Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp in thuộc sở văn hoá thông tin Hà Tây

TK 512 Trả lương bằng sản phẩm BHXH phải trả CNV hàng hoá TK 333 TK 622 Tiền lương nghỉ phép phải trả CNV (Trường hợp không trích TK 111, 112 trước) TK 335 TK 338 (8) Tiền lương Trích trước nghỉ phép tiền lương Thanh toán Tiền lương phải trả nghỉ phép lương lĩnh lĩnh chậm chậm của CNV 1.4.1. Phương pháp kế toán các khoản trích theo lương. - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất theo tỷ lệ quy định Nợ TK 622 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 338 (338.2, 338.3, 338.4) - Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương của công nhân viên: Nợ TK 334 Có TK 338 (338.3, 338.4) - Tính ra BHXH phải trả công nhân viên: + Trường hợp phân cấp quản lý sử dụng quỹ BHXH, doanh nghiệp được giữ lại một phần BHXH trích được để trực tiếp sử dụng chi tiêu cho công nhân viên, thì khi tính số BHXH phải trả cho CNV, kế toán ghi: Nợ Tk 338 (338.3) Có TK 334 + Trường hợp chế độ tài chính quy định toàn bộ số trích BHXH phải nộp lên cấp trên, việc chi tiêu BHXH cho CNV tại doanh nghiệp được quyết toán sau, kế toán ghi: Nợ TK 138 (138.8) Có TK 334 Khoản BHXH phải trả trực tiếp cho CNV là khoản phải thu từ cơ quan quản lý chuyên trách. - Khi chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cấp trên: Nợ TK 338 (338.2, 338.3, 338.4) Có Tk 111, 112 - Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị: Nợ TK 338 (338.2) Có TK 111, 112 - Trường hợp số đã trả, đã nộp về KPCĐ, BHYT, BHXH lớn hơn số phải trả, phải nộp và được cấp bù: Nợ TK 111, 112 Có TK 338 (338.2, 338.3, 338.4) Ta có sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương như sau: Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương TK 111, 112 TK 338 TK 622, 627, 641, 642 Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ Trích BHXH, BHYT, cho cơ quan quản lý KPCĐ vào chi phí SX TK 334 TK 334 BHXH phải trả CNV Khấu trừ BHXH BHYT vào lương CNV TK 111, 112 TK 111, 112, 138 Chi tiêu KPCĐ tại BHXH thực chi đơn vị được quyết toán KPCĐ được cấp bù 1.5. Sổ sách kế toán. Để đáp ứng nhu cầu của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng, mỗi doanh nghiệp đều phải nghiên cứu và thiết lập một hệ thống sổ sách cho phù hợp. Tuỳ thuộc đặc điểm và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn sao cho phù hợp. Theo chế độ tài chính hiện hành, có 4 hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký sổ cái. Mỗi một hình thức lại có các sổ kế toán đặc trưng và trình tự luân chuyển chứng từ cũng khác nhau. Sau đây, em xin trình bày hình thức ghi sổ theo Nhật ký chung 1.5.1. Hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ chi tiết Sổ cái Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản Báo cáo kế toán Bảng chi tiết số phát sinh Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ : Ghi đối chiếu Theo hình thức này, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật ký chung, rồi ghi vào sổ cái các tài khoản, nếu doanh nghiệp có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, kế toán sẽ ghi vào các sổ chi tiết. Trường hợp doanh nghiệp mở các sổ nhật ký đặc biệt thì kế toán phải căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt và định kỳ ghi vào sổ cái. Cuối tháng, quý, năm, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và lập báo cáo tài chính. 1.5.2. Hình thức Nhật ký sổ cái. Theo hình thức này, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi vào nhật ký sổ cái. Sau đó ghi vào sổ, thẻ kết toán chi tiết. Cuối tháng, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa Nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. 