Chuyên đề Hoàn thiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức tại công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương

hoạt động trong công tác hậu cần vì nó cho ta biết các thông tin thời gian đáp ứng tới cảng, số lượng hàng hóa, địa điểm và các chi phí phát sinh để hàng về tới Việt Nam, từ đó nó cho phép công ty có thể lập ra phương án tổ chức công tác hậu cần tốt nhất phục vụ đơn hàng đang đàm phán, là một trong các lợi thế trong cạnh tranh giành hợp đồng với các đối thủ khác. Hoạt động này thường có nội dung như sau: Ngay trong khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu hoặc đạt được thỏa thuận sơ bộ với khách hàng tổ chức, công ty Đông Dương sẽ tiến hàng gửi Dự toán sản phẩm đặt hàng đến nhà sản xuất để kiểm tra khả năng đáp ứng và thời gian đáp ứng sơ bộ ban đầu để có thể lên kế hoạch hậu cần đáp ứng đơn hàng. Các phản hồi của nhà sản xuất và yêu cầu của bản thân khách hàng tổ chức chính là cơ sở lên kế hoạch đáp ứng đơn hàng cho khách hàng tổ chức hoặc lên phương án đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu, và nó đồng thời cũng là cơ sở thỏa thuận các điều khoản trên hợp đồng chi tiết. Quá trình này diễn ra từ lúc chuẩn bị hồ sơ năng lực dự thầu, đạt được thỏa thuận mua bán sơ bộ với khách hàng tổ chức cho tới khi hợp đồng chi tiết được kí. Thời điểm thỏa thuận xong hợp đồng chi tiết cũng là thời điểm đơn đặt hàng chính thức của công ty Đông Dương với nhà sản xuất được xác định, khi phương án thanh toán trả chậm được thực hiện xong đặt cọc bước đầu thì cũng là lúc đơn hàng được xác nhận với nhà sản xuất. Kết thúc hoạt động này là thông báo chính thức của nhà sản xuất về thời gian và địa điểm nhận hàng. Quá trình này tùy theo giá trị của đơn hàng mà có thể kéo dài từ 1 tuần tới 8 tuần. Hậu cần chuẩn bị tiếp nhận hàng hóa từ nhà sản xuất tại cảng: Khi hãng vận chuyển thông báo thời gian cập bến của tàu và dỡ hàng tại cảng, các vấn đề chuẩn bị hậu cần để tiếp nhận hàng hóa. Các công việc chuẩn bị gồm có: Chuẩn bị về giấy tờ, chi phí thông quan hàng hóa: đây là khâu khá quan trọng trong hoạt động này nó ảnh hưởng tới thời gian thông quan, nếu chuẩn bị không tốt hàng hóa có thể bị ách tắc tại cảng, gây mất thời gian có thể lên tới hàng tuần liền do không được thông qua về mặt hành chính. Các loại giấy tờ thường bao gồm có: Hợp đồng mua bán hàng hóa, CO,CQ, Bill of Lading, Packing List, Arrival Note, Tờ khai hải quan ( có thể không cần nếu sử dụng hải quan điện tử), tờ khai thuế tạm tính. Chi phí thông quan hàng hóa gồm có: chi phí thủ tục hành chính, chi phí tạm tính thuế nhập khẩu và VAT phải nộp, các chi phí bốc dỡ, vận tải. Chuẩn bị phương tiện bốc dỡ hàng hóa để lưu kho hoặc vận chuyển ngay: Ngay sau khi hàng hóa được thông quan, tùy theo tiến độ và yêu cầu từ khách hàng mà công ty sẽ vận chuyển giao ngay cho khách hàng hoặc lưu kho một thời gian . Do đặc điểm hàng hóa cồng kềnh, cần bốc xếp cẩn thận nên trong quá trình bốc xếp rất cần các phương tiện bốc xếp hiện đại để tránh rủi ro thiệt hại cho hàng hóa. Các phương tiện này thường là : xe nâng hàng, giá nâng tay, các tấm đế kê. Do dặc điểm tại các cảng Việt Nam hiện nay là tình