Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần may Thăng Long

lượng NVL tồn ĐK và nhập trong kỳ = Ví dụ: Đối với loại vải bò 8oz mà công ty hiện có, đầu tháng 3 còn tồn 2.180 m trị giá 42.074.000 đ. Trong tháng công ty đã mua thêm 8.704 m với đơn giá 19.545 đ/m. Do đó, đơn giá bình quân của vải bò 8oz (tháng 3) là: (42.074.000 + 8.704 x 19.545) / (2.180 + 8.704) = 212.193.680/ 10.884 = 19.496 (đ/m) Trong tháng 3 công ty đã xuất 9.152 m vải loại này cho sản xuất. Như vậy, giá thực tế vải bò 8 oz xuất kho là: 9.152 x 19.496 = 178.427.392 (đ). Giá thực tế vải bò 8 oz tồn kho cuối tháng 3 là: 212.193.680 – 178.427.392 = 33.766.288 (đ). Theo phương pháp này, hàng ngày khi NVL được xuất kho kế toán chỉ phản ánh về mặt số lượng, đến cuối kỳ khi tính ra đơn giá bình quân thì mới tính ra giá trị NVL xuất dùng. IV. Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long. Như đã phân tích, NVL của công ty tương đối lớn, biến động liên tục do nhu cầu của sản xuất, do đó đòi hỏi phải có sự theo dõi chặt chẽ, đó cũng là yêu cầu đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán NVL. Công ty cổ phần may Thăng Long hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. 1. Chứng từ sử dụng. Trong quá trình hạch toán NVL, kế toán công ty sử dụng các loại chứng từ: Phương án giá. Bảng nhu cầu nguyên liệu. Giấy đề nghị thanh toán. Hoá đơn GTGT. Hợp đồng mua bán – sản xuất kinh doanh. Phiếu nhập kho. Phiếu nhập vật tư. Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Thẻ kho. Biểu mẫu kiểm tra NVL (vải, khoá…). 2. Quy trình luân chuyển các chứng từ. 2.1. Quá trình nhập kho NVL. * Đối với NVL mua ngoài: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL do phòng kế hoạch đưa ra, phòng thiết kế và phát triển tính toán ra nhu cầu về NVL để phòng thị trường tìm ra phương án giá và đề nghị tổng giám đốc duyệt thông qua. Sau khi được thông qua, bộ phận chuẩn bị sản xuất tiến hành việc mua NVL, NVL sau khi được tiếp nhận về công ty ( có hóa đơn GTGT) được đưa về bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng và lập biên bản kiểm nhận. Sau đó, NVL được đưa về kho làm thủ tục nhập kho: thủ kho viết phiếu nhập (ghi đầy đủ số lượng, đơn giá…) và vào thẻ kho; rồi chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Những chứng từ đó sau quá trình luân chuyển được lưu tại phòng kế toán. Ví dụ: Biểu 1 Hóa đơn (gtgt) Liên 2 ( Giao khách hàng) Ngày 04 tháng 03 năm 2009 Mẫu số: 01GTKT – 3LL CV/ 01 – B EC 079633 Đơn vị bán hàng: Công ty dệt may Hà Nội. Địa chỉ: Số 1 – Mai Động – Hà Nội. Tài khoản: Điện thoại: MST: 0 1 0 0 1 0 0 8 2 6 Họ tên người mua hàng: Anh Thân – Xe 29M- 0843 + 29N- 4524 Đơn vị: Công ty may Thăng Long. Địa chỉ: 250 – Minh Khai. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: HĐ MS: 0 1 0 0 1 0 1 1 0 7 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1. Vải bò Hanosimex (63 cuộn L1) M 7704,1 19545 đ Cộng tiền hàng 150.576.635 đ Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 15.057.663 đ Tổng cộng tiền thanh toán 165.634.298 đ Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu lăm triệu, sáu trăm ba tư ngàn, hai trăm chín tám đồng. Người mua hàng ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) Biểu 2. Công ty may Thăng Long Phòng thị trường Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Giấy đề nghị Kính gửi: Tổng giám đốc. Phòng kế toán tài vụ. Phòng thị trường kính đề nghị Tổng giám đốc duyệt chi những khoản dưới đây: Nội dung các chi phí Thành tiền Kính đề nghị đồng chí Tổng giám đốc duyệt thanh toán chuyển tiền mua vải bò Hanosimex, sản xuất hàng xuất khẩu OTTO. Hợp đồng số: 01/ TL- DMHN / 2009 Phiếu nhập kho số: 4/3 Hoá đơn số: 079633 Đề nghị chuyển vào TK số: 710A – 00022 Ngân hàng công thương II – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội Người hưởng lợi: Công ty dệt may Hà Nội 165.634.298 đ Tổng cộng 165.634.298 đ Bằng chữ ( Một trăm sáu mươi lăm triệu, sáu trăm ba tư ngàn, hai trăm chín tám đồng). Hà Nội, ngày 09 tháng 3 năm 2009 Tổng giám đốc ( Ký, họ tên) Phòng kế toán ( Ký, họ tên) Phòng thị trường ( Ký, họ tên) Người đề nghị ( Ký, họ tên) Trên cơ sở hóa đơn bán hàng lập phiếu nhập kho, phiếu này phải phản ánh cả số lượng và giá trị NVL nhập kho. Biểu 3. Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Phiếu nhập kho Số : 4/3 Ngày 04 tháng 3 năm 2009 Họ tên người giao hàng: Công ty dệt may Hà Nội Theo … số… ngày … tháng… năm 2009 của : Công ty mua Nhập tại kho : Nguyên liệu Nợ:…………… Có:…………… Số TT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Vải bò 8 oz xanh K403 m 7.704 7.704 19.545 150.574.680 Cộng 7.704 7.704 150.574.680 Nhập, ngày 8 tháng 3 năm 2009. Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) * Đối với nguyên vật liệu nhập gia công: Căn cứ vào hợp đồng sản xuất kinh doanh và biên bản kiểm nghiệm NVL, NVL sau khi đưa đến kho thủ thư và người giao hàng cùng ký vào phiếu nhập vật tư. Phiếu nhập kho hay phiếu nhập vật tư được nhập thành 3 liên (do phòng kế hoạch (NVL mua ngoài) hoặc phòng thị trường lập (NVL nhận gia công) chuyển xuống cho thủ kho) và ghi rõ ngày nhập, tên, quy cách số lượng NVL nhập kho vào cả 3 liên. Sau đó, thủ kho gửi một liên về phòng kế hoạch (phòng thị trường), một liên giữ lại để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán NVL, liên ba (kèm theo chứng từ gốc là hoá đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán làm căn cứ thanh toán tiền cho người bán hoặc với khách hàng đặt gia công. Phiếu nhập vật tư dùng để phản ánh số lượng NVL nhận gia công nhập kho, phiếu này khác với phiếu nhập kho ở chỗ- phiếu nhập kho phản ánh cả giá trị NVL mà công ty mua ngoài nhập kho. Biểu 4. Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ số 1141 – TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính. Phiếu nhập vật tư số 9/3 Ngày 17 tháng 3 năm 2009. Đơn vị bán: nhập của khách hàng Wanshin Chứng từ số: Nhập tại kho: Nguyên liệu. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đ.v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4=2x3 1. 2. 3. 4. 5. 6. Vải Tricot 3 màu Vải Tricot 2 màu Vải nỉ 2 màu Vải lưới 2 màu Nỉ 2 loại Vải lót 1màu K033645 K013430 K013430/K033645 m 11.565 3.132 1.350,8 580 8.848 9.461 11.565 3.132 1.350,8 580 8.848 9.461 Cộng Nhập, ngày 19 tháng 3 năm 2009 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trường hợp kiểm nhận thừa, thiếu, không đúng phẩm chất, qui cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo cho phòng kế hoạch hoặc phòng thị trường, đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ làm căn cứ ghi sổ. 2.2. Quy trình xuất kho NVL. Căn cứ vào các đơn hàng, phòng kế hoạch và phòng thị trường ra định mức cho từng đơn hàng, trên cơ sở đó phòng thiết kế và phát triển lập nhu cầu NVL cho mỗi đơn hàng cho các xí nghiệp. Dựa vào đó các xí nghiệp lên kế hoạch sản xuất, đề nghị xuất vật tư. Khi được duyệt ( tổng giám đốc duyệt và ký), phòng kế hoạch lập chứng từ xuất NVL (phiếu xuất kho). Phiếu này được lập thành 3 liên: một liên lưu cuống phiếu, một liên lưu để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng và một liên (sau khi được tổng giám đốc và phòng kế hoạch ký duyệt) được chuyển xuống cho thủ kho để tiến hành xuất kho. Sau khi xuất kho thủ kho ghi vào phiếu xuất kho số lượng NVL xuất, cột đơn giá và thành tiền đương nhiên không ghi, đồng thời cùng với người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất. Phiếu xuất kho này dùng để xuất NVL cho các xí nghiệp tại Hà Nội, còn đối với các xí nghiệp ở xa như: xí nghiệp liên doanh (Bái Tử Long – Quảng Ninh), xí nghiệp Nam Hải… để phản ánh việc xuất NVL cho các xí nghiệp này, thủ kho phải sử dụng “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” (cũng do phòng kế hoạch lập). Phiếu này về cơ bản có nội dung và cách thức ghi như “ Phiếu xuất kho”. Biểu 5. Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ số 1141- QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Phiếu xuất kho Số 3/3/09 Ngày 15 tháng 3 năm 2009 Họ tên người nhận hàng: Tâm Địa chỉ : XN4 Lý do xuất kho: Sản xuất Xuất tại kho : nguyên liệu Nợ:……………….. Có:……………….. STT Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số Đ.v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Vải bò 8 oz xanh K403 m 3.402 3.402 Cộng Xuất, ngày 15 tháng 3 năm 2009 Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Biểu 6. Mẫu số 03 – VT – 3LL Ban hàng theo QĐ số 1141- TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Số: 7/3 Ngày 18 tháng 3 năm 2009 Căn cứ lệnh điều động số 178 ngày 27 tháng 2 năm 2009 của Tổng giám đốc công ty về việc: chuyển NVL cho xí nghiệp may Nam Hải. Họ tên người vận chuyển: Phạm Văn Hưng. Phương tiện vận chuyển: ôtô. Xuất tại kho: Nguyên liệu. Nhập tại kho: Nam Hải. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đ.v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Vải bò 4 oz SBOS 04 m 23.925 23.925 Cộng 23.925 23.925 Xuất ngày 18 tháng 3 năm 2009 Nhập ngày 18 tháng 3 năm 2009 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho nhập (Ký, họ tên) Thủ kho xuất (Ký, họ tên) 3. Tổ chức hạch toán chi tiết NVL tại Công ty may Thăng Long. Công ty may Thăng Long hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Cụ thể: Sơ đồ 19. Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ chi tiết NVL Thẻ kho Bảng tổng hợp N-X-T NVL Kế toán tổng hợp Báo cáo N-X-T NVL Quy trình hạch toán chi tiêt NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long. ở kho: Hàng ngày, sau khi nhận được chứng từ nhập – xuất NVL, thủ kho thực hiện việc nhập, xuất NVL về số lượng. Sau đó, thủ kho tiến hành vào thẻ kho theo từng cột nhập và xuất về mặt lượng (ghi theo số thực nhập và thực xuất) và tính ngay ra số tồn cho từng thứ NVL hàng ngày, số tồn được ghi trên cột tồn của thẻ kho (thẻ kho được kế toán lập từ đầu tháng và chuyển xuống cho thủ kho và dùng để ghi chép sự biến động nhập – xuất – tồn của từng loại NVL về số lượng). Định kỳ (3 – 5 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ (phiếu nhập, phiếu xuất) và thẻ kho cho kế toán để đối chiếu và ghi sổ, đồng thời thủ kho phải thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn trên mỗi thẻ kho cho từng loại NVL và tổng lượng NVL nhập – xuất. Sau đó, căn cứ vào thẻ kho để lập báo cáo N – X – T NVL, báo cáo này được gửi lên phòng kế toán và là căn cứ để kế toán đối chiếu số liệu với số liệu của mình. Biểu 7. Mẫu số 06 – VT Ban hành theo QĐ số 1141-QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/03/2009 Tờ số:…….. Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải bò 8 oz xanh. Đơn vị tính: mét(m). Mã hàng: K403. Stt Chứng từ Trích yếu Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận của KT SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn đầu tháng 2.180 1 4/3 04/3/09 Nhập kho 08/3/09 7.704 9.884 2 3/3 15/3/09 Xuất kho 15/3/09 3.402 6.482 3 5/3 19/3/09 Xuất kho 19/3/09 2.750 3.732 4 21/3 21/3/09 Nhập kho 21/3/09 1.000 4.732 5 7/3 23/3/09 Xuất kho 23/3/09 3.000 1.732 Cộng 8.704 9.152 1.732 Biểu 8. Kho nguyên liệu Báo cáo nhập – xuất – tồn kho nguyên liệu (Từ ngày 01/03/2009 đến 31/03/2009) Stt Tên,nhãn hiệu, quy cách vật tư Đvt Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Nhập SX Nhập khác Tổng nhập Xuất SX Xuất khác Tổng xuất 1 Hàng công ty mua Vải bò 8 oz xanh m 2.180 8.704 8.704 9.152 9.152 1.732 Vải bò 1 oz xanh m 3.000 10.230 10.230 11.000 11.000 2.230 Bông AC xử lý một mặt g 750 2.908 1.094 4.002 3.920 3.920 832 … 2 Gia công Ngô Quyền: Vải sơmi 6 màu m 855 5.905,2 5.905,2 10.221,3 10.221,3 3.461,1 Dựng 1020 yd 0 754 754 754 754 0 Mex mỏng (trắng) m 0 100 100 100 100 0 … 3 Wanshin: Vải Tricot 2 màu m 1.150 3.132 3.132 3.695 3.695 587 Bông 2 oz (cứng) g 500 9.945 9.945 9.829,6 9.829,6 615,4 Bông 4 oz (60”) g 910 24.880 24.880 19.750 19.750 6.040 … Phụ trách đơn vị Người lập biểu Thủ kho Ngày 31 tháng 3 năm 2009 (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 9. Công ty may Thăng Long Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tháng 3 năm 2009 Tên, quy cách vật liệu: Vải bò 8 oz xanh Mã hàng: K403 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL (m) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) SL (m) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) SL (m) Thành tiền (đ) Tồn đầu tháng 2.180 42.074.000 4/3 4/3 Nhập kho (mua ngoài) 7.704 19.545 150.574.680 9.884 192.648.680 15/3 3/3 Xuất cho XN4 3.402 6.482 19/3 5/3 Xuất cho XN4 2.750 3.732 21/3 21/3 Mua ngoài 1.000 19.545 19.545.000 4.732 23/3 7/3 Xuất cho XN4 3.000 1.732 Cộng 8.704 170.119.680 9.152 19.496 178.427.392 1.732 Tồn cuối tháng 1.732 33.766.288 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2009 ở phòng kế toán. Sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán vào sổ chi tiết theo từng cột nhập và xuất. Sổ này được mở cho từng loại NVL tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Đối với NVL nhận gia công chế biến: kế toán ghi sổ chi tiết theo số lượng (nhập – xuất – tồn). Đối với NVL mua ngoài: Khi nhập kho: ghi sổ chi tiết theo số lượng và giá trị. Khi xuất kho: do cuối tháng mới tính đơn giá NVL xuất dùng để tính ra giá trị nên hàng ngày kế toán chỉ ghi sổ theo số lượng xuất và tồn. Cuối tháng sau khi tính ra đơn giá xuất thì xác định giá trị NVL xuất kho và tồn kho; đồng thời lập kế hoạch đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với thẻ kho của thủ kho, đối chiếu với kế toán tổng hợp và lập báo cáo NVL tồn kho (Biểu 10). Biểu 10. Báo cáo nguyên liệu tồn kho (Từ ngày 01/3/09 đến 31/3/09) Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đvt Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL TT(đ) SL CôNG TY(đ) SL TT(đ) SL TT(đ) 1 Hàng công ty mua Vải bò 8 oz xanh m 2.180 42.074.000 8.704 170.119.680 9.152 178.427.392 1.732 33.766.288 Vải bò 1 oz xanh m 3.000 66.960.000 10.230 229.919.250 11.000 