Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược và thiết bị y tế Hà Tĩnh

) Chỉ đạo trực tiếp Quan hệ báo cáo thỉnh thị ý kiến giải quyết công việc hàng ngày * Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: Giám đốc Công ty kiêm chủ tịch hội đồng quản trị: Có quyền quyết định phương hướng, kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh và những chủ trương lớn của Công ty hợp tác đầu tư doanh kinh tế. Điều hành và tổ chức bộ máy để bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao, quyết định phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận vào các quỹ: Khen thưởng phúc lợi, đầu tư phát triển các quỹ dự phòng, phê chuẩn quyết toán các đơn vị trực thuộc (18 đơn vị huyện thành) - duyệt quyết toan toàn công ty. Quyết định chuyển nhượng, mua bán cầm cố các loại tài sản toàn công ty (quyết định việc đề cử các chức danh. Như phó giám đốc, kế toán trưởng bổ nhiệm bãi nhiệm phó trưởng phòng công ty, các chức danh lãnh đạo của các đơn vị trực thuộc. Hàng năm có kế hoạch đào tạo cán bộ, tổ chức thanh tra kiểm tra xử lý các vi phạm điều lệ công ty. Thực hiện nạp ngân sách đầy đủ hàng năm, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh toàn công ty. Phó giám đốc: Hiện tại Công ty có 2 phó giám đốc: 1 phó giám đốc phụ trách mảng kinh doanh và 1 phó giám đốc phụ trách mảng sản xuất. Chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác tổ chức hành chính phòng kế hoạch kinh doanh, giúp việc cho giám đốc. Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, giải quyết các chế độ, thủ tục tuyển dụng mới, thôi việc, bổ nhiệm bãi nhiệm, kỷ luật, khen thưởng hưu trí. Hàng năm có chương trình đào tạo, bồi dưỡng thi tay nghề, là thành viên thường trực hội đồng thi đua, hội đồng kỷ luật. Nghiên cứu tổ chức lao động cho các đơn vị trực thuộc, xây dựng các định mức lao động cho các đơn vị trực thuộc. Quản lý chế độ công văn đi, đến các loại giấy tờ con dấu. Phòng kế hoạch kỹ thuật, kiểm nghiệm: Có chức năng nhiệm vụ hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch năm, dài hạn cùng các phòng ban nghiệp vụ xây dựng các kế hoạch như: Kế hoạch sử dụng vốn, tài vụ, kế hoạch vận chuyển, vật tư, kho hàng hoá, kế hoạch sản xuất, nghiên cứu kỹ thuật, kế hoạch xây dựng cán bộ, lao động tiền lương, tiếp thị, liên doanh liên kết. Quản lý các hợp đồng kinh tế, hàng hoá vật tư, quản lý kỹ thuật nghiên cứu cải tiến các mặt hàng nâng cao chất lượng giảm giá thành sản phẩm. Quản lý định mức kỹ thuật (tiêu hao năng lượng, vật tư của các sản phẩm). Hàng năm xây dựng chương trình sản xuất của công ty quản lý chất lượng sản phẩm thường xuyên tổ chức bảo dưỡng sửa chữa lớn các thiết bị của các đơn vị. Phòng kiểm nghiệm kiểm tra giám sát toàn bộ vật liệu mua vào nhập kho nguyên vật liệu, kiểm tra sản phẩm đạt yêu cầu trước khi đóng gói nhập kho thành phẩm. Phòng kế toán: + Tổ chức hạch toán kế toán Công ty. Tổ chức hạch toán kế toán theo đúng pháp luật kế toán thống kê của Nhà nước. Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh, báo cáo kế toán thông kê, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh phục vụ cho việc kiểm tra, thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của Công ty. Kịp thời phân tích, ghi chép các nguồn vốn cấp, vốn vay giải quyết các loại vốn phục vụ cho việc huy động vật tư, hàng hoá trong sản xuất kinh doanh. Thường xuyên theo dõi công nợ, đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt hợp lý, thanh toán kịp thời, hàng quý, năm quyết toán đúng chế độ, hạch toán lỗ, lãi các đơn vị trực thuộc. + Giám đốc kế toán tài vụ đối với các đơn vị trực thuộc. Theo dõi việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch về các loại vốn cố định vốn lưu động, vốn chuyên dùng, xây dựng cơ bản. Phân công theo dõi các đơn vị hạch toán kế toán, hướng dẫn lập báo cáo về các nguồn vốn, vốn vay nhận được. Tham mưu cho giám đốc chỉ đạo các đơn vị thực hiện chế độ quản lý tài chính, định kỳ bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán thống kê cho các bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc thống nhất phương pháp hạch toán các biểu mẫu cụ thể. IV.NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY . 1. Tổ chức bộ máy kế toán: Là một công ty có quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn do vậy công ty đã tổ chức hình thức kế toán tập trung. Với hình thức này đảm bảo sự tập trung thống nhất của kế toán trưởng đồng thời lãnh đạo công ty cũng nắm bắt và chỉ đạo kịp thời công tác kế toán tài chính. Mặt khác loại hình kế toán tập trung sẽ tiết kiệm được chi phí hạch toán và việc phân công công việc, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ kế toán được dễ dàng, việc ứng dụng thông tin trên máy cũng khám phá thuận lợi Sơ đồ 1.3. Sơ đổ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tiền lương BHXH Kế toán NVL, CCDC Kế toán phải trả, tạm ứng Kế toán nợ phải thu, kế toán thuế Kế toán quỹ Kế toán 9 hiệu thuốc huyện thị * Với chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau: - Kế toán trưởng: Tổ chức hoạt động cho bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác kế toán tài chính của công ty, phân tích số liệu, báo cáo tài chính để tư vấn cho ban giám đốc về tài chính của công ty, kiểm tra ký xác nhận các khoản chi phí thanh quyết toán về tài chính trước khi trình giám đốc phê duyệt, tổ chức và hướng dẫn các chế độ chính sách của nhà nước về công tác kế toán, lập kế hoạch tài chính của công ty. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ trực tiếp giúp kế toán trưởng kiểm tra giám sát, lập kế hoạch công tác tài chính của công ty . Kế toán tổng hợp phản ánh chung tình hình tăng giảm và hiện có của các loại vốn, tình hình tiêu thụ sản phẩm, kết quả kinh doanh, ghi chép sổ cái, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán. Kế toán tổng hợp còn phụ trách kế toán TSCĐ. - Kế toán vốn bằng tiền. Kế toán tiền mặt: Quản lý tiền mặt, lập phiếu thu chi theo lệnh. Kế toán tiền mặt còn quản lý hiệu thuốc huyện. Kế toán tiền gửi, tiền vay: kế toán tiền gửi ngân hàng thường xuyên theo dõi kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng, kịp thời đề xuất thanh toán hợp đồng vay vốn đến hạn phải trả, tính lãi vay phải trả hàng tháng. Kế toán tiền vay: Lập hồ sơ vay vốn theo các hợp đồng, mở L/C nhận nợ các hợp đồng vay vốn nhập khẩu nguyên liệu, phối hợp với phòng kế hoạch lập hồ sơ xuất khẩu hàng theo quy định. Kế toán lương và các khoản trích theo lương: Quản lý các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động; kế toán tiền lương còn quản lý thanh toán bán buôn. - kế toán phải trả, tạm ứng: kế toán phải trả theo dõi tình hình thanh toán về các khoản nợ của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Kế toán tạm ứng theo dõi các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong đơn vị và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. - Kế toán nợ phải thu, kế toán thuế: kế toán nợ phải thu theo dõi, kiểm tra, đối chiếu công nợ người mua, thu hồi công nợ hàng hoá bán ra, báo cáo lên giám đốc và trưởng phòng tài chính số nợ quá hạn tồn đọng. Kế toán thuế: Lập biểu báo cáo theo mẫu của nhà nước quy định, kiểm tra, xử lý, hoàn thiện các bảng biểu trước khi trình duyệt báo cáo bán hàng. - Kế toán quỹ: Theo dõi kiểm tra tình hình nhập xuất tồn quỹ - Kế toán chi nhánh: Theo dõi quản lý các chi nhánh Các nhân viên kế toán thuộc các thành phần hành kế toán cụ thể mà kế toán trưởng giao cho sẽ hạch toán ban đầu đều ghi rõ và lập báo cáo phần hành. Đồng thời các kế toán phần hành phải có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành công tác ghi sổ và lập báo cáo định kỳ chung. 2. Chế độ kế toán được áp dụng tại công ty - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 năm dương lịch; - Chế độ kế toán: Công ty chỉ áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Công ty áp dụng toàn bộ hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng dẫn; - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi nhận theo giá gốc; - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: tính giá theo phương pháp nhập trước, xuất trước. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán theo phương pháp kê khai thương xuyên; - Phương pháp ghi nhận TSCĐ: Ghi nhận theo nguyên giá. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng; - Phương pháp tính thuế GTGT: Tình theo phương pháp khấu trừ; - Hệ thống sổ của công ty bao gồm: Chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc; Hình thức ghi sổ: Hình thức chứng từ - ghi sổ Sơ đồ 1.5: Quy trình thực hiện kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Hăng ngày căn cứ vào chứng tư kế toán làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng tư ghi sổ để ghi vào sổ dăng ký chứng tư ghi sổ, sau đó được dùng đề ghi vào sổ cái. Các chứng từ ké toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tai chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng sốï phát sinh nợ, tổng số phát sinh có va số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hơp chi tiết (được lạp tư các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng đẻ lập báo cáo kế toán. Quan hệ đối chiếu , kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. B. CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN DƯỢC VÀ TBYT HÀ TĨNH 1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty 1.1. Đặc điểm: Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phục vụ sức khoẻ, không chỉ sản xuất thuốc để phục vụ nhu cầu trong nước mà công ty còn tiến hành xuất khẩu. Vì vậy để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục công ty CP Dược &TBYT Hà Tĩnh luồn phải đảm bảo nguồn nguyên liệu, vật liệu sẵn sàng cho sản xuất. NVL trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất, NVL tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tha gia vào quá trình sản xuất NVL tiêu hao toàn bộ, giá trị của NVL được chuyển hết một lần vào giá trị sản phẩm. Công ty có rất nhiều loại NVL khác nhau như: bột, vitamin, bột paracetamol, Diclofeat. Vì vậy để nâng cao hiệu quả sản xuất, hạ giá thành sản phẩm thì công ty phải phân loại, quản lý và sử dụng NVL hợp lý bột, vitamin, bột paracetamol, Diclofeat, bột Tlac, hương liệu... 1.2. Phân loại: Căn cứ vào yêu cầu quản lý, vai trò tác dụng của chúng qúa trình sản xuấ, NVL của công ty được phân thành: - NLVL chính: NLVL Chính bao gồm: Vitamin, bột paracetamol, Diclofeat, bột Tlac ... khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm. - Vật liệu phụ: Vật liệu phụ bao gồm: bột tan, bột sắn, các tá dược, đường, hương liệu, nước rửa kính, dây nilon... được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm. - Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác quản lý... Ví dụ: Xăng dầu sử dụng trực tiếp cho phương tiện vận chuyển... - Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ như khoá,đinh, ốc, vít, lò xo... - Phê liệu thu hồi: Là những vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất được thu hồi lại có thể sử dụng hay để bán ra ngoài. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào trên như bao bì, bìa cotton... 1.3. Công tác quản lý nguyên liệu tại công ty . Xuất phát từ đặc điểm của NLVL, việc quản lý NLVL là hết sức cần thiết và phải quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng dự trữ. Do vật liệu của ngành được chủ yếu là mua ngoài và không dễ dàng mua trên thị trường, các kế hoạch NLVL được công ty rất quan tâm. Việc thu mua NLVL được thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của công ty, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm, từ đó công ty lập kế hoạch thu mua theo từng tháng, quý, năm. Vật liệu thu mua phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại, nguồn cung cấp ổn định, đội ngũ nhân viên chuyên làm công tác thu mua. Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua, công ty tổ chức bộ phận thu mua, phòng kinh doanh chịu trách nhiệm thu mua kịp thời phục vụ cho sản xuất. Giá cả NLVL cũng rất được chú ý về mặt chi phí thu mua sao cho với chi phí thu ít nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng, hạ thấp chi phí thu mua nhằm hạ giá thành sản phẩm. Đồng thời công ty cũng tổ chức làm tốt công tác quản lý NLVL thông qua hệ thống kho bãi nhừm tránh mất mát, hư hỏng, giảm chất lượng NLVL. Với lượng vốn có hạn công ty thường dự trữ NLVL ở mức tối cần thiết và có thể sung NLVL ở đơn đặt hàng này cho đơn đặt hàng khác hoặc có thể đem bán với giá cao hơn mà chưa cần sử dụng đến. Nói chung, công tác quản lý NLVL ở công ty luôn đảm bảo phục vụ đầy đủ, kịp thời các yêu cầu sản xuất. 1.4. Đánh giá NLVL * Tính giá NLVL nhập kho: Việc đánh giá NVL có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với công tác kế toán vật liệu của công ty. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ giúp cho việc hạch toán được tiến hành thuận lợi chính xác, đảm bảo phản ánh đúng tình hình vật liệu trong công ty. Do vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau với biểu giá và chi phí mua khác nhau cho nên với từng nguồn nhập thì việc đánh giá thực tế vật liệu cũng có sự khác nhau. - Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài: Giá nhập kho = giá ghi trên hoá đơn + chi phí thu mua + các khoản thuế không được khấu trừ - chiết khấu, giảm giá (nếu có). Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá ghi trên hoá đơn chưa bao gồm thuế GTGT - Đối với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành tự sản xuất. - Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá nhập kho = Giá thực tế xuất kho + Chi phí gia công chế biến + Chi phí vận chuyển - Nhận vốn góp liên doanh bằng vật liệu: Giá vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh quy định. - Vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo thị trường do hội đồng giao nhận xác định. - Phế liệu: Giá thực tế là giá trị thu hồi tối thiểu. Ví dụ 1: Ngày 06/01/2009 nhập kho 500kg bột Tlac, 1000kg bột Paracetamol theo hoá đơn số 86101 của công ty CP hoá Dược Việt Nam. Giá mua chưa có thuế GTGT 10% ghi trên hoá đơn lần lượt là 4000000; 450000000 đồng. Công ty xác định giá thực tế nhập kho của bột Tlac là 4 000 000 đồng; giá thực tế nhập kho của bột Paracetamol là 450 000 000đồng. * Tính giá NLVL xuất kho: Công ty tính giá NLVL xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này hàng nào nhập trước sẽ được sử dụng đơn giá làm đơn giá xuất trước. Xuất hết số hàng nhập trước rồi mới đến số nhập sau do đó giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ được xác định căn cứ vào đơn giá của những lần nhập sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng giảm. VD: Tài liệu về một số NLVL trong tháng 1 năm 2009 của công ty như sau: Tồn đầu tháng: Bột Tlac : 272,358kg với đơn giá 7929,222 đồng/kg. Bột Paracetamol: 45kg với đơn giá Xuất kho ngày 4/1: xuất 120,358 bột Tlac, 45kg bột Paracetamol. Nhập kho ngày 6/1: Nhập 500kg bột Tlac với đơn giá 8000đ/kg, 1000kg bột Paracetamol với đơn giá 550000 đ/kg. Xuất kho ngày 12/1: xuất kho 95kg bột Tlac, 150 bột Paracetamol Xuất kho ngày 15/1: Xuất kho 109.38kg Xuất kho ngày 25/1: xuất kho 88.5kg bột Tlac, 175 kg bột Paracetamol. Xuất kho ngày 28/1: xuất kho 56kg Xuất kho ngày 30/1: xuất kho 89kg bột Tlac, 130kg bột paracetamol. Công ty tiến hành xuất kho NLVL theo bảng sau: Bảng.2.1.Bảng tính giá trị Paracetamon xuất kho tháng 1 ngày tháng diễn giải số lượng (kg) Đơn giḠ(đồng/kg) Thành tiền(đồng) Tồn đầu tháng 45 500.000 22.500.000 04/1 xuất 04/1 45 500.000 22.500.000 06/01 nhập kho 06/01 1000 550.000 550.000.000 12/01 xuất 12/01 150 550.000 82.500.000 25/01 xuất 25/01 175 550.000 96.250.000 30/01 x uất 30/01 130 550.000 71.500.000 Tổng số lượng xuất 500 272.750.000 tồn cuối tháng 545 550.000 299.750.000 ¬ Bảng.2.2.Bảng tính giá trị bột Talac xuất kho tháng 1 Ngày tháng Diễn giải số lượng (kg) Đơn giá (đồng/kg) Thành tiền (đồng) Tồn đầu tháng 272,358 7929,222 2.159.587 04/1 xuất 04/1 120,358 7929,222 954.345 