Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH và Thương Mại Minh Sơn

nh. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm Việc phân chia nguyên vật liệu thành các loại như trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản tổng hợp, chi tiết để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại nguyên vật liệu đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2 Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh trị giá vốn thực tế. * Giá thực tế nhập kho. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà cấu thành giá vốn thực tế của nguyên vật liệu có sự khác nhau, cụ thể: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài. + Nếu nguyên vật liệu mua dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = Trị giá mua ghi trên hoá đơn (ko có thuế VAT) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua + Các khoản giảm giá và hàng mua trả lại + Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ = Trị giá mua ghi trên hoá đơn (ko có thuế VAT) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua - Các khoản giảm giá và hàng mua trả lại + Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế VAT hoặc nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = Trị giá mua ghi trên hoá đơn (có cả thuế VAT) + Thuế NK và thuế VAT của hàng nhập + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua - Các khoản giảm giá và hàng mua trả lại Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = Trị giá thực tế của vật liệu gia công chế biến + Chi phí chế biến - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu gia công nhập kho trong kỳ = Trị giá vật liệu xuất gia công chế biến + Chi phí giao nhận + Tiền gia công - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do các bên tham gia liên doanh định giá. *Giá thực tế xuất kho. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ kế toán của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán. Quá trình xuất- nhập nguyên vật liệu của công ty tiến hàng theo phương pháp giá thực tế nhập trước xuất trước Theo phương pháp này, kế toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó khi xuất kho, căn cứ vào số lượng xuất kho để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo công thức: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho = Số lượng nguyên vật liệu xuất kho x Đơn giá thực tế của lô hàng nhập sau cùng Khi nào hết số lượng lô hàng nhập sau cùng thì nhân với đơn giá thực tế của lô hàng nhập trước lô hàng đó và cứ tính lần lượt như thế. Như vậy, theo phương pháp này giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho thuộc các lần mua đầu kỳ. 3. Kế toán chi tiết vật liệu. Việc hạch toán nguyên vật liệu phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập xuất. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những phương pháp sau để kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp thẻ song song. * Nội dung của phương pháp. - Ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Hằng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng nguyên vật liệu về phòng kế toán. - Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu theo các chỉ tiêu giá trị và hiện vật cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và đối chiếu với thẻ kho. Số lượng nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho. Ngoài ra kế toán nguyên vật liệu phải tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán chi tiết vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm, loại vật liệu. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho chủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song bằng sơ đồ sau: Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Chứng từ xuất Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp Sơ đồ: Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Ưu điểm: ghi chép đơn giản dễ kiểm tra, đối chiếu * Nhược điểm: việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. * Điều kiện áp dụng: thường áp dụng đối với doanh nghiệp có ít chủng loại, khối lương các nghiệp vụ nhập xuất ít và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 4. Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu. 4.1 Chứng từ kế toán. Theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành, để phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán phải thực hiện việc lập và xử lý đầy đủ các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT (mẫu 01- GTGT) - Hoá đơn bán hàng (mẫu 01- BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03- BH) - Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT) - Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm- hàng hoá (mẫu 08- VT) * Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn như: - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07- VT) - Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04- VT) 4.2 Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu. Theo chế độ kế toán hiện hành, kế toán nguyên vật liệu được tiến hành theo một trong hai phương pháp sau: - Phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kiểm kê định kỳ. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy định của chế độ kế toán mà các doanh nghiệp lựa chọn cho mình phương pháp kế toán nguyên vật liệu phù hợp. 4.2.1 Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 4.2.1.1 Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại. * Các TK sử dụng - TK 152: "nguyên liệu, vật liệu": TK này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế). Kết cấu: Bên Nợ ghi: + Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tăng trong kỳ. + Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ từ TK 611 sang (phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên Có ghi: +Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu giảm trong kỳ do xuất dùng. + Số tiền giảm giá, trả lại nguyên vật liệu khi mua. + Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ sang TK 611 (phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dư Nợ: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể mở thêm các TK cấp 2, 3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm, thứ vật liệu. Cụ thể: TK 152- "nguyên liệu, vật liệu" 1521- nguyên vật liệu chính 1522 - vật liệu phụ 1523 - Nhiên liệu 1524- Phụ tùng thay thế 1525- Vật liệu và thiết bị XDCB 1526- Phế liệu và vật liệu khác - TK 151 "Hàng mua đang đi đường" - TK 133 "thuế GTGT được khấu trừ" - TK 331 " Phải trả người bán". Và các TK liên quan như TK 111, 112, 141 * Phương pháp hạch toán. - Nhập nguyên vật liệu mua ngoài. + Hàng và hoá đơn cùng về. Nợ TK 152: giá thực tế Nợ TK 133: thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Có TK 111, 112, 331, + Hàng về, hoá đơn chưa về (đã có phiếu nhập kho) Nợ TK 152: giá hạch toán Có TK 111, 112, ,331 Khi hoá đơn về thì ghi đỏ bút toán trước sau đó ghi lại bút toán thường theo giá hoá đơn (giá thực tế) Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 + Hàng đang đi đường hoá đơn đã về Nợ TK151: giá thực tế Nợ TK133: Có TK 111, 112, 331 - Nếu nhập khẩu: + Hạch toán giá mua ghi Nợ TK 152: giá nhập khẩu+ thuế NK Có TK 111, 112: phản ánh theo giá mua Có TK 333(3): Thuế NK + Sau đó hạch toán thuế VAT Nợ TK 133 Có TK 333(1) + Nếu có các chi phí mua Nợ TK 152 Có TK 111, 112, 331 - Trường hợp doanh nghiệp tự sản xuất gia công nguyên vật liệu hay thuê ngoài gia công chế biến. + Tập hợp chi phí chế biến Nợ TK 154 Có TK 152, 111, 112, 331, 334, 338 + Sau khi chế biến sẽ nhập kho Nợ TK 152 Có TK 154 - Trường hợp nhận góp vốn liên doanh Nợ TK 152 Có TK 411 - Nhận lại vốn góp liên doanh Nợ TK 152 Có TK 222, 128 - Do biếu tặng Nợ TK 152 Có TK 411 - Tặng do đánh giá lại nguyên vật liệu Nợ TK 152 Có TK 412 - Nguyên vật liệu đã xuất kho và sử dụng không hết lại nhập kho Nợ TK 152 Có TK 641, 642, 621, 627. - Kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa Nợ TK 152 Có TK 338(1) Đồng thời khi có quyết định xử lý ghi: Nợ TK 338(1) Có TK 721: tăng thu nhập Có TK 641, 642, 627(giảm chi phí) 4.2.1.2 Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu - Khi xuất vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm hay dùng cho quản lý. Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152 - Khi xuất vật liệu gửi đi bán hoặc tiêu thụ ngay. Nợ TK 157, 632 Có TK 152 - Khi xuất kho nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh Nợ TK 222, 128, 412( Có 412) Có TK 152 - Nếu giảm do mất mát thiếu hụt + Nếu mất mát xác định rõ nguyên nhân và người chịu trách nhiệm. Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí QLDN Nợ TK 642 Có TK 152 + Nếu thiếu hụt ngoài định mức phải bồi thường Nợ TK 111, 334, 138 (8) Có TK 152 + Nếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 138(1) Có TK 152 - Giảm do đánh giá lại nguyên vật liệu Nợ TK 412 Có TK 152: ghi phần chênh lệch Có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 111,112,141,311,331 TK 152 TK 621 Nhập kho do mua ngoài xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm 1331 TK 627,641,642 xuất dùng cho QLSX, BH, QLDN TK 151 TK 241 Mua cuối tháng N.kho hàng xuất dùng cho XDCB, chưa nhập kho đang đi đường sửa chữa TSCĐ TK 133 TK154 Thuế NK phải nộp (nếu NVLNK) Xuất tự chế biến, thuê ngoài gia công chế biến TK 222,128 Nhận góp vốn ldoanh, xuất góp vốn l.doanh cổ phần, cấp phát, quà TK 142 TK 154 Nhập do tự chế tác, thuê ngoài gia công chế biến TK 128,222 TK 632,157 Nhận lại vốn góp liên doanh xuất gửi bán Tk138(1) TK 138(1) Phát hiện thừa xuất cho vay phát hiện thiếu khi kiểm kê khi kiểm kê TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại chênh lệch giảm do đánh giá lại Sơ đồ tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Thực hiện nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu đối tượng nộp thuế VAT) TK111,112,141, TK 152 TK 621 Tăng vật liệu do mua ngoài Xuất vật liệu cho chế tạo sản phẩm TK 151,411,222 TK 627,641,642 Xuất dùng vật liệu cho nhu Vật liệu tăng do các nguyên cầu phân xưởng quản lý. nhân khác nhau liệu trên sổ kế toán mà chỉ phản ánh hàng tồn kho vào cuối kỳ và đầu kỳ. 4.2.2 Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. vụ của cán bộ kế toán cao, vững vàng. II. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ HỒNG NAM Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TM Minh Sơn. Công tác kế toán tại Nhà máy. * Hệ thống tài khoản sử dụng. Hệ thống tài khoản sử dụng của Nhà máy được xây dựng trên cơ sở những quy định về hệ thống TK chung cho các doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành. * Hình thức ghi sổ kế toán. Xuất phát từ đặc điểm, quy mô của Nhà máy, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều (do đóng vai trò then chốt trong ngành cơ khí, sản phẩm đa dạng) cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, trình độ nghiệp vụ cao nên Nhà máy đã lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán là: Nhật ký chứng từ. Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chứng từ: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu . Chứng từ gốc Và bảng phân bổ Thẻ kho Báo cáo nhập xuất tồn Sổ chi tiết vật liệu Báo cáo vật liệu tồn Bảng tổng hợp xuất vật liệu Bảng kê 4 Sổ cái TK 152 NK CT5 NK- C.từ liên quan Sổ chi tiết số 2 (TK 331) * Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: kế toán Nhà máy sử dụng phương pháp thẻ song song. * Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. 2. Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam. 2.1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty. 2.1.1. Đặc điểm. - Do sản phẩm của công ty rất đa dạng phục vụ cho ngành công nghiệp nặng, ngành cơ khí luyện kim hoá chất và xây dựng. Nên nguồn nguyên vật liệu mà công ty cần cho sản xuất cũng rất đa dạng về chủng loại với nhiều mặt hàng vật liệu khác nhau. - Vật liệu của công ty là vật liệu được sản xuất trong nước. - Chi phí nguyên vật liệu chiếm 70- 80% trong giá thành sản phẩm. - Công ty thường chỉ dự trữ vật liệu ở mức tối cần thiết, tránh vật liệu tồn kho nhiều gây ứ đọng vốn lại tăng thêm chi phí không cần thiết 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu tại công ty Minh Sơn bao gồm các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: thép, sắt, đồng, tôn.. - Nguyên vật liệu phụ: Sơn, que hàn, ôxi, gát, - Nhiên liệu: củi, đất đèn, dầu - Phụ tùng thay thế: dây curoa, phụ tùng máy móc Hiện nay, để thực hiện việc bảo quản vật liệu, nhà máy đã tổ chức thành các kho riêng để quản lý dựa theo cách phân loại nhằm theo dõi chặt chẽ sự biến động của các vật tư cũng như quản lý các loại vật tư đó. Song, với chủng loại và số lư ợng vật tư lớn, đa dạng, phong phú, do đó nhà máy chưa quản lý được vật tư theo danh điểm mà chỉ theo tổng số vật liệu. Do đó gây nhiều khó khăn cho việc quản lý và kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu phải được đánh giá theo trị giá vốn thực tế - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho + Công thức tính: Giá thực tế VL mua ngoài nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phi thu mua (nếu có) + Ví dụ: * Hoá đơn bán hàng 130 ghi: Tên mặt hàng : VL Thép C45 F 200 Số lượng : 6.800kg Đơn giá : 4900 đ/kg CP vận chuyển thuê ngoài: 2.000.000đ Giá trị thực tế VL : 33.320.000đ - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài xuất kho Do không lượng vật tư sử dụng của nhà máy rất lớn, chủng loại đa dạng, tình hình N - X diễn ra thường xuyên nên nhà máy đã sử dụng phương pháp Hệ số giá (giá hoạch toán) để đánh giá trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho đầu kỳ. + Công thức tính Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ = Trị giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số giá Hệ số giá nguyên vật liệu = Trị giá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán của nguyên vật liệu tồn kho đầu kì + Trị giá hạch toán nguyên vật liệu nhập kho trong kì 2.2. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu tại công ty thương mại Mịnh Sơn. 2.2.1. Trình tự hạch toán quá trình thu mua và nhập kho vật liệu tại nhà máy. Khi vật liệu mua về đến Nhà máy, kế toán vật liệu cùng với phòng kế hoạch và các đơn vị liên quan tiến hành kiểm nghiệm. Căn cứ vào hoá đơn của bên bán, phòng kế toán xem xét, kiểm tra. Nếu hoá đơn đảm bảo được tính hợp lý, hơp lệ là vật liệu mua về qua kiểm nghiệm đảm bảo đúng số lượng, chủng loại và chất lượng thì vật liệu được nhập kho. Người nhập hoặc ban kiểm nghiệm ghi số lượng thực nhập vào phiếu cùng người giao hàng ký tên vào cả 3 liên biên bản. Trong vòng 3 ngày kể từ khi vật liệu được đưa vào kho thủ kho phải phối hơp với các phòng ban chức năng kiểm tra đánh giá lại chất lượng sản phẩm, lập biên bản nghiệm thu và ghi chép đầy đủ vào thẻ kho. Trong trường hợp kiểm nghiệm nếu phát hiện thừa, thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kế hoạch biết đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ. Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ các chữ ký thì thủ kho phải giữ 1 liên kèm theo biên bản thừa thiếu (nếu có) về phòng vật tư, 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho số thực nhập sau đó chuyển lên cho kế toán vật liệu 1 liên có chứng từ gốc (HĐBH) gửi về phòng kế toán để làm căn cứ thanh toán tiền cho người bán hàng. Mẫu HĐBH HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2 (giao cho khách hàng) Mẫu số: 01 - GTGT Ngày tháng năm Đơn vị bán: Địa chỉ : . Số TK : .. ĐT:. Mã số thuế: Họ tên người mua hàng: . Đơn vị: Công ty TNHH và thương mại Minh Sơn Địa chỉ: Số 75 TT Cầu Diễn –Từ Liêm-HN Số TK: .. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép C45 F200 Kg .. . .. 2 Thép L502 x4 Kg . . 3 Thép hình chữ I350 Kg . . Cộng tiền hàng .. Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT . Tổng tiền thanh toán . Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng (Kí, họ tên) Kế toán trưởng (Kí, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Kí, họ tên) Biểu số 2: Đơn vị : Công ty TNHH và thương mại Minh Sơn Số: 25 PHIẾU NHẬP VẬT TƯ Nợ TK: Ngày. tháng. năm .. Có TK: Đơn vị bán: . Họ tên người giao hàng: .. Theo chứng từ số : ngày . tháng năm . Biên bản kiểm nghiệm: Nhập vào kho: Vật liệu chính Danh điểm VL Tên quy cách nhãn hiệu vật tư Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Thép C45 F200 Kg .. . .. Thép L502 x4 Kg Thép hình chữ I350 Kg . .. .. Cộng . . Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Thủ kho (Kí, họ tên) Người nhập (Kí, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Kí, họ tên) 2.2.2. Kế toán chi tiết vật liệu nhập kho. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu sẽ đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý là phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn theo từng thứ, loại vật liệu về số lượng, chủng loại và giá trị. Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại kho và tại phòng kế toán của nhà máy được tiến hành như sau: - Tại kho: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng của thẻ kho. Cuối ngày thẻ kho phải tính ra số tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ, 5 đến 7 ngày kế toán theo dõi vật liệu xuống kho lấy chứng từ hoặc thủ kho sẽ chuyển lên phòng kế toán. Đơn vị : Công ty TNHH và thương mại Minh Sơn Tên kho: Vật liệu chính THẺ KHO Ngày lập thẻ: Tờ số: Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép C45 F200 Đơn vị tính : kg Mã số : STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn tháng . 1 Mua thép (PN12) .. .. . 2 . .. .. . 3 Xuất kho PX lắp ráp .. .. . . 4 .. ... . . Cộng . . . - Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu ở nhà máy sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu là sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Định kì sau khi nhận được các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển đến, kế toán vật liệu tiến hành sắp xếp phân loại theo số thứ tự của phiếu nhập của từng kho và ghi vào sổ kế toán chi tiết vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu được đóng thành từng quyển và mở phù hợp với từng loại vật liệu của từng kho (đối với vật liệu chính), từng mã vật tư của từng kho (đối với vật liệu phụ) và từng nhóm vật liệu như nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Với việc nhập nguyên vật liệu cho sản phẩm thì Kế toán phải theo dõi cả số lượng và giá trị nguyên vật liệu. Định kỳ Kế toán vật liệu kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho. Nếu số liệu trên sổ chi tiết khớp với số liệu trên thẻ kho thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho. Đơn vị: Công ty TNHH và thương mại Minh Sơn. SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU (sản phẩm , hàng hoá ) Tháng năm Thẻ kho: 1521 Tên Kho: Nguyên vật liệu Tên vật liệu: . Đơn vị tính : đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tồn đầu tháng Mua thép (PN12) Mua thép (PN19) Xuất kho px lắp ráp Mua thép (PN20) 331 111 621 111 Cộng . 