Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hoà An

4 (7) (6) TK 632 (8) Ghi chú: (1). Nguyên vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý. (2). Nguyên vật liệu thừa là của đơn vị khác ( ghi đơn). (3). Nguyên vật liệu thiếu do cân, đo, đong, đếm sai. (4). Nguyên vật liệu thiếu trong định mức. (5). Nguyên vật liệu thiếu do người phạm lỗi bồi thường. (6). Nguyên vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân. (7). Khoản mất mát đã tìm được nguyên nhân cá nhân hoặc tổ chức phải bồi thường. (8). Các khoản hao hụt, mất mát sau khi trừ đi phần bồi thường của tổ chức, cá nhân gây ra. (9). Xử lý nguyên vât liệu thừa khi kiểm kê. 1.4.3.3.Kế toán nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phương pháp KKĐK. Sơ đồ 1.8: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK TK 611 TK 152 K/c giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ TK 412 TK 611 Đánh giá tăng Đánh giá giảm 1.4.3.4. Phương pháp kế toán xử lý kết quả kiểm kê và đánh giá lại vật tư hàng hoá. Việc xử lý kết quả kiểm kê và các trường hợp làm thừa thiếu vât liệu được thực hiện bởi hội đồng xử lý tài sản. Doanh nghiệp lập Hội đồng hoặc Ban xử lý tài sản đảm bảo đầy đủ thành phần cần thiết để giải quyết các trường hợp thừa thiếu trong kiểm kê và các nguyên nhân khác. Hội đồng xử lý tài sản có trách nhiệm phân tích, đánh giá các nguyên nhân cụ thể để đi đến kết luận khách quan. Căn cứ vào quyết định của hội đồng xử lý tài sản để ghi sổ kế toán. - Trị giá vật liệu thừa được Hội đồng ghi tăng thu nhập. Nợ TK338 (1). Có TK711. Trị giá vật liêụ thiếu đuợc hội đồng quyết định người chịu trách nhiệm vật chất phải bôi thường, kế toán ghi: Nợ TK138(8) Nợ TK 334 Có TK 138(1) * Nếu vật liệu hao hụt mất mát. - Căn cứ vào biên bản hao hụt mất mất hàng tồn kho, kế toán phản ánh trị giá hàng tồn kho mất mát, hao hụt. Nợ TK 138 (1). Có TK 152. - Căn cứ vào biên bản xử lý về hàng tồn kho hao hụt mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 111, 334. Nợ TK 632. Có TK 138 (1). 1.4.4. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 1.4.4.1. Sự cần thiết phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc “ thận trọng” của kế toán, các doanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 1.4.4.2. Nội dung kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Theo quy định hiện hành của chế độ kế toán tài chính thì dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính nhằm ghi nhận bộ phận giá trị thực tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế của hàng tồn kho) nhưng chưa chắc chắn. Qua đó, phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Giá trị thực hiện thuần tuý = Giá gốc của - Dự phòng giảm giá của hàng tồn kho hàng tồn kho hàng tồn kho - Dự phòng giảm giá được lập cho các loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật tư, hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trường thấp hơn thực tế đang ghi sổ kế toán. Những loại vật tư hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý, chứng minh giá vốn vật tư, hàng tồn kho. Công thức xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mức dự phòng cần lập = số lượng hàng tồn kho x mức giảm giá của Năm tới cho hàng tồn kho cuối niên độ hàng tồn kho Để phán ánh tình hình trích lập dự phòng và xử lý khoản tiền đã lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản 159. “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. * Nội dung: Dùng để phản ánh toàn bộ giá trị dự tính bị giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho nhằm ghi nợ các tài khoản lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhưng chưa chắc chắn, tài khoản 159 mở cho từng loại hàng tồn kho. * Kết cấu TK 159. - Bên nợ: Hoàn nhập số dư phòng cuối niên độ trước. - Bên có: Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Dư có: Phản ánh số trích lập dự phòng hiện có. * Phương pháp kế toán vào tài khoản này như sau. Cuối niên độ kế toán, so sánh dự phòng năm cũ còn lại với số dư phòng cần trích lập cho niên độ mới, nếu số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới, kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch lớn hơn bằng cách ghi giảm giá vốn hàng tồn kho. Nợ TK 159 ( chi tiết từng loại)- hoàn nhập dự phòng còn lại. Có