1.5.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó, ghi vào sổ cái; các chứng từ gốc còn được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, tính ra tổng số các nghiệp vụ kinh tế tài chính trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái. Từ đó lập bảng đối chiếu số phát sinh. Sau khi khớp đúng, số liệu trên sổ cái và sổ chi tiết sẽ được dùng để lập BCTC. 1.5.4. Hình thức Nhật ký chứng từ. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc và các bảng phân bổ, kế toán ghi vào các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ chi tiết liên quan. Cuối tháng, số liệu từ các Nhật ký chứng từ được dùng để ghi vào sổ cái; từ các sổ, thẻ chi tiết ghi vào bảng tổng hợp chi tiêt theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và Nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập BCTC Chương 2 Thực trạng tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp in thuộc Sở Văn Hoá thông tin tỉnh Hà Tây 2.1_ Khái quát về tổ chức quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp 2.1.1_ Quá trình hình thành và phát triển. * Xí nghiệp In Hà Tây được thành lập năm 1948, tên gọi lúc đó là xưởng In Hồng Quang. Có trụ sở tại 8A phố Hoàng Hoa Thám-Thị xã Hà Đông. Công nghệ lúc bấy giờ rất đơn giản gồm một vài máy in Typô cũ kỹ ... Năm 1965 được sáp nhập với xí nghiệp In Sơn Tây thành xí nghiệp in Hà Tây, cơ sở đã tương đối phát triển về số lượng công nhân, máy móc, sản phẩm in đã tăng nhanh... Thời kỳ này phục vụ đắc lực sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Năm 1976 sáp nhập với Xí nghiệp In Hoà Bình thành Xí nghiệp In tỉnh Hà Sơn Bình. * Đến năm 1992, tách tỉnh Hà Sơn Bình thành hai tỉnh Hà Tây và Hoà Bình, từ đó đến nay mang tên Xí nghiệp In Hà Tây. * Thực hiện quy chế ban hành kèm theo nghị định 338-HĐBT về thành lập và giải thể doanh nghiệp. Xí nghiệp In được UBND tỉnh Hà Tây quyết định thành lập lại theo quyết định số 570/QĐ/UB ngày 22-12-1992. Với chức năng nhiệm vụ là: In báo Hà Tây,in các loại sách tập san, biểu mẫu, tạp chí. Theo giấy phép kinh doanh số 104348 do Trọng tài kinh tế nhà nước tỉnh Hà Tây cấp ngày 8-1-1993. * Xí nghiệp In là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập với số vốn kinh doanh khi thành lập là: Tổng vốn kinh doanh: 243,117 triệu đồng. Trong đó: + Vốn cố định: 176,930 triệu đồng. + Vốn lưu động:66,187 triệu đồng. Theo nguồn vốn: + Vốn ngân sách cấp: 225,119 triệu đồng. + Vốn doanh nghiệp tự bổ xung: 17,998 triệu đồng. * Vào thời điểm khi thành lập lại năm (1992) nhà xưởng của Xí nghiệp là nhà cấp 4 có diện tích là 1000m2 được giao sử dụng. Sau khi thành lập lại Xí nghiệp In Hà Tây đứng trứơc một thử thách lớn. Nền kinh tế thị trường phát triển, Xí nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh. Nguồn vốn kinh doanh quá nhỏ bé, máy móc thiết bị lạc hậu, thị trường bị thu hẹp do sản phẩm không đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Thị xã Hà Đông nằm cạnh thủ đô Hà Nội nơi có những cơ sở In của trung ương và các bộ, ngành có điều kiện trang bị kỹ thuật hiện đại, chất lượng tốt do vậy với công nghệ của Xí nghiệp không cạnh tranh được trên thị trường. Công nhân thiếu việc làm, tiền lương thấp cuộc sống sinh hoạt của công nhân gặp nhiều khó khăn. * Đứng trước tình hình đó tập thể ban giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên chức Xí nghiệp quyết tâm tháo gỡ khó khăn, mạnh dạn thay đổi công nghệ in từ in typô cũ lạc hậu sang in ốp sép. Xí nghiệp đã vay vốn