Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần In Hàng Không

mua trả lại, căn cứ vào những chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 111-(nếu đã trả tiền) Nợ TK 331-(nếu chưa trả tiền) Có TK 611-(Ghi giảm giá trị hàng mua) Có TK 133-(Ghi giảm thuế GTGT của hàng mua trả lại) + Trị giá NVL nhập kho do nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác kế toán ghi: Nợ TK 611-Mua hàng Có TK 411-Nguồn vốn kinh doanh + Trị giá NVL nhập kho do tự chế, thuê ngoài gia công kế toán ghi: Nợ TK 611-Mua hàng Có TK 631-Giá thành sản xuất - Cuối kỳ tiến hành kiểm kê xác định trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ và trị giá vốn thực tế NVL xuất kho để kết chuyển vào tài khoản liên quan. + Căn cứ vào kết quả kiểm kê, kết chuyển trị giá hàng đang đi đường và trị giá vốn thực tế NVL kế toán ghi: Nợ TK 151- Hàng đang đi đường Nợ TK 152- NVL Có TK 611-Mua hàng + Căn cứ vào kết quả tính toán trị giá vốn thực tế NVL xuất kho và mục đích sử dụng từng loại NVL kế toán ghi: Nợ TK 621-Chi phí NVL trực tiếp Nợ TK 627-Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641-Chi phí bán hàng Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán Nợ TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 611-Mua hàng Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về NVL được khái quát theo sơ đồ sau: 4.3 Kiểm kê, đánh giá lại NVL và kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 4.3.1. Kiểm kê NVL: Kiểm kê tài sản nói chung (NVL nói riêng) là việc cân đo đong đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, dối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Thông qua kiểm kê NVL để ngăn ngừa được những hiện tượng tiêu cực và xử lý kịp thời những NVL thiếu hụt, kém phẩm chất. Kiểm kê thường được thực hiện trong các trường hợp sau: + Kiểm kê định kỳ (cuối kỳ, cuối năm) trước khi lập báo cáo tài chính + Chia tách hợp nhất, sát nhập hoặc giải thể chấm dứt hoạt động…doanh nghiệp. + Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp + Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường. Ngoài ra việc kiểm nhận trước khi nhập NVL được coi là một trường hợp kiểm kê. * Trường hợp kiểm nhận phát hiện thừa NVL : Phần lớn nguyên nhân là do nhầm lẫn của bên bán; do vậy phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. - Nếu nhập toàn bộ số hàng : + Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: Nợ Tài khoản 152: Trị giá toàn bộ số hàng Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Có TK 331: Phải trả người bán Có TK 338: Phải trả khác + Tương tự, căn cứ vào các quyết định xử lý, vào hóa đơn mua hàng và coi số hàng thừa giữ hộ đơn vị bán kế toán hạch toán theo từng bút toán riêng. * Trường hợp kiểm nhận phát hiện thừa NVL: Kế toán ghi tăng NVL nhập kho theo trị giá của số hàng thực nhận , số hàng thiếu , căn cứ vào biên bản kiểm nhận để thông báo cho các bên liên quan biết và xác định nguyên nhân, kế toán căn cứ vào từng nguyên nhân để hạch toán. * Tương tự trường hợp kiểm kê phát hiện thừa, thiếu NVL chưa rõ nguyên nhân, kế toán căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý để ghi. 4.3.2. Đánh giá lại và kế toán các nghiệp vụ đánh giá lại NVL. Đánh giá lại NVL nhằm xác định giá trị hợp lý của NVL tại thời điểm đánh giá lại và được thực hiện : + Khi có quyết định của nhà nước; + Khi đem góp vốn liên doanh; + Khi được chia tách hợp nhất giải thể, phá sản… + Khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp. Chênh lêch đánh giá lại kế toán ghi trên sổ được phản ánh vào TK 412-Chênh lệch đánh giá lại tài sản, kế toán ghi: - Nếu đánh giá tăng: Nợ TK 152: (Chênh lệch