TK 632: Giảm giá vốn hàng bán. Ngược lại, nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới kế toán tiến hành trích lập số chênh lệch lớn hơn Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ. Có TK 159: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu hàng tồn kho bị giảm giá, đã sử dụng vào sản xuất kinh doanh hoặc đã bán, ngoài bút toán phản ánh giá trị hàng tồn kho đã dùng hay đã bán, kế toán còn phải hoàn nhập số dự phòng giảm giá đã lập của các loại hàng tồn kho này bằng bút toán. Nợ TK 159 ( chi tiết từng loại) hoàn nhập số dự phòng còn lại. Có TK 632 giảm giá vốn hàng bán. 1.5. Các hình thức ghi sổ kế toán sử dụng Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Như vậy, hình thức kế toán thực chất là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ, thể lệ kế toán của Nhà nước, căn cứ vào quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ của các kế toán cũng như điều kiện, phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà lựa chọn vận dụng hình thức kế toán và tổ chức hình thức sổ kế toán nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Chế độ sổ kế toán ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ- BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính quy định rõ việc mở sổ, ghi chép quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng một trong các hình thức ghi sổ kế toán sau: 1.5.1. Hình thức nhật ký chung ( NKC). - Cở sở số liệu: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán NKC lần tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy các số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. - Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian. - Ưu điểm: Thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc, tiện cho việc kết chuyển trên máy vi tính và phân công công tác. - Nhược điểm: Ghi một số nghịêp vụ trùng lặp vì vậy khi cuối tháng phảI loại bỏ một số nghiệp vụ để ghi vào sổ cái. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. Sơ đồ 1.9: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC. Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Số thẻ ( kế toán chi tiết ) Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phat sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, trước hết ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung sau đó căn cứ vào sổ NKC để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào NKC, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ chi tiết liên quan. - Nếu đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ chứng từ gốc, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan đến định kỳ 3,5,10 ngày hoặc cuối tháng tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh. Từ nhật ký đặc biệt ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái. - Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng đối chiếu số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính. 1.5.2.Hình thức nhật ký sổ cái - Cơ sở số liệu: Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký- sổ cái. Căn cứ để ghi vào các sổ nhật ký, sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra không đòi hỏi kế toán có trình độ cao. Nhược điểm: Khó phân công quản lý, sử dụng trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít các tài khoản tổng hợp. Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng cho những đơn vị có quy mô nhỏ như HTX, đơn vị tư nhân, quản lý công trình. Sơ đồ 1.10: Sơ đồ trình tự kế toán ghi sổ, theo hình thức nhật ký sổ cái Chứng từ kế toán Sổ , thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Báo cáo tài chính Nhật ký sổ cái Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.53. Hình thức chứng từ ghi sổ ( CTGS). - Cơ sở số liệu: đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là có căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp “ chứng từ ghi sổ” việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm. + Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Ghi theo trình tự nội dung kinh tế trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số liệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm ( theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm theo phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Ưu điểm: Tiến hành