ngân hàng kết hợp vốn ngân sách cấp để đầu tư toàn bộ máy in ốp sép và các thiết bị phục vụ sau in.Công tác nhân sự cũng được đổi mới, đào tạo lại công nhân theo công nghệ mới, tinh giảm bộ máy hành chính, giải quyết cho một số công nhân về hưu theo chế độ. Xí nghiệp cử một số công nhân và con cán bộ công nhân viên đi học tại Trường trung cấp in để nâng cao trình độ. Tổ chức sắp xếp và củng cố lại quy trình sản xuất và quản lý Xí nghiệp. Với quy mô 54 cán bộ công nhân viên trong đó có 9 cán bộ công nhân viên quản lý, hành chính, kế toán, kỹ thuật còn lại là số công nhân trực tiếp sản xuất là 45 người. * Với những cố gắng và sự đầu tư đúng hướng, phương án sản xuất phù hợp hiệu quả Xí nghiệp In thuộc Sở văn hoá Hà Tây từ đầu năm 1993 dần lấy được uy tín với khách hàng, sản lượng ngày càng nâng cao, chất lượng sản phẩm đẹp, thu nhập và đời sống công nhân ổn định, tăng số nộp ngân sách nhà nước. * Với phương châm đổi mới thiết bị để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, hàng năm Xí nghiệp đã mạnh dạn vay vốn ngân hàng và sử dụng quỹ khấu hao để tiếp tục đầu tư cải tiến những máy móc thiết bị, từ máy in một màu đến đầu tư máy in hai màu. Cải tạo nâng cấp nhà xưởng và nhà làm việc trên diện tích 440m2 quay ra mặt đường quốc lộ số 6 thuộc phường Quang Trung – Hà Đông để giành lợi thế thương mại. Từ đó trụ sở của Xí nghiệp In khang trang bề thế hơn và có địa chỉ tại : Số nhà 15 Quang Trung – Thị xã Hà Đông – Tỉnh Hà Tây. Trong vòng 12 năm qua tính đến ngày 31-12-2004: - Tổng giá trị tài sản cố định của Xí nghiệp là : 3.086.114.229 đồng tăng so với năm 1992 là : 2.880.297.229 đồng. - Tổng vốn kinh doanh năm 2004 là: 1.741.171.169 đồng tăng so với năm 1992 là: 1.498.052.356 đồng. - Tổng doanh thu năm 2004 vượt so với năm 1992 là: 2.815.213.739 đồng. - Số lượng công nhân là 62 người trong đó lao động gián tiếp là 12 người và lao động trực tiếp là 50 người. Điều đó cho thấy Xí nghiệp đang trong thời kỳ phát triển rất mạnh đã ký được rất nhiều hợp đồng in với bạn hàng trong và ngoài tỉnh, lớn nhất là báo Hà Tây và nhà xuất bản giáo dục. Sản phẩm của Xí nghiệp In thuộc Sở văn hoá Hà Tây có chỗ đứng trên thị trường và đã bắt đầu chiếm được cảm tình của khách hàng. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp In. Xí nghiệp In thuộc sở văn hoá thông tin Hà Tây là một doanh nghiệp nhà nứơc địa phương có những nhiệm vụ sau: - Hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị, phục vụ tốt nhiệm vụ chính trị là in tờ báo của Đảng bộ tỉnh Hà Tây, các tạp chí, thông báo nội bộ của các ban ngành trong tỉnh và nhu cầu về in sách, biểu mẫu giấy tờ quản lý khác... - Tạo lợi nhuận và nguồn vốn để không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả về chiều sâu và chiều rộng. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng để xí nghiệp tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường. - Quản lý và sử dụng tốt nguồn vốn ngân sách Nhà nước cấp. Xí nghiệp In là một doanh nghiệp Nhà nước nên phần lớn vốn tự có của xí nghiệp có nguồn gốc là vốn ngân sách. - Quản lý đội ngũ công nhân viên chức, cải tiến kỹ thuật, nâng cao tay nghề góp phần nâng cao năng suất, đảm bảo và không ngừng nâng cao thu nhập cho người lao động. - Thực hiện mối quan hệ tốt với bạn hàng. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, nộp thuế đầy đủ đúng hạn. - Chấp hành chính sách pháp luật của Nhà nước Tạo điều kiện cho các đoàn thể trong xí nghiệp hoạt động tốt, tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên. 2.1.3. Tổ chức quản lý và bộ máy quản lý tại xí nghiệp . Để đảm bảo quy trình công nghệ chặt chẽ, bộ máy quản lý gọn nhẹ và hiệu quả, sản phẩm đòi hỏi có độ chính xác, mẫu hàng, mẫu in đẹp, tinh tế. Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp theo loại hình cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến chức năng (tổ chức quản lý theo một cấp). Các phòng ban chức năng và bộ phận sản xuất có mối liên hệ mật thiết với nhau và đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc xí nghiệp. Cụ thể theo sơ đồ sau: Phòng kế hoạch sản xuất Phòng Tổ chức Phòng Kế toán Tài vụ Bộ phận vi tính sửa bài bình phơi Phân xưởng máy Phân xưởng sách Kho sản phẩm Giám đốc Phó giám đốc điều hành sản xuất Ghi chú: : Mối quan hệ chỉ đạo hoặc dây chuyền : Đối chiếu kiểm tra Tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp được căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch và định hướng lâu dài của Xí nghiệp. Hiện nay biên chế tổ chức quản lý của Xí nghiệp gồm 3 phòng ban chức năng, hai phân xưởng và một bộ phận sản xuất. * Ban giám đốc Xí nghiệp (gồm 2 người). a. Giám đốc. Là người quyết định việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp theo luật doanh nghiệp Nhà nước, pháp luật của Nhà nước, nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức, là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể người lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. b. Phó giám đốc. Phó giám đốc kỹ thuật là người giúp việc giám đốc, phụ trách và điều hành phòng kế hoạch sản xuất, chỉ đạo các bộ phận sản xuất hoàn thành kế hoạch sản xuất trong tháng và các nhiệm vụ phục vụ cho nhu cầu của Xí nghiệp. Có trách nhiệm cùng với giám đốc hoàn thành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. * Các phòng ban chức năng. a. Phòng Kế hoạch sản xuất. - Có nhiệm vụ nhận mẫu đặt hàng của khách. - Tính giá và ký hợp đồng. - Lập phiếu sản xuất. - Điều hành sản xuất và kiểm tra sản phẩm. b. Phòng Tổ chức hành chính. - Có nhiệm vụ tổ chức, điều hành, bố trí nhân sự Xí nghiệp. - Bảo vệ an toàn cho Xí nghiệp. - Thường trực phòng chống cháy nổ, an toàn vệ sinh lao động. - Củng cố và duy trì nội quy, quy chế của Xí nghiệp. c. Phòng Kế toán - Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc vói nhiệm vụ hạch toán hiệu quả sản xuất trong kỳ. - Thông kê lưu trữ, cung cấp các số liệu, thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời về tình hình sản xuất của xí nghiệp- Lập các báo cáo tài chính, quyết toán thuế, các khoản nộp ngân sách, thanh toán trong nội bộ và ngoài doanh nghiệp. - Cùng Ban Giám đốc xây dựng và lập các kế hoạch về sản xuất kinh doanh, dự trữ vật tư, bảo toàn và phát triển vốn. 2.1.4. Tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản phẩm . 2.1.4.1. Tổ chức sản xuất kinh doanh: Sản phẩm sản xuất của Xí nghiệp được thực hiện bắt đầu từ khi nhận mẫu in, nội dung các loại ấn phẩm của khách hàng để tiến hành chế bản. Kết thúc quá trình sản xuất cho ra sản phẩm phục vụ cho nhu cầu sử dụng của khách hàng trên mọi lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân. Đặc điểm sản xuất của các loại ấn phẩm đã chi phối trực tiếp đến quá trình tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của Xí nghiệp. Để phù hợp với quá trình công nghệ sản xuất sản phẩm, Xí nghiệp tổ chức sản xuất thành một bộ phận chế bản và hai phân xưởng sản xuất chính cụ thể như sau: 2.1.4.1.1. Bộ phận chế bản, bình phơi, vi tính. Nhiệm vụ của bộ phận này là đánh trên máy vi tính theo đúng mẫu của khách hàng qua khâu sửa bài, soát lỗi ra tờ can vi tính. Công nhân bình bản phơi bình trên đế phim