246.840.000 2.230 50.039.250 Bông AC xử lý một mặt g 750 3.607.500 4.002 22.281.870 3.920 21.356.160 832 4.533.210 … … … … … … … … … Conga 231.076.775 1.255.852.034 1.282.091.738 204.837.071 2 Gia công Ngô Quyền: Vải sơmi 6 màu m 855 5.905,2 10.221,3 3.461,1 Dựng 1020 yd 0 754 754 0 Mex mỏng (trắng) m 0 100 100 0 … … … … … 3 Wanshin: Vải Tricot 2 màu m 1.150 3.132 3.695 587 Bông 2 oz (cứng) g 500 9.945 9.829,6 615,4 Bông 4 oz (60”) g 910 24.880 19.750 6.040 … … … … … Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2009 V. Hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long. 1. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán NVL, công ty đã sử dụng tài khoản 152 – “Nguyên vật liệu” để ghi sổ đúng như chế độ. Song, vì NVL của công ty có nhiều chủng loại, lại phát sinh thường xuyên, do đó đòi hỏi phải có hệ thống tài khoản chi tiết phù hợp, đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo hiệu quả công tác kế toán và hệ thống tài khoản chi tiết về NVL đã được thiết kế dựa trên vai trò của NVL đối với sản xuất như sau: TK 152 – “Nguyên vật liệu”. SHTK Tên SHTK Tên 1521 Nguyên liệu chính 1523 Xăng dầu 15211 Nguyên liệu chính (Hàng may) 1524 Phụ tùng 15212 Nguyên liệu chính ( Hàng nhựa) 1525 Văn phòng phẩm 1522 Vật liệu phụ 1526 Bao bì 15221 Vật liệu phụ ( Hàng may) 1527 Phế liệu 15222 Vật liệu phụ ( Hàng nhựa) 1528 Hoá chất Ngoài ra, để kế toán NVL kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan như: TK 133: VAT đầu vào. TK 111: tiền mặt. TK 112: tiền gửi. TK 141: tạm ứng. TK 154: chi phí sản xuất kinh doanh (sxkd) dở dang. TK 1541: chi phí sxkd (công ty). TK 1542: chi phí sxkd (trung tâm và cửa hàng). TK 621: chi phí NVL trực tiếp. TK 627: chi phí sản xuất chung. Công ty không sử dụng TK 151 và TK 113 (hàng mua đi đường và tiền đang chuyển). 2. Sơ đồ hạch toán. Như đã trình bày: NVL được công ty theo dõi về số lượng và giá trị nếu mua ngoài, còn NVL nhận gia công kế toán công ty chỉ phản ánh về mặt số lượng nhập – xuất. Với hàng mua, giá trị NVL nhập xuất được phản ánh là giá đơn vị bình quân cả kỳ nhân với số lượng NVL xuất ra, do đó kế toán chỉ phản ánh những bút toán liên quan đến biến động NVL mua ngoài theo những định khoản trong sơ đồ sau: Sơ đồ 20 TK 111, 112 TK 152 TK 621 TK 331 TK 141 TK 627 Mua NVL trả tiền ngay Mua NVL chưa thanh toán Mua NVL bằng tiền tạm ứng Xuất NVL cho sản xuất Xuất NVL phục vụ sản xuất chung (1) (1): Thanh toán tiền mua NVL cho nhà cung cấp bằng tiền tạm ứng. Trường hợp NVL được cấp phát, biếu tặng (nếu có) hoặc dùng các quỹ, tiền vay… để mua, việc hạch toán tương tự như chế độ đã quy định. Trường hợp phế liệu thu hồi nhập kho hoặc xuất dùng không hết thì căn cứ vào số lượng nhập và giá thực tế (mua vào) để phản ánh, loại NVL này được theo dõi ở phần nhập khác trên báo cáo N – X – T kho nguyên liệu do thủ kho lập. Riêng đối với NVL mà khách hàng mang đến gia công như đã trình bày: kế toán công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng, nhưng đồng thời phải theo dõi chi phí vận chuyển nếu công ty đồng ý vận chuyển hộ khách hàng về kho công ty. Khoản chi này được thể hiện trên cột “vận chuyển” trên bảng kê xuất vật liệu. 3. Sổ sách sử dụng. Để phản ánh các bút toán về biến động của NVL, kế toán phải lập và sử dụng các loại sổ và báo cáo sau ngoài các sổ và báo cáo dùng để hạch toán chi tiết NVL đã trình bày ở trên: Sổ chi tiết các tài khoản: 111, 112, 141, 331… Bảng kê nhập vật liệu ở các XN. Bảng kê xuất vật liệu. Bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung. NKCT số 1, 2, 4 (nếu có), 5, 7, 10. Bảng kê 4 (tập hợp chi phí sản xuất). Báo cáo tồn kho NVL … 4. Trình tự ghi sổ. Công ty sử dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá trị NVL xuất dùng nên không sử dụng BK3. Trong quá trình hạch toán tổng hợp tại tất cả các phần hành công ty không sử dụng NKCT3 và NKCT6 do không sử dụng TK113 và TK151. Sơ đồ Chứng từ về NVL NKCT 1,2,4,5,10 Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê xuất NVL NKCT 5 Sổ Cái TK 152,153 báo cáo kế toán Bảng kê 4,5 NKCT 7 Vì công ty có đặc điểm về NVL là: phần lớn NVL là nhận gia công (80%) còn lại là do công ty mua ngoài, do vậy để quản lý chặt chẽ NVL, công ty có thêm bảng kê nhập NVL ở từng XN và bảng kê xuât NVL. Trên bảng kê xuất NVL có thêm cột “vận chuyển” để phản ánh chi phí vận chuyển của từng đơn hàng đối với loại NVL nhận gia công. NVL nhận gia công sau khi về kho công ty và xuất cho các XN, thì khoản chi phí vận chuyển được phân bổ cho các XN dựa vào lượng NVL chính xuất cho các XN và chi phí bình quân đơn vị NVL chính để gia công mỗi đơn hàng, sau đó cộng với phí gia công của mỗi XN để tính ra đơn giá gia công cho mỗi đơn hàng. Ví dụ: Khách hàng Wanshin đặt công ty sản xuất lô hàng sơmi K013430. Công ty nhận được số NVL có số vải ngoài 6 màu (NVL chính) ngày 11/3 là 23.125 m. Chi phí vận chuyển công ty đồng ý trả hộ là 12.950.000 (đ) từ cảng Hải Phòng về kho công ty. Như vậy, chi phí vận chuyển 1m vải là: 12.950.000/ 23.125 = 560 (đ/m). Nếu xuất cho XN3 3.500 (m) (NVL chính) đê sản xuất thì chi phí vận chuyển phân bổ cho XN3 là: 3.500 x 560 =1.960.000 (đ). Cụ thể quá trình hạch toán tổng hợp NVL như sau: Sau mỗi nghiệp vụ liên quan đến NVL phát sinh kế toán phải hạch toán chi tiết NVL (ghi sổ chi tiết NVL…), phản ánh các bút toán tăng, giảm NVL trên các sổ chi tiết liên quan và cuối tháng lên các NKCT và BK. Ví dụ: Biểu 11 Sổ chi tiết TK 141 Đối tượng: Nguyễn Hải Đường Phòng: Kinh doanh nội địa. Đvt: đồng. NT Họ và tên SDĐK Nội dung tạm ứng TKĐƯ PS Nợ PS Có 13/3 15/3 Nguyến Hải Đường 0 Tạm ứng mua vải K085 Thanh toán hóa đơn Hoàn lại 111 152 133 111 6.000.000 5.181.600 518.160 300.240 Ngày 13 tháng 3 năm 2009 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 12 Sổ chi tiết TK 141 Đối tượng: Trần Hòa An. Phòng: Chuẩn bị sản xuất. Đvt: đồng. NT Họ và tên SDĐK Nội dung tạm ứng TKĐƯ PS Nợ PS Có 10/3 19/3 Trần Hòa An 3.000.000 Tạm ứng mua NVL Mua vải thun Hoàn lại 111 152 133 111 12.000.000 13.578.481 1.357.848 63.671 Ngày 10 tháng 3 năm 2009 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 13 Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Đối tượng: Công ty dệt 8/3. Loại tiền: VNĐ. NTGS CT Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT N C N C 1. Số dư đầu tháng 10.895.200 2. Số phát sinh trong kỳ 10/3 Mua vải lót và vải ngoài 152 40.295.200 133 4.029.520 18/3 Mua vải lót Black 152 56.111.550 133 5.611.155 20/3 Thanh toán HĐ 01/3 – D8/3 111 44.324.720 Cộng phát sinh 3. Số dư cuối tháng 72.617.905 Ngày 31 tháng 3 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Từ các sổ chi tiết TK331, kế toán sẽ vào sổ tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp theo mẫu sau: Biểu 14 Sổ tổng hợp thanh toán với người bán Tháng 3/ 2009 Khách hàng Dư ĐT HĐ CT Ghi Có TK331, Nợ TK… CT Ghi Nợ TK331, Có TK… Dư CT 1. Công ty dệt 8/3 N C SH NT SH NT 152 … Tổng Có TK331 SH NT 111 … Tổng Nợ TK331 N C … 2. … Ngày … tháng… năm 2009 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 15 Nhật ký chứng từ 5 Ghi Có TK331 Tháng 3/ 2009 STT Diễn giải Dư ĐT Ghi Có TK 331, Nợ TK… Ghi Nợ TK331, Có TK… Dư CT N C 152 133 … Tổng Có TK331 111 112 … Tổng Nợ TK331 N C 1 Công ty dệt 8/3 10.895.200 96.406.750 9.640.675 … 106.407.425 44.324.720 44.324.720 72.617.905 2 Dệt vải Donabotro … … … … … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 545.358.528 54.535.853 … Đã ghi sổ Cái ngày 5 tháng 4 năm 2009 Ngày 31 tháng 3 năm 2009 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 16 Nhật ký chứng từ 10 Ghi Có TK141 Tháng 3/ 2009 STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK141, Có các TK… Ghi Có TK141, Nợ TK… Số dư cuối tháng N C 111 112 … Tổng Nợ TK141 152 153 … Tổng Có TK141 N C 1 Nguyễn Hải Đường 0 6.000.000 6.000.000 5.181.600 518.160 … 6.000.000 0 2 Trần Hòa An 3.000.000 12.000.000 12.000.000 13.578.481 1.357.848 … 15.000.000 0 3 … … … … … … … Tổng cộng … … 18.760.081 1.876.008 … … Đã ghi sổ Cái ngày 5 tháng 4 năm 2009 Ngày 31 tháng 3 năm 2009 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Đối với những nghiệp vụ xuất NVL cho sản xuất, kế toán phải phản ánh những bút toán này trên “Bảng kê nhập xuất vật liệu” – nếu xuất NVL cho sản xuất, trên “Bảng kê xuất NVL phục vụ sản xuất chung” – nếu xuất NVL cho sản xuất chung, phục vụ quản lý… Đồng thời khi các XN nhận được NVL do công tygiao, nhân viên hạch toán ở XN phải phản ánh số lượng NVL thực nhập trên “Báo cáo nhập vật liệu”. Báo cáo này được gửi lên cho kế toán vào cuối tháng và là căn cứ để đối chiếu với “Bảng kê xuất vật liệu” của kế toán, số liệu của hai bảng này phải giống nhau. Biểu 17 Xn4 Báo cáo nhập vật liệu Tháng 3 năm 2009 Số phiếu Mã hàng Loại NVL Đvt Số lượng nhập Nhập đấu thầu Nhập thu hồi Cộng 3/3 K403 Vải bò 8 oz xanh m 3.402 3.402 5/3 K403 Vải bò 8 oz xanh m 2.750 2.750 … … 7/3 K403 Vải bò 8 oz xanh m 3.000 3.000 … … … … … Ngày… tháng… năm 2009 Người lập (Ký, họ tên) Biểu 18 Bảng kê xuất vật liệu Tháng 3 năm 2009 STT Phiếu xuất Khách hàng Mã hàng Loại NVL Đvt Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) Vận chuyển Tổng cộng (đ) XN1 1 2/3 Ixrael S07 Vải ngoài m 245,5 152.210 Xốp YD 100 … … … … … … … … … … … 20 9/3 Mua S06B Mex m 468,8 4.230 1.982.178 … … … … … Cộng 2.762.357 12.863.155 XN2 1 1/3 SK Global GMS 2450 Vải 2960 m 2.311,5 1.317.555 … … … Cộng 7.717.893 XN3 … XN4 1 3/3 Mua K403 Vải bò 8 oz xanh m 3.402 19.496 66.325.392 2 5/3 Mua K403 Vải bò 8 oz xanh m 2.750 19.496 53.614.000 … … … … … Cộng … … … … … Tổng cộng 1.282.091.738 51.452.622 1.333.544.360 NVL dùng cho sản xuất chung được theo dõi trên “bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung”. Biểu 19 Bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung Tháng 3 năm 2009 Phiếu xuất Nội dung xuất Loại NVL Đvt Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) 1. XN1 2/3 May áo mẫu Vải ngoài S02 m 2,7 12.530 33.831 … … … … Cộng 4.027.625 2. Phòng thiết kế Vải kẻ 8166 m 50 9.600 480.000 … Tổng cộng 21.812.755 Căn cứ vào “Bảng kê xuất vật liệu” kế toán sẽ lên “Bảng kê 4” vào cuối tháng theo định khoản: Nợ TK 621: 1.333.544.360 Có TK 152: 1.333.544.360 Căn cứ vào “Bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung” kế toán vào BK4 theo định khoản: Nợ TK 627: 21.812.755 Có TK 152: 21.812.755 Biểu 20 Bảng kê 4: Tập hợp chi phí sản xuất toàn công ty. Tháng 3 năm 2009 STT TK g