Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu ở công ty cổ phần phát triển xây dựng Hà Phú

hi công, đồng thời lập biện pháp an toàn lao động cho các công trình. + Kiểm tra giám sát tiến độ, kỹ thuật, chất lượng các công trình theo chức năng nhiệm vụ. * Phòng tổ chức lao động: + Chuẩn bị hợp đồng giao khoán( sau khi đã được Giám đốc ký duyệt). + Theo dõi đơn vị thực hiện hợp đồng giao khoán gồm: kiểm tra nguồn nhân lực, chứng từ lương, định mức đơn giá khoán nội bộ, phân phối tiền lương, tiền thưởng trên cơ sở các chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của bộ luật lao động và những quy định nội bộ. + Căn cứ tình hình sản xuất, quy mô và tính chất công trình để cùng với đơn vị trực thuộc bố trí lực lượng công nhân phù hợp với yêu cầu công việc. + Thanh lý hợp đồng khoán giữa Công ty với các đơn vị trực thuộc khi có hồ sơ thanh quyết toán đã được thẩm định. * Phòng tài chính kế toán: + Hàng tháng căn cứ vào khối lượng các đơn vị thực hiện đã được phòng kế hoạch_ kỹ thuật_ thi công kiểm tra xác nhận từng công trình để cho vay vốn theo quy chế sau khi được Giám đốc duyệt. + Kiểm tra việc sử dụng vốn vay của các đơn vị để đảm bảo chi đúng mục đích và nâng cao hiệu quả của đồng vốn. + Kiểm tra việc hạch toán thu chi của các đơn vị theo mẫu biểu Công ty hướng dẫn, các chứng từ vật tư, tiền lương và các chứng từ chi khác theo quy định. + Lập kế hoạch thu hồi vốn. + Hạch toán giá thành, phân tích hoạt động kinh tế của Công ty trên cơ sở các thông tư hướng dẫn của Bộ tài chính và chế độ chính sách của Nhà nước. * Phòng hành chính : Chịu trách nhiệm về các vấn đề ăn, ở , làm việc của công nhân viên, văn thư lưu trữ, tổ chức hội nghị , các cuộc họp, tiếp khách, theo dõi sức khoẻ, khám chữa bệnh, bảo hiểm y tế cho công nhân viên . * Phòng vật tư thiết bị: + Trên cơ sở kế hoạch sản xuất do phßng tiếp thị lập ra phßng vật tư thiết bị lập kế hoạch đầu tư thiết bị cho sản xuất . Mua sắm cung cấp vật tư theo yªu cầu cho c¸c c«ng tr×nhCơ cấu thanh quyết to¸n về vật tư . 3) C¬ cÊu tổ chức hệ thống kế tãan và chức năng của c¸c nh©n viªn kế to¸n. Việc tổ chức c«ng t¸c kế to¸n của C«ng ty do phßng tài chÝnh kế to¸n thực hiện; v× vậy tổ chức cơ cấu bộ m¸y kế to¸n sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động cã hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp th«ng tin một c¸ch kịp thời, chÝnh x¸c và đầy đủ, hữu Ých cho đối tượng sử dụng th«ng tin, đồng thời n©ng cao tr×nh độ nghiệp vụ của c¸n bộ kế to¸n. Để đảm bảo yªu cầu trªn, bộ m¸y kế to¸n của C«ng ty phải được tổ chức căn cứ vào h×nh thức tổ chức c«ng t¸c kế to¸n, vào đặc điểm tổ chức, vào quy m« sản xuất kinh doanh của C«ng ty, vào h×nh thức quản lý, khối lượng, tÝnh chất và mức độ phức tạp của c¸c nghiệp vụ kinh tế tài chÝnh, yªu cầu về tr×nh độ quản lý cũng như tr×nh độ nghiệp vụ của c¸n bộ quản lý và c¸n bộ kế to¸n. Như phần trªn, cho ta thấy: c¸c xÝ nghiệp và chi nh¸nh của C«ng ty cã quy m« tương đối lớn, địa bàn bố trÝ ph©n t¸n và tr×nh độ quản lý tương đối tốt do đã việc ph©n cấp quản lý tài chÝnh kh¸ hoàn chỉnh. C¸c đơn vị này cã quyền và tr¸ch nhiệm quản lý, khai th¸c c¸c tài sản trong kinh doanh, quyền