trạng các dịch vụ chuyên chở bốc dỡ thường không sẵn có, nên cần chuẩn bị trước, thường là công ty hợp đồng loại dịch vụ này trước với phía cung cáp dịch vụ về giá và quy cách dịch vụ, địa điểm thực hiện còn thời gian thực hiện thường là để “mở”: công ty Đông Dương sẽ báo cho phía cung cấp dịch vụ thời gian thực hiện trước khi thực hiện khoảng 2 giờ ( vì điều này phụ thuộc vào thời gian thông quan tại cơ quan Hải quan) Thông quan hàng hóa: Đây là bước quan trọng trong chuỗi các hoạt động hậu cần, là bước trung gian để hàng hóa có thể lưu thông trên thị trường Việt Nam. Hiện nay do vẫn còn khá nhiều các thủ tục hành chính phức tạp nên thời gian thông quan vẫn còn là vấn đề khá mất thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp, với các lô hàng của công ty Đông Dương có thể khái quát qua các thủ tục chính sau: Thủ tục khai quan và xác nhận tờ khai: đây là công tác mất nhiều thời gian chuẩn bị và cũng rất dễ mất thời gian bổ sung nếu chuẩn bị không cẩn thận. Đại diện của công ty sẽ nộp đầy đủ các giấy tờ phía hải quan yêu cầu và đợi lấy dấu và chữ kí xác nhận tính hợp lệ của tờ khai hải quan. Nộp thuế: Sau khi nộp đầy dủ các loại giấy tờ yêu cầu, đại diện công ty sẽ phải giải trình các câu hỏi của phía hải quan để tiến hành xác định thuế phải nộp, đây là quá trình phức tạp vì việc áp thuế khá phức tạp và dễ gây nhầm lẫn do cách quan niệm hàng hóa này thuộc nhóm nào để chịu mức thuế bao nhiêu, có được hưởng ưu đãi thuế không, các phụ kiện di kèm tính thuế ra sao… là các vấn đề thường gây ra tranh cãi giữa phía doanh nghiệp và cán bộ hải quan. Kết thúc bước này công ty sẽ tiến hành nộp thuế cho cơ quan chức năng. Đăng kiểm hàng hóa: đây là quá trình các nhân viên hải quan tiến hành mở container, khui kiện hàng để kiểm tra hàng hóa thực tế có đúng với tờ khai hay không. Bước này có thể được bỏ qua trong một số trường hợp ( do phía cơ quan Hải Quan quyết định). Sau bước kiểm hóa, nếu được thông qua và không có chất vấn gì, hàng hóa sẽ chính thức được lưu thông trên thị trường Việt Nam. Lưu kho bảo quản: Sau khi hàng hóa được thông quan, công ty tiến hành cho vận chuyển vào kho và tiến hành lưu trữ hàng hóa, chờ vận chuyển giao nhận theo các đơn hàng đã kí. Giao nhận với khách hàng tổ chức: Bắt đầu của quá trình này công ty Đông Dương tiến hành gửi thông báo giao hàng kèm các văn bản liên quan như Arrival Note (Thông báo hàng đến) bản sao của vận đơn, công văn yêu cầu thanh toán (Nếu trên hợp đồng có điều khoản thanh toán trước giao hàng), sau khi nhận được đồng ý giao hàng của khách hàng tổ chức công ty tiến hành vận chuyển hàng hóa tới nơi giao nhận. Tại địa điểm giao nhận vào thời gian đã thỏa thuận, công ty và khách hàng tiến hành giao nhận hàng hóa theo đúng điều khoản như trong hợp đồng chi tiết đã kí. Phía khách hàng tổ chức sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa theo đúng số lượng và quy cách hàng hóa đã ghi trên hợp đồng. Nếu không phát sinh bất kì một lỗi nào, hai bên tiến hành kí biên bản bàn giao vật tư, là cơ sở để thực hiện thanh toán nốt giá trị hợp đồng và thanh lí hợp đồng. Kiểm tra lần cuối hàng hóa và chạy thử mẫu: Sau khi giao nhận đúng về số lượng và