theo thứ tự các mầu chỉ định và chuyển cho công nhân phơi bản phơi và hiện bản bình trên các tấm kẽm chuyên dùng sau đó chuyển cho phân xưởng máy in. Bộ phận này gồm 7 công nhân làm việc trên các thiết bị như máy vi tính, máy phơi bản và các dụng cụ chuyên dùng khác. 2.1.4.1.2. Phân xưởng máy in. Nhiệm vụ của bộ phận này là nhận các bản kẽm từ bộ phơi bản chuyển sang. Căn cứ vào lệnh sản xuất, số lượng màu in, số lượng sản phẩm đặt in tiếp đó là lên bảng kẽm và in theo mẫu ra tờ in hoàn chỉnh. Phân xưởng máy in gồm 19 công nhân với số lượng thiết bị gồm: 4 máy in 8 trang và 1 máy in 4 trang. Trong đó có 2 máy in 2 màu. 2.1.4.1.3. Phân xưởng sách. Nhiệm vụ của phân xưởng này hoàn thiện tờ in thành sản phẩm hoàn chỉnh bao gồm rất nhiều công đoạn. Bắt đầu từ khi nhận tờ in hoàn chỉnh, công nhân sách tiến hành theo các công đoạn sau Dỗ đếm Gấp sách Nhập kho thành phẩm Đóng bó Kiểm tra chất lượng sản phẩm Xén sách Vào bìa Khâu sách, đóng Kiểm tay sách Bắt tay sách Phân xưởng này gồm 24 công nhân với các trang thiết bị như: Máy vào bìa, máy dao, máy đóng ghim... một số công đoạn còn làm thủ công như gập sách, bắt tay sách, khâu sách. 2.1.4.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Như đã nêu ở trên, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp in theo dây chuyền khép kín như sau: Khách hàng Phân xưởng máy Bộ phận chế bản: bình phơi, vi tính Kho Phân xưởng sách Khách hàng Phòng Kế toán Phòng KHSX Ký Lập phiếu Viết HĐ SX, HĐ Hoá đơn Phiếu nhập, xuất VT Hoá đơn Nhập hàng Xuất VT Qua công tác tổ chức sản xuất với quy trình công nghệ sản xuất liên tục khép kín này cho ta thấy đặc trưng chung nhất của kiểu tổ chức sản xuất ở Xí nghiệp là sản xuất hàng loạt sản phẩm với số lượng tuỳ theo đơn đặt hàng của khách hàng. Sản phẩm bao gồm nhiều loại quy trình sản xuất khác nhau tuỳ theo từng sản phẩm. Ví dụ: In mẫu biểu tờ rời chỉ cần qua các công đoạn: Vi tính – sửa bài – bình – phơi – in – cắt xén. Với in sách phải qua các công đoạn sau: Vi tính – sủa bài – bình – phơi – in – dỗ đếm – gập sách – bắt tay sách – kiểm tay sách – khâu hoặc đóng ghim – vào bìa – xén sách – kiểm trả chất lượng – đóng bó – nhập thành phẩm. Sản phẩm có nhiều loại in nhiều màu hoặc ít màu khác nhau. In trên chất liệu giấy tốt, xấu, dầy, mỏng khác nhau. Do đó định mức vật liệu cho từng sản phẩm cũng khác nhau vì vậy theo quy định của ngành in sản phẩm được quy đổi về trang in quy chuẩn khổ 13 x19 và in 1 màu. Ví dụ: Nếu sản phẩm in khổ 39x27 in 4 màu được quy đổi về trang in quy chuẩn như sau: Tổng trang in 13x19 = (39x27) : (13x19) x 4 = 16 trang. Loại hình sản xuất này cho thấy chu kỳ sản xuất sản phẩm ngắn không bị kéo dài tạo điều kiện thuận lợi cho Xí nghiệp có thể tăng cường độ lao động, năng lực sản xuất của máy móc thiết bị, phấn đấu nâng cao chất lượng sản phẩm, thúc đẩy quá trình luân chuyển vòng quay vốn nhanh, sớm thu hồi vốn tiếp tục sản xuất, giảm chi phí để lợi nhuận của doanh nghiệp thu được là lớn nhất. 2.1.5. Tổ chức công tác kế toán và các hình thức kế toán tại Xí nghiệp 2.1.5.1. Tổ chức công tác kế toán. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng Kế toán của Xí nghiệp. Trong Xí nghiệp, phòng Kế toán tài vụ là một phòng quan trọng với chức năng quản lý về tài chính, phòng Kế toán đã góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm của Xí nghiệp. Có thể nói, phòng Kế toán là người trợ lý đắc lực cho lãnh đạo của Xí nghiệp trong việc đưa ra các quyết định. Là người ghi chép, thu thập, tổng hợp các thông tin về tình hình tài chính và hoạt động của Xí nghiệp một cách chính xác và hạch toán đầy đủ, kịp thời. Dưới các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà bố trí tổ trưởng làm nhiệm vụ hướng dẫn, ghi chép chứng từ, số liệu chuyển về phòng Kế toán để xử lý và tiến hành công việc hạch toán. Các nhân viên kế toán đều được đào tạo có trình độ Đại học và Trung cấp, phù hợp với nhiệm vụ và nhu cầu công việc. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, tài sản cố định Từ yêu cầu thực tế của xí nghiệp và yêu cầu của trình độ quản lý, bộ máy kế toán gồm 3 người được tổ chức theo sơ đồ sau: Kế toán tiền lương, BHXH, kế toán nguyên vật liệu Kế toán tiêu thụ và thanh toán Bộ phận kế toán, mỗi người đảm nhiệm một số phần việc riêng. Phụ trách bộ phận kế toán là Kế toán trưởng. a. Kế toán trưởng: Giúp việc cho giám đốc và công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trước cấp trên và chấp hành pháp luật, thể lệ chế độ tài chính Kế toán về vốn, huy động vốn. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp đảm bảo gọn nhẹ, phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý. Lựa chọn hình thức sổ kế toán, tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác khả năng tiềm tàng, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, kịp thời và toàn diện, tham mưu cho giám đốc ra quyết định kinh doanh. - ở Xí nghiệp in Kế toán trưởng còn kiêm các phần việc sau: + Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng giảm khấu hao tài sản cố định, lập bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định. + Kế toán nguyên vật liệu chính: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu chính, mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp nguyên vật liệu chính. + Kế toán tổng hợp: Tập hợp chi phí sản xuất từ các bộ phận kế toán có liên quan, phân bổ chi phí cho các đối tượng, sử dụng tính giá thành từng loại sản phẩm và xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ. Ghi sổ Nhật ký chung, vào sổ cái, lập báo cáo tài chính. b. Kế toán tiêu thụ và theo dõi thanh toán: - Viết hoá đơn, theo dõi doanh thu bán hàng, theo dõi các khoản thanh toán thu chi trong và ngoài Xí nghiệp như: Thanh toán với người mua, người bán, thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quyết toán thuế GTGT. - Kế toán thanh toán còn theo dõi vật tư của khách hàng gửi gia công. c. Kế toán tiền lương và BHXH: - Căn cứ vào đơn giá tiền lương, bảng chấm công... tính lương phải trả, phải nộp theo lương về BHXH, BHYT và KPCĐ. - Kiêm kế toán nguyên vật liệu phụ, công cụ, dụng cụ, theo dõi và ghi sổ chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu phụ, công cụ, dụng cụ. Cuối tháng lập bảng phân bổ công cụ, dụng cụ, vật liệu phụ và bảng phân bổ tiền lương theo đối tượng tập hợp chi phí chuyển cho kế toán tổng hợp. 2.1.5.2. Hình thức kế toán tại xí nghiệp . Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng hệ thống tài khoản và biểu mẫu sổ sách ban hành theo QĐ 114/TC/CĐKT ngày 01-11-1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính cùng với các văn bản quy định sửa đổi bổ sung theo chuẩn mực kế toán mới. Hình thức kế toán đang áp dụng là hình thức kế toán Nhật ký chung, kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đặc điểm chủ yếu của hình thức Nhật ký chung. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đựơc căn cứ vào chứng từ gốc để ghi sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản rồi ghi sổ cái). Hình thức nhật ký chung thuận tiện cho việc ghi chép, ít trùng lặp và dễ áp dụng cho công nghệ kế toán máy. Hệ thống sổ sách: áp dụng theo hình thức Nhật ký chung * Phương pháp ghi sổ kế toán: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. để tránh ghi trùng lặp các chứng từ gốc liên quan đến các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoá đơn bán hàng chưa thu được tiền ghi trực tiếp vào các sổ nhật ký chuyên dùng là nhật ký thu chi tiền mặt, tiền gửi, nhật ký bán hàng không vào nhật ký chung và do kế toán chi tiết thanh toán đảm nhận. - Các chứng từ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng được ghi vào sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng. - Các phiếu nhập xuất vật tư được ghi vào sổ chi tiết vật tư theo trình tự thời gian. - Căn cứ vào phiếu sản xuất tính trả lương cho công nhân. - Các chứng từ hạch toán chi tiết đồng thời ghi vào các sổ (thẻ) kế toán chi tiết. - Cuối tháng căn cứ vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vào sổ cái lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết. - Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản. - Kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái và bảng tổng hợp, số liệu giữa sổ cái với sổ quỹ và các sổ chi tiết. - Căn cứ vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán như sau: Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng phân bổ tiền lương, Khấu hao TSCĐ Nguyên vật liệu Nhật ký chung Nhật ký TGNH Nhật ký tiền mặt Nhật ký bán hàng Nhật ký mua hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Đối chiếu kiểm tra. :Ghi cuối tháng 2.2. Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Xí nghiệp in Hà Tây. 2.2.1 Công tác quản lý lao động, quản lý quỹ lương, các hình thức trả lương. 2.2.1.2. Quản lý quỹ lương. Việc trả lương cho công nhân viên được tiến hành theo số lượng và chất lượng lao động, vì vậy xí nghiệp chú trọng việc tổ chức hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động, và kiểm tra tình hình tôn trọng kỷ luật của công nhân viên, là cơ sở để hạch toán và xác định sổ lương phải trả trong kỳ. Ngoài tiền lương được lĩnh trực tiếp, cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp còn được quỹ BHXH trợ cấp để đảm bảo đời sống khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Vì vậy việc tính toán số tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên trong thời kỳ nào đó là việc chi trả lương được sử dụng bằng quỹ lương, quỹ BHXH của doanh nghiệp. 2.2.1.3. Các hình thức tiền lương đang được áp dụng ở Xí nghiệp. - Là một doanh nghiệp sản xuất mang tính cung ứng dịch vụ sản phẩm đơn chiếc, vì vậy trên cơ sỏ khoán hợp lý, Xí nghiệp thực hiện toàn diện lương theo chế độ khoán đến sản phẩm hoàn thành được tiêu thụ (khách hàng chấp nhận) với số lượng và chất lượng. - Trả lương cho bộ phận gián tiếp theo trình độ cấp bậc và thời gian gắn với kết quả sản xuất- kinh doanh. Mặc dù đã có quy định mới về chế độ làm việc đối với cán bộ công nhân viên chức Nhà nước tuần làm việc 40 giờ (22 ngày trong tháng) nhưng vì tình hình đặc điểm của Xí nghiệp là một đơn vị sản xuất kinh doanh chưa thể áp dụng theo chế độ mới được. Hiện nay Xí nghiệp thực hiện một tháng là 24 ngày công. 2.2.1.3.1. Lương thời gian. Được thực hiện tính lương cho bộ phận quản lý, lãnh đạo và các phòng ban xí nghiệp. Hình thức tính lương được căn cứ vào bảng chấm công và các mức lương cấp bậc để tính trả lương cho từng người. Thu nhập bình quân 1 ngày Hệ số lương cơ bản x Mức lương tối thiểu của công nhân viên gián tiếp = 24 ngày công (Trước đây, Báo Hà Tây đặt in tại Xí nghiệp một tuần 3 số báo. Hiện nay, Báo Hà Tây mỗi ngày một số cộng thêm một số Báo Hà Tây cuối tuần, tổng cộng một tuần