và tr¸ch nhiệm huy động c¸c nguồn vốn, quyền về ph©n phối c¸c hoạt động kinh doanh… Trong khi đã, c¸c ®éi x©y dựng trực thuộc C«ng ty lại cã quy m« nhỏ bố trÝ tập trung do đã kh«ng cã ph©n cấp quản lý tài chÝnh. Để phï hợp với đặc điểm đã, h×nh tổ chức bộ m¸y kế to¸n được ¸p dụng tại C«ng ty Cổ phần ®Çu t­ ph¸t triÓn x©y dựng Hµ Phó là m« h×nh vừa tập trung, vừa ph©n t¸n. Đối với c¸c xÝ nghiệp và chi nh¸nh cần phải cã những th«ng tin phục vụ trực tiếp cho quản lý, hạch to¸n kinh doanh, được ph©n c«ng thực hiện công t¸c kế to¸n tương đối đầy đủ và được h×nh thành bộ m¸y kế to¸n riªng. Đối với c¸c đội x©y dựng trực thuộc C«ng ty, do đặc điểm, điều kiện chưa đạt đến mức phải ph©n c«ng céng t¸c kế to¸n nªn kh«ng h×nh thành bộ m¸y kế to¸n riªng mà chỉ bố trÝ c¸c nh©n viªn kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn, thực hiện hạch to¸n ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ về phßng tài chÝnÝh kế to¸n của C«ng ty. Phßng tài chÝnh kế to¸n của C«ng ty ph¸t triển kỹ thuật x©y dựng gồm 7 người và được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán Công ty cổ Kế to¸n trưởng. Kế to¸n tổng hợp kiªm kế to¸n chi phÝ_ gi¸ thành và tiªu thụ. Thủ quỹ. Kế tãan thuế. Kế tãan TSCĐ kiªm kế tãan vật tư. Kế to¸n ng©n hàng. Kế to¸n thanh to¸n toán. phÇn ®Çu t­ ph¸t triÓn x©y dùng Hµ phó Giữa các nhân viên có mối quan hệ qua lại chặt chẽ xuất phát từ sự phân công, phụ trách các phần hành. Mỗi người đều được quy định rõ chức vụ, quyền hạn từ đó tạo lập mối quan hệ có tính chất phụ thuộc, ước chế lẫn nhau. *Kế toán trưởng: Giúp Giám đốc Công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính thông tin kinh tế trong toàn đơn vị theo cơ chế quản lý mới và theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Và là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về công tác tài chính kế toán, thống kê của Công ty.. * Kế toán tổng hợp làm nhiệm vụ: -Tập hợp và kết chuyển các chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các chi phi khác. - Tổng hợp các báo biểu chi phí giá thành công trình của các đơn vị trực thuộc. - Kết chuyển giá thành và tính lãi, lỗ từng công trình. * Kế toán thanh toán: - Theo dõi thanh toán với các đối tượng như nhà cung cấp, khách hàng, người lao động, Nhà nước và thanh toán nội bộ. - Theo dõi thu vốn các công trình, quyết toán chi phí với các xí nghiệp, đội xây dựng trực thuộc Công ty. Lập báo cáo trình đơn vị các công trình trọng điểm khi phát sinh. - Tính toán các khoản phải thu của các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp trực thuộc. *Kế toán ngân hàng: - Có trách nhiệm phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình biến động tăng giảm tiền gửi ngân hàng, chuyển khoản, séc, uỷ nhiệm chi đối với các đối tượng. - Lập séc, uỷ nhiệm chi, lập kế hoạch tín dụng vốn lưu động, kế hoạch lao động tiền lương… * Kế toán TSCĐ kiêm kế toán vật tư: - Cã tr¸ch nhiệm phản ¸nh c¸c chi phi mua sắm TSCĐ. Tức là vào sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ. - C¸c chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh sử dụng như: chi phÝ sửa chữa, bảo dưỡng đồng thời phản ¸nh chÝnh x¸c, kịp thời t×nh h×nh