Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty xây dựng và phát triển nông thôn I

ân bổ ∑ C : tổng chi phí thực tế công trình ∑ CTdt : tổng dự toán của tất cả hạng mục công trình 3.2. Phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng. Phương pháp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp nhận thầu xây lắp theo đơn đặt hàng. Khi đó, đối tượng tập hợp chi phí là từng đơn đặt hàng, đối tượng tính giá thành là đơn đặt hàng đã hoàn thành. Kỳ tính giá thành không phù hợp với báo cáo khi mà đơn đặt hàng đã hoàn thành. Theo phương pháp này, hàng tháng chi phí thực tế phát sinh được tập hợp theo từng đơn đặt hàng khi nào hoàn thành công trình thì toàn bộ chi phí tập hợp được cũng chính là giá thành thực tế của đơn đặt hàng đó. 3.3 Phương pháp tính giá thành theo định mức. Phương pháp này áp dụng đối với doanh nghiệp xây dựng thoả mãn điều kiện: - Phải tính được giá thành định mức trên cơ sở định mức và đơn giá tại thời điểm tính giá thành. - Vạch ra một cách chính xác các thay đổi về định mức trong quá trình thực hiện công trình- việc thay đổi định mức tiến hành vào đầu tháng nên việc tính toán số chênh lệch do thay đổi định mức chỉ cần thực hiện đối với số sản phẩm làm dở đầu kỳ. - Xác định số chênh lệch do thoát ly định mức và nguyên nhân gây ra chênh lệch đó. Chênh lệch do thoát = Chi phí thực tế theo - Chi phí định mức ly định mức từng khoản mục theo từng khoản mục Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình công nghệ ổn định, có định mức các hệ thống kinh tế kỹ thuật, định mức chi phí dự toán chi phí hợp lý. Nó có tác dụng lớn trong việc kiểm tra tình hình thực hiện định mức, dự toán chi phí sản xuất, tình hình sử dụng hợp lý, hiệu quả hay lãng phí chi phí sản xuất. Sơ đồ kế toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành (phụ lục 5) chương II Thực trạng công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty xây dựng và phát triển nông thôn I I. Khái quát chung về Công ty xây dựng và phát triển nông thôn I. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty XD và PTNT I tiền thân là xí nghiệp xây lắp I được thành lập tháng 3/1989 đến tháng 3/1993 đổi tên thành Công ty XD và PTNT I theo quyết định số 174 NN – TCCB/QĐ ngày 4/3/1993 do Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn ký. Công ty trực thuộc Tổng công ty xây dựng và phát triển nông thôn – Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Công ty XD và PTNT I là một công ty nhà nước có tư cách pháp nhân và hạch toán độc lập, có con dấu riêng, có tài khoản tiền gửi 4331101 – 000012 tại Ngân hàng nông nghiệp thành phố Hà Nội. Điều lệ quản lí của công ty phù hợp với các quy định của pháp luật nhà nước. Khi mới thành lập công ty chỉ có số vốn ít ỏi là 115 triệu đồng, qui mô sản xuất nhỏ bé, số cán bộ công nhân viên là 50 người, trang thiết bị rất ít và lạc hậu, tài sản cố định hầu như không có. Trải qua nhiều năm phấn đấu đến nay số vốn pháp định của công ty lên tới 2.674 triệu đồng. Số cán bộ công nhân viên 140 người có tay nghề cao, có 55 kỹ sư. Do vậy công ty đã liên tục hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch được giao, kế hoạch năm sau cao hơn năm trước, đời sống cán bộ công nhân viên được nâng cao, các nghĩa vụ đối với nhà nước và người lao động luôn được làm tròn, mọi nguồn vốn tài sản của nhà nước được quản lý chặt chẽ và tăng trưởng đều đặn. Một số chỉ tiêu kinh tế mà công ty đạt được trong 2 năm vừa qua: Đập chứa nước huyện Lục Yên - tỉnh Yên Bái, đập chứa nước tỉnh huyện Cao Lộc - Lạng Sơn, nhà làm việc tỉnh Lạng Sơn, bệnh viện K Hà Nội, kênh mương tỉnh Bạc Liêu, các công trình làm với nước bạn Lào..v..v... 2. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. Xây dựng nhà ở, công trình dân dụng và trang trí nội thất. Xây dựng công trình công nghiệp, công trình công cộng. Xây dựng công trình giao thông. Xây dựng công trình thuỷ lợi. 3 . Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Công ty xây dựng và phát triển nông thôn I là một công ty loại vừa, cơ cấu tổ chức quản lý của công ty do đó cũng gọn nhẹ. Bộ máy quản lý sản xuất của công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Công ty xây dựng và phát triển nông thôn I: Giám đốc PGĐ Kinh doanh PGĐ Hành chính Phòng dự toán đấu thầu P. Hành chính Tổ chức Phòng Kế toán Các ban Xây dựng Xí nghiệp thi công cơ giới Giám đốc công ty: Giám đốc công ty do Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn bổ nhiệm. Giám đốc là người đại diện cho nhà nước, đại diện của công ty, tổ chức điều hành mọi hoạt động, tổ chức sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trực tiếp về mọi hoạt động và kết quả sản phẩm kinh doanh của công ty đối với nhà nước và pháp luật. Phó giám đốc: Phó giám đốc kinh doanh, phó giám đốc hành chính là người trực tiếp nhận các chủ trương, phương hướng nhiệm vụ của công ty và sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc để điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ được giao. Phòng kế toán: Cấp phát và giám sát chặt chẽ các mặt mục tiêu, hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh của toàn công ty, quản lý vốn và tài sản, tham mưu cho giám đốc lĩnh vực quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Kiểm tra việc hợp lý, hợp lệ của các chứng từ kế toán. Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc về nhân sự trong công ty. Tổ chức chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên. Lập kế hoạch về tiền lương và lo tất cả các thủ tục về hành chính cho công ty. Các ban xây dựng: mỗi ban xây dựng thường trực tiếp điều hành một công trình. Trong các ban thì có một chỉ huy trưởng, một kế toán công trình, từ một đến ba kĩ thuật công trình chịu trách nhiệm về kĩ thuật và một thủ kho kiêm thủ quỹ. 4 . Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty: Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ, Nguyên vật liệu, công cụ, thành phẩm hàng hóa Kế toán lao động, tiền lương, công nợ bằng tiền Kế toán CPSX, tính giá thành sản phẩm Kế toán tổng hợp Kế toán đội Sơ đồ: Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chung, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động kế toán của công ty. Kế toán nguyên vật liệu, TSCĐ.: Thực hiện các công việc theo dõi quản lý tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu, các báo cáo về nguyên vật liệu, làm các báo cáo liên quan đến vật tư, lập các báo cáo về nguyên vật liệu – quản lý TSCĐ của công ty về tình hình tăng giảm TSCĐ, tính khấu hao, lập bảng phân bổ TSCĐ - lập báo cáo về TSCĐ theo quý Kế toán lao động, tiền lương: quản lý về tình hình lao động, tiền lương của công ty, lập bảng tính và phân bổ tiền lương, các khoản trích, theo dõi tình hình tăng giảm lao động, lập các báo cáo, phân tích tình hình lao động, tiền lương. Kế toán chi phí sản xuất và lập giá thành sản phẩm: Xử lý các loại số liệu, tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, theo dõi thanh toán, kho và các đội thi công, kiểm tra, giám sát chứng từ chi phí. Kế toán tổng hợp: Phản ánh tình hình tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh, ghi chép sổ cái, lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kế toán, lập kế hoạch tài chính hàng quý, hàng năm. 5 . Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại công ty: - Chế độ kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp xây lẵp theo quyết định 1864/1998/QĐ-BTC - Hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty: hình thức tập chung - Kỳ kế toán: áp dụng theo năm, niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. - Kỳ lập báo cáo: công ty tiến hành lập báo cáo tài chính theo năm - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: công ty tiến hành khấu hao những loại tài sản cố định dùng trong sản xuất kinh doanh theo phương pháp tuyến tính. - Hình thức ghi sổ kế toán: Hình thức ghi sổ kế toán mà công ty đang áp dụng hiện nay là chứng từ ghi sổ (phụ lục 6). II. Tình hình thực tế Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty xây dựng và phát triển nông thôn I. 1 . Đặc điểm và phân loại chi phí sản xuất: ở Công ty, những chi phí liên quan trực tiếp đến từng công trình, hạng mục công trình nào thì được tập hợp trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình đó. Trường hợp không hạch toán trực tiếp được thì tiến hành tổng hợp rồi phân bổ cho các đối tượng liên quan theo tiêu thứ phù hợp. Chi phí sản xuất của công ty gồm nhiều loại có nội dung kinh tế, mục đích công dụng khác nhau. Để quản lý chặt chẽ chi phí thuận tiện cho việc tính giá thành trong giá dự toán, công ty đã tiến hành phân loại chi phí sản xuất theo khoản mục, gồm 4 khoản mục: Chi phí vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung. 2 . Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất: ở Công ty xây dựng và phát triển nông thôn I, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất được xác định xuất phát từ đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản và đặc điểm của sản phẩm xây dựng. Do quá trình thi công thường lâu dài, phức tạp, sản phẩm mang tính đơn chiếc, cố định, mỗi công trình có thiết kế kĩ thuật riêng, mỗi đơn giá dự toán riêng gắn với một địa điểm nhất định và ở công ty mỗi công trường có thể thi công nhiều công trình trong cùng một khoảng thời gian nên đối tượng tập hợp chi phí sản xuất Công ty được xác định là từng công trình, hạng mục công trình. 3 . Phương pháp kế toán tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất: Để thuận tiện cho việc theo dõi, trong bản luận văn tốt nghiệp này em lấy số liệu chủ yếu từ công trình Nhà làm việc Lạng Sơn. 3.1. Phương pháp kế toán tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 3.1.1. Nội dung chi phí NVLTT tại công ty bao gồm: Gạch, ngói, xi măng, sắt thép, đá, cát sỏi, vôi, sơn, đinh vít, kèo, cột, khung... và một số công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ như: đinh, kìm, búa... 3.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – Vt), phiếu mua hàng (Mẫu 08 – VT), chứng từ hóa đơn thuế GTGT, phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT) 3.1.3. Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho Đơn giá bình quân Trị giá thực tế vật liệu Tồn kho đầu kỳ Trị giá thực tế vật liệu Nhập kho trong kỳ đến thời điểm xuất kho + Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ + = Số lượng vật liệu nhập kho trong kỳ đến thời điểm xuất kho Tất cả vật liệu dùng cho thi công đều phải nhập kho, sau đó mới xuất kho thi công. Vì vậy, Công ty tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 01 ngày 05/12/2005 nhập 10.000 viên gạch xây đơn giá 320 và phiếu nhập kho số 02 ngày 06/12/2005 nhập 10.000 viên gạch xây dựng đơn giá 340 . Ngày 20/12/2005 công ty đã xuất 20.000 viên gạch xây. Theo phương pháp bình quân gia quyền ta có: (10.000 x 320) + (10.000 x 340) Đơn giá thực tế bình quân = = 330 10.000 + 10.000 Giá thực tế xuất kho = 20.000 x 330 = 6.600.000 3.1.4. Tài khoản kế toán sử dụng: Tài khoản 621: “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động xây lắp, thực hiện lao vụ, hoặc khối lượng công việc thực của công ty. Tài khoản này đựơc mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình hoặc từng khối lượng xây lắp. Ngoài ra, còn có các tài khoản liên quan như: TK 152, TK 111, TK 141... 