Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoàng Minh

yên vật liệu, CCDC tại Công ty Để đáp ứng yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC, thì tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu, CCDC phải được theo dõi chặt chẽ, chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, CCDC về số lượng, chủng loại, giá trị…. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC là việc kết hợp giữa phòng kế toán và phòng vật tư nhằm mục đích phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn kho từng loại vật tư, vì vậy hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC đóng vai trò rất quan trọng. 2.2.1. Thủ tục và các chứng từ nhập kho nguyên vật liệu, CCDC Tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoàng Minh hiện nay nguyên vật liệu, CCDC được nhập từ hai nguồn mua ngoài và tự sản xuất trong đó nguyên vật liệu, CCDC được nhập chủ yếu từ nguồn mua ngoài. Hiện nay Công ty sử dụng mẫu chứng từ, sổ sách được ban hành theo Quyết định số 15/ 2006 / QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp gồm: - Phiếu nhập kho vật tư , Phiếu xuất kho vật tư - Hoá đơn (GTGT) mua vật tư hàng hoá - Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - Và một số loại chứng từ khác Cụ thể: - Phiếu nhập kho vật tư: Do kế toán tổng hợp vật tư lập theo mẫu số 02-VT Ban hành theoQuyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. - Hoá đơn mua vật tư, hàng hoá: Do đơn vị bán vật tư lập, kế toán sử dụng hoá đơn này để vào sổ kế toán, phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn kho vật tư của Công ty. - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Mẫu số 05-VT-Ban hành theo quyết định số 15/2006/ QĐ-BTC của Bộ Tài chính do Ban kiểm nghiệm lập xác định số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách vật tư trước khi nhập kho. Biên bản lập thành 02 bản: 01 bản giao cho bộ phận cung ứng; 01 bản giao cho kế toán. - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Do Ban kiểm kê lập, xác định số lượng, chất lượng, giá trị vật tư sản phẩm, hàng hoá ở kho vào cuối niên độ kế toán. Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá mẫu số 08-VT-Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính được lập thành 02 bản: 01 bản giao cho thủ kho; 01 bản giao cho kế toán. 2.2.1.2. Trình tự, tổ chức chứng từ: - Đối với nguyên vật liệu, CCDC nhập kho: Tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoàng Minh, nguyên vật liệu, CCDC được nhập từ hai nguồn mua ngoài và tự gia công trong đó chủ yếu là từ mua ngoài nhập kho. * Đối với nguyên vật liệu, CCDC mua ngoài: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và tình hình dự trữ nguyên vật liệu, CCDC phòng vật tư sẽ tính ra số lượng chủng loại, nguyên vật liệu, CCDC cần mua và tiến hành thăm dò thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp (gồm cả nhà cung cấp mới và nhà cung cấp cũ). Sau khi tìm kiếm và đạt được những thoả thuận chung về đơn giá, số lượng, chất lượng, hình thức thanh toán….phòng vật tư sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế mua bán. - Khi mua vật tư, nhà cung cấp sẽ lập hoá đơn (GTGT) và giao cho Công ty, trong hoá đơn sẽ ghi rõ tên, địa chỉ… của nhà cung cấp cũng như số lượng, đơn giá, thuế GTGT, tổng thanh toán….của các loại nguyên vật liệu, CCDC. Nếu nhiều chủng loại nguyên vật liệu, CCDC thì kèm theo hoá đơn GTGT sẽ có “bảng kê thu mua hàng hoá”. Thông thường thì nguyên vật liệu, CCDC về nhập kho của Công ty cùng với hoá đơn GTGT của bên bán, đây là căn cứ để ghi sổ kế toán. - Phòng vật tư của Công ty sẽ lập một biên bản kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại vật tư. Sau khi kiểm