.2 52 4. Sợi 21/2 Kg 2.000 2.071 103.5 71 5. Sợi 16/1 Kg 10.000 10.350 103.5 350 Từ kết quả ở bảng trên ta thấy đối với sợi 21/1, 1/2, 16/1 việc thực hiện cung cấp sợi đều vượt kế hoạch. Trong khi đó sợi 20/1, 20/2 tuy thực hiện thấp hơn so với kế hoạch nhưng điều đó không ảnh hưởng lớn tới tình hình sản xuất của Công ty. 2.3.2 Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu. Để xem xét tình hình dự trữ nguyên vật liệu có đảm bảo cho sản xuất hay không ta có thể sử dụng hệ số đảm bảo: Số lượng nguyên vật liệu tồ