Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng

152,331 Các sổ chi tiết TK 152, 331, 627,621,133.... Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thưc sổ kế toán sổ Nhật ký chung thì kế toán sử dụng các sổ sau đây: _ Sổ nhật ký chung _Sổ cái TK 152, 331 _Sổ chi tiết TK 152, 331, 621, 627, 133... Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái thì kế toán sử dụng các sổ : _Sổ Nhật ký sổ cái _ Các sổ thẻ kế toán chi tiết. Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu: TK 331, 111, 112, 311... Tk 152 Tk 154 Tk 1331 VAT được khấu trừ Tk 642, 338 Tk 627, 641, 642 .... Tk 138, 642 1.5.1. Nhật ký chung Chứngtừ kế toán Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.5.2. Nhật ký sổ cái Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.5.3. Nhật ký chứng từ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.5.4. Chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.5.5. Hình thức kế toán máy Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÁI HƯNG 2.1. Đặc điểm tình hình chung của công ty. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng . Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng được hình thành năm 2000 theo quyết định số 1801BXD/TCCB của Bộ Xây Dựng. Công ty có đủ tư cách pháp nhân,hạch toán kinh tế độc lập với nhiệm vụ là sản xuất và kinh doanh xây dựng. Công ty có trụ sở chính tại: P201 nhà CT4-3 khu đô thị Mễ Trì Hạ - Từ Liêm - Hà Nội Điện thoại : 04.8532806 Fax : 5622735 Vốn kinh doanh của công ty ( tính đến ngày 31/12/ 2009 ) Tổng vốn kinh doanh : 33.494.279.289 VND Trong đó : - Vốn cố định : 15.252.037.963 VND - Vốn lưu động : 18.242.241.326 VND Qua gần 10 năm phát triển và trưởng thành, hoạt động với phương châm lấy sản xuất phục vụ xây dựng, vừa sản xuất vừa xây dựng, từng bước hoàn thiện ổn định, từ một đơn vị chuyên thi công công trình giao thông, thuỷ lợi nhỏ đến nay công ty đã đủ tiềm lực thi công các công trình xây dựng lớn. Bên cạnh đó, công ty không ngừng mở rộng hoạt động sản xuất các sản phẩm phục vụ cho nhu cầu xây dựng. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt,công ty gặp không ít khó khăn trong việc tìm việc làm,nhận công trình sửa chữa… Bằng những nỗ lực của bản thân và sự giúp đỡ của các ngành chức năng,của đơn vị bạn,công ty tích cực đấu thầu, luôn luôn cải tiến chất lượng sản phẩm.Không ngừng đầu tư đổi mới trang thiệt bị máy móc,đào tạo trình độ tay nghề cho đội ngũ lao động truục tiếp và trình độ quản lý cho nhân viên các văn phòng,quan tâm đén đời sống của anh em công nhân…,cố gắng xây dựng công trình đúng tiến độ,chỉ tiêu chất lượng đề ra nhằm quảng bá thương hiệu,uy tín công ty trên thị trường với các công trình có chất lượng cao . 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Nhận thầu và đấu thầu xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi Sản xuất ống cống bê tông ly tâm và mương máng thuỷ lợi. Vận chuyển cống bê tông ly tâm cung ứng cho khách hàng. Sản xuất nhựa đường phục vụ cho làm đường giao thông . Kinh doanh nhiều lĩnh vực, phát triển ổn định dựa trên nguồn vốn tự bổ sung của các thành viên trong công ty. Hoạt động kinh doanh dựa trên cơ sở tôn trọng và tuân thủ luật pháp Việt Nam, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Tích cực tham gia đóng góp cho xã hội, cho ngân sách nhà nước; giải quyết việc làm, tăng thu nhập cho người lao động; bảo vệ tài nguyên, môi trường. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất quản lý của công ty Đặc điểm sản xuất kinh doanh : Lĩnh vực kinh doanh : Do định hướng hoạt động kinh doanh là đa lĩnh vực nên từ khi thành lập công ty đến nay, công ty luôn duy trì hai lĩnh vực hoạt động song song nhau đó là xây dựng cơ bản và sản xuất, tiêu thụ sản phẩm. Lĩnh vực xây dựng cơ bản là hoạt động trọng tâm, có tính truyền thống của công ty với gần 20 năm hoạt động và tham gia xây dựng thi công. Lĩnh vực sản xuất và tiêu thụ sản phẩm là hoạt động mang tính hổ trợ, tiềm năng trong tương lai của công ty Hình thức sở hữu vốn : Hình thức sở hữu vốn của công ty : Vốn