đơn giản dễ làm Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp tách rời việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, tách rời việc hạch toán thêo thời gian với hạch toán chi tiết theo hệ thống, công việc dồn vào cuối tháng ảnh hưởng tới thời gian lập báo cáo kế toán. Điều kiện áp dụng: Mô hình này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn có nhiều nhân viên kế toán. Sơ đồ 1.11: Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ kế toán Sổ (thẻ ) kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ (thẻ) kế toán chi tiết. - Cuối tháng phải khoá sổ, tính số phát sinh bên nợ, bên có và số dư của các TK trên sổ cái để từ đó lập bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. 1.5.4. Hình thức nhật ký chứng từ. - Cơ sở số liệu: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại vào sổ nhật ký chứng từ sau đó cuối tháng chuyển vào sổ cái. - Phương pháp lập: Sổ nhật ký chứng là sổ kế toán chủ yếu được mở hàng tháng để tập hợp số phát sinh bên có của các TK. Sổ nhật ký chứng từ có thể mở cho từng tài khoản hoặc mở cho nhiều tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có nội dung liên quan mật thiết đến nhau. Bảng kê là sổ kế toán được sử dụng trong trường hợp việc hạch toán chi tiết không thể kết hợp trên nhật ký chứng từ được, các sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết. Ưu điểm: + Giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán + Dễ kiểm tra số liệu và việc kiểm tra số liệu được tiến hành thường xuyên. Nhược điểm: Mẫu sổ phức tạp đòi hỏi kế toán phảI có trình độ cao , không thuận tiện cho việc sử dụng các phương tiện hiện đại. Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghịêp vụ kinh tế phát sinh, trình độ kế toán cao. Sơ đồ 1.12: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Thẻ, sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Số liệu tổng cộng trong sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. 1.5.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính: - Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo ngyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phảI được in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính. + Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp, sổ cáI hoặc nhật ký sổ cáI và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. + Cuối tháng ( hoặc bất kỳ một thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ, cộng sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp và các số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định của sổ kế toán ghi bằng tay. Sơ đồ 1.13: Trình tự kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính PHẦN MỀM KẾ TOÁN Mỏy vi tớnh Sổ kế toỏn Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Bỏo cỏo tài chớnh Bỏo cỏo kết quả quản trị Chứng từ kế toỏn Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In số liệu, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra Chương 2: thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần XNK HOÀ AN 2.1. Đặc điểm tình hình chung của công ty. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. * Tờn cụng ty: Cụng ty cổ phần xuất nhập khẩu Hũa An. Tên giao dịch quốc tế: Hoa An Import Export Joint Stock company. * Địa chỉ: 45B/126 Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội. Văn phòng giao dịch: 40 Đào Tấn – Cống Vị - Ba Đình – Hà Nội. * Điện thoại: (84)437667170 - (84)437667731. Fax: 04376667170 * Giấy chứng nhận đăng kớ kinh doanh số 0103014654 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư Hà Nội cấp ngày 23 tháng 11 năm 2006. Mã số thuế: 0102077280 *Tài khoản: 102010000485870 tại Ngõn hàng Cụng thương Ba Đỡnh Hà Nội Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa An được thành lập vào cuối năm 2006 giai đoạn đầu Công ty chủ yếu thực hiện chức năng nhập khẩu trực tiếp với nước ngoài từ các thị trường như Hàn Quốc, Anh, Mỹ các mặt hàng như giấy, nguyên liệu giấy, hạt nhựa… sau đó cung cấp hàng hoá cho thị trường trong nước làm nguyên liệu, để sản xuất, tiêu dùng. Trong quỏ trỡnh phỏt triển cụng ty đó phải đối đầu với rất nhiều khú khăn, thử thỏch nhưng với phương chõm đỏp ứng tối đa nhu cầu của khỏch hàng bằng tất cả năng lực hiện cú của cụng ty, lấy uy tớn chất lượng làm đầu cụng ty đó khụng ngừng tớch lũy vốn để phự hợp với giai đoạn phỏt triển mới. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty trải qua mấy giai đoạn chớnh như sau: Giai đoạn I: Giai đoạn đầu của Cụng ty tỡm hướng đi phự hợp để phỏt triển (2006 đến 2007). Giai đoạn II: Giai đoạn phỏt triển và khắc phục khú khăn (2007 đến quý I/2008). Giai đoạn III: (Quý I/2008 đến nay) Từ quý I/2008 cựng với sự phỏt triển của nền kinh tế đất nước sự ra nhập cỏc tổ chức kinh tế như AFTA, WTO, cụng ty đó phỏt triển rất mạnh, kim nghạch xuất khẩu tăng cao, làm cho lợi nhuận tăng trưởng mạnh so với năm trước. Do việc nhỡn nhận nhu cầu về cỏc sản phẩm nhựa trong nước và quốc tế cựng với việc mở rộng qui mụ của cụng ty, nờn thỏng 8-2008 cụng ty mở thờm một phõn xưởng sản xuất cỏc sản phẩm về nhựa như: vỏ phớch, cỏnh quạt nhựa, bóng đèn ... Hiện nay công ty vẫn hoạt động trên cùng hai lĩnh vực là nhập khẩu hàng hoá và sản xuất các mặt hàng. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của cụng ty: 2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý của cụng ty: Công ty Cổ phần XNK Hòa An bao gồm 4 phòng chức năng và 2 phân xưởng sản xuất được điều hành bởi ban giám đốc, hoạt động dưới sự ủy quyền của Hội đồng quản trị Hình thức tổ chức bộ máy quản lý của công ty được miêu tả tóm tắt như sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty HộI ĐồNG QUảN TRị Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng XNK Phân xưởng sản xuất Phòng HC & NS Phân xưởng sản xuất I Phân xưởng sản xuất II BAN TổNG GIáM ĐốC - Hội đồng quản trị: là cơ quan cao nhất của công ty. - Ban Giám đốc bao gồm Giám đốc công ty, phụ trách chung, quản lý và giám sát mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm của hội đồng quản trị về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Trong điều kiện nhất định có thể uỷ quyền cho Phó giám đốc một số quyền hạn để điều hành công việc trong công ty. Và Phó giám đốc thừa lệnh Giám đốc điều hành quản lý công việc. - Phòng Hành chính và nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máy và bố trí cán bộ nhằm sử dụng hợp lý và có hiệu quả phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty. Xây dựng quy hoạch cán bộ, chuẩn bị các thủ tục bổ nhiệm, bãi miễn, đề bạt cán bộ. Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên của công ty, giải quyết thủ tục, chế độ tuyển dụng, thôi việc, chuẩn bị các hợp đồng lao động. Xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ. Chuẩn bị các thủ tục giải quyết chế độ cho người lao động như thôi việc, BHXH, BHYT, huu trí và các chế độ khác có liên quan đến người lao động. - Phân xưởng sản xuất: Chịu trách nhiêm sản xuất các mặt hàng của công ty đảm bảo đúng theo tiêu chuẩn chất lượng cũng như quy cách sản phẩm. Tiến hành thực hiện đúng thời hạn theo đơn đặt hàng của các đối tác, đảm bảo lượng hàng cung ứng ra thị trường của công ty. - Phòng kế toán: Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính- kế toán, trong việc đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính của nhà nước. Tổ chức theo dõi và đôn đốc các phòng khác thực hiện kế hoạch được giao. Tổ chức quản lý kế toán( bao gồm đề xuất tổ chức bộ máy kế toán và hướng dẫn hạch toán kế toán). Hướng dẫn kiểm tra và thực hiện chế độ hạch toán toàn Công ty, thực hiện ghi sổ kế toán theo đúng Pháp lệnh kế toán thống kê mà nhà nước đã ban hành. Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty về tình hình biến động của các nguồn vốn, vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật tư của công ty. Tham mưu đề xuất việc khai thác, huy động các nguồn vốn phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh đúng theo quy định Nhà nước. Phối hợp với các phòng ban chức năng trong công ty nhằm phục vụ tốt công tác sản xuất kinh doanh của công ty cũng như sự chỉ đạo quản lý của lãnh đạo đối với toàn công ty. - Phòng kinh doanh: Phụ trách bán hàng, tìm hiểu thị trường, thị hiếu của khách hàng. Lập kế hoạch thu mua vật tư để phục vụ sản xuất. - Phòng xuất nhập khẩu: Phụ trách đặt hàng với các đối tác nước ngoài. chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ, làm thủ tục thông quan hàng hóa tại các cửa khẩu, đảm bảo luôn có đủ lượng hàng để cung ứng ra thị trường. 