3.1.5. Phương pháp kế toán. Trước hết, Phòng kế toán kĩ thuật căn cứ vào dự toán được lập và kế hoạch tiến độ thi công của từng công trình để lập kế hoạch cung ứng vật tư và giao nhiệm vụ cho từng đội xây dựng. Tất cả vật liệu dùng cho thi công đều phải nhập kho, sau đó mới xuất kho thi công. Khi vật liệu về nhập kho, thủ kho công trường cùng người giao vật liệu kiểm tra đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại, đồng thời căn cứ vào hóa đơn kiểm phiếu xuất kho của người bán, kế toán công trường lập phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán đội lập bảng kê nhập vật tư .Bảng kê nhập vật tư được lập làm căn cứ để công trường gửi giấy đề nghị thanh toán lên công ty. Căn cứ vào phiếu nhập kho, bảng kê nhập vật tư, các hóa đơn mua hàng, phiếu chikế toán công trường lập bảng kê hoàn tạm ứng bằng chứng từ gửi lên phòng kế toán công ty. Ví dụ: Căn cứ vào bảng kê hoàn tạm ứng bằng chứng từ số 01 đến 09 (phụ lục 7), kế toán công trường Nhà làm việc Lạng Sơn định khoản: Nợ TK 152 : 234.425.500 Có TK 1413 : 234.425.500 Các loại vật liệu phụ: Phụ bê tông, que hàn, .., các thiết bị gắn liền với kiến trúc như: Thiết bị vệ sinh, thông gió, điều hòa, các công cụ có giá trị nhỏ như: búa, dây, kìm, xô, cuốc, xẻng đều được hạch toán vào TK152. Riêng các công cụ có giá trị lớn như: giàn giáo, cốt pha, công ty đưa xuống công trình để sử dụng hoặc thuê ngoài sử dụng đều được hạch toán vào TK 627 chi phí sản xuất chung. Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 13- xuất bộ cốt pha có nguyên giá 10.833.510 (đồng) cho công trình Lạng Sơn, kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ số 40: Nợ TK 627(3) : 10.833.510 Có TK 152 : 10.833.510 Đây là điều bất hợp lý vì theo số liệu ở phòng kế hoạch kỹ thuật, bộ cốt pha này có thể sử dụng 10 lần. Trên thực tế chỉ phục vụ cho công trình Lạng Sơn trong tháng 12 là một lần. Hàng ngày, căn cứ vào kế hoạch thi công, nhu cầu thực tế và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, các đội làm thủ tục xuất kho vật tư vào công trình theo lệnh xuất kho của BCH công trường, kế toán công trường lập phiếu xuất kho. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 15 ngày 20/12/2005 (phụ lục 8) xuất cho công trình Nhà làm việc Lạng Sơn, kế toán công trường định khoản: Nợ TK 621 : 8.001.960 Có TK 152 : 8.001.960 Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên: 1 liên người lĩnh vật tư giữ, 1 liên thủ kho vào sổ theo dõi sau đó nộp lại cho kế toán công trường để tính giá vật tư xuất kho, ghi vào bảng kê xuất vật tư để gửi lên phòng kế toán công ty, 1 liên kế toán công trường lưu. Căn cứ vào phiếu xuất kho, cuối tháng, kế toán công trường lập bảng kê xuất vật tư (phụ lục 9) gửi lên phòng kế toán công ty để làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ. Do công ty thực hiện kế toán xây lắp theo phương thức khoán gọn nên toàn bộ chi phí vật liệu thực tế phát sinh cũng chính là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công ty khoán cho từng công trường. Ví dụ: Ngày 31/12/2005, kế toán công trình Nhà làm việc Lạng Sơn lập chứng từ ghi sổ số 20 (phụ lục 10): Nợ TK 621 : 234.425.500 Có TK 152 : 231.000.000 Có TK 153 : 3.425.500 Cuối quý, căn cứ vào các chứng từ ghi sổ xuất vật tư, kế toán công ty