Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong

định tiêu thụ. Hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh, tính giá thành cho từng sản phẩm. Doanh thu phải đựợc theo dõi chi tiết cho từng loại hình kinh doanh. Trong từng loại doanh thu phải chi tiết cho từng loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết qủa kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác và đầy đủ kịp thời giám sát chặt chẽ hoạt động bán hàng. Kế toán thuế: Theo dõi báo cáo thuế của Công ty cũng như tình hình thực hiện trách nhiệm với nhà nước. Thủ quỹ: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong Chính sách kế toán áp dụng Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 14 tháng 9 năm 2006. Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty đều được quy định cụ thể như sau: Kỳ kế toán áp dụng trong Công ty là kỳ kế toán năm. Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VND). Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức “Nhật ký chung”. Mở Sổ Cái định kỳ một năm, định kỳ ghi Sổ Cái là một tháng. Sổ, thẻ kế toán chi tiết được mở theo dõi chi tiết từng đối tượng có liên quan tới nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản tương ứng. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi nhận theo giá thực tế mua hàng và chi phí vận chuyển phát sinh. Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Phương pháp giá thực tế đích danh. Các tài khoản sử dụng để hạch toán: TK 152, TK 153, TK 156, chi tiết theo từng nguyên vật liệu; TK 154, chi tiết theo từng khách hàng... Phương pháp khấu hao tài sản cố định áp dụng: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng để trừ dần nguyên giá tài sản cố định qua suốt thời gian hữu dụng ước tính. Thời gian khấu hao được ước tính như sau: Máy móc thiết bị 3 – 10 năm Thiết bị, dụng cụ quản lý 3 – 8 năm Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty sử dụng phương pháp trực tiếp trong việc tính thuế GTGT. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo, do đó tổ chức chứng từ nhằm mục đích giúp quản lý có được thông tin kịp thời chính xác đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh. Ngoài ra còn tạo điều kiện cho việc mã hoá thông tin và vi tính hoá thông tin và là căn cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành: Bảng 1.3: Chứng từ sử dụng tại Công ty STT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU I- Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01a-LĐTL 2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL 3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL 4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL 5 Giấy đi đường 04-LĐTL 6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL 7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL 8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL 9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL 10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL 11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL 12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL II- Hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho 01-VT 2 Phiếu xuất kho 02-VT 3 Biên bản kiểm nghiệm NVL, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 03-VT 4 Phiếu báo NVL còn lại cuối kỳ 04-VT 5 Biên bản kiểm kê NVL, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT 6 Bảng kê mua hàng 06-VT 7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT III- Bán hàng 1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH 2 Thẻ quầy hàng 02-BH IV- Tiền tệ 1 Phiếu thu 01-TT 2 Phiếu chi 02-TT 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT 4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT 5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT 6 Biên lai thu tiền 06-TT 7 Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 07-TT 8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT 9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý) 08b-TT 10 Bảng kê chi tiền 09-TT V- Tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ 2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ 3 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ 4 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ 5 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ Quy trình luân chuyển chứng từ: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, Kế toán Công ty tiến hành định khoản, phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ theo hệ thống ghi sổ kế toán tại đơn vị. Nội dung của việc tổ chức ghi sổ kế toán bao gồm: Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng. Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ. Ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại. Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết với nhau mà bất cứ một chứng từ nào cũng phải trải qua. Đây là quy trình luân chuyển chứng từ mà Kế toán Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong thực hiện rất chặt chẽ và hiệu quả. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán Trước ngày 01 tháng 01 năm 2007 Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số QĐ 144/2001/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 21 tháng 12 năm 2001. Sau đó chuyển thành hệ thống tài khoản kế toán quy định trong quyết định 48/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006. Để vận dụng có hiệu quả và linh động, công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống tài khoản kế toán riêng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể. Công ty đã mở chi tiết một số tiểu khoản theo từng đối tượng liên quan đến nghiệp vụ kế toán. Cụ thể các tài khoản 152, 153: TK 152: Nguyên vật liệu, được mở chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu: 152G: Gỗ. 152X: Xi măng. 152S: Sơn. 152K: Kính. 1528: Nguyên vật liệu khác. Mỗi tài khoản chi tiết lại được mở chi tiết theo từng loại. TK 153: Công cụ, dụng cụ, được mở chi tiết theo từng loại công cụ dụng cụ: 1531: Máy nén khí. 1532: Máy khoan, chà, cưa, mài, bào. 1534: Máy cưa sọc 4324 & 5800. 1535: Máy khoan HR2022. 1538: Máy cắt nhôm GWS 6-100. 1539: Máy mài. 15310: Máy cưa đĩa 5800NB. ... Tổ chức vận dụng sổ kế toán Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung với đặc trưng cơ bản là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo một trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của các nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức ”Nhật ký chung” được cụ thể hóa bằng sơ đồ như sau: Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Chứng từ kế toán Sổ quỹ SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ: Theo hình thức này, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái các tài khoản kế toán phù hợp, đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ chi tiết liên quan. Bên cạnh đó, Công ty có sử dụng sổ quỹ, sổ tiền gửi, căn cứ vào các chứng từ phát sinh liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán phản ánh vào các sổ quỹ, sổ tiền gửi. Định kỳ, cuối tháng, kế toán tổng hợp từng sổ , lấy số liệu ghi vào Sổ Cái tài khoản 111, 112. Cuối tháng, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh, khớp đúng số liệu giữa các sổ, lập các Báo cáo Tài chính. Với những điều kiện về quy mô, ngành nghề kinh doanh của Công ty, hình thức ghi sổ nêu trên tỏ ra rất có hiệu quả, bộ máy kế toán đơn giản, giảm bớt được lượng công việc cho nhân viên kế toán. Công ty có sử dụng hệ thống máy tính và áp dụng kế toán máy, nhưng công việc kế toán không hoàn thành trên máy mà đó chỉ là phần trợ giúp. Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây: Sổ kế toán tổng hợp Sổ Nhật ký chung: Là sổ kế toán tổng hợp dùng dể ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi Sổ Cái. Về nguyên tắc, tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên do công ty mở thêm Nhật ký đặc biệt cho đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn nên để tránh sự trùng lặp khi đã ghi sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Sổ Nhật ký đặc biệt mà công ty sử dụng là: + Sổ Quỹ: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ về quỹ của Công ty. Mẫu sổ này được mở riêng cho từng loại tiền. + Sổ tiền gửi ngân hàng: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ liên quan tới tiền gửi ngân hàng. Mẫu sổ này được mở riêng cho cho từng loại tiền, từng ngân hàng. Sổ Cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại công ty. Mỗi tài khoản được mở một hay một số trang liên tiếp trên Sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. Sổ kế toán chi tiết: Dùng để theo dõi những đối tượng cần hạch toán chi tiết. Hệ thống sổ kế toán chi tiết sử dụng tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong: Sổ chi tiết phải thu khách hàng (TK 131), sổ chi tiết tạm ứng (TK 141), sổ chi tiết NVL (TK 152), sổ chi tiết công cụ dụng cụ (TK 153), sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (TK 154), sổ chi tiết hàng hóa (TK 156), sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp (TK 331), sổ chi tiết các tài khoản khác. Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán Kết thúc mỗi quý, kế toán các phần hành tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tính ra số dư cuối kỳ các tài khoản, chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành lập Báo cáo tài chính, gồm các Báo cáo theo quy định tại quyết định 48/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006: Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 – DNN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 – DNN Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 – DNN Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế phải lập và gửi thêm phụ biểu sau: Bảng cân đối tài khoản Mẫu số F 01 – DNN Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong còn sử dụng một số báo cáo khác như Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, báo cáo tình hình sản xuất... CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ĐÔNG PHONG Đặc điểm quản lý và phân loại nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là thứ mà con người bằng sức lao động của mình tác động vào để thay đổi nó thành sản phẩm có ích cho con người. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu tạo thành hình thái của sản phẩm. Về mặt giá trị, giá trị nguyên vật liệu được dịch chuyển một lần toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất. Do vậy mà việc tổ chức quản lý, hạch toán kế toán nguyên vật liệu một cách hợp lý có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí, làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là vừa sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng, vừa sản xuất cho nhu cầu thi công thiết kế của Công ty, do vậy nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại, không chỉ do Công ty trực tiếp mua ngoài mà còn do cả khách hàng mang đến. Chính những đặc điểm này đòi hỏi công tác quản lý nguyên vật liệu cả về số lượng, chủng loại, giá cả, chất lượng cũng như hạch toán, kế toán nguyên vật liệu phải được tổ chức một cách chặt chẽ, hợp lý, đảm bảo cung cấp được đồng bộ, kịp thời cho sản xuất, ngăn ngừa hư hỏng mất mát, nguyên vật liệu, tránh làm ảnh hưởng đến sản xuất và thậm chí là uy tín của công ty. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Trong các doanh nghiệp, vật liệu rất đa dạng và phong phú, mỗi loại có một vai trò, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau. Vì vậy để quản lý vật liệu một cách có hiệu quả, các doanh nghiệp tiến hành phân loại vật liệu. Tuỳ theo yêu cầu quản lý vật liệu mà từng doanh nghiệp thực hiện phân loại theo các cách khác nhau, song Công ty phân loại nguyên vật liệu theo công dụng của nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu do khách hàng mang đến theo đơn đặt hàng. Nguyên vật liệu do công ty mua về để sản xuất, và được phân loại: Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Cụ thể là: Nhóm 1: Gỗ Gỗ dổi Gỗ dán 15 li Gỗ dán 18 li Gỗ dán 2,5x1224x2440 Ván ép mộng xoan Ván ép thanh gỗ ép ... Nhóm 2: Xi măng Nhóm 3: Kính Kính trắng 8 li Kính trắng 5 li ... Nhóm 4: Sơn Sơn dầu Lobster Sơn xịt Sơn công nghiệp Sơn chống rỉ Sơn lót ... Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý: đinh, ốc, vít, giấy nhám... Nhiên liệu: là những thứ được tiêu dùng cho sản xuất năng lượng như than, dầu mỏ, hơi đốt...Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành 1 nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn: xăng, dầu, ga... Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên. Chủ yếu là các loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất, hoặc từ việc thanh lý TSCĐ. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần phải được quản lý thật tốt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau, quy mô doanh nghiệp cũng khác nhau do đó mức độ và phương pháp quản lý nguyên vật liệu tại mỗi Công ty cũng khác nhau. Nguyên vật liệu của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong được mua từ nguồn ngoài và do khách hàng mang tới, do vậy ảnh hưởng đến cả ba khâu của quá trình quản lý nguyên vật liệu: Trong khâu thu mua: Công ty phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của công ty. Mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý hóa khác nhau, công dụng khác nhau và tỷ lệ hao mòn trong quá trình sản xuất cũng khác nhau do đó khi thu mua nguyên vật liệu phải sao cho đúng chủng loại và số lượng, chủng loại, tránh mua thừa nguyên vật liệu này mà nguyên vật liệu cần dùng thì lại thiếu. Do vậy, mọi nhu cầu mua nguyên vật liệu đều phải do bộ phận có nhu cầu sử dụng đề xuất thông qua Phiếu yêu cầu lĩnh nguyên vật liệu đề xuất lên Phòng Kinh doanh và được Giám đốc phê duyệt. Trách nhiệm mua nguyên vật liệu là của Phòng Kinh doanh, đảm bảo cung cấp NVL đầy đủ thông qua việc kiểm tra hóa đơn chứng từ. Tiếp đó là phẩm chất nguyên vật liệu phải tốt, giá cả phù hợp, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt phải quan tâm đến chi phí thu mua, giúp hạ thấp chi phí. Do vậy, nguyên vật liệu do Công ty mua phục vụ cho sản xuất được cung cấp từ nhà cung cấp có uy tín và có quan hệ mua bán thường xuyên với công ty: Hòa Thuận Phát, công ty sơn Kova... chính vì vậy chất lượng nguyên vật liệu được đảm bảo tốt nhất. Về giá cả nguyên vật liệu thu mua, do công ty đã hiểu được thị trường mua bán, giá mua nguyên vật liệu và chi phí thu mua được công ty xác định theo phương thức thuận mua vừa bán với các nhà cung cấp do vậy giá cả luôn được xác định ở mức hợp lý. Nếu tổng giá trị nguyên vật liệu lên trên 10 triệu VND phải có ít nhất ba bản báo giá của ít nhất ba nhà cung cấp khác nhau. Phòng Kinh doanh trực tiếp chịu trách nhiệm và lựa chọn phương án giá. Các lần mua có giá trị từ 5 triệu VND trở lên cần có hợp đồng kinh tế, có sự điều chỉnh theo giá thị trường ở các lần mua. Người mua phải yêu cầu bên bán ghi đầy đủ các yếu tố trên hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính, chịu trách nhiệm về tính đúng đắn, hợp lý, hợp pháp của hóa đơn do mình thanh toán. Cán bộ kế toán phải kiểm tra hóa đơn, nếu phát hiện có dấu hiệu không hợp pháp phải báo cáo lãnh đạo xem xét xử lý. Phải có hợp đồng kinh tế có chữ ký, đóng dấu của hai bên để Phòng Kinh doanh quản lý. Trong khâu dự trữ và bảo quản: Để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu. Để đảm bảo được điều này phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng bến bãi sao cho phù hợp, giúp dễ dàng cho vận chuyển, xuất nhập kho và kiểm tra. Nhận thức được điều này, Công ty tiến hành tổ chức bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu an toàn có sự giám sát, bảo quản thường xuyên với hệ thống kho được bố trí tập trung. Mọi nguyên vật liệu mua về đều phải nhập kho, nếu chưa đủ điều kiện hoặc không phải nguyên vật liệu của Công ty, phải có phiếu gửi hàng, phải báo cáo và có sự đồng ý của Giám đốc. Thủ kho có trách nhiệm bồi thường mất mát do chủ quan mình gây ra. Thủ kho phải chịu trách nhiệm an toàn nguyên vật liệu trong kho, sắp xếp bảo quản theo yêu cầu. Nếu có dấu hiệu ảnh hưởng đến an toàn nguyên vật liệu phải báo cáo người phụ trách trực tiếp xử lý. Trong khâu sử dụng: Trong khâu này, nguyên vật liệu của công ty luôn được tính toán phù hợp vừa đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu, vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm đúng như trong thiết kế ban đầu cho từng đơn đặt hàng của khách hàng cũng như sản phẩm công ty sản xuất: Nguyên vật liệu xuất kho phải có phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của người có trách nhiệm. Nghiêm cấm thủ kho cho vay mượn nguyên vật liệu mà không làm thủ tục xuất kho. Định kỳ 6 tháng một lần hoặc đột xuất theo yêu cầu quản lý, Công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu, có hội đồng kiểm kê, biên bản kiểm kê. Chênh lệch thừa thiếu phải xác định rõ nguyên nhân và có biện pháp xử lý: Nguyên vật liệu thừa ghi tăng thu nhập, nguyên vật liệu thiếu thì người có trách nhiệm phải bồi thường. Việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện đầy đủ, hoàn chỉnh. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên do đó theo dõi thường xuyên tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Muốn tính toán được chính xác thì công ty phải xây dựng cho mình một phương pháp nhất định và phù hợp với hoạt động sản xuất của công ty. Việc tính giá nguyên vật liệu ngoài tuân thủ nguyên tắc cơ bản của công tác kế toán nói chung, còn tuân thủ nguyên tắc áp dụng tại điều 04 Chuẩn mực kế toán Việt Nam về hàng tồn kho được ban hành theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính: “Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được”. Cụ thể việc tính giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong được thực hiện như sau: Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua (nếu có) Thường thì nguyên vật liệu được vận chuyển tới tận kho Công ty nên hay phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ. - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng giá thực tế nhập kho là giá trị thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán hoặc ước tính. - Nguyên vật liệu do Công ty thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế nguyên vật liệu bằng giá nguyên vật liệu xuất gia công chế biến cộng với chi phí liên quan. Ví dụ: Ngày 25/11/2008, thủ kho nhận được phiếu nhập kho số 65743 mua nguyên vật liệu của công ty gương kính Lâm Thành Long các loại kính như sau: Loại Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Kính 7 ly m2 178,608 105.000 18.753.840 Kính 8 ly m2 166,6 150.000 24.990.000 Kính 4 ly m2 274,2 62.000 17.000.400 Chi phí vận chuyển bên bán chịu. Như vậy giá thực tế NVL nhập kho =178,608x105.000+166,6x150.000+274,2x62.000 =60.744.240VND Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh trong việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu xuất thuộc lô nào theo giá nào thì được tính theo đơn giá đó. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Thủ tục nhập kho: Ở công ty, việc cung ứng NVL chủ yếu là mua ngoài nên phải được kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Khi NVL về, nhân viên thu mua đem hóa đơn lên Phòng Kinh doanh. Đại diện Phòng Kinh doanh, nhân viên thu mua cùng với thủ kho kiểm tra nội dung hóa đơn, nếu đúng với hợp đồng mua bán về số lượng, chất lượng, giá cả thì lập biên bản kiểm nghiệm và cho nhập kho NVL đó. Trên cơ sở hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm, giấy giao nhận hàng, lập phiếu nhập kho. Sau khi xác nhận NVL đủ điều kiện nhập kho, ban kiểm nghiệm lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng Kế toán; Liên 2: Giao cho nhân viên thu mua cùng hóa đơn GTGT rồi đưa lên phòng Kế toán thanh toán; Liên 3: Lưu tại Phòng Kinh doanh. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho ghi vào thẻ kho cho từng nghiệp vụ. Trên phiếu thẻ kho phải ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định theo từng loại đảm bảo thuận tiện cho việc xuất NVL khi có nhu cầu cần dùng. Quá trình nhập kho NVL có thể dược khái quát như sau: NVL Hóa đơn GTGT Phòng Kinh Doanh Kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Kho Biên bản kiểm nghiệm Sau đây, em xin mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ một số NVL: Ngày 25/11/2008, công ty mua NVL của công ty Cổ phần gương kính Lâm Thành Long: Biểu số 2.1 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 25 tháng 11 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT-3LL MS/2008B 0011010 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần gương kính Lâm Thành Long Địa chỉ: Số 44 Hàng Thiếc – Hoàn Kiếm – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0102132171 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Nguyệt Tên đơn vị: Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong Địa chỉ: Số 111E - ngõ 296 - Minh Khai - Mai Động - Hoàng Mai - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0101606460 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1. Kính trắng 7 ly m2 178,608 105.000 18.753.840 2. Kính trắng 8 ly m2 166,6 150.000 24.990.000 3. Kính trắng 4 ly m2 274,2 62.000 17.000.400 Cộng tiền hàng: 60.744.240 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 6.074.424 Tổng cộng tiền thanh toán: 66.818.664 Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi sáu triệu tám trăm mười tám nghìn sáu trăm sáu mươi tư đồng. Người mua hàng (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Nguyệt Người bán hàng (Ký, họ tên) Nguyễn Minh Châu Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) Giám đốc Nguyễn Thành Long Phòng Kinh doanh tiến hành kiểm nghiệm, lập biên bản kiểm nghiệm: Biểu số 2.2: Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Nguyên vật liệu-sản phẩm-hàng hóa) Ngày 25 tháng 11 năm 2008 Số: 256 Ban kiểm nghiệm gồm: Bà Trần Thị Nguyệt: Trưởng ban Ông Nguyễn Văn Chiến: Ủy viên Bà Nguyễn Thị Nguyệt: Ủy viên