Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng 47

đạo Công ty trong việc tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và quan hệ với các tổ chức bên ngoài. - Các công trình được thành lập để tổ chức điều hành sản xuất theo nhiệm vụ Công ty giao, trực tiếp nhận kế hoạch sản xuất và chịu sự quản lý điều hành của Công ty. - Xưởng sửa chữa có nhiệm vụ tu sửa các loại xe máy, thiết bị, phục hồi chi tiết sản xuất phụ kiện và gia công cơ khí. Xưởng sửa chữa do quản đốc xưởng quản lý và chịu trách nhiệm với Giám Đốc Công ty về hoạt động thuộc phạm vi xưởng quản lý. - Khách sạn Hải Âu: kinh doanh phục vụ nhà hàng, du lịch lữ hành, gồm ban quản đốc và các bộ phận giúp việc. Sơ đồ 2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất Ban tổng giám đốc Các phòng nghiệp vụ Các công trường Xưởng sửa chữa Khách sạn Hải Âu Ghi chú: Quan hệ chức năng Quan hệ chỉ đạo Đặc điểm về cơ cấu tổ chức quản lý Phòng kinh tế-kế hoạch Ban tổng giám đốc Phòng đầu tư quản lý dự án Phòng hành chính Phòng kế toán - tài vụ Phòng kỹ thuật Phòng quản lý vật tư xe máy Phòng tổ chức lao động tiền lương Xí nghiệp xây dựng số 1 Xưởng sửa chữa và gia công cơ khí Khách sạn Hải Âu Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông Phòng thí nghiệm Xí nghiệp xây dựng số 2 Xí nghiệp xây dựng số 3 Xí nghiệp xây dựng số 4 Xí nghiệp xây dựng số 5 Xí nghiệp xây dựng số 6 Xí nghiệp xây dựng số 7 Xí nghiệp xây dựng số 8 Xí nghiệp xây dựng số 9 Xí nghiệp xây dựng số 10 Xí nghiệp xây dựng số 11 Xí nghiệp xây dựng số 12 Xí nghiệp xây dựng số 13 Xí nghiệp xây dựng số 14 Xí nghiệp xây dựng số 15 Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy quản lý * Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận - Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là bộ phận có quyền quyết định cao nhất trong Công ty, tất cả các cổ đông có quyền kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động của Công ty. Đại hội đồng cổ đông sẽ quyết định mọi kế hoạch, phương án kinh doanh, đầu tư, trích lập các quỹ… nhằm đưa ra một Nghị quyết hằng năm để HĐQT Công ty thực thi. - Hội đồng quản trị: gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên. HĐQT do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, chịu trách nhiệm cao nhất việc thực thi Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông cũng như mọi sự thành bại trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Chủ tịch HĐQT do HĐQT bầu ra, là người đại diện pháp luật của Công ty, điều hành và chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật của Nhà nước. - Ban kiểm soát: gồm có Kiểm soát viên trưởng và các thành viên. Kiểm soát viên trưởng do Ban kiểm soát bầu ra. Ban kiểm soát có quyền kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tài chính của Công ty, kiểm tra xem Công ty có thực thi đúng kế hoạch, phương án kinh doanh mà HĐQT đã đề ra. - Ban tổng giám đốc: Gồm có tổng giám đốc và 4 phó tổng giám đốc: + Tổng giám đốc của Công ty: Tổng giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo các phòng ban chức năng và các đơn vị sản xuất kinh doanh trực tiếp của Công ty và là người đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên, trước pháp luật Nhà nước về điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. + Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, điều hành một hoặc một số lĩnh vực của Công ty, theo sự phân công của Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về công việc thực hiện. Hiện Công ty có 4 phó giám đốc, trong đó: w Một phó giám đốc được phân công quản lý và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về các hoạt động của các công trường thuộc 3 miền Bắc – Trung – Nam. w Một phó giám đốc quản lý các xưởng sửa chữa. w Hai phó giám đốc có nhiệm vụ giúp đỡ cho tổng giám đốc về các hoạt động của khách sạn Hải Âu. Các phòng ban có chức năng tham mưu cho tổng giám đốc trong việc xây dựng các công trình hoạt động cho toàn Công