Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238

m đốc: Phụ trác khâu kỹ thuật, tham mưu cho Giám đốc khâu kế hoạch, kỹ thuật và công tác nội chính của Công ty. Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm về tài chính của Công ty. Các phòng ban chức năng thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho ban Giám đốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh về từng mặt hàng, được sự chỉ đạo điều hành trực tiếp của Giám đốc. - Phòng tổ chức hành chính: Quản lý, tuyển chọn, bố trí sắp xếp CBCNV trong công ty. Cùng các phòng tính toán và đưa ra định mức lương, tổ chức cho công nhân viên học tập nâng cao tay nghề, thảo ra các văn bản... quản lý và lưu trữ các hồ sơ lý lịch, các chính sách. - Phòng tài chính kế toán: Tham mưu cho Giám đốc về mặt tài chính, theo dõi hoạt đọng sản xuất kinh doang của Công ty dưới hình thái tiền tề. Đây là công cụ quan trọng quản lý kinh tế, quản lý Công ty. Đồng thời là đàu mối tham mưu đắc lực cho lãnh đạo Công ty. Thông qua quản lý mua sắm, xuất nhập vật tư, tập hợp chi phí... để lập báo cáo kế toán kịp thời, chính xác. ĐỒng thời hướng dẫn kiểm tra và chịu trách nhiệm công tác kế toán thống kê ở từng Đội, Hạt quản lý từng công trình, bảo quản và lưu trữ các chứng từ tài liệu kế toán. - Phòng quản lý giao thông: Chuyên quản lý, giám sát thi công, xác định khối lượng, chất lượng công trình, lập các hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công công trình. Tham mưu cho Giám đốc về công tác kỹ thuật, an toàn giao thông, hành lang giao thông và điều hành hệ thống cán bộ nghiệp vụ kỹ thuật cho phù hợp với nhiệm vụ thực tế của từng thời kỳ. Cùng phòng tổ chức hành chính chăm lo công tác đào tạo đội ngũ công nhân kỹ thuật nghiệp vụ quản lý, nắm chắc các lưu lượng xe trên tuyến đường mình quản lý để phản ánh, phân tích, làm rõ nguyên nhân, tình trạng kỹ thuật của mặt đường, nền đường. Thường xuyên đề xuất các phương án kỹ thuật vè 5 mặt quản lý đường bộ. - Phòng kinh tế kế hoạch: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất cho từng tháng, quý, năm. Lập dự toán cho công trình để trình Khu QLĐB2, cùng các phòng ban quản lý giao thông nghiệm thu các công trình với đơn vị cấp trên và đối với các Hạt, Đội trực thuộc Công ty quản lý, lập các biên bản nghiệm thu, thanh toán từng công trình, cung cấp vật tư cho toàn bộ các công trình, lưu trữ các chứng từ vật tư. Tham mưu cho Giám đốc về việc lập kế hoạch sản xuất và đàu tư kinh tế như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất. - Phòng quản lý máy móc thiết bị: Có nhiệm vụ quản lý máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, mua sắm thiết bị cho Công ty để đáp ứng kịp thời cho sản xuất, lập kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải bị hư hỏng, các TSCĐ của Công ty đã trích hết khấu hao có nhiệm vụ đề xuất với Giám đốc và các phòng ban thành lập ban thanh lý TSCĐ, tham mưu cho Giám đốc về việc đầu tư mua sắm TSCĐ trong toàn Công ty khi cần thiết, lưu trữ các chứng từ liên quan đến tài sản. - Các Hạt, Đội sản xuất trong Công ty: Các hạt có nhiệm vụ duy tu bảo dưỡng đường bộ, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về công tác duy tu, bảo dưỡng các công trình do Hạt mình quản lý. Địa bàn Hạt quản lý bao gồm có 7 Hạt thuộc 3 đường quốc lộ: QL 2-3 Hạt, QL 70 - 1 Hạt. Mỗi Hạt (Đội) quản lý gồm có một Hạt trưởng, 1 Hạt phó giúp việc và 1 kỹ thuật, 1 thống kê kế toán cùng với đội ngũ công nhân lành nghề làm nhiệm vụ quản lý và sửa chữa đường bộ. Ngoài ra có Đội công trình làm niệm vụ trung đại tu các công trình lớn. Đội gồm có 1 Đội trưởng, 1 Đội phó, 1 Kế toán, 1 kỹ thuật và công nhân. Đội cơ giới: Làm nhiệm vụ thi công cơ giới, quản lý trực tiếp máy móc thiết bị của Công ty, làm nhiệm vụ dải thảm các công trình mà Công ty đấu thầu, được cấp trên giao. Đội sản xuất vật liệu: Làm nhiệm vụ sản xuất đá phục vụ các công trình sửa chữa vừa và nhỏ. Đội thu phí cầu Việt Trì: Làm nhiệm vụ thu phí các phương tiện giao thong khi qua cầu. Đội thu phí đường QL3: Làm nhiệm vụ thu phí đối với các phương tiện cơ giới giao thông. Mối quan hệ giữa các phòng ban, Đội, Hạt là mối quan hệ theo chức năng, các Phòng ban là các bộ phận tham mưu giúp việc cho Giám đốc. Các Hạt, Đội có nhiệm vụ theo sự chỉ đạo của Giám đốc trên cơ sở chấp hành đúng các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo an toàn và sự phát triển của Công ty, hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước, nâng cao đời sống đối với toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Khi triển khai công việc, các phòng ban chức năng có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ, đảm bảo giải quyết các công việc được nhanh chóng, hiệu quả. Công việc thuộc phòng nào, bộ phận nào thì phòng đó, bộ phận đó đứng ra tổ chức thực hiện, Công ty với 503 CBCNV luôn xác định nhiệm vụ chính trị cho mình, không ngừng phát triển phấn đáu vươn lên, xây dựng Công ty ngày càng vững mạnh. 3. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 3.1. Loại hính tổ chức kế toán: Công ty quản lý và sữa chữa đường bộ 238 áp dụng loạilaịo hình tổ? chức kế toán tập trung, tất cả các công việc ở phòng kế toán đều tập trung ở phòng kế toán công ty. Các Ðội, Hạt đều có kế toán nhưng chỉ có nhiệm vụ ghi chép phản ánh vào sổ theo dõi riêng, thực hiện kế hoạch toán ban đầu, thu thập chứng từ và định kỳ gữi chứng từ về phòng kế toán của công ty. Mỗi công trình có kế toán trực tiếp theo dõi riêng, thực hiện hoạch toán ban đầu,thu thập chứng từ và định kỳ gữi chứng từ về phòng kế toán của công ty. Mỗi công trình có kế toán trực tiếp theo dõi việc nhập xuất vật tư cho công trình đó căn cứ vào đè nghị được đội trưởng hoặc Giám đốc ký duyệt. Hình thức tổ chức công tác bộ máy kế toán thích hợp với Công ty quản lý và sữa chữa đường bộ 238 trong điều kiện hiện nay, với quy mô và quản lý vừa phải. Sơ đồ 7. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY QUẢN LÝ VÀ SỬA CHỮA ĐƯỜNG BỘ 238 Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng (Trưởng phòng) Kế toán thanh toán công nợ Kế toán VL-CCDC, TSCD Kế toán ngân hàng 3.2. Các chức năng nhiệm vụ của các kế toán - Kế toán kiêm trưởng phòng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ tổ chứ chỉ đạo thực hiện công tác kế toán trong công ty, tham mưu giúp cho Giám đốc về tài chính? kế toán, chịu trách nhiệm với giám đốc công tyvà cấp trên về các quyết tài chính. Ðồng thới là kiểm tra viên về kinh tế tài chính của nhà nước đặt tại công ty. Vì vậy, kế toán trửng đóng vai trò hết sức quan trọng. - Phó phòng: Làm công tác kế toán tổng hợp có nhiệm vụ lập đấy đủ các báo cáo tài chính kế toán trưởng, Giám đốc gửi về khu quảm lý đường bộ II và các cấp có thẩm quyền theo quy định. Ðồng thời có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp chi phí làm dở, phân tích giá thành các công trình đã hoàn thành. - Kế toán tiền lương-thanh toán công nợ: Có nhiệm vụ hoạch toán và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch lao động và quỹ tiền lương, tính lương, theo dõi tình hình trả lương, thanh toán các khoản chi phí phát sinh trong ngày, đôn đốc thanh toán công nợ, ghi chép các loại sổ sách nghiệp vụ về thanh toán. - Kế toán vật liệu và TSCD: Có nhiệm vụ hoạch toán và Giám đốc tình hình biến động của vật liệu, công cụ và TSCS, Cung cấp số liệu và lập báo cáo về tình hình công vụ và TSCD. Tham gia kiểm kê định kỳ hoặc bất thường và báo cáo kiểm kê. - Kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi cấp phát vốn...bằng ngân sách. Nhà nước cấp tiền gửi ngân hàng theo dõi các khoản nợ, lãi vay. Quá hạn thanh toán các khối lượng ngân hàng với các bên liên quan(A-B). 