quy cách hàng hóa, thường thì bên khách hàng tổ chức thường muốn tiến hành chạy thử sản phẩm để đo dạc xem có đúng cam kết chất lượng không. Lúc này cả công ty Đông Dương và khách hàng tổ chức sẽ cùng nhau tổ chức một buổi kiểm tra chạy thử máy, phía công ty Đông Dương sẽ cử kĩ sư tham gia giám sát buổi kiểm tra này và hỗ trợ về các tài liệu kĩ thuật cũng như các biên bản kiểm tra chất lượng, thông số kĩ thuật trước khi xuất xưởng của nhà sản xuất. Thanh lí hợp đồng và chăm sóc khách hàng. Sau toàn bộ các quá trình trên, khi kiểm tra chạy thử hoàn tất và vấn đề thanh toán đã giải quyết xong, hai bên sẽ tiến hành thanh lí hợp đồng, xuất hóa đơn đỏ. Hoạt động phụ trợ: Hoạt động này là hoạt động thông tin liên lạc kiểm tra vị trí hiện tại của hàng hóa đang trên đường vận chuyển: Nếu hàng hóa trên biển: công ty Đông Dương sẽ liên lạc với hãng vận tải để biết lộ trình và vị trí của tàu, đồng thời yêu cầu cung cấp Bill of Lading (Vận đơn) và Arival Note ( Thông báo hàng đến ) để có thông tin thời gian hàng cập bến và bóc dỡ để tiến hành chuẩn bị các thủ tục thông quan. Khi hàng hóa trên đường Vận chuyển trên bộ: công ty Đông Dương sẽ liên lạc trực tiếp với hãng vận tải và trực tiếp với lái xe để xác định vị trí hàng hóa đang vận chuyển để có kế hoạch giao nhận kịp thời. Để khái quát rõ hơn về công tác hậu cần phục vụ đơn hàng cho khách hàng tổ chức, em xin trình bày tổng thể cả quá trình qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Quá trình thực hiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng cho khách hàng tổ chức. (Nguồn: Theo quan sát và nghiên cứu hồ sơ) Trong đó các kí hiệu: Thể hiện mối quan hệ tuần tự của các công việc chính, phải làm xong công việc này mới có thể tiếp sang công việc tiếp theo. Thể hiện mối quan hệ hỗ trợ, hoạt động này sẽ hỗ trợ cho hoạt động kia. Thể hiện công việc này tiến hành song song với các công việc khác. Thể hiện công việc này tiến hành song song với các công việc khác. Thể hiện các công việc nhỏ hơn nằm trong các công việc chính, phải thực hiện để có thể bước sang công việc tiếp theo. Trên tổng thể, có thể khái quát lại công tác hậu cần phục vụ đơn hàng được thực hiện trên tổng thể như sau: Khi tiến hành chuẩn bị hồ sơ năng lực dự thầu hoặc khách hàng có ý kiến phản hồi đồng ý mua trên nguyên tắc thì công việc đầu tiên của công tác hậu cần chính thức bắt đầu, nhân viện kinh doanh sẽ cùng với bộ phận kĩ thuật lập dự toán đơn hàng và tiến hành đặt hàng sơ bộ, tức gửi dự toán và đề nghị hồi đáp về khả năng đáp ứng của nhà sản xuất. Sau khi nhận được hồi đáp thì đây là cơ sở cho phòng Kinh doanh lên các phương án lập hồ sơ năng lực dự thầu, đàm phán các điều khoản chi tiết trong hợp đồng. Khi đàm phán hoàn tất và thanh toán đợt 1 trả chậm được thực hiện thì cũng là lúc xác nhận đơn hàng với nhà sản xuất và tiến hành theo dõi hàng hóa vận chuyển trên biển về Việt Nam. Trong lúc theo dõi hàng hóa vận chuyển trên biển thì cũng là khoảng thời gian một nhân viên kinh doanh tiến hành chuẩn bị : chuẩn bị giấy tờ, chứng từ, văn bản hợp lệ để thông quan hàng hóa ngay khi hàng về đến cảng, chuẩn bị phương tiện để bốc dỡ hàng hóa, lưu kho, vận chuyển. Công