Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Vật tư Kỹ thuật Nông nghiệp tỉnh Bắc Kạn

Do đặc điểm đa dạng về mặt hàng sản xuất và cung ứng nên hình thức Nhật ký - Chứng từ được công ty sử dụng là hợp lý. Hình thức này phù hợp với những đặc điểm kinh doanh và cung ứng các sản phẩm vật tư nông nghiệp của Công ty, phù hợp với yêu cầu bố trí lao động kế toán và số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong mỗi kỳ kế toán. Mặt khác đảm bảo sự thuận lợi khi ghi chép, đối chiếu và tổng hợp số liệu, tránh mọi sai sót. 1.2.3.Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Niên độ kế toán: Để tiện cho viêc hạch toán Công ty tính niên độ kế toán theo năm tài chính, ngày bắt đầu niên độ kế toán mới là ngày 01/01 dương lịch và ngày kết thúc niên độ kế toán là ngày 31/12 của năm. Kỳ kế toán tính theo quý Công ty sử dụng đơn vị tiền Việt Nam đồng để hạch toán và sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho cho mỗi kỳ kế toán. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương thức tiêu thụ khác nhau theo từng loại hàng, từng loại khách hàng, từng thị trường, từng thời điểm khác nhau nhằm đưa sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đến tay ngưòi tiêu dùng một cách nhanh nhất. Có thể áp dụng các phương thức như: Bán buôn, bán lẻ, bán trả góp hoặc ký gửi tại các đại lý. Đối với công ty cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán lẻ, hàng hoá được trực tiếp bán cho người tiêu dùng, bán cho các đơn vị tập thể mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Công ty cung ứng hàng hoá cho các trạm vật tư nông nghiệp, các trạm sẽ bán trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc bán cho các đại lý, cửa hàng trong khu vực. Công ty áp dụng hình thức thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ đối với các sản phẩm hàng hoá, và áp dụng hình thức tính giá nhập kho hàng hoá theo phương pháp thực tế đích danh. Theo phương pháp này giá thực tế hàng xuất kho tiêu thụ căn cứ vào hoá đơn giá của hàng hoá nhập kho theo từng lần nhập. Tức là hàng hoá nhập kho theo giá nào thì hàng xuất kho theo giá đó mà không quan tâm đến thời hạn nhập. Phương pháp này phản ánh chính xác từng lô hàng xuất, nó đảm bảo cân đối giữa mặt giá trị và mặt hiện vật. Công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng đối với khấu hao tài sản cố định. Hiện nay Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn sử dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính kèm theo các văn bản bổ sung. Hệ thống tài khoản của Công ty đang sử dụng bao gồm các loại tài khoản sau: - Nhóm các tài khoản loại 1: 111, 112, 113, 131, 136, 138, 139, 142, 151, 152, 153, 154, 156, 157, 159, 161. Nhóm các tài khoản loại 2: 211, 213, 214, 241. Nhóm các tài khoản loại 3: 311, 315, 331, 334, 336, 338, 341, 342. Nhóm các tài khoản loại 4: 411, 413, 414, 421, 441, 461. Nhóm các tài khoản loại 5: 511, 531, 532. Nhóm các tài khoản loại 6: 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642. Nhóm các tài khoản loại 7: 711 Nhóm các tài khoản loại 8: 811 Nhóm các tài khoản loại 9: 911 Theo qui định bắt buộc Công ty phải lập 04 báo cáo cơ bản như sau: Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01- DN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02- DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03- DN Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu B09- DN Công ty lập báo cáo tài chính vào giữa niên độ là mỗi quý lập một lần. Cơ sở để lập các báo cáo tài chính là Sổ Cái, sau khi đã rút các số dư tài khoản ở cuối kỳ thì lập bảng cân đối phát sinh, đối chiếu khớp đúng với các tài khoản trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết, Sổ Cái, Nhật ký chứng từ và bảng kê là cơ sở để lập báo cáo tài chính. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ KỸ THUẬT NÔNG NGHIỆP TỈNH BẮC KẠN 2.1. Đặc điểm hạch toán tiêu thụ Công ty Cổ phần Vật tư Kỹ thuật Nông nghiệp tỉnh Bắc Kạn là đơn vị chuyên cung ứng vật tư cho sản xuất Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Công ty là một đơn vị hoạt động độc lập được điều hành bằng luật doanh nghiệp cùng các công cụ quản lý cần thiết, trong đó kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ chiếm vụ trí quan trọng và là một công cụ tất yếu và có hiệu quả nhất. Nếu tổ chức tốt quá trình bán hàng sẽ đưa nhanh vốn trở lại phát huy hiệu quả sử dụng vốn, tăng khả năng nắm bắt trên thị trường, tối đa hoá lợi nhuận tạo nguồn bổ xung vững chắc cho kinh doanh của doanh nghiệp 2.1.1.Phương thức tiêu thụ Phương thức tiêu thụ là cách thức bán hàng và thanh toán tiền hàng. Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương thức tiêu thụ khác nhau theo từng loại hàng và từng loại khách, từng loại thị trường, từng thời điểm khác nhau nhằm đưa sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đến tay người có nhu cầu một cách nhanh nhất. Có nhu vậy mới thực hiện đưộc tốt kế hoạch tiêu thụ đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng và đạt được lợi nhuận cao nhất. Trên thực tế các doanh nghiệp thường bán hàng theo các phương thức bán buôn, bán lẻ, bán trả góp hoặc bán ký gửi đại lý. Tại Công ty Cổ phần Vật tư Kỹ thuật Nông nghiệp tỉnh Bắc Kạn áp dụng các phương thức tiêu thụ sau: Phương thức bán trực tiếp tại Công ty hoặc giao bán hợp đồng: Theo phương thức này sản phẩm được trao đổi trực tiếp đến tay người tiêu ùng, bán cho các đơn vị tập thể mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Hình thức thanh toán được thoả thuận giữa Công ty và khách hàng. Nếu khách hàng lựa chọn hình thức thanh toán một phần để nhận hàng thì phần còn lại sẽ được trả dần trong thời gian nhất định và phải chịu một khoản lãi suất được quy định trước trong hợp đồng. Theo phương thức này việc thanh toán tiền hàng sẽ được thực hiện nhiều lần, phần lãi suất trả chậm được thanh toán vào doanh thu chưa thực hiện. Sau khi nhận toàn bộ tiền lãi khách hàng trả góp, kế toán chuyển toàn bộ sang tài khoản doanh thu hoạt động tài chính. Phương thức chuyển gửi bán qua các trạm vật tư nông nghiệp và các cửa hàng: Theo phương thức này bên bán sẽ chuyển cho bên mua theo địa chỉ ghi trong hợp đồng. Hàng gửi đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi xuất sản phẩm gửi bán Công ty sẽ lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”, khi các cửa hàng thanh toán và lập phiếu báo cáo tiêu thụ phòng kế toán mới lập hoá đơn GTGT. Phương thức thanh toán chủ yếu giữa các cửa hàng và Công ty là bằng tiền mặt và trả chậm. 2.1.2.Kế toán doanh thu tiêu thụ Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại và dịch vụ thì việc bán hàng hoá là điều kiện tiên quyết ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Kế toán bàn hàng có nhiệm vụ theo dõi doanh thu bán hàng trên tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng” trên cơ sở giá trị thực tế. TK 511 phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế doanh thu thực hiện được trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ khác như: bán hàng, cung cấp dịch vụ … TK 511 có kết cấu như sau: Bên Nợ: + Doanh thu bàn hàng thực tế của sản phẩm hàng hoá, dịch vụ cung cấp cho khách hàng và được xác định là tiêu thụ trong kỳ. + Trị giá hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ + Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ + Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 để xác định kết quả sản xuất kinh doanh. Bên Có: Phản ánh doanh thu bán sản phẩm hàng hoá và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ TK 511 không có số dư cuối kỳ và đươc chi tiết thành 4 tiểu khoản sau: + TK 5111: Doanh thu bán hàng + TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm + TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 5114: Doanh thu trợ cước trợ giá Công ty tiền hàng bán hàng tại các trạm vật tư nông nghiệp, cửa hàng, đại lý. Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa của Công ty thì giao dịch với Công ty thông qua các hợp đồng kinh tế, các đơn đặt hàng và căn cứ vào đó để xác định quyền hạn, trách nhiệm của mỗi bên. Tuy nhiên đối với phương thức bán lẻ tại Công ty thì quá trình bán hàng đơn giản hơn, khách hàng đến cửa hàng thực hiện mua hàng trực tiếp và thanh toán tiền ngay. Các chứng từ sử dụng gồm: Hoá đơn GTGT Phiếu xuất kho Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để luân chuyển Sau đó kế toán lập phiếu xuất kho ghi số lượng, đơn giá của hàng bán. Sau khi nhận được chứng từ, kế toán bán hàng sẽ nhập các thông tin vào máy tính. Máy tính sẽ tự động xử lý và lên các sổ sách theo yêu cầu của ban lãnh đạo. Ví dụ: Ngày 18/11/2005 Công ty xuất bán cho Trạm vật tư nông nghiệp Huyện Na Rì 40 tấn đạm Urê. Hai bên đã ký hợp đồng mua bán số 98888 thống nhất về giá cả. Kế toán lập hoá đơn GTGT đồng thời lập phiếu xuất kho, trên phiếu xuất kho ghi số lượng không ghi đơn giá sau đó kế toán ghi thẻ kho và ghi giá vốn.Thẻ kho được mở hàng tháng và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Đến cuối tháng thủ kho tính ra số tồn cho từng loại hàng hoá để đối chiếu với “Sổ Chi tiết nhập - xuất - tồn” về mặt số lượng. Biểu 2.1: Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 3 (dùng để thanh toán) GM/2006B Ngày 18 tháng 11 năm 2005 0036451 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Vật tư KTNN Tỉnh Bắc Kạn Địa chỉ: Tổ 4 - Phường Đức Xuân thị xã Bắc Kạn Số Tài khoản: 3951000.0004532 Mã số: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Trạm vật tư nông nghiệp Na Rì Địa chỉ: Thị trấn Na Rì Số Tài khoản: Mã số: Hình thức thanh toán: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 01 Đạm Urê Kg 10.000 4945 49.450.000 Thuế suất GTGT 5% Cộng thành tiền Tiền Thuế GTGT Tổng cộng tiền hàng 49.450.000 2.472.500 51.922.500 Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 2.2: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty cổ phần Vật tư Mẫu số: 02 - VT KTNN Tỉnh Bắc Kạn QĐ/15/BTC/CĐKT Địa chỉ: Tổ 4-Phường Đức Xuân Ngày 20/03/2006 Thị Xã Bắc Kạn PHIẾU XUẤT KHO Ngày 18 tháng 11 năm 2005 Số: Nợ TK: 632 Có TK: 156 Họ và tên người nhận hàng: Địa chỉ: Trạm vật tư Nông nghiệp huyện Na Rì Lý do xuất kho: bán hàng Xuất tại kho: kho Công ty STT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3*2 01 Đạm Urê Kg 10.000 10.000 4945 49.450.000 Cộng 49.450.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn mươi chín triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Xuất ngày 18 tháng 11 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (Ký, đóng dấu, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.3: Thẻ kho Đơn vị: Công ty Cổ phần Vật tư Mẫu số: 06 – VT KTNN tỉnh Bắc Kạn Địa chỉ: Tổ 4-Phường Đức Xuân Thị Xã Bắc Kạn THẺ KHO Lập thẻ tháng 11 năm 2005 Loại hàng hoá: Đạm các loại NT C.Từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT Dư 20/11 07 Xuất đạm urê 4945 10.000 49.450.000 Cộng phát sinh Tồn cuối kỳ Tại phòng kế toán hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán sẽ kiểm tra phân loại chứng từ sau đó cập nhật vào máy tính, sau khi nhập các số liệu vào máy, máy sẽ tự động vào bảng kê chi tiết hàng hoá bán ra, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn để quản lý cả về số lượng và giá trị của từng loại hàng hoá. Cuối tháng vào Nhật ký Chứng từ số 8 và ghi sổ chi tiết TK 131 của mỗi khách hàng, trên cơ sở đó lập báo cáo số dư. Từ báo cáo này sẽ thấy được tình hình thanh toán của khách hàng đồng thời đôn đốc những khách hàng nợ quá hạn tránh tình trạng Công ty bị chiếm dụng vốn quá nhiều. Ví dụ: Ngày 20/11/2005 Trạm vật tư Nông nghiệp huyện Na Rì thanh toán tiền mua hàng vào ngày 18/11/2005, hoá đơn 00175 là 16.200.000 đồng bằng tiền mặt. Khi đó, tại phòng kế toán lập “phiếu thu” rồi ghi vào sổ “ Sổ thu tiền mặt”, thủ quỹ nhận tiền và ghi “Sổ quỹ tiền mặt”. Kế toán bán hàng căn cứ vào việc thanh toán của khách hàng để ghi vào “Sổ chi tiết TK 131” đồng thời vào bảng kê chi tiết hàng bán ra. Biểu 2.4: Bảng kê chi tiết hàng bán ra: BẢNG KÊ CHI TIẾT HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ BÁN RA Tháng 11 năm 2005 Cơ sở kinh doanh: Chi nhánh VTNN Chợ Đồn Địa chỉ: Thị trấn Bằng Lũng – Huyện Chợ Đồn Tên hàng hoá ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền 01 Đạm ure Kg 4.945 20.650 102.114.250 02 Kaly Kg 4.675 9.450 38.508.750 03 NPK Lâm thao Kg 2.028 24.000 48.672.000 …. …. … … … … 07 Thuốc LiPusin Chai 7000 10 70.000 08 Ngô P 903 Kg 27.000 15 405.000 … …… … … … … … …… … … … … Cộng 282.292.590 Biểu 2.5: Phiếu thu Đơn vị: Công ty Cổ phần Vật tư Mẫu 01 – VT KTNN tỉnh Bắc Kạn Ban hành theo QĐ 15/TC/CĐKT Địa chỉ: Tổ 4 -Phường Đức Xuân Ngày 20/03/2006 của BTC Thị Xã Bắc Kạn PHIẾU THU Ngày 18 tháng 11 năm 2005 Quyển số: Số: Nợ TK 111: 16.200.000 Có TK 131: 16.200.000 Họ tên người nộp tiền: Trần văn Nam Địa chỉ: Trạm vật tư Nông nghiệp huyện Na Rì Lý do nộp tiền: Thanh toán tiền mua hàng Số tiền: 16.200.000 Viết bằng chữ: Mười sáu triệu hai trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo: chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: 16.200.000 (viết bằng chữ): Mười sáu triệu hai trăm nghìn đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Ký, đóng dấu, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngày …tháng …năm … Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Qua việc tìm hiểu về kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty ta thấy kế toán doanh thu đã theo dõi khá chi tiết, cụ thể tình hình bán hàng tại Công ty. Do đặc điểm của Công ty là có nhiều trạm vật tư Nông nghiệp và cửa hàng có chức năng bán hàng nên việc theo dõi có phức tạp hơn. 2.1.3.Về các khoản thanh toán với khách hàng Kế toán sử dụng TK 131 - Phải thu khách hàng để hạch toán với người mua. TK khoản này được mở chi tiết cho từng khách hàng. Đối với khách hàng thường xuyên mỗi khách hàng được mở một trang sổ riêng. Đối với khách hàng không thường xuyên thì được ghi trên cùng một trang sổ. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, giấy nhận Nợ và các chứng từ có liên quan kế toán bàn hàng nhâp số liệu vào máy. Hàng ngày lên Sổ chi tiết TK 131 từ đó vào báo cáo số dư khách hàng để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng và bảng kê số 11, cuối quý lên Nhật ký Chứng từ số 8. Biểu 2.6: Sổ chi tiết TK 131 SỔ CHI TIẾT TK 131 – Chi nhánh VTNN Chợ Mới Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số N-T Nợ Có Nợ Có Dư 482.505.000 393 06/11 Thu tiền hàng 1111 125.500.000 357.015.000 DT 13/11 Báo cáo DT tháng 10 5111 169.945.000 526.960.000 …. Ngày … tháng …năm … Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.7: Trích bảng kê số 11 B¶ng kª sè 11 Quý IV/2005 Ghi nî TK 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng Sè d nî ®Çu kú: 15.144.200.281 Ph¸t sinh Nî: 3.156.125.383 Ph¸t sinh Cã: 13.150.901.785 Sè d nî cuèi kú: 5.149.423.879 Chøng tõ Néi dung Sè tiÒn Ghi nî TK 131 - Ghi cã c¸c TK Ngµy Sè 333 338 511 2/10 5743 XuÊt b¸n hµng ho¸ tr¹m VTNN 163.352.400 7.778.686 155.573.714 5/10 5755 XuÊt b¸n hµng ho¸ tr¹m VTNN 233.269.156 11.108.056 222.161.100 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10/11 5889 XuÊt b¸n hµng ho¸ kho C«ng ty 391.269.998 18.631.905 372.638.093 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22/12 5890 Thu l·i c¸c ®¬n vÞ quý IV/2005 202.157.000 202.157.000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Céng 3.156.125.383 130.997.345 285.181.137 2.739.946.901 (Nguån: Phßng kÕ to¸n tµi vô) Ngày …tháng…năm… Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Về các khoản thanh toán với ngân sách Hiện nay Công ty cổ phần vật tư Nông nghiệp tỉnh Bắc Kạn tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Vì vậy hàng hoá chính thức được tiêu thụ thì bên cạnh việc phản ánh giá vốn, doanh thu, kế toán phải hạch toán thuế GTGT với các mức thuế 0%, 5%, 10% áp dụng cho từng mặt hàng cụ thể khác nhau. Công ty sử dụng TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ và TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp để hạch toán. Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan kế toán lập “bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào”, và “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra” và ghi vào sổ chi tiết TK 133 và sổ chi tiết TK 3331 Cuối quý kế toán tính ra số thuế GTGT phải nộp cho ngân sách Nhà nước theo công thức sau: Thuế GTGT phải nộp trong kỳ = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Sau đó căn cứ vào các bảng kê để lập tờ khai thuế GTGT, tờ khai được lập thành hai bản một bản nộp chi cục thuế, một bản lưu tại Công ty. Việc nộp thuế do kế toán thanh toán và thủ quỹ thực hiện nộp tại kho bạc Nhà nước. 2.1.4.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng như: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại được áp dụng để khuyến khích tiêu thụ hàng hoá hoặc để phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Trong quá trình bán hàng hóa ở các doanh nghiệp thường phát sinh các khoản giảm trừ như: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán …Các khoản đó cần phai được theo dõi trên tài khoản 521, 531 Tuy nhiên tại Công ty cổ phần vật tư kỹ thuật Nông nghiệp tỉnh Bắc Kạn hàng hoá bán ra chủ yếu là xuất kho theo các hợp đồng kinh tế đã ký. Trong đó giá bán của hàng hoá là do hai bên đã thoả thuận trên cơ sở phù hợp với lợi ích kinh tế giữa hai bên. Nếu có giảm trừ, chiết khấu thì được tính ngay vào giá bán. Vì vậy các khoản này hầu như không phát sinh. 2.1.5.Kế toán giá vốn hàng bán Hiện nay, kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và áp dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá hàng hoá xuất kho. Công ty sử dụng TK 632 để hạch toán giá vốn hàng bán, TK 632 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Trị giá của thành phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp theo hoá đơn Bên Có: Trị giá hàng bán bị trả lại kết chuyển trị giá vốn hàng bán sang TK 911 để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. TK 632 không có số dư cuối kỳ Mọi nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá đều được phản ánh hàng ngày vào các chứng từ gốc rồi chuyển đến phòng kế toán tài vụ, cuối tháng kế toán lập bảng tổng hợp Nhập -Xuất - Tồn để theo dõi cả về mặt giá trị lẫn hiện vật. Số liệu trên bảng tổng hợp này sẽ phải khớp với thẻ kho về mặt số lượng, khớp với “Bảng tổng hợp hàng bán ra” và “Bảng tổng hợp hàng mua vào” về mặt giá trị. Hàng tháng khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, chứng từ có liên quan để nhập số liệu vào máy và máy sẽ tự động lên “Bảng kê chi tiết hàng mua” và “Bảng tổng hợp hàng mua” “Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn” đồng thời còn tự động tính giá vốn, lên sổ chi tiết giá vốn, cuối quý vào Nhật ký Chứng từ số 8. Sổ chi tiết được mở riêng cho từng loại hàng và do kế toán mua hàng theo dõi nên cần phải có sự đối chiếu thường xuyên. Giá vốn hàng bán có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả bán hàng của doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Vì vậy cần phải theo dõi chặt chẽ và tính đúng giá vốn của hàng xuất kho. Ví dụ: Trong quý IV/2005 giá vốn hàng bán của Công ty đươc xác định là: 23.642.918.906 đồng. Kế toán lập chứng từ phản ánh giá trị thực tế xuất kho của sản phẩm hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK 632: 23.642.918.906 đ Có TK 156: 23.642.918.906 đ Cuối quý kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911: 23.642.918.906 đ Có TK 632: 23.642.918.906 đ Biểu 2.8: Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn BẢNG KÊ NHẬP - XUẤT - TỒN Tháng 11 năm 2005 STT Tên hàng Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT I. Phân bón 1 Đạm các loại 66.506 203.275.000 4000 15.200.000 20.000 77.764.000 50.058.000 140.710.000 2 Kaly 263.096 1.114.727.110 48.975 199.539.277 146.926 618448.326 165.746.200 695.818.011 … … … … … … … … … … II Ngô giống 1 Ngô PC 999 100 3.750.000 0 0 78 2.925.000 22 825.000 2 Ngô NK 4300 8.805 308.175.000 0 0 166 5.810.000 8639 302.365.000 … ….. … … … … … … … … III Thóc giống 1 Tạp giao I 28 798.000 56.920 1.401.598.080 0 0 56.506 1.398.799.050 … …. … … … … … … … … Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.Kế toán xác định kết quả tiêu thụ 2.2.1.Kế toán chi phí bán hàng Trong quá trình bán hàng, Công ty phải bỏ ra các khoản chi phí phát sinh liên quan đến khâu bán hàng như: tiền lương của nhân viên bán hàng, chi phí bốc dỡ, chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển …Kế toán cần hạch toán riêng các khoản chi phí bán hàng phát sinh để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ và làm căn cứ tiến hành phân tích chi phí xem khoản nào tăng, giảm nguyên nhân do đâu, khoản chi nào có thể cắt giảm được. Trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp tiết kiệm chi phí bán hàng trong kỳ kinh doanh tiếp theo. TK sử dụng 641: Chi phí bán hàng, tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào kết quả kinh doanh. TK 641 không có số dư cuối kỳ. Từ các chứng từ gốc như hợp đồng, giấy báo nợ, cước phí vận chuyển…Kế toán sẽ tiến hành phân loại chi phí theo khoản mục và nhập vào máy. Máy tính sẽ tự tập hợp chi phí phát sinh trực tiếp trên sổ chi tiết bán hàng và theo dõi trên bảng kê số 5. Đến cuối kỳ tổng cộng chi phí bán hàng được ghi vào Nhật ký Chứng từ số 8 Chi phí bán hàng của Công ty chủ yếu phản ánh chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, các chi phí liên quan đến việc bán hàng hoá nên TK 641 được chi tiết theo từng nội dung cụ thể. Ví dụ: Ngày 09/11/2005 Công ty chi tiền tạm ứng cho cước vận chuyển đạm, số tiền là 1.500.000 đồng. Căn cứ vào các hoá đơn, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi. Phiếu chi được in thành 2 bản, một bản để lưu trữ cùng với các chứng từ gốc, một bản giao chi người nhận tiền để đưa cho thủ quỹ chi tiền, từ đó máy sẽ chuyển lên Sổ chi tiết TK 641, bảng kê số 5 và Nhật ký Chứng từ số 8. Cuối quý kế toán tính tổng các chi phí bán hàng phát sinh trong tháng rồi máy tính sẽ thực hiện kết chuyển sang TK 911 Nợ TK 911: 1.500.000 đ Có TK 641: 1.500.000đ Biểu 2.9: Phiếu chi Đơn vị: Công ty Cổ phần Vật tư Mẫu số: 01 - VT KTNN tỉnh Bắc Kạn Ban hành theo QĐ 15/TC/CĐKT Địa chỉ: Tổ 4- phường Đức Xuân Ngày 20/03/2006 của BTC Thị Xã Bắc Kạn PHIẾU CHI Liên 01 Ngày 09 tháng 11 năm 2005 Số: 157 Nợ TK: Có TK: Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Mây Địa chỉ: Trạm vật tư Na Rì Lý do chi: Chi tạm ứng cước vận chuyển Số tiền: 1.500.000 đồng Bằng chữ: Một triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo: Chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Ký, đóng dấu, họ tên) (Ký. họ tên) (Ký, họ tên) Ngày…tháng …năm… Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.10: Trích bảng kê số 5 B¶ng kª sè 5 Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Ghi Cã TK Ghi Nî TK 142.2 152.2 334 NKCT sè 1 (111) NKCT sè 2 (112) NKCT sè 7 (153) NKCT sè 10 (333,338) Céng CPPS TK 614 CP b¸n hµng 49.005.463 56.134.524 795.360.110 60.000.119 13.718.383 88.661.785 1.182.246.104 Cp nh©n viªn (641.1) 795.360.110 795.360.110 Cp vËt liÖu, bao b×(642.2) 49.005.463 49.005.463 Cp vËt liÖu, ®å dïng (641.3 13.718.383 13.718.383 Cp KHTSC§ (641.4) 56.134.524 56.134.524 CP dÞch vô mua ngoµi(641.7) 60.000.119 103.512.608 Cp bµng tiÒn kh¸c (641.8) 88.661.785 164.515.016 Cp QLDN (642) 11.987.976 458.005.623 228.794.990 19.633.023 228.794.990 Cp nh©n viªn QL (642.1) 228.794.990 228.794.990 Cp vËt liÖu QL(642.2) 14.468.723 CP ®å dïng VP (642.3) 4.069.954 Cp KHTSC§ (642.4) 48.005.623 48.005.623 ThuÕ, phÝ, lÖ phÝ(642.5) 2.403.218 2.403.218 CP DV mua ngoµi (642.7) 78.094.363 Cp b»ng tiÒn kh¸c (642.8) 11.987.976 17.229.805 541.901.394 11.987.976 49.005.463 104.140.147 1.024.155.110 60.000.119 13.718.383 108.294.808 2.081.445.692 (Nguån: Phßng kÕ to¸n tµi vô) Ngày … tháng… năm… Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.2.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán sử dụng TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp để hạch toán. TK này dùng để theo dõi các khoản chi phí bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, đồ dùng văn phòng, thuế, phí, lệ phí, dịch vụ mua ngoài chi bằng tiền khác phục vụ cho công tác quản lý. Chi phí doanh nghiệp tại Công ty được phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ, không phân bổ cho từng loại hàng hoá bán ra. Việc hạch toán tài khoản này tương tự như TK 641-chi phí bán hàng. Từ các chứng từ gốc như hợp đồng, thuế, phí, …kế toán cũng tiến hành phân loại chi phí theo khoản mục và nhập vào máy tính, máy tính sẽ tập hợp chi phí phát sinh trực tiếp trên sổ chi tiết TK 642, đến cuối kỳ tập hợp chứng từ và ghi vào Nhật ký Chứng từ số 8, kế toán lấy số liệu ghi vào sổ Cái TK 642 rồi kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả bán hàng. Ví dụ: Ngày 20/11/2005 anh Hoàng thanh toán tiên tạm ứng cho sửa chữa thiết bị văn phòng tại Công ty số tiền là 12.000.000 đồng Kế toán căn cứ vào các hoá đơn để lập phiếu chi và ghi vào