giảm) Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản - Nếu đánh giá tăng: Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản CóTK 152: (Chênh lệch giảm) 4.4. Kế toán dự phòng giảm giá NVL tồn kho. 4.4.1 Mục đích lập dự phòng: - Giúp cho doanh nghiệp có nguồn vồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xẩy ra trong năm khấu trừ kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh của doanh nghiệp. - Đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh trị giá NVL không cao hơn giá cả trên thị trường (hay giá trị thuần có thể thực hiện được) tại thời điểm lập báo cáo. 4.4.2 Nguyên tắc xác định: Theo điều 19 chuẩn mực 02 -Hàng tồn kho, quy định: - Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho . - Số dự phòng cần trích lập, được xác định như sau: Số dự phòng cần trích lập cho năm N+1 = Số lượng hàng tồn kho ngày 31/12/N x Đơn giá gốc hàng tồn kho - Đơn giá ước tính có thể bán được Việc lập dự phòng giảm giá NVL được tính riêng cho từng mặt hàng được thực hiện vào cuối niên độ kế toán (ngày 31/12) trước khi lập báo cáo tài chính năm. Chỉ lập dự phòng cho NVL thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Kế toán sử dụng TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho; kết cấu cơ bản TK này như sau: - Bên Nợ ghi: Hoàn dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Bên Có ghi: Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính vào chi phí. - Số dư có Phản ánh số trích lập dự phòng giảm hiện có. 4.4.3. Phương pháp kế toán : + Cuối niên độ kế toán (ngày 31/12/) căn cứ vào số lượng NVL tồn kho và khả năng giảm giá từng thứ NVL để xác định mức trích lập dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Cuối niên độ kế toán sau (ngày 31/12/N+1) tiếp tục tính toán mức trích lập dự phòng cho năm tiếp theo (năm N+2). Sau đó so sánh với số dự phòng đã lập cuối kỳ năm trước - Nếu số dự phòng phải lập năm nay > số dự phòng phải lập năm trước kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có KL 159-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Nếu số dự phòng phải lập năm nay < số dự phòng phải lập năm trước kế toán ghi: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán Chương II Thực trạng về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần In Hàng không 1. Đặc điểm chung của Công ty cổ phần In Hàng không. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần In Hàng không. Hàng không dân dụng là ngành kinh tế kỹ thuật hiện đại, các chứng từ ấn phẩm của ngành phải đạt tiêu chuẩn quốc tế, đó chính là cơ sở cho Công ty cổ phần In Hàng không tồn tại và phát triển. Công ty cổ phần In Hàng không là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng, con dấu riêng. Công ty là một doanh nghiệp in tổng hợp của ngành Hàng không Dân dụng Việt Nam, là Công ty in duy nhất của Tổng cục Hàng không và chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty Hàng không Việt Nam. Trụ sở chính của Công ty In Hàng không đặt tại Sân bay Gia Lâm - Hà Nội. Công ty cổ phần In Hàng không tiền thân là xưởng In Hàng không, được thành lập ngày 01 tháng 04 năm 1985 theo Quyết định số 250/TCHK của Tổng cục Trưởng Tổng cục Hàng không dân dụng Việt Nam. Năm 1985 khi mới thành lập, Xưởng In Hàng không thuộc Cục chính trị, Tổng cục Hàng không dân dụng Việt Nam. Lúc đầu có nhiệm vụ in báo hàng không, giấy tờ quản lý kinh tế xã hội , tình hình hạch toán nội bộ thuộc tổng cục Hàng không dân dụng Việt Nam. Đến tháng 3 năm 1990, Xưởng in Hàng không đợc đổi thành Xí nghiệp In Hàng không, được xác định là đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, có tài khoản riêng và con dấu