Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy cơ khí Hồng Nam

- VT) - Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm- hàng hoá (mẫu 08- VT) * Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn như: - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07- VT) - Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04- VT) 4.2 Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu. Theo chế độ kế toán hiện hành, kế toán nguyên vật liệu được tiến hành theo một trong hai phương pháp sau: - Phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kiểm kê định kỳ. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy định của chế độ kế toán mà các doanh nghiệp lựa chọn cho mình phương pháp kế toán nguyên vật liệu phù hợp. 4.2.1 Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 4.2.1.1 Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại. * Các TK sử dụng - TK 152: "nguyên liệu, vật liệu": TK này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế). Kết cấu: Bên Nợ ghi: + Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tăng trong kỳ. + Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ từ TK 611 sang (phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên Có ghi: +Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu giảm trong kỳ do xuất dùng. + Số tiền giảm giá, trả lại nguyên vật liệu khi mua. + Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ sang TK 611 (phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dư Nợ: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể mở thêm các TK cấp 2, 3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm, thứ vật liệu. Cụ thể: TK 152- "nguyên liệu, vật liệu" 1521- nguyên vật liệu chính 1522 - vật liệu phụ 1523 - Nhiên liệu 1524- Phụ tùng thay thế 1525- Vật liệu và thiết bị XDCB 1526- Phế liệu và vật liệu khác - TK 151 "Hàng mua đang đi đường" - TK 133 "thuế GTGT được khấu trừ" - TK 331 " Phải trả người bán". Và các TK liên quan như TK 111, 112, 141 * Phương pháp hạch toán. - Nhập nguyên vật liệu mua ngoài. + Hàng và hoá đơn cùng về. Nợ TK 152: giá thực tế Nợ TK 133: thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Có TK 111, 112, 331, + Hàng về, hoá đơn chưa về (đã có phiếu nhập kho) Nợ TK 152: giá hạch toán Có TK 111, 112, ,331 Khi hoá đơn về thì ghi đỏ bút toán trước sau đó ghi lại bút toán thường theo giá hoá đơn (giá thực tế) Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 + Hàng đang đi đường hoá đơn đã về Nợ TK151: giá thực tế Nợ TK133: Có TK 111, 112, 331 - Nếu nhập khẩu: + Hạch toán giá mua ghi Nợ TK 152: giá nhập khẩu+ thuế NK Có TK 111, 112: phản ánh theo giá mua Có TK 333(3): Thuế NK + Sau đó hạch toán thuế VAT Nợ TK 133 Có TK 333(1) + Nếu có các chi phí mua Nợ TK 152 Có TK 111, 112, 331 - Trường hợp doanh nghiệp tự sản xuất gia công nguyên vật liệu hay thuê ngoài gia công chế biến. + Tập hợp chi phí chế biến Nợ TK 154 Có TK 152, 111, 112, 331, 334, 338 + Sau khi chế biến sẽ nhập kho Nợ TK 152 Có TK 154 - Trường hợp nhận góp vốn liên doanh Nợ TK 152 Có TK 411 - Nhận lại vốn góp liên doanh Nợ TK 152 Có TK 222, 128 - Do biếu tặng Nợ TK 152 Có TK 411 - Tặng do đánh giá lại nguyên vật liệu Nợ TK 152 Có TK 412 - Nguyên vật liệu đã xuất kho và sử dụng không hết lại nhập kho Nợ TK 152 Có TK 641, 642, 621, 627. - Kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa Nợ TK 152 Có TK 338(1) Đồng thời khi có quyết định xử lý ghi: Nợ TK 338(1) Có TK 721: tăng thu nhập Có TK 641, 642, 627(giảm chi phí) 4.2.1.2 Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu - Khi xuất vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm hay dùng cho quản lý. Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152 - Khi xuất vật liệu gửi đi bán hoặc tiêu thụ ngay. Nợ TK 157, 632 Có TK 152 - Khi xuất kho nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh Nợ TK 222, 128, 412( Có 412) Có TK 152 - Nếu giảm do mất mát thiếu hụt + Nếu mất mát xác định rõ nguyên nhân và người chịu trách nhiệm. Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí QLDN Nợ TK 642 Có TK 152 + Nếu thiếu hụt ngoài định mức phải bồi thường Nợ TK 111, 334, 138 (8) Có TK 152 + Nếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 138(1) Có TK 152 - Giảm do đánh giá lại nguyên vật liệu Nợ TK 412 Có TK 152: ghi phần chênh lệch Có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 7:Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 111,112,141,311,331 TK 152 TK 621 Nhập kho do mua ngoài xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm 1331 TK 627,641,642 xuất dùng cho QLSX, BH, QLDN TK 151 TK 241 Mua cuối tháng N.kho hàng xuất dùng cho XDCB, chưa nhập kho đang đi đường sửa chữa TSCĐ TK 133 TK154 Thuế NK phải nộp (nếu NVLNK) Xuất tự chế biến, thuê ngoài gia công chế biến TK 222,128 Nhận góp vốn ldoanh, xuất góp vốn l.doanh cổ phần, cấp phát, quà TK 142 TK 154 Nhập do tự chế tác, thuê ngoài gia công chế biến TK 128,222 TK 632,157 Nhận lại vốn góp liên doanh xuất gửi bán Tk138(1) TK 138(1) Phát hiện thừa xuất cho vay phát hiện thiếu khi kiểm kê khi kiểm kê TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại chênh lệch giảm do đánh giá lại Sơ đồ 8: Sơ đồ tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Thực hiện nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu đối tượng nộp thuế VAT) TK111,112,141, TK 152 TK 611 Tăng vật liệu do mua ngoài Xuất vật liệu cho chế tạo sản phẩm TK 151,411,222 TK 627,641,642 Xuất dùng vật liệu cho nhu Vật liệu tăng do các nguyên cầu phân xưởng quản lý. nhân khác nhau 4.2.2 Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 4.2.2.1 Kế toán tăng nguyên vật liệu * Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán mà chỉ phản ánh hàng tồn kho vào cuối kỳ và đầu kỳ. * Các tài khoản sử dụng: - TK 611- "mua hàng". Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư hàng hoá mua vào trong kỳ. TK này chỉ được áp dụng ở những doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Kết cấu Bên Nợ ghi: + Trị giá vốn thực tế của hàng mua nhập kho. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho đầu kỳ từ TK 152, 153, 156 sang. Bên Có ghi: + Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho kết chuyển sang TK 152, 153, 156. TK này không có số dư và có hai tài khoản cấp 2. TK 6111: mua nguyên vật liệu TK 6112: mua hàng hoá. Tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, TK 152, 151, không được sử dụng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ sử dụng để kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho và đang đi đường lúc đầu kỳ, cuối kỳ. + Đầu kỳ kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ. Nợ TK 611(1) Có TK 151, 152 + Trong kỳ khi mua nguyên vật liệu Phản ánh giá mua theo hoá đơn Nợ TK 611(1): Mua hàng Có TK 111, 112, 141: Nếu trả tiền ngay. Hoặc: Có TK 311: nếu trả bằng tiền vay Có TK 331: nếu chưa trả tiền Chi phí thu mua phát sinh ghi Nợ TK 611(10 Có TK liên quan (111, 112, 141,) * Phương pháp hạch toán. Sơ đồ 9: Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên(đối tượng được khấu trừ thuế VAT đầu vào) TK 152,151 TK 611 TK 152,151 Kết chuyển trị giá thực tế Kết chuyển thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ nguyên vật liệu tồn cuối kỳ TK 111,112 TK 331,111,112 Mua trả tiền ngay giảm giá, hàng mua trả lại TK 133 TK 133 TK 331,311 Số tiền đã mua chưa trả tiền thanh toán trả bằng tiền vay TK 621,627 xuất dùng cho cho TK 333 sản xuất , kinh doanh Thuế NK phải nộp TK 411 TK154 nhận cấp phát, góp vốn xuất gia công chế biến TK 412 TK 138,111,334 đánh giá tăng Thiếu hụt mất mát TK 412 đánh giá giảm - Trường hợp nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế VAT hoặc nộp thuế VAT theo phương pháp trựa tiếp: Khi thanh toán nếu được hưởng chiết khấu. Nợ TK 331: Phải trả người bán Có TK 711: thu nhập hoạt động tài chính. Nếu được giảm giá hoặc trả lại hàng mua Nợ TK 331, 111, 112, 138(8) Có TK 611(1) + Cuối kỳ doanh nghiệp tiến hành kiểm kê tiến hành xác định trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ và thực hiện các bút toán kết chuyển tương tự như trường hợp kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ với đối tượng được khấu trừ thuế VAT đầu vào. 5. Tổ chức sổ sách kế toán trong kế toán nguyên vật liệu. Tổ chức kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép. Sổ sách kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ phương pháp kế toán. Chính vì vậy, chế độ kế toán mới đã quy định những nguyên tắc cơ bản và những chuẩn mực về sổ kế toán đồng thời cũng hướng dẫn các hình thức kế toán phổ biến để doanh nghiệp áp dụng. Trên thực tế, các doanh nghiệp có thể lựa chọn vận dụng hình thức kế toán cho phù hợp với đặc điểm qui mô hoạt động của doanh nghiệp dựa trên 4 hình thức sổ kế toán sau. - Hình thức nhật ký sổ cái. - Hình thức chứng từ ghi sổ. - Hình thức nhật ký chứng từ. - Hình thức nhật ký chung. 5.1. Hình thức nhật ký sổ cái. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là Nhật ký sổ cái. Căn cứ vào Nhật ký sổ cái là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng của Nhật ký sổ cái. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký sổ cái.Sơ đồ 10: Hạch toán theo hình thức nhật ký - sổ cái Chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký - sổ cái Sổ( Thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp c.từ gốc Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, áp dụng thích hợp ở các đơn vị kế toán nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh sử dụng ít người làm kế toán. * Nhược điểm: không áp dụng được ở các đơn vị kế toán vừa và lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều TK và có nhiều người làm công tác kế toán. Sổ chi tiết tách rời khỏi hệ thống sổ tổng hợp làm ảnh hưởng đến tốc độ lập báo cáo. * Điều kiện áp dụng: chỉ áp dụng được với các đơn vị có quy mô nhỏ như: hợp tác xã, đơn vị tư nhân, ban quản lý công trình. 5.2. Hình thức chứng từ ghi sổ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc, lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ kế toán tổng hợp. * Trình tự ghi sổ. Sổ (thẻ)kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký- công từ ghi sổ Chứng từ gốc c.từ ghi sổ Sổ cái Bnảg phân bổ sổ phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ11: Sơ đồ theo hình thức chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Ưu điểm: thích hợp với mọi loại hình đơn vị, ghi chép đơn giản, dễ ghi, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác. * Nhược điểm: việc ghi chép thường bị trùng lặp, việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính thường bị chậm. * Điều kiện áp dụng: thích hợp đối với doanh nghiệp quy mô lớn và vừa, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 5.3 Hình thức Nhật ký chứng từ. Tổ chức sổ theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài sản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các TK đối ứng.* Trình tự ghi sổ: Sơ đồ 12: Hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ( Thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng phân bổ Chú thích: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. * Ưu điểm: + Có ưu điểm mạnh song điều kiện kế toán thủ công + Giảm bớt đáng kể công việc ghi chép hằng ngày góp phần tăng năng suất lao động của nhân viên kế toán. + Thuận lợi cho việc làm báo cáo tài chính, cung cấp số liệu kịp thời cho quản lý. + Áp dụng nhật ký chứng từ dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán, dẫn đến nâng cao tay nghề * Nhược điểm: + Không thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán. + Không phù hợp với đơn vị quy mô nhỏ, ít nhân viên. + Không áp dụng được ở những đơn vị mà trình độ nhân viên kế toán yếu, không đều đặn. * Điều kiện áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có qui mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ của kế toán cao. 5.4 Hình thức Nhật ký chung. Hình thức Nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ, gọi là Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào Nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất hai TK có liên quan. *Trình tự ghi sổ Sơ đồ 13: Sơ đồ theo hình thức nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ nhật ký chuyên dùng Chứng từ gốc Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Ưu điểm: +Thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc. + Tiện cho việc kết chuyển trên máy tính và phân công công tác. * Nhược điểm: Ghi một số nghiệp vụ có trùng lặp, vì vậy khi cuối tháng phải loại bỏ một số nghiệp vụ để ghi vào sổ cái. * Điều kiện áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cao, vững vàng. II. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ HỒNG NAM 1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam. 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ theo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất trực tiếp của kế toán trưởng, đảm bảo sự chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất , tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy được sắp xếp theo sơ đồ sau: Sơ đồ 14: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán ngân hàng Kế toán trưởng Trưởng phòng kế toán Kế toán vật liệu công cụ, dụng cụ Kế toán tài sản cố định Kế toán lương và thanh toán nội bộ Kế toán tổng hợp và giá thành Kế toán công nợ Thủ quỹ - Kế toán trưởng: là người điều hành phòng kế toán phụ trách chung về chế độ hạch toán kế toán ở Nhà máy. Đồng thời kế toán trưởng còn phụ trách cả hoạt động hành chính của kế toán. - Kế toán ngân hàng: có nhiệm vụ theo dõi sự biến động tăng giảm của tiền mặt tại ngân hàng, thực hiện các nghiệp vụ thanh toán bằng TGNH, theo dõi thu chi ngoại tệ phát sinh trong quá trình nhập kho. Đồng thời, phải xem xét tính hợp lệ cuả các chứng từ, phát hành séc, UNC - Kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ: có nhiệm vụ tổng hợp chi tiết tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ hạch toán nguyên giá, tính toán và trích khấu hao TSCĐ, lập thủ tục và trình hội đồng giá Nhà máy về các công trình sửa chữa lớn, mua sắm TSCĐ của các xí nghiệp và công ty. - Kế toán lương và thanh toán nội bộ: có nhiệm vụ hạch toán tình hình thanh toán với cán bộ công nhân viên Nhà máy về tiền lương, tiền thưởng, các khoản trích theo lương, theo chế độ tài chính hiện hành. - Kế toán tổng hợp và giá thành: có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng trong việc tạo lập các thông tin kinh tế, lập báo cáo định kỳ để có báo cáo lên tổng công ty và các cơ quan Nhà máy. Đồng thời thực hiện việc hạch toán chi tiết tổng chi phí bán hàng, chi phí QLDN của Nhà máy, tính giá vốn hàng bán, hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh. - Kế toán công nợ: có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp công nợ phải thu, phải trả với người bán, hạch toán các khoản phải trả cho nhà nước (các loại thuế) công nợ nội bộ giữa xí nghiệp với xí nghiệp, xí nghiệp với Nhà máy. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu chi tiền mặt tại quỹ của Nhà máy theo chứng từ hợp lệ do kế toán lập, ghi sổ theo dõi tiền mặt tại Nhà máy. 1.2 Công tác kế toán tại Nhà máy. * Hệ thống tài khoản sử dụng. Hệ thống tài khoản sử dụng của Nhà máy được xây dựng trên cơ sở những quy định về hệ thống TK chung cho các doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành. * Hình thức ghi sổ kế toán. Xuất phát từ đặc điểm, quy mô của Nhà máy, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều (do đóng vai trò then chốt trong ngành cơ khí, sản phẩm đa dạng) cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, trình độ nghiệp vụ cao nên Nhà máy đã lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán là: Nhật ký chứng từ. Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chứng từ: Sơ đồ 15: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Và bảng phân bổ Thẻ kho Báo cáo nhập xuất tồn Sổ chi tiết vật liệu Báo cáo vật liệu tồn Bảng tổng hợp xuất vật liệu Bảng kê 4 Sổ cái TK 152 NK CT5 NK- C.từ liên quan Sổ chi tiết số 2 (TK 331) * Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: kế toán Nhà máy sử dụng phương pháp thẻ song song. * Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. 2. Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam. 2.1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Nhà máy. 2.1.1. Đặc điểm. - Do sản phẩm của nhà máy rất đa dạng phục vụ cho ngành công nghiệp nặng, ngành cơ khí luyện kim hoá chất và xây dựng. Nên nguồn nguyên vật liệu mà Nhà máy cần cho sản xuất cũng rất đa dạng về chủng loại với nhiều mặt hàng vật liệu khác nhau. - Vật liệu của Nhà máy là vật liệu được sản xuất trong nước. - Chi phí nguyên vật liệu chiếm 70- 80% trong giá thành sản phẩm. - Nhà máy thường chỉ dự trữ vật liệu ở mức tối cần thiết, tránh vật liệu tồn kho nhiều gây ứ đọng vốn lại tăng thêm chi phí không cần thiết 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu tại nhà máy Cơ khí Hồng Nam bao gồm các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: thép, sắt, đồng, tôn.. - Nguyên vật liệu phụ: Sơn, que hàn, ôxi, gát, - Nhiên liệu: củi, đất đèn, dầu - Phụ tùng thay thế: dây curoa, phụ tùng máy móc Hiện nay, để thực hiện việc bảo quản vật liệu, nhà máy đã tổ chức thành các kho riêng để quản lý dựa theo cách phân loại nhằm theo dõi chặt chẽ sự biến động của các vật tư cũng như quản lý các loại vật tư đó. Song, với chủng loại và số lư ợng vật tư lớn, đa dạng, phong phú, do đó nhà máy chưa quản lý được vật tư theo danh điểm mà chỉ theo tổng số vật liệu. Do đó gây nhiều khó khăn cho việc quản lý và kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu phải được đánh giá theo trị giá vốn thực tế - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho + Công thức tính: Giá thực tế VL mua ngoài nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phi thu mua (nếu có) + Ví dụ: * Hoá đơn bán hàng 130 ghi: Tên mặt hàng : VL Thép C45 F 200 Số lượng : 6.800kg Đơn giá : 4900 đ/kg CP vận chuyển thuê ngoài: 2.000.000đ Giá trị thực tế VL : 33.320.000đ - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài xuất kho Do không lượng vật tư sử dụng của nhà máy rất lớn, chủng loại đa dạng, tình hình N - X diễn ra thường xuyên nên nhà máy đã sử dụng phương pháp Hệ số giá (giá hoạch toán) để đánh giá trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho đầu kỳ. + Công thức tính Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ = Trị giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số giá Hệ số giá nguyên vật liệu = Trị giá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán của nguyên vật liệu tồn kho đầu kì + Trị giá hạch toán nguyên vật liệu nhập kho trong kì + Ví dụ: Theo số liệu tồn kho đầu kỳ tháng 6/2002 Tổng số tồn kho theo giá hạch toán là : 48.860.000đ Tổng số tồn kho theo giá thực tế là : 47.884.000đ Trong tháng 6/2002 Tổng giá trị vật liệu nhập kho theo hoá đơn : 38.892.000đ Tổng giá trị vật liệu nhập kho theo hạch toán: 39.538.676đ Khi đó hệ số giá được xác định như sau: Hệ số giá nguyên vật liệu = 47.884.000 + 38.892.000 = 0,98 48.860.000 + 39.638.676 Trong tháng phát sinh vật liệu xuất kho loại vật loại Thép C45 F 200 theo phiếu xuất kho số 20 cho Phân xưởng cơ khí. Tổng giá trị xuất kho theo giá hạch toán là 10.660.000 đồng. Căn cứ vò hệ số giá vừa tình được ở trên ta có: Giá trị thực tế vật liệu xuất kho là: 10.660.000 x 0,98 = 10.446.800 đồng 2.2. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu tại nhà máy Cơ khí Hồng Nam 2.2.1. Trình tự hạch toán quá trình thu mua và nhập kho vật liệu tại nhà máy. Khi vật liệu mua về đến Nhà máy, kế toán vật liệu cùng với phòng kế hoạch và các đơn vị liên quan tiến hành kiểm nghiệm. Căn cứ vào hoá đơn của bên bán, phòng kế toán xem xét, kiểm tra. Nếu hoá đơn đảm bảo được tính hợp lý, hơp lệ là vật liệu mua về qua kiểm nghiệm đảm bảo đúng số lượng, chủng loại và chất lượng thì vật liệu được nhập kho. Người nhập hoặc ban kiểm nghiệm ghi số lượng thực nhập vào phiếu cùng người giao hàng ký tên vào cả 3 liên biên bản. Trong vòng 3 ngày kể từ khi vật liệu được đưa vào kho thủ kho phải phối hơp với các phòng ban chức năng kiểm tra đánh giá lại chất lượng sản phẩm, lập biên bản nghiệm thu và ghi chép đầy đủ vào thẻ kho. Trong trường hợp kiểm nghiệm nếu phát hiện thừa, thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kế hoạch biết đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ. Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ các chữ ký thì thủ kho phải giữ 1 liên kèm theo biên bản thừa thiếu (nếu có) về phòng vật tư, 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho số thực nhập sau đó chuyển lên cho kế toán vật liệu 1 liên có chứng từ gốc (HĐBH) gửi về phòng kế toán để làm căn cứ thanh toán tiền cho người bán hàng. Biểu số 1: Mẫu HĐBH HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2 (giao cho khách hàng) Mẫu số: 01 - GTGT Ngày 04 tháng 06 năm 2002 Đơn vị bán: Công ty gang thép Thái Nguyên Địa chỉ : Đường Cách mạng Tháng tám - TP. Thái Nguyên Số TK : 7310 - 7001F , NH đầu tư và phát triển tỉnh Thái Nguyên ĐT: Mã số thuế: 00000001742 Họ tên người mua hàng: Hoàng Trung Kiên Đơn vị: Nhà máy Cơ khí Hồng Nam Địa chỉ: Trần Phú - Thanh Trì - Hà Nội Số TK: 7131 - 7005S , NH Từ Liêm Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép C45 F200 Kg 1250 4900 6.125.000 2 Thép L502 x4 Kg 2000 5700 11.400.000 3 Thép hình chữ I350 Kg 2500 5300 13.250.000 Cộng tiền hàng 30.775.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 3.077.500 Tổng tiền thanh toán 33.852.500 Số tiền viết bằng chữ: (Ba mươi ba triệu tám trăm năm mươi hai nghìn năm trăm đồng chẵn) Người mua hàng (Kí, họ tên) Kế toán trưởng (Kí, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Kí, họ tên) Biểu số 2: Đơn vị : Nhà máy Cơ khí Hồng Nam Số: 25 PHIẾU NHẬP VẬT TƯ Nợ TK: Ngày 04 tháng 06 năm 2002 Có TK: Đơn vị bán: Công ty gang thép Thái Nguyên Họ tên người giao hàng: Nguyễn Giang Ninh Theo chứng từ số : 130 ngày 04 tháng 06 năm 2002 Biên bản kiểm nghiệm: Nhập vào kho: Vật liệu chính Danh điểm VL Tên quy cách nhãn hiệu vật tư Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Thép C45 F200 Kg 1.250 1.250 4.900 6.125.000 Thép L502 x4 Kg 2.000 2.000 5.700 11.400.000 Thép hình chữ I350 Kg 2.500 2.500 5.300 13.250.000 Cộng 30.775.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba mươi triệu bảy trăm bảy mươi bảy lăm nghìn đồng chẵn Thủ kho (Kí, họ tên) Người nhập (Kí, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Kí, họ tên) 2.2.2. Kế toán chi tiết vật liệu nhập kho. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu sẽ đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý là phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn theo từng thứ, loại vật liệu về số lượng, chủng loại và giá trị. Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại kho và tại phòng kế toán của nhà máy được tiến hành như sau: - Tại kho: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng của thẻ kho. Cuối ngày thẻ kho phải tính ra số tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ, 5 đến 7 ngày kế toán theo dõi vật liệu xuống kho lấy chứng từ hoặc thủ kho sẽ chuyển lên phòng kế toán. Biểu số 3: Đơn vị : Nhà máy Cơ khí Hồng Nam Tên kho: Vật liệu chính THẺ KHO Ngày lập thẻ: Tờ số: Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép C45 F200 Đơn vị tính : kg Mã số : STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn tháng 1.200 1 10 2/6 Mua thép (PN12) 8/6 3.000 4.200 2 54 4/6 Mua thép (PN19) 4/6 1.250 5.450 3 25 5/6 Xuất kho PX lắp ráp 5/6 5.000 450 4 26 9/6 Mua thép(PN 20) 9/6 2.550 3.000 Cộng 6.800 5.000