Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp nhằm tăng cường hiệu lực quản trị chi phí tại Công ty Cổ phần Kinh doanh vật tư và Xây dựng

hủ đầu tư. Do đối tượng kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm xây dựng là giống nhau, nên phương pháp tính giá thành sản phẩm được sử dụng là phương pháp giản đơn hay còn gọi là phương pháp tính trực tiếp 2.1.3. Trình tự kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp Các bước kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp của công ty cổ phần kinh doanh vật tư và xây dựng được khái quát như sau: Bước 1: Tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ cho từng công trình, hạng mục công trình (bao gồm: CPNVTT, CPNCTT, CPMTC, CPSXC) Bước 2: Đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ Bước 3: Tính giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ Giá thành sản phẩm hoàn thành = Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ - Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ 2.2. Nội dung kế toán các khoản mục chi phí sản xuất Việc xác định đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành được sử dụng như nhau với mọi công trình, hạng mục công trình đã nhận thầu của công ty. Do vậy, để minh họa cho công tác kế toán chi phí giá thành ở Công ty Cổ phần Kinh doanh vật tư và Xây dựng, em xin dẫn chứng thực tế một công trình điển hình, đó là công trình Nhà đa năng Thái Nguyên, được khởi công xây dựng vào tháng 9/2007 và hoàn thành vào tháng 8/2008. 2.2.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 2.2.1.1. Đặc điểm và phương pháp xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp CPNVLTT bao gồm giá trị nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ xuất dùng trực tiếp cho thi công công trình, được sử dụng trong suốt quá trình từ làm móng, xây thô đến hoàn thiện sản phẩm. Như vậy, có thể nói, đối với công ty thì nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng nhất và cũng chiếm tỷ trọng lớn nhất (thường từ 40% tới 50%) trong giá trị công trình hoàn thành. Mang đặc điểm điển hình của các công ty xây dựng là công trình thi công thường đặt xa trụ sở chính nên việc vận chuyển gặp rất nhiều khó khăn và gây lãng phí về thời gian cũng như tiền của, do vậy, khi trúng thầu công trình, công ty tiến hành khoán gọn cho các Xí nghiệp trực thuộc. Các Xí nghiệp sẽ đứng ra đặt mua, vận chuyển thẳng tới chân công trình rồi sử dụng ngay. Việc làm này sẽ làm tăng tính tự chủ của các Xí nghiệp, đồng thời đẩy nhanh tốc độ xây dựng, giảm bớt thời gian chờ đợi vật liệu thi công, giảm chi phí lưu kho bãi, giảm chi phí vận chuyển vật liệu, tránh thất thoát hư hỏng. Tuy nhiên với các công trình được thi công xây dựng ngay trong địa bàn thành phố Hà Nội hoặc các tỉnh lân cận, Xí nghiệp có thể vừa sử dụng nguyên vật liệu mua trực tiếp, vừa sử dụng lấy từ các kho của công ty. Do hầu hết nguyên vật liệu đều được mua rồi vận chuyển tới chân công trình sử dụng ngay, do vậy giá hạch toán CPNVLTT là giá thực tế.Với trường hợp sử dụng vật liệu lấy từ kho, khi hạch toán chi phí kế toán sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh, do các loại vật liệu có tính tách biệt và nhận diện được 2.2.1.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ sử dụng bao gồm: Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Tài khoản chủ yếu sử dụng trong hạch toán CPNVLTT là TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, tài khoản này dùng để tập hợp CPNVLTT liên quan đến công trình, hạng mục công trình đang thi công, và được mở chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình. Với công trình nhà đa năng Thái Nguyên, TK 621 được mở chi tiết thành TK 621-NĐNTN. 2.2.1.3. Trình tự hạch toán Việc mua toàn bộ khối lượng nguyên vật liệu cần thiết cho thi công xây dựng và vận chuyển thẳng tới công trình đều do Xí nghiệp đảm nhận, Xí nghiệp có thể mua theo yêu cầu thực tế, nhưng luôn phải nằm trong dự toán và kế hoạch đã được xây dựng ban đầu. Để có kinh phí mua nguyên vật liệu, có hai phương thức thường thấy ở Xí nghiệp là xin tạm ứng trước của công ty hoặc mua chịu của người bán. Với hình thức mua qua tạm ứng: Cán bộ Xí nghiệp viết “Giấy đề nghị tạm ứng” để mua nguyên vật liệu, giấy này phải được đi kèm với kế hoạch mua vật tư và Phiếu báo giá đã được Phòng Kế hoach - Kỹ thuật kiểm tra về số lượng, chủng loại, quy cách xem có đúng với dự toán không. Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho Kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến, đề nghị trình Giám đốc công ty duyệt. Căn cứ vào quyết định của thủ trưởng, Kế toán tiền lập Phiếu chi kèm theo Giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho Thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ. Phiếu chi được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhận tiền, liên 3 để luân chuyển và ghi sổ kế toán. Với hình thức mua chịu (trường hợp Xí nghiệp không có tiền tạm ứng trước hoặc công ty không đủ khả năng thanh toán): Xí nghiệp sẽ tiến hành mua chịu nguyên vật liệu của nhà cung cấp, đây thường là những nhà cung cấp quen thuộc với công ty. Phần mua chịu sẽ được ghi tăng khoản nợ của công ty đối với nhà cung cấp, khi có khả năng thanh toán, công ty sẽ tiến hành trả nợ bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nguyên vật liệu sau khi được mua sẽ được chuyển thẳng tới chân công trình. Ở tại công trình thi công có một kho vật liệu tạm thời để bảo quản lưu trữ nguyên vật liệu chưa xuất dùng, tuy nhiên phần nguyên vật liệu này không được kế toán theo dõi qua TK 152 mà chỉ có cán bộ vật tư tại công trình theo dõi lượng nhập, xuất, tồn. Thường nguyên vật liệu mua tới đâu dùng đến đấy nên số lượng tồn như vậy không nhiều Sau khi tập hợp đủ chứng từ, định kỳ vào cuối tháng kế toán Xí nghiệp sẽ chuyển toàn bộ chứng từ lên phòng kế toán công ty. Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của chứng từ, kế toán công ty sẽ nhập toàn bộ số liệu vào máy, lên sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 621 và sổ chi tiết các tài khoản liên quan khác như: TK 152, 331, 141… . Dựa vào phần mềm kế toán New Accounting, máy tính sẽ tự động vào sổ cái TK 621, 152, 331… Đồng thời kế toán tổng hợp cũng tiến hành lập các Bảng kê chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình. Việc lập các bảng kê sẽ giúp việc hạch toán CPNVLTT được thuận tiện, dễ dàng, đồng thời có thể sử dụng các bảng kê để kiểm tra tính khớp đúng của số liệu, cung cấp thông tin cho công tác quản trị chi phí Cụ thể quy trình cung ứng vật tư diễn ra với công trình Nhà đa năng Thái Nguyên như sau: CTY CP KD VẬT TƯ & XÂY DỰNG XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 1 Trước nhu cầu về thép D14 cần cho thi công xây dựng, anh Nguyễn Xuân Tùng được giao nhiệm vụ đi mua vật tư, để có kinh phi mua hàng, anh viết Giấy đề nghị tạm ứng . GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 10 tháng 10 năm 2007 Kính gửi: Ban giám đốc Công ty Cổ phần Kinh doanh Vật tư và Xây dựng Tên tôi là: Nguyễn Xuân Tùng Bộ phận công tác: Xí nghiệp xây dựng số 1 Kính đề nghị tạm ứng số tiền là: 2.235.750đ (Hai triệu hai trăm ba mươi lăm nghìn bảy trăm năm mươi đồng) Lý do tạm ứng: Mua thép D14 phục vụ công trình Nhà đa năng Thái Nguyên Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.1: Giấy đề nghị tạm ứng Anh Tùng sau khi nhận tiền tạm ứng sẽ sử dụng tiền này đi mua vật tư tại Công ty TNHH Minh Đức. Vật tư sẽ được vận chuyển tới chân công trình để thi công xây dựng. Anh Tùng có trách nhiệm nộp lại Hóa đơn GTGT khi mua hàng cho kế toán Xí nghiệp 1 HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số: 01GTKT-3LL (Liên 2: Giao cho khách hàng) Ký hiệu:AT/2007B Ngày 12 tháng 10 năm 2007 Số: 758 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Minh Đức Địa chỉ: Phường Trung Thành - Thành phố Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên Mã số thuế: 0100951182 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Xuân Tùng Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Kinh doanh Vật tư và Xây dựng Địa chỉ: Số 145 Đốc Ngữ - Phường Liễu Giai - Quận Ba Đình - Hà Nội Mã số thuế: 0103003548 STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép D14 kg 250 8130 2.032.500 Cộng tiền hàng 2.032.500 Thuế GTGT (10%) 203.250 Tổng cộng tiền thanh toán 2.235.750 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu hai trăm ba mươi lăm nghìn bảy trăm năm mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.2: Hóa đơn GTGT mua vật tư Trường hợp vật tư mua được nhập kho chờ ngày xuất phục vụ sản xuất bê tông thương phẩm hoặc thi công xây dựng, sau khi nhận được hóa đơn mua hàng, kế toán lập Phiếu nhập kho CTY CP KD VẬT TƯ & XÂY DỰNG XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 1 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 21 tháng 10 năm 2007 Số 214 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Đức Thành Nhập tại kho: Kho Yên Viên STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 50 50 673.340 33.667.000 Cộng 33.667.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi ba triệu sáu trăm sáu mươi bảy nghìn đồng chẵn Chú thích: Theo HĐ 0134 của Công ty Vật tư Thanh Xuân ngày 21/10/2007 Biểu 2.3: Phiếu nhập kho CTY CP KD VẬT TƯ & XÂY DỰNG XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 1 Khi có nhu cầu xuất vật tư tại kho, kế toán viết Phiếu xuất kho PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23 tháng 10 năm 2007 Số 312 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Đức Thành Xuất tại kho: Kho Yên Viên Lý do xuất: Công trình Nhà đa năng Thái Nguyên STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 50 50 673.340 33.667.000 Cộng 33.667.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi ba triệu sáu trăm sáu mươi bảy nghìn đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.4: Phiếu xuất kho Sau khi nhận được chứng từ về hạch toán vật tư do kế toán Xí nghiệp 1 chuyển lên, kế toán tổng hợp tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính, lên sổ chi tiết TK 621-NĐNTN và sổ Nhật ký chung SỔ CHI TIẾT TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” Công trình: Nhà đa năng Thái Nguyên Năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ - - … … … … … … 1707 30/9 Kết chuyển CP T9/07 CT NĐNTN 154-NĐNTN 143.181.524 … … … … … … HĐ758 12/10 Mua thép D14 CT NĐNTN 141 2.032.500 PXK312 23/10 Xuất xi măng kho Yên Viên CT NĐNTN 152-VLC 33.667.000 … … … … … … 1911 31/10 Kết chuyển CP T10/07 CT NĐNTN 154-NĐNTN 139.888.315 … … … … … … 3184 31/12 Kết chuyển CP T12/07 CT NĐNTN 154-NĐNTN 112.275.120 Cộng phát sinh 537.504.678 537.504.678 Biểu 2.5: Sổ chi tiết TK 621 Đồng thời kế toán chi phí giá thành tiến hành lập bảng kê chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình Nhà đa năng Thái Nguyên BẢNG KÊ CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Công trình: Nhà đa năng Thái Nguyên Năm: 2007 Tên nguyên vật liệu ĐVT Số lượng Thành tiền Nguyên vật liệu chính 376.253.274 1. Xi măng Tấn 135 91.008.225 2. Thép D14 Kg 1100 8.926.500 3. Thép cuộn Ø10 Kg 720 5.848.560 4.Gạch men Hồng Hà m2 85 5.537.155 5.Vôi Kg 1.860 1.791.180 … … … … Vật liệu phụ 161.251.404 1. Đinh Kg 520 8.927.360 2. Thép buộc Kg 145 1.174.500 3. Bột bả Kg 200 2.246.000 … … … … Cộng 537.504.678 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.6:Bảng kê chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Máy tính sẽ tự động lên sổ cái TK 621 SỔ CÁI TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” Năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ - - HĐ00124 06/01 Mua chịu thép cuộn Ø8 CT N10LĐ 331-TX 23.562.243 … … … … … … 1707 30/9 Kết chuyển CP T9/07 CT NĐNTN 154-NĐNTN 143.181.524 … … … … … … HĐ758 12/10 Mua thép D14 thi công CT NĐNTN 141 2.032.500 PXK312 23/10 Xuất xi măng kho Yên Viên CT NĐNTN 152-VLC 33.667.000 … … … … … … 1911 31/10 Kết chuyển CP T10/07 CT NĐNTN 154-NĐNTN 139.888.315 … … … … … … 3184 31/12 Kết chuyển CP T12/07 CT NĐNTN 154-NĐNTN 112.275.000 Cộng phát sinh 51.569.986.135 51.569.986.135 Biểu 2.6: Sổ cái TK 621 2.2.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp 2.2.2.1. Đặc điểm và phương pháp xác định chi phí nhân công trực tiếp Do đặc điểm riêng biệt về ngành nghề kinh doanh là các công trình, hạng mục công trình thay đổi theo địa bàn thi công, lại nằm xa công ty và Xí nghiệp nên lực lượng lao động của công ty chia thành 2 loại rõ rệt: Lao động của công ty và lao động thuê ngoài. Hiện nay số lượng lao động tại công ty là 404 người, bao gồm các cán bộ chỉ đạo kỹ thuật, quản lý và công nhân thi công những công trình trong địa bàn hẹp, đây là lực lượng lao động chính do công ty trực tiếp tuyển dụng, quản lý và đào tạo. Bên cạnh đó, công ty còn thuê mướn công nhân tạm thời cho các công trình, hạng mục công trình ở xa. Việc này giúp công ty tận dụng được nguồn lao động giá rẻ tại địa phương, tiết kiệm chi phí đi lại CPNCTT của công ty bao gồm khoản lương phải trả cho công nhân trực tiếp tham gia xây dựng công trình. Các khoản trích theo lương và tiền ăn ca không được tính vào CPNCTT mà được hạch toán vào CPSXC. CPNCTT thường chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm xây lắp, vì vậy việc tính đúng và đủ CPNCTT cũng góp phần tích cực nâng cao công tác quản trị chi phí, đồng thời giúp việc tính và trả lương cho người lao động trở nên chính xác và kịp thời Mặt khác, do thời gian làm việc không cố định, phụ thuộc vào số lượng công trình thi công, nên việc tính lương cho lao động (cả lao động trực tiếp và lao động gián tiếp) đều theo lương khoán trả theo sản phẩm. Công ty đã xây dựng đơn giá lương khoán dựa trên những quy định của Nhà nước, điều kiện thi công của từng công trình, đồng thời tham khảo giá chi phí nhân công trên thị trường lao động và Bảng lương ngày công xây lắp tại khu vực thành phố Hà Nội trong quyết định của UBND thành phố Hà Nội và các văn bản hướng dẫn kèm theo. 2.2.2.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng Đối với lao động thuê ngoài, đây là lực lượng lao động có sẵn, giá rẻ, không tốn thêm chi phí lo chỗ ở. Công việc giao cho lao động thuê ngoài thường là những công việc đơn giản chỉ đòi hỏi lao động chân tay như bưng bê gạch, cát, xây thô, đúc, đổ bê tông….Chứng từ sử dụng bao gồm: Hợp đồng giao khoán, Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, Bảng thanh toán khối lượng thuê ngoài … Đối với lao động công ty, chứng từ sử dụng là Bảng chấm công, Bảng kê làm đêm, làm thêm giờ, Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ… Tài khoản chủ yếu sử dụng trong hạch toán CPNCTT là TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp”, tài khoản này dùng để tập hợp CPNCTT liên quan đến công trình, hạng mục công trình đang thi công, và được mở chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình. Với công trình nhà đa năng Thái Nguyên, TK 622 được mở chi tiết thành TK 622-NĐNTN 2.2.2.3. Trình tự hạch toán Đối với lao động thuê ngoài, lúc thuê lao động phải ký kết Hợp đồng giao khoán công việc, trong đó ghi rõ tên lao động, khối lượng công việc bàn giao, giá thành, chất lượng và thời gian hoàn thành công việc…Hợp đồng phải có chữ ký của cả 2 bên, bên đại diện công ty và bên đại diện lao động thuê ngoài. Khi công việc hoàn thành thì phải lập Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, làm căn cứ xác định chi phí nhân công và trả công lao động. Cuối tháng, căn cứ vào Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành kế toán Xí nghiệp lập Bảng thanh toán khối lượng thuê ngoài, gửi đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan tới phòng Tổ chức hành chính - Thanh tra bảo vệ và Giám đốc công ty ký duyệt. Sau đó chứng từ sẽ được gửi về phòng Kế toán tài chính cho kế toán tổng hợp kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp, tiến hành nhập dữ liệu vào máy, lên sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết TK 622 Đối với lao động của công ty, căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng kê làm đêm, làm thêm giờ, Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ...do kế toán Xí nghiệp gửi lên, phòng Tổ chức hành chính - Thanh tra bảo vệ và Giám đốc công ty xem xét, ký duyệt, chuyển cho phòng Kế toán tài chính vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết TK 622 Với công trình Nhà đa năng Thái Nguyên, quy trình hạch toán CPNCTT như sau: Do công trình mới khởi công xây dựng vào đầu tháng 9/2007, nên toàn bộ quá trình thi công chỉ là đổ móng và xây thô, chưa đòi hỏi tới trình độ tay nghề cao của công nhân xây dựng. Do đó, nhân công trực tiếp tham gia thi công đều là lao động do Xí nghiệp 1 trực tiếp thuê ngoài, không bao gồm lao động thuộc biên chế công ty. Giai đoạn đầu chỉ là giai đoạn xây thô nên CPNCTT là rất lớnKhi thuê lao động ngoài, đội trưởng công trình và người đại diện lao động thuê ngoài tại công trình Nhà đa năng Thái Nguyên lập Hợp đồng giao khoán công việc CTY CP KD VẬT TƯ & XÂY DỰNG XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 1 HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN CÔNG VIỆC SỐ 17 Công trình: Nhà đa năng Thái Nguyên Căn cứ vào yêu cầu kế hoạch đáp ứng tiến độ thi công xây dựng công trình Nhà đa năng Thái Nguyên Căn cứ vào năng lực thực tế của bên nhận khoán Hôm nay, ngày 02 tháng 9 năm 2007, chúng tôi gồm: Đại diện bên giao khoán: Xí nghiệp xây dựng số 1-Công ty cổ phần kinh doanh vật tư và xây dựng Ông: Nguyễn Anh Minh Chức vụ: Đội trưởng công trình Nhà đa năng Thái Nguyên Đại diện bên nhận khoán: Ông: Trần Mạnh Cường Quê quán: Thành phố Thái Nguyên - Tỉnh Thái Nguyên Hai bên đại diện cùng tham gia ký kết Hợp đồng giao khoán công việc như sau: Phương thức giao khoán: Khoán phần nhân công cho từng khối lượng công việc Điều kiện thực hiện hợp đồng: Theo hồ sơ thiết kế bàn giao, có sự giám sát, hướng dẫn của cán bộ kỹ thuật bên giao khoán Thời gian thực hiện hợp đồng: Từ 02/9/2007 đến 28/12/2007 Nội dung công việc và đơn giá khoán STT Nội dung công việc khoán ĐVT Khối lượng (Tạm tính) Đơn giá Thành tiền 1 Đổ bê tông m3 550 185.000 101.750.000 2 Xây thô m2 420 175.000 73.500.000 3 Trải đất nền m2 750 15.000 11.250.000 … … … … … … Cộng 460.180.000 Phương thức thanh toán: Bằng chuyển khoản Quyền lợi và trách nhiệm của bên giao khoán: Hướng dẫn và kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện hợp đồng của bên nhận khoán, phát hiện kịp thời những sai phạm để có biện pháp xử lý Thanh toán đầy đủ và đúng hạn tiền thù lao cho bên nhận khoán Quyền lợi và trách nhiệm của bên nhận khoán: Hoàn thành công việc đã nhận khoán, đáp ứng yêu cầu về chất lượng và tiến độ công trình Được nhận thù lao như trên hợp đồng quy định Đại diện bên giao khoán Đại diện bên nhận khoán Đội trưởng Tổ trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.7: Hợp đồng giao khoán công việc CTY CP KD VẬT TƯ & XÂY DỰNG XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 1 Đến cuối tháng, đại diện hai bên lập Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành BIÊN BẢN NGHIỆM THU KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH Công trình: Nhà đa năng Thái Nguyên Tháng 10 năm 2007 I. Đại diện bên giao khoán: Xí nghiệp xây dựng số 1-Công ty cổ phần kinh doanh vật tư và xây dựng 1.Ông: Nguyễn Anh Minh Chức vụ: Đội trưởng công trình Nhà đa năng Thái Nguyên 2.Ông: Nguyễn Hoàng Giang Chức vụ: Kỹ thuật viên II. Đại diện bên nhận khoán: Ông: Trần Mạnh Cường Quê quán: Thành phố Thái Nguyên-Tỉnh Thái Nguyên Căn cứ vào Hợp đồng giao khoán công việc số 17 ngày 02 tháng 9 năm 2007 đã ký, đến hết tháng 10 công việc được hoàn thành, bàn giao như sau: STT Nội dung công việc khoán ĐVT Khối lượng (Tạm tính) Đơn giá Thành tiền 1 Đổ bê tông m3 320 185.000 59.200.000 2 Xây thô m2 50 175.000 8.750.000 3 Trải đất nền m2 200 15.000 3.000.000 … … … … … … Cộng 123.526.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai mươi ba triệu năm trăm hai mươi sáu nghìn chẵn Đội trưởng Kỹ thuật công trình Đại diện đội lao động (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.8: Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành CTY CP KD VẬT TƯ & XÂY DỰNG XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 1 Cuối tháng, kế toán Xí nghiệp 1 lập Bảng thanh toán khối lượng thuê ngoài để kế toán công ty vào sổ BẢNG THANH TOÁN KHỐI LƯỢNG THUÊ NGOÀI Công trình: Nhà đa năng Thái Nguyên Tháng 10 năm 2007 STT Nội dung công việc khoán ĐVT Khối lượng (Tạm tính) Đơn giá Thành tiền 1 Đổ bê tông m3 320 185.000 59.200.000 2 Xây thô m2 50 175.000 8.750.000 3 Trải đất nền m2 200 15.000 3.000.000 … … … … … … Cộng 123.526.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai mươi ba triệu năm trăm hai mươi sáu nghìn chẵn Đại diện đội lao động Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.9: Bảng thanh toán khối lượng thuê ngoài SỔ CHI TIẾT TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” Công trình: Nhà đa năng Thái Nguyên Năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ - - … … … … … … NCTN45 31/10 CPNC thuê ngoài T10/07 CT NĐNTN 3342 123.526.000 1933 31/10 Kết chuyển CPNC thuê ngoài T10/07 CT NĐNTN 154-NĐNTN 123.526.000 … … … … … … Cộng phát sinh 450.910.945 450.910.945 Biểu 2.10: Sổ chi tiết TK 622 SỔ CÁI TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” Năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ - - NCTN01 31/01 CPNC thuê ngoài T01/07 CT N10LĐ 3342 52.235.652 … … … … … … NCTN45 31/10 CPNC ngoài T10/07 CT NĐNTN 3342 123.526.000 1933 31/10 Kết chuyển CPNC thuê ngoài T10/07 CT NĐNTN 154-NĐNTN 123.526.000 … … … … … … Cộng phát sinh 38.248.257.257 38.248.257.257 Biểu 2.11: Sổ cái TK 622 2.2.3. Kế toán chi phí sử dụng máy thi công 2.2.3.1. Đặc điểm và phương pháp xác định chi phí sử dụng máy thi công Máy thi công là công cụ lao động được sử dụng trong suốt quá trình thi công xây dựng. Số lượng và chủng loại của máy thi công rất đa dạng, phong phú. Với mục đích hàng đầu là nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm tối đa lao động nặng nhọc cho công nhân, cũng như rút ngắn thời gian thi công, hạ giá thành sản phẩm như hiện nay thì việc sử dụng máy thi công là đòi hỏi mang tính tất yếu. Hiện nay, công ty đã đầu tư, trang bị 54 loại máy thi công với 139 máy có xuất xứ từ Nhật, Nga, Hàn Quốc…Tuy nhiên công ty chỉ quản lý các loại máy có giá trị lớn, còn phần lớn máy móc đều giao trực tiếp cho các Xí nghiệp quản lý. Việc làm này rất phù hợp với hình thức khoán gọn sản phẩm mà công ty đang áp dụng, giúp các Xí nghiệp chủ động trong việc sử dụng máy thi công cho từng công trình. Tuy nhiên, do các công trình thường nằm xa trụ sở chính, việc vận chuyển máy móc thiết bị rất khó khăn và tốn chi phí đi lại, hơn nữa, tuy số lượng máy móc của công ty khá đa dạng nhưng trên thực tế vẫn chưa đáp ứng đủ yêu cầu về chủng loại máy, do vậy, khi tiến hành xây dựng, các Xí nghiệp vẫn trực tiếp thuê thiết bị máy móc ở ngoài để đảm bảo tiến độ thi công và chất lượng công trình. Như vậy trong quá trình hạch toán CPSDMTC, có sự phân biệt rõ ràng giữa máy thi công thuê ngoài và máy thi công của công ty được giao trực tiếp cho từng Xí nghiệp 2.2.3.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ sử dụng bao gồm: Hợp đồng thuê máy, Nhật trình máy, Bảng tổng hợp thanh toán tiền thuê máy, Giấy đề nghị tạm ứng, Hóa đơn mua hàng, Bảng chấm công, Bảng phân bổ khấu hao, Bảng thanh toán lương nhân viên lái máy… Tài khoản chủ yếu sử dụng trong hạch toán CPSDMTC là TK 623 “Chi phí sử dụng máy thi công”, tài khoản này dùng để tập hợp CPSDMTC liên quan đến công trình, hạng mục công trình đang thi công, và được mở chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình đồng thời cũng được mở chi tiết theo 4 loại tài khoản cấp 2 sau: TK 6231: Chi phí nhân công TK 6232: Chi phí vật liệu TK 6234: Chi phí khấu hao máy thi công TK 6237: Chi phí dịch vụ thuê ngoài và bằng tiền khác Với công trình nhà đa năng Thái Nguyên, TK 623 được mở thành 4 tài khoản chi tiết cấp 3 2.2.3.3. Trình tự hạch toán Với máy thi công thuê ngoài, lúc thuê máy phải ký kết Hợp đồng thuê máy, trong đó ghi rõ tên, số lượng, chủng loại máy, đơn giá, thời gian thuê…Hợp đồng phải có chữ ký của cả 2 bên, bên đại diện Xí nghiệp và bên chủ máy thi công. Với máy thi công thuê ngoài thì nhân viên điều khiển máy và chi phí nhiên liệu chạy máy (xăng, dầu diezen…) đều nằm trong giá thuê máy. Hàng ngày, nhân viên điều khiển máy sẽ ghi thời gian máy vận hành vào Nhật trình máy. Đến cuối tháng, chủ máy, đại diện Xí nghiệp và lái máy cùng họp lại và xác nhận số giờ máy vận hành, cùng ký vào Nhật trình máy. Trên cơ sở số giờ máy thi công hoạt động trên Nhật trình máy và đơn giá đã có trong Hợp đồng thuê máy, kế toán Xí nghiệp lập Bảng tổng hợp chi phí thuê máy và gửi bảng này cùng chứng từ kèm theo về phòng kế toán công ty. Kế toán công ty sẽ hạch toán chi phí sử dụng máy thi công thuê ngoài vào TK 6237, lên sổ Nhật ký chung, đồng thời tính ra số tiền thuê máy phải trả và tiến hành thanh toán. Cụ thể với công trình Nhà đa năng Thái Nguyên, sau khi thuê máy thi công, ví dụ với máy trộn bê tông 400L do anh Nguyễn Văn Tập điều khiển, hàng ngày anh Tập có nhiệm vụ ghi số giờ hoạt động máy vào Nhật trình máy CTY CP KD VẬT TƯ & XÂY DỰNG XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 1 NHẬT TRÌNH MÁY Tháng 10 năm 2007 Tên máy: Máy trộn bê tông 400L Công trình: Nhà đa năng Thái Nguyên Ngày Mục đích sử dụng thiết bị Giờ máy nổ Giờ máy tắt Số giờ máy hoạt động Ký nhận của NV điều khiển 02/10 Đổ bê tông phần cấp thoát nước vệ sinh 7h30 11h30 4h 02