riêng. Ngày 14 tháng 09 năm 1994, Công ty cổ phần In Hàng không được thành lập trên cơ sở Xí nghiệp In Hàng không theo quyết định số 1481/QĐ/TCCB-LĐ do Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ký, là Doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, trực thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam. Ngày 01/01/2006 công ty chuyển đổi thành công ty cổ phần In Hàng Không. Từ một cơ sở In Typo nhỏ bé thuộc Binh đoàn 678 do Bộ Quốc phòng chuyển sang, sau gần 20 năm xây dựng Công ty cổ phần In Hàng không đã có một cơ ngơi bề thế trên mặt bằng có diện tích trên mặt bằng hơn 6000m2 nhà xưởng và các công trình phụ trợ phục vụ cho sản xuất kinh doanh và phúc lợi. Trong đó có 2 toà nhà 3 tầng với tổng diện tích hơn 2000m2. Công ty đã nâng cấp Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh thành Chi nhánh phía Nam phụ trách một phân xưởng sản xuất giấy vệ sinh, khăn giấy Napkin cao cấp phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong và ngoài ngành trên một khuôn viên nhà xưởng rộng hơn 2000m2, Chi nhánh miền Trung hiện nay cũng đã được thành lập và đang chuẩn bị đi vào hoạt động chính thức. Về công nghệ, từ 3 máy Typo ban đầu do Trung Quốc chế tạo, được sự giúp đỡ của Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, Cục Hàng không Dân dụng Việt Nam, Bộ Văn hoá thông tin và các cơ quan ban ngành Trung ương, đến nay Công ty đã xây dựng được 5 phân xưởng sản xuất hoàn thiện, đồng bộ; Đã tạo lập được dây chuyền in OFFSET khép kín, gồm 5 máy in OFFSET hiện đại và một dây chuyền in OFFSET khổ lớn 4 màu in những ấn phẩm chất lượng cao được nhập từ các nước có Công nghệ in phát triển như: Đức, Pháp, Nhật,...; 2 dây chuyền in Flexo hiện đại do Mỹ và Đài Loan sản xuất chuyên in vé máy bay, chứng từ cao cấp như vé cầu, thẻ lên máy bay đã được mã hoá qua hệ thống băng từ, 3 dây chuyền gia công và sản xuất giấy cao cấp, 1 dây chuyền sản xuất giấy. Từ chỗ chỉ in được các ấn phẩm đơn giản như hoá đơn, chứng từ và tờ tin hàng không, đến nay Công ty cổ phần In hàng không đảm nhận in tất cả các loại sản phẩm cao cấp phục vụ ngành hàng không gồm cả vé máy bay, sản xuất các sản phẩm bao bì nhãn mác bằng PP, PE, OPP, màng xốp. Các loại giấy hộp, khăn giấy thơm, giấy vệ sinh các loại phục vụ cho ngành dịch vụ Hàng không và xã hội. Riêng về mặt hàng giấy khăn thơm của Công ty đã được nhận huy chương vàng tại Hội chợ thương mại toàn quốc năm 1997 và năm 1999. Hiện nay Công ty có hàng trăm bạn hàng thường xuyên ở khắp mọi miền đất nước và đã có sản phẩm in xuất khẩu đi các nước bạn như Lào và Nhật. Những năm 1986-1987, mỗi năm Công ty chỉ sản xuất trên 40 triệu trang in, đến nay đã sản xuất lên hàng tỷ trang in. Các sản phẩm đa dạng về mẫu mã, phong phú về chủng loại, đáp ứng yêu cầu thị hiếu của khách hàng và được khách hàng tín nhiệm. Năm 1990 doanh thu của Công ty là 850 triệu đồng, năm 1999 đã tăng lên trên 17 tỷ đồng. Năm 2002 Doanh thu của Công ty đã lên đến hơn 37 tỷ đồng. Kế hoạch đến năm 2003 Công ty sẽ tăng mức doanh thu lên 45 tỷ. Lợi nhuận của năm 1990 là 200 triệu đồng, đến năm 2002 do đầu tư mới một loạt máy móc thiết bị nhằm đổi mới công nghệ nhưng lợi nhuận của Công ty cũng đã đạt được trên 1 tỷ đồng. Thu nhập của người lao đồng bình quân năm 1990 là 400 nghìn đồng/người/tháng, đến năm 2002 thu nhập bình quân của người lao động đạt 1,3 triệuđồng/người/tháng. Công ty đã giao nộp thuế đầy đủ theo kế hoạch cấp trên giao và luôn luôn đảm bảo đời sống, việc làm, phúc lợi cũng như các chế độ khác cho người lao động. Từ 23 cán bộ công nhân viên ngày đầu thành lập, đến nay số cán bộ công nhân viên của Công ty đã lên đến gần 290 người, chưa kể số người lao động theo hợp đồng thời vụ. Số cán bộ kỹ thuật, quản lý có trình độ đại học và trên đại học được đào tạo chuyên ngành in trong nước và Quốc tế chiếm 30%; Số công nhân kỹ thuật chuyên ngành từ bậc 2 đến bậc 7 chiếm 65% và 100% công nhân kỹ thuật có trình độ trung học trở lên được đào tạo ngắn hạn và dài hạn chuyên ngành in. Để đáp ứng nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài đối với Công ty, ngoài trang thiết bị sẵn có, Công ty không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư các dây chuyền in hiện đại nhằm phục vụ cho yêu cầu phát triển của ngành Hàng không dân dụng Việt Nam. Năm 1999 công ty đã đầu tư hơn 15 tỷ đồng để hiện đại hoá dây chuyền in Flexo, tiếp tục đầu tư mở rộng dây chuyền in OFFSET từ cuối năm 2002 trị giá hơn 21 tỷ đồng; xưởng sản xuất giấy tại Công ty và ở trong Chi nhánh phía Nam nhằm đáp ứng thị trường của ngành về chất lượng và sản lượng, đáp ứng một phần thị trường ngoài ngành ở Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, xu hướng xuất khẩu. Qua gần 20 năm phấn đấu bền bỉ, Công ty In Hàng không đã được Nhà nước tặng cờ thi đua luân lưu của Chính phủ và 2 bằng khen của Thủ tướng Chính Phủ. Nhiều cán bộ công nhân viên được tặng bằng khen của Cục Hàng không Dân dụng Việt Nam, Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, Công đoàn ngành Hàng không và Huy chơng vì sự nghiệp hàng không, Huy chương vì sự nghiệp Công đoàn, Huy chương vì sự nghiệp văn hoá. Công ty đã được ngành Hàng không đề nghị Chính phủ tặng huân chương lao động Hạng ba cho tập thể và cá nhân. Qua gần 20 năm xây dựng và phát triển đã đánh dấu bước trưởng thành nhanh chóng, sự cố gắng vươn lên với biết bao khó khăn của Công ty In Hàng không để tự khẳng định vị trí, vai trò cần thiết, đóng góp cho sự nghiệp xây dựng ngành Hàng không dân dụng và ngành in Việt Nam. Tính đến năm 2004, tổng số vốn kinh doanh của Công ty là 45.040.862.627 VNĐ.Trong đó: - Vốn cố định: 27.146.725.331 VNĐ - Vốn lưu động: 17.894.137.296 VNĐ 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần In Hàng Không. - Chức năng: Công ty cổ phần In Hàng Không là một doanh nghiệp giữ vai trò quan trọng trong ngành Hàng Không dân dụng Việt Nam. - Nhiệm vụ: Công ty cổ phần In Hàng Không đã không ngừng mở rộng, phát triển với những nhiệm vụ chủ yếu: + In vé máy bay, thẻ, vé từ, chứng từ cao cấp, nhãn, sách, các ấn phẩm khác thuộc ngành Hàng Không cho các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước. +Sản xuất in gia công các ấn phẩm Flexo và bao bì trên chất liệu OPP, PE, các loại nhãn mác trên giấy và xốp theo yêu cầu của khách hàng. + Sản xuất các loại giấy khăn thơm, giấy vệ sinh và các loại dùng tiêu dùng khác. Kinh doanh các mặt hàng giấy, vật tư chuyên ngành in phương châm hoạt động và sản xuất tiêu thụ theo hoá đơn đặt hàng đảm bảo tiến độ thời gian và chất lượng cho khách hàng, việc thanh toán được tiến hành dứt điểm ít nợ nần dây dưa. Là một doanh nghiệp có quy mô vừa, Công ty đã thực hiện hạch toán độc lập, giữ cân đối tài chính, coi trọng hiệu quả kinh tế phấn đấu giảm chi phí, tăng lợi nhuận, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Trong những năm qua, các quan hệ kinh tế được mở rộng giúp Công ty tận dụng được khối lượng lớn các công việc in khai thác từ thị trường, tận dụng được công suất máy móc, thiết bị hiện có tạo nguồn in ổn định, một mặt đáp ứng nhu cầu thị trường, mặt khác đem lại nguồn thu nhập cho Công ty, đảm bảo việc làm cho cán bộ công nhân viên và nâng cao thu nhập của mỗi người. 1.3. Công tác tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty cổ phần In Hàng Không. 1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý: Sơ đồ tổ chức của Công ty In Hàng không Hội đồng quản trị Hội đồng kiểm soát Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng KHSX Phòng kinh doanh Phòng TC-KT Phòng TCHC PX Giấy Phòng QLCL Chi nhánh phía Nam PX Plexo PX Offset PX Sách PX Chế bản Chi nhánh miền Trung Trách nhiệm của các bộ phận được phân công trong bảng sau: TT Tổ chức Trách nhiệm 1 Hội đồng quản trị Tập hợp các cổ đông có quyền quyết định cao nhất. 2 Hội đồng kiểm soát Kiểm soát các hoạt động SXKD của công ty. 3 Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Người đại diện cho nhà nước, trực tiếp tham gia điều hành sản xuất. 4 Hai Phó giám đốc Giúp việc cho giám đốc. 5 Phòng tổ chức hành chính Thư ký, quản trị nhân lực, quản trị hành chính, được giao trách nhiệm cụ thể, có trường hợp kiêm nhiệm theo chức trách được Giám đốc duyệt. 6 Phòng kế hoạch sản xuất Lên kế hoạch sản xuất, marketing, chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm. Làm các thủ tục hợp đồng in… 7 Phòng tài chính - kế toán Lập kế hoạch tài chính, chuẩn bị vốn, theo dõi thanh toán. Kiểm soát chi phí, thanh toán lương cho công nhân. Kế toán hạch toán theo pháp lệnh và quy chế quản lý tài chính quy định… 8 Phòng vật tư kinh doanh Cung ứng NVL đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Quản lý kho NVL, bán thành phẩm. 9 Phòng quản lý chất lượng Duy trì hệ thống chất lượng, kiểm tra, kiểm soát 10 Phân xưởng chế bản Tổ chức chế bản in, ma két, bình bản, phơi bản chuẩn bị do khách hàng cung cấp. 11 Phân xưởng offset Tổ chức in đảm bảo thời gian, đạt chất lượng theo phiếu sản xuất và mẫu… 12 Phân xưởng Flexo Tổ chức in đảm bảo thời gian, đạt chất lượng theo phiếu sản xuất và mẫu… 13 Phân xưởng Sách Xén, kẻ giấy theo kích thước quy định, phục vụ cho việc gấp, đóng gói thành phẩm 14 Phân xưởng sản xuất Giấy Sản xuất và gia công các sản phẩm giấy cung cấp cho ngành Hàng không và thị trường phía Bắc 15 Chi nhánh miền Trung In lưới, cung cấp và khai thác nguồn khách hàng tại thị trường miền Trung. 16 Chi nhánh phía Nam Sản xuất và gia công các sản phẩm giấy cung cấp cho thị trường phía Nam 1.3.2. Tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ sản xuất của công ty. 1.3.2.1. Tổ chức sản xuất: Là một doanh nghiệp chuyên ngành in có sự kết hợp sản xuất một số sản phẩm, việc sản xuất của Công ty được thực hiện chủ yếu trên những quy định sau: - In offset: in tranh ảnh, mỹ thuật, sách báo, tạp chí. - In plexso: in ngừng vật liệu có tính nhẹ, mỏng như nilon, giấy bó. Với các công việc trên Công ty đã tổ chức các phân xưởng sản xuất sau: + Phân loại in offset: +Phân xưởng Sách: + Phân xưởng Flexo + Phân xưởng Giấy phía Bắc + Phân xưởng Giấy chi nhánh phía Nam + Phân xưởng chế bản: Có nhiệm vụ chế bản vi tính, bình bản, phơi bản và sửa chữa để tạo ra những bản in màu trong để thông tin in ra được sắp xếp theo một trình tự nhất định phục vụ cho quy trình in. 1.3.2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: Loại hình sản xuất sản phẩm của Công ty là kiểu chế biến liên tục, sản xuất hàng loạt và theo đơn đặt hàng, quy mô sản xuất thuộc loại vừa, sản phẩm có thể tạo ra trên cùng một quy trình công nghệ, theo cùng một phương pháp song song giữa các loại sổ có những đặc tính khác nhau về thiết kế kích cỡ, yêu cầu cả về mặt kỹ thuật cả về mặt kinh tế. Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Tài liệu gốc Lập Market Tách mầu điện tử Bình bản In Chế bản Gia công Thành phẩm - Lập Maket: Khi nhận các tài liệu gốc trên cơ sở nội dung in, bộ phận lập Maket sẽ tiến hành bố trí các tranh in như tranh ảnh, dòng cột, kiểu chữ, màu sắc, độ đậm nhạt... - Tách màu điện tử: Đối với những bản in nhiều màu sắc (trừ màu đen) như tranh ảnh mỹ thuật, chữ màu phải được đem chụp tách màu điện tử, mỗi màu được chụp ra một bản riêng thành 4 màu chủ yếu: xanh, đỏ, đen, vàng. Việc tách màu điện tử và lập Maket được tiến hành đồng thời, sau đó cả hai được chuyển sang bước bình bản. - Bình bản: Trên cơ sở các Maket tài liệu và phim màu điện tử, bình bản có nhiệm vụ bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh có cùng một màu vào các tấm can theo từng trang in. - Chế bản khuôn in: Trên cơ sở các tấm can do bộ phận bình bản chuyển sang, chế bản có nhiệm vụ chế bản vào khuôn in nhôm kẽm, sau đó đem phơi và sửa bản in . - In: Khi nhận được các chế bản khuôn nhôm hoặc kẽm do bộ phận chế bản chuyển sang, lúc này các bộ phận như in offset, in lazer tiến hành in hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó. - Hoàn thiện thành phẩm: Khi nhận được các trang in của bộ phận in chuyển sang, bộ phận thành phẩm sẽ tiến hành xén, đóng quyển, kiểm tra thành phẩm và đóng gói, sau đó vận chuyển giao cho khách hàng. Công ty đã hoàn toàn chủ động trong việc khai thác NVL (tìm các nhà cung ứng), bố trí lao động theo dây chuyền hợp lý, bộ máy quản lý gọn nhẹ, bao quát, kiểm soát công việc chặt chẽ từ marketing, ký kết hợp đồng , điều hành sản xuất, hoàn thiện sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. 1.3.3. Tổ chức bộ máy và công tác kế toán của Công ty In Hàng không: 1.3.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Để phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý công ty In Hàng không tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ thông tin trong công tác kế toán đều đợc kiểm tra, đánh giá chỉ đạo của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng Kế toán Công ty gồm 6 người với chức năng và nhiệm vụ riêng: + Một kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng Tài chính - kế toán: Là người bao quát và quyết định mọi việc tài chính kế toán của Công ty, tham mu giúp việc cho Giám đốc về vấn đề tài chính của Công ty. + Một kế toán tổng hợp kiêm phó trởng phòng Tài chính - kế toán: có nhiệm vụ tổng hợp, thuế cân đối sổ sách giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính. Điều hành công việc phòng khi được kế toán trưởng uỷ quyền. + Một kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi thanh toán các khoản chi phí phát sinh, thanh toán các khoản tiền lương, thưởng và các khoản tài chính phát sinh. + Một kế toán kho NVL: Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán nguyên vật liệu trong công ty. + Một kế toán tiêu thụ, xuất nhập khẩu: Xuất, vào sổ hoá đơn bán hàng, kế toán xuất nhập khẩu, theo dõi các khoản tiền chuyển qua tài khoản công ty và các công việc phát sinh khâu tài chính - ngân hàng. + Kế toán thu: có nhiệm vụ theo dõi và vào sổ các khoản thu phát sinh trong kỳ. Với chức năng và nhiệm vụ riêng của từng người trong phòng kế toán tất cả các giấy tờ, sổ sách kế toán và vào máy vi tính liên quan được gắn với từng phần hành kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán tổng hợp (kiêm phó trưởng phòng TCKT) Kế toán thanh toán chi Kế toán thu Kế toán tiêu thụ, xuất nhập khẩu Kế toán kho nguyên vật liệu Kế toán trưởng phòng TCKT 1.4.2.Hình thức tổ chức sổ kế toán: Đối với việc hạch toán chi tiết NVL, Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp này đơn giản, dễ làm, kết hợp với hình thức kế toán là nhật ký sổ cái nên dễ kiểm tra. Mặt khác, với phương pháp kê khai thường xuyên nên có thể theo dõi liên tục và thường xuyên số dư của các tài khoản. Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi vào sổ kế toán : Chứng từ gốc hoá đơn Sổ kế toán chi tiết Sổ cái – Nhật ký Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Bảng tổng hợp Sổ quỹ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu số liệu Với hình thức kế toán này các loại sổ mà công ty đang sử dụng đó là: - Sổ cái – Nhật ký: sổ này là sổ nhật ký để hệ thống hoá số liệu kế toán của từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trật tự thời gian phát sinh của chúng, vừa hệ thống hoá thông tin kế toán theo từng chỉ tiêu kế toán, tài chính. - Sổ chi tiết: được mở riêng cho từng mã vật tư của từng kho, từng loại nghiệp vụ cần được chi tiết của các nghiệt vụ như tài sản cố định. - Sổ chi tiết để tờ rời. - Sổ quỹ tiền mặt: ghi những chứng từ nào liên quan đến tiền mặt. * Hiện tại công ty cổ phần In Hàng Không đang áp dụng phần mềm kế toán MISA7.1. Quy trình vào máy được miêu tả qua sơ đồ sau: Tập hợp chứng từ Khai báo các thông tin Nhập số liệu Máy tính sử lý dữ liệu Báo cáo 2.Thực trạng về kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in Hàng không 2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu ở Công ty In Hàng không. 2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu. Công ty cổ phần In Hàng không sản xuất sản phẩm vừa theo chỉ tiêu kế hoạch, vừa theo đơn đặt hàng nên sản phẩm rất đa dạng. Sản phẩm in gồm nhiều loại như sách báo, tạp chí, chứng từ ... gắn liền và tuỳ thuộc vào yêu cầu hàng hoá của người sử dụng. Hơn nữa, sản phẩm thuộc ngành in, bên cạnh yêu cầu về chất lượng giấy tốt, mực tốt còn phải đáp ứng yêu cầu thẩm mỹ. Chính vì vậy, nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm có rất nhiều loại bao gồm: Các loại giấy, các loại mực in,các loại kẽm, hồ, keo dán, băng dính, dầu mỡ... Nguồn cung cấp vật liệu cho Công ty là do Công ty tự khai thác trên thị trường trong và ngoài nước mua theo giá thoả thuận. Do đó,Công ty có thể quan hệ với nhiều nhà cung cấp vật tư trên thị trường và lựa chọn các đối tượng phù hợp, chẳng hạn: Tổng Công ty giấy Việt Nam, Công ty giấy bãi bằng, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, nhập khẩu trực tiếp từ các nước trong khu vực Đông nam á, các nước Châu âu . . . Do đặc điểm của Công ty là sản xuất nhiều loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm sử dụng mỗi loại NVL khác nhau. Vì thế NVL của Công ty thường nhập một lần và sử dụng trong thời gian dài. Mỗi loại NVL do tính chất lý hoá học riêng, chịu ảnh hởng của khí hậu môi trường bên ngoài nên việc bảo quản dự trữ kho của Công ty phải được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý. Mỗi loại NVL phải được bảo quản ở từng kho riêng là tuỳ theo đặc tính của chúng, gồm các kho sau: Kho đựng giấy Kho màng Kho kẽm Kho đựng mực Kho vật tư khác Hệ thống kho tàng của công ty được quản lý chặt chẽ. Do đạc điểm của NVL chủ yếu là giấy - đây là vật liệu dễ bị ẩm, bị cháy nên kho được bảo quản khô ráo và có các thiết bị phòng cháy như bình cứu hoả. 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu ở Công ty: Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần In Hàng không được chia ra thành các loaị như sau: - Nguyên vật liệu chính gồm các loại: + Giấy: Công ty sử dụng trên 50 loại giấy có nhiều khổ và kích cỡ khác nhau như Giấy Tân Mai 70g/m khổ (84x123), giấy các bon, giấy couchét, đề can,... + Các loại màng PE, OPP… + Mực in có nhiều loại, màu khác nhau như: mực Mỹ, mực in Plexso + Kẽm có nhiều loại, khổ, cỡ khác nhau như kẽm tái sinh ( 52X40), Kẽm Nhật (61x72) ... - Vật liệu phụ gồm: Gôm, băng dính 2 mặt, bột hồ, dây kim tuyến... - Nhiên