việc này được tiến hành song song với các hoạt động theo dõi hàng hóa đang ở đâu để cho khi hàng về đến cảng thì caoong việc thông quan và các công việc sau đó có thể diễn ra nhanh chóng. Khi hàng hóa về tới cảng, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ lấy các giấy tờ cần thiết và các chi phí để thông quan hàng hóa, việc này thông thường mất thời gian khoảng 2 ngày nếu hồ sơ hợp lệ và không yêu cầu bổ sung thêm gì. Ngay sau khi hàng hóa được thông quan thì nó sẽ được cho lưu kho ngay chờ giao nhận. Khi thanh toán đợt hai (thanh toán nốt giá trị hợp đồng hoặc thanh toán đảm bảo giao hàng) được thực hiện, hàng hóa sẽ được xuất kho vận chuyển tới nơi giao nhận tại thời điểm thỏa thuận. sau khi kiểm tra quy cách hàng hóa và không có khiếu nại gì, hai bên (công ty Đông Dương và khách hàng tổ chức) sẽ tiến hành lập và kí xác nhận biên bản bàn giao hàng hóa. Sau quá trình giao nhận thành công, tại một thời điểm do khách hàng đề nghị, công ty Đông Dương sẽ xử các kĩ sư (phòng kĩ thuật ) tham gia kiểm tra lần cuối cùng và chạy thử máy, làm cơ sở thanh lí hợp đồng. Sau khi kiểm tra chạy thử an toán và thanh toán nốt giá trị hợp đồng, hai bên sẽ tiến hành thanh lí hợp đồng và xuất hóa đơn đỏ. Đây là hoạt động hoàn tất công tác hậu cần đáp ứng đơn hàng cho khách hàng tổ chức. Trong thực tế, trải qua 10 năm hình thành và phát triển, quá trình thực hiện công tác hậu cần trên đã có rất nhiều cải tiến so với thời kì đầu phát triển của công ty. Theo nghiên cứu của bản thân em qua phỏng vấn trực tiếp các nhân viên của công ty và điều tra các hồ sơ lưu trữ trong giai đoạn 2005 – 2009 có thể thấy một số sự cải tiến nâng cao tính linh hoạt của công tác này tại một số điểm sau đây: Thời kì 2005- 2007 khi mà số lượng đơn hàng ít và giá thị các đơn hàng không lớn thì thường các nhân viên kinh doanh của công ty Đông Dương thường gửi yêu cầu báo giá các mặt hàng sang nhà sản xuất và lấy thời gian vận chuyển về Việt Nam chung chung, không cụ thể về số lượng và quy cách hàng hóa để lấy tư liệu làm cơ sở đàm phán hoặc lập hồ sơ dự thầu. Sau khi trúng thầu hoặc kí kết xong thỏa thuận mua bán công ty mới tiến hành đặt hàng chính thức và đợi hàng hóa về cảng, điều này làm phát sinh một yếu điểm là không thể xác định chính xác thời điểm cung ứng hàng hóa về tới Việt Nam trước khi kí hợp đồng để thỏa thuận. Làm cho thời gian đáp ứng đơn hàng thường bị kéo dài thêm vì thêm thời gian dự phòng. Tới năm 2008 -2009 khi thị trường bùng nổ với hàng loạt các khách hàng tiềm năng và số lượng cũng như giá trị đơn hàng ngày một tăng, công ty đã cải tiến lại quá trình đặt hàng sơ bộ với việc gửi dự toán trước tới nhà sản xuất, đề nghị tư vấn trực tiếp từ nhà sản xuất về các khoảng thời gian đáp ứng, làm điều kiện thương lượng hợp đồng trước khi kí. Điều này làm cho phía công ty Đông Dương có thể chủ động biết trước thời gian cung ứng tối thiểu để đàm phán, là vũ khí cạnh tranh hiệu quả. Và bản thân sự cải tiến này đã đem lại thành công cho công ty Đông Dương với mức doanh thu ấn tượng trong năm 2008 và vượt qua khủng hoảng trong hai năm 2008 – 2009 vừa qua. Sự cải tiến tiếp theo nằm trong khâu chuẩn bị tiếp nhận hàng