Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng

hính. Công ty vận dụng tổ chức ghi sổ sách theo hình thức nhật ký chung bao gồm những sổ sau : + Sổ nhật ký chung + Sổ nhật ký thu tiền + Sổ nhật ký chi tiền + Sổ nhật ký bán hàng + Sổ nhật ký mua hàng + Sổ cái của một tài khoản + Sổ cái tài khoản + Sổ chi tiết tài khỏan + Sổ tổng hợp chữ T + Bảng cân đối số phát sinh của các tài khỏan + Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản + Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản PHẦN 2 : THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG 2.1 Đặc điểm công tác thanh toán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 2.1.1 Đặc điểm và phân loại các nghiệp vụ thanh toán tại công ty Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp về các khoản phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Là doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau nên nghiệp vụ thanh toán của Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng rất đa dạng về cả đối tượng lẫn quy mô. Nếu phân theo đối tượng thanh toán thì công ty có một số loại quan hệ thanh toán như: Quan hệ thanh toán nội bộ công ty Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác kinh doanh Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với Ngân sách Nhà nước Các quan hệ thanh toán khác: Ngoài các quan hệ thanh toán trên thì trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty còn có quan hệ thanh toán với Ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản vay, quan hệ thế chấp, ký quỹ.. Trong tất cả các quan hệ thanh toán kể trên thì quan hệ thanh toán với người mua, người bán có vai trò hết sức quan trọng và diễn ra thường xuyên nhất đồng thời cũng chiếm tỷ trọng cao nhất. Nghiệp vụ thanh toán với người bán, người mua của công ty diễn ra thường xuyên và có quy mô lớn. Nghiệp vụ thanh toán phát sinh ngay từ giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh khi doanh nghiệp mua hàng hoá đầu vào của nhà cung cấp đến khi doanh nghiệp bán hàng hoá cho khách hàng và kết thúc một chu trình kinh doanh. Thông tin về hoạt động thanh toán với người mua, người bán không chỉ được thể hiện trên các báo cáo tài chính mà còn cả trên các báo cáo kế toán quản trị và là mối quan tâm của các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp. Xét trong nội bộ doanh nghiệp thì thông tin về quan hệ thanh toán với người mua, người bán có ý nghĩa trong việc quản lý công tác tài chính cũng như trong việc luân chuyển vốn kinh doanh của công ty. Doanh nghiệp muốn hoạt động ổn định và an toàn thì việc điều tiết quan hệ thanh toán với người mua, người bán là rất quan trọng. Mối quan hệ này được điều tiết trên cơ sở cân bằng giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng làm sao vừa đảm bảo khả năng thanh toán của công ty vừa sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhất đối với nguồn vốn bỏ ra, tận dụng được nguồn vốn chiếm dụng được của nhà cung cấp. Đây là bài toán khó trong công tác quản lý tài chính không chỉ đối vói Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng mà tất cả các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung. Quan hệ thanh toán với người bán của công ty được xây dựng trên cơ sở tận dụng được số chiếm dụng được của nhà cung cấp nhưng vẫn phải đảm bảo uy tín của công ty trong việc thanh toán nợ. Tạo uy tín đối với nhà cung cấp giúp công ty có được hàng hoá đầu vào với chất lượng tốt, giá cả ổn định nhất là trong tình hình giá cả leo thang như hiện nay. Hàng hoá đầu vào đảm bảo và ổn định sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp vì vậy trong thời gian vừa qua Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng luôn ra sức củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp và thực hiện tốt nhiệm vụ thanh toán của mình. Quan hệ thanh toán với người mua phải đảm bảo làm sao giữ được khách hàng nhưng cũng đồng thời tránh để cho khách hàng chiếm dụng vốn, gấy ứ động vốn không đảm bảo nguồn vốn quay vòng trong kinh doanh, giảm hiệu quả sử dụng vốn. Có những trường hợp mặc dù doanh nghiệp kinh doanh có lãi nhưng lại vẫn bị phá sản do để khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều. Do vậy trong quan hệ thanh toán với người mua Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng luôn cố gắng tạo cho khách hàng một chính sách tín dụng thông thoáng để có thể giữ được khách hàng nhưng công ty cũng quan tâm đặc biệt đến việc thu hồi nợ một cách nhanh chóng. Để nắm bắt được tình hình thanh toán với người bán, người mua quản lý tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp thì hàng tháng Phòng tài chính của công ty lập Báo cáo kế toán quản trị về tình hình công nợ phải thu, phải trả chi tiết theo số nợ, đối tượng, thời hạn và khả năng thanh toán để từ đó ban lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá, xem xét và có những quyết định kịp thời đúng đắn đảm bảo ổn định, lành mạnh hoá tình hình tài chính của công ty, tạo sức hút đối với các nhà đầu tư và hợp tác kinh doanh. Tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp và khách hàng thường được ban lãnh đạo công ty rất chú ý, báo cáo quản trị chi tiết về tình hình công nợ chính là báo cáo quan trọng và không thể thiếu được trong hệ thống báo cáo của công ty. Vì vậy duy trì và củng cố các mối quan hệ với ngưòi mua, người bán chính là phần rất quan trọng trong chiến lược kinh doanh của bất cứ công ty nào không nói riêng Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 2.1.2 Các phương thức thanh toán Các phương thức thanh toán là yếu tố quan trọng trong quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với tất cả các đối tượng và được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng kinh tế. Các phương thức thanh toán hiện nay rất đa dạng và phong phú nhưng về cơ bản có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Trong hai loại thanh toán trên thì thanh toán dùng tiền mặt đang ngày càng thu hẹp nhường chỗ cho thanh toán không dùng tiền mặt bới những tiện ích mà nó mang lại. Thanh toán không dùng tiền mặt tiết kiệm thời gian, an toàn đồng thời giảm lượng tiền mặt trong lưu thông giúp nhà nước kiểm soát lạm phát do thừa tiền. Là doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên việc áp dụng phương thức thanh toán cho phù hợp, sao cho thời gian quay vòng vốn nhanh nhất và hiệu quả là rất quan trọng đối với Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng. Hình thức áp dụng chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản, việc thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng đối với các nghiệp vụ số tiền phát sinh nhỏ (nhỏ hơn 50 triệu VNĐ), đơn giản và hai bên đối tác nằm trong địa bàn nhỏ hẹp để đảm bảo an toàn. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt áp dụng cả với tiền VNĐ và ngoại tệ. Thanh toán bằng chuyển khoản gồm chủ yếu là thanh toán bằng ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi, những giao dịch mà việc thanh toán bằng tiền mặt là không an toàn thì sẽ sử dụng phương pháp thanh toán này. Trong hình thức này thì Ngân hàng sẽ đóng vai trò là trung gian thực hiện việc thanh toán giữa công ty với người bán và người mua và thu phí chuyển khoản. Nhìn chung hầu hết các hoạt động thanh toán đều được công ty thực hiện bằng chuyển khoản, hạn chế đến mức thấp nhất việc thanh toán bằng tiền mặt. 2.2 Kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 2.2.1 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp 2.2.1.1 Bộ chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với nhà cung cấp Các chứng từ được sử dụng Hợp đồng kinh tế về cung cấp hàng hoá Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp giao cho công ty Hoá đơn vận tải Phiếu nhập kho Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Phiếu chi Giấy báo Nợ Ủy nhiệm chi Biểu số 5 : Quy trình luân chuyển chứng từ với người bán Bước 1 : Quy trình mua hàng Phương án kinh doanh Bộ phận có nhu cầu Phương án KD được duyệt Phòng kinh doanh Hóa đơn GTGT Phòng Kinh doanh Hóa đơn GTGT PNK Phòng Kế toán Nhà cung cấp Giám đốc, Kế toán trưởng Bước 2 : Quy trình thanh toán với nhà cung cấp Phòng Kế toán Ủy nhiệm chi Ngân hàng Nhà cung cấp Chuyển khoản Nhà cung cấp Giấy báo Nợ Phòng Kế toán Phiếu chi Ví dụ 1: Ngày 20/1/2009 Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng mua hàng của Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên 30.320 tấn đá silic đơn giá 41.700 VNĐ/ tấn (thuế suất thuế GTGT 10%), thanh toán 80% bằng chuyển khoản, số còn lại thanh toán sau 30 ngày. Kế toán đã tạm ứng cho nhân viên thu mua 10 triệu đồng. Các chứng từ xuất hiện trong nghiệp vụ trên : Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ. Quy trình luân chuyển chứng từ Sau khi được duyệt phương án mua hàng, người được giao mua hàng hóa sẽ viết Giấy đề nghị tạm ứng, kế toán tiền mặt lập Phiếu chi và giao tiền cho người mua hàng. Khi mua hàng người mua sẽ nhận được Hóa đơn GTGT do Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên phát hành. Người mua hàng mang Hoá đơn GTGT và các hoá đơn về tiền công tác phí (như vé tàu xe, hoá đơn ăn nghỉ…) đến Phòng Tài chính để chứng minh tính có thật của nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền tạm ứng với kế toán tiến mặt. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 : Giao khách hàng Ngày 20 tháng 1 năm 2009 Mẫu số : 01 GTKT – 3LL HG/2006B 0099347 Đơn vị bán hàng : Cty Cp TM Thủy Nguyên Địa chỉ : Đường Bạch Đằng – Thị trấn Núi Đèo – Thủy Nguyên – Hải Phòng Mã số thuế : 0200119700 Họ tên người mua hàng : Tên đơn vị : Cty CP VT-VT Xi măng Địa chỉ : 21B Cát Linh – Hà Nội Hình thức thanh toán : Chuyển khoản Mã số thuế : 0100106352 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Đá silic Thành Dền Tấn 30.320 41.700 1.264.344.000 Cộng tiền hàng : 1.264.344.000 Thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 126.434.400 Tổng tiền thanh toán : 1.390.778.400 Số tiền viết bằng chữ : Bốn tỷ bốn trăm mười bảy nghìn tám trăm chín mươi báy nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Ngày 20/1/2009 sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ trên kế toán ngân hàng tiến hành lập Ủy nhiệm chi lấy ký duyệt của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị rồi mang đến ngân hàng. Ngân hàng sẽ căn cứ vào Ủy nhiệm chi chuyển tiền vào tài khoản cho nhà cung cấp. Sau khi chuyển khoản thành công Ngân hàng sẽ gửi lại cho công ty 1 liên của Ủy nhiệm chi cùng với Giấy báo Nợ Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 21B Cát Linh- Hà Nội ỦY NHIỆM CHI PHẦN DO NH GHI Đơn vị trả tiền: Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Tài khoản nợ Số tài khoản: 0100106352 Tại Ngân hàng: Đầu tư và phát triển Việt Nam TP: Hà Nội Đơn vị nhận tiền: Công ty Cổ phần Thương mại Thủy Nguyên Tài khoản có Số tài khoản/ CMND: 0200119700 Tại Ngân hàng: Công thương Việt Nam Tỉnh Hải Phòng Số tiền bằng chữ: Một trăm tám bảy triệu chín trăm chin hai nghìn đồng chẵn./ Số tiền bằng số Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua hàng Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Lập ngày Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ tài khoản Kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán Trưởng phòng kế toán Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam Chi nhánh Hà Nội GIẤY BÁO NỢ Ngày 20/1/2009 Người trả tiền: Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Số tài khoản: 0100106352 Địa chỉ: 21 B - Cát Linh – Hà Nội Người hưởng: Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên Số tài khoản: 0200119700 Tại NH Công thương Hải Phòng Số tiền: 1.390.778.400 Viết bằng chữ: Một tỷ ba trăm chín mươi triệu bảy trăm bảy mươi tám nghìn bốn trăm đồng./ Nội dung: Thanh toán tiền mua hàng Giao dịch viên Phòngnghiệp vụ 2.2.1.2. Kế toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với người bán, kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập liệu vào phần hệ kế toán mua hàng và thanh toán và phân hệ kế toán tiền mặt trong Phần mềm kế toán Fast Accounting, máy tính sẽ tự động xử lý lên các Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ. Về nguyên tắc Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ cho từng người bán, từng lần phát sinh nợ và thanh toán nợ và mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản công nợ với người bán. Đối với các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ kế toán phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng sổ chi tiết công nợ được mở theo hướng những nhà cung cấp thường xuyên sẽ được mở riêng một sổ chi tiết công nợ còn những nhà cung cấp không thường xuyên được theo dõi trên cùng một sổ, đối với những khoản thanh toán có gốc ngoại tệ thì kế toán cũng phải mở sổ theo nhà cung cấp với từng loại ngoại tệ. Kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng sẽ tiến hành thanh toán với người bán và chuyển các chứng từ thanh toán cho kế toán công nợ nhập liệu vào phần mềm kế toán.Cuối tháng máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu từ Sổ chi tiết công nợ, lấy số phát sinh Nợ, Có cũng như số dư đầu kì và cuối kì của từng nhà cung cấp để lập Bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ. Bảng cân đối công nợ được lập cho từng phòng kinh doanh hoặc cả công ty và được dùng để đối chiếu với Sổ cái TK 331. Dựa vào ví dụ 1 đã trình bày ở trên để lập các Sổ chi tiết công nợ và Bảng tổng hợp công nợ như sau: Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 1/1 đến ngày 31/1 năm 2009 Tài khoản: 3312.15 – Phải trả cho DN khác Khách hàng: Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh SH NT Nợ Có ………… 99347 20/1 Mua đá silic 1561.11 1.264.344.000 99347 20/1 Thuế GTGT được khấu trừ 13312 126.434.400 99348 20/1 Thanh toán 80% bằng Ủy nhiệm chi 1121 1.112.622.720 ………… Tổng cộng 1.112.622.720 1.390.778.400 Ngày 20 tháng 1 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc BẢNG CÂN ĐỐI CÔNG NỢ Tài khoản 331215 – Phải trả cho Doanh nghiệp khác Từ ngày : 01/1/2009 đến ngày 31/1/2009 STT Mã KH Tên nhà cung cấp Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có … … … … … … … … … 7 DKC002 Cty Dịch vụ thương mại Thanh Hóa 41.057.740 40.000.000 79.295.920 80.353.660 8 DKC018 Cty CP SXVLXD Trường Sơn 3.089.980 624.687 10.435.180 12.900.473 9 DKC003 Cty Thương mại Thủy Nguyên 1.435.943.047 1.112.622.720 1.390.778.400 1.714.098.727 …. … ….. ….. …. ….. Tổng cộng 92.710.700 1.693.543.567 1.569.417.906 1.789.967.142 30.000.000 1.851.373.103 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc 2.2.1.3. Kế toán tổng hợp thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng áp dụng hình thức Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán Fast Accounting. Cũng như hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp thanh toán với người bán cũng được thực hiện thông qua phần mềm kế toán. Kế toán tiến hành nhập dữ liệu và máy tính sẽ tự động tổng hợp vào sổ tổng hợp. Tài khoản sử dụng: TK 331: Phải trả nhà cung cấp TK 3311: Phải trả các DN trong nội bộ Tổng công ty TK 3312: Phải trả các DN ngoài Tổng công ty TK 3312.11: Phải trả Tổng công ty Than TK 3312.12: Phải trả DN vận tải hàng hóa TK 3312.13: Phải trả cho DN sửa chữa lớn TK 3312.14: Phải trả cho DN XDCB TK 3312.15: Phải trả cho DN khác TK 3313: Phải trả cho DN có vốn nước ngoài TK 3314: Phải trả các đối tượng khác TK 3315: Phải trả KH tại các đơn vị trực thuộc TK 3315.11: Phải trả KH tại CN Ninh Bình TK 3315.12: Phải trả KH tại VP đại diện TPHCM TK 3315.13: Phải trả KH tại CN Quảng Ninh TK 3316: Phải trả KH tại các đơn vị phụ thuộc TK 3316.11: Phải trả tại CN Phả Lại …… Các TK 111, TK 112, TK 144 được chi tiết theo ngân hàng và loại ngoại tệ. Nguyên tắc hạch toán: Các chứng từ thanh toán được tập hợp ghi sổ kế toán vào các phân hệ kế toán tương ứng. Máy tính sẽ tự động xử lý, tổng hợp số liệu để lập Sổ cái tổng hợp của các tài khoản lien quan đến nghiệp vụ thanh toán với người bán. Cuối kì, kế toán công nợ sẽ thực hiện lên các Sổ cái tài khoản và in ra các sổ này. Căn cứ vào sổ liệu trên sổ cái máy tính sẽ tự động lên bảng cân đối tài khoản và báo cáo kế toán của công ty. Đối với các nghiệp vụ thanh toán có gốc ngoại tệ thì tỷ giá ngoại tệ được sử dụng hạch toán khoản phải trả người bán tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghi nhận nợ. Khi công ty tiến hành thanh toán cho người bán thì tỷ giá dùng để ghi sổ là tỷ giá lúc ghi nhận nợ, chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán vào thu chi hoạt động tài chính. Trình tự hạch toán tổng hợp: Trên cơ sở nghiệp vụ phát sinh ở ví dụ nêu trên ta có mẫu Sổ cái cho tài khoản 331 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 3312.15- Phải trả cho DN khác Từ ngày : 01/1/2009 đến ngày 31/1/2009 Số dư có đầu kỳ :1.600.823.867 Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Phát sinh SH NT Trang số Dòng Nợ Có ….. …. ……. … … … … ….. 52/12DT 30/1 Trả tiền silic- Cty ĐTXDHP 112114 1.300.000.000 99346 30/1 HT tiền mua silic 15612 1.270.733.445 99346 30/1 HT tiền mua silic 1331 127.073.345 49556 30/1 HT tiền DVXD 64288 130.110.000 14 31/1 HT tiền phạt trừ ẩm Bazan bán cho Hmai 7118 624.687 … … ….. … ….. …… Tổng cộng 1.569.417.906 1.789.967.142 Hà Nội, ngày 31 tháng 1năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc 2.2.1.4 Đối chiếu công nợ với người bán Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng thực hiện đối chiếu công nợ với nhà cung cấp vào thời điểm cuối niên độ với nhứng khách hàng thường xuyên có quan hệ với công ty và đối chiếu theo hợp đồng đối với những khách hàng mới mua hoặc thanh toán dứt điểm. Việc đối chiếu công nợ với nhà cung cấp được Phòng tài chính chủ động thực hiện. Đến cuối niên độ hoặc sau khi thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp kế toán công nợ sẽ lập Biên bản đối chiếu công nợ để nhà cung cấp xác nhận số nợ công ty còn phải trả. Khi nhận được phản hồi từ phía nhà cung cấp xác nhận thông tin trong biên bản đối chiếu công nợ kế toán sẽ sử dụng để kịp thời điều chỉnh nếu có những sai sót trong quá trình theo dõi công nợ và lên Báo cáo quản trị về tình hình công nợ với nhà cung cấp. Biên bản đối chiếu công nợ còn được sử dụng làm căn cứ bù trừ công nợ trong trường hợp người bán hàng đồng thời cũng là nhà cung cấp của công ty. Trong Biên bản đối chiếu công nợ được thực hiện hàng tháng sẽ đồng thời có cả thỏa thuận bù trừ nợ giữa Công ty với các đơn vị này. Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng còn thực hiện bù trừ công nợ với những quan hệ tay ba giữa công ty và hai đối tác có quan hệ phải thu phải trả với công ty và với nhau bằng Biên bản thỏa thuận bù trừ nợ. Việc bù trừ nợ tay ba được các công ty thực hiện khá nhiều nhằm giảm thiểu tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp trong Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng được kế toán công nợ thực hiện dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng thông qua biên bản đối chiếu công nợ nếu có sự không thống nhất về số nợ theo ghi chép của của kế toán công ty với bên nhà cung cấp thì hai bên sẽ phải xem xét và có những điều chỉnh cho khớp nhau để đảm bảo quyền và nghĩa vụ mỗi bên. Ví dụ 2: Vào ngày 31/12/2008 Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng gửi cho Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên Biên bản đối chiếu công nợ có nội dung như sau. BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ Từ ngày 01/11/2008 đến ngày 31/12/2008 CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG(gọi tắt là bên A) Đại diện : Ông Huỳnh Trung Hiếu Chức vụ: Kế toán trưởng CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI THỦY NGUYÊN- TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẢI PHÒNG(gọi tắt là bên B) Đại diện : Ông Phạm Minh Quang Chức vụ: Giám đốc Hai bên cùng nhau tiến hành đối chiếu công nợ mua bán đá siclic Thành Dền Thủy Nguyên, Hải Phòng theo hợp đồng số 1010/VTVT-TMTN ngày 13/10/2008 và phụ lục số 2911/VTVT-TMTN ngày 29/11/2008 kể từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/12/2008 giữa công ty CP Vật tư vận tải xi măng với công ty CP Thương mại Thủy Nguyên-TT Thương mại và đầu tư Xây dựng Hải Phòng như sau : Số dư đầu kỳ (01/11/2008): Bên A nợ bên B số tiền (đồng ) là : 0 đồng Phát sinh trong kỳ : Số lượng, giá trị đá silic bên B giao cho bên A trong kỳ ( từ 01/11/2008- 31/12/2008 ) là : 60.733,32 tấn x 45.900 đ/tấn = 2.789.486.344 đồng 2. Số tiền bên A trả cho bên B trong kỳ ( 01/11/2008 – 31/12/2008 ) : 1.239.241.355 đ III. Số dư cuối kỳ (31/12/2008 ) Đến hết ngày 31/12/2008 bên A còn nợ bên B số tiền là : 1.550.244.989 đ ( Bằng chữ : Một tỷ, năm trăm năm mươi triệu, hai trăm bốn bốn ngàn, chín trăm tám chín đồng ) Biên bản này được lập thành 06 bản có giá trị như nhau; bên A: 04 bản; bên B: 02 bản để làm cơ sở thanh toán. ĐẠI DIỆN BÊN B GIÁM ĐỐC ĐẠI DIỆN BÊN A KẾ TOÁN TRƯỞNG 2.2.2 Kế toán thanh toán với khách hàng 2.2.2.1 Bộ chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với người mua Chứng từ liên sử dụng Hợp đồng mua hàng Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho Phiếu thu Ủy nhiệm thu Giấy báo Có Biểu số 6: Quy trình lưu chuyển chứng từ đối với khách hàng Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng Phiếu xuất kho Hợp đồng bán hàng Phiếu xuất kho Hợp đồng bán hàng Phòng kinh doanh Giám đốc Kế toán trưởng( Ký duyệt) Kế toán bán hàng Hóa đơn GTGT Khách hàng Khách hàng Hợp đồng bán hàng Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán Ủy nhiệm thu Chuyển khoản Ngân hàng Giấy báo Có Phòng Kế toán Khách hàng Phòng Kế toán Chứng từ bán hàng Ủy nhiệm thu Ngân hàng Ví dụ 3: Ngày 12/1/2009 Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng bán cho Công ty xi măng Hoàng Thạch 5000 tấn than cám 3C, đơn giá 803.254 đồng/1 tấn, VAT 10%. Công ty xi măng Hoàng Thạch thanh toán 50% tiền hàng bằng chuyển khoản. Số còn lại thanh toán sau 30 ngày. Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này được luân chuyển như sau: Sau khi kí hợp đồng bán hàng và giao hàng cho khách, Phòng kinh doanh chuyển hợp đồng cùng với Biên bản giao nhận hàng hóa có xác nhận của khách hàng làm căn cứ cho Kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT về hàng bán. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3 : nội bộ Ngày 12 tháng 1 năm 2009 Mẫu số : 01 GTKT – 3LL NG / 2008 B 0002085 Đơn vị bán hàng : CN Cty CP VT-VT Xi măng tại Hoàng Thạch Địa chỉ : Thị trấn Minh Tân – Huyện Kinh Môn – Hải Dương Mã số thuế : 0100106352004 Họ tên người mua hàng : Tên đơn vị : Cty Xi măng Hoàng Thạch Địa chỉ : Minh Tân – Kinh Môn – Hải Dương Hình thức thanh toán : Chuyển khoản Mã số thuế : 0800004797 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Than cám 3c Tấn 5000 803.254 4.016.270.000 Cộng tiền hàng : 4.016.270.000 Thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 401.627.000 Tổng tiền thanh toán : 4.417.897.000 Số tiền viết bằng chữ : Bốn tỷ bốn trăm mười bảy nghìn tám trăm chín mươi báy nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Kế toán ngân hàng lập ủy nhiệm thu gửi cho Ngân hàng kèm theo bộ chứng từ về hàng bán để nhờ thu tiền hàng. Ngân hàng khi nhận được Ủy nhiệm thu và chứng từ sẽ kiểm tra và gửi cho Công ty xi măng Hoàng Thạch yêu cầu thanh toán tiền hàng như cam kết trong hợp đồng. Sau khi tiền được chuyển vào tài khoản của Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng ngân hàng sẽ gửi cho Phòng kế toán Giấy báo Có thông báo về việc thanh toán của khách hàng. Các chứng từ về thanh toán tiền hàng của khách hàng được kế toán công nợ tập hợp để ghi sổ và theo dõi tình hình thanh toán. 2.2.2.2. Kế toán chi tiết thanh toán vời người mua tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với người mua, kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập liệu vào phần hệ kế toán bán hàng và thanh toán và phân hệ kế toán tiền mặt trong Phần mềm kế toán Fast Accounting, máy tính sẽ tự động xử lý lên các Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ. Về nguyên tắc Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ cho từng người mua, từng lần phát sinh nợ và thanh toán nợ và mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản công nợ với người mua. Đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ kế toán phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng sổ chi tiết công nợ được mở theo hướng những khách hàng thường xuyên sẽ được mở riêng một sổ chi tiết công nợ còn những khách hàng không thường xuyên được theo dõi trên cùng một sổ. Kế toán ngân hàng và kế toán tiền mặt sẽ tiến hành thanh toán với khách hàng và chuyển các chứng từ thanh toán cho kế toán công nợ nhập liệu vào phần mềm kế toán, theo dõi chi tiết tình hình thanh toán. Cuối tháng máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu từ Sổ chi tiết công nợ, lấy số phát sinh Nợ, Có cũng như số dư đầu kì và cuối kì của từng khách hàng để lập Bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ. Bảng cân đối công nợ được lập cho từng phòng kinh doanh hoặc cả công ty và được dùng để đối chiếu với Sổ cái TK 131. Dựa vào ví dụ 3 đã trình bày ở trên để lập các Sổ chi tiết công nợ và Bảng tổng hợp công nợ như sau: SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 1/1 đến ngày 31/1 năm 2009 Tài khoản: 1311– Phải thu khách hàng trong nội bộ Tổng công ty Khách hàng: Công ty xi măng Hoàng Thạch Loại tiền : VNĐ Dư Nợ đầu kì: 0 Dư Có đầu kì: Phát sinh Nợ: 4.417.897.000 Phát sinh Có: 2.208.948.500 Dự Nợ cuối kì: 2.208.948.500 Dư Có cuối kì: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh SH NT Nợ Có 2085 12/1 Bán 5000 tấn than c