Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm trung ương I

ản xuất, kinh doanh của công ty đều được đặt dưới sự quản lý thống nhất của Ban Giám đốc (BGĐ) công ty. BGĐ bao gồm: 1 Giám đốc và 3 phó Giám đốc. Chức năng và nhiệm vụ của từng lãnh đạo được quy định cụ thể như sau: - Giám đốc: Là người đại diện hợp pháp của Công ty, cũng như mối quan hệ giữa công ty với các cơ quan trong và ngoài nước và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật. - Phó Giám đốc thứ 1: Là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động quản lý, điều hành kinh doanh của công ty - trực tiếp phụ trách phòng kinh doanh XNK, khối cửa hàng và chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh., - Phó Giám đốc thứ 2: Là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động quản lý, điều hành, tổ chức thực hiện công tác tài chính của công ty. - Phó Giám đốc thứ 3: Là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động quản lý, điều hành công tác đảm bảo chất lượng, bảo quản, ra lẻ, giao nhận, vận chuyển hàng hóa và một số công tác khác của công ty. 2.1.3.2 / Các phòng ban và nhiệm vụ của các phòng ban. Giúp việc cho BGĐ là các phòng ban chức năng. Các phòng ban trong công ty được tổ chức gọn nhẹ, đảm bảo cho quá trình kinh doanh được diễn ra thông suốt. Nhiệm vụ chung của các phòng ban là chấp hành và kiểm tra việc chấp hành chính sách của Nhà nước, quy định của Công ty và các mệnh lệnh, chỉ thị của BGĐ, tham gia đề xuất với BGĐ những chủ trương, biện pháp nhằm tăng cường hiệu quả công tác quản lý, giải quyết khó khăn vướng mắc của công ty theo trách nhiệm, quyền hạn của từng phòng ban, phục vụ đắc lực cho các cửa hàng kinh doanh. Tuy nhiên, mỗi phòng ban, tùy thuộc vào chức năng đảm nhiệm mà còn thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. Cụ thể: - Phòng Hành chính – Tổ chức: Có nhiệm vụ bố trí, sắp xếp nhân lực trong công ty về số lượng, trình độ nghiệp vụ, tay nghề, làm kế hoạch tiền lương, làm công tác chế độ, công tác đào tạo, kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng cho hoạt động của các phong ban. - Phòng kinh doanh XNK: + Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác định hướng kinh doanh cũng như định hướng khách hàng, trực tiếp triển khai, tổ chức các hoạt động kinh doanh theo kế hoạch và mục tiêu đề ra. + Lập kế hoạch và mục tiêu kinh doanh + Tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh: mua hàng (Nhập khẩu và mua trong nước) và bán hàng. - Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm: + Tham mưu cho GĐ trong công tác quản lý, đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như hoạch định hệ thống quản lý chất lượng đồng thời tổ chức thực hiện các hoạt động kiểm nghiệm và quản lý chất lượng sản phẩm theo các kế hoạch và mục tiêu chất lượng đề ra. + Theo dõi kiểm tra chất lượng hàng hóa, kiểm nghiệm hàng nhập, hàng xuất đảm bảo chất lượng thuốc theo đúng quy định của Bộ Y tế. + Tổ chức công tác bảo hộ lao động, kỹ thuật an toàn lao động. - Phòng kế toán tài vụ: Tổ chức quản lý công tác tài chính giá cả và hạch toán bao gồm hạch toán các nghiệp vụ kế toán nhằm góp phần bảo toàn và phát triển vốn sản xuất, giám sát đầy đủ, kịp thời và chính xác mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, chấp hành nghiêm pháp lệnh thống kê, kế toán và tài chính của Nhà nước. - Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ tổ chức lực lượng bảo vệ ngày đêm, đảm bảo an toàn cho công ty, tổ chức lực lượng tự vệ, phòng cháy và chữa cháy. - Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh Hoạt động thay mặt công ty tại thị trường phía Nam. Có nhiệm vụ phát triển thị trường, tạo mối quan hệ với các doanh nghiệp và thương nhân, tìm kiếm các đối tác đầu tư. Tổ chức các hoạt động về thông tin kinh tế, thông tin ngành và Marketing phục vụ cho kinh doanh của toàn công ty - Các cửa hàng, hiệu thuốc: Có nhiệm vụ bán và giới thiệu sản phẩm đồng thời cũng có thể tự khai thác nguồn hàng để phục vụ cho nhu cầu đa dạng của nhân dân - Phòng kho vận: Được chia làm 2 tổ: + Tổ Điều vận: Có nhiệm vụ điều động phương tiện vận chuyển, giao nhận hàng hóa khi có kế hoạch và hợp đồng của phòng KD – XNK. + Tổ Kho: Quản lý, bảo quản và xuất nhập hàng hóa theo đúng quy định của công ty. - Phân xưởng sản xuất: Làm nhiệm vụ ra lẻ và sản xuất một số mặt hàng bổ sung cho kinh doanh, tạo thêm công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên. Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kinh doanh kiêm trưởng phòng KDXNK Phó giám đốc phụ trách chất lượng kiêm QMR Trưởng phòng kho vận Phó giám đốc phụ trách chất lượng kiêm QMR Trưởng phòng kho vận Phòng KDXNK Khối Hiệu Thuốc Phòng KTKN Phòng K .Vận Phòng TCHC CNTPHCM CNBACGIANG HT Số 10 HT Số 6 HT Số9 HT Số 1 HT Số 2 HT Số 5 HT Số 7 Phòng KTTV HT N.C. Tr Phòng bảo vệ Sơ đồ2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty dược phẩm trung ương I 2.1.4/ Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán: 2.1.4.1/ Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy tổ chức kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình hỗn hợp, vừa tập trung vừa phân tán, bởi lẽ mỗi đơn vị phụ thuộc là các cửa hàng, chi nhánh đều có bộ máy kế toán riêng không chỉ làm nhiệm vụ thu thập số liệu, chứng từ kế toán mà còn hạch toán và lập sổ sách riêng cho đơn vị mình, định kỳ kế toán các cửa hàng, chi nhánh nộp báo cáo về phòng kế toán công ty. Để công tác hạch toán được phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ, tạo điều kiện cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định, mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty bao gồm: 1 kế toán trưởng; 1 phó kế toán kiêm kế toán tổng hợp; 1 phó phòng kế toán phụ trách công nợ; 1 kế toán tiền mặt; 1 kế toán ngân hàng; 2 kế toán thanh toán với người bán; 4 kế toán thanh toán với người mua; 2 kế toán kho hàng; 1 kế toán tập hợp chi phí; 1 kế toán tài sản cố định, thống kê; 1 thủ quỹ; được thiết kế theo sơ đồ dưới đây Kế toán trưởng Kế toán Tiền mặt Kế toán Thanh toán với Người bán Kế toán thanh toán với người mua Kế toán Ngân hàng Kế toán Chi phí Kế toán hàng hóa Kế toán các cửa hàng Kế toán tổng hợp Kế toán tiêu thụ Kế toán TSCĐ -thống kê Thủ quỹ Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Dược phẩm TW I Trong đó, phân công lao động kế toán cụ thể như sau: - Kế toán trưởng( kiêm trưởng phòng kế toán): là người phụ trách về vấn đề tài chính kế toán của doanh nghiệp, có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán tài chính nhằm đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp, hoạt động có hiệu quả. Kế toán trưởng có nhiệm vụ cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và tham mưu về hoạt động tài chính, thực hiện các khoản đóng góp nghĩa vụ đối với nhà nước, xét duyệt báo cáo tài chính của công ty trước khi gửi đến các cơ quan chức năng, tổ chức tài chính. Kế toán trưởng còn phải luôn cập nhật thông tin, văn bản pháp quy về chế độ kế toán tài chính để hướng dẫn các kế toán viên thực hiện công việc đúng đắn và chính xác. - 2 phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ trợ giúp cho kế toán trưởng thực hiện tốt công việc của phòng kế toán, điều hành công việc khi kế toán trưởng vắng mặt. Kế toán tổng hợp còn có nhiệm vụ tổng hợp số liệu kế toán từ các kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết của từng bộ phận, lập báo cáo tài chính theo chế độ quy định để kế toán trưởng duyệt. - Kế toán tiền mặt Hàng ngày phản ánh tinh hình thu, chi và tồn quý tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. - Kế toán ngân hàng: có nhiệm vụ phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi ngân hàng, hàng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp, giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời. - Kế toán thanh toán với người bán và kế toán thanh toán với người mua: có nhiệm vụ hạch toán công nợ mua bán hàng hóa với người mua, nguời bán. - Kế toán kho hàng: củng thủ kho có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình nhập- xuất- tồn hàng hóa, mở các sổ chi tiết về tình hình nhập- xuất- tồn hàng hóa để tính giá vốn. - Kế toán tập hợp chi phí: có nhiệm vụ hạch toán tất cả các chi phí liên quan như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí sản xuất phát sinh ở các phân xưởng..hàng kỳ để xác định kết quả kinh doanh. - Kế toán tài sản cố định: ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng của TSCĐ trong phạm vi toàn doanh nghiệp, cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong công ty. Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất- kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ tài chính quy định. Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, tập hợp chính xác và phân bổ hợp lý chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh. - Thủ quỹ: đảm nhận mọi việc liên quan đến việc thu chi tiền mặt căn cứ vào các phếu thu- chi hợp lệ, lập BC tồn quỹ hàng ngày đảm bảo khớp đúng số dư với số dư thực còn trong quỹ, có trách nhiệm quản lý, bảo quản tiền mặt, chứng từ liên quan. 2.1.4.2/ Đặc điểm về chính sách, chế độ kế toán áp dụng tại công ty: Chính sách kế toán mà công ty áp dụng dựa vào luật kế toán ban hành năm 2003, nghị định 128 hướng dẫn thực hiện kế toán, các chuẩn mực kế toán ban hành đến hết ngày 31/12/2005, quyết định 15/2006/ QĐ- BTC của bộ trưởng bộ tài chính, và dựa vào đặc điểm, tình hình sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của công ty, theo đó: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty đều phải lập chứng từ kế toán. Trên chứng từ có đầy đủ các chữ ký của người lập, của kế toán trưởng, của người đại diện hợp pháp của công ty. Tất cả các chứng từ do doanh nghiệp lập hay từ bên ngoài chuyển đến phải tập trung ở phòng kế toán, phòng kế toán có nhiệm vụ kiểm tra, xác minh tính pháp lý để ghi sổ đầy đủ. Công ty dược phẩm trung ương I sử dụng hệ thống chứng từ kế toán hiện hành bao gồm các chứng từ bắt buộc và hướng dẫn sử dụng trong các doanh nghiệp. Theo nội dung kinh tế có năm loại sau: - Chứng từ về lao động tiền lương - Chứng từ về hàng tồn kho - Chứng từ về bán hàng - Chứng từ về tiền tệ - Chứng từ về TSCĐ Công ty dược phẩm trung ương I sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/3/2006, bao gồm 10 loại: -Đối với tài khoản loại 1, loại 2: theo cơ cấu quản lý tài sản của công ty, công ty có các tài khoản cấp 2 như sau 1111A: tiền Việt Nam chi tiêu 1111B: tiền Việt Nam bán hàng 1111C: tiền Việt Nam tại các cửa hàng, chi nhánh 1121A: tiền gửi ngân hàng tại sở giao dịch I ngân hàng Công thương Việt Nam 1121B: tiền gửi ngân hàng tại sở giao dịch ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 1121C: tiền gửi ngân hàng tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, chi nhánh Láng Hạ 1121D: tiền gửi ngân hàng tại các chi nhánh 1122A: ngoại tệ gửi tại sở giao dịch I ngân hàng Công thương 1122B: ngoại tệ gửi tại sở giao dịch ngân hàng Ngoại thương 1131A: tiền đang chuyển tại sở giao dịch I ngân hàng Công thương Việt Nam 1311: phải thu khách hàng cấp 2 1312: phải thu bệnh viện, hiệu thuốc bệnh viện 1313: phải thu khách hàng theo đơn đặt hàng 1314: phải thu xí nghiệp dược phẩm 1315: phải thu khác 13151: phải thu khách hàng nợ 13152: phải thu khách hàng thanh toán ngay 1316: phải thu các cửa hàng, Zuelling, xuất khẩu 1317: phải thu chi nhánh 1441: cầm cố, ký quỹ, ký cược 1441A: sở giao dịch I ngân hàng Công thương 1441B: sở giao dịch ngân hàng Ngoại thương 1441C: ngân hàng NN& PTNT chi nhánh Láng Hạ 1442: bảo lãnh thầu - Đối với tài khoản loại 3: theo quan hệ thanh toán của công ty, cụ thể ở đây là theo đối tượng thanh toán và tínhchất công nợ, công ty có các tài khoản sau: 311: vay ngắn hạn 311A: sở giao dịch ngân hàng Công thương Việt Nam 311B: sở giao dịch ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 311C: ngân hàng NN& PTNT chi nhánh Láng Hạ 331: Phải trả cho người bán 3311: nhập khẩu 3312: mua trong nước 3313: cửa hàng, chi nhánh tự mua 3314: mua trong nước( xí nghiệp dược phẩm) 3315: mua trong nước ( công ty cấp 2) 3335: thuế thu nhập cá nhân 347: thuế thu nhập hoãn lại phải trả 351: quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 352: dự phòng phải trả - Các loại tài khoản còn lại tương tự như chế độ hiện hành Sổ sách của công ty áp dụng theo hình thức Nhật ký chung. Do đó, các sổ sách sử dụng để ghi chép gồm có: - Nhật ký chung: để hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, không phân biệt đối tượng kế toán - Nhật ký đặc biệt: được mở cho các đối tượng đặc biệt như sổ theo dõi thu tiền, chi tiền, bán hàng, mua hàng, các sổ theo dõi nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu, sổ theo dõi tiền vay ngân hàngCác loại sổ này được ghi bằng tay. - Sổ tổng hợp tài khoản hay chính là sổ cái làm nhiệm vụ tổng hợp ghi chép các nghiệp cụ kế toán phát sinh theo tài khoản tổng hợp như tổng hợp tài khoản 131, 331 - Các sổ thẻ chi tiết mở theo yêu cầu quản lý như sổ chi tiết công nợ theo khách hàng 131, 1368, 1388, 141, 3311, 3312, 3313, 3314, 3315, 3388 Nhật ký chung Sổ, thẻ chi tiết Chứng từ Kế toán Nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chú thích : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ2.3 : Sơ đồTrình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung áp dụng tại công ty dược phẩm trung ương I Việc lập và trình bày báo cáo tài chính của công ty tuân thủ các yêu cầu quy định tại chuẩn mực số 21 “trình bày báo cáo tài chính”. Báo cáo được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của công ty là giám đốc ký và đóng dấu. - Kỳ lập báo cáo: Lập báo cáo tài chính năm: năm dương lịch, kết thúc năm 31/12 Lập báo cáo tài chính giữa niên độ: mỗi quý của năm tài chính ( không bao gồm quý 4) - Thời hạn nộp báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính quý: 20 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý Báo cáo tài chính năm: 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm - Nơi nhận: Giám đốc công ty Phòng kinh doanh, phòng kế toán Tổng công ty dược Việt Nam Ngân hàng Cục thống kê Việt Nam Chi cục tài chính doanh nghiệp Cục tài chính doanh nghiệp- Bộ tài chính Cục thuế Hà Nội - Biểu mẫu báo cáo tài chính Bảng cân đối kế toán B01- DN Báo cáo kết quả kinh doanh B02- DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ B03- DN Bản thuyết minh báo cáo tài chính B09- DN 2.2/ Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty: 2.2.1/ Đặc điểm yêu cầu quản lý về hoạt động thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty: Như đã tìm hiểu ở trên, công ty dược phẩm trung ương I hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh thương mại các loại dược phẩm, dụng cụ y tế, các dịch vụ liên quan đến các ngành y tế Do đó, hoạt động thanh toán là hoạt động diễn ra thường xuyên, trong đó, hoạt động thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chiếm tỷ trọng và quy mô lớn, ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh. Hoạt động này quyết định đến tình hình tài chính của công ty. Về đối tượng thanh toán, Công ty DPTW I là 1 doanh nghiệp hạch toán độc lập, hoạt động ở thị trường dược phẩm, kinh doanh rất nhiểu chủng loại với các mức giá hết sức cạnh tranh, có rất nhiều bạn hàng dưới dạng hệ thống phân phối hoạt động rộng khắp và có hiệu quả. Cũng như hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm, khách hàng của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp, những người bán sỉ, bán lẻ, có số lượng người mua rất lớn khoảng hơn 300 khách hàng. Theo tính chất hoạt động có thể chia khách hàng làm một số nhóm chủ yếu sau: - Các doanh nghiệp Nhà nước như công ty dược phẩm Thanh Hóa, công ty dược vật tư y tế Thái Bình, công ty dược vật tư Tuyên Quang,v.v: Đây là lượng khách hàng truyền thống của công ty- trước đây là hệ thống phân phối cấp dưới của công ty từ thời kì bao cấp, gồm 31 công ty dược của 31 tỉnh thành (chủ yếu từ Huế trở ra). Nhu cầu về thuốc của đối tượng này chủ yếu là các mặt hàng sản xuất trong nước nằm trong danh mục thuốc thiết yếu. Đây là những đơn vị kinh doanh có uy tín trên thị trường với mạng lưới tiêu thụ rộng khắp gồm hệ thống các đại lý, hiệu thuốc và các cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Vì thế nhu cầu hàng hóa là rất lớn. - Các xí nghiệp dược phẩm TW và địa phương như xí nghiệp dược phẩm trung ương I, xí nghiệp dược phẩm trung ương II,v.v: Chuyên mua các nguyên liệu dược phẩm của công ty để sản xuất. Hiện nay, các xí nghiệp này cũng được phép kinh doanh nên đây đồng thời cũng là các đối thủ cạnh tranh của công ty trên thị trường. - Các bệnh viện trung ương và một số bệnh viện tuyến tỉnh thành như bệnh viện Saint Paul, bệnh viện C, trung tâm y tế Thanh Trì- Hà Nộiv.v: Là một trong những bạn hàng quan trọng của công ty. Tuy nhiên, thị phần này hiện đang phải cạnh tranh khốc liệt, bởi sản phẩm của công ty phải cạnh tranh với nhiều sản phẩm của các hãng nổi tiếng của nước ngoài do nhu cầu điều trị đòi hỏi lượng cung đa dạng cả về số lượng và chủng loại các biệt dược mới, mà các mặt hàng này lại là thế mạnh của các hãng sản xuất của nước ngoài. - Các công ty trách nhiệm hữu hạn, các nhà thuốc tư nhân, các công ty cổ phần như công ty TNHH Dược phẩm Việt Anh, công ty TNHH dược phẩm Ba Đình v..vĐây là những khách hàng khá mới của công ty - số lượng ngày càng tăng thuộc nhóm khách hàng mục tiêu nhưng cũng là những đối thủ cạnh tranh đáng gờm vì tính linh hoạt cả về chiến lược kinh doanh và giá cả. Về nhà cung cấp, bên cạnh các tên từổi lớn trong nước như công ty Dược TP Hồ Chí Minh Sapharco, công ty Dược phẩm OPV, công ty còn là khách hàng của các hãng nước ngoài nổi tiếng như hãng Korea Arlico Pharm, hãng Phil- Interational, hãng Standard Diagnostics. Về phương thức thanh toán áp dụng tại công ty: Một trong những yếu tố góp phần làm nên uy tín của công ty trên thị trường chính là chính sách thanh toán mềm dẻo, linh hoạt được áp dụng đối với đối tác của mình. Nếu căn cứ theo công cụ thanh toán, các hình thức thanh toán được thực hiện tại công ty đối với đối tác trong nước là thanh toán dùng tiền mặt, bao gồm thanh toán bằng tiền mặt VNĐ, thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ, thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng v.v và thanh toán không dùng tiền mặt mà phổ biến là hình thức chuyển tiền thông qua ngân hàng, và hình thức thanh toán bù trừ Đối với các đối tác nước ngoài, các phương thức thanh toán chủ yếu là thanh toán nhờ thu, thanh toán bằng tín dụng thư, phương thức chuyển tiền Về thời hạn thanh toán: Để chính sách thanh toán mềm dẻo và linh hoạt với từng đối tượng thanh toán nhằm vừa tạo điều kiện gây dựng uy tín vừa quản lý các khoản nợ hiệu quả, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, hiện nay công ty áp dụng cả 3 hình thức thanh toán trước, thanh toán ngay và thanh toán sau. Đối với các khách hàng lớn, có uy tín và có mối quan hệ quen thuộc như công ty cổ phần dược phẩm Vĩnh Phúc, công ty dược phẩm Hà Tây,v.v công ty thường sử dụng hình thức thanh toán sau để có thể bán được nhiều hàng hóa hơn và củng cố mối quan hệ với các đối tác. Với các hợp đồng lớn, công ty cũng được nhà cung cấp cho phép trả chậm các khoản thanh toán dưới hình thức trả góp và chịu lãi hoặc mua chịu với những nhà cung cấp lâu năm. Thời hạn của các khoản nợ tùy thuộc và chính sách thanh toán với khách hàng của từng nhà cung cấp. Về nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch: Công ty thường có các hoạt động nhập khẩu các mặt hàng dược phẩm, các nguyên liệu làm thuốc với các hãng nước ngoài nổi tiếng như hãng Korea Arlico Pharm, hãng Phil- Interational, hãng Standard Diagnostics. Các khoản phải trả nhà cung cấp bằng ngoại tệ đều được quy đổi ra tiền Việt Nam và theo dõi trên đơn vị tiền tệ là VNĐ đồng thời cũng được theo dõi theo giá trị nguyên tệ. Việc quy đổi từ ngoại tệ ra VNĐ dựa trên tỷ giá thực tế hay còn gọi là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng được ngân hàng trug ương thông báo. Trong quá trình giao dịch, nếu có chênh lệch giữa giá trị phải trả nhà cung câp được ghi sổ tại thời điểm phát inh với giá trị thực tế của khoản đó tình theo tỷ gía bình quân liên ngân hàng và ngày thực hiện thanh toán, kế toán sẽ tính ra khoản chênh lệch theo công thức : TGBQ liên ngân hàng tại ngày thực hiện thanh toán Khoản chênh lệch Giá trị khoản phải trả nhà cung cấp TGBQ liên ngân hàng tại ngày phát sinh giao dịch = ------ )* * 2.2.3/ Tổ chức các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I: 2.2.3.1/Chứng từ sử dụng trong kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp: 2.2.3.1.1/ Trong nước: Do có nhập hàng của đối tác trong nước và đối tác ngoài nước nên chứng từ kế toán sử dụng để ghi sổ có khác nhau. Đối với mua hàng trong nước, bộ chứng từ mua hàng gồm có hóa đơn mua hàng, biên bản nhập kho và các chứng từ liên quan đến thanh toán như phiếu chi nếu là tiền mặt, ủy nhiệm chi, lệnh chi, lệnh chuyển nợ, và giấy báo nợ ngân hàng Ví dụ số 1: Ngày 11/ 01 năm 2007, công ty mua một lô hàng gồm 4000 chai glucose 5% với đơn giá là 6809.52 đồng/ chai, 16000 chai Sodium Chloride 0.9% 500 ml và Glucose 5% USP-200 ml với đơn giá là 5714.28 đồng/ chai. Tổng giá thanh toán là 152 120 052 đồng và hình thức thanh toán là nợ 80 ngày. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2:Giao khách hàng Ngày11 tháng01 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT_3LL UH/2006N 0006062 Đơn vị bán hàng: OTSUKA OPV Địa chỉ: Đường 3, khu Công nghiệp Biên Hòa II-Đồng Nai, VCB Tân Bình, CN Thành phố Hồ Chí Minh Số tài khoản: TK071001059075VND Điện thoại: 08.812.0483 MS: 6 0 0 6 2 7 5 3 5 3 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hằng Tên đơn vị: Công ty Dược phẩm Trung Ương I Địa chỉ: Km6, Đường Giải Phóng, Quận Thanh Xuân, HàNội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Nợ 80 ngày STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 GLUCOSE 5 % USP-500ML Chai 4.000 6.809,52 27.238.080 2 SODIUM CHLORIDE 9%-500ML Chai 16.000 6.638,10 106.209.600 3 GLUCOSE 5 % USP-200ML Chai 2.000 5.714,28 11.428.560 Cộng tiền hàng 144.876.240 Thuế GTGT 5% Tiền thuế GTGT 7.243.812 Tổng cộng tiền TT 152.120.082 Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Số tiền viết bằng chữ: Một trăm năm mươi hai triệu một trăm hai mươi nghìn không trăm tám mươi hai đồng Biểu 2.1: Hoá đơn GTGT -Ví dụ số 2: ngày 10/01/2007, công ty mua của công ty TNHH XNK thiết bị y tế Hải Hoàng một lô hàng Ampycyclin trydratpow trị giá cả thuế GTGT là 3 352 001 đồng với hình thức thanh toán là bù trừ công nợ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2:Giao khách hàng Ngày10 tháng01 năm 2007 Với nghiệp vụ này, ta có các mẫu hóa đơn như sau: Mẫu số: 01 GTKT_3LL UH/2006N 0002819 Đơn vị bán hàng: C/ty TNHH XNK thiết bị y tế Hải Hoàng Địa chỉ: Số 3/79 Hai Bà Trưng- TP Hải Phòng Số tài khoản: TK017001057095VND Điện thoại: 031.3812.483 2 0 0 6 2 7 5 3 5 0 MS: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Dư Tên đơn vị: Công ty Dược phẩm Trung Ương I Địa chỉ: Km6, Đường Giải Phóng, Quận Thanh Xuân, HàNội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: bù trừ công nợ Số TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơ vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Mã HH A B C 1 3 3= 1x2 D 1 Ampycyclin trydratpow kg 100 20 000 2 000 000 H1109 Cộng tiền hàng Thuế GTGT 5% Tiền thuế GTGT 1 000 000 Tổng cộng tiền TT: 2 100 000 Số tiền viết bằng chữ: hai triệu một trăm nghìn đồng Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2.2: Hóa đơn GTGT 2.2.3.1.2/ Quốc tế: Chứng từ thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong thanh toán quốc tế. Trong mỗi phương thức thanh toán sẽ có những loại chứng từ riêng. Công ty sử dụng hợp đồng thưong mại, hóa đơn, tờ khia hàng hóa nhập khẩu, tờ khai hàng hóa nhập khẩu đối với phương thức chuyển tiền; hối phiếu, hóa đơn, vận đơn, chứng nhận xuất xứ trong phương thức nhờ thu, hối phiếu, hóa đơn thương mại, vận tải đơn, chứng nhận bảo hiểm trong phương thức tín dụng chứng từ vv. * Ví dụ số 3: ngày 02/01/2007, công ty nhập một lô hàng trị giá 9522 USD của Torrent Pharmaceuticals LTD của Ấn Độ. Hình thức thanh toán là nhờ thu ký phát kèm chứng từ theo điều kiện D/P. Theo hình thức thanh toán này thì Torrent Pharmaceuticals sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hay cung ứng dịch vụ tiến hành ủy thác cho ngân hàng phục vụ mình là ngân hàng Industrial Development Bank of Indi thu hộ tiền ở công ty, là người nhập khẩu với điều kiện là nếu công ty thanh toán thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ cho công ty để nhận hàng ở hải quan. Ngày 10/01/2007, công ty nhận được giấy thông báo của ngân hàng Incombank thông báo về việc đã nhận được bộ chứng từ nhờ thu ký phát, chi tiết gồm có 2 bản gốc hối phiếu, 3 bản gốc hóa đơn thương mại, 4 giấy chứng nhận xuất xứ, 1 bản gốc hợp đồng bảo hiểm, 3 bản gốc packing list, 1 AWB, 4 bản gốc C/A Ngày 19/01/2007, kế toán thanh toán lập giấy đề nghị mua ngoại tệ gửi cho sở giao dịch I ngân hàng công thương Việt Nam. Trong ngày,