Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế hoạch hóa sản xuất tại công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà

từng phòng ban trong công ty là: 1. Tổng Giám đốc Là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và trước pháp luật về điều hành Công ty hoàn thành mọi chỉ tiêu. Tổ chức bộ máy quản lý, điều hành các hoạt động SXKD của Công ty có hiệu quả, hoàn thành toàn bộ các chỉ tiêu kế hoạch đã thông qua Đại hội cổ đông và theo đúng quy định của Pháp luật. Trực tiếp điều hành các khối: Nội vụ, Thị trường, Tài chính, Trung tâm Thương mại. 2. Phó Tổng Giám đốc Sản xuất Phụ trách công tác kế hoạch sản xuất toàn Công ty. Trực tiếp điều hành Khối Kế hoạch, khối kỹ thuật. Cùng với khối kế hoạch giám sát tiến độ, kế hoạch sản xuất của các Nhà máy. 3. Kế toán trưởng Chỉ đạo, tổ chức hệ thống kế toán, thống kê của Công ty thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Trực tiếp điều hành Khối Tài chính. Chủ trì, tổ chức lập báo cáo nghiệp vụ, báo cáo định kỳ. Kiểm tra và chịu trách nhiệm về sự chính xác, trung thực các số liệu báo cáo tài chính của Công ty. 4.Phó tổng giám đốc kinh doanh Là người quản lý và chỉ đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Trực tiếp điều hành hoạt động của khối thị trường, khối nội vụ, trung tâm thương mại và toàn bộ thị trường bán buôn. 5. Khối nội vụ Tham mưu giúp Tổng Giám đốc trong công tác tiếp nhận, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí cán bộ, khen thưởng, kỷ luật v..v.. Theo dõi công tác quản lý CBNV, tiền lương, thực hiện các chính sách, chế độ của Nhà nước đối với người lao động. 6. Khối Kế hoạch Đề xuất, xây dựng kế hoạch SXKD dài hạn, hàng năm của Công ty. Xây dựng, hướng dẫn và đề xuất các biện pháp thực hiện kế hoạch SXKD - XNK hàng tháng, hàng năm của Công ty. 7. Khối Kỹ thuật Tổ chức chỉ đạo công tác quản lý KHKT của Công ty. Tổng kết, đánh giá hiệu quả các phương án kỹ thuật. Đề xuất các biện pháp sửa đổi, bổ sung quy trình công nghệ, định mức vật tư, kỹ thuật v..v.. 8. Khối Thị trường Khối thị trường được chia ra: 8.1 Bộ phận Marketing Nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch và đưa ra các chiến lược cạnh tranh về sản phẩm, về giá, về thương hiệu….Đề xuất, xây dựng và thực hiện kế hoạch SXKD của Công ty. Xây dựng, theo dõi kế hoạch, tiến hành các hoạt động khuếch trương, quảng bá thương hiệu, các chương trình sự kiện và sản phẩm của Công ty. 8.2 Phòng thị trường Nghiên cứu, xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển thị trường và tiêu thụ sản phẩm của Công ty tại Hà Nội và các tỉnh. Tìm kiếm bạn hàng, mở rộng địa bàn tiêu thụ sản phẩm. Lập và tính toán hiệu quả các phương án kinh doanh, dự thảo hợp đồng, trình lãnh đạo phê duyệt. 