thanh lý, nhượng b¸n TSCĐ . -Theo dâi t×nh h×nh biến động tăng giảm vật tư tại kho C«ng ty và vào sổ vật tư, c«ng cụ dụng cụ. - Lập bảng kª và hạch to¸n cũng như vào thẻ chi tiết theo dõi nhập- xuất- tồn vật tư *Kế to¸n thuế: - Hàng th¸ng tổng hợp bảng kª thuế GTGT đầu vào của c¸c đơn vị kho¶n để lập bảng kª thuế GTGT với cục thuế Hà nội, lập bảng kª khai thuế đầu ra. - X¸c định thuế GTGT phải nộp và được khấu trừ hàng th¸ng. - Lập b¸o c¸o chi tiết t×nh h×nh thực hiện nghĩa vụ đới với ng©n s¸ch Nhà nước. *Thủ quỹ: -Chịu tr¸ch nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, ng©n phiếu. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kª số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trªn sổ s¸ch kế to¸n. Nếu cã chªnh lệch, kế to¸n và thủ quỹ phải kiểm tra lại để x¸c định nguyªn nh©n và kiến nghị biện ph¸p xử lý. 4: Tổ chức vận dụng hệ thống sổ, h×nh thức sổ. Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu các chứng từ kế toán theo một trình tự, phương pháp ghi chép nhất định. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Công ty bao gồm: sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp. Để phù hợp với hệ thống kế toán của các nước đang phát triển, thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế to¸n.C«ng ty áp dụng hình thức nhật ký chung S¬ ®å 3:Tr×nh tù ghi chÐp sæ nhËt kÝ chung t¹i c«ng ty Chứng từ gốc. Sổ nhật ký chung. Bảng tổng hợp chi tiết. Sổ, thẻ kế to¸n chi tiết. Sổ c¸i. Bảng c©n đối số ph¸t sinh. B¸o c¸o tài chÝnh. Ghi Chó : Ghi h»ng ngµy : Ghi vµo cuèi th¸ng hoÆc ®Þnh kú : §èi chiÕu vµ kiÓm tra Sơ đồ 4: Quy tr×nh lu©n chuyển uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. Kế to¸n thanh to¸n Kế to¸n trưởng Thủ trưởng đơn vị Ng©n hàng Kế to¸n thanh to¸n Lưu trữ & bảo quản Thực hiện dịch vụ Ký duyệt Xem xÐt ký duyệt Lập UNT, UNC 4. 1.Hạch to¸n nguyªn vật liệu. Nguyên vật liệu là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Các loại nguyên vật liệu như đá, cát, sỏi, vôi vữa, xi măng, sắt thép,…có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tính giá thành công trình. a) Tài khoản và chứng từ sử dụng: Công ty giao việc cho các xí nghiệp, đội theo hình thức khoán gọn nên việc tìm kiếm nguyên vật liệu là do các đội, xí nghiệp chứ Công ty không có nhiệm vụ tạm ứng. Và nguyên vật liệu mua về được chuyển thẳng chân công trình nên không tồn tại kho ở Công ty. Các tài khoản sử dụng: TK 152: “Nguyên vật liệu”. Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản sau: TK152- xi măng; TK 152- sắt thép. TK 621: “ Chi phí nguyên vật liệu ở các đội, xí nghiệp”. Chứng từ mà Công ty sử dụng để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu là phiếu nhập kho (PNK) và phiếu xuất kho (PXK). * Quy trình luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu tại kho công trình: Kế toán đơn vị sẽ không theo dõi tình hình biến động tăng giảm nguyên vật liệu ở kho công trình mà các công trình sẽ làm nhiệm vụ này. Các công trình tự quản lý nguyên vật liệu, tự tìm kiếm, tự xuất dùng, tự lập phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,… Định kỳ cuối tháng nhân viên kế toán hoặc chủ nhiệm công trình sẽ mang PNK, PXK