chủ sở hữu chiếm phần lớn trong nguồn vốn hoạt động của công ty, có kết hợp với vốn vay tín dụng ngân hàng và vốn vay của tư nhân. b. Sản phẩm và thị trường tiêu thụ : * Sản phẩm : Đối với lĩnh vực xây dựng : sản phẩm là các công trình xây dựng cơ bản như đường giao thông, san ủi mặt bằng , các khu dân cư, các nhà xưởng kho tàng , hệ thống đê điều chống lũ hay thủy lợi tưới tiêu … Đối với lĩnh vực sản xuất : Cống bê tông ly tâm và gối cống: gồm nhiều chủng loại ,kích cỡ khác nhau phục vụ cho các công trình làm đường giao thông hay thuỷ lợi. Nhựa nóng và nhớt trắng : hai sản phẩm này chủ yếu sản xuất để nội tiêu cho thi công làm đường và làm phụ gia cho sản xuất cống bê tông ly tâm. * Thị trường tiêu thụ : Đối với thị trường xây dựng cơ bản:công ty đang gặp phải sự cạnh tranh gay gắt từ những đối thủ hoat động cùng nghành,công ty không ngừng tham gia đấu thầu và thi công các gối thầu tư các công trình lớn,trọng điểm như:quốc lộ 5,đường cao tốc Láng Hoà Lạc… Đối với thị trường tiêu thụ sản phẩm vật liệu xây dựng : công ty có nhiều thuận lợi vì nhu cầu của thị trường về các sản phẩm này là khá cao mà lại có ít công ty trong thành phố sản xuất cung ứng. Tuy nhiên, công suất sản xuất của các phân xưởng là không cao nên công ty đang gặp khó khăn trong việc cung ứng kịp thời, ổn định cho thị trường này. Với thị trường đầy tiềm năng như vậy, hướng đi của công ty trong những năm sắp tới là mở rộng quy mô hoạt động, tăng công suất cung ứng đầy đủ cho thị trường này. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán ở công ty Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty: Đội thi công Đội thi công Đội thi công Đội thi công Ban Giám Đốc Phòng chức năng Phân xưởng Đá Granite Phân xưởng Đá Riolite Phân xưởng Cống BTLT Các công trường Ghi chú : Trực tuyến Chức năng b. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận : Ban giám đốc : Gồm một giám đốc và một phó giám đốc. Giám đốc công ty là người điều hành cao nhất, quyết định phương hướng hoạt động của công ty. Phó giám đốc – phụ trách quản lý, điều hành mọi hoạt động trong lĩnh vực xây dựng; chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về hoạt động của lĩnh vực này. Phòng chức năng : gồm hai phòng Kế toán và Kỹ thuật Phòng kế toán : Chức năng : cung cấp thông tin và lưu trữ thông qua việc ghi chép , hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính toán số liệu, xem xét hợp đồng kinh tế, tham mưu cho ban giám đốc về tình hình sử dụng sử dụng tài sản, vật tư, doanh thu ,chi phí ,công nợ của công ty; lưu trữ hồ sơ, chứng từ sổ sách theo đúng quy định của nhà nước ban hành. Nhiệm vụ : Cân đối nguồn vốn, điều tiết tài chính giữa khả năng vốn của công ty với các nhu cầu vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Tập hợp số liệu, xác định doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh tổng hợp và chi tiết. Theo dõi, báo cáo tình hình nộp Thuế và các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước, Theo dõi tình hình công nợ phải trả, phải thu đối với khách hàng, thực hiện các công tác nghiệp vụ thu trả nợ, đối chiếu công nợ. Theo dõi, quản lý tình hình luân chuyển, sử dụng và bảo quản tài sản; tình hình trích khấu hao tài sản cố định theo đúng chế độ hiện hành. Phản ánh các chỉ tiêu số liệu về tài chính và kế toán tổng hợp định kỳ lên báo cáo tài chính để báo cáo với lãnh đạo công ty, cơ quan thuế, cơ quan chủ quản. Kiểm tra việc chấp hành chế độ, chính sách về định mức lao động, tiền lương và các chế độ khen thưởng, trích lập bảo hiểm theo đúng chế độ chính sách đối với người lao động. Theo dõi, cập nhật các văn bản, pháp qui của nhà nước về kế toán tài chính để trình và tham mưu cho ban giám đốc trong việc tổ chức thực hiện đường lối kinh doanh. Phòng kỹ thuật : ( phục vụ chính cho lĩnh vực xây dựng ) Chức năng : quản lý, điều hành tiến độ thi công, chất lượng kỹ thuật của mỗi công trình; tham mưu cho ban giám đốc về phương hướng cải tiến kỷ thuật trong quá trình sản xuất. Nhiệm vụ: Khảo sát và lên kế hoạch dự kiến giá cho từng