06/01 nhập kho 06/01 500 8000 4.000.000 12/01 xuất 12/01 95 7929,222 753,276 15/01 xuất 15/01 109,38 57kg ®¬n gi¸ 7929,222 52,38 kg ®¬n gi¸ 8000 871 006 25/01 xuất 25/01 88,5 8000 708.000 28/01 xuất 28/01 56 8000 448.000 30/01 xuất 30/01 89 8000 712.000 Tổng số lượng xuất 558,238 4.356.327 Tồn cuối tháng 214,12 8000 1.712.960 Việc khai báo giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước không được tính ngay khi làm phiếu xuất, nó chỉ được cập nhật khi ta chạy chức năng "tính đơn giá NTXT". Cuối tháng phần mềm tự động cập nhật đơn giá xuất kho trong kỳ. 2. Chứng từ chủ yếu và trình tự luân chuyển chứng từ nhập xuất kho nguyên vật liệu. 2.1. Chứng từ sử dụng. * Chứng từ sử dụng. - Hoá đơn GTGT - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Phiếu nhập kho - Giấy đề nghị cung ứng vật tư - Phiếu xuất kho 2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu ở Công ty CP Dược & TBYT Hà Tĩnh, NLVL mua ngoài là chủ yếu và thường mua với số lượng lớn nên mọi vật liệu sau khi mua về đến Công ty đều phải làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho. Khi NLVL về đến Công ty sẽ được nhân viên phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm kiểm tra chất lượng, quy cách NVL. Khi cán bộ cung tiêu mang hoá đơn lên phòng kinh doanh, hoá đơn phải ghi các chỉ tiêu: tên NLVL, số lượng, đơn giá, nguồn mua, hình thức thanh toán. Sau khi có đồng ý của Ban kiểm nghiệm vật tư thì cán bộ cung ứng phòng kinh doanh căn cứ vào hoá đơn và số lượng NLVL thực nhập để viết phiếu nhập kho. Sau đó, cán bộ cung tiêu đề nghị thủ kho nhập kho. Nếu NLVL đủ điều kiện nhập kho, trên cơ sở biên bản kiểm nghiệm thủ kho ký nhận số lượng thực thập kho và phiếu nhập kho. Phòng kinh doanh nhập khẩu lập phiếu nhập kho thành 3 liên với đầy đủ chữ ký của thủ kho, người nhập, phụ trách cung tiêu. Một liên giao cho thủ kho để nhập NLVL vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ. Một liên lưu tại phòng kinh doanh nhập khẩu. Một liên gửi kèm hoá đơn cho kế toán thanh toán với người bán. Trình tự nhập kho NLVL như sau: Do hoạt động đặc thù của Công ty, kinh doanh hàng hoá là chủ yếu nên hầu hết NVL mua về được nhập vào kho của Công ty. Khi có kế hoạch sản xuất, NLVL sẽ được chuyển từ kho của Công ty sang kho của phân xưởng sản xuất. Biểu 2.1: Mẫu hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 06 tháng 01 năm 2009 Mẫu số: 01 GTKL-3LL (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) Đơn vị bán hàng: Công ty CP Hoá Dược Việt Nam Địa chỉ: 273 Tây Sơn - Hà Nội Số 86101 Mã số thuế: 0100108945 - 1 Số TK: 710X - 00602 Điện thoại: 8533396 hoặc 8534148 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Thanh Đơn vị: Công ty CP Dược & TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - P. Nam Hà - TP. Hà Tĩnh - tỉnh Hà Tĩnh. Điện thoại: 039 855906 hoặc 039 854398 Tài khoản: 52010000000286 tại ngân hàng ĐT & PT Hà Tĩnh Mã số thuế: 3000104879 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột Tlac kg 500 8.000 4.000.000 2 Bột Paracetamol kg 1000 550.000 550.000.000 Cộng tiền hàng: 554.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 55.400.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 609.400.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm linh chín triệu, bốn trăm nghìn đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Trên cơ sở chừng từ gốc là hoá đơn GTGT, bộ phận kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất vật tư, sau đó tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Công ty CP Dược & TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số: 03-VT Số: 18 Biên bản kiểm nghiệm vật tư - hàng hoá Ngày 06 tháng 01 năm 2009 Căn cứ hoá đơn GTGT số 86101 ngày 06 tháng 01 năm 2009 của Công ty CP Hoá Dược Việt Nam Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Võ Đức Nhân Chức vụ: Phó giám đốc - Trưởng ban Bà: Hồ Thị Trà Chức vụ: Chuyên viên kỹ thuật - Uỷ viên Ông: Nguyễn Đăng Phát Chức vụ: Kế toán trưởng - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 1 Bộc Tlac kg 500 500 0 2 Bột Paracetamol kg 1000 1000 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đủ tiêu chuẩn quy định Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm, phòng kinh doanh viết phiếu nhập kho. Biểu 2.3. Phiếu nhập kho: Công ty CP Dược & TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số: 01-VT (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) Phiếu nhập kho Ngày 06 tháng 01 năm 2009 Số: 5 Nợ TK: 152 Có TK: 112 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Thịnh Theo hoá đơn số 86101 ngày 06 tháng 01 năm 2009 của Công ty CP Hoá Dược Việt Nam Nhập tại kho: Công ty TT Mã hàng hoá Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 NBO001 Bột Tlac kg 500 500 8.000 4.000.000 2 PPA001 Bột Paracetamol kg 1000 1000 550.000 550.000.000 Tổng cộng 554.000.000 Tổng số tiền bằng chữ: Năm trăm năm mươi tư triệu đồng chẵn Số chứng từ kèm theo: 01 (01 hoá đơn GTGT, 01 biên bản kiểm nghiệm vật tư) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.3. Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu ở Công ty, NLVL mua về được sử dụng cho sản xuất, quản lý ngoài ra còn xuất bán. NVL của xí nghiệp bao gồm nhiều thứ, loại khác nhau và được sử dụng để sản xuất các loại sản phẩm khác nhau. Bởi vậy để sử dụng vật liệu một cách tiết kiểm, có hiệu quả thì hàng tháng phòng kế hoạch sản xuất căn cứ kế hoạch sản xuất sản phẩm và nhu cầu vật tư xác định trên cơ sở định mức tiêu hao, lập định mức vật tư cho từng phân xưởng. Khi xuất kho NLVL cho sản xuất hay bất cứ mục đích gì đều phải đủ các chứng từ theo quy định. Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, yêu cầu về loại vật liệu, số lượng, quy cách, bộ phận cung cấp vật tư của phòng kinh doanh sẽ viết phiếu xuất kho. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất vật liệu. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất kho vật tư ghi số lượng thực xuất vào phiếu, ghi ngày tháng xuất cùng người nhận hàng ký vào phiếu, ghi thẻ kho sau đó chuyển chứng từ cho kế toán. Liên 1: Lưu tại bộ phận cung cấp vật tư phòng kinh doanh. Liên 2: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho, định kỳ chuyển cho kế toán NLVL Liên 3: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng. Trình tự xuất kho NLVL: Tại phân xưởng, người chịu trách nhiệm tiến hành lập kế hoạch cho nhu cầu vật liệu, sau đó viết "Giấy đề nghị cung ứng vật tư" trình lên bộ phận vật tư xem xét và xin duyệt của PGĐ phụ trách kinh doanh. Biểu 2.4: Giấy đề nghị cung ứng vật tư. Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Giấy đề nghị cung ứng vật tư Ngày 25/01/2009 Căn cứ vào tình hình sản xuất của Công ty Phân xưởng II đề nghị cung ứng vật tư như sau: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú Yêu cầu Duyệt 1 Bột Tlac kg 88,5 2 Bột Paracetamol kg 175 Phó giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) Phụ trách vật tư (Ký, ghi rõ họ tên) Người đề nghị (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào: Giấy đề nghị cung ứng vật tư, phụ trách cung tiêu tiến hành lập phiếu xuất kho. Tại thời điểm này phiếu xuất kho chưa có đơn giá. Biểu 2.5: Phiếu xuất kho. Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số: 02-VT (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) Phiếu xuất kho Ngày 25/01/2009 Số: 4 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hồng Thắm Địa chỉ: Phân xưởng thuốc viên Lý do xuất kho: Sản xuất thuốc viên Xuất tại kho: Công ty TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã vật tư ĐVT Hạn mức được duyệt Số lượng xuất Đơn giá (đ/kg) Thành tiền (đồng) 1 Bột Tlac NBO001 kg 88,5 88,5 2 Bột Paracetamol PPA kg 175 175 Cộng 263,5 (Số chứng từ kèm theo: 01 (Giấy đề nghị cung ứng vật tư) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Trường hợp xuất NLVL đem bán phải có lệnh của Giám đốc Công ty. Phòng kinh doanh căn cứ thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho làm 3 liên có đủ chữ ký của p