cùng hoá đơn GTGT về Công ty để kế toán lập bảng kê chi phí: STT Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Trong đos chi tiết Số hiệu Ngày th¸ng VL-621 1331 Tổng cộng b) Sổ tổng hợp và sổ chi tiết: Đối với nguyên vật liệu nhập- xuất tại chân công trình định kỳ cuối tháng kế toán phụ trách đội, xí nghiệp tập trung hoá đơn mua hàng, phiếu nhập-xuất kho để lên bảng kê đơn chi phí. sung…Bên cạnh những tài sản thuộc sở hữu của Công ty, Công ty còn phải đi thuê ngắn hạn một số loại máy móc thiết bị đặc biệt phục vụ thi công công trình. 4.2.Hạch to¸n chi phÝ sản xuất và tÝnh gi¸ thành c«ng tr×nh: Xuất phát từ đặc điểm của ngành xây dựng là quá trình thi công lâu dài, phức tạp, sản phẩm xây dựng đơn chiếc, cố định, do đó để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý và công tác kế toán đối tượng tập hợp chi phí sản xuất của Công ty là công trình và hạng mục công trình. a) Tài khoản và chứng từ sử dụng: Công ty áp dụng việc tổ chức sản xuất theo hình thức "khoán gọn ". Khi nhận công trình các xí nghiệp, đội sẽ nhận tạm ứng tiền từ phía công ty. Và trong quá trình thi công nếu có phát sinh thêm nhu cầu ( nguyên vật liệu)thì đội trưởng đội xây dựng sẽ viết giấy đề nghị vay tạm ứng lên ban giám đốc... Để theo dõi chi phí, phòng kế toán Công ty sử dụng các tài khoản: -TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp -TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Các chúng từ sử dụng để theo dõi chi phí gồm có : Bảng kê chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí khác đi kèm. b) Quy trình luân chuyển chứng từ: Cuối tháng, kế toán các đội sẽ tập trung chứng từ nguyên vật liệu, nhân công, chi phí khác nộp cho kế toán. Sau đó kế toán sẽ lập các bảng kê: - Đối với chi phí nguyên vật liệu: Dựa vào hoá đơn GTGT của người bán, phiếu nhập- xuất tại kho công trình kế toán lập bảng kê chi phí nguyên vật liệu :Mẫu sổ 1: Bảng kª chi phÝ nguyªn vật liệu Công trình............Đội trưởng............ STT Chứng từ Diễn giải Tổng ghi Cã TK 3386 Trong đó chi tiết ghi Nợ Số hiệu Ngày th¸ng TK 621 TK 1331 Chi phÝ NVL Tổng ´´´ ´´ ´´ Đối với chi phí khác: kế toán lập bảng kê chứng từ chi phí khác trên các chứng từ như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế... 4.3.Hạch to¸n tiªu thụ c«ng tr×nh và x¸c định kết quả: Công ty là công ty xây lắp nên sản phẩm được tiêu thụ trước khi sản xuất. Khác với các ngành dịch vụ du lịch Công ty coi sản phẩm như đã tiêu thụ khi công trình được kiểm tra nghiệm thu và bàn giao cho chủ đầu tư. a) Quy trình tiêu thụ công trình: Giá thành sản phẩm xây lắp bao gồm: chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung được tập hợp vào TK 1541 tính giá thành theo từng tháng, còn chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến hoạy động xây lắp cuối kỳ sẽ được phân bổ cho từng đối tượng để tính giá thành toàn bộ sản phẩm xây lắp. Sản phẩm xây lắp được coi là tiêu thụ khi có quyết toán công trình A-B - Sau khi quyết toán công trình Công ty sẽ lập biên bản bàn giao. Biên bản này được ký nhận bởi: Đơn vị bàn giao, bên thiết kế, bên giám sát và bộ phận kiểm nghiệm. b) Sổ sách sử dụng trong quá trình tiêu thụ và xác định kết quả: - Sổ chi tiết TK1541, TK 632, TK 911. - Sổ tổng hợp: sổ nhật ký chung và sổ cái TK 1541, 632, 911, 421, 511. Quy trình ghi sổ tương tự quy trình thực hiện tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Việc xác định kết quả kinh doanh được thực hiện vào cuối quý, rồi đưa lên báo cáo kết quả kinh doanh. Sơ đồ 5: Hạch to¸n tiªu thụ và x¸c định kết quả kinh doanh. TK 1111, 131 TK 1541 TK 632 TK 911 TK 511 Gi¸ bàn giao cgtrình Kết chuyển doanh thu Kết chuyển giá vốn Gi¸ thành c«ng tr×nh trình TK 3331 Thuế TK 642 TK 532 Kết chuyển chi phÝ quản lý Kết chuyển giảm giá Giảm gi¸ TK 4212 L·i Lỗ II.Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu 1)Đặc điểm, ph©n loại của nguyªn vật liệu ở C«ng ty. 1.1: Đặc điểm vật liệu. Công ty cổ phần ®Çu t­ ph¸t triÎn x©y dùng Hµ Phó là một đơn vị xây dựng cơ bản nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm tới 80% giá trị tổng sản lượng. Do đó yêu cầu đặt ra cho Công ty một nhiệm vụ hết sức nặng nề trong công tác quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Do điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi trong việc thu mua các loại nguyên vật liệu mang tính chất đặc thù của Công ty và chính sách khoán sản phẩm đến từng tổ, đội sản xuất nên tại Công ty không bố trí hệ thống kho tàng như thời bao cấp mà chỉ có những bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu của từng công trình và chỉ dự trữ một lượng vừa đủ cho công trình đó.Bộ phận quản lý vật tư là phòng vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của giám đốc. Tiến hành nhập xuất vật tư trong tháng, định kỳ tiến hành kiểm kê để tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư cần dùng cho sản xuất, những loại vật tư còn tồn đọng. . .để giám đốc có những biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất thi công hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. Bên cạnh cán bộ của phòng vật tư, thống kê đội, thủ kho có tránh nhiệm nhập, xuất vật tư theo phiếu nhập, phiếu xuất đủ thủ tục chứng từ mà Công ty quy định. Hàng tháng, hàng quý kết hợp với cán bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê vật liệu thừa thiếu trong tháng, quý. Kế toán nguyên vật liệu là người chuyên theo dõi nguyên vật liệu, kết hợp với phòng vật tư và thủ kho để tiến hành hạch toán, đối chiếu, ghi sổ nguyên vật liệu của Công ty 1.2: Ph©n loại nguyªn vật liệu ở C«ng ty. Vật liệu của Công ty bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ có nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp cũng như hạch toán chi tiết tới từng loại, từng thứ vật liệu phục vụ cho sản xuất, kế toán cần phải phân loại nguyên liệu, vật liệu. Công ty tiến hành phân loại vật liệu dựa trên nội dung kinh tế, vai trò, tác dụng của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu. -Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm như nhựa đường, đá các loại, cát vàng, xi măng, sắt thép. -Vật liệu phụ: Cũng là đối tượng lao động, nó không cấu thành nên thực thể của công trình làm ra nhưng có tác dụng làm tăng chất lượng của công trình và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường bao gồm các loại như phụ gia bê tông, gỗ, đất đèn, dầu mỡ bôi trơn. . . -Nhiên liệu: Bao gồm xăng dầu, các loại như xăng, dầu Diezel, dầu phụ. . dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới để vận chuyển, chuyên chở vật liệu hoặc cho cán bộ lãnh đạo của Công ty hay các phòng ban để công tác. . . -Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị công tác đang sử dụng như các loại vòng bi, bánh răng. . . Để phục vụ cho yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, tuy nhiên Công ty chưa lập sổ danh điểm vật liệu nên việc phân loại chỉ được thể hiện trên sổ chi tiết vật liệu. 1.3: иnh gi¸ nguyªn vật liệu nhập kho - Khi thu mua và nhập kho nguyªn liệu, vật liệu. Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản nguyên vật liệu phải được cung ứng đến kho của công trình và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu. Số lượng và đơn giá nguyên vật liệu để thi công công trình được quy định trong thiết kế dự toán. Giá này được khảo sát và thoả thuận trước, tuy nhiên trên thực tế bao giờ giá ghi trong thiết kế dự toán cũng cao hơn chút ít so với giá thực tế để tránh tình trạng có biến động về giá vật liệu Công ty có thể bị lỗ. Khi nhận thầu công trình, Công ty thu mua dự trữ vật liệu trong giới hạn sao không quá nhiều gây nhiều ứ đọng vốn nhưng cũng không quá ít gây ngưng trệ sản xuất, thông thường mức dự trữ thường được xác định bằng 50% khối lượng nguyên vật liệu cần cho thi công công trìng Đối với hầu hết các loại vật liệu thì thường do đội mua trừ nhựa đường là do Công ty ký hợp đồng và trực tiếp đi mua, cấp cho từng công trình. Những hợp đồng mua bán vật tư do đội ký trực tiếp với người cung cấp thì phải có xác nhận của giám đốc Công ty thì mới có hiệu lực về việc mua bán. nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu do phòng vật tư của Công ty thực hiện. Giá của vật liệu nhập kho được tính bằng giá thực tế trên hóa đơn hoặc trên hợp đồng (thông thường bao gồm cả chi phí vận chuyển vì trong hợp đồng mua bán thông thường được thoả thuận là vật liệu phải được cung cấp tại chân công trình), trong trường hợp có các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua được Công ty cho phép hạch toán vào chi phí của chính công trình đó chứ không cộng vào giá của vật liệu. Khi thu mua nhập kho vật liệu thủ tục được tiến hành như sau: Khi vật liệu về đến công trình, trên cơ sở "Hóa đơn bán hàng" (Biểu số 01), giấy báo nhận hàng, kế toán thống kê đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật liệu ghi số lượng thực nhập và lập "Bản kê nhận hàng" (Biểu số 02) có xác nhận của hai bên. Định kỳ theo thoả thuận của bên cung cấp và đội thường là 1 tháng, thống kê đội cùng với người cung cấp lập "Biên bản nghiệm thu khối lượng" (Biểu số 03) có xác nhận của bên giao, bên nhập. Nếu phát hiện thừa thiếu không đúng quy cách phẩm chất thì thống kê đội báo cáo cho phòng vật tư thiết bị và người giao hàng biết để lập biên bản kiểm Biểu số 01: AY/ 07-3 N0 0026270 Mẫu số 02 GTTT- 322 HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG Liên 2 (Giao khách hàng) Ngày 4 tháng 3 năm 2008 Đơn vị bán: Hải lan Địa chỉ: Quốc Lộ 32 - Hà Nội Họ tên người mua hàng: Anh Vinh Đơn vị: Công ty cổ phần ®Çu t­ ph¸t triÓn xây dựng Hµ Phó Địa chỉ: §4-l«8-khu ®« thÞ §Þnh C«ng-Hoµng Mai-Hµ Néi Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT TÊN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN ống cống Æ75 m 20 200.000 4.000.000 Cộng tiền hàng hóa dịch vụ 4.000.000 Số tiền bằng chữ: Bốn triệu đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 02: BẢN K£ NHẬN HÀNG ĐƠN VỊ BÁN: CÔNG TY XÂY DỰNG THANH HÓA Ngày 20 tháng 3 năm 2008 STT CHỨNG TỪ NGÀY NHẬN SỐ XE VC KHỐI LƯỢNG NHẬN 1.213M3, LOẠI HÀNG ĐẤT SUBBASE MARUT DẦU A ĐẤT CÁT ĐÁ NHỰA XĂNG 13.2.08 24 100.5 16.2.08 77 376.5 25.2.08 65 365.5 5.3.08 78 379.5 Ng­êi giao Ng­êi nhËn BiÓu sè 03 BI£N BẢN NGHIỆM THU KHỐI LƯỢNG Từ ngày 10 tháng 2 năm 2008 đến ngày 10 tháng 3 năm 2008 Căn cứ hợp đồng kinh tế Số 45 Ngày 25 Tháng 09 Năm 1989 giữa Công ty cổ phần ®Çu t­ ph¸t triÓn x©y dùng Hµ phó với Công ty xây dựng Thanh Hóa. Về việc mua bán đất Subbase. Cho công trình: Quốc lộ 1A Nam Hàm Rồng- Thanh Hóa. Hôm nay ngày 20 tháng 3 năm 2008. Tại: Trụ sở làm việc của Công ty xây dựng Thanh Hóa. I Đơn vị nhận: Đội công trình 1 Công ty cæ phÇn ®Çu t­ ph¸t triÓn x©y dùng hµ phó. 1 Ông: Phùng Vạn Thọ- Đội trưởng đội công trình 1. 2 Ông (bà): Nguyễn thị Bính- Thủ kho. II: Đơn vị giao: Công ty xây dựng Thanh Hóa. 1 Ông: Lê Tiến Thông- Giám đốc. 2 Ông: Trần Ngọc Kha- Kế toán. Hiện hai bên nghiệm thu khối lượng đất Subbsse giao nhận từ 10/2/08 đến 10/3/08đất Subbsse là 1.213m3 (Một nghìn hai trăm mười ba mét khối). Hai bên nghiệm thu khối lượng trên cơ sở để thanh quyết toán. Biên bản được lập thành 4 bản mỗi bên giữ 2 bản./. Đại diện bên giao Đại diện bên nhận (Hai đại diện ký) (Hai đại diện ký) Phòng vật tư thiết bị căn cứ vào "Bản kê nhận hàng" đã có chữ ký của hai bên và căn cứ vào hoá đơn bán hàng, "Hóa đơn giá trị gia tăng" (Biểu số 04) để làm thủ tục nhập vật tư "Phiếu nhập kho" (Biểu số 05). Nếu trường hợp số lượng thực nhập ít hơn so với số hóa đơn thì phòng vật tư thiết bị chỉ làm thủ tục nhập kho theo số lượng thực nhập nhưng nếu có giấy xin ứng trước khối lượng của bên cung cấp và có sự đồng ý của đội trưởng hoặc trưởng ban chỉ đạo thì phòng vật tư thiết bị chấp nhận làm thủ tục nhập kho theo hợp đồng. Phiếu nhập kho được lập làm ba liên: Phòng vật tư thiết bị lưu một liên. Phòng kế toán tài chính một liên. Người nhập giữ một liên. Biểu số 04: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT -322 Liên 2: (Giao khách hàng) ĐT/07- B Ngày N0- 029176 Đơn vị bán hàng:. . . Địa chỉ: . . . Sổ tài khoản 3611- 0220 NHNHN Điện thoại:. . . MS: 01. 0010900 . 0 . 1 Họ tên người mua hàng: PhùngVạn Thọ, Đội trưởng. Đơn vị: Công ty cổ phần ®Çu t­ ph¸t triÓn x©y dùng Hµ Phó. §Þa chØ:§4-L«8-khu ®« thÞ §Þnh C«ng-Hoµng Mai-hµ Néi Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS 01. 0010937. 8 . 1 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVỊ TÍNH SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN 1 V/C nhựa từ bãi đá Văn Điển đến đường T.K. Trân Tấn 495,02 9.091 4.500.200 Cộng tiền hàng 4.500.200 Tiền thuế GTGT (10%) 450.000 Tổng cộng tiền thanh toán 4.950.200 Thủ trưởng đơn vị Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên Kế toán trưởng Ký, ghi rõ họ tên Người mua hàng Ký, ghi rõ họ tên Số tiền viết bằng chữ : Bốn triệu chín trăm năm mươi nghìn hai trăm đồng. Biểu số 05: Mẫu số 01 – VT QĐ số 15/2006 Q§ -BTC ngµy20/3/2006 cña bé tr­ëng BTC Số 41 Nî TK 152 Ccó TK: 331 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 7 tháng 3 năm 2008 Họ tên người giao hàng: Đội công trình 2 nhập. Theo hóa đơn số 39931 ngày 5 tháng 3 năm 2008. Của Xí nghiệp xây dựng Hoàng Huy. Cã TK 331 Nhập tại kho : Đội công trình 2. SỐ TT TÊN NHÃN HIỆU QUI CÁCH PHẨM CHẤT VẬT TƯ (SẢN PHẨM HÀNG HÓA) Mà SỐ ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN THEO CT THỰC NHẬP A B C D 1 2 3 4 1 2 3 Đá 4 x 6 Đá 1 x 2 Cấp phối m3 m3 m3 530 50 125 73.0000 82.000 50.000 38.690.000 4.100.000 6.250.000 Cộng 49.040.000 Nhập Ngày 7 tháng 3 năm 2008. Viết bằng chữ: Bốn chín triệu không trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Do đặc điểm vật liệu của Công ty không nhiều chủng loại và không dự trữ lâu dài cho nên đối với hầu hết các loại vật tư là nhập đến đâu xuất dùng ngay đến đó đơn vị không lập thẻ kho đối với những loại vật liệu đó mà chỉ theo dõi trên "Thẻ kho" (Biểu số 06) những vật liệu được dự trữ ở bãi trạm có mật độ xuất lớn và ở phòng hành chính đối với những loại xăng, dầu lặt vặt được nhập xuất cho các lái xe phục vụ hành ch Biểu số 06: THẺ KHO Tên kho : Kho hành chính Ngày lập thẻ 20 tháng 2 năm 2008 Tờ số : 2 Tên nhãn hiệu qui cách vật tư, sản phẩm, hàng hóa: Xăng Mogas 92 Đơn vị tính : lit Mã số : 02 NHẬP XUẤT TỒN CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ LƯỢNG KÝ NHẬN CỦA KẾ TOÁN SỐ HIỆU NGÀY THÁNG NHẬP XUẤT NHẬP XUẤT TỒN Trang trước chuyển sang 857 76 23/2 Đấu 75-77 46 77 24/2 Niên 64-10 46 78 24/2 Vinh 74-13 46 79 25/2 Đấu 75-77 40 80 25/2 Niên 64-10 40 Cộng 1.075 03 28/2 DNTN T.Huy 1.075 Tháng 2/08 1.075 1.075 0 KT ký Tháng 3/08 82 3/3 Niên 64-10 20 83 4/3 Vinh 74-13 30 . . . . . . Cộng trang 450 1.4: иnh gi¸ nguyªn vật liệu xuất kho - Khi xuất kho nguyªn vật liệu. C«ng ty cổ phÇn ph¸t triÓn x©y dùng Hµ Phó là đơn vị xây dựng cơ bản nên vật liệu Công ty xuất kho chủ yếu sử dụng cho mục đích xây dựng các công trình theo những hợp đồng mà Công ty đã ký kết.Giá của vật liệu xuất kho được xác định theo giá thực tế đích danh vì ở Công ty không dự trữ vật liệu một cách thường xuyên mà khi thi công công trình nào mới dự trữ vật liệu cho công trình đó ngay tại chân công trình nên việc xác định giá xuất theo phương pháp này tương đối hợp lý và dễ làm. Việc xuất kho vật liệu được tiến hành theo trình tự sau: Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng đội, từng công trình phòng vật tư có trách nhiệm cung cấp cho các đội đúng theo yêu cầu của tiến độ thi công. Phòng vật tư được sự đồng ý của Giám đốc sẽ viết hóa đơn xuất kho. Vật tư được xác định mức sẵn cho từng công trình, tuy nhiên Công ty không sử dụng phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức mà vẫn sử dụng "Phiếu xuất vật tư" (Biểu số 07) thông thường, phòng vật tư thiết bị căn cứ vào các bản khoán của từng công trình để theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật tư của các đội công trình. Các trường hợ