hạng mục công trình trong công tác dự thầu; Thực hiện bản vẽ kỷ thuật chi tiết, tính toán định mức xây dựng cho từng công trình thi công đã trúng thầu. Tổ chức , giám sát kỷ thuật ở từng công đoạn thi công để phát hiện ra sai sót có biện pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng công trình xây dựng. Báo cáo kết quả, thực hiện công tác tham mưu cho ban giám đốc trong công tác xây dựng; đề ra các phương án kỷ thuật nhằm giảm chi phí và thực hiện đúng tiến độ thi công công trình. Các phân xưởng sản xuất và công trường xây dựng: Phân xưởng sản xuất : đứng đầu phân xưởng là quản đốc, có nhiệm vụ quản lý , nhận nhiệm vụ kế hoạch sản xuất và theo dõi tình hình sản xuất ở phân xưởng Các công trường xây dựng: các công trường được thành lập để thực hiện việc thi công các hạng mục công trình; tuỳ theo quy mô của mỗi công trường mà số đội thi công nhiều ít khác nhau. Thời gian hoạt động công trường tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp và quy mô của công trình quyết định. Công trường là đơn vị nhận kế hoạch xây dựng của công ty, điều hành thi công theo chế độ phân cấp của công ty. Các đội thi công: là đơn vị tổ chức ổn định, mỗi đội thi công sẽ thực hiện sản xuất chuyên môn theo nhiệm vụ được giao; là đơn vị trực tiếp sử dụng lao động, máy móc, xe cơ giới, nhiên vật liệu …và tổ chức đời sống trong phạm vi đơn vị. Đội trưởng là người trực tiếp chịu trách nhiệm với ban giám đốc công ty trong việc thực hiện các nhiệm vụ của đội. + Tất cả các phân xưởng và các công trường đều là các đơn vị hạch toán báo sổ, chịu sự quản lý trựïc tiếp của công ty. a. Loại hình tổ chức công tác kế toán ở Công ty: Công ty áp dụng loại hình tổ chức kế toán tập trung đến các phân xưởng và đơn vị trực thuộc. Các phân xưởng và các công trường hạch toán báo sổ. Cuối mỗi quý tất cả các đơn vị trực thuộc về công ty tiến hành đối chiếu về việc báo cáo kế toán các đơn vị đã được duyệt cùng với báo cáo kế toán công ty tiến hành lập báo cáo chung cho toàn công ty. Kế toán công ty thực hiện đầy đủ chế độ kế toán thống kê theo pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ kế toán của nhà nước. b. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: * Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty : Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ và thanh toán Kế toán NL,VL Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Kế toán và thống kê PX đá Granite Kế toán và thống kê PX cống BTLT Kế toán và thống kê PX đá Riolite Kế toán và thống kê các công trình Ghi chú : : Quan hệ trực tuyến. : Quan hệ chức năng. * Chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán: Kế toán trưởng : Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, đồng thời chịu sự kiểm tra nghiệp vụ của cơ quan Thuế, cơ quan tài chính. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo toàn bộ các bộ phận kế toán tại văn phòng công ty và kế toán tại các đơn vị, theo dõi chặt chẽ tình hình thực tế và lập các báo cáo kế toán. Kế toán thống kê tổng hợp : Tổ chức ghi chép sổ cái, đối chiếu với các bộ phận kế toán khác; phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập xuất vật tư, thành phẩm; xác định doanh thu , chi phí và kết quả lãi lổ, các khoản thanh toán với ngân hàng, cơ quan Thuế để lập báo cáo trình lãnh đạo công ty. Giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc ban hành áp dụng trong công ty: qui định việc luân chuyển chứng từ, phân công lập báo cáo; Bảo quản và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán – thống kê, thông tin KT. Kế toán tài sản cố định, thanh toán :có trách nhiệm hạch toán tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao tài sản cố định, sửa chữa tài sản cố định và đồng thời kiêm công tác thanh toán. Kế toán nguyên vật liệu : Có nhiệm vụ theo dõi thu mua, nhập và quản lý việc sử dụng vật tư, lập thủ tục xuất vật tư, cuối quý đối chiếu số liệu sổ sách của các phân xưởng. Kế toán ngân hàng: chịu trách nhiệm hạch toán các khoản vốn bằng tiền liên quan đến