9. Trung tâm Thương mại Nghiên cứu, triển khai xây dựng Hệ thống các cửa hàng Bán lẻ và Giới thiệu sản phẩm của Công ty tại Hà Nội và các tỉnh miền Bắc. Tổ chức quản lý các Cửa hàng thuộc Trung tâm. Chủ động tìm kiếm khách hàng, nghiên cứu, đề xuất, áp dụng các biện pháp tăng doanh thu tiêu thụ; thực hiện kế hoạch được giao hàng tháng và cả năm. 10. Giám đốc các nhà nhà máy Quản lý và điều hành nhà máy thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh được giao đạt hiệu quả cao. Phối hợp cùng các khối chức năng nghiên cứu cải tiến kỹ thuật. Tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm theo các hướng dẫn mà Công ty đã ban hành Qua sơ đồ tổ chức của công ty ta thấy khối kế hoạch có vị trí quan trọng trong công ty, quản lý trực tiếp các nhà máy và dưới sự giám sát trực tiếp của phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất. Khối kế hoạch và các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ với nhau tạo điều kiện thuận lợi để trao đổi thông tin giữa các đơn vị. 4. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây Trong những năm gần đây, dù gặp rất nhiều khó khăn như giá cả nguyên vật liệu đầu vào phục vụ sản xuất tăng liên tục, cạnh tranh trên thị trường diễn ra ngày một gay gắt,..cùng với sự hỗ trợ của tổng công ty giấy Việt Nam, công với sự nỗ lực của tập thể cán bộ nhân viên trong công ty thì kết quả sản xuất kinh doanh của công ty đều đạt được kết quả khả quan, vượt kế hoạch đề ra. Do chủ động nắm bắt nhu cầu của thị trường, đối phó kịp thời với những thay đổi bất lợi trên thị trường nguyên vật liệu nên kết quả sản xuất của công ty luôn được đánh giá là ổn định, năm sau cao hơn năm trước. Điều đó được thể hiện trong các báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 4.1.Tình hình sản xuất sản phẩm Trong 3 năm từ 2006 tới 2008, mặc dù cạnh tranh trên thị trường VPP ngày càng ngay gắt, giá cả nguyên vật liệu biến động phức tạp,.. Tuy nhiên cùng với sự hỗ trợ từ tổng công ty giấy Việt Nam, công ty đã kịp thời tháo gỡ những khó khăn vướng mắc trong hoạt động SXKD, số lượng sản phẩm sản xuất ra của công ty luôn tăng. Đáp ứng kịp thời nhu cầu ngày càng tăng về sản phẩm của Hồng Hà trên thị trường. Sau đây là số liệu về việc thực hiện các chỉ tiêu sản xuất một số loại sản phẩm cơ bản của công ty là bút, dụng cụ học sinh và vở các loại. Bảng 2.1: Tình hình thực hiện một số chỉ tiêu sản xuất một số sản phẩm cơ bản Đơn vị:1000 Chỉ tiêu 2006 2007 2008 KH TH % KH TH % KH TH % Bút, dụng cụ học sinh 9000 9050 100,5 9500 9.600 101 10.000 10.053 100,5 Vở các loại 38000 41515 109 42000 42.562 101 46.820 45.509 97,2 Có thể thấy trong 3 năm, tình hình sản xuất bút và dụng cụ học sinh luôn vượt kế hoạch đặt ra. Với tình hình sản xuất vở các loại thì trong 2 năm 2006 và 2007 luôn vượt chỉ tiêu kế hoạch đề ra. Tuy nhiên việc thực hiện kế hoạch sản xuất vở các loại trong năm 2008 lại không đạt chỉ tiêu kế hoạch đề ra. Nguyên nhân của thực trạng này là do trong năm 2008 công ty chưa thu mua đủ nguyên vật liệu đáp ứng cho sản xuất. Thực tế này dẫn tới trong năm 2008 có những thời điểm không đủ hàng cung cấp cho thị trường 4.2.Chỉ tiêu kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, lãi cơ bản trên cổ phiếu, thu nhập BQ Tuy gặp nhiều khó khăn nhưng dưới sự đoàn kết nhất trí của toàn thể CBNV trong công ty, cùng với sự giúp đỡ của tổng công ty giấy, sự hỗ trợ từ các chính sách của nhà nước công ty đã đẩy mạnh sản xuất và đã đạt được những thành tựu đáng kể trong kinh doanh. Công ty ngày một khẳng định uy tín của mình ở trong nước và bước đầu vươn ra nước ngoài. Doanh thu của công ty tăng nhanh qua các năm và đều vượt