3.3. Hình thức kế toán Công ty quản lý và sữa chữa đường bộ 238 hoạch toán độc lập có sự bảo lảnh uỷ quến của cấp trên là khu QLÐB Iỉtên cơ sở các bản dự toán kế hoạch cấp trên giao làm cơ sở để cong ty vay vốn dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó việc lập các báo cáo tài chính được hoàn thành ở phòng tài chính kế toán và nộp báo cáo lên khu QLÐB II Hiện nay công ty quản lý và sữa chữa đường bộ 238 áp dụng hinhf thức kế toán NKCT với hệ thống sổ kế toán tương đối đầy đủ.Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tài phòng tài chínhcủa công ty. Mỗi hạt(Ðội) đều có một kế toán thống kê làm nhiệm vụ ghi chép ban đầu như tập hợp các bản chấm công, tính lương, chia lương...và thu thập xử lý kiểm tra sơ bộ các chứng từ gửi về phòng tài chính ké toán. Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo loại hình tập trung đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán trình tự ghi chép, xữ lý số liệu, lâp báo cao có kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: (sơ đồ 8) Sơ đồ 8. KHÁI QUÁT HÌNH THỨC KẾ TOÁN NKCT TẠI CÔNG TY NKCT Sổ cái Bảng kê Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo tài chính Chứng từ gốc Bảng phân bổ Sổ quỹ (1) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra (2) (1) (3) (4) (7) (5) (7) (6) (7) (7) Trình tự kế toán: (1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để ghi vào các nhật ký chứng từ có liên quan hoặc các bảng kê, bảng phân bổ có liên quan. (2) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết mà chưa thể phản ánh trong các bảng kê, nhật ký chứng từ thì đồng thời ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết. (3) Chứng từ liên quan đến thu, chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ, sau đó ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ có liên quan. (4) Cuối tháng căn cứ số liệu từ các bảng phân bổ để ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ có liên quan rồi từ nhật ký chứng từ ghi vào các sổ cái. (5) Căn cứ các sổ (thẻ) kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp số liệu chi tiết. (6) Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các nhật ký chứng từ với các bảng kê, giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết. (7) Căn cứ số liệu từ các NKCT, bảng kê, sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính. II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY QUẢN LÝ VÀ SỬA CHỮA ĐƯỜNG BỘ 238 1. Tình hình chung về vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 Vật liệu chủ yếu ở công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 là vật liệu xây dựng đặc trưng. Gồm rất nhiều loại công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất, thi công có giá trị từ nhỏ đến lớn, có loại có thể xem như một tài sản cố định. Công ty đã đặt yêu cầu quản lý chặt chẽ và yêu cầu hạch toán chi tiết tới từng thứ từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Do vậy việc tiến hành phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ một cách khoa học hợp lý sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý và sử dụng có hiệu quả. Đối với vật liệu được phân loại như sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm gồm: nhựa đường, đá các loại, xi măng, cát. - Nguyên vật liệu phụ: Có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế biến tạo sản phẩm làm tăng chất lượng, mỹ thuật công trình như vôi, sơn, cao su, củi... - Phế liệu là các loại vật tư loại ra trong quá trình sản xuất như vỏ phuy đựng nhựa đường. Trong quá trình theo dõi Công ty không đặt ra danh điểm vật tư và không phân loại ra từng nhóm vật liệu, ngoài ra còn có các loại vật tư như nhiên liệu, phụ tùng thay thế hoặc thiết bị phụ tùng thay thế hoặc thiết bị xây dựng cơ bản. Thường Công ty không dự trữ trong kho mà chỉ mua sử dụng trực tiếp theo yêu cầu sản xuất và thi công. Đối với công cụ dụng cụ ở Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 bao gồm các loại dụng cụ có dây chuyền sản xuất, thi công như xe cải tiến, xẻng, máy cắt cỏ, đầm rung, đầm cóc... Ngoài ra còn có các dụng cụ khác phục vụ cho các nhu cầu về điện nước, cầu dao... Công ty đã lập bảng mục lục nguyên vật liệu, CCDC (biểu số 1). Biểu số 1. BẢNG MỤC LỤC VẬT LIỆU STT Sổ thẻ kho Tên quy cách vật tư Đơn vị tính 1 2 1 2 3 4 1 2 1 1 2 152.1 - Vật liệu chính Nhựa đường Singapo Đá 4x6 Đá 2x4 Đá 1x2 ... Sơn Dầu bôi trơn Cao su Củi 152.2 – Nhiên liệu Xăng Dầu Diezel 152.4 - Phụ tùng thay thế Phụ tùng máy móc 153 – Công cụ dụng cụ Quần áo bảo hộ lao động Dụng cụ sản xuất Kg m3 m3 m3 Kg Lít Kg Kg Lít Lít Chiếc Bộ Chiếc Qua cách phân loại ở trên ta thấy rằng việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ phải có trình độ chuyên môn và trách nhiệm trong công việc. Về công tác quản lý: Do đặc điểm của Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 là đơn vị quản lý và sửa chữa đường bộ nên vật liệu mang đến chân công trình là chủ yếu, ngoài một kho chính của công ty, mỗi đơn vị thi công là một kho nữa. Bố trí người ở các đội sản xuất trực tiếp làm thủ kho, khi công trình hoàn thành bàn giao số vật tư còn lại, thường không nhiều được chuyển giao sang công trình khác hoặc nhập về kho trung tâm của Công ty, lúc đó ở kho công trình đã kiểm kê bàn giao không còn nữa. Do đặc điểm của sản xuất thi công nên hầu hết các loại vật tư đưa đến phải để ngoài trời, thủ kho trực tiếp quản lý, loại vật tư này thường được sử dụng ngay (và mua theo yêu cầu thi công). Để tiện việc theo dõi tránh thất thoát, các loại vật tư chính như nhựa đường, đá, cát... được bảo quản cẩn thận tại mỗi công trường, mỗi thủ kho đều biết quy chế trách nhiệm bảo quản kho tàng vật tư hàng hoá. Đối với Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ biến động thay đổi theo sản xuất, việc sử dụng vật tư căn cứ định mức trong xây dựng cơ bản trên tinh thần tiết kiệm, hạ giá thành nhưng sản phẩm phải đạt tiêu chuẩn chất lượng theo đúng nguyên tắc. Việc tồn kho dự trữ là những nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được giữ lại hoặc tiếp tục sử dụng, dự trữ đúng mức tạo cho doanh nghiệp không bị gián đoạn trong sản xuất. Trên thực tế công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 một doanh nghiệp nhỏ bước đầu chuyển dần trong cơ chế thị trường, việc định mức tồn kho chưa được đặt ra, vật liệu chủ yếu mua sử dụng ngay cho từng sản phẩm công trình qua 4 tháng đầu năm 2003 số liệu kiểm kê cho thấy vật liệu tồn kho trên sổ sách là rất lớn đặc biệt là những vật liệu chính, song thực tế là những chứng từ nhập, xuất chưa đầy đủ cho nên phòng kế toán chưa chấp nhận cho thanh toán công nợ của cán bộ vật tư. Chứng tỏ việc quản lý và trách nhiệm của thủ kho là rất quan trọng, nhất là đối với công trình Công ty đã đề ra quy chế và trách nhiệm cho thủ kho, khắc phục khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ. - Thường xuyên bảo quản giữ gìn vật liệu, công cụ dụng cụ trong kho và tăng cường quản lý, kiểm tra vật tư tạm thời để ngoài trời. - Thực hiện nghiêm chỉnh nội quy bảo quản kho tàng, báo cáo tình hình vật tư hư hỏng kém phẩm chất để lãnh đạo kịp thời đánh giá và xử lý. - Ngoài số vật tư hao hụt trong định mức, thủ kho có trách nhiệm bảo quản, đối chiếu số lượng vật tư, công cụ dụng cụ xuất nhập hàng tháng, nếu pháthiện sai sót, thiếu hụt thủ kho phải chịu trách nhiệm bồi thường trên cơ sở Công ty có phân tích đến nguyên nhân chủ quan và khác quan. Từng công trình việc nhập kho theo kế hoạch cung ứng được thủ trưởng đơn vị xét duyệt và theo hợp đồng vận chuyển thẳng tới công trình, thủ kho căn cứ vào phiếu đề nghị nhập, hoá đơn xuất bán để ký nhập kho, nếu khối lượng vật tư nhập nhiều, có giá trị lớn sau khi nhập kho,cung ứng vật tư đưa toàn bộ chứng từ về phòng kế toán của Công ty để hạch toán, đó là các công trình có cự ly gần trụ sở của Công ty, còn đối với các công trình xa, theo định kỳ và tuỳ theo tình hình thực tế kế toán vật tư tới tận công trình để xem xét, kiểm tra tình hình thực tế chứng từ hoặc thủ tục kho gửi một liên nhập kho về thay báo cáo. Trường hợp triển khai nhiều công trình cùng một lúc để khỏi bị động và dựa trên tình hình biến động thị trường, Công ty có kế hoạch vay vốn Ngân hàng để mua vật tư dự trữ như nhựa đường, đá các loại về nhập kho chính của Công ty. Sau đó theo yêu cầu cụ thể của từng công trình mà xuất dùng và thường thì thời gian dự trữ không dài. Vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 chủ yếu là để dùng cho sản xuất tính vào giá thành công trình, như trên đã trình bày, Công ty triển khai nhiều công trình trong cùng một lúc và mỗi công trình là một kho, thủ kho căn cứ vào đề nghị của Đội trưởng, Hạt trưởng viết hai liên phiếu xuất kho, định kỳ hàng tháng, quý gửi vào phòng kế toán để vào thẻ kho làm tổng hợp. Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 là một doang nghiệp Nhà nước chủ yếu làm các công trình giao thông do Nhà nước giao (chỉ định thầu) và những công trình trúng thầu (nhưng vẫn là công trình của Nhà nước) do vậy việc sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty phải tuân theo các định mức của Nhà nước đax quy định. HIện nay Công ty đang áp dụng mức số 56/ thông tư 1216 về bảng giá và định mức vật tư của Bộ xây dựng đã ban hành (Biểu số 2). Biểu số 2. Bảng tính giá vật liệu xây dựng Áp dụng theo thông tư 1216 STT Loại vật tư vật liệu và trang thiết bị ĐVT Giá tại hiên trường Ghi chú 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cát đen đổ nền, cự ly: < 7 Km < 10 Km < 13 Km > 13 Km Xi măng Hoàng thạch Xi măng Bỉm Sơn Xi măng trắng Hải Phòng Xi măng trắng Trung Quốc Nhữa đường Singapore Cát vàng Gạch đặc tư nhân Dầu Diezel Dầu DH. 40 m3 m3 m3 m3 Tấn Tấn Tấn Tấn Kg m3 1000v Lít Lít 17.350 18.360 20.690 25.000 760.000 750.000 735.000 695.000 3.927 60.000 320.000 4.200 10.000 Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238.Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thực tế. Khi phát sinh phiếu nhập kho kế toán căn cứ vào tình hình thực tế để lên bảng tổng hợp nhập. Tại công ty chi phí thu mua nguyên vật liệu được Công ty tập hợp vào tài khoản 627 “ Chi phí sản xuất chung” chứ không tính vào giá trị vật liệu, mà chỉ ghi vào sổ tiền nhập vật liệu, CCDC theo hoá đơn thực tế, do vậy giá của vật liệu, CCDC là giá thực tế ghi trên hoá đơn. Cũng do đặc điểm sản xuất của Công ty nên vật liệu, CCDC hầu như được chuyển thẳng tới công trình trong khi đó các chi phí được đưa vào tài khoản 627 “ Chi phí sản xuất chung” cho nên giá nhập kho cũng chính là giá thực tế xuất kho. Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 áp dụng phương pháp tính giá vật liệu, CCDC theo giá thực tế nên có độ chính xác cao về mặt số liệu, khi lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC kế toán không phải điều chỉnh cũng đúng và khớp với số liệu ở bảng thống kê số 3 từ đó làm cơ sở chính xác tập hợp chi phí và tính giá thành. Ví dụ: BIỂU SỐ 2: BẢNG ĐỊNH MỨC VẬT TƯ Mã hiệu Cong tác xây lắp Thành phần hao phí ĐVT Chiều dày mặt đường đã nèn ép 4-5 6-8 10-14 15 114,41 Tiêu chuẩn nhựa 5,5Kg/ m2 Nhựa Bitum Củi Nhân công Máy lu 8,5 tấn Kg Kg Công Ca 58,85 460 14,6 1,3 58,85 460 15,96 1,9 58,85 460 16,82 2,1 114,42 Tiêu chuẩn nhựa 6,0 Kg/ m2 Nhựa Bitum Củi Nhân công Máy lu 8,5 tấn Kg Kg Công Ca 642 510 12,68 1,13 642 510 14,2 1,3 642 510 15,96 1,9 642 510 16,28 2,1 114,43 Tiêu chuẩn nhựa 8,0 Kg/ m2 Nhựa Bitum Củi Nhân công Máy lu 8,5 tấn Kg Kg Công Ca 749 590 12,68 1,13 749 590 14,6 1,3 114,44 Tiêu chuẩn nhựa 8,5 Kg/ m2 Nhựa Bitum Củi Nhân công Máy lu 8,5 tấn Kg Kg Công Ca 858 640 14,6 1,3 BIỂU SỐ 2: BẢNG ĐỊNH MỨC VẬT TƯ ĐỊNH MỨC VẬT TƯ Km 114- 400 làm mặt đường đá dăm thâm nhập ĐVT: 100m2 Thành phần hao phí ĐVT Thấm nhập nhẹ Thấm nhập sâu Chiều dày mặt đường đã chèn ép 4 cm 5 cm 6 cm 7 cm 8 cm 9 cm 10 cm 12cm 14cm 15cm Đá dăm tiêu chuẩn m3 7,92 9,24 10,56 10,56 13,19 15,83 18,47 19,79 Đá 2x4 m3 5,27 6,59 0,28 0,36 0.43 0,5 0,53 Đá1x2 m3 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 0,29 2,37 2,44 2,52 2,55 Đá 0.5x1 m3 2,2 2,2 2,2 2,2 2,2 2,2 2,2 2,2 2,2 2,2 0 1 1 3 4 5 6 7 8 9 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03/ 03 /2003 Số 40 Đơn vị: Công ty QL Nợ...... TK 153 & SCĐB238 Có....... TK 111 Họ tên người giao hàng: Nguyễn văn Hùng Theo hoá đơn số 73 ngày 28 tháng 2 năm 2003 của Xí nghiệp cơ khí giao thông 2 Nhập tại kho: Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 STT Tên hàng Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Xe cải tiến cái 10 15 750.000 11.250.000 Cộng: 11.250.000 (Bằng chữ: Mười một triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng chẵn) Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10/ 03 /2003 Số 169 Đơn vị: Công ty QL Nợ......TK 153 & SCĐB238 Có.......TK111 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn hồng Hải Lý do xuất kho: Sửa chữa thường xuyên năm 2003 Xuất kho tại: Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 STT Tên hàng Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Xe cải tiến cái 4 4 750.000 3.000.000 Cộng: 3.000.000 (Bằng chữ: Ba triệu đồng chẵn) Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) 2. Tổ chức kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 2.1. Thủ tục nhập xuất kho và chứng từ kế toán: Mọi nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh thực sự hoàn thành đều phải được lập chứng từ làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu trên tài khoản, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán, chứng từ kế toán phải được lập kịp thời theo đúng quy định về nội dung và phương pháp lập, Bộ Tài Chính đã ban hành theo chế độ chứng từ kế toán theo QĐ 1141 TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/11/ 1995. Bao gồm hệ thống chứng từ ké toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 áp dụng phương pháp nộp thúê VAT theo phương pháp trực tiếp kế toán phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu mua ngoài bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho người bán(bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) Việc nhập, xuất kho ở Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 được thể hiện cụ thể qua các bước sau. 2.2.1. Nhập kho Khi vật liệu, công cụ dụng cụ được chuyển về kho (hoặc đến công trình) theo các hợp đồng kinh tế đã được ký kết. Khi đó cán bộ vật tư thuộc Phòng kinh tế kế hoạch (Nếu nhập về Công ty)hoặc thủ kho đơn vị (Nếu nhập thẳng về công trình) thông báo với các thành viên liên quan để làm biên bản kiểm nghiệm vật tư. Trên cơ sở các biên bản kiểm nghiệm và hoá đơn bán hàng tiến hành làm thủ tục nhập kho. Ví dụ: Trong tháng 3 năm 2003 để tiến hành rải thảm mỏng Quốc lộ 3 từ Km 15 đến Km 18 có tài liệu thực tế như sau: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: Ngày 05 tháng 03 năm 2003 - Mã số thuế: - Họ tên người mua: Công ty QL& SCĐB 238 - Địa chỉ: Sóc Sơn – Hà Nội - Địa chỉ giao hàng: Đông Anh – Hà Nội Số:010764 STT Tên, quy cách, phẩm chất hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Nhựa đường lỏng 152,1 Kg 23.000 3.927 90.321.000 Cộng thành tiền: Thuế GTGT 10 % Thuế GTGT: Tổng cộng thành tiền thanh toán: 90.321.000 9.032.100 99.353.100 Tổng số tiền (viết bằng chữ) Chín mươi chính triệu ba trăm năm ba ngànmột trăm đồng chẵn) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Sau khi có hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư Phòng Kinh tế kế hoạch làm thủ tục nhập kho(Có những vật tư không cần biên bản kiểm nghiệm vật tư vẫn có thể làm thủ tục nhạp hàng đã về kho và có hoá đơn hoặc vật tư đó về Phòng của các đơn vị) Phòng kế hoạch vật tư cấp phiếu nhập vật tư cột đơn giá không phải là đơn giá ghi trong hoá đơn bởi vì Công ty thuộc đối tượng chịu thuế VAT trực tiếp vì vậy mà đơn giá của vật liệu như sau: Đơn giá nhựa đường lỏng nhập kho = = 4319,7 ®/kg Đơn vị: Công ty QL&SCĐB 238 PHIẾU NHẬP KHO Số: 45 Ngày 5/03/2003 Nợ TK152 Có TK 621 Họ tên người giao hàng: Nguyễn văn Hùng Theo hoá đơn số 010764 ngày 05/03/2003 của Công ty ADC Hải Phòng Nhập tại kho: Cong ty 238 STT Tên hàng Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Nhựa dường lỏng 1521 Kg 23.000 23.000 4.319,7 99.353.100 Cộng: 99.353.100 (Bằng chữ:Chín chín triệu ba trăn năm ba ngànmọt trăm đồng chẵn) Người nhận hàng Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Sau khi nhập kho cung ứng vật tư viết giấy đề nghị xin thanh toán số tiền vật tư, làm cơ sở chứng từ gốc để kế toán thanh toán, kiểm tra và phòng Tài chính Kế toán trên cơ sở đó có kế hoạch thanh toán tiền thưo đúng hợp đồng đã ký kết giữa các bên. Nếu vật tư mua bằng tiền hoặc đã ứng trước để trả thì đòng thời viết giấy đề nghị thanh toán cán bộ vật tư còn phải viết “Giấy hoàn ứng” từ đó kế toán viết phiếu chi trả chuyển qua thủ quỹ làm căn cứ thu tieenf ghi sổ phát sinh hàng ngày vào sổ quỹ(Nếu mua trả tiền ngay) hoặc ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua (Nếu mua chưa trả tiền) 2.1.2. Xuất kho Khi có kế hoạch sản xuất Phòng kinh tế kế hoạch (hoặc các đơn vi thi công) phải lập được kế hoạch cung ứng vật tư cả về số lượng và chất lượng, tiến độ. Trên cơ sở đó cán bộ vật tư thuộc Phòng Kinh tế kế hoạch viết phiếu xuất kho cho các đơn vị(hoặc công trình) Tại Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 vật liệu, công cụ dụng cụ khi xuất kho đều dựa rên định mức kinh tế kỹ thuật của nhà nước đồng thời gắn chặt với định mức nội bộ nhằm đáp ứng tốt nhất và cũng tiết kiệm nhất nguyên liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất. Trên phiếu xuất kho cũng ghi rõ vật liệu, công cụ dụng cụ đó được sử dụng cho công trình nào và đơn vị sử dụng công trình là ai cho nên qua đó việc phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ cho các công trình cũng đơn giản và khá chính xác. Nếu vật liệu, công cụ dụng cụ ở các kho đơn vị(công trình) thì thủ kho căn cứ vào yêu cầu sản xuất thực tế (do chỉ huy công trường quyế