các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng với các đơn vị mua bán có quan hệ với công ty, với cơ quan thuế và tài chính. Thủ quỹ : Chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt tai quỹ và ghi chép sổ sách theo các chứng từ hợp lệ trong ngày. Kế toán phân xưởng và công trường : phân xưởng và công trường là bộ phận sản xuất, bộ phận thi công xây lắp trực thuộc sự quản lý của công ty. Để tiến hành hạch toán ban đầu và hạch toán tổng hợp tại các phân xưởng và các công trường, phòng tài vụ công ty tiến hành theo dõi và ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán công trường theo dõi việc nhập, xuất, tồn vật tư, hạch toán các khoản mục chi phí. Cuối mỗi tháng kế toán phân xưởng và công trường về công ty đối chiếu sổ sách. c. Hình thức tổ chức kế toán tại Công ty : * Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Theo hình thức phân tán, áp dụng cho các phân xưởng, công trường xây dựng trực thuộc công ty . Các công trường, phân xưởng tổ chức theo dõi và hạch toán nhưng thuộc dạng báo sổ; tự giải quyết khâu ghi chép ban đầu lên các biểu mẫu, định khoản, thực hiện các bước nghiệp vụ như : Lên bảng lương. Theo dõi xuất vật tư sử dụng Tính toán và hạch toán chính xác, đầy đủ các khoản chi phí tính giá thành Thực hiện công tác kiểm kê đối chiếu hàng quý. Phòng Kế toán tại công ty trực tiếp chỉ đạo kế toán các đơn vị; tập trung thu thập và đối chiếu các chứng từ, báo sổ từ các công trường, phân xưởng sản xuất gởi về; theo dõi chặt chẻ tình hình thực tế các khoản thu, chi phát sinh và lập các báo cáo kế toán. * Hình thức sổ kế toán tại Công ty: CHỨNG TỪ GỐC SỔ QUỸ SỔ CHI TIẾT Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đang ký chứng từ ghi sổ Công ty sử dụng hình thức hạch toán kế toán”chứng từ ghi sổ”, được biểu hiện ở sơ đồ trên Ghi chú : : Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Trình tự ghi sổ : Hằng ngày có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra lập ra chứng từ ghi sổ. Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, thường xuyên thì chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra xong được ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc mỗi tháng. Căn cứ ghi vào bảng tổng hợp chứng từ lập chứng từ ghi sổ. Sau khi đã lập xong chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển về cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ các chứng từ gốc kèm theo, để bộ phận này ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó( định kỳ ) ghi vào sổ cái. Cuối tháng căn cứ trên các tài khoản ở sổ cái kế toán, lập bảng cân đối phát sinh vào các tài khoản; trên cơ sở đó cuối quý lập báo cáo kế toán như : bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với các tài khoản có mở sổ chi tiết, kế toán tổng hợp chuyển đến bộ phận kế toán chi tiết. Cuối mỗi tháng lập bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với sổ cái thông qua bảng cân đối phát sinh, tiếp đến làm căn cứ để lập báo cáo kế toán. 2.2. Tình hình thực tế kế toán vật liệu ở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng . 2.2.1. Đặc điểm và phân loại vật liệu. 2.2.1.1. Đặc điểm của vật liệu: Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng là một công ty xây lắp nên vật liệu sử dụng ở công ty cũng có những đặc thù riêng. Khi thực hiện thi công bất cứ một công trình nào dù là công trình lớn hay công trình nhỏ thì đều phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu với những chủng loại khác nhau quy cách phong phú đa dạng. Những nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình thi công của công ty phong phú và đa dạng ở chỗ nó là sản phẩm của nhiều nghành khác nhau. Chẳng hạn những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như: xi măng sắt, thép….có vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp như gỗ làm xà gồ, tre, nứa…..có những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác như: cát, đá, sỏi….Những loại vật liệu này có thể đã qua chế biến hoặc chưa qua chế biến là tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc. Khối lượng sử dụng cũng khác nhau.Có loại phải sử dụng với khối lượng lớn với nhiều quy cách khác nhau. Ví dụ chỉ tính riêng một loại vật liệu như xi măng gồm rất nhiều chủng loại như: xi măng Bỉm Sơn, hoàng Thạch, xi măng Chinpon….cho đến các loại sắt thép, gạch, đá…….Các loại vật liệu sử dụng với khối lượng ít hơn: tre nứa, gỗ…. Để hình thành nên một thực thể công trình thì cần sử dụng rất nhiều loại vật liệu. Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí xây dựng công trình. Ta có thể nhận thấy điều này thông qua số liệu về yếu tố chi phí của công ty trong năm 2009. STT Yếu tố chi phí Số tiền 1 Chi phí nguyên vật liệu 61.831.327.802 2 Chi phí nhân công 8.233.738.448 3 Chi phí khấu hao TSCĐ 5.419.000.973 4 Chi phí dịch vụ mua ngoài 17.637.078.698 5 Chi phí bằng tiền khác 20.864.646.749 Tổng cộng 113.967.796.670 ( Trích số liệu trong thuyết minh báo cáo tài chính Công ty năm 2009) 2.2.1.2 Phân loại vật liệu: Để tiến hành thi công công trình hạng mục công trình, Công ty cần phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệuvà các chủng loại cũng rất phong phú đa dạng. Muốn quản lý chặt chẽ, sử dụng vật liệu có hiệu qủa thì cần tiến hành phân loại vật liệu. Công ty mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh từng loại vật liệu cho mỗi loại vật tư một mã số riêng. Và do đó tất cả vật tư sử dụng đều được hạch toán vào tài khoản 152. Ta có thể nhận thấy điều này trên bảng danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu: Mã vật liệu Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính Cấp I Cấp II Cấp III 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 ……. 13 13 18 18 20 20 20 20 29 29 32 32 01 02 01 02 04 05 06 07 01 02 01 02 Cót ép Mặt gỗ xoan Cát vàng Cát vàng (loạI 1) Đá 1x2 Đá 0,5x1 Đá mạt loạI 1 Bột đá Xi măng Sông Đà PC 30 Xi măng hoàng thạch Thép phi6 Thép phi 8 Tấm Tấm m3 m3 m3 m3 m3 Kg Tấn Tấn Kg Kg Như vậy nguyên vật liệu theo cách phân loại của công ty được hiểu là: - Nguyên vật liệu không được chia thành vật liệu chính vật liệu phụ mà gọi chung là vật liệu chính.Đây là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngói, vôi, gỗ….trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm. Ví dụ: Xi măng: xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn Xi măng Sông Đà PC 30 - Nhiên liệu: Ở công ty nhiên liệu chủ yếu là các loại xăng dầu cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc xe cộ ….ở đây chủ yếu là các loại xăng dầu: - Dầu Therima - Dầu FO Dầu cũng được phân thành nhóm: Dầu Dầu nhờn: Dầu Omala Dầu thải Dầu phanh…… - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loạI máy móc và phụ tùng thay thế của các loạI xe ô tô như: mũi khoan, săm lốp ôtô, - Phế liệu thu hồi:Phế liệu của công ty gồm các đoạn thừ của thép, vỏ bao xi măng…… Nhưng công ty không thực hiệnviệc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi. Hiên nay Công ty có các kho có thể chứa chủng loại vật tư giống nhau hoặc khác nhau. Riêng các loại vật liệu như vôi cát, sỏi…thông thường được đưa thẳng tới chân công trình. 2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá vật liệu là viêc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.Thông thường, kế toán nhập xuất vật liệu phản ánh theo giá thực tế. Việc tính giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức kế toán vật liệu. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu. Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được đánh giá thực tế, song công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. Giá vật liệu nhập kho gồm giá theo giá hoá đơn, khi xuất kho vật liệu kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo đơn giá thực tế đích danh. Thực tế việc đánh giá vật liệu ở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng như sau: *Giá thực tế vật liệu nhập kho. Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là vật liệu mua ngoài. Công ty có đội xe riêng nên khi mua vật tư với số lượng lớn thì chi phí vận chuyển do bên bán chịu và chi phí này được tính vào giá mua vật tư. Như vậy trị giá vật liệu nhập kho là giá thực tế ghi trên hoá đơn ( bao gồm cả chi phí vận chuyển) (Xem hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho phần thủ tục nhập kho). *Giá thực tế vật liệu xuất kho. Khi xuất kho vật liệu cho các đội xây lắp phục vụ thi công công trình thì sử dụng giá xuất kho bằng giá thực tế đích danh ( bao gồm giá hoá đơn + các chi phí khác có liên quan đến lô hàng mua như chi phí bốc xếp, tìm kiếm nguồn hàng.........). Vật liệu xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho lô hàng đó để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho. Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 167 ngày 31/12/2009. Xuất cho đồng chí Nguyễn Văn Nam 230,3 m đá 1x2 với đơn giá là 90.419,3đ/1m3 Như vậy giá thực tế là 220,3 x 90.419.3 = 20.823.566 2.2.3. Tổ chức thu mua vât liệu. Tất cả các vật liệu Công ty đều được mua từ các nguồn vốn trong nước. Vốn Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng gồm: Vốn ngân sách Nhà nước, vốn tự có của Công ty, vốn vay ngân hàng. Việc mua vật liệu thường thuận tiện dễ dàng. Thường Công ty mua vật liệu tại gần chân công trình, hoặc địa phương nơi Công ty thi công công trình, hạng mục công trình. Gía cả thường là giá chung, đôi khi có thay đổi do phải tăng chi phí vận chuyển bốc rỡ do vật liệu mua ở xa nơi thi công. Ngoài việc thu mua vật liệu thì khâu bảo quản cũng rất quan trọng. Công ty đã sử dụng hệ thống kho tàng bến bãi, các khu bảo quản vật liệu với các điều kiện phù hợp cho từng loại vật liệu. Những loại vật liệu bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép, được thủ kho ghi chép và phản ánh đầy đủ, được sắp xếp gọn gàng, đúng chủng loại, không bị lộn xộn, dễ dàng kiểm kê và bảo đảm trong khâu vân chuyển được thuận lợi. Với vật liệu bảo quản ngoài trời, Công ty sử dụng phông bạt che đậy và được công coi bảo quản, cũng như bảo vệ rất cận thận. Để thuận tiện cho thi công công trình, hạng mục công trình, Công ty thường xuất thẳng vật liệu đến chân công trình, để trách mất mát hao hụt và giảm được phí vận chuyển bốc dỡ... Trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu, nếu xảy ra trường hợp mất mát, thiếu hụt tuỳ từng trường hợp cụ thể Công ty có cách xử lý riêng. + Nếu như hao hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp + Nếu như hao hụt ngoài định mức do ai gây ra, thì người đó phải chịu bồi thường. + Trường hợp chưa rõ nguyên thì phải chờ xử lý. 2.3. Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng . Cùng với việc sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Công ty cũng có một số vận dụng ở mẫu sổ để phù hợp với tình thế và phát huy tốt các chức năng của kế toán. 2.3.1. Thủ tục nhập kho. 2.3.1.1. Trường hợp nhập vật tư từ nguồn mua ngoài: Theo chế độ kế toám quy định tất cả các loại vật tư khi về đến công ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật tư được chuyển đến công ty(thông thường việc vận chuyển là do đội vận tải của công ty đảm nhiệm) người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) mang hoá đơn của bên bán vật tư(trong hoá đơn đã ghi các chỉ tiêu chủng loại, quy cách vật tư, khối lượng vật tư, định giá vật tư, thành tiền , hình thức thanh toán.....)lên phòng vật tư. Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán một số trường hợp có cả biên bản nghiệm thu về số lượng và chất lượng của hội đồng nghiệm thu. Sau đó phòng vật tư xem xét, kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lượng đảm bảo, đủ số lượng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho: + Một liên do phòng vật tư giữ. + Một liên giao cho người đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đó giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho. + Một liên ghim vào hoá đơn chuyển sang kế toán nhập vật liệu để thanh toán. Như trên đã đề cập, khi nhập vật liệu thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đã kiểm tra về mặt số lượng, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và giữ thẻ. Toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo