Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty thương mại và dịch vụ Tràng Thi

, quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa, cần phải đảm bảo sự đồng bộ giữa cơ sở vật chất kỹ thuật với trình độ của cán bộ kế toán, đảm bảo tính tự động hóa, tính an toàn đồng thời tiết kiệm và có hiệu quả. CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRÀNG THI 2.1. Đặc điểm ching của công ty thương mại và dịch vụ Tràng Thi. 2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty TM-DV Tràng Thi là một doanh nghiệp nhà nước độc lập có quy mô lớn. Do vậy cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế trên cơ sở các quy định của luật doanh nghiệp nhà nước và thực tế hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể cơ cấu của công ty gồm: Ban giám đốc, ba phòng chức năng ( phòng tổ chức hàng chính, phòng kế toán tài chính và phòng nghiệp vụ kinh doanh), 12 cửa hàng, xí nghiệp nằm rải rác trên địa bàn Hà Nội. Ban giám Đốc công ty bao gồm:một giám đốc kiêm bí thư Đảng ủy và năm phó giám đốc. Giams Đốc là đại diện pháp nhân về pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước theo quy định hiện hành. Giám Đốc là người tổ chức điều hành bộ máy sản xuất kinh doanh của công ty quyết định các chiến lược kinh doanh. Giúp việc cho giám đốc có năm phó giám đốc, chịu trách nhiệm các công việc được phân công hoặc ủy quyền và báo cáo các công việc được giao. Phòng tổ chức hành chính là một đơn vị tổng hợp thực hiện rất nhiều nhiệm vụ mang tính chất khác nhau trong công ty: Lao động, tiền lương, thanh tra, bảo vệ, thi đua khen thưởng, bảo hộ lao động, lưu trữ hồ sơ y tế… Đây là bộ phận trung gian truyền đạt và xử lý thông tin hành chính giữa giám đốc và các đơn vị khác. Phòng kế toán là một đơn vị chuyên chức năng. Nơi đây tập trung sổ sách kế toán, các phân tích về tình hình kinh doanh, chỉ tiêu của công ty. Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ tổng hợp số liệu kế toán công ty, kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện chế độ tài chính kế toán và công tác kế toán của đơn vị trực thuộc. Đồng thời phòng kế toán còn có nhiệm vụ cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ, chính xác cho ban giám đốc công ty, giúp cho họ đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý. Phòng nghiệp vụ kinh doanh là một đơn vị chuyên chức năng. Phòng này có nhiệm vụ tham mưu cho ban Giasm đốc mà trước hết là các chiến lược kinh doanh. Ngoài ra nó còn theo dõi, đôn đốc thực iện kế hoạch của các đơn vị, chịu trách nhiệm giao dịch kinh doanh trong và ngoài nước, tổ chức tìm kiếm bạn hàng, tổ chức giao nhận và bán hàng cho công ty. Phòng nghiệm vụ kinh doanh là một bộ phận quan trọng của công ty, mọi hoạt động của nó ảnh hưởng đến toàn bộ kết quả hoạt động của công ty. 12 đơn vị trực thuộc của công ty là những cửa hàng, trung tâm thương mại dịch vụ, xí nghiệp nằm rải rác trên địa bàn Hà Nội. Danh sách các đơn vị là: Siêu thị điện máy số 10B Tràng Thi. Trung tâm TM-DV 14 Tràng Thi. Trung tâm TM-DV Cửa Nam. Trung tâm TM-DV Cát Linh. Trung tâm TM-DV Đại La. Trung tâm TM-DV Hàng Đào. Trung tâm TM-DV 24 Thuốc Bắc. Trung tâm TM-DV giảng Võ. Trung tâm kinh doanh tổng hợp Thanh Trì. Trung tâm kinh doanh tổng hợp Đông Anh. Xí nghiệp sữa chữa điện lạnh. Xí nghiệp mô tô- xe máy. Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty biễu diễn như sau: BAN GIÁM ĐỐC Phòng nghiệp vụ kinh doanh Phòng kế toán tài chính Phòng tổ chức hành chính Phòng nghiệp vụ kinh doanh Phòng tổ chức hành chính 12 Đơn vị trực thuộc 2.1.2.Đặc điểm công tác kế toán của công ty: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh cũng như điều kiện và trình độ quản lý, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán. Phòng kế toán công ty là nơi tập trung xử lý và tổng hợp số liệu kế toán của toàn cong ty nhưng những hoạch toán ban đầu được thực hiện tại các cửa hàng xí nghiệp… trực thuộc công ty. Công ty TM-DV Tràng Thi là một doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động trên địa bàn phân tán, các đơn vị trực thuộc có mức phân cấp quản lý tài chính khác nhau nhưng khá độc lập với công ty. Thế nên, mô hình quản lý này rất phù hợp với công ty. Tại các đơn vị trực thuộc của công ty luôn có một bộ phận tiến hành công tác kế toán phản ánh những hoạt động kinh doanh xảy ra của đơn vị trực thuộc đó. Những đơn vị trực thuộc tiến hành lập các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh… một cách độc lập với công ty, các chứng từ hạch toán (hóa đơn, bảng kê thuế…) đều lấy mã số thuế của công ty và các báo cáo này chỉ mang tính chất là các báo cáo bộ phận dùng để theo dõi tình hình tài chính của từng đơn vị trực thuộc cũng như căn cứ để các kế toán viên ở phòng kế toán công ty tổng hợp số liệu. Phòng kế toán công ty có nhiệm vụ chủ yếu là tập hợp các tài liệu kế toán từ các phòng kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi riêng, thực hiện các nghiệp vụ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết đối với các nghiệp vụ kế toán tài chính có liên quan đến hoạt động chung của toàn công ty, lập báo cáo kế toán của công ty, hướng dẫn kiểm tra về một nghiệp vụ đối với công ty trực thuộc. Mọi công tác kế toán của công ty được triển khai thực hiện đều do trưởng phòng kế toán tài chính thực hiện dưới sự chỉ đạo của công ty. Phòng kế toán có 9người, mỗi nhân viên kế toán có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng thống nhất trong bộ máy kế toán. Kế toán trưởng: (kiêm trưởng phòng). Là người điều hành toàn bộ công tác hạch toán công ty về mặt tài chính. Kế toán trưởng trực tiếp làm bảng cân đối kế toán, thuyết minh báo cáo tài chính, công tác tài vụ của công ty và chịu trách nhiệm về tất cả các phần mềm kế toán. Phó phòng thứ nhất: Là kế toán tổng hợp, theo dõi công tác hạch toán nội bộ, hạch toán ngân Sách. Kê khai các loại thuế hàng tháng, năm theo quy định của Nhà nước: lập tờ khai thuế, quyết toán các loại thuế của công ty theo quy định: thuế GTGT, TNDN, TNCN… Làm báo cáo kết quả kinh doanh biểu B02. Phó phòng thứ hai: Theo dõi đầu tư xây dưng cơ bản, các khoản vay, phải trả khác dài hạn, Trực tiếp làm biểu lưu chuyển tiền tệ. Kế toán tiền mặt: Chịu trách nhiệm theo dõi về việc thu chi tiền mặt, Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi do ké toán thanh toán lập để lên báo cáo, phiếu chi. Kế toán TSCĐ, chi phí, lương, CCDC: Phụ trách việc theo dõi sự biến động tăng giảm TSCĐ, khấu hao tài sản cố định. Kiểm tra giám sát việc quản lý, sử dụng nguồn vốn khấu hao. Tập hợp chi phí phát sinh trong công tác tính lương phải trả người lao động, quản lý CCDC xuất lương cho các bộ phận. Kế toán thanh toán toàn bộ và tạm ứng: Là nhân viên kế toán có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả đối với các đơn vị trực thuộc của côngty và khoản phải tạm ứng cho nhân viên. Kế toán kho: Theo dõi toàn bộ tình hình nhập xuất kho hàng tồn kho của công ty. Kiểm soát quá trình xuất hàng hóa theo đúng nguyên tắc. Kiểm soát quá trình giải quyết hàng tồn đối với mặt hàng tồn kho lâu ngày, đảm bảo không ứ đọng vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp, tính giá thành sản phẩm, quản lý chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp theo yếu tố Thủ quỹ: Là người chịu trách nhiệm về tiền mặt tại quỹ, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi của thanh toán viên ghi vào sổ quỹ và đối chiếu kiểm tra với kế toán tiền mặt. Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại phòng kế toán của công ty Kế toán trưởng Phó phòng thứ nhất Phó phòng thứ hai Kế toán tiền mặt Kế toán TSCĐ, CF, lương, CCDC Kế toán giá thành Kế toán thanh toán , tạm ứng Kế toán kho Thủ quỹ Kế toán đơn vị trực thuộc Trong khoảng thời gian 1 tháng. Đầu tháng sau công ty tiến hành mở các nhật ký chứng từ mới. Chế độ kế toán công ty áp dụng hiện nay theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Công ty thương mại và dịch vụ Tràng Thi căn cứ vào “chế độ kế toán doanh nghiệp” tiến hành nghiên cứu, cụ thể hoá và xây dựng chế độ kế toán, các quy định cụ thể về nội dung, cách vận dụng phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình. Niên độ kế toán: từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 Kỳ kế toán: Qúy. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán là Việt Nam đồng. Nguyên tắc chuyển đổi từ các đơn vị tiền tệ khác sang VNĐ theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ thực tế. Hình thức ghi sổ: Nhật kí chứng từ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho + Nguyên tắc đánh giá: theo giá thực tế nhập. + Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp trích lập, tính toán các khoản dự phòng, trích lập và hoàn nhập dự phòng theo chế độ quy định quản lý tài chính hiện hành. Chứng từ ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chứng từ được biêu hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật kí chứng từ. CHỨNG TỪ GỐC VÀ CÁC BẢNG PHÂN BỔ NK Chứng từ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng kê 1 đến 10 Sổ cái Báo cáo kế toán Sổ tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi chu kỳ Quan hệ đối chiếu 2.1.3. Tổ chức tài khoản kế toán tại công ty Hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính ban hành và được áp dụng thống nhất trong cả nước. Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm 9 loại và 1 loại tài khoản nhằm theo dõi những tài sản cần được theo dõi chi tiết hay không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Công ty TM – DV Tràng Thi có phòng kế toán tại trụ sở công ty và các phòng kế toán tại các đơn vị trực thuộc, vì thế mỗi phòng kế toán có một hệ thống tài khoản kế toán khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể tại đơn vị đó. Tại các cửa hàng trung tâm thương mại của công ty, hệ thống tài khoản kế toán được chi tiết ở tài khoản 156, 133, 333, 511. Các cửa hàng có sử dụng các tài khoản ngoài bảng ( TK003- hàng hóa nhận bán hộ, ký gửi). TK156 được chi tiết theo từng nhà cung cấp, tuy nhiên các đơn vị này không có TK411, họ chỉ có TK336 để thể hiện vốn kinh doanh do công ty cấp cho từng đơn vị trực thuộc. Còn tại phòng kế toán của công ty, đây là đơn vị tổng hợp số liệu của toàn công ty để lập ra thành các báo cáo tài chính, lập ra các bảng kê khai nộp các bảng kê khai, nộp các loại thuế đặc biệt là thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp. Vì thế, hệ thống tài khoản phòng kế toán của công ty tương đối đơn giản. Hầu hết là các tài khoản cấp 1, có một số tài khoản được phân chi tiết thành cấp 2, cấp 3 như TK511, TK632 được phân chia chi tiết theo thuế suất để thuận lợi cho việc tính kê khai thuế. 2.1.4. Tình hình tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo kế toán của công ty TM – DV Tràng Thi được lập phù hợp với quy định của chế độ. Về báo cáo tài chính, công ty đã lập hai báo cáo là bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Về báo cáo kế toán quản trị, công ty trong suốt quá trình hoạt động đều có những báo cáo quản trị nhưng đều ở dạng sơ khai, chỉ là tập hợp số liệu, chưa có những phân tích sâu sắc. Hiện nay những báo quản trị mà công ty sử dụng là: - Báo cáo chi tiết theo doanh thu theo từng đơn vị. Bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Báo cáo tình hình chi phí sản xuất kinh doanh. Báo cáo tình hình tăng giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Bảng kê nhập xuất tồn hàng hóa theo từng đơn vị. Báo cáo chi tiết các công trình xây dựng cơ bản chưa hoàn thành. 2.1.6. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây (2007,2008,2009). Bảng số 1: Tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây (2007,2008,2009) Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1. Doanh thu 401.176.491.143 499.684.255.434 501.142.400.443 2. Doanh thu thuần 401.176.491.143 499.682.384.460 501.104.856.400 3. Gía vốn hàng bán 371.331.560.949 451.523.255.590 475.500.255.500 4. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 27.797.389.194 48.159.128.870 25.604.600.900 5. Doanh thu về hoạt động tài chính 358.885.524 2.331.207.329 2.003.234.768 6. Chi phí tài chính 2.006.860.427 3.075.679.690 3.155.564.600 7. Chi phí bán hàng 19.056.984.660 30.891.336.726 35.978.221.735 8.Chi phí quản lý doanh nghiệp 7.061.966.415 8.461.243.876 8.564.278.533 9. Tổng lợi nhuận trước thuế 2.500.000.000 8.318.831.920 8.522.426.630 10. Tổng lợi nhuận sau thuế. 1.839.916.800 6.071.979.782 6.007.654.345 2.2. Thực tế tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty thương mại và dịch vụ Tràng Thi. Do đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty theo hình thức phân tán nên trong quá trình thực tập, em chỉ tập trung nghiên cứu về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại phòng kế toán của , một chi nhánh của công ty thương mại và dịch vụ Tràng Thi. Công ty thương mại và dịch vụ Tràng Thi kinh doanh rất nhiều mặt hàng như: Hàng thủ công mỹ nghệ, may mặc, công nghiệp nhẹ, hàng nông sản, thuỷ sản, hoá chất, thực phẩm, sản phẩm công nghệ, khoáng sản. Vật tư, nguyên liệu, hoá chất và thiết bị kỹ thuật phục vụ sản xuất, phương tiện vận tải, hàng tiêu dùng, điện tử, điện lạnh, dân dụng, vật liệu xây dựng, trang thiết bị nội thất, hàng thiết bị công nghiệp, trang thiết bị y tế. Kinh doanh bất động sản: cho thuê nhà, văn phòng cho thuê chất lượng cao. Với thị trường rộng khắp trong và ngoài nước. Sau đây em xin trình bày nội dung hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại phòng kế toán của chi nhánh cửa hàng thương mại dịch vụ Đại La thuộc tổng công ty thương mại và dịch vụ Tràng Thi. 2.2.1.Phương thức bán hàng Hiện nay, công ty đang áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp, gửi hàng đi bán, đại lý ký gửi để đem lại hiệu quả tối đa cho công tác bán hàng của công ty. 2.2.1.1. Phương thức bán hàng trực tiếp Theo phương thức này, khi doanh nghiệp giao hàng hóa, thành phẩm hoặc lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng. Các phương thức bán hàng trực tiếp bao gồm: Bán hàng thu tiền ngay. Bán hàng được người mua thanh toán ngay (không có lãi trả chậm). Bán hàng trả chậm, trả góp có lãi. Bán hàng đổi hàng. 2.2.1.2. Phương thức gửi hàng đi bán. Là phương thức mà bên bán gửi hàng cho khách hàng theo các điều kiện đã ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty, khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng đã chuyển giao thì số hàng đó được coi như là đã bán và công ty mất quyền sở hữu số hàng đó. 2.2.1.3. Phương thức đại lý ký gửi. Là phương thức mà bên bán hàng thông qua đại lý bán hàng đúng giá và hưởng hoa hồng trên những mặt hàng 2.2.2. Phương pháp tính thuế. Thuế GTGT là loại thuế gián thu do người tiêu dùng hàng hóa và dịch vụ chịu, không ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi nghiệp vụ bán hàng đều liên quan đến việc hạch toán thuế GTGT đầu ra, mặt khác thì thuế GTGT có quan hệ mật thiết với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và việc hạch toán thuế GTGT là một công việc thường xuyên và quan trọng của kế toán. Công ty đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Mức thuế suất của hàng hóa và dịch vụ bán ra của công ty là 10%. Vì vậy, hóa đơn bán hàng công ty đang sử dụng là hóa đơn GTGT mẫu 01- GTKT- 3LL. Theo phương pháp khấu trừ, số thuế của công ty được tính như sau: Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào. Trong đó: Thuế GTGT đầu ra = Doanh số bán chưa tính thuế x Thuế suất thuế GTGT (5%, 10%) Các chứng từ mà kế toán sử dụng để hạch toán thuế GTGT là: Hóa đơn GTGT, bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hóa bán ra, tờ khai thuế GTGT. Việc hạch toán thuế GTGT đầu ra được thực hiện ngay từ khâu viết hóa đơn GTGT khi bán hàng cho khách hàng. Kế toán khi viết hóa đơn ghi rõ tổng số tiền hàng chưa bao gồm thuế, số thuế GTGT phải nộp và tổng số tiền thanh toán. Rõ ràng, ngay trong quá trình hạch toán thuế, thuế GTGT của hàng bán ra đã được phản ánh riêng, tách khỏi doanh thu bán hàng. Đây là điều kiện thuận lợi của thuế GTGT, giúp công ty theo dõi thuế và doanh thu bán hàng dễ dàng cũng như việc xác định kết quả kinh doanh đơn giản hơn. Cuối mỗi tháng, khi lập tờ khai thuế GTGT để nộp hồ sơ cho cơ quan thuế, kế toán lập bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra cùng với bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào để gửi kèm. 2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng. 2.2.3.1. Tổ chức chứng từ, tài khoản sử dụng. Cửa hàng thương mại và dịch vụ Tràng Thi thuộc tổng công ty thương mại và dịch vụ Tràng Thi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng phục vụ tiêu dùng và sản xuất. Hóa đơn bán hàng có giá trị như phiếu xuất kho, đồng thời là cơ sở để kế toán theo dõi, ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ. Như vậy, chứng từ ban đầu làm căn cứ kế toán ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng là hóa đơn bán hàng. Doanh thu của công ty chỉ phát sinh khi có xảy ra quá trình bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Đơn vị chỉ phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ số doanh thu của số lượng hàng hóa đã xác định tiêu thụ trong kì, đã được khách hàng chấp nhận thanh toán, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Công ty áp dụng phương thức tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, nên doanh thu bán hàng của công ty là toàn bộ số tiền bán hàng chưa có thuế GTGT. Chứng từ kế toán sử dụng: Hóa đơn GTGT Phiếu thu Giấy báo có của ngân hàng … Ngoài ra, còn sử dụng các chứng từ như: Phiếu nhập kho, phiếu thu… Đây là những chứng từ được dùng làm căn cứ để xác định doanh thu và ghi sổ kế toán liên quan. Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán doanh thu bán hàng, công ty sử dụng tài khoản: TK511_ doanh thu bán hàng. Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK131, TK3331, TK111, TK331… 2.2.3.2. Quy trình ghi sổ: Công ty sử dụng các sổ thẻ kế toán chi tiết: Sổ bán hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng… Các sổ cái tài khoản: TK131, TK511, TK331… Các bảng kê chứng từ, các chứng từ ghi sổ… + Sổ bán hàng ( Bảng số 3): Thực chất là sổ chi tiết bán hàng, kế toán sử dụng để theo dõi tình hình bán hàng đối với từng loại hàng hóa theo nguồn gốc hàng hóa bán ra, đồng thời theo dõi giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng, từ lô hàng. + Số chi tiết phải thu của khách hàng ( Bảng số 8): Để theo dõi việc thanh toán công nợ của từng khách hàng. Cơ sở ghi sổ: Hóa đơn bán hàng, Phiếu thu, giấy báo Có của Ngân hàng. Sơ đồ 2.4: Trình tự lên số liệu sổ kế toán doanh thu bán hàng. Chứng từ gốc ( Hóa đơn, giấy báo có…) Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc. Sổ chi tiết DTBH, PTKH… Chừng từ ghi sổ Sổ Cái TK511, Sổ Cái TK131. Bảng tổng hợp chi tiết DTBH… Bảng cân đối số phát sinh. Báo cáo tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23 tháng 03 năm 2010 Nợ: TK 632 Có: TK 156 Họ và tên người nhận hàng: công ty TNHH TM và DV Huy Nam. Địa chỉ: Thôn Nhật Tảo- Xã Tiến Đức- Hưng Hà- Thái Bình. Lý do xuất kho: xuất để bán Xuất tại kho: Cửa hàng thương mại và dịch vụ Đại La. STT Tên hàng Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xe Honda SH 150 Cái 05 05 96.450.000 482.250.000 2 3 4 Cộng Cộng thành tiền ( bằng chữ): Xuất, ngày 23 tháng 03 năm 2010. Người mua hàng Người bán hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Mẫu số: 01 GTKT- 3LL HK/2009B HÓA ĐƠN GTGT 0069767 LIÊN 1: Ngày 23 tháng 03 năm 2010 Số: Đơn vị bán hàng: cửa hàng TM và DV Đại La. Địa chỉ: số 3+5 Đại La Số TK: Điện thoại: Mã số: Tên người mua hàng: Địa chỉ: Số TK: Điện thoại: Mã số: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. Mã số: 1000422733 STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Xe HonDa SH 150 Cái 05 96.450.000 482.250.000 2 3 4 Cộng thành tiền: Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 48.225.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 530.475.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm ba mươi triệu bốn trăm bảy mươi lăm nghìn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) ( Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên) 2.2.3.3. Kế toán doanh thu bán hàng. Để kế toán doanh thu bán hàng kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT và sử dụng TK 511_ Doanh thu bán hàng, TK 3331_ Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Sổ kế toán sử dụng: Sổ Cái TK131, Sổ Cái TK 511, sổ Cái TK 3331, Bảng kê chứng từ bán hàng, Chừng từ ghi sổ. Phương pháp kế toán: Khi nhận được hóa đơn bán hàng ( Hóa đơn GTGT) do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán căn cứ vào tổng sổ tiền khách hàng chấp nhận thanh toán. Kế toán doanh thu bán hàng ghi vào chứng từ ghi sổ theo bút toán sau: Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng không bao gồm cả thuế GTGT. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Khi nhận được phiếu thu tiền mặt kế toán mới thực hiện bút toán ghi giảm các khoản phải thu của khách hàng. Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 131: Tổng giá thanh toán. Đồng thời, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi vào sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết công nợ. Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng Tháng 3/ 2010. Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi Nợ, Có TK Số HĐ Ngày Doanh số Thuế GTGT 111 112 131 . . Tổng số 0069766 23/03 Xe Honda SH150 482.250.000 48.225.000 530.475.000 530.475.000 … . . . ………………… …………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0069767 24/03 Nồi nhôm, ấm ga 1.152.700 115.270 1.267.970 1.267.970 0089124 27/03 Nylon dán xe 14.700.000 1.470.000 16.170.000 16.170.000 ….. …. …………….. …………… …………… … … …………. … ………… 0088531 28/03 Vỉ mạch điều khiển quạt treo 201.000.000 20.100.000 221.100.000 221.100.000 0088541 28/03 Khuôn hàn 13.660.000 1.366.000 15.026.000 15.026.000 … … …… ……. ………. 0088677 30/09 Tủ lạnh 16.545.453 1.654.547 18200.000 18200000 Tổng cộng 3.397.728.146 339.772.815 3.737.500.961 3.737.500.961 Cuối kì, căn cứ vào bảng kê hàng hóa bán ra để lập chứng từ ghi sổ số 10. Chứng từ ghi sổ Số: 10 Ngày 30/03/2010. Diễn giải Mã số TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Doanh thu bán hàng tháng 3/ 2010 131 511 3331 3.737.500.961 3.397.728.146 339.772.815 Tổng cộng 3.737.500.961 3.737.500.961 Sau khi chứng từ ghi sổ số 10 được lập( bảng số) , kế toán bán hàng chuyển cho kế toán tổng hợp làm căn cứ để kế toán tổng hợp ghi sổ Cái TK511. Đồng thời, kế toán bán hàng tổng cộng số phát sinh trong kì đã tập hợp được trong sổ chi tiết bán hàng để lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh chuyển cho kế toán tổng hợp. Bảng tổng hợp chi tiết Tháng 3 năm 2010. STT Tên hàng hóa, dịch vụ bán ra Doanh số 1 Xe Honda SH150 530.475.000 2 Nồi nhôm, ấm ga 1.267.970 3 Nylon dán xe. 16.170.000 4 Vỉ mạch điều khiển quạt treo 221.100.000 5 Tủ lạnh 18.200.000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tổng số 3.737.500.961 Bên cạnh việc theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm thì việc theo dõi công nợ với khách hàng là rất quan trọng, bởi vì việc đẩy mạnh được tiêu thụ hàng hóa sẽ trở nên vô nghĩa khi bán hàng hóa ra mà công ty không thu được nợ hoặc vốn bị khách hàng chiếm dụng quá nhiều, như vậy sẽ làm giảm hiệu quả kinh doanh, gặp khó khăn trong việc quay vòng vốn kinh doanh. Vì thế, để có thể theo dõi công nợ của khách hàng một cách chính xác, đáp ứng được yêu cầu quản trị thì song song với việc kế toán ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng là thực hiện ghi chép, phản ánh các khoản phải thu khách hàng. Để tiện cho việc theo dõi công nợ của khách hàng, kế toán sử dụng các sổ: + Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng: Dùng để theo dõi tình hình khách hàng thanh toán tiền hàng cho công ty. Sổ này theo dõi các đối tượng khách hàng và được lập căn cứ vào phiếu thu, giấy báo Có của Ngân hàng. + Sổ chi tiết TK131_phải thu khách hàng: Theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng. Sổ này được lập căn cứ vào hóa đơn GTGT, sổ theo dõi thanh toán với khách hàng. + Sổ cái TK 131: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TK 131. Trình tự ghi sổ: Khi bán hàng, căn cứ vào Hóa đơn bán hàng, (GTGT), kế toán ghi vào sổ chi tiết Phải thu của khách hàng, đồng thời ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng để theo dõi khoản tiền khách hàng trả ngay, khoản tiền khách hàng , khoản tiền khách hàng Nợ ở cột ghi Nợ các tài khoản. Đối với trường hợp khách hàng trả tiền ngay, kế toán lập phiếu thu tiền mặt để thủ quỹ thu tiền hàng. Từ phiếu thu tiền mặt, hàng ngày kế toán ghi số liệu vào cột Nợ TK111 trên sổ quỹ tiền mặt. Trên sổ quỹ, tùy theo nghiệp vụ phát sinh mà kế toán ghi tài khoản đối ứng của TK111 là khác nhau. Đối với những khách hàng nợ tiền hàng, kế toán ghi: Nợ TK111, TK112: Khoản tiền khách hàng trả ngay Nợ TK 131: Khoản tiền khách hàng nợ Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Trong kỳ, nếu khách hàng trả tiền khoản đã chịu tiền hàng trước đó thì căn cứ vào phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của ngân hàng, kế toán ghi vào sổ theo dõi với khách hàng. Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào sổ theo dõi thanh toán với khách hàng, kế toán lập chứng từ ghi sổ số 13, chứng từ ghi sổ số 10 cho kế toán làm căn cứ ghi vào sổ cái TK131. Trên cơ sở số liệu, bảng biểu đã lập, sổ tổng hợp công nợ với khách hàng, kế toán đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK131, với số liệu trên sổ Tổng