nghiệm thì nguyên vật liệu, CCDC sẽ được nhập kho nếu đạt yêu cầu hoặc sẽ trả lại bên bán nếu không đạt yêu cầu về mặt quy cách, phẩm chất…. Biểu số 1 Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 8 tháng 12 năm 2006 Mẫu số: 01GKKT-3LL Ký hiệu AA/02 Số 0056753 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thực phẩm Minh Dương Địa chỉ: Minh Khai-Hoài Đức-Hà Tây Số tài khoản: Họ và tên người mua hàng: Công ty TNHH sản xuất&TM Hoàng Minh Địa chỉ: 52 Trương Định-Hai Bà Trưng-Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Trả chậm STT Tên hàng hoá Đ.V Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C (1) (2) (3)=(1)x(2) 1 Đường Glucose Kg 8000 3362 26.896.000 2 Sữa bột Kg 2500 29000 72.500.000 Cộng tiền hàng: 99.396.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 9.939.600 Tổng cộng tiền thanh toán: 109.335.600 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu ba trăm ba mươi năm nghìn sáu trăm đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 2 Biên bản kiểm nghiệm (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 8 tháng 12 năm 2006 Số: 195 Căn cứ vào hoá đơn số 004586 ngày 3 tháng 12 năm 2006 Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Văn Thành (Trưởng ban-Phó phòng KCS) Ông: Nguyễn Mạnh Hùng (Cán bộ phòng KCS)-Uỷ viên Ông: Trần Văn Đức (Cán bộ phòng kỹ thuật)-Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư dưới đây: T.T Tên nhãn hiệu Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đ.VT Số lượng theo chứng từ kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Đúng yêu cầu Không đúng yêu cầu 1 Đường Glucose Cân đo Kg 8000 8000 2 Sữa bột Cân đo Kg 2500 2500 ý kiến ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đúng về số lượng, quy cách, chủng loại như ghi trên hoá đơn của người bán Thủ kho (ghi rõ họ tên) Trưởng ban (ghi rõ họ tên) Biểu số 3 Phiếu nhập kho Ngày 8 tháng 12 năm 2006 Số: 10 Nợ: TK 152.1 Có TK: 331 - Họ tên người nhập: Công ty TNHH sản xuất&TM Hoàng Minh - Địa chỉ: 52 Trương Định-Hai Bà Trưng-Hà Nội Theo hoá đơn số 0056753 ngày 8/12/2006 Nhập tại kho: Kho nguyên vật liệu chính STT Tên hàng hoá Đ.VT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Đường Glucose Kg 8000 3362 26.896.000 2 Sữa bột Kg 2500 29000 72.500.000 Cộng tiền hàng: 99.396.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 9.939.600 Tổng cộng tiền thanh toán: 109.335.600 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu ba trăm ba mươi năm nghìn sáu trăm đồng Phụ trách cung tiêu (Ký, ghi rõ họ tên) Người giao hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Phiếu nhập kho lập thành 02 liên: Liên 1 lưu ở phòng vật tư Liên 2 giao cho thủ kho ghi thẻ kho. Sau đó chuyển lên cho kế toán ghi sổ - Khi nhập kho nguyên vật liệu, CCDC căn cứ vào hoá đơn (GTGT) và biên bản kiểm nghiệm, và phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh số lượng và giá trị của nguyên vật liệu, CCDC nhập kho. - Phiếu nhập kho sẽ là căn cứ để ghi thẻ kho, ghi sổ kế toán và thanh toán tiền hàng. Cụ thể: Cột “số lượng” được dùng làm căn cứ để ghi thẻ kho, số liệu ba cột: “số liệu”, “đơn giá”, “thành tiền” được phòng kế toán sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán và “cộng thanh toán” sẽ làm căn cứ thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp. * Đối với nguyên vật liệu, CCDC nhập kho do tự gia công: Căn cứ vào bảng tính giá thành sản phẩm hoàn thành, phòng vật tư sẽ lập phiếu nhập kho của nguyên vật liệu, CCDC mà Công ty gia công. Phiếu nhập kho trong trường hợp này được lập thành ba liên: Liên 1: Lưu ở phòng vật tư Liên 2: Do bộ phận sản xuất giữ Liên 3: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toán để hạch toán * Trình tự luân chuyển phiếu nhập kho: Việc thu mua vật tư, nguyên vật liệu, CCDC do phòng vật tư của Công ty thực hiện theo kế hoạch của Công ty và các bộ phận sử dụng. Khi hàng về cùng với hoá đơn mua hàng hoặc hợp đồng mua hàng hoặc phiếu báo giá vật tư, thủ kho cùng bộ phận kiểm tra chất lượng của phòng vật tư sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại…của nguyên vật liệu, CCDC nếu đúng theo các điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng mua hàng thì lập “biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hoá”. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng hoặc theo hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán vật tư viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập thành hai liên: 1 liên kế toán sử dụng làm chứng từ thanh toán rồi được lưu giữ, bảo quản. Thủ kho ký số lượng vật tư nhập kho vào phiếu và ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để lưu tại phòng kế toán, 1 liên lưu ở phòng vật tư. Sơ đồ 1: Trình tự nhập kho vật tư mua ngoài Phòng vật tư thực hiện mua nguyên vật liệu, CCDC Bộ phận kiểm tra lập biên bản kiểm nghiệm Kế toán vật tư viết phiếu nhập kho Thủ kho ghi số lượng nguyên vật liệu, CCDC thực tế vào phiếu nhập kho và làm thủ tục nhập kho 2.2.2. Thủ tục và các chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, CCDC Trong Công ty hiện nay nguyên vật liệu, CCDC xuất kho chủ yếu là để sản xuất sản phẩm ngoài ra có thể phục vụ nhu cầu khác nhưng không đáng kể. Lượng nguyên vật liệu, CCDC xuất kho đều do phòng vật tư quản lý. Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao và các tiêu chuẩn kỹ thuật phòng vật tư lập bảng định mức vật tư. Bảng định mức vật tư sẽ dự đoán trước một số chỉ tiêu cần thiết cho sản xuất như: số lượng sản phẩm sản xuất, số lượng vật tư cần để sản xuất tương ứng theo với định mức….từ đó Công ty sẽ có căn cứ để sản xuất sản phẩm và xác định số lượng nguyên vật liệu cần dùng. Đối với Công ty trường hợp chủ yếu để xin lĩnh vật tư là sử dụng vào sản xuất. Các trường hợp khác lượng vật tư sử dụng không đáng kể. Khi có nhu cầu bộ phận sử dụng viết giấy xin lĩnh vật tư gửi lên phòng xuất vật tư, cán bộ, nhân viên phòng vật tư căn cứ vào giấy xin lĩnh vật tư đề nghị Giám đốc duyệt trước khi xuất. Khi có sự phê duyệt của Giám đốc sẽ lập phiếu xuất vật tư. Biểu số 4 Giấy xin lĩnh vật tư Ngày 5 tháng 12 năm 2006 Số: Mục đích: Sản xuất bánh quy Bộ phận sử dụng: Phân xưởng bánh STT Tên, quy cách vật tư Đ.VT Số lượng Mục đích 1 Bột mỳ Kg 300 SXSP 2 Đường kính Kg 300 SXSP 3 Trứng gà Quả 2000 SXSP 4 Bơ Kg 70 SXSP … … … … … Cộng x x X Người xin lĩnh ( ký, ghi rõ họ tên ) Biểu số 5 Phiếu xuất kho Ngày 5 tháng 12 năm 2006 Tên người nhận: Lý do xuất: sản xuất sản phẩm bánh quy Xuất tại kho: Thu STT Tên, quy cách vật tư Đ.VT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột mỳ Kg 300 12.000 3.600.000 2 Đường kính Kg 300 7.000 2.100.000 3 Trứng gà Quả 2000 1.000 4.000.000 4 Bơ Kg 70 19.500 1.365.000 … …. …. …. … Cộng x x x x Xuất ngày 5/12/2006 Phụ trách bộ phận sử dụng (ký,họtên) Phụ trách cung tiêu( ký ,họ tên ) Người nhận ( ký ,họ tên ) Thủ kho ( ký ,họ tên ) Thủ kho xem xét phiếu xuất kho rồi cho người nhận vật tư ký vào phiếu khi đem nguyên vật liệu, CCDC ra sử dụng. Thủ khi sau khi xuất sẽ ghi vào thẻ kho chỉ tiêu số lượng theo các phiếu xuất kho sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột đơn giá và thành tiền và ghi sổ kế toán. Phiếu xuất kho lập thành ba liên: Liên 1: Lưu ở bộ phận kế toán Liên 2: Chuyển cho thủ kho xuất hàng và ghi thẻ kho Liên 3: Người nhận vật tư giữ Đối với nguyên vật liệu, CCDC xuất kho cho các nhu cầu khác ngoài sản xuất thì phiếu xuất kho sẽ được lập ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Trong những hoạt động xuất bán nguyên vật liệu, CCDC thì ngoài phiếu xuất kho phòng kinh doanh còn lập hoá đơn (GTGT) phản ánh nghiệp vụ xuất bán. Để nhập-xuất giữa các kho trong Công ty, Công ty sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và các chứng từ khác như: Biên bản kiểm nghiệm, Biên bản kiểm kê vật tư… Cuối tháng khi tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu, CCDC nhằm kiểm tra số lượng, chất lượng của nguyên vật liệu, CCDC trong kho. Kết quả kiểm kê được ghi nhận trong “Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá”. Hiện nay Công ty có hệ thống quản lý nguyên vật liệu, CCDC chặt chẽ từ khâu thu mua, quản lý và sử dụng đồng thời có sự kết hợp chặt chẽ của các bộ phận nên kết quả kiểm kê thường sát với ghi chép trên sổ sách. - Công ty có hệ thống chứng từ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố cần thiết để quản lý và công tác kế toán. Các chứng từ này đều được kiểm tra chặt chẽ về tính hợp lệ, hợp pháp trước khi làm căn cứ ghi sổ. 2.2.3. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC tại kho của Công ty - Tại kho: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập-xuất kho thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ rồi sắp xếp và ghi số lượng từng loại nguyên vật liệu, CCDC vào thẻ kho (Biểu số 06). Thẻ kho được mở nhằm theo dõi số thực nhập, thực xuất của từng loại nguyên vật liệu, CCDC ở từng kho, làm căn cứ xác định tồn kho, dự trữ và xác định trách nhiệm, vật chất của thủ kho. Mỗi loại nguyên vật liệu, CCDC được theo dõi trên một thẻ kho, mỗi chứng từ nhập-xuất nguyên vật liệu, CCDC được ghi vào một dòng trên thẻ kho theo trình tự thời gian. Cuối mỗi tháng thủ kho tiến hành tập hợp chứng từ rồi tính ra số nguyên vật liệu, CCDC tồn kho căn cứ vào số nguyên vật liệu, CCDC trên chứng từ tại kho của mình phụ trách rồi ghi vào thẻ kho, đồng thời lập báo cáo tồn kho nguyên vật liệu, CCDC (lập cho từng kho) nhằm mục đích làm căn cứ để kế toán đối chiếu, kiểm tra số liệu của mình đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC được chặt chẽ hơn. Bằng việc ghi chép và lập báo cáo tồn kho cuối tháng làm căn cứ để kế toán đối chiếu số liệu đã góp phần làm cho công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC của Công ty được chặt chẽ hơn. Biểu số 6 Thẻ kho Kho: Thu vật tư: Váng sữa Tháng 12/2006 SL tồn đầu kỳ: 150kg SL nhập: 3000kg SL xuất: 2900kg SL tồn CK: 250kg Chứng từ Diễn giải Số lượng Ngày Số Nhập Xuất 8/12 119RTHU Mua của Công ty cổ phần sữa Việt Nam 3000 25/12 21RTHU Xuất cho sản xuất sản phẩm 2900 Cộng 3000 2900 2.2.4. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC tại phòng kế toán Kế toán vật tư sẽ theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu, CCDC bằng sổ chi tiết vật tư. Hàng ngày căn cứ vào thẻ kho của thủ kho chuyển đến kế toán tiến hành sắp xếp, phân loại theo số thứ tự của phiếu xuất kho, nhập kho và ghi sổ kế toán chi tiết nhập-xuất nguyên vật liệu, CCDC. Sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC được đóng thành từng quyển cho từng loại (nhóm) nguyên vật liệu, CCDC cho phù hợp (tuỳ thuộc vào tính chất của loại nhóm nguyên vật liệu, CCDC). Vì nguyên vật liệu, CCDC được nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên việc nhập nguyên vật liệu, CCDC kế toán phải theo dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Đối với vật tư mua ngoài do mua của nhiều doanh nghiệp, nhập khẩu….nên yêu cầu phải phản ánh chi tiết cả giá mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ, các khoản thuế không được hoàn lại, tình hình thanh toán với người bán… Định kỳ kế toán phải tiến hành đối chiếu kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho, nếu thấy số lượng trên sổ chi tiết khớp với số lượng trên thẻ kho thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời vì nguyên vật liệu, CCDC xuất cho nhiều đối tượng sản xuất, quản lý khác nhau nên yêu cầu phải hạch toán thật chi tiết cụ thể số nguyên vật liệu, CCDC xuất ra cả về mặt giá trị, số lượng và chủng loại làm cơ sở để tính toán về giá thành sản xuất, chi phí liên quan (như quản lý doanh nghiệp, bảo hiểm…) và để tính ra lỗ, lãi cuối kỳ. Căn cứ vào số nhập-xuất do thủ kho chuyển đến, kế toán tính ra được số tồn kho cuối tháng và ghi số tồn kho cuối tháng vào. Sau khi tính ra được số tồn kho cuối tháng chi tiết, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu với thủ kho số lượng nhập-xuất-tồn, số liệu hai bản này phải khớp nhau về chỉ tiêu số lượng. Việc đối chiếu cho phép kiểm tra việc xuất kho nguyên vật liệu, CCDC có chính xác với số lượng trên sổ sách hay không. Từ đó xác định chính xác được chi phí nguyên vật liệu, CCDC. - Đối với chứng từ nhập kho: Kế toán mở “Sổ chi tiết nhập vật tư” theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ chi tiết nhập vật tư mở cho từng kho và từng tháng. Biểu số 7 Sổ chi tiết nhập vật tư Tháng 12 năm 2006 Kho: THU Đơn vị tính: 1000 đồng Chứng từ Tên vật tư TKĐƯ ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày 10N.THU 03/12 Đường 331 Kg 250 7.000 1.750.000 7P.THU 08/12 Váng sữa 331 Kg 3000 14.500 43.500 5P.THU 10/12 Sữa bột 331 Kg 3500 30.000 105.000 20P.THU 12/12 Bột cà phê 331 Kg 25 121 3050 - Đối với chứng từ xuất kho: Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi vào “Sổ chi tiết xuất vật tư” chỉ tiết số lượng số ngày được dùng để theo dõi tình hình xuất kho nguyên vật liệu, CCDC cho các mục đích khác nhau. Biểu số 8 Sổ chi tiết xuất vật tư Tháng 12 năm 2006 Kho: THU Vật tư Số lượng Đơn giá (1000đ) Thành tiền (1000đ) Ghi Có TK 152, Ghi Nợ các TK Mã Tên TK 621 TK 627 SL Tiền (1000đ) SL Tiền (1000đ) Đường 80 7 560 60 420 20 140 Váng sữa 2900 14,5 12.050 2175 31537,5 725 10512,5 Sữa bột 1200 30 36.000 950 28500 250 7500 Bột cà phê 8 122 976 6 732 2 244 … … … …. …. … …. …. Ngoài ra, Công ty sẽ mở thẻ kế toán chi tiết để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn của từng loại vật tư cụ thể theo cả hai phương thức số lượng và giá trị (Biểu số 9) việc mở cả ba loại sổ trên sẽ phục vụ cho việc theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu, CCDC. Theo dõi tình hình nhập kho có sổ chi tiết nhập vật tư, theo dõi tình hình xuất kho có sổ chi tiết xuất vật tư và theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn của mỗi loại vật tư có thẻ kế toán chi tiết. Biểu số 9 Thẻ kế toán chi tiết Kho: THU 12 Vật tư: Váng sữa (ĐV: kg) Tháng 12 năm 2006 Đơn vị tính: 1000đ Số lượng Thành tiền Tồn ĐK 250 3625 Nhập kho 3000 43500 Xuất kho 2900 42050 Tồn CK 350 5075 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Số Ngày SL Tiền (1000đ) SL Tiền (1000đ) THU Số Mua của Công ty CP sữa Việt Nam 331 3000 43.500 THU 10/12 Xuất để sản xuất bánh quy kem 621 2900 42050 Để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn của tất cả các loại nguyên vật liệu, CCDC kế toán vật tư mở sổ, lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn bảng này có thể theo dõi từng kho hoặc ở tất cả các kho (Biểu số 9) Ngoài ra để theo dõi chi tiết kế toán lập (Sổ chi tiết) cho từng sản phẩm, sổ chi tiết sẽ theo dõi tổng giá trị nguyên vật liệu, CCDC được dùng để sản xuất từng loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm ghi trên một dòng của sổ. Để lập sổ chi tiết vật tư, kế toán còn lập sổ chi phí vật liệu, lấy số tổng cộng của các tổ chi phí nguyên vật liệu, CCDC để ghi vào sổ chi tiết vật tư. Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoàng Minh Địa chỉ: 52 Trương Định-Hà Nội Biểu số 10 Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho Từ ngày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 Tất cả các kho Mã Tên ĐV Tồn ĐK Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Thành tiền (1000đ) SL Thành tiền (1000đ) SL Thành tiền (1000đ) SL Thành tiền (1000đ) 12CHI Axít chanh Kg 87,5 1026,9 241 6602,88 191 5245,82 87,5 1026,9 86ANH Bơ Kg 188,75 3207 1291 22119,66 1336,77 21535,9 142,98 3790,76 13ANH Chống ẩm Kg 10 456,86 17 759,05 18,21 812,33 8,79 403,57 THU36 Váng sữa Kg 250 3625 3000 43500 2900 42050 350 5075 THA18 Sữa bột béo Kg 2564,6 35439,6 2266,6 67093,3 1874,3 55296,19 2956,9 87236,71 …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. Tổng cộng x X x X x x x x x 2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, CCDC Để hạch toán nguyên vật liệu, CCDC Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này kế toán sẽ theo dõi một cách thường xuyên, liên tục tình hình hiện có và biến động của nguyên vật liệu, CCDC. Ưu điểm của phương pháp này là độ chính xác cao, cung cấp thông tin một cách kịp thời, tại bất cứ thời gian nào cũng có thể có được thông tin về vật tư và về tình hình nhập-xuất-tồn của vật tư. Tuy nhiên hạn chế của phương pháp này là sẽ tốn nhiều công sức, thời gian để ghi chép và tính toán nguyên vật liệu, CCDC nhập-xuất kho. Đối với Công ty lượng hàng hoá tồn kho, nhập-xuất kho cũng không phải là lớn nên Công ty vẫn áp dụng để vẫn đạt được về độ chính xác cao và cả về chi phí để thực hiện theo phương pháp này. 2.3.1. Tài khoản và sổ sách sử dụng: 2.3.1.1. Tài khoản sử dụng Hiện nay Công ty đang sử dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, để hạch toán nguyên vật liệu, CCDC kế toán sử dụng các TK: - TK 152-Nguyên liệu, vật liệu: TK này được dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu của Công ty theo giá thực tế. Tại Công ty, TK 152 được chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu và được chia thành: TK 152.1-Nguyên vật liệu chính TK 152.2-Nguyên vật liệu phụ TK 152.3- Nhiên liệu TK 152.4- Phụ tùng thay thế Khi hạch toán nhập-xuất nguyên vật liệu, kế toán phải ghi rõ số tiền giá trị của từng loại nguyên vật liệu đã được chi tiết hoá. - TK 153-Công cụ dụng cụ” Được dùng để phản ánh giá trị hiện có và phản ánh tình hình nhập-xuất của các loại CCDC của Công ty. Tại Công ty, có nhiều loại CCDC nên phải tuỳ theo tính chất, cách phân loại để có thể chia TK 153 thành các tiểu khoản. Hiện nay TK 153 tại Công ty được chia thành TK 1531-Công cụ dụng cụ TK 1532-Bao bì luân chuyển TK 1533- Đồ dùng cho thuê Khi sử dụng các tiểu khoản này tuỳ từng loại ,công ty sẽ có quy định chi tiết trong các TK để hạch toán . - TK 621-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK này được dùng để phản ánh các chi phí về nguyên vật liệu được dùng trực tiếp để sản xuất sản phẩm. Tại Công ty TK này được mở thành hai TK cấp 2: - TK 621.1-Chi phí nguyên vật liệu chính - TK 621.2-Chi phí nguyên vật liệu phụ Đồng thời để tính và theo dõi giá thành sản xuất của từng loại sản phẩm TK 621 được chi tiết theo từng loại sản phẩm. + Các TK liên quan khác: + TK 111- Tiền mặt, TK 112-Tiền gửi ngân hàng, TK 331-Phải trả người bán, TK 1331-Thuế GTGT được khấu trừ, TK 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, TK 627-Chi phí sản xuất chung ,641-Chi phí bán hàng, TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp… 2.3.1.2. Sổ sách sử dụng : Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chứng từ”. Các loại sổ tổng hợp được sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, CCDC gồm: Bảng kê số 4, 5, 6; Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 6, 7, 10 và Sổ cái TK 152, 153. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, CCDC căn cứ vào NKCT để ghi vào Sổ cái TK 152, 153, sau đó tiến hành đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế giữa sổ NKCT với Sổ cái các TK 152, 153. Để hạch toán đầy đủ, cụ thể Công ty sử dụng các TK 133, 111, 112, 152, 153, 621….theo quy định của Nhà nước. Sau đây em xin trình bày khái quát trình tự ghi sổ của hình thức NKCT. Sơ đồ 1 : Khái quát trình tự ghi sổ hạch toán theo hinh thức nhật ký chứng từ : Chứng từ nhập-xuất nguyên vật liệu, CCDC Sổ chi tiết công nợ Sổ chi tiết NKCT số 1, 2, 7, 10 Nhật ký chứng từ số 5 NKCT số 7 Sổ cái TK 152, TK 153 Bảng kê số 4, 5, 6 Bảng tổng hợp P/s TK 152, 153 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu a. Bảng kê: Bảng kê số 4-Dùng để phản ánh phát sinh Nợ các TK 621, 627 đối ứng phát sinh Có các TK liên quan (đối ứng phát sinh Có TK 152, 153). Kế toán nguyên vật liệu, CCDC theo dõi phát sinh Nợ TK 621, 627 đối ứng với phát sinh Có TK 152, 153. Bảng kê số 6: Dùng để phản ánh Nợ các TK 142, 242, 335…đối với kế toán nguyên vật liệu, CCDC theo dõi phát sinh Nợ TK 142 đối ứng phát sinh Có TK 152, 153. Bảng kê số 5: Dùng để tính tổng hợp phát sinh nợ các TK 241, 641, 642 kế toán nguyên vật liệu, CCDC dùng để phản ánh phát sinh Nợ đối ứng với phát sinh Có TK 152, 153. Căn cứ để ghi phát sinh Có TK 152, 153 đối ứng với các TK khác trong bảng kê là bảng tổng hợp phát sinh TK 152, 153. b. Nhật ký chứng từ: - Nhật ký chứng từ số 1: Phản ảnh phát sinh Có TK 111 và các TK liên quan. Kế toán nguyên vật liệu CCDC theo dõi phát sinh Có TK111 đối ứng với các TK 152, 153. - Nhật ký chứng từ số 2: Phản ánh phát sinh Có TK 112 với các TK liên quan. Kế toán nguyên vật liệu CCDC theo dõi phát sinh Có TK112 đối ứng với phát sinh Nợ Tk 152 , 153. - Nhật ký chứng từ số 5: theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp nguyên vật liệu, CCDC. - Nhật ký chứng từ số 7: theo dõi chi phí lãi suất kinh doanh trong đó phản ánh các nghiệp vụ ghi Có TK 152. - Nhật ký chứng từ số 10 theo dõi phát sinh Có các TK 141, 333, 338,… Căn cứ để ghi các nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc, sổ chi tiết và bảng kê. c. Sổ cái: Sổ cái TK 152, 153: Là sổ tổng hợp mở cho tất cả các tháng trong một năm, Sổ cái được ghi một lần vào cuối tháng. Phát sinh Nợ trên TK 152, 153 trên Sổ cái được theo dõi chi tiết theo từng TK đối ứng (lấy từ NKCT liên quan). Tổng số phát sinh Có TK 152, 153 được lấy từ số tổng cộng NKCT số 7. 2.3.2. Kế toán tổng hợp nhập vật tư : Trong Công ty hiện nay nguyên vật liệu, CCDC được nhập kho chủ yếu là do mua ngoài, có một phần rất nhỏ là tự gia công và thu hồi sản phẩm phụ từ các sản xuất sản phẩm ra. 2.3.2.1. Nguyên vật liệu, CCDC nhập kho từ mua ngoài: Trường hợp thanh toán ngay cho người bán: Tuỳ thuộc vào hình thức thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng (TGNH) khi thanh toán kế toán tiền kiêm thủ quỹ sẽ vào sổ chi tiết, định kỳ sẽ cộng tổng số tiền rồi vào bảng kê số 1, bảng kê số 2,đồng thời vào NKCT số 1-ghi Có TK 111 và vào NKCT số 2-ghi Có TK 112, giá trị nguyên vật liệu, CCDC mua bằng tiền mặt được ghi vào cột “ghi Có TK 111 và ghi Nợ TK 152, 153” trong NKCT số 1. Nếu thanh toán bằng TGNH thì sẽ vào NKCT số 2- “ghi Có TK 112” ghi Nợ TK 152, 153 trong NKCT số 2. Cuối tháng xác định số tổng cộng phát sinh Có TK 111, 112 đối ứng với Nợ TK 152, 153 ở NKCT số 1, NKCT số 2 để chuyển vào sổ c