ty và có mối quan hệ chức năng với các đơn vị trực thuộc. - Phòng kinh tế - kế hoạch: Có nhiệm vụ lập hồ sơ đấu thầu và quản lý kế hoạch sản xuất, đầu tư và ứng dụng kỹ thuật, quản lý chất lượng công trình và giúp giám đốc. - Phòng kế toán - tài vụ: Có nhiệm vụ quản lý trong lĩnh vực tài chính, thống kê, tổng hợp, quản lý vốn ngân sách Nhà nước, vốn tự có và tài sản Nhà nước giao cho Công ty. Giúp cho tổng giám đốc thực hiện chức năng tham mưu quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính kế toán. - Phòng kinh tế kỹ thuật: Có nhiệm vụ giúp đỡ cho tổng giám đốc trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế kỹ thuật, áp dụng khoa học kỹ thuật, giám sát và xử lý kỹ thuật trong công trình. - Phòng quản lý vật tư - xe máy: Có nhiệm vụ quản lý xe, máy móc thiết bị, vật tư và cung cấp thông tin cho giám đốc. - Phòng tổ chức lao động tiền lương: Quản lý, sắp xếp, tổ chức quản lý, bố trí nhân sự, định mức lao động, quy chế trả lương, chế độ chính sách, chế độ BHXH, chế độ bảo hộ và an toàn lao động. - Phòng đầu tư - quản lý dự án: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, lập các dự án đầu tư mới và quản lý các dự án đầu tư. - Phòng hành chính: Có nhiệm vụ giúp đỡ cho tổng giám đốc trong công tác hành chính văn thư, đời sống, y tế. - Khách sạn Hải Âu: Là đơn vị trực thuộc Công ty có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện công việc kinh doanh ngành nghề du lịch, khách sạn, nhà hàng… - Phòng thí nghiệm: Là đơn vị hoạt động độc lập trong lĩnh vực chuyên môn kỹ thuật, có chức năng thực hiện các phép thử trong danh mục theo quyết định công nhận khả năng thực hiện các phép thử của cơ quan quản lý chuyên. - Xưởng sữa chữa và gia công cơ khí: Là đơn vị trực thuộc Công ty có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện công tác sữa chữa thiết bị, xe máy và gia công cơ khí theo kế hoạch của Công ty giao. - Các xí nghiệp xây dựng: Là đơn vị trực thuộc Công ty, trực tiếp thực hiện nhiệm vụ xây lắp các công trình xây dựng. Xí nghiệp có phiên hiệu riêng và cố định, tên các xí nghiệp được đặt lần lượt theo số thứ tự: xí nghiệp xây dựng số 1, số 2, … 2.1.3. Đặc điểm về cơ cấu lao động tại Công ty Tình hình lao động của Công ty năm 2009 được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2.1 Tình hình lao động của Công ty năm 2009 STT Tiêu thức phân loại Số người I 1 2 - Phân loại theo tính chất sản xuất: + Lao động trực tiếp + Lao động gián tiếp 1344 247 II 1 2 3 4 5 - Phân loại theo trình độ lao động: + Đại học + Trung cấp + Sơ cấp + Công nhân kỹ thuật + Lao động phổ thông 122 110 15 1115 229 Tổng số lao động 1591 Nguồn: Phòng Tổ Chức Lao Động Tiền Lương Lao động trực tiếp: là những người trực tiếp làm việc xây dựng (Đào nền, xây lắp, khoan,…), hàng ngày người lao động sau ngày làm việc sẽ ghi vào thẻ và có sự xác nhận của kỹ thuật hiện trường. Cuối mỗi quý sẽ chuyển về phòng Tổ Chức Lao Động Tiền Lương tại Công ty tiến hành quy đổi ra số công thực tế của từng người. Lao động gián tiếp: là những người làm việc ở văn phòng Công ty, để theo dõi thời gian lao động, Công ty đã sử dụng chứng từ là “Bảng chấm công” nhằm theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ việc hưởng BHXH… để làm căn cứ trả lương cho công nhân viên, BHXH trả thay lương cho CNV được hưởng. Cơ cấu lao động phù hợp với loại hình kinh doanh và quy mô của Công ty. 2.1.4. Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán tại Công ty 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ Phần Xây dựng 47 tổ chức kế toán theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Ở các đơn vị trực thuộc tổ chức, thực hiện một số phần việc kế toán như: Tập hợp các chứng từ kế toán chi phí phát sinh thực tế tại đơn vị, sau đó lập báo cáo theo mẫu quy định gửi về phòng kế toán. Phòng kế toán có nhiệm vụ tập trung thực hiện các phần việc còn lại và lập báo cáo tổng hợp toàn Công ty. Kế toán trưởng Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán, kiêm TSCĐ Kế toán vật tư Thủ qũy Kế toán xưởng sửa chữa Kế toán khách sạn Hải Âu Kế toán công trường Sơ đồ 2.3 Bộ máy kế toán của Công ty Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán: - Kế toán trưởng: Là người do Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn bổ nhiệm, trực tiếp chỉ đạo các bộ phận kế toán trong Công ty, chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị, các cơ quan cấp trên về toàn bộ công tác kế toán, tài chính của đơn vị. - Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Là người giúp việc cho kế toán trưởng, chịu sự phân công của kế toán trưởng và thay mặt cho kế toán trưởng giải quyết các công việc theo sự ủy quyền, khi kế toán trưởng đi vắng. Có nhiệm vụ tập hợp số liệu vào các sổ tổng hợp như chứng từ ghi sổ, vào sổ cái các tài khoản, xây dựng báo cáo tài chính, kiểm tra đối chiếu số liệu phát sinh của kế toán viên vào sổ chi tiết. - Kế toán thanh toán, kiêm TSCĐ: Theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ, trích khấu hao, chi phí sửa chữa TSCĐ và kiêm kế toán thanh toán nên phải theo dõi tình hình các khoản thanh toán. - Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi, tổng hợp các loại vật tư trong kỳ bao gồm tình hình xuất, nhập vật tư, lượng tồn kho cuối kỳ và phân bổ vào chi phí, đối chiếu số liệu sổ sách vật tư của Công ty và các xí nghiệp. - Kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ quan hệ với ngân hàng và tổ chức tín dụng, để gửi và rút tiền theo yêu cầu kinh doanh của Công ty. - Thủ qũy: Có nhiệm vụ quản lý thu, chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi tại Công ty, tiến hành trả lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp… khi có chứng từ và hóa đơn thanh toán hợp lệ đúng quy định. Định kỳ đối chiếu với kế toán thanh toán để đảm bảo tài chính của Công ty. - Các kế toán công trường: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí tại công trường, lập báo cáo theo mẫu quy định và hàng qúy gửi về văn phòng Công ty để tổng hợp. - Kế toán khách sạn Hải Âu: Theo dõi tình hình thu, chi tại khách sạn, lập báo cáo theo mẫu quy định, định kỳ gửi về văn phòng Công ty để tổng hợp. 2.1.4.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng - Công ty tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. - Công ty Cổ Phần Xây dựng 47 tổ chức kế toán theo mô hình hỗn hợp, các đơn vị trực thuộc tổ chức thực hiện một số công việc kế toán, đó là tập hợp chứng từ kế toán từ chi phí sản xuất phát sinh thực tế tại đơn vị. Sau đó lập báo cáo về phòng kế toán, phòng kế toán Công ty tiếp tục thực hiện các phần việc còn lại như kế toán doanh thu, tổng hợp chi phí từ các công trình, tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh. - Hiện nay, Công ty đang áp dụng chế độ chứng từ, số kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. - Quy trình kế toán trên sổ của Công ty từ chứng từ gốc ra báo cáo tài chính, theo trình tự thông qua sơ đồ sau: Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Công ty Cổ Phần Xây dựng 47 không chỉ thực hiện kế toán thủ công mà còn kết hợp với kế toán máy. - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán tại Công ty như sau: (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi dùng làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. (3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. - Trình tự xử lý số liệu trên máy vi tính như sau: Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Phần mềm kế toán Máy vi tính - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Sơ đồ 2.5 Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 2.1.4.3. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. 2.1.4.4. Các chính sách kế toán – tài chính khác tại Công ty - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Kỳ kế toán: theo từng quý. - Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. - Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá và giá trị còn lại, khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Nguyên giá TSCĐ * 3 Mức khấu hao bình quân quý = 12 - Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 2.1.5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh một vài năm gần đây Công ty Cổ Phần Xây dựng 47 được Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn đánh giá là một trong những Công ty mạnh, Công ty luôn hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất bảo tồn được vốn Nhà nước giao và vốn của cổ đông, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước và thực hiện kế hoạch đầu tư đổi mới thiết bị, mở rộng sản xuất. Kết quả kinh doanh của Công ty qua các năm được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2.2 Kết quả hoạt động của Công ty qua các năm ĐVT: đồng Năm 2007 2008 2009 Doanh thu thuần 461.387.270.346 604.154.254.645 806.000.311.112 Tổng LN kế toán trước thuế 14.190.183.577 14.412.090.036 27.292.995.042 Chi phí thuế TNDN 3.973.251.402 3.620.045.119 6.045.301.935 LN sau thuế 10.216.932.175 10.792.044.917 21.247.693.107 Phòng: Kế toán – Tài vụ Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy doanh thu và lợi nhuận của Công ty đều tăng qua các năm: - Doanh thu năm 2008 so với năm 2007 tăng lên 142.766.984.299 đồng tương ứng tăng 30,94%, doanh thu năm 2009 so với năm 2008 tăng 201.846.056.467 đồng tương ứng tăng 33,41%. - Lợi nhuận sau thuế của Công ty năm 2008 so với năm 2007 tăng lên 575.112.740 đồng tương ứng 5,62%, năm 2009 so với năm 2008 tăng lên 10.455.648.190 đồng tương ứng 96,88%. Như vậy, từ kết quả trên ta thấy, từ khi Công ty chuyển sang cổ phần hóa thì lợi nhuận của Công ty tăng qua các năm, điều này cho thấy Công ty hoạt động có hiệu quả. Lý do lợi nhuận của Công ty sau khi cổ phần hóa tăng là do trước khi cổ phần hóa Công ty chỉ kinh doanh xây dựng các công trình thuộc lĩnh vực Nhà nước, sau khi cổ phần hóa Công ty mở rộng loại hình kinh doanh đa dạng hơn, không chỉ kinh doanh xây dựng các công trình Nhà nước mà còn kinh doanh xây dựng các công trình ngoài Nhà nước. Lợi nhuận sau thuế của Công ty sẽ chia cho các thành viên góp vốn theo hợp đồng liên kết, chia theo vốn Nhà nước đầu tư, phần này được dùng để tái đầu tư bổ sung vốn Nhà nước tại Công ty, chia theo vốn Công ty tự huy động và phần còn lại trích lập vào các quỹ tại Công ty. 2.2. Thực trạng về công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Xây dựng 47 2.2.1. Đặc điểm NVL tại Công ty Công ty Cổ phần Xây dựng 47 là một đơn vị thi công xây lắp các công trình xây dựng cơ bản, sản phẩm của đơn vị là những công trình được tạo thành theo một đơn đặt hàng trước, theo một thiết kế định trước và được xác định theo kinh phí dự toán ban đầu. Vật liệu xây dựng chiếm một vị trí đặc biệt quan trọng trong các công trình xây dựng. Thông thường chi phí vật liệu thường chiếm tới (75-80)% giá trị công trình. Để xây dựng một công trình cần sử dụng rất nhiều loại vật liệu khác nhau, có khi cùng một loại vật liệu nhưng tùy theo tính chất của công trình mà chất lượng, quy cách, mẫu mã sử dụng khác nhau. Việc sử dụng vật liệu trong xây dựng rất đa dạng, cho nên số lượng, cơ cấu vật liệu đưa vào sản xuất rất phong phú, nhiều chủng loại, nhiều quy cách, mẫu mã khác nhau. Ngoài ra sản phẩm xây dựng là những công trình cố định, phân tán nhiều địa bàn khác nhau, do đó giá trị của một đơn vị vật liệu không giống nhau vì nó phụ thuộc vào nguồn khai thác, chế biến và cự ly vận chuyển của từng địa bàn. Vật liệu của Công ty bao gồm những loại vật liệu như: Xi măng, đá, gỗ, sắt thép, sơn, vôi,… Chính vì những đặc điểm nêu trên của vật liệu nên đòi hỏi Công ty phải có phương pháp quản lý và kế toán vật liệu cho phù hợp với tình hình thực tế đảm bảo kịp thời, chính xác, phục vụ tốt cho chỉ đạo sản xuất. 2.2.2. Phân loại, công tác quản lý và đánh giá về NVL tại Công ty 2.2.2.1. Phân loại vật liệu Phân loại vật liệu trong Công ty là một trong những điều kiện quan trọng và có ý nghĩa to lớn, giúp cho kế toán vật liệu thực hiện tốt công tác kế toán vật liệu một cách có hiệu quả trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với các đơn vị xây dựng, do tính chất và đặc điểm của vật liệu, đồng thời để dễ theo dõi quản lý và kế toán từng loại vật liệu tiêu hao vào công trình, người ta phân vật liệu làm các loại như sau: - Nguyên vật liệu chính: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Nguyên vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất như: Xi măng, sắt, thép, cát, đá, sỏi, gỗ,… - Nguyên vật liệu phụ: Những nguyên vật liệu có tính chất phụ, không tham gia cấu thành nên thực thể của công trình nhưng lại có tác dụng bổ trợ hay hoàn thiện sản phẩm xây lắp như: Dầu phụ, nhựa đường, cót ép, dây cáp điện,… - Nhiên liệu: Có tính chất tương tự như vật liệu phụ nhưng cũng có những đặc điểm riêng. Do đó nên để tách ra theo dõi, được dùng cho các xe máy, vận chuyển vật tư đến các công trình. Ngoài ra còn dùng để chạy xe con phục vụ chuyên chở cán bộ công nhân viên. Ví dụ: Dầu Diesel, xăng,… - Phụ tùng thay thế: những chi tiết, phụ tùng dự trữ nhằm thay thế chúng trong quá trình sử dụng máy móc thiết bị, phương tiện vận tải,… như: Xăm lốp, cần khoan, búa khoan,… - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là loại vật liệu đã loại ra trong quá trình sản xuất, thanh lý TSCĐ nhưng có thể tận dụng lại được hoặc bán ra ngoài như: Sắt vụn, mạt cưa,… 2.2.2.2. Công tác quản lý vật liệu ª Công tác quản lý vật liệu ở các xí nghiệp trực thuộc: - Các xí nghiệp chịu trách nhiệm lập kế hoạch vật liệu cho cả năm, quý, tháng cho từng công trình của đơn vị mình. - Tổ chức công tác thu mua, cung ứng vật liệu được kịp thời theo tiến độ thi công của từng công trình. - Tổ chức quản lý vật liệu theo đúng những quy định của Công ty về công tác quản lý vật liệu trong thu mua, bảo quản, sử dụng và thực hiện đúng các chế độ báo cáo vật liệu, kiểm kê vật liệu theo quy định của Nhà nước. - Tổ chức quyết toán vật liệu cho từng công trình khi hoàn thành bàn giao hoặc theo khối lượng hàng tháng, có đánh giá nhận xét mức độ tiết kiệm, lãng phí vật liệu trong thi công. ª Công tác quản lý vật liệu ở Công ty: - Tổ chức thu mua, cung ứng, bảo quản, sử dụng vật liệu của các công trình. Phần lớn các công trình thi công có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công trên một năm nên Công ty trực tiếp chỉ đạo và quản lý các mặt hoạt động của các xí nghiệp trực thuộc… - Làm nhiệm vụ tổng hợp giá trị vật liệu của các đơn vị của các đơn vị toàn Công ty để lập báo cáo tháng, quý, năm. - Tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý vật liệu cho các đơn vị trực thuộc… - Tổ chức quyết toán vật liệu cho từng công trình khi hoàn thành bàn giao hoặc theo khối lượng thực hiện hàng tháng, có đánh giá nhận xét mức độ tiết kiệm, lãng phí vật liệu trong thi công. 2.2.2.3. Đánh giá NVL 2.2.2.3.1. Tính giá thực tế NVL nhập ü Đối với nguyên vật liệu mua vào nhập kho thường xuyên biến động về giá cả, kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá thực tế được xác định tùy theo nguồn nhập. Do đặc điểm của từng loại vật liệu, Công ty đã áp dụng phương pháp đánh giá vật liệu theo giá thực tế vật liệu mua vào để tính giá nhập. Giá trị thực tế vật liệu mua vào = Giá mua ghi trên hóa đơn + Các loại thuế không được hoàn lại + Các chi phí thu mua liên quan - Các khoản giảm trừ (nếu có) Ví dụ: Theo hóa đơn số 023501 ngày 07 tháng 01 năm 2010, Công ty Cổ phần xây dựng 47 đã mua 5000 kg xi măng Hoàng Mai PCB 40 tại Công ty Cổ phần xi măng vật liệu xây dựng – xây lắp Đà Nẵng, với đơn giá mua là 1.028,57 đ/kg thuế GTGT 10%. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt và nhập kho theo phiếu nhập số 05 Giá trị thực tế xi măng nhập kho = (5000 x 1.028,57) + 514.285 = 5.657.135đ ü Đối với vật liệu thuê ngoài chế biến xong và nhập kho: Phòng cung ứng căn cứ vào phiếu giao hàng của công trình nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập kho vật tư sau đó chuyển cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu tiến hành kiểm nhận vật tư và ghi số lượng thực nhập và cùng với người giao ký tên vào 03 bản (người giao giữ 1 bản, thủ kho giữ 1 bản, phòng cung ứng vật tư giữ 1 bản sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ). Ví dụ: Trong kỳ Công ty xuất kho một số vật liệu chính thuê ngoài gia công. Cuối kỳ, số vật liệu này đã gia công xong, kiểm nhận, nhập kho. Giá thực tế vật liệu xuất gia công 150.000.000đ, chi phí thuê gia công đã trả bằng tiền mặt là 15.400.000đ (trong đó thuế GTGT là 1.400.000 đồng). Giá trị thực tế vật liệu nhập = 150.000.000 + 14.000.000 = 164.000.000đ 2.2.2.3.2. Tính giá thực tế NVL xuất Do giá cả trên thị trường biến động thường xuyên và được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, do đó Công ty CPXD 47 đã áp dụng phương pháp xuất kho theo phương pháp nhập trước – xuất trước. Ví dụ: Ngày 01 tháng 01 năm 2010 Công ty có một số nguyên vật liệu tồn kho đầu tháng như sau: - Xi măng Bỉm Sơn 2000kg với đơn giá là 1.000đ/kg Ngày 03 tháng 01 năm 2010 nhập kho 3000kg xi măng Bỉm Sơn với đơn giá nhập là 1.100đ/kg Ngày 05 tháng 01 năm 2010 xuất kho 4000kg xi măng Bỉm Sơn cho thi công công trình Đồng Nai 4. Giá trị thực tế xi măng xuất kho = (2000 x 1.000) + (2000 x 1.100) = 4.200.000đ 2.2.3. Tình hình kế toán NVL tại Công ty 2.2.3.1. Chứng từ sử dụng, trình tự lập, luân chuyển và xử lý chứng từ 2.2.3.1.1. Đối với NVL nhập kho µ Các chứng từ liên quan đến nhập kho vật tư tại Công ty - Giấy đề nghị cung ứng vật tư (do công trường lập gửi về phòng vật tư xe máy và được lưu tại phòng vật tư xe máy) - Hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Phiếu nhập kho µ Cách lập và luân chuyển chứng từ Tại Công ty Cổ phần xây dựng 47, khi có yêu cầu cung ứng vật tư từ các đơn vị công trường gửi về phòng vật tư xe máy. Phòng vật tư xe máy sẽ kiểm tra, theo dõi và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư theo đúng yêu cầu. Sau đó phòng vật tư xe máy chuyển toàn bộ chứng từ sang cho phòng kế toán tài vụ. Bộ phận kế toán vật tư tiến hành kiểm tra, đối chiếu và lên chứng từ vật tư. Phiếu nhập kho được dùng để xác định số lượng vật tư, giá trị vật tư nhập kho và làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Do đó phiếu nhập kho cần phải ghi đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Sau khi có đầy đủ các chữ ký của thủ trưởng đơn vị, người giao hàng, thủ kho thì 3 liên sẽ được phân chia và luân chuyển như sau: - Liên 1: Lưu tại phòng vật tư xe máy của Công ty 47 - Liên 2: Do thủ kho giữ để ghi thẻ kho - Liên 3: Giao cho kế toán vật tư µ Ví dụ về nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty CPXD 47 trong tháng 1/2010 như sau: Theo hóa đơn số 023603 ngày 07 tháng 01 năm 2010, Công ty Cổ phần xây dựng 47 đã mua 5000 kg xi măng Hoàng Mai PCB 40 tại Công ty Cổ phần xi măng vật liệu xây dựng – xây lắp Đà Nẵng, với đơn giá mua là 1.028,57đ/kg, thuế GTGT 10%. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt và nhập kho theo phiếu nhập số 05. µ Theo ví dụ trên, sẽ có những hóa đơn, chứng từ sau( Trang bên) § Sau khi hàng hóa mua về, kế toán căn cứ vào hóa đơn và kiểm tra số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa, nếu thấy đúng số lượng, quy cách phẩm chất thì nhân viên phòng vật tư xe máy tiến hành lập phiếu nhập. Với trình tự kiểm tra kế toán này thì đơn vị đã có sự kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ việc nhập NVL giữa số lượng thực tế nhập kho với chứng từ do người mua vật tư mang về và tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 152 : 5.142.850 Nợ TK 1331 : 514.2850 Có TK 1111 : 5.657.135 Cùng với việc theo dõi hạch toán thì kế toán căn cứ biên bản liên quan như mẫu biên bản kiểm nghiệm có số liệu thực tế § Hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng) HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: CA