2.3. Kế toán xuất kho nguyên vật liệu. 2.3.1. Kế toán chi tiết xuật vật liệu. Trong tất cả các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng trong sản xuất, quản lý và phục vụ cho quá trình sản xuất đó. Ngoài ra, nguyên vật liệu còn được xuất kho cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp như: Thuê ngoài gia công, nhượng bán Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật liệu để phục vụ cho sản xuất, phòng kế hoạch căn cứ vào sản lượng định mức và định mức tiêu hao vật liệu, ra lệnh xuất vật liệu. Phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho thành 3 liên, sau đó chuyển cho thủ kho 2 liên, đơn vị lĩnh 1 liên. Khi lĩnh vật tư đơn vị phải đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi lại số lượng thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho thu lại phiếu của các đơn vị, tính ra tổng số vật tư đã xuất, đối chiếu v ới thẻ kho rồi ký vào 3 liên, 1 liên gửi cho phòng kế hoạch, 1 liên đơn vị giữ lại để ghi vào sổ vật tư của đơn vị, 1 liên gửi lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Hàng này hoặc định kỳ kế toán sẽ nhận chứng từ và thực hiện kiểm tra chứng từ. Đơn vị: Công ty TNHH và TM Minh Sơn Số PHIẾU XUẤT KHO Ngày tháng năm . Nợ TK: Có TK: Bộ phận sử dụng: . Lý do xuất: Xuất tại kho: Vật liệu chính. STT Tên quy cách nhãn hiệu vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép C45F200 Kg 2 Thép L502x4 Kg Cộng Cộng thành tiền (Viết bằng chữ) : .. Thủ kho Người nhập Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại kho và phòng kế toán của nhà máy được tiến hành như sau: - Tại kho: Nhận được các chứng từ nhập kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho có liên quan. Cuối ngày thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán . Cuối tháng thủ kho tính toán tổng lượng vật liệu nhập xuất tồn kho đối với mỗi thẻ kho được mở trong tháng, lập báo cáo nhập xuất tồn kho của mình phụ trách trong đó mỗi thẻ kho được phản ánh trên một dòng của báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo này sẽ được gửi lên cho phòng kế toán. - Tại phòng Kế toán : Khi nhận được các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển tới Kế toán vật liệu kiểm tra đối chiếu rồi ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Cuối tháng Kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết của tứng loại vật liệu tiến hành ghi vào báo cáo vật liệu tồn kho, mỗi sổ chi tiết vật liệu được phản ánh trên một dòng của báo cáo vật liệu. Sau khi tính ra số lượng vật liệu tồn kho của từng thứ, loại vật liệu, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên bác cáo vật liệu tồn kho, và báo cáo nhập xuất tồn kho của thủ kho gửi lên. Tình hình xuất –nhập nguyên vật liệu tại công ty TM Minh Sơn trong tháng 2/2005. Ngày 04/2 mua thép cuộn của công ty gang thép Thái Nguyên ,số lượng 92500kg với giá 6500đ/kg,đã thanh toán cho khách hàng,thuế 5%. Ngày 05/2 nhập thép lá của nhà máy ông s thép Việt Đức 41290kg, đơn giá 7050đ/kg,thuế 5% chưa trả cho người bán,chi phí thu mua la 500.000đ đã trả bằng tiền mặt. Ngày 08/2 xuất cho bộ phận sản xuất số 1 của công ty 49200kg thép cuộn ,giá 6500đ/kg để đưa vào sản xuất. Ngày 10/2 nhập của công ty CPSXvà kinh doanh kim khí 83052kg thép hình chữ I đơn giá 6980đ/kg,thuế 5% đã trả đủ tiền. Ngày 11/2 mua 700kg que hàn bằng tiền mặt với giá 10200đ/kg đã nhập đủ vào kho. Ngày 13/2 xuất 25 bình ga cho bộ phận sản xuất số 2 đơn giá 205000đ/bình. Ngày 14/’2 mua 50lít xăng đơn giá 8500đ/lít đã thanh toán bằng tiền mặt. Ngày 15/2 mua 105400kg thép cuộn của công ty TNHH Tràng An đơn giá 7108đ/kg, thuế 10%,chưa thanh toan.Chi phí thu mua la 560.000đ,thuế 5% đã trả bằng tiền mặt. Ngày 17/2 xuất cho bộ phận bán hàng của công ty 95200kg thép phi 20 đơn giá 7100đ/kg. Ngày 18/2 xuất 30lít dầu để bảo dưỡng máy móc trong công ty,đơn giá 4700đ/lít. Ngày 20/2 nhập 500 dây curoa cho các máy trong các phân xưởng trị giá chưa thuế là 4.400.000đ,thuế GTGT 10% đã thanh toán bằng tiền mặt.