lập sổ cái TK621 (phụ lục 11). Kế toán công ty căn cứ vào các chứng từ ghi sổ xuất vật tư của từng công trình để vào sổ kế toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình đó (phụ lục 12) – sổ chi tiết này được lập cho cả quý và được sử dụng cho lập chứng từ ghi sổ kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình trong quý và để lập bảng tính giá thành sản phẩm khoản mục chi phí vật liệu. Ví dụ: Cuối kỳ kết chuyển chi phí NVLTT của công trình Nhà làm việc Lạng Sơn vào giá thành sản phẩm theo bút toán: Nợ TK 154: 859.850.359 Có TK 621: 859.850.359 Sơ đồ kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (phụ lục 13) 3.2. Phương pháp kế toán tập hợp và phân bổ chi phí nhân công trực tiếp: 3.2.1. Nội dung chi phí NCTT: ở công ty XD và PTNT I, chi phí nhân công trực tiếp bao gồm các khoản sau: Tiền lương chính, lương phụ cấp của công nhân trực tiếp sản xuất. 3.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng: Các chứng từ để hạch toán nhân công trực tiếp ở công ty gồm: Bảng chấm công, hợp đồng giao khoán công việc, bảng nghiệm thu khối lượng hoàn thành, bảng thanh toán lương. 3.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng: TK 622: “ Chi phí nhân công trực tiếp” . Tài khoản này phản ánh chi phí lao động trực tiếp phát sinh trong quá trình hoạt động xây dựng của công ty, và được mở chi tiết cho từng công trình. Và các TK khác liên quan như TK 334, TK 111, TK 141... 3.2.4. Phương pháp kế toán tập hợp và phân bổ chi phí NCTT Số lao động trong doanh nghiệp được chia làm 2 nhóm: lao động thuê ngoài và lao động trong biên chế và mỗi đối tượng có hình thức trả lương khác nhau: - Đối với công nhân thuê ngoài công ty trả lương theo hợp đồng ký kết giữa công ty và người lao động. Công ty không tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho họ mà trích luôn trong đơn giá nhân công trả cho họ. Số công nhân này được thuê theo nhu cầu của từng công trường nên tiền lương của họ được trích trực tiếp cho công trường đó, không cần thực hiện phân bổ tiền lương. Số tiền lương Tổng số tiền giao khoán Số công làm khoán của = x của từng một công nhân Tổng số công công nhân - Đối với công nhân trong biên chế thì Công ty áp dụng hình thức trả lương khoán. Theo phương thức khoán, tiền lương của 1 công nhân sản xuất được tính: Ví dụ: Tính lương tháng 12/2005 cho ông Yên – công nhân đơn vị thi công tổ anh Báu thuộc công trình Nhà làm việc Lạng Sơn là công nhân biên chế của công ty. Căn cứ vào bảng chấm công thì ông Yên được hưởng 27 công trong tổng số 188.5 công của tổ và tổng số tiền giao khoán là 5.655.000. Nhưng do công ty thuê ông Lương (thuê ngoài) tổng số tiền thuê là 810.000 và số công của ông ta là 27 nên: Tổng số công của cả tổ là 188,5 – 27 = 161,5 Tổng số tiền giao khoán của cả đội là: 5.655.000 - 810.000 = 4.845.000 Số tiền lương khoán của công nhân Yên tháng 12/2005 = x 27 = 810.000 4.845.000 161,5 Do đó: Phòng kế hoạch và phòng kế toán lập hợp đồng giao khoán (phụ lục 14) cho các đội. Đội trưởng là người chịu trách nhiệm nhận khoán, giao khoán công việc cho từng tổ công nhân và theo dõi tình hình lao động thông qua các bảng chấm công. Từ bảng chấm công, kế toán đội lập bảng thanh toán lương. Cuối tháng khi hợp đồng hoàn thành thì tiến hành lập biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành (phụ lục 15) và lập bảng tổng hợp giá trị lương. Ví dụ: Tháng12/2005, đội trưởng tạm ứng số tiền thanh toán lương cho toàn đội làm việc tại công trình Nhà làm việc Lạng Sơn, kế toán định khoản: Nợ TK 1413: 5.655.000 Có TK 111: 5.655.000 Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán lương (phụ lục 16) xoá công nợ khoản phải trả công nhân viên và xoá công nợ cho đội trưởng với định khoản: Nợ TK 334 : 5.655.000 Có TK 1413 : 5.655.000 Cuối tháng kế toán công ty lập chứng từ ghi sổ của công trình Nhà làm việc Lạng Sơn với định khoản: Nợ TK 622 : 5.655.000 Có TK 3341 : 4.845.000 Có TK 3342 : 810.000 Chứng từ ghi sổ này được lập để ghi vào sổ cái TK 622 (phụ lục 17). Sổ cái TK 622 được mở theo từng quý, vào thời điểm cuối quý. Sau khi lập sổ cái TK 622, kế toán công ty mở sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình. Sổ được lập cho cả quý và được sử dụng để lập chứng từ ghi sổ kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình trong quý để lập bảng tính giá thành sản phẩm. Ví dụ: Cuối kỳ kết chuyển chi phí nhân công trục tiếp của công trình Nhà làm việc Lạng Sơn vào giá thành sản phẩm theo bút toán: Nợ TK 154: 140.261.494 Có TK 622: 140.261.494 Sơ đồ kế toán chi phí nhân công trực tiếp (phụ lục 19) 3.3. Phương pháp kế toán tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng máy thi công: 3.3.1. Nội dung chi phí sử dụng máy thi công: Lương công nhân sử dụng máy, tiền thuê máy thi công, tiền điện thi công máy, khấu hao máy thi công, nhiên liệu, vật liệu sử dụng máy. 3.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng: Hợp đồng thuê máy, phiếu thanh toán tiền thuê máy, bảng chấm công, bảng thanh toán lương công nhân sử dụng máy, các hóa đơn liên quan 3.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng: TK 623: “ Chi phí sử dụng máy thi công”. Tài khoản này phản ánh chi phí sử dụng xe, máy, thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây lắp công trình và được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Ngoài ra còn có các TK như TK 334, TK 152, TK 111... 3.3.4. Phương pháp kế toán * Kế toán chi phí nhân viên điều khiển máy: Để hạch toán khoản mục chi phí này, công ty sử dụng các chứng từ hạch toán tiền lương như kế toán chi phí nhân công trực tiếp. ở công ty lương của công nhân sử dụng máy được hạch toán vào TK 3341. Công nhân sử dụng máy trong công ty thuộc loại lao động trong biên chế. Do đó tiền lương công nhân sử dụng máy cũng được khoán gọn. Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công do tổ trưởng lập và hệ số qui định, hệ số lương, kế toán đội tính toán và lập bảng thanh toán tiền lương cho công nhân sử dụng máy. Bảng thanh toán lương được sử dụng để lập chứng từ ghi sổ thanh toán tiền lương cho công nhân sử dụng máy. Ví dụ: Tháng 12/2005 đội trưởng tạm ứng số tiền thanh toán lương cho bộ phận sử dụng máy thi công làm việc tại công trình Nhà làm việc Lạng Sơn, kế toán định khoản: Nợ TK 1413 : 2.911.408 Có TK 111 : 2.911.408 Sau đó, kế toán công trường Nhà làm việc Lạng Sơn lập bảng kê hoàn ứng bằng chứng từ gửi lên phòng kế toán công ty với định khoản (Phụ lục 20) : Nợ TK 3341 : 2.911.408 Có TK 1413 : 2.911.408 Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương cho công nhân sử dụng máy do kế toán công trường gửi lên, vào cuối mỗi tháng, kế toán công ty lập chứng từ ghi sổ với định khoản: Nợ TK 623 : 2.911.408 Có TK 3341: 2.911.408 Tiền lương công nhân sử dụng máy phát sinh trong một tháng của công trường được sử dụng đề vào sổ cái TK 623 và vào sổ chi tiết TK 623. * Kế toán chi phí vật liệu máy thi công: Chi phí sử dụng cho máy thi công ở công ty gồm: Chi phí nhiên liệu (xăng, dầu, mỡ) phục vụ xe, máy thi công. Để hạch toán khoản chi phí này, kế toán công ty sử dụng các chứng từ: Hóa đơn mua hàng (do bên giao khoán), phiếu chi. Khi phát sinh chi phí nhiên liệu sử dụng cho máy thi công, kế toán đội tập hợp tất cả các chứng từ có liên quan vào bảng kê hoàn tạm ứng bằng chứng từ, cột chi phí sử dụng máy thi công với định khoản: Nợ TK 623 Có TK 1413. và gửi lên phòng kế toán của công ty – kế toán công ty căn cứ vào đây để lập chứng từ ghi sổ phản ánh nhiên liệu sử dụng cho xe, máy thi công phát sinh trong tháng cho từng công trình. Ví dụ: Tháng 12/2005 – trên bảng kê hoàn tạm ứng bằng chứng từ của công trình Nhà làm việc Lạng Sơn, chi phí nhiên liệu sử dụng máy được hạch toán: Nợ TK 623 : 295.500 Có TK 1413 : 295.500 Cuối tháng, kế toán của công ty lập chứng từ ghi sổ cho từng công trình, hạng mục công trình – chứng từ ghi sổ này được sử dụng làm căn cứ lập sổ cái TK623:” Chi phí sử dụng máy thi công”. * Kế toán chi phí khấu hao máy thi công: - Nội dung: Chi phí khấu hao máy thi công ở công ty là tiền trích khấu hao máy thi công của công ty sử dụng tại các công trường. - Chứng từ: Bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ toàn công ty, trong đó có phân bổ khấu hao máy thi công cho từng công trình – bảng này được lập theo quý. Công ty áp dụng phương pháp khấu hao tuyến tính để trích khấu hao TSCĐ Mức trích khấu hao hàng năm = Nguyên giá TSCĐ Năm sử dụng Mức trích khấu hao hàng quý = Mức trích khấu hao năm 4 Mức trích khấu hao hàng năm = 26.000.000 10 Mức trích khấu hao hàng quý = 2.600.000 4 = 2.600.000 = 650.000 Ví dụ: Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ quý IV-2005 (phụ lục 21), ta tính được mức khấu hao hàng quý của máy trộn bê tông LX thời gian sử dụng 10 năm như sau: - Tài khoản sử dụng: TK623: Chi phí sử dụng máy thi công; TK 214: khấu hao TSCĐ. - Quy trình hạch toán: Hàng quý, kế toán công ty lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ cho tất cả các TSCĐ của công ty, trong đó có máy thi công sử dụng cho từng công trình – căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao kế toán công ty lập chứng từ ghi sổ – tính khấu hao TSCĐ toàn công ty. Do bảng tính khấu hao TSCĐ được lập theo quý mà các bút toán đều được lập theo tháng nên công ty định khoản trích khấu hao được lập vào tháng cuối cùng trong quý cho các đối tượng liên quan. Chứng từ ghi sổ được sử dụng để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp đối với khấu hao TSCĐ dùng cho văn phòng công ty và sử dụng để vào sổ cái TK 623. Ví dụ: Từ bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ quý IV – 2005 kế toán tính ra được mức khấu hao TSCĐ của công trình Nhà làm việc Lạng Sơn là 650.000. Sau đó kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ đồng thời ghi vào sổ cái và sổ chi tiết TK 623 với định khoản: Nợ TK 623: 650.000. Có TK 214: 650.000 * Kế toán chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: bao gồm các chi phí như tiền thi công, thuê giàn giáo, điện nước sử dụng máy thi công, chi phí tiếp khách, nghiệm thu. Ví dụ: Trong tháng 12/2005 tại công trình Nhà làm việc Lạng Sơn có thuê một cần cẩu của Công ty xây dựng số 2 phục vụ nhu cầu thi công. Số tiền phải trả cho hợp đồng thuê máy là 189.000 đồng (thời gian sử dụng 30 ca, đơn giá 63.000đ/ca). Sau khi phân bổ chi phí điện, nước, kế toán công trình ước tính chi phí điện nước cho bộ phận sử dụng máy tháng 12/2005 là 230.000 đồng. Chi phí nghiệm thu, tiếp khách phát sinh trong tháng 12 của công trình Nhà làm việc Lạng Sơn là 52.400. Tất cả các số liệu này được lấy trong bảng kê hoàn tạm ứng bằng chứng từ tháng 12 với định khoản: Nợ TK 623 : 2.644.000 ` Có TK 1413 : 2.644.000 Cuối tháng, kế toán công ty tập hợp các chứng từ liên quan đến chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác lập chứng từ ghi sổ số 32. Căn cứ chứng từ ghi sổ, cuối quý kế toán lập sổ cái TK 623 (phụ lục 22) và sổ ch