2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty CP XNK Hoà An Công ty CP XNK Hoà An chuyên sản xuất các sản phẩm cánh quạt nhựa, vỏ phích,…với công nghệ sản xuất phức tạp kiểu liên tục, sản xuất hàng loạt, chu kỳ sản xuất ngắn, điều này ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm 2 phân xưởng sản xuất: . Một xưởng phân loại nguyên liệu . Một xưởng sản xuất Mỗi phân xưởng tương ứng với một quy trình công nghệ sản xuất. Đứng đầu mỗi phân xưởng sản xuất là một quản đốc phân xưởng. Mặc dù được chia thành các phân xưởng khác nhau nhưng giữa các phân xưởng luôn có mối quan hệ chặt chẽ, cùng bàn bạc, triển khai công việc, hỗ trợ lẫn nhau làm việc khi có lệnh của giám đốc nhằm thực hiện mọi công việc một cách nhanh gọn, hiệu quả. Sau đây là sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty Sơ đồ 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất của công ty CP XNK Hoà An Hạt nhựa nhập khẩu Nhựa PP Nhựa LD Làm nhiệt hoá lỏng Màu tạo sản phẩm Kho nguyên liệu Nhập kho Khuôn tạo sản phẩm Chú thích: (1) Xuất nguyên vật liệu từ kho chứa NVL. (2) Từ kho chứa phân loại, cân định lượng các loại nhựa (3) Tất cả NVL được định lượng chuyển vào lò làm nhiệt hoá lỏng (4) Sau khi nhiệt hoá chuyển vào khu vực tạo màu sản phẩm (5) Chuyển vào khuôn và đúc ra sản phẩm (6) Sản phẩm sau khi nung được chuyển tới hệ thống phân loại sản phẩm. Tại đây sản phẩm được phân loại theo tiêu chuẩn xác định, đóng hộp và nhập kho 2.1.2.3. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty những năm gần đây. Công ty Cổ phần XNK Hòa An qua quá trình hình thành và phát triển đã phát huy mọi khả năng, thế mạnh cũng như tận dụng và khai thác tốt cơ hội hấp dẫn trên thị trường, từ đó tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả, hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước. Từ bảng số liệu ta thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong ba năm này tốt, doanh thu bán hàng liên tiếp trong ba năm đều tăng, lợi nhuận sau khi nộp thuế cũng tăng lên ở mức tương ứng. Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ( Đơn vị tính: VNĐ ) stSTT Các chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1 Tổng doanh thu 660.850.000 10.828.253.000 11.550.360.000 2 Tổng chi phí 605.320.000 8.820.236.000 9.325.323.000 3 Nộp thuế TNDN 0 0 0 4 Tổng số LĐ bình quân tại CT 45 58 60 5 Thu nhập bình quân (người/tháng) 1.600.000 1.650.000 1.800.000 (Nguồn: phòng Kinh doanh) Do là doanh nghiệp mới thành lập nên trong 3 năm đầu công ty CP XNK Hòa An không phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần XNK Hoà An. Để tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ, có hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho các đối tượng sử dụng, đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ, năng suất lao động của nhân viên kế toán, công ty CP XNK, Hoà An đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, thống nhất của kế toán trưởng và sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán trong công ty. Bộ máy kế toán của công ty gồm 5 người. Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Cổ phần XNK Hoà An Thủ quỹ Kế toán TSCD, NVL, CCDC Kế toán tiền mặt, TGNH ng Kế toán tiền lương, công nợ Kế Toán trưởng Kế toán tổng hợp . Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán như sau: + Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra công việc do kế toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán. + Kế toán tổng hợp: có trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh. + Kế toán vật tư TSCĐ, NVL, CCDC: có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư, xác định chi phí nguyên vật liệu của các loại sản phẩm. Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, phản ánh đầy đủ kịp thời và chính xác số lượng TSCĐ, tình hình khấu hao, tính đúng chi phí sửa chữa và giá trị trang thiết bị. + Kế toán tiền Lương và công nợ: Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lương của các phòng ban của công ty, kế toán tiến hành lập tập hợp bảng lương, thực hiện phân bổ, tính toán lương và các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên trong công ty. + Kế toán tiền măt, tiền gửi ngân hàng: có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi