Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán thu chi hoạt động tại trường Cao đẳng y tế Điện Biên

oán tại đơn vị đã tiếp nhận các hoá đơn do bên cung cấp dịch vụ cung cấp và tiến hành ghi sổ ngay. Việc thực hiện công tác kế toán liên quan đến nghiệp vụ này được kế toán đơn vị thực hiện tương đối tốt. Đây là một thành tích trong công tác kế toán chi hoạt động tại đơn vị. Nhận xét về kế toán phải trả về các dịch vụ điện, điện thoại, nước, bưu phí,… tại đơn vị tính vào chi hoạt động: Khi xác định các khoản phải trả cho nhà cung cấp dịch vụ, kế toán căn cứ vào hoá đơn do bên cung cấp dịch vụ lập (Nói cách khác kế toán tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài) để làm căn cứ ghi sổ chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và sổ, thẻ kế toán chi tiết. Việc xác định các khoản phải trả được kế toán mở riêng cho từng nhà cung cấp dịch vụ. Đây cũng là các nghiệp vụ phát sinh hàng tháng, vào một thời điểm nhất định trong tháng thường là vào cuối mỗi tháng. Vì vậy, việc ghi chép được kế toán thực hiện đơn giản và chính xác, tạo điều kiện cho việc thực hiện lập các báo cáo định kỳ (Cuối tháng, cuối quý, cuối năm) của đơn vị. 2.2.4.5. Kế toán thanh toán các khoản tạm ứng tính vào chi hoạt động Việc thanh toán các khoản tạm ứng tính vào chi hoạt động là nghiệp vụ diễn ra thường xuyên tại đơn vị. Người nhận tạm ứng là các cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị. Người nhận tạm ứng được Thủ trưởng đơn vị giao cho một khoản tiền, vật tư để giải quyết công việc cụ thể nào đó như đi công tác, đi mua vật tư, chi hành chính,… Thanh toán các khoản tạm ứng tính vào chi hoạt động, kế toán đơn vị ghi: Nợ TK 66121: Chi hoạt động Có TK 312: Tạm ứng. Ví dụ: Ngày 24 tháng 12 năm 2009 kế toán của đơn vị lập Giấy thanh toán tạm ứng số 046 để thanh toán tạm ứng cho Bà Nguyễn Thị Phương (Tạm ứng để may trang phục cho lưu học sinh Lào). Giấy thanh toán tạm ứng do kế toán lập, sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng soát xét và Thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Người đề nghị thanh toán là Bà Nguyễn Thị Phương phải ký xác nhận (Trong trường hợp này không có chênh lệch). Giấy thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc (Chứng từ số 325, ngày 17/12) được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nghiệp vụ thanh toán tạm ứng trên được diễn giải như sau: Bà Nguyễn Thị Phương thanh toán tạm ứng: May trang phục cho lưu học sinh Lào Kế toán đơn vị đã định khoản; Nợ TK 66121: 12.400.000 Có TK 312: 12.400.000 Bút toán trên được phản ánh vào sơ đồ tài khoản: TK 312 TK 66121 12.400.000 12.400.000 Việc phản ánh chi tiết nghiệp vụ thanh toán các khoản tạm ứng tính vào chi hoạt động (Chi tiết xem phụ lục 04) Tóm lại, thanh toán tạm ứng là công việc phát sinh liên tục tại đơn vị, phải đảm bảo nguyên tắc thanh toán tạm ứng phải đúng mục đích xin tạm ứng. Kế toán cũng cần căn cứ vào chứng từ gốc để vào Sổ Chứng từ - Ghi sổ và các sổ liên quan. 2.2.4.6. Kế toán kết chuyển chi hoạt động Đến cuối năm, kế toán đơn vị in các báo cáo tài chính từ phần mềm kế toán và tiến hành đối chiếu, kiểm tra, khớp đúng số liệu giữa sổ kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính. Kế toán đơn vị căn cứ vào thực tế chi hoạt động trong năm để tiến hành ghi sổ nghiệp vụ kết chuyển chi hoạt động. * Cuối năm, nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt động năm nay thành số chi hoạt động năm trước, ghi: Nợ TK 6611: Năm trước Có TK 6612: Năm nay. * Năm sau, khi báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi hoạt động vào nguồn kinh phí hoạt động, ghi: Nợ TK 4611: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 6611: Chi hoạt động. Vì là bút toán kết chuyển, nên kế toán không cần nhập bút toán này mà phần mềm máy tính sẽ tự động kết chuyển số chi hoạt động cuối năm vào sổ chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và sổ, thẻ kế toán chi tiết. Ví dụ: Cuối năm 2009, số chi hoạt động của đơn vị đã phát sinh trong năm là 8.835.257.103. Đến cuối năm, báo cáo quyết toán chưa được duyệt, kế toán kết chuyển số chi hoạt động năm nay thành số chi hoạt động năm trước theo định khoản sau: Nợ TK 6611: 8.835.257.103 Có TK 6612: 8.835.257.103 - Sang năm 2009, báo cáo quyết toán được duyệt, lúc này kế toán định khoản như sau: Nợ TK 4611: 8.835.257.103 Có TK 6611: 8.835.257.103 Đây là bút toán kết chuyển, nên kế toán không cần nhập bút toán này mà phần mềm máy tính sẽ tự động kết chuyển số chi hoạt động cuối năm vào Sổ Chứng từ ghi sổ. Điều này làm cho kế toán giảm bớt khối lượng công việc trong công tác kế toán của mình và tạo sự chính xác trong việc tổng hợp các số liệu kế toán để chuẩn bị cho việc duyệt quyết toán chi hoạt động vào cuối năm ngân sách của đơn vị. 2.3. Kế toán thu hoạt động tại Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên 2.3.1. Nội dung kế toán thu hoạt động Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên là đơn vị sự nghiệp hành chính có thu các khoản thu hoạt động của đơn vị bao gồm các khoản: * Thu học phí, lệ phí * Các khoản thu khác 2.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng Các chứng từ liên quan đến kế toán thu hoạt động được áp dụng tại đơn vị là các chứng từ được thực hiện theo đúng luật kế toán và theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán HCSN Chứng từ kế toán gồm có * Phiếu thu * Biên lai thu tiền * Biên bản thanh lý TSCĐ *... 2.3.3. Tài khoản sử dụng Để theo dõi việc thu hoạt động, kế toán đơn vị sử dụng tài khoản là * TK 511: Các khoản thu, tài khoản này dùng để phản ánh tất cả các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác theo chế độ quy định và được phép của nhà nước phát sinh và tình hình xử lý các khoản thu đó tại Trường Cao đẳng Y tế Điện Biên * Tài khoản này có 3 TK cấp 2 là - TK 5111: "Thu phí, lệ phí, học phí" tài khoản này được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ thu học phí, lệ phí...tại đơn vị - TK 5112: "Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước" tài khoản này được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ thu từ hoạt động theo đơn đặt hàng của nhà nước - TK 5118: "Thu khác" tài khoản này được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ thu từ hoạt động khác của đơn vị Kết cấu và nội dung TK 511 Nợ "TK 511 - các khoản thu" Có - Số thu phí, lệ phí phải nộp ngân sách - Kết chuyển số thu được để lại đơn vị để trang trải chi phí cho việc thu phí, lệ phí và số phí, lệ phí đã thu phải nộp NSNN - Số thu sự nghiệp phải nộp lên cấp trên để thành lập các quỹ - Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động sự nghiệp và các hoạt động khác sang các TK liên quan - Chi phí thanh lý nhượng bán TSCĐ, nguyên vật liệu... - Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi thanh lý, nhượng bán TSCĐ sang các TK liên quan - Các khoản thu về phí, lệ phí và thu sự nghiệp khác - Thu dự án Gavi - Kết chuyển chênh lệch chi lớn hơn thu hoạt động sự nghiệp và các hoạt động khác - Kết chuyển chênh lệch chi lớn hơn thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ sang các TK liên quan Số phát sinh Nợ Số phát sinh Có Số dư cuối kỳ: Phản ánh các khoản thu chưa được kết chuyển 2.3.4. Quy trình kế toán các nghiệp vụ liên quan đến thu hoạt động 2.3.4.1. Kế toán các khoản thu sự nghiệp, thu phí, học phí, lệ phí Thu học phí, lệ phí là các nghiệp vụ diễn ra thường xuyên tại Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên. Học phí được tiến hành thu định kỳ 5 tháng một lần còn lệ phí thì được thu khi các học viên nhập học được thu vào đầu mỗi năm học ngoài ra còn một số khoản lệ phí khác. Khi có nghiệp vụ phát sinh thì người chịu trách nhiệm thu tiền của đơn vị tiến hành thu tiền và đến cuối ngày phải căn cứ vào bản lưu của Biên lai thu tiền để lập bảng kê biên lai thu tiền trong ngày và nộp cho kế toán để kế toán làm căn cứ để lập phiếu thu. Phiếu thu do kế toán lập làm 3 liên được ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu thu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét, hiệu trưởng duyệt, chuyển cho thủ quĩ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền thủ quĩ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký tên Phiếu thu được lập thành 3 liên Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu thu Liên 2: Thủ quĩ dùng làm căn cứ ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ kế toán khác để ghi sổ kế toán Liên 3: Giao cho người nộp tiền Trường hợp người nộp tiền là đơn vị hoặc cá nhân ở bên ngoài đơn vị thì liên giao cho người nộp tiền phải có chữ ký của hiệu trưởng và đóng dấu đơn vị Thu tiền học phí, lệ phí kế toán ghi Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 5111: Học phí, lệ phí Sau đó kế toán nhập vào máy tính bút toán ghi Nợ TK 111/ Có TK 5111. sau khi nhập dữ liệu vào, phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý và đưa số liệu phát sinh vào các sổ và báo cáo tài chính Dưới đây là một ví dụ cụ thể về việc hạch toán nghiệp vụ thu học phí, lệ phí Ví dụ: Ngày 14 tháng 12 năm 2009 thu lệ phí nhập học năm 2009 - 2010 Kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp Biên lai thu tiền lập Phiếu thu Bảng 3.1. Mẫu phiếu thu Đơn vị: Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên Tỉnh Điện Biên Mẫu số C30-BB (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) PHIẾU THU Quyển số: 25.... Ngày 14 tháng 12 năm 2009 Số: 13............. Họ tên người nộp tiền: Hà Đình Trung .......................... Nợ:................. Địa chỉ: Phòng hành chính tổng hợp................................ Có:.................. Lý do nộp tiền: Thu tiền nhập học năm học 2009 -2010.................................. Số tiền nộp: 50.400.000....(Viết bằng chữ):Năm mươi triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo:.............................................................................................Chứng từ kế toán. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đinh Danh Tuân Nguyễn Thị Bắc Hà Mai Thị Tâm Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Năm mươi triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 14 tháng 12 năm 2009 Người nộp Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hà Đình Trung Trần Thị Lành Căn cứ vào phiếu thu kế toán hạch toán nghiệp vụ như sau: Nợ TK 111: 50.400.000 Có TK 5111: 50.400.000 Được phản ánh vào sơ đồ tài khoản TK 5111 TK 111 50.400.000 50.400.000 Kế toán nhập nghiệp vụ thu tiền vào máy tính phần mềm máy tính sẽ tự động chuyển số liệu tới sổ chứng từ ghi sổ Bảng 3.2: Phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào chứng từ ghi sổ Đơn vị: Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên Tỉnh Điện Biên Mẫu số S02a-H (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 97 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Thu tiền nhập học năm 2009 - 2010 111 5111 50.400.000 Tổng cộng 50.400.000 Đơn vị tính: VNĐ Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 3.3: Phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ Đơn vị: Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên Tỉnh Điện Biên Mẫu số S02b-H (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) SỔ ĐĂNG KÍ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng … 97 … …. 31/12 … … 50.400.000 … …. … …. … … … Cộng Cộng Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 3.4: Phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào sổ cái Đơn vị: Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên tỉnh Điện Biên Mẫu số S02c-H (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) SỔ CÁI Năm: 2009 Tài khoản cấp 1: 511 Tài khoản cấp 2: 5111 Đơn vị tính: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu năm 97 31/12 Thu tiền nhập học năm học 2009 - 2010 111 50.400.000 Cộng số phát sinh 50.400.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Như vậy kế toán thu tiền của đơn vị được làm việc một cách có hiệu quả có được sự kết hợp của các nhân viên cũng như các đối tượng liên quan. Quy trình hoạt động hết sức chặt chẽ cùng sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Trí Tuệ đem lại hiệu quả cho công tác kế toán rút ngắn được thời gian tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu quả hoạt động 2.3.4.2. Kế toán các khoản thu do thanh lý, nhượng bán TSCĐ Thanh lý, nhượng bán TSCĐ là việc bán các TSCĐ hư hỏng không sử dụng được nữa hay là những TSCĐ không đem lại hiệu quả khi sử dụng để thu lại phần giá trị. Khi tiến hành thanh lý, nhượng bán đơn vị cần làm đủ thủ tục, chứng từ, tổ chức đấu giá, thông báo công khai, thành lập hội đồng thẩm định giá TSCĐ đem bán. Cũng như là kế toán thu lệ phí, học phí kế toán căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ, Biên lai thu tiền, phiếu thu...để tiến hành hạch toán, khoản thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ Khi nghiệp vụ thanh lý, nhượng bán được thực hiện thì kế toán phản ánh bút toán thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ Nợ TK 111: Có TK 5118: Thu khác Ví dụ: Ngày 22 tháng 12 năm 2010 Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên tiến hành thanh lý TSCĐ là xe ô tô bán tải 27A-2775 số tiền 27.800.000VNĐ Ngày 22 tháng 12 năm 2009 nghiệp vụ thanh lý TSCĐ phát sinh ta có thể diễn giải nội dung đó như sau: Theo Chứng thư thẩm định giá số 1672, Biên bản thanh thanh lý TSCĐ số 2264 và kế toán lập Phiếu thu số 044 về thu từ thanh lý TSCĐ với giá là 27.800.000 VNĐ số tiền sau khi thu được chuyển trực tiếp vào tài khoản ở kho bạc nhà nước tỉnh Điện Biên để bù đắp phần chi phí bỏ ra để tiến hành thanh lý Kế toán đơn vị định khoản Nợ TK 111: 27.800.000 Có TK 5118: 27.800.000 Bút toán trên được phản ánh vào sơ đồ tài khoản TK 5118 TK 111 27.800.000 27.800.000 . Và nhập vào máy tính bút toán Nợ TK 111/ Có TK 5118 khi dữ liệu vào máy tính phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển vào các loại sổ liên quan Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thu do thanh lý, nhượng bán TSCĐ (Chi tiết xem phụ lục 05) Như vậy, với việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng, kế toán đã đơn giản hoá việc ghi chép, giảm thiểu được công việc hơn do đó tiết kiệm được thời gian trong việc cập nhật các thông tin kế toán 2.3.4.3. Kế toán thu hoạt động khác Ngoài việc thu học phí, lệ phí và thu từ thanh lý TSCĐ đơn vị còn một số khoản thu khác như: * Thu khu nội trú * Thu lao động xây dựng trường * Thu khám sức khỏe * Thu từ vệ sinh, điện nước lớp học * Thu từ học bạ thẻ học sinh * Thu đào tạo dự án Gavi ