Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Điện-Tự động hóa H.T.H

c lập: Nợ TK 336 Có TK 111, 112, … 1.2.5.3. Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và điều hành toàn bộ doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý: Tiền lương, phụ cấp phải trả, các khoản trích theo lương… Chi phí khấu hao TSCĐ của doanh nghiệp Thuế , phí, lệ phí Chi phí dự phòng Chi phí dịch vụ mua ngoài Các chi phí khác bằng tiền Phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng bán ra tương tự như phân bổ chi phí bán hàng đã trình bày ở trên. * Chứng từ sử dụng: - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng tính trích khấu hao TSCĐ - Phiếu xuất kho - Hóa đơn giá trị gia tăng - Bảng kê nộp thuế - Phiếu chi, giấy báo của ngân hàng… * Tài khoản sử dụng: TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp “ Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. * Trình tự kế toán: - Khi tính lương, phụ cấp phải trả cho bộ phận quản lý: Nợ TK 642(6421) Có TK 334 - Trích các khoản theo lương theo quy định: Nợ TK 642(6421) Có Tk 338(3382, 3383, 3384) - Trị giá vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642(6422) Có TK 152 - Giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng ( loại phân bổ một lần ): Nợ TK 642(6423) Có Tk 153(1531) - Trích khấu hao TSCĐ: Nợ TK 642(6424) Có TK 214 - Các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp trong kỳ, căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 642(6425) Có TK 333(3337, 3338), 111, 112, … - Trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào cuối niên độ: Nợ TK 642(6426) Có TK 139 - Số nợ không thu được xóa sổ trong kỳ: Nợ TK 642(6426) Có TK 131 Đồng thời khi đơn: Nợ TK 004 “ Nợ khó đòi đã xử lý “ - Phân bổ dần chi phí trả trước vào chi phí kỳ này: `Nợ TK 642 ( chi tiết tiểu khoản ) Có TK 242 - Trích trước chi phí phải trả vào chi phí quản lý kỳ này: Nợ TK 642 Có TK 335 - Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài: Nợ TK 642(6427) Nợ TK 133(1331) Có TK 331, 111, 112 - Tập hợp các chi phí khác bằng tiền phát sinh trong kỳ: Nợ TK 642(6428) Nợ TK 133(1331) Có TK 111, 112, 331 - Số kinh phí phải nộp cấp trên theo quy định: Nợ TK 642(6428) Có TK 336, 111, 112, … - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ: Nợ TK 111, 112, 152, 156, … Có TK 642 - Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh ( nếu chu kỳ kinh doanh ngắn): Nợ TK 911: Chi phí quản lý trừ vào kết quả trong kỳ Nợ TK 142(1422) hoặc 242: Chi phí quản lý của hàng còn lại Có TK 642 1.2.6. Kế toán kết quả tiêu thụ hàng hóa: 1.2.6.1. Phương pháp xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa: Khi quá trình bán hàng kết thúc bao giờ doanh nghiệp cũng thu về một kết quả nhất định đó chính là kết quả bán hàng. Nó được hình thành dựa trên kết quả so sánh giữa doanh thu thuần và các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, đó là các chi phí về giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh được phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ. Kết quả bán hàng được biểu hiện dưới chỉ tiêu: Lợi nhuận gộp, lợi nhuận thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ = Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Giá vốn hàng bán Lợi nhuận thuần = Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Chi phí bán hàng - Chi phí QLDN 1.2.6.2. Phương pháp kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa: Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh và hoạt động khác của doanh nghiệp sau một kỳ nhất định và được thể hiện bằng số tiền lãi hay lỗ.Việc xác định chính xác, kịp thời chi tiết kết quả kinh doanh có vai trò hết sức quan trọng, giúp lãnh đạo doanh nghiệp biết được thức trạng kinh doanh của doanh nghiệp mình. Từ đó đưa ra biện pháp, phương hướng kịp thời để thúc đẩy doanh nghiệp tiến nhanh, tiến mạnh trên thương trường. Nhận biết tầm quan trọng của việc xác định kết quả như vậy phải đòi hỏi kế toán xác định kết quả phải thực hiện những nhiệm vụ sau: Ghi chép chính xác chi phí phát sinh trong kỳ, phân bổ đúng đắn cho các đối tượng chịu chi phí. Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và chi tiết về kết quả hoạt động kinh doanh giúp lãnh đạo quản lý điều hành, xây dựng được chiến lược kinh doanh, giúp cơ quan thuế kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. Thông qua việc ghi chép, kế toán xác định kết quả kinh doanh, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. * Tài khoản sử dụng: TK 911 “ Xác định kết quả kinhdoanh “ TK 421 “ Lợi nhuận chưa phân phối “ * Trình tự kế toán: - Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần trong kỳ: Nợ TK 511, 512 Có TK 911 - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911 Có TK 641 Có TK 642 - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp còn lại của kỳ trước ( đang chờ kết chuyển ) để xác định kết quả kỳ này: Nợ TK 911 Có TK 142 Sau khi chờ kết chuyển kế toán sẽ ghi sổ tiếp như sau: - Trên cơ sở xác định kết quả toàn bộ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, kế toán kết chuyển số lãi, lỗ: + Nếu kết quả hoạt động bán hàng là lãi, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 911 Có TK 421 + Nếu kết quả bán hàng là lỗ, kế toán ghi: Nợ TK 421 Có TK 911 1.2.7. Hệ thống sổ kế toán sử dụng: Trong điều kiện hiện nay để phục vụ cho yêu cầu quản lý hiện đaị, để cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ, hữu ích cho đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình doanh nghiệp, điều kiện kinh doanh trình độ quản lý cũng như bộ phận kế toán mà doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức kế toán. Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán báo gồm: Loại sổ, kết cấu sổ, mối quan hệ giữa các sổ nhằm để ghi chép các chứng từ kế toán theo một trình tự ghi chép nhất định nhằm thực hiện một cách tốt nhất các chức năng nhiệm vụ của kế toán. Tùy thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà kế toán tổ chức các loại sổ kế toán khác nhau. - Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” thì kế toán doanh nghiệp sự dụng các loại sổ sau: + Các bảng kê chứng từ ghi sổ + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết TK 511, TK 642, TK 641, TK 911… Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức “Nhật ký chứng từ” thì kế toán sử dụng: + Sổ chi tiết các tài khoản: TK 511, TK 641, TK 642, sổ chi tiết thanh toán. + Các bảng kê: số 8, số 9, số 10, số 11… + Các nhật kí chứng từ: số 7, số 8, số 10… + Sổ cái các tài khoản: TK 511, TK 641, TK 642, TK 911… Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức “nhật ký chung” kế toán sử dụng: + Sổ nhật kí chung, các sổ nhật kí đặc biệt, các thẻ chi tiết bán hàng. + Sổ cái các tài khoản: TK 111, TK 112, TK 131, TK 511, TK 911… Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức “nhật ký sổ cái” kế toán sử dụng các lọai sổ: + Sổ nhật kí sổ cái + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết, thẻ kho… * Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: - Đặc điểm của hình thức này là: + Tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống để ghi vào sổ kế toán tổng hợp là sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và sổ cái. + Căn cứ để lập chứng từ ghi sổ là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hoặc có cùng nội dung kinh tế. + Việc ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết là tách rời nhau. + Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán. Sử dụng hình thức này có ưu điểm là: Đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa cán bộ kế toán, quan hệ kiểm tra, đối chiếu số liệu chặt chẽ. Bên cạnh đó hình thức này cũng có những nhược điểm đó là: Khối lượng công việc kế toán nhiều, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu bị dồn vào cuối tháng; mặt khác dễ làm phát sinh trùng lặp trong quá trình ghi sổ nếu như việc phân công lập chứng từ ghi sổ không rõ ràng. Vận dụng hình thức này, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại sẽ sử dụng các loại sổ sau: . Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và các sổ cái trong đó có: Sổ cái TK 511, TK 632, TK 521, TK 641, TK 642, TK 911… . Sổ, thẻ kế toán chi tiết gồm: Sổ chi tiết hàng hóa Sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, thẻ kho (ở kho hàng hóa), sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết bán hàng. Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Chi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu *Hình thức “Nhật ký chung”: Đặc điểm của hình thức này là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để chuyển ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán nhật kí chung sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu: - Sổ nhật ký chung (hoặc nhật kí đặc biệt) - Sổ cái - Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu *Hình thức “Nhật ký chứng từ” : - Nguyên tắc cơ bản của hình thức này: + Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản đối ứng nó. + Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). + Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán. + Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chi tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Hình thức kế toán này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hóa cán bộ kế toán. Xong đòi hỏi trình độ của cán bộ kế toán phải cao. Sổ sách trong hình thức kế toán này gồm có: Sổ nhật ký- chứng từ, sổ cái, bảng kê, bảng phân sổ, sổ chi tiết. Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ và các bảng phân bổ Bảng kê Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu *Hình thức “Nhật ký sổ cái”: Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là sổ nhật ký- sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, được kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng trên nhật ký-sổ cái. Ngoài việc ghi vào nhật ký-sổ cái còn hạch toán vào một số sổ, thẻ hạch toán chi tiết như: Sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết sản phẩm, hàng hóa, sổ chi tiết chi phí kinh doanh, sổ chi tiết tiền mặt… Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký-sổ cái: Sổ nhật ký quỹ Sổ kế toán chi tiết Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký – sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu phần 2: thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty TNHH điện - tự động hóa h.t.h 2.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Điện - Tự động hóa H.T.H: 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty: Hòa chung vào xu thế phát triển của nền kinh tế thị trường, năm 2002 Công ty TNHH Điện – Tự động hóa H.T.H được thành lập. Công ty đã đăng kí giấy phép kinh doanh số: 0102034891 do Phòng ĐKKD – Sở KHĐT thành phố Hà Nội cấp ngày 06/06/2002. Mã số thuế: 0102771594 do Cục thuế Hà Nội cấp ngày: 10/06/2002. Tên công ty: Công ty TNHH Điện – Tự động hóa H.T.H. Tên giao dịch nước ngoài: H.T.H Automation – Electrical Company Limited. Trụ sở chính: Số nhà 40/24, ngõ Mai Hương, Bạch Mai, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Điện thoại: (84-4) 5599030 Fax : (84-4) 5599030 Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đ - Vốn bằng tiền: 2.200.000.000 đ - Vốn bằng tài sản: 800.000.000 đ Công ty có quan hệ với nhiều hãng cung cấp vật tư, thiết bị điện tử tin học viễn thông trên thế giới như hãng máy tính IBM, Compuvest của Mĩ, hãng Mitel cua Canada, Icom,… Công ty đã nhận trực tiếp tư các nước trên vật tư, vật liệu, linh kiện điện tử, máy tính chủ, giá ODF , thiết bị chuyển mạch. Công ty đã nhập linh kiện điện tử cho công ty thiết bị điện thoại (Viteco), cho xí nghiệp CT – TN, cho bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc, Phú Thọ,… Với đọi ngũ can bộ khoa học lành nghề được đào tạo nhiều năm, nhiều khóa ở trong và ngoài nước, tuy tuổi đời còn non trẻ nhưng công ty đã cố gắng không ngừng để phát triển và đứng vững trên thi trường. 2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh cua cong ty TNHH Điện – Tự động hóa H.T.H: Do Công ty hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực sau: - Buôn bán thiết bị, vật tư, máy móc trong lĩnh vực điện, điện tử, điện lạnh, tin học, viễn thông, văn phòng. - Xây dựng, lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại, hệ thống thu phát vô tuyến điện truyền dẫn. - Bảo hành, sửa chữa các mặt hàng kinh doanh của công ty - Đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá Tuy hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng kinh doanh thương mại vẫn chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Với mặt hang kinh doanh chủ yếu là các thiết bị điện tử như: măng xông co nhiệt, măng xông cơ khí, phiến đấu dây dọc, phiến đấu dây gang, tủ cáp, hộp cáp, rệp, loa, mạch in,… nên khách hàng của công ty chủ yếu là các công ty cổ phần và công ty TNHH hoạt đọng trong lĩnh vực điện tử – viễn thông đặc điểm trên nên công ty chủ yếu áp dụng phương thức bán buôn với các hình thức sau: + Phương thức bán buôn qua kho trực tiếp: người mua đến tại kho công ty để nhận hàng và tự vân chuyển hàng hóa về kho của mình. Hàng hóa được coi là bánkhi người mua nhạn hàng và khí xác nhận vào hóa đơn GTGT + Phương thức bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng( vận chuyển hàng đến kho theo yêu cầu của khách hàng): đây là hình thức bán hàng được áp dụng phổ biến với hầu hết khách hàng của công ty. Chi phí vận chuyển có thể do công ty hoặc khách hàng chịu, nếu công ty chịu thì ghi vào chi phí bán hàng. Tùy thuộc vào phương thức bán hàng và giá trị của lô hàng, theo thỏa thuận hoặc theo hợp đồng mà công ty có thể áp dụng các hình thức thanh toán khác nhau. Công ty sử dụng 2 hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Vối phương thứ bán buôn, hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán chậm trả. Vì công ty áp dụng hình thức thanh toán chậm trả nên công ty không áp dụng chiết khấu thanh toán. Khi mua với số lượng lớn, khách hàng được giảm giá từ 3-5% nhưng giảm ngay trên hóa đơn mà không thể hiện rõ là một khoản chiết khấu thương mại. Đồng thời công ty còn không ngừng nâng cao chất lượng, số lượng, chủng loại, mẫu mã, giá cả của các mặt hàng để nâng cao hiệu quả kinh doanh thể hiện qua các mặt sau: - Về chất lượng hàng hóa: hàng hóa của công ty chủ yếu là hàng nhập khẩu đẻ bán ra nên trong quá trình nhập kho phải được kiểm tra một cách nghiêm ngặt để tránh tình trạng hàng hóa không đạt yêu cầu hay bị trả lại gây mất uy tín. - Về só lượng hàng hóa: khi xuất hàng hóa giao cho khách hàng, công ty tiến hành theo dõi việc xuất hóa đơn chứng từ và số lượng thực xuất để nắm chác được tình hình nhập – xuất – tồn, kịp thời ký kết hợp đồng giúp cho quá trình kinh doanh được liên tục, thuận lợi, đáp ứng kịp thợi nhu cầu của khách hàng. - Về giá cả hàng hóa: công ty sử dụng chính sách giá cả mềm dẻo, linh hoạt. Việc xác định giá bán của công ty được xác định trên cơ sở giá cả của thị trường, giá của đối thủ cạnh tranh, giá trị của hàng hóa mua vào và các chi phí liên quan.Trong một số trường hợp vẫn còn hàng hóa kém chất lượng dẫn đến công ty phảI giảm giá hàng bán cho lô hàng đó. 2.1.3. Tổ chức bộ máy của công ty: 2.1.3.1. Mô hình quản lý: Sơ đồ 2.1: Mô hình bộ máy quản lý của công ty TNHH Điện – Tự động hóa H.T.H Phòng kế toán tài chính Phòng hành chính Giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật 2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: Căn cứ vào hoạt động kinh doanh của công ty, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý của mình theo kiểu trực tuyến phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Đứng đầu công ty là giám đốc. Là người bỏ vốn và công sưc ra để thành lập công ty theo đúng quy định của nhà nước. Giám đốc là người chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi hoạt động và quản lý công ty. Đồng thời giám đốc cũng chịu những hình thức khen thưởng, kỷ luật theo đúng những quy định mà công ty đề ra. Phó giám đốc là người giúp giám đốc quản lý, điều hành các hoạt động trong công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về các nhiệm vụ được giao. Phòng kế toán- tài chính gồm 6 người tham mưu cho giám đốc về việc huy động và sử dụng các nguồn vốn của công ty đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời quản lý và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại công ty. Phòng hành chính điều hòa các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, quản lý nhập khẩu, quản lý cung ứng và bảo quản vật tư, hàng hóa. Phòng kinh doanh thực hiện công tác quảng cáo, mở rộng thị trường, điều tra, phân tích thị trường. Phòng kinh doanh cũng chủ động đàm phán, xử lý báo giá cho khách hàng. Phòng kĩ thuật đảm nhận việc sửa chữa các loại máy móc thiết bị, mặt hàng mà công ty đã giao bán cho khách hàng còn trong thời gian bảo hành và cũng có thể sửa chữa khi có người yêu cầu. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Xuất phát từ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Có thể they rõ hơn đặc điểm công tác kế toán của công ty qua mô hình tổ chức bộ máy kế toán như sau: Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Kế toán trưởng Phó phòng kế toán – tài chính kiêm kế toán tổng hợp Kế toán TGNH, tiền mặt, tiền lương Kế toán hàng hoá doanh thu Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành Thủ quỹ Toàn bộ công tác đều được thực hiện ở phòng kế toán- tài chính từ khâu thu nhận chứng từ, ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo. Đứng đầu phòng kế toán- tài chính là kế toán trưởng. Kế toán trưởng là người điều hành, giám sát toàn bộ hoạt đông của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán của công ty. Phó phòng kế toán-tài chính thay mặt nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán, tài chính của công ty. Ddồng thời có nhiệm vụ giúp đỡ kế toán trưởng phụ trách các nhiệm vụ của phòng và tổng hợp các chứng từ, bảng kê do kế toán viên cung cấp của cuối tháng, quý,năm. Sau đó sễ vào sổ cái cho từng tài khoản rồi lập báo cáo theo quy định chung của Bộ Tài Chính và các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của cấp trên. Kế toán TGNH, tiền mặt, tiền lương thực hiện toàn bộ những giao dịch liên quan đến thu, chi hạch toán với ngân hàng, theo dõi tính toán lương, bảo hiểm xã hội và các loại phụ cấp khác cho nhân viên công ty. Đồng thời giám sát việc thu chi qua các chứng từ gốc, theo dõi việc sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả. Kế toán hàng hóa, nợ phải thu- phải trả, doanh thu theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, các khoản thu của người mua, các nkhoản thu, chi phí- kết quả kinh doanh, các khoản phảI nộp nhà nước. Đồng thời có trách nhiệm cuối tháng công số liệu, lập báo cáo tộng hợp phối hợp cùng các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê hàng hóa dối chiếu với sổ sách kế toán. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: căn cứ vào các phiếu xuất kho vật tư, người thanh toán lương kế toán tiến hành tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Đòng thời xác nhận chính xác kết quả kinh doanh của công ty. Thủ quỹ chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của công ty. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu- chi hợp lệ dể tiến hành xuất - nhập quỹ, ghi sổ quỹ. Cuối ngày, thủ quỹ tiến hành đối chiếu với kế toán, nếu co sai so thi phải sửa chữa kịp thời. Khi co yeu cầu của cấp trên, thủ quỹ và các bộ phận liên quan tiến hành kiểm kê lại quỹ tiền mặt hiện có, nếu thiếu hụt phảI tìm ra nguyên nhân và đề ra biên pháp sử lý. 2.1.4.2. Chính sách kế toán tại công ty TNHH Điện - Tự động hóa H.T.H: Chế đọ kế toán áp dụng: Công ty TNHH Điện – Tự động hóa H.T.H áp dụng hạch toán kế toán bán hàng theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và thay thế bằng QĐ 15/TC/QĐ/CĐKT ngày 20/03/2006. Ngoài ra công ty còn sử dụng các chứng từ do công ty tự lập phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty và được Bộ tài chính chấp nhận. Hình thức kế toán công ty áp dụng: Công ty TNHH Điện – Tự đông hóa H.T.H lực chọn hình thức kế toán nhật ký chung để ghi chop các nghiẹp vụ phát sinh. Đặc điểm cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi vào sổ nhật kí mà trọng tâm lá sổ nhật kí chung theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ dó. Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế. Công ty không sử dụng các sổ nhật kí đạc biệt trong quá trình hạch toán. Đơn vị tiền tệ sử dụng: trong ghi chép kế toán là VNĐ, sử dụng tỷ giá hối đoái bình quân liên ngân hàng. Niên độ kế toán: Công ty sử dụng niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Kỳ hạch toán của công ty được áp dụng theo tháng. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và tính giá hàng xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh. Ví dụ lô hàng nhập 02/03/2009 Bảng phân bổ hàng nhập khẩu lô hàng ngày 02/03/2009 – Hàn Quốc Tổng trị giá: 6.578,73 USĐ STT Tên vật tư SL (bộ) Đơn giá (USD) Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Thuế NK Chi phí mua hàng Đơn giá nhập Tổng trị giá nhập 1 Măng xông co nhiệt 50x2 200 7,23 114.458 22.891.626 228.916 1.279.458 122.000 24.400.000 2 Măng xông co nhiệt 100x2 120 11,78 186.498 22.378.702 223.787 967.631 194.751 23.370.120 3 Măng xông co nhiệt 200x2 120 14,00 221.634 26.596.080 265.961 1.067.599 230.247 27.929.640 4 Măng xông co nhiệt 400x2 45 18,65 295.248 13.286.167 132.862 287.881 304.598 13.706.910 5 Măng xông co nhiệt 600x2 54 22,22 351.765 18.995.300 189.953 345.467 361.680 19.530.720 Tổng cộng 539 104.147.875 1.041.479 3.948.036 1.213.276 108.937.390 Tổng chi phí nhập hàng: 3.948..36 VNĐ trong đó Phí chuyển tiền: 316.644 Phí chứng từ giao nhận, lưu kho: 667.013 Cước vận chuyển, bốc xếp, dịch vụ: 2.946.379 2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Điện – Tự động hóa H.T.H 2.2.1. Chứng từ sử dụng Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết, kế toán tiến hành phát hóa đơn GTGT đòng thời viết phiếu xuất kho. Hóa đơn GTGT ( mẫu số: 01 GTKT – 3LL) do bộ tài chính ban hành. Đây la loại hóa đơn công ty sử dụng khi bán hàng hóa cho khách hàng. Trên hóa đơn phảI ghi rõ số hóa đơn , ngày, tháng, năm, tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, tên người mua, tên hàng hóa, số lượng bán, đơn giá bán, thuế xuất GTGT, tổng tiền thanh toán.,… Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế dã kí kết hoặc đơn đạt hàng, phòng kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1: đẻ lưu sổ gốc. Liên 2: giao cho khách hàng của công ty. Liên 3: giao cho bộ phận thủ kho giữ, làm thủ tục xuất kho. Cuối ngày giao cho kế toán đẻ tiến hành ghi sổ. Phiếu xuất kho ( mẫu số 02 – VT ): chứng từ này dược sử dụng khi công ty xuất hàng hóa giao cho khách hàng. Sauk hi hàng hóa xuất khỏi kho của công ty, thủ kho ghi ngày tháng xuất kho, họ tên người nhận hàng, lý do xuất kho, xuất tại kho nào, tên hàng hóa, thực đơn, thực xuất, đơn giá,thành phần,… và kí nhận vào cả 2 liên. 1 liên giao cho người vận chuyển cùng hàng hóa, 1 liên thủ kho giữ lam căn cứ ghi sổ và chuyển cho phòng kế toán lam cơ sở ghi chép. Trị giá thực tế hàng xuất kho đựợc tính theo phương pháp đích danh. Ví dụ: Khi bán hàng cho công ty phát triển và áp dụng công nghệ cao căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết, kế toán lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho như sau: hoá đơn giá trị gia tăng Liên 3: Nội bộ Ngày 20 tháng 03 năm 2009 Mẫu số: 01 GTKT – 3LL AE/2009B 0 0 7 9 7 0 9 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Điện – Tự động hoá H.T.H Địa chỉ: Số 40/24 ngõ Mai Hương, Bạch Mai, Hai Bà Trưng, Hà Nội Số tài khoản: 1303201035804 Số điện thoại: 0435599030 MST: 0102771594 Họ tên người mua hàng: Trần Sơn Tên đơn vị: Công ty phát triển và áp dụng công nghệ cao Địa chỉ: Số 79 Chùa Bộc, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0101050695 STT Tên hàng hoá Đơn vị