hóa, thời kì 2005- 2006 công ty thường chỉ thực hiện công tác chuẩn bị các giấy tờ để thông quan hàng hóa và các phương tiện, chi phí cần thiết sau khi hãng vận tải có Thông báo hàng đến gửi đến công ty Đông Dương, thường thì thông báo này thường chỉ được gửi đến công ty trước khi tàu cập cảng đến từ 2 đến 4 ngày kèm các chứng từ, khiến cho công tác chuẩn bị thường diễn ra gấp trong khoảng 2 đến 4 ngày, nhiều trường hợp các chứng từ bổ sung không kịp, hàng hóa phải chờ thêm một ngày để thông quan, gây lãng phí thêm chi phí lưu bãi một ngày. Sang năm 2007 tới năm 2009, trước sự hạn chế của phương thức chuẩn bị vậy, ban giám đốc công ty Đông Dương đã họp lại và tiến hành cải tiến lại phương thức chuẩn bị. Các nhân viên xuất nhập khẩu được đào tạo kĩ năng bài bản, các quá trình chuẩn bị được đúc rút lại và viết lại thành sổ tay, trong đó có đầy đủ các trường hợp và loại văn băn cần chuẩn bị. Không dừng lại ở đó, không thụ động chờ thông báo của hãng vận tải, phòng Kinh doanh thiết lập phương thức theo dõi hàng đến cảng bằng lịch trình thời gian, định kì liên lạc với hãng vận tải để theo dõi vị trí và thời gian tàu đi chuyển. Chẩn bị trước các tài liệu khác, chờ các giấy tờ hãng vận tải gửi đến là hợp thành bộ hồ sơ hoàn chỉnh, không phải chỉ trong 2 -4 ngày như trước mà trong suốt quá trình từ khi hàng dời bến bốc. Sự cải tiến này đã mang lại hiệu quả rất tốt, trong 3 năm 2007-2009 không còn tình trạng chuẩn bị thiếu giấy tờ nữa, các nhân viên xuất nhập khẩu không phải làm việc gấp rút như trước để chuẩn bị giấy tờ. Số đơn hàng bị chậm trễ do sai sót thiếu giấy tờ của nhân viên xuất nhập khẩu khiến thông quan hàng hóa chậm lại đã không còn diễn ra nữa. Quá trình thông quan hàng hóa cũng được cải thiện rất nhiều, nhứng năm 2005-2007 khi hải quan điện tử chưa được áp dụng, tình trạng phải ngồi đợi và khai hải quan trên giấy làm mất thời gian của công ty Đông Dương rất nhiều. Tính riêng thời gian khai hải quan và sửa chữa lỗi trên tờ khai đà làm nhân viên công ty mất 2 ngày làm việc, công việc khai thuế và đăng kiểm hàng hóa lại thường mất 1 đến 2 ngày nữa, như vậy trung bình một lần thông quan mất 3 -4 ngày chưa kể thời gian phải chờ bổ sung giấy tờ (nếu phải thực hiện). Nó khiến cho thời gian đưa hàng vào nội địa mất thêm khoảng thời gian đáng kể, chi phí lưu bãi tăng thêm. Năm 2008- 2009 công ty Đông Dương chủ động áp dụng hải quan điện tử và hình thức mua tờ khai hải quan về khai tại doanh nghiệp. Quá trình áp dụng khai hải quan tại doanh nghiệp trên mạng Internet và các tờ khai mua trước làm cho quá trình khai báo hải quan trở nên chính xác hơn, công ty Đông Dương có nhiều thời gian chuản bị, sửa chữa sai sót trên tờ khai, bản khai điện tử nên thời gian làm thủ tục tại Cơ quan hải quan rút ngắn xuống chỉ còn 1 ngày làm việc. Công tác khai thuế cũng làm tương tự đã làm giảm thời gian áp thuế nộp thuế tại cơ quan thuế chỉ còn 2 đến 3 tiếng, làm cho cả quá trình khai thuế và đăng kiểm hàng hóa chỉ còn phải mất chưa đến 1 ngày làm việc. Làm giảm thời gian hàng hóa phải lưu bãi và thời gian chờ đợi làm thủ tục như trước. Tiết kiệm cho công ty rất nhiều chi phí và làm giảm thời gian tối thiểu có thể