mức kế hoạch đề ra. Ngoài ra mức vượt kế hoạch cũng tăng dần qua các năm. Thể hiện, năm 2006 chỉ tiêu doanh thu đạt 111% so với KH đề ra, năm 2007 là 112%, đến năm 2008 con số này là 115%. Sự tăng lên của doanh thu được đánh giá là tăng cao và ổn định Tương ứng với sự tăng của doanh thu thì lợi nhuận của công ty cũng tăng rõ rệt, mặc dù trong những năm qua nền kinh tế thế giới và trong nước liên tục có những bất ổn. Năm 2006, kinh tế thế giới có dấu hiệu suy thoái, giá dầu, vàng tăng lên mức kỷ lục, đồng USD liên tục sụt giá. Điều này làm cho giá cả các loại nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty cũng tăng theo, dẫn tới chi phí sản xuất bị đẩy lên rất nhiều. Năm 2006 cũng là năm mà kinh tế nước ta cũng có nhiều biến động, bất chấp những khó khăn đó lợi nhuận của công ty vẫn vượt kế hoạch là 761 triệu đồng (đạt 112% KH). Sang năm 2007, công ty gặp không ít khó khăn như mạng lưới phân phối chưa sâu, phải cạnh tranh với các sản phẩm của các công ty nước ngoài, công nghệ chưa cao và chưa đồng đều do đầu tư nhỏ giọt và tận dụng thiết bị công nghệ cũ (vì muốn phát triển đồng bộ thì phải đầu tư lớn, nhưng nguồn kinh phí của Công ty chưa cho phép) Mặt khác, với xu thế chung của thế giới và trong nước, hầu hết giá nguyên vật liệu đầu vào đều tăng liên tục và tăng nhiều lần trong năm, đặc biệt là nguyên liệu giấy, nhựa, đồng, nhôm ...  song giá bán sản phẩm của Công ty không thể tăng tương ứng, dẫn đến phải thường xuyên theo dõi, cân đối, xác định kế hoạch và hiệu quả sản xuất kinh doanh để đảm bảo thực hiện được các chỉ tiêu kế hoạch. Bên cạnh những khó khăn thì công ty cũng có những thuận lợi như, năm 2007 là năm thứ 2 công ty hoạt động theo mô hình cổ phần hoá nên: Lực lượng lao động được trẻ hoá, năng động nhiệt tình. Việc phát hành cổ phiếu làm tăng vốn điều lệ thêm 50% đạt 49,19 tỷ đồng đã tạo điều kiện tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty đã được Tổng công ty giấy ưu đãi cho việc nâng mức dư nợ mua nguyên liệu từ 2 tỷ một năm (2006) lên 5 tỷ (2007). Bằng những định hướng đúng đắn, sự chỉ đạo sâu sát, đồng thời đề ra các giải pháp mang tính đồng bộ cao nên năm 2007, lợi nhuận vượt kế hoạch là 937 triệu đồng (đạt 113,4% KH). Năm 2008, công ty có được những thuận lợi cơ bản: Toàn bộ công ty chuyển sang làm việc tại cơ sở II-Cầu Đuống nên công tác điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ tập trung hơn. Các thiết bị hiện cũ nát được hội đồng quản trị phê duyệt cho thanh lý và cho phép đầy tư mới để phù hợp với tiêu chí nâng cao năng xuất và chất lượng sản phẩm, góp phần vào việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh đã được thông qua. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng là những khó khăn rất lớn đó là: Ngoài công tác điều hành sản xuất kinh doanh, năm 2008 công ty có 02 dự án đã và đang khởi động xây dựng trong khi công ty lại không có cán bộ chuyên sâu nên phải thuê tư vấn. Dự án xây dựng tại 25 Lý Thường Kiệt sẽ thực hiện trong khoảng 02 năm dẫn đến Trung tâm thương mại phải ngừng hoạt động, mỗi năm doanh thu thiếu hụt cần bổ sung khoảng 20 tỷ đồng (do phải thuê các cửa hàng khác thay thế, đa số chưa quen khách nên hoạt động kém hiệu quả ít nhất là một năm). Việc di chuyển Công ty sang cơ sở II Cầu Đuống cũng gây những khó khăn nhất định trong công tác bán hàng, thông tin liên lạc …. Ngoài ra giá nguyên vật liệu chính tăng liên tục gây biến động lớn đến giá cả, ảnh hưởng đến khâu tiêu thụ trong khi sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cùng ngành hàng văn phòng phẩm ngày càng gay gắt. Các hãng lớn như Thiên long, Vĩnh tiến ở miền Nam đã ồ ạt triển khai sản xuất và kinh doanh tại thị trường miền Bắc. Tuy nhiên, trước những khó khăn đó cùng với sự nỗ lực toàn thể các phòng ban trong công ty, trong đó khối kế hoạch với vai trò đưa ra những quyết định sản xuất và giá cả hợp lý đã góp phần vào việc đạt được những kết quả kinh doanh rất khả quan, nổi bật là trong năm 2008 lợi nhuận vượt kế hoạch đặt ra là 1854 triệu đồng (đạt 122% KH) đây là mức tăng cao nhất trong 3 năm. Đây là một thành tích rất đáng tự hào trong bối cảnh kinh tế thế giới và trong nước suy thoái, nhiều doanh nghiệp phá sản trong năm 2008. Với sự tăng lên của doanh thu và lợi nhuận thì thu nhập bình quân của CBNV trong công ty cũng tăng lên từ mức 2,215 triệu đồng năm 2006 lên 3,050 triệu đồng vào năm 2008. Tuy nhiên trong năm 2007 dù thu nhập của CBNV có tăng so với năm 2006 nhưng lại không đạt chỉ tiêu KH đề ra, nguyên nhân của tình trạng này là trong năm 2007 công tác lập KH tiền lương còn nhiều thiếu sót chưa đi sát với tình hình thực tế của công ty. Tất cả các phân tích trên được thể hiện trong bảng số liệu sau Bảng 2.2: Tình hình thực hiện KH SXKD giai đoạn 2006-2008 Đơn vị:Triệu đồng Chỉ tiêu 2006 2007 2008 KH TH % KH TH % KH TH % Doanh thu 165200 183449 111 205000 229503 112 252450 290158 115 Chi phí 159000 176488 111 198000 221566 112 243950 279804 115 Lợi nhuận 6200 6.961 112 7000 7937 113,4 8500 10354 122 Lãi cơ bản trên cổ phiếu 1,892 2,119 112 2,218 2,515 113,4 1,549 1,885 122 Thu nhập BQ 2,200 2,215 100,7 2,688 2,543 94,6 3,015 3,050 101 Nguồn: Tự tổng hợp từ các số liệu tại công ty Tóm lại: Có thể thấy hoat động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây đang theo một chiều hướng tốt. Doanh thu và lợi nhuận của công ty năm sau luôn cao hơn năm trước bất chấp tình hình kinh tế trong nước và thế giới những năm gần đây có nhiều bất ổn. Đạt được những thành tựu này là sự nỗ lực cố gắng của toàn thể CBNV trong công ty. Trong đó không thể không kể tới sự hoạt động hiệu quả của khối kế hoạch trong việc đưa ra các quyết định sản xuất phù hợp, trong việc quản lý chặt chẽ toàn bộ hoạt động sản xuất của toàn công ty. II. Thực trạng hoạt động KHH sản xuất của công ty CP VPP Hồng Hà trong những năm gần đây 1.Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác lập KH sản xuất của công ty 1.1.Đặc điểm của thị trường văn phòng phẩm Thị trường văn phòng phẩm là thị trường gồm các đối tượng khách hàng chủ yếu là học sinh- sinh viên và các cơ quan hành chính. Với đặc điểm đó nên thị trường này có nhu cầu tiêu dùng cao nhất vào những tháng trước vụ khai giảng. Ngoài ra, vì phục vụ đối tượng học sinh và sinh viên nên công ty phải chú ý đến việc liên tục thay đổi mẫu mã sản phẩm để phù hợp với thị hiếu của đối tượng khách hàng trẻ này. Đối với sản phẩm vở ôly, mỗi năm thì các sở giáo dục của các tỉnh khác nhau lại có những quy định khác nhau kích thước của ôly nên công ty phải đặc biệt quan tâm đến những thay đổi này để có thể cung cấp những sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn của mỗi địa phương Trong thời gian gần đây, sự cạnh tranh trên thị trường VPP ngày càng gay gắt. Các doanh nghiệp mạnh trong lĩnh vực văn phòng phẩm tại thị trường miền nam như Thiên Long đã bắt đầu tấn công mạnh sang thị trường miền bắc, gây khó khăn cho công ty trong việc giữ vững thị trường miền bắc và mở rộng tại thị trường miền nam. Theo nguyên cứu của khối thị trường thì thị phần của công ty đang dần bị thu hẹp. Nguyên nhân chính của thực tế đó là giá thành các sản phẩm của công ty cao hơn giá thành của các sản phẩm cùng loại của các công ty khác. Ngoài ra công tác thị trường của công ty vẫn chưa thực sự hiệu quả. Với thực tế đó, yêu cầu phải có những cải tiến mẫu mã, nhất là giảm giá thành sản phẩm,..được đặt ra bức thiết hơn bao giờ hết. 1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu và nhà cung cấp Công ty sản xuất rất nhiều mặt hàng, đa dạng về chủng loại, chính vì thế số lượng các loại nguyên vật liệu của công ty cũng rất lớn, có tới hàng nghìn loại nguyên vật liệu khác nhau. Tuy nhiên nguyên vật liệu được sử dụng tại công ty được chia ra làm 2 loại chính là vật tư chính (giấy, giấy bìa,..) và vật tư phụ (mực in, cao su, axit, dầu mỡ, màng co, keo dán, băng dán,…). Vật tư chính của công ty là giấy và giấy bìa, được cung cấp chủ yếu bởi các nhà cung cấp trong nước như giấy Bãi Bằng, Tân Mai, Việt Trì.. và một số nhà cung cấp nước ngoài như Pand M Korea Corp,..Các nhà cung cấp trong nước đều là thành viên của tổng công ty giấy Việt Nam nên khi công ty khi mua nguyên liệu từ các đối tác này được các lợi thế về giá, thời gian cung ứng, công nợ so với các công ty khác trong nước. Tuy nhiên nếu so sánh giá cả giấy bìa nhập từ các nhà cung cấp trong nước và nhập ngoại thì giấy trong nước giá vẫn cao hơn, chất lượng giấy không bằng chất lượng giấy nhập ngoại cùng loại. Đối với vật tư phụ thì có một số được mua trong nước và một số được nhập ngoại như mực in, axit,… Các nhà cung cấp như Ngọc Hoa, Shanghai Liquin Station Co, Chimei corporation,…Các vật tư được cung cấp bởi các nhà cung cấp nước ngoài thì thời gian mua hàng dài khoảng 3 tháng. Tuy nhiên ưu điểm là chất lượng của nguyên vật liệu tốt. Nguyên vật liệu chính trong công ty là giấy và giấy bìa, là những loại rất dễ hút ẩm. Trong điều kiện khí hậu nóng ẩm của nước ta thì công tác thu mua và bảo quản các nguyên vật liệu trong kho cần phải được quan tâm để đảm bảo chất lượng của sản phẩm. 1.3. Các điều kiện phục vụ cho công tác KH sản xuất ở công ty 1.3.1.Cán bộ kế hoạch trong công tác KH sản xuất Khối kế hoạch tại công ty CP VPP Hồng Hà được tổ chức như sau: Giám đốc khối CB quản lý hàng hoá Thủ kho 2 Thủ kho 1 Phó giám đốc I CB quản lý vật tư Phó giám đốc II Thủ kho 3 Thủ kho 4 Tổ xe nâng Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức khối kế hoạch công ty CP VPP Hồng Hà Nguồn: Khối kế hoạch công ty CP VPP Hồng Hà Giám đốc khối và phó giám đốc 1 là những người trực tiếp lập kế hoạch sản xuất tại công ty. Các thủ kho là những người tham gia vào quá trình giám sát việc thực hiện kế hoạch bằng cách quản lý lượng hàng nhập kho, đồng thời cũng là người cung cấp các thông tin về hàng tồn kho cho các cán bộ kế hoạch trong việc lập kế hoạch sản xuất giai đoạn kế tiếp. Các cán bộ quản lý vật tư và quản lý hàng hóa là những người thường xuyên cung cấp thông tin về hàng hóa và vật tư cho cán bộ lập kế hoạch. Như vậy có thể thấy khối kế hoạch tại công ty đảm nhiệm toàn bộ công tác lập kế hoạch, tuy nhiên khối vẫn chưa có cán bộ chuyên về giám sát và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch. Về trình độ của cán bộ làm kế hoạch (phụ lục): Phó tổng giám đốc sản xuất là người trực tiếp giám sát và quản lý sự hoạt động của khối kế hoạch và hoạt động sản xuất của công ty. Giám đốc khối kế hoạch và phó giám đốc khối I là những người trực tiếp lập kế hoạch. Các cán bộ này đều đã tốt nghiệp đại học, là cử nhân kinh tế, tuy nhiên không có ai được đào tạo chính quy về chuyên ngành kế hoạch. Những kiến thức về lập kế hoạch đều có được dựa trên kinh nghiệm thực tế làm việc tại công ty. Đây là các cán bộ đều đã gắn bó với công ty ít nhất là 7 năm nên nắm rất chắc các đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Tất cả các cán bộ đều xuất phát là làm kế hoạch nên các cán bộ có rất nhiều kinh nghiệm về chuyên môn. Các cán bộ trực tiếp lập kế hoạch đều là những người rất nhanh nhẹn, xử lý các tình huống nhanh chóng. Đối với các cán bộ tham gia trong việc cung cấp thông tin, quản lý việc thực hiện kế hoạch đều có trình độ chuyên môn tối thiểu là trung cấp, đủ trình độ phục vụ cho yêu cầu công việc. Một đặc điểm nổi bật là các CBNV này đều là những người trẻ tuổi, nhanh nhẹn. 1.3.2. Điều kiện làm việc, các công cụ phục vụ cho công tác lập KH sản xuất Phòng làm việc có đầy đủ các thiết bị văn phòng cần thiết. Mỗi nhân viên đều có một máy tính cá nhân riêng có kết nối Internet và nối mạng Lan. Trong phòng có máy in, máy fax, điện thoại,..điều kiện làm việc nói chung tốt, cơ bản đáp ứng được nhu cầu. Tuy nhiên, hiện tại chưa có phần mềm nào được sử dụng để hỗ trợ việc trực tiếp lập kế hoạch sản xuất. Trong công ty hiện nay chỉ sử dụng các phần mềm quản lý vật tư và hàng hóa để hỗ trợ cho các cán bộ lập kế hoạch sản xuất trong việc quản lý hàng hóa và vật tư. Việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ này cũng đã hỗ trợ đắc lực cho công tác lập kế hoạch sản xuất vì thông tin từ các kho thành phẩm và kho nguyên vật liệu luôn được cập nhật thường xuyên với cán bộ kế hoạch thông qua các báo cáo hàng ngày của thủ kho. Danh mục tất cả các loại hàng hóa và nguyên vật liệu được quản lý rất khoa học theo các nhóm sản phẩm nhóm nguyên vật liệu và theo kho chứa. Dựa vào các thông tin tổng hợp này cán bộ kế hoạch có thể dễ dàng lấy được các thông tin chính xác về loại hàng hóa hay nguyên vật liệu nào còn tồn đọng với số lượng là bao nhiêu, tại kho nào. Từ đó có những quyết định sản xuất và dự trữ phù hợp với điều kiện của công ty. 2.Quy trình KHH sản xuất của công ty CP VPP Hồng Hà Các bước cơ bản trong quy trình KHH sản xuất của công ty được thể hiện thông qua sơ đồ sau Sơ đồ 2.3: Quy trình lập kế hoạch sản xuất tại công ty Tình hình tiêu thụ năm trước Dự đoán nhu cầu tiêu thụ năm nay Khả năng của các phân xưởng Trưởng phòng KH lập KHSX KD năm Giám đốc xem xét Dự kiến KHSX quý KHSX tháng Giao cho các đơn vị thực hiện Thực hiện và theo dõi Điều chỉnh kế hoạch Báo cáo kết quả KH đột xuất bổ sung Nguồn: Biểu mẫu ISO Từ biểu đồ trên ta có thể thấy công tác kế hoạch hóa sản xuất tại công ty là một quy trình gồm nhiều khâu nhưng tựu chung lại có thể chia thành 3 bước cơ bản sau: - Lập kế hoạch - Tổ chức thực hiện - Đánh giá thực hiện và các điều chỉnh 2.1.Lập kế hoạch sản xuất Trong công ty Hồng Hà, lập kế hoạch sản xuất được giao chủ yếu cho khối kế hoạch bên cạnh đó có sự phối hợp của các phòng ban chức năng khác và các nhà máy sản xuất. Có thể khái quát trình tự lập kế hoạch sản xuất của công ty như sau: Sơ đồ 2.4: Trình tự lập kế hoạch sản xuất Xử lý thông tin Kết quả Nhận thông tin Các căn cứ thu thập từ các khối chức năng Khối kế hoạch xử lý thông tin Bản KHSX Nguồn: Tự tổng hợp Quy trình trên được thực hiện như sau: Giai đoạn chuẩn bị cho việc lập kế hoạch sản xuất, các cán bộ phụ trách việc lập kế hoạch sẽ thu thập thông tin làm căn cứ cho việc lập kế hoạch gồm mục tiêu phát triển của công ty, dự báo nhu cầu tiêu thụ kỳ kế hoạch, chiến lược dồn hàng mùa vụ chính, khả năng sản xuất. Các thông tin này được các nhà máy và các khối chức năng gửi lên khi có yêu cầu từ khối kế hoạch. 2.1.1.Các căn cứ lập kế hoạch sản xuất Hoạch định kế hoạch là một phương pháp tiếp cận hợp lý để đạt được những mục tiêu đã đề ra, nhưng quá trình thực hiện lại diễn ra trong tương lai, trong sự tác động qua lại giữa nhiều yếu tố: Mục tiêu với thời gian và các căn cứ xây dựng thực hiện. Trong đó thì tương lại lại không chắc chắn, nếu các căn cứ không rõ ràng và thiếu chính xác thì bản kế hoạch sẽ thiếu đi tính hiệu quả, khả thi. Vì vậy để bản kế hoạch có tính khả thi cao thì ngay từ đầu các căn cứ phải thật chính xác và đầy đủ. Sau đây là những căn cứ mà công ty sử dụng để ra quyết định kế hoạch. a. Căn cứ vào mục tiêu phát triển của công ty Căn cứ này chưa được thể hiện trong sơ đồ quy trình kế hoạch hóa sản xuất của công ty. Tuy nhiên khi tiến hành lập kế hoạch kế hoạch sản xuất thì cán bộ kế hoạch có dựa vào căn cứ này. Hàng năm công ty đều đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trong năm và đề ra mục tiêu phát triển trong năm tới. Mục tiêu đặt ra này được căn cứ vào những phân tích đánh giá tổng kết kinh nghiệm thực tiễn, được coi là chỉ tiêu pháp lệnh mà toàn bộ công ty phải phấn đấu thực hiện. Chỉ tiêu này được thể hiện trong báo cáo tổng kết kết quả kinh doanh hang năm của công ty và phương hướng nhiệm vụ cho năm tới, báo cáo được gửi tới tất cả các phòng ban trong công ty ngay sau khi được phê duyệt tại đại hội cổ đông Ví dụ trong phương hướng nhiệm vụ năm 2009 có đề ra: năm 2009 sản xuất 10,5 triệu bút và dụng cụ học sinh các loại, 51,5 triệu quyển vở. Như vậy khi lập kế hoạch sản xuất năm thì cán bộ kế hoạch phải phấn đấu lập kế hoạch sản xuất hoàn thành chỉ tiêu này. Tuy nhiên thông tin này chỉ dừng lại ở những con số, những đích đến chung mà chưa có những căn cứ cụ thể. Bởi vậy nó chỉ mang tính hình thức mà chưa mang đúng nghĩa là định hướng cho sự phát triển của công ty. b.Dự báo nhu cầu tiêu thụ năm nay *Dự báo nhu cầu tiêu thụ Hiện nay, đây là căn cứ quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch sản xuất tại công ty. Thông tin về kế hoạch tiêu thụ dự kiến được cán bộ kế hoạch thu thập qua báo cáo tổng hợp từ phòng thị trường gửi tới định kỳ vào cuối mỗi năm và mỗi tháng. Kết quả điều tra nghiên cứu thị trường là một căn cứ hết sức quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch. Yêu cầu của việc nghiên cứu thị trường phải xác định được quy mô, nhu cầu đối với từng loại sản phẩm ở từng thị trường khác nhau. Tại công ty thông tin này được phòng thị trường dự báo thông qua việc nghiên cứu thực tế nhu cầu của các thị trường. Các thị trường của công ty được chia ra làm thị trường Hà Nội, Thị trường miền bắc, miền trung, miền nam. Với mỗi thị trường công ty có những cán bộ theo dõi trực tiếp việc tiêu thụ sản phẩm, từ đó xác định được nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong thời gian kế hoạch. Việc nghiên cứu thị trường mới chỉ là thực hiện tổng hợp nhu cầu các sản phẩm trên các thị trường khác nhau mà chưa có những nghiên cứu thật sâu sắc, không có những dự báo ngắn hạn, dài hạn thật chính xác mà chủ yếu dựa vào tình hình tiêu thụ giai đoạn trước. Thực tế đó dẫn tới kết quả nghiên cứu thị trường chưa thực sự chuẩn xác, ảnh hưởng tới tính chính xác của các chỉ tiêu trong bản kế hoạch sản xuất. *Chiến lược dồn hàng mùa vụ chính của công ty Đây cũng là một căn cứ quan trọng trong việc lập kế hoạch sản xuất của công ty. Căn cứ này chỉ được lấy khi công ty vào mùa vụ sản xuất chính. Mùa vụ sản xuất chính bắt đầu từ tháng 5 cho đến tháng 8, đây là thời điểm công ty bắt đầu thực hiện kế hoạch sản xuất đáp ứng nhu cầu cho mùa khai giảng. Trong thời gian này công tác sản xuất của công ty được tiến hành gấp rút hơn bao giờ hết. Là giai đoạn mà nhu cầu tiêu dùng của thị trường tăng cao đột biến và cao nhất trong năm. Yêu cầu lập kế hoạch sản xuất và dự trữ sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường trong giai đoạn này là ưu tiên số 1, vì có thể nói đây là giai đoạn mà công ty có cơ hội thu được doanh thu và lợi nhuận cao nhất trong năm. Bắt đầu từ tháng 5 công ty tiến hành lập kế hoạch sản xuất đáp ứng nhu cầu của thị trường và sản xuất để dự trữ cho tháng có nhu cầu tiêu dùng tăng cao đột biến là tháng 7,8. Trong giai đoạn này máy móc được sử dụng hết công suất, lượng công nhân được huy động tối đa và tiến hành làm thêm ca thêm giờ. Bảng 2.3: Tình hình tiêu thụ dự kiến của dòng sản phẩm Pupil Fantasy thời vụ năm 2008 (đã bao gồm nghiên cứu nhu cầu thực của thị trường) Tên sản phẩm Mã số T.05 T.06 T.07 T.08 T.09 Sổ Pupil Fantasy 200 trang 1024 30.587 51.786 120.544 52.585 57425 Vở Pupil Fantasy 72 trang 1029 119.044 154.042 257.702 205.422 7388 Vở Pupil Fantasy 120 trang 1030 51.528 51.526 151.908 154.337 Nguồn: Khối kế hoạch *Các hợp đồng kinh tế được ký kết Ngoài việc sản xuất đáp ứng nhu cầu chung của thi trường, công ty còn tiến hành sản xuất theo những đơn đặt hàng. Các đơn đặt hàng này chủ yếu là từ các sở giáo dục và các trường tiểu học,