Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp vật liệu hoá chất

ủ công. Sổ sách của hình thức này gồm sổ cái, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, bảng cân đối tài khoản. ưHình thức nhật kí- chứng từ: Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn , số lượng nghiệp vụ nhiều và đIều kiện kế toán thủ công dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ cán bộ kế toán phải cao. Sổ sách của hình thức này gồm có: Sổ nhật kí- chứng từ, sổ cái, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết. Chương 2: Tình hình thực tế tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất elinco. 2.1. Đặc điểm tình hình chung 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Xí nghiệp vật liệu và hoá chất thuộc công ty Điện tử Tin Học Hoá Chất là một doanh nghiệp Quân Đội, thành lập theo quyết định số 515/QĐ-QP ngày 18 tháng 4 năm 1996 của bộ quốc phòng trên cơ sở xí nghiệp Vật Liệu Hóa Chất được Bộ Xây Dựng cấp giấy phép hành nghề xây dựng số 96 ngày 14 tháng 4 năm 1997 có trụ sở chính đóng tại Nghĩa Đô - Cầu Giấy -Hà Nội. Có thể khẳng định xí nghiệp hoá chất có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực nghiên cứu các vật liệu hoá chất sử dụng trong Bộ Quốc phòng và dùng trong các công trình dân sự. Hiện nay, hoá chất đang được coi là nghành công nghiệp quan trọng trên thế giới. Chính vì vậy xí nghiệp coi mục tiêu chính của mình là phát triển những thành tựu khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực hoá chất. Để thực hiện mục tiêu trên, xí nghiệp đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các đồng chí lãnh đạo Bộ Quốc Phòng, các đồng chí lãnh đạo Viện kĩ thuật quân sự và Ban Giám Đốc công ty Điện Tử Tin Học Hoá Chất. Xí nghiệp cũng không ngừng hợp tác chặt chẽ với các hàng, các công ty hoá chất nước ngoài nhằm cải tiến kỹ thuật cũng như vận dụng những thành tựu kĩ thuật tiên tiến của khoa học vào hoạt động sản xuất của xí nghiệp. Với đội ngũ cán bộ quản lí và kỹ sư có chuyên môn nghiệp vụ giỏi, sự quản lí của Ban Giám Đốc, xí nghiệp đã và đang chứng tỏ năng lực của mình trong việc ngiên cứu và áp dụng thành công vật liệu Composite phục vụ trong và ngoài quân đội. Kể từ khi thành lập đến nay, xí nghiệp đã trải qua rất nhiều khó khăn thử thách, từ khi còn là một tổ hợp nhỏ phát triển thành một xí nghiệp vững mạnh, có uy tín trong và ngoài quân đội. Với các hoạt động chính như sau: -Nghiên cứu và chế tạo vật liệu Composite sử dụng trong Bộ Quốc Phòng và các công trình dân sự. Từ vật liệu Composite xí nghiệp đã sản xuất ra nhiều mặt hàng phục vụ cho đời sống như sản xuất công tơ điện, bể nước , bồn tắm... -áp dụng các loại hoá chất đặc biệt để chống thấm, chống gỉ cho các công trình như chống thấm đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ Bắc Sơn, hầm lăng chủ tịch Hồ Chí Minh, khách sạn Thắng Lợi Hà Nội, nhà máy dệt 8-3, bể nước lắng Quảng Trị... -Mạ nhúng, mạ điện phân các kết cấu thép cột điện 110KW- 220KW-500KW cho nghành điện Việt Nam. -Ngoài ra, xí nghiệp còn áp dụng thành công màng sơn chống nóng INSULTEC của úc vào các công trình xây dựng, các bể chứa xăng dầu... Cho đến nay, xí nghiệp còn có rất nhiều công trình nghiên cứu có giá trị cao, thiết thực và phù hợp với yêu cầu của xã hội. Một số chỉ tiêu chung của xí nghiệp năm 2001 được tổng hợp như sau: -Tổng vốn: 8200 triệu đồng Trong đó : +Vốn lưu động : 1200 triệu đồng +Vốn cố định : 7000 triệu đồng -Tổng số lao động : 250 người -Doanh thu : 30000 triệu đồng -Thuế thu nhập doanh nghiệp : 200 triệu đồng -Lợi nhuận : 600 triệu đồng 2.1.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ ¯Đặc điểm tổ chức sản xúât Hoà nhập cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật ,xí nghiệp hoá chất cũng không ngừng lớn mạnh. Hiện nay, xí nghiệp có một đội ngũ công nhân với kĩ thuật và tay nghề cao, được đào tạo để thi công các công trình tầm cỡ lớn và trên khắp mọi miền đất nước. Cơ cấu sản xuất của xí nghiệp gồm 4 đội thi công lưu động và có 3 xưởng sản xuất. Các đội thi công gồm: Một đội trưởng: là người phụ trách chung toàn đội, chịu trách nhiệm trước giám đốc về chất lượng công trình cũng như sự an toàn của các thành viên trong đội. Một đội phó: là người trợ lý cho đội trưởng, ngoài ra còn có trách nhiệm quản lí về vật tư và thành viên trong đội. Các nhóm nhân sự : Mỗi nhóm gồm khoảng từ 15-20 người (theo qui mô và tính chất công trình). Đây là những người trực tiếp thi công các công trình dưới sự chỉ đạo của đội trưởng và đội phó. Các xưởng sản xuất gồm: Một quản đốc phân xưởng: Là người phụ trách chung xưởng của mình quản lí, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình sản xuất, chất lượng của sản phẩm cũng như tiến độ công việc. Một phó quản đốc phân xưởng: Giúp quản đốc phân xưởng quản lí về vật tư và nhân lực của xưởng. Bên cạnh đó, phó quản đốc cùng quản đốc phân xưởng lập kế hoạch về vật tư để đảm bảo vật tư cho sản xuất. Hai nhân viên kĩ thuật: Một người phụ trách vật tư cho xưởng, người còn lại chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm. Một thủ kho có trách nhiệm theo dõi quá trình nhập, xuất nguyên vật liệu. 60 công nhân trực tiếp sản xuất. Sơ đồ tổ chức sản xuất xưởng COMPOSITE Quản đốc phân xưởng Phó quản đốc phân xưởng Nhân viên kĩ thuật Tổ lắp ráp Tổ cắt Tổ sản xuất sản phẩm Tổ chế tạo khuôn mẫu ¯Đặc điểm quy trình công nghệ Quy trình công nghệ sản xuất vật liệu COMPOSITE là một quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm mới. Quy trình này được thực hiện ở Việt Nam từ cách đây 5 năm. Nắm bắt được tính năng ưu việt của vật liệu này từ năm 1996 . Trên cơ sở đó xí nghiệp đã tiến hành ngiên cứu và áp dụng thành công công nghệ sản xuất vật liệu COMPOSITE cho các công trình nhằm phục vụ cho quân đội và đân sự. Cụ thể quy trình công nghệ có thể được khái quát như sau: Bước 1: Chế tạo khuôn mẫu: Phòng kĩ thuật cung cấp các khuôn mẫu, các mẫu thiết kế được chuyển xuống xưởng và căn cứ vào đó tiến hành tạo khuôn mẫu để sản xuất sản phẩm. Bước 2: Dùng Wat 8 để lau khuôn nhằm chống dính khi sản phẩm ra khỏi khuôn. Bước 3: Phun Gelcoat tạo thành lớp bảo vệ chống tia tử ngoại, tạo mẫu và độ bóng cho sản phẩm. Bước 4: Keo sau khi cho đóng rắn được đắp cùng mát 2-3 lớp tuỳ theo độ dầy của sản phẩm, dùng chổi quét keo và con lăn, lăn lên sản phẩm để tránh tạo bọt và tách lớp sản phẩm. Bước 5: Chờ sản phẩm khô, rồi lấy ra khỏi khuôn sau đó cắt bỏ phần bavia của sản phẩm. Bước 6: Tiếp đến tiến hành lắp thử để kiểm tra sản phẩm bước đầu. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí Xí nghiệp hoá chất là xí nghiệp chuyên sản xuất, các công trình của xí nghiệp trải dài từ Bắc vào Nam. Đặc biệt các công trình tập trung ở khu vực phía nam. Vì vậy nên ngoài trụ sở chính của xí nghiệp đóng tại Hà Nội gồm Ban Giám Đốc và 3 phòng chức năng xí nghiệp, một văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh. Sơ đồ mô hình tổ chức bộ máy quản lí Ban giám đốc Xưởng mạ điện phân Xưởng mạ nhúng Xưởng CPS Văn phòng đại diện TP HCM Phòng kế toán Phòng kĩ thuật Phòng kế hoạch đội CT4 đội CT3 đội CT2 đội CT1 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: Ban Giám Đốc: Giám đốc là người phụ trách chung, điều hành các công việc của xí nghiệp. Phó giám đốc là người giúp giám đốc theo dõi tình hình cụ thể của từng bộ phận. Các bộ phận chức năng: Phòng kế hoạch có chức năng lập kế hoạch, điều độ sản xuất và theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng. Phòng kĩ thuật có chức năng quản lí kĩ thuật các công trình, lập dự toán. Phòng kế toán có chức năng tài chính , hạch toán kế toán, kiểm tra và phân tích các hoạt động kinh tế. Văn phòng đại diện là nơi trao đổi, thu thập các thông tin liên quan đến kế hoạch mà công ty giao cho. Các xưởng (CPS, mạ nhúng, mạ điện phân). Mỗi xưởng chịu trách nhiệm về từng phần việc của mình. Đảm bảo cho công hoàn thiện chiến lược sản phẩm của công ty. 2.1.4.Tình hình chung về công tác kế toán của xí nghiệp 2.1.4.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức tập trung tại phòng kế toán của xí nghiệp.ở xí nghiệp tổ chức bộ máy kế toán hoàn chỉnh thực hiện từ khâu thu thập chứng từ, phân loại và xử lí chứng từ đến khâu ghi sổ và lập báo cáo kế toán. 2.1.4.2.Hình thức kế toán Hiện nay, xí nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141 TC/CĐ kế toán ngày 1/11/1995 và quyết định số 167 của Bộ Tài Chính. Về hình thức kế toán xí nghiệp đang áp dụng hình thức Nhật kí - Sổ Cái. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của xí nghiệp vật liệu hoá chất Chứng từ gốc Sổ thẻ chi tiết Bảng tổng hợp CT gốc Bảng tổng hợp chi tiết Nhật kí- sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối kì 2.1.4.3. Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của xí nghiệp gồm 5 người Sơ đồ bộ máy kế toán Trưởng phòng KT xưởng COMPOSITE Thủ quỹ KT công trình KT xưởng mạ - Nhiệm vụ bộ máy kế toán của xí nghiệp: Hạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp các chi phí sản xuất, tính giá thành và lập báo cáo tài chính. - Nhiệm vụ của các thành phần : +Trưởng phòng: Phụ trách toàn bộ, là người giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn, phổ biến các chủ trương và chỉ đạo công tác chuyên môn của bộ phận kế toán. Chịu trách nhiệm với cấp trên về việc chấp hành pháp luật, thể lệ, các chế độ tài chính hiện hành. Là người kiểm tra tình hình tài chính về vốn và huy động sử dụng vốn. +Kế toán xưởng Composite, xưởng mạ, công trình: Phụ trách tình hình vật tư, nhân công và các vấn đề công nợ của bộ phận mình phụ trách. +Thủ quỹ: Là người quản lý số lượng tiền mặt tại xí nghiệp, chịu trách nhiệm thu và chi tiền mặt. 2.2. Tình hình tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất 2.2.1. Tình hình chung về vật liệu 2.2.1.1.Đặc điểm phân loại vật liệu Do đặc điểm của xí nghiệp là hoạt động trong lĩnh vực khác nhau. Vì vậy mà vật liệu của xí nghiệp rất đa dạng và phong phú. Vật liệu chính của xí nghiệp bao gồm nhiều loại như: kẽm, chì, keo, mat, sắt, sơn chống nóng,...Vật liệu phụ: gỗ, axit, đóng rắn,... Xí nghiệp vật liệu hoá chất có địa bàn hoạt động rộng dải dọc từ Bắc vào Nam nên vật liệu của xí nghiệp chính do xí nghiệp mua và được bảo quản tại kho của xí nghiệp, tuỳ theo yêu cầu của công trình mà vật liệu chính có thể được chuyển vào văn phòng đại diện để thuận tiện cho việc thi công các công trình ở phía nam. Còn đối với vật liệu phụ thì khi nào phát sinh công trình thì bộ phận cử nhân viên đi mua cho từng công trình. Vật liệu của xí nghiệp được nhập kho theo các nguồn sau: -Nguyên vật liệu mua ngoài -Vật liệu thừa nhập kho -Phế liệu thu hồi Nguồn cung cấp vật liệu mua ngoài chủ yếu được lấy từ các đơn vị đã có mối quan hệ mua bán lâu dài với doanh nghiệp như sau: -Công ty Tân Viễn Đông -Công ty sơn Hà Nội -Công ty Hoàng Anh ...... Vật liệu của xí nghiệp mua về có thể được thanh toán bằng séc, tiền mặt hoặc ngân phiếu. 2.2.1.2. Công tác quản lý Hầu hết, vật liệu của xí nghiệp được bảo quản trong kho kín. ở xí nghiệp có hai kho chính đặt tại xưởng Compasite và tại xưởng mạ. Đối với kho đặt tại xưởng mạ, dành để các loại vật tư phục vụ xưởng mạ và các công cụ dụng cụ phục vụ công trình. Đối với kho đặt tại xưởng Composite, dành để các loại vật tư phục vụ sản xuất của xưởng. Ngoài ra khi có nhu cầu về công việc ở các tỉnh phía nam vật tư sẽ được chuyển vào kho tại văn phòng đại diện. Việc bảo quản vật tư thiết bị ở xí nghiệp được quy định nội quy đối với các kho nhằm đáp ứng việc bảo quản, phòng chống cháy nổ. 2.2.2.Đánh giá vật liệu Đánh gía vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Hiện nay ở xí nghiệp đang áp dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu, xí nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT. 2.2.2.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá trị ghi trên hoá đơn (giá chưa có VAT). Ví dụ theo hoá đơn số 044184 ngày 23/12/2001 xí nghiệp mua của công ty Tân Viễn Đông 1540 kg keo 2502. Giá ghi trên hoá đơn là 15.454đồng/kg đây cũng chính là giá nhập của keo 2502. Trong đó, chi phí vận chuyển được tính bằng 1% giá ghi trên hoá đơn được đưa vào chi phí sản xuất chung (TK627). Trị giá thực tế của vật tư nhập lại kho được xác định bằng trị giá thực tế của chúng khi xuất kho. Ví dụ theo phiếu nhập lại kho số15 ngày 23/12/2001 nhập lại keo thừa trong ngày từ việc sản xuất làm pháo. Giá nhập của 10 kg keo là 15.454 đồng/kg. Đây cũng chính là giá xuất kho của số keo này. 2.2.2.2.Giá thực tế vật liệu xuất kho Tại xí nghiệp vật liệu hoá chất giá thực tế vật tư xuất kho được tính theo giá đích danh. Ví dụ theo phiếu xuất kho số 141 ngày 23/12/2001, xuất cho bộ phận làm láu pháo 165 kg keo 2502 giá thành một kg là 15.454 đồng/kg đây cũng là giá nhập. Giá thực tế của 100 kg là : 165 * 15.454 = 2549910 đồng 2.3. Kế toán chi tiết vật liệu Yêu cầu cần thiết của công tác quản lí vật liệu là đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng thứ, loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu xí nghiệp đã đáp ứng được yêu cầu này. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại và giá trị. Để có thể tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và công tác kế toán chi tiết vật liệu nói riêng thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập- xuất vật liệu, chứng từ kế toán là bằng chứng sát thực, cơ sở pháp lí để ghi sổ kế toán. Tại xí nghiệp kế toán vật liệu sử dụng các chứng từ kế toán: -Phiếu nhập kho -Phiếu xuất kho -Hoá đơn bán hàng -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển vận chuyển nội bộ. 2.3.1. Các thủ tục cần thiết khi nhập, xuất kho vật liệu 2.3.1.1.Thủ tục nhập vật liệu Căn cứ vào kế hoạch đã đặt ra của nhu cầu cung ứng vật tư cho các hợp đồng sản xuất, xí nghiệp đã tổ chức mua các loại vật tư phục vụ cho nhu cầu vật tư của các hợp đồng. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng mua về, người phụ trách vật tư lập phiếu vật tư thành 3 liên. Người phụ trách vật tư kí tên vào phiếu và chuyển cả 3 liên xuống kho làm căn cứ để thủ kho kiểm nhận vật tư. Hoá đơn của người bán được chuyển lên phòng kế toán để kế toán theo dõi và làm thủ tục thanh toán cho người bán. Căn cứ vào phiếu nhập kho của người phụ trách vật tư, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu và cùng người giao hàng kí tên vào cả 3 liên. Phiếu nhập sau khi có chữ kí của người giao hàng, thủ kho tiến hành gửi một liên lên phòng kế toán để theo dõi và làm căn cứ ghi sổ kế toán, một liên được thủ kho giữ lại ghi vào thẻ kho số thực nhập. Khi nhận được hoá đơn kèm theo phiếu nhập kho, kế toán định khoản bút toán như sau: Nợ TK 152 Có TK (111,112,331) Đối với vật tư nhập trả kho, bộ phận phụ trách vật tư tiến hành viết phiếu nhập như đối với vật tư mua về. Để làm thủ tục nhập kho cần phải có hoá đơn GTGT ( gọi là hoá đơn đỏ) của đơn vị bán và kiểm tra chất lượng, định kì hàng tuần thủ kho lên phòng kế toán làm hạch toán kịp thời. Ví dụ: Khách hàng -Đặng Vũ Tường mua hàng của công ty Tân Viễn Đông theo hoá đơn GTGT số 044184 ngày 29/12/2001, giá trị ghi trên hoá đơn như đối với tên hàng hoá: Keo 2502: 1540kg * 15451 + 5% * 23799160 = 24989118 đồng Mat 450 : 150kg * 22727 + 5% * 3409050 = 35795025 đồng ( 5% là thuế suất thuế GTGT) Chi phí vận chuyển bốc dỡ do công nhân chịu Trích số liệu chứng từ nhập kho vật liệu ( biểu 2, 3 ), hoá đơn giá trị gia tăng (biểu 1 ) Khi có các phiếu nhập kho, kế toán cần phải làm các thủ tục định khoản các bút toán sau : FĐối với trường hợp hàng và hoá đơn cùng về, kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133(13312) Có TK (331,111,112) Ví dụ trong trường hợp ở biểu 2, đối với sản phẩm là keo 2502 kế toán định khoản: Nợ TK 152 : 23799160 đ Nợ TK 133(13312): 23799160*5%=1189985 đ Có TK 331: 24989118 đ FĐối với trường hợp hoá đơn về, hàng chưa về thì hàng hoá cho vào tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường. Ví dụ với sản phẩm Mat 450 thì kế toán định khoản: Nợ TK 151: 3409050 Nợ TK 133: 171452,5 Có TK 331: 3579502,5 Biểu 1 Mẫu số : 01 GTKT- LL Hoá đơn (GTGT) Liên 2( Giao cho khách hàng ) Ngày 29/12/2001 Đơn vị bán hàng: Công ty Tân Viễn Đông : Địa chỉ : Trường Chinh: Số tài khoản: Điên thoại : Mã số: Họ và tên người mua hàng : Đặng Vũ Tường Đơn vị : Xí nghiệp vật liêu hoá chất Địa chỉ : Nghĩa Đô - Cầu Giấy-HN: Số tài khoản: Hình thức thanh toán : Séc, tiền mặt MS: stt Tên hàng hoá,dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền a B c 1 2 3=1*2 Keo 2502 kg 1540 15454 23799160 Mat 450 Kg 150 22727 3409050 Mat 300 Kg 540 22727 12272580 Đóng rắn Kg 30 43636 1309080 Gelcoast trong Kg 40 35454 1418160 Styren Kg 18,2 18181 330894 Wat 8 Hộp 12 136363 1636356 Cộng tiền hàng : 44175280 Thuế suất GTGt : 5%, Tiền thuế GTGT 4417528 Tổng cộng tiền thanh toán 48592808 Số tiền viết bằng chữ : Bốn mươi tám triệu năm trăm chín mươi hai nghìn tám trăm linh tám nghìn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, ghi rõ họ tên ) (ký, ghi rõ họ tên ) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2 Đơn vị: XNVLHC phiếu nhập kho Địa chỉ:............... Ngày 23 tháng 12 năm 2001 số: 91 Nợ : Có : -Họ tên người giao hàng : Đặng Vũ Tường -Theo HĐ số 044184 ngày 29 tháng 12 năm 2001 của công ty Tân Viễn Đông.... -Nhập kho tại ; Tân Lập ( xưởng CPS ) tt Tên nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất VT(sản phẩm, hàng hoá MS Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Keo 2502 kg 1540 15454 23799160 Mat 450 Kg 150 22727 3409050 Mat 300 Kg 54 22727 12272580 Đóng rắn Kg 30 43636 1309080 Gelcoast trong Kg 40 35454 1418160 Styren Kg 18,2 18181 330894 Wat 8 Hộp 12 136363 1636356 Cộng 44175280 Nhập ngày 29 tháng 12 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên, (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) đóng dấu) Biểu 3 Đơn vị: XNVLHC phiếu nhập kho Địa chỉ:............... Ngày 23 tháng 12 năm 2001 số: 15 Nợ : Có : -Họ tên người giao hàng : Bùi DoãnToản ( nhập lại của sản xuất lán pháo ) -Theo phiếu xuất kho số 141 ngày 23 tháng 12 năm 2001 của đồng chí Bùi Doãn Toản..................... -Nhập kho tại ; Tân Lập ( xưởng CPS ) TT Tên nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất VT(sản phẩm, hàng hoá MS Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Keo 2502 kg 10 15454 154540 Cộng 154540 Nhập ngày 29 tháng 12 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên, (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) đóng dấu ) 2.3.1.2.Thủ tục xuất vật liệu Trên cơ sở tính toán kế hoạch sản xuất cũng như nhu cầu vật tư của từng bộ phận sử dụng, bộ phận phụ trách vật tư tiến hành làm phiếu xuất kho với số lượng theo yêu cầu của từng bộ phận sản xuất. Tất cả các phiếu xuất kho được đánh số thứ tự và theo dõi cho từng loại sản phẩm hoặc từng đơn đặt hàng. Phiếu xuất vật tư được giao theo yêu cầu của từng bộ phận sản xuất được lập như biểu 4 , gồm 3 liên. Trong đó một liên do thủ kho giữ, một liên do thủ quỹ giữ, liên còn lại được bộ phận vật tư lưu lại. Biểu 4 Đơn vị: XNVLHC phiếu xuất kho Địa chỉ:............... Ngày 23 tháng 12 năm 2001 số: 141 Nợ : Có : -Họ tên người nhận hàng : Bùi DoãnToản ...Địa chỉ(bộ phận)...SX...... -Lí do xuất kho: Làm lán pháo -Nhập kho tại : Tân Lập ( xưởng CPS ) TT Tên nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất VT(sản phẩm, hàng hoá MS Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 2 3=1*2 Keo 2502 kg 165 15454 2549910 Mat 450 Kg 30 22727 681810 Gelcoast Kg 05 35454 177270 Chổi to Kg 05 4000 20000 Đóng rắn Kg 01 43636 43636 Cộng 3472626 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên, (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) đóng dấu) 2.3.2. Kế toán chi tiết vật liệu Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho. Phương pháp hạch toán chi tiết được áp dụng là phương pháp ghi thẻ song song. Khái quát quá trình hạch toán chi tiết NVL theo hình thức ghi thẻ song song tại xí nghiệp hoá chất. Kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn kho NVL Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết NVL Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu 2.3.2.1.Tại kho Thủ kho phải bảo quản toàn vẹn số lượng, chất lượng và chủng loại của từng thứ vật liệu để sẵn sàng cấp phát cho các bộ phận. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất phát sinh thủ kho vào thẻ kho để ghi chép hàng ngày theo dõi về số lượng vật tư. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn trên thẻ kho của từng thứ vật liệu và chuyển lên phòng kế toán. Kế toán đối chiếu với phiếu nhập kho, xuất kho xem thủ kho đã ghi đúng chưa và kiểm tra số tồn kho.Để đảm bảo tính chính xác cuả số liệu tồn kho và số tồn trên thẻ kho. Song trên thực tế , việc kiểm tra này không thực hiện được do có nhiều loại vật tư ở kho, việc kiểm tra sẽ mất nhiều thời gian và công sức. Xí nghiệp chỉ tổng kiểm kê vào cuối năm. Mỗi thẻ kho được theo dõi riêng cho một loại vật tư thiết bị, bộ thẻ kho này kế toán quản lí và lưu giữ. Ngoài ra, thủ kho lập bảng kê nhập, xuất vật tư gửi lên cho kế toán phụ trách xưởng để kế toán theo dõi. Biểu 5 Doanh nghiệp XNVLHC thẻ kho Tên kho: Tân Lập Ngày lập thẻ: Tờ số Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Keo 2502............... Đơn vị tính.............kg.................Mã số Chứng từ Diễn giải Số lượng Xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 102 211 Xuất làm khuôn cầu trượt 22 80 212 Xuất làm nhà pháo 62,5 17,5 3/12 Nhập kho Tân Viễn Đông 880 897,5 213 Xuất làm nhà pháo 105 792,5 214 Xuất làm nhà pháo 150 642,5 215 Xuất làm nhà pháo 152 490,5 .......... Nhập kho Tân Viễn Đông 1540 6361,5 141 Xuất làm lán pháo 165 6196,5 .......... Cộng 10420 5354,5 5167,5 Hàng tuần, thủ kho lập bảng kê tổng hợp nhập xuất vật tư trong tuần và số lượng vật tư tồn để bộ phận quản lí vật tư cũng như kế toán phụ trách theo dõi và có kế hoạch mua vật tư bổ sung. Bảng kê được sử dụng khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật kí- Sổ Cái được. Số liệu của chứng từ gốc được ghi vào bảng kê. Cuối tháng số liệu tổng cộng của bảng kê được chuyển vào Nhật Kí- Sổ Cái có liên quan. Bảng kê có thể mở theo vế có hoặc vế nợ của các tài khoản, có thể kết hợp phản ánh cả số dư đầu tháng ...phục vụ cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu và chuyển số dư cuối tháng. Số liệu của bảng kê không sử dụng để ghi sổ cái. Trong bảng kê nhập xuất vật tư được thực hiện trong ngày, số lượng vật tư còn lại chính là số vật tư tồn đọng trong kho sau khi xuất hoặc nhập vật tư. Từng loại vật tư được đánh giá thứ tự. Chẳng hạn như keo 2502 với số thứ tự là 1, với số lượng nhập vào 1540 kg, số tồn đọng 6361,5 kg. Bảng kê vật tư có tác dụng lớn trong việc kiểm kê hàng ngày. Tại xí nghiệp vật liệu hoá chất, bảng kê nhập, xuất vật tư được theo dõi trên bảng kê số 8 Biểu 6 Bản kê nhập, xuất vật tư trong ngày 23/12/2001(Kho Tân Lập) tt Tên vật tư đvt Nhập Tồn Xuất Tồn Keo 2502 Kg 1540 6361,5 165 6196,5 Mat 450 Kg 150 170 30 140 Mat 300 Kg 540 454 0 545 Đóng rắn Kg 30 30,5 01 29,5 Gelcoast Kg 40 145 05 140 Styren Kg 18,2 18,5 0 18,2 Wat 8 Hộp 12 13 01 12 Chổi quét keo Cái 0 44 05 39 Sau khi lập bảng kê theo dõi từng ngày, thủ kho tiến hành xắp xếp các loại chứng từ, Hàng tuần chuyển chứng từ cho phòng kế toán , cuối tháng thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu tình hình nhập- xuất - tồn kho vật tư.(Biểu 7) Biểu 7 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc bảng kê nhập - xuất -tồn vật tư Tuần từ 16 đến 23/12/2001 stt Tên vật tư đvt Dư đầu kì Nhập Xuất Tồn Keo 2502 Kg 6659,3 1540 2002,8 6156,5 Mat 420 Kg 250 150 260 140 Sắt 20*40 Cây 0 06 06 0 Màu vàng Kg 13,6 0 7,8 5,8 Gelcoast Kg 251,8 40 151,8 140 Mat 300 Kg 300 540 295 545 Wat 8 Hộp 5 12 5 12 Styren Kg 7,8 18,2 7,8 18,2 đóng rắn Kg 24,5 30 25 29,5 Chổi to Cái 25 90 76 39 ...... 2.3.2.2.Tại phòng kế toán Định kì thủ kho gửi các phiếu nhập, xuất vật tư và thẻ kho lên cho kế toán phụ trách. Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất ,tồn của từng thứ vật liệu cả về số lượng và giá trị. Sổ chi tiết vật liệu được mở cho từng thứ vật liệu, mỗi loại vật liệu dược ghi trên từng tờ sổ. Ngày mở sổ là ngày đầu tiên của năm, ngày ghi sổ là ngày kế toán tập hợp được các phiếu nhập, xuất kho thường là ngày cuới mỗi tháng. Cách lập Căn cứ vào các phiếu nhập do thủ kho chuyển lên kế toán ghi số lượng nhập vào cột số lượng, còn cột giá trị kế toán NVL căn cứ vào bảng tổng hợp ghi có TK 111, ghi có TK 112, ghi có TK 131, ghi có TK 331 với các chứng từ gốc như hoá đơn bán hàng Chi phí vận chuyển để ghi số tiền theo giá nhập thực tế (bảng kê ghi có TK 111, 112 do kế toán tổng