đáp ứng đơn hàng cho khách hàng, gia tăng lợi thế cạnh tranh cho công ty. Bên cạnh những cải tiến mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm hơn ấy, theo đánh giá chủ quan của em, vẫn còn có những khâu, hoạt động cần phải được cải tiến: Thứ nhất, hoạt động lưu kho, dự trữ bảo quản hàng hóa trong chuỗi các hoạt động của công tác hậu cần. Như đã phân tích ở trên, hoạt động lưu kho này được điễn ra ngay sau khi quá trình thông quan hoàn tất, hàng hóa sau khi thong quan sẽ được vận chuyển xếp vào kho và chờ đợi đến ngày giao nhận hàng hóa. Thời gian lưu kho thường kéo dài từ thời điểm thông quan xong cho tới lúc lệnh giao hàng được phát ra, thời gian lưu kho này có ý nghĩa tạm thời, chờ đợi thanh toán giá trị hợp đồng đợt hai được thực hiện để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên, sau khi thanh toán đợt 2 được thực hiện, công ty Đông Dương sẽ cho xuất kho và giao hàng ngay. Với ý nghĩa trên, có thể coi, hoạt động lưu kho, dự trữ tạm thời này là bước đệm trugn gian để thực hiện thanh toán nốt giá trị hợp đồng đã kí. Phía công ty Đông Dương có thể chứng minh được hàng hóa đã sẵn sàng giao nhận, hiện tại đang ở trong kho, có giấy tờ chứng minh. Phía khách hàng tổ chức nhận được giấy tờ chứng minh hàng hóa đã sẵn sàng thì có thể yên tâm thanh toán nốt giá trị hợp đồng, như vậy hoạt động lưu kho, dự trữ này có tác dụng như một giấy bảo đảm cho phía công ty Đông Dương sẵn sàng giao hàng. Trên thực tế, nếu như thời gian lưu kho này diễn ra ngắn thì có thể tạm chấp nhận được, nhưng thực tế khi tiến hành lưu kho và gửi các giấy tờ chứng minh hàng đang trong kho và công văn đề nghị thanh toán, thời gian thanh toán thường kéo dài từ 8 ngày cho tới 3 tuần, có trường hợp giá trị hợp đồng lớn trên 20 tỉ thời gian thanh toán đợt hai lên tới 2 tháng bởi lí do khách hàng thường đưa ra là cần có thời gian tập hợp tài chính và làm thủ tục với ngân hàng. Do vậy thời gian lưu kho sẽ kéo dài tương ứng với quãng thời gian chờ thanh toán đợt 2 giá trị hợp đồng. Hãy xem bảng chi phí lưu kho dưới đây: Bảng 5: Chi phí lưu kho qua các năm của công ty Đông dương 2005 2006 2007 2008 2009 Chi phí thuê diện tích lưu kho (VNĐ/m2/ngày) 15.000 20.000 30.000 45.000 50.000 Phí vận chuyển bốc xếp nhập, xuất kho trung bình cho 1 kiện hàng hóa (VNĐ/lần) 30.000 50.000 70.000 90.000 100.000 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán công ty Đông Dương ) Chú ý: các chi phí trên đây là các chi phí tính toán trung bình năm và đã làm tròn để tiện theo dõi. Như vậy khi một đơn hàng năm 2009 về cảng có 6 kiện hàng , mỗi kiện phải thuê diện tích lưu kho trung bình 2 m2 thì chi phí lưu kho một ngày sẽ là: Chi phí lưu kho 1 ngày = 50.000x2x6 = 600.000 VNĐ/ngày Nếu đơn hàng phải lưu kho chờ 10 ngày để giao hàng thì tổng chi phí phải trả sẽ là: Tổng chi phí lưu kho = 600.000x10 +100.000x2 = 6.200.000 VNĐ Đây là mức chi phí không nhỏ với mỗi hợp đồng , thời gian lưu kho càng dài thì chi phí bỏ ra càng lớn. Cần thiết phải giảm thiểu thời gian lưu kho này xuống mức tối thiểu, tránh gây ra lãng phí cho công ty nếu có trục trặc thanh toán phải lưu kho dài hơn. Thứ hai, có nhiều nhân viên cùng tham gia vào công tác hậu cần, khiến cho sự liền mạch bị ngắt quãng, nhân viên này thường phải chờ nhân viên kia làm xong việc của họ mới có thể tiếp tục việc của mình khiến cho thồ gian chờ giữa mỗi bước công việc thường gây ra một số độ trễ. Có thể thấy qua phân tích quá trình thực hiện công tác hậu cần bên trên là: hoạt động đặt hàng (đặt hàng sơ bộ cho tới khi xác nhận đơn đặt hàng) do một nhân viên kinh doanh đảm nhiệm, sau khi xác nhận đơn hàng sẽ chuyển lại toàn bộ giấy tờ liên quan cho một nhân viên khác chuẩn bị hồ sơ tiếp nhận hàng hóa (thường là nhân viên xuất nhập khẩu luôn), sau đó thì nhân viên xuất nhập khẩu sẽ mang các giấy tờ này đi thông quan hàng hóa, khi thông quan xong sẽ giao lại các chứng từ để một nhân viên kinh doanh khác tiến hành làm các công văn đề nghị thanh toán. Khi thanh toán xong thì lại một nhân viên khác đi giao hàng ( thường là một nhân viên phòng Kĩ thuật). Như vậy một công tác mà có tới 4– 5 người tham gia, nếu phối hợp không ăn ý thì cả quá trình sẽ bị kéo dài do sự trễ tại một nhân viên. Ví dụ: năm 2007 trong quá trình thông quan hàng hóa cho lô hàng nhập từ Nhật Bản về, phái cơ quan hải quan yêu cầu xuất trình CO, CQ gốc, nhân viên xuất nhập khẩu không có bản gốc chỉ có bản sao, phải gọi lại cho nhân viên kinh doanh đặt hàng, yêu cầu lấy CO, CQ gốc. Nhân Viên này lại phải yêu cầu phía nhà cung cấp gửi gấp CO, CQ từ Nhật Bản về, mất hơn một ngày. Quá trình thông quan lại phải kéo dài thêm 2 ngày (do quá trình chờ đợi giải trình). Như vậy chỉ cần sự chủ quan ở một nhân viên thôi là đã kéo theo sự chậm trễ cho cả quá trình. 2.1.2. Số lượng các đơn hàng đã đáp ứng qua các năm Thống kê số lượng các đơn hàng đáp ứng hàng năm từ năm 2005 tới năm 2009, từ đây ta có cái nhìn khái quát về thực trạng sự phát triển trong hoạt động kinh doanh của công ty Đông Dương. Khi mà số lượng đơn hàng và giá trị của đơn hàng tăng lên có nghĩa là yêu cầu về hậu cần đáp ứng với đơn hàng đó cũng đòi hỏi mức độ phục vụ cao hơn và chuyên nghiệp hơn. 2005 2006 2007 2008 2009 Số lượng đơn hàng với khách hàng tổ chức 12 17 15 23 16 Tổng giá trị các đơn hàng. (VNĐ) 9.271.325.024 11.528.568.014 15.568.458.325 97.122.265.003 82.245.658.334 Tỉ lệ% trong tổng doanh thu 33,64 % 39,17 % 50,98 % 63,70 % 65,36 % Bảng 6: thống kê số đơn hàng và tổng giá trị các đơn hàng thời kì 2005-2009 (Nguồn: Hồ sơ hợp đồng bán – phòng Kinh doanh công ty Đông Dương ) Biểu đồ 1: Số đơn hàng và tổng giá trị các đơn hàng thời kì 2005-2009 (Nguồn: Thiết kế theo số liệu bảng 6) Nhận xét: Qua bảng và biểu đồ trên ta có thể thấy được xu hướng tăng trưởng trong 5 năm 2005-2009. Trong 5 năm 2005-2009, tố độ gia tăng số đơn hàng không cao và đều đặn mà có sự tăng giảm từng năm, nhưng qua biểu đồ ta thấy được chúng vẫn có xu hướng đi lên. Số lượng các đơn hàng hầu như có sự biến động không quá lớn, trung bình một năm thường có 15 đến 16 đơn hàng được kí kết và thực hiện với các khách hàng tổ chức song ta thấy được tổng giá trị của các đơn hàng qua từng năm lại có sự tăng trưởng vượt bậc. Tỉ lệ giá trị của các đơn hàng phục vụ khách hàng tổ chức trong tổng doanh thu hàng năm ngày càng chiếm phần lớn. Như ta thấy qua bảng: năm 2005 tổng giá trị các đơn hàng với các khách hàng tổ chức mới chỉ chiếm 33,64 % tức 1/3 tổng doanh thu thì tới năm 2009 nó đã chiếm tơi 65,36 % tổng doanh thu tức hơn một nửa doanh thu có được từ các đơn hàng này. Điều này khẳng định vị trí quan trọng của các đơn hàng với các khách hàng tổ chức trong việc đóng góp vào kết quả kinh doanh hàng năm của công ty. Trong năm 2009 như trên biểu dồ thể hiện, ta thấy cả về chỉ tiêu số lượng đơn hàng đạt được và cả tổng giá trị đều suy giảm so với năm 2008 do ảnh hưởng của suy thoái kinh tế song nõ vẫn đóng góp mức tỉ trọng cao hơn hẳn trong tổng doanh thu so với năm 2008 và cao hơn năm 2007 về giá trị gấp 5,28 lần. Như vậy qua từng năm tuy số lượng các đơn hàng có mức gia tăng không đáng kể song về mặt giá trị đã có sự tăng trưởng ngoạn mục. Điều này thể hiện tầm quan trọng trong việc tìm kiếm và đáp ứng các đơn hàng cho các khách hàng tổ chức, nâng cao doanh thu và cả chất lượng dịch vụ của công ty. Đây là định hướng phát triển cần được chú trọng trong chiến lược kinh doanh dài hạn của công ty. Để làm rõ hơn về mức tăng trưởng doanh thu nhờ việc kí kết và đáp ững các đơn hàng cho các khách hàng tổ chức, em đã tiến hành nghiên cứu lại các hợp dồng mua bán hàng hóa của công ty Đông Dương với các khách hàng tổ chức trong 5 năm 2005-2009 và tiến hành phân loại chúng theo giá trị hợp đồng. Kết quả thu được góp phần làm rõ thêm tầm quan trọng trong việc tổ chức hậu cần đáp ứng các đơn hàng lớn cho các khách hàng tổ chức. Kết quả khảo sát được thể hiện trong bảng và sơ đồ sau đây: Bảng 7: Thống kê các hợp đồng theo giá trị hợp đồng qua các năm 2005- 2009 2005 2006 2007 2008 2009 Giá trị dưới 1 tỉ đồng 9 12 10 11 6 Từ 1 tỉ đến 3 tỉ đồng 3 4 4 4 5 Từ 3 tỉ đến dưới 10 tỉ đồng 1 1 5 3 Trên 10 tỉ đồng 2 2 (Nguồn:Hồ sơ hợp đồng bán – phòng Kinh doanh công ty Đông Dương) Biểu đồ 2: Số lượng các hợp đồng theo giá trị hợp đồng. (Nguồn: theo số liệu bảng 7) Nhận xét: Như trong bảng và biểu đồ ta có thể thấy rõ hơn ở đây lí do tại so số lượng đơn hàng không tăng nhiều mà giá tổng giá trị lại có mức tăng đáng kể như vậy. Đó là do ngày càng có nhiều hợp đồng với giá trị lớn được công ty Đông Dương kí kết và đáp ứng thành công. Nếu như trong 3 năm 2005, 2006, 2007 không có bất kì một hợp đồng nào có giá trị lớn hơn 10 tỉ đồng thì tới những năm 2008, 2009 mỗi năm công tyu đã tìm kiếm và đáp ứng thành công hai hợp đồng có giá trị trên 10 tỉ dồng, có thể kể tới như trong năm 2009 công ty Đông Dương dã kí kết và đáp ứng thành công hợp đồng mua bán hàng hóa số 082209SH/IDEMSCO giữa công ty Đông Dương và công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thủy Sông Hồng về việc mua bán 6 tổ máy thủy với tổng giá trị hợp đồng là 1.355.718 USD tức 24.728.296.320 VNĐ ( theo tỉ giá 1USD = 18240 VNĐ tại thời điểm đó), và một hợp đồng khác tương tự với trị giá hợp đồng lên tới trên 1 triệu USD với công ty Hải Long. Như vậy chính sự gia tăng về các hợp đồng có giá trị lớn là động lực thúc đẩy cho sự tăng trưởng doanh thu của công ty Đông Dương. Vì vậy việc chăm sóc kĩ quá trình hậu càn đáp ứng cho cá đơn hàng này chính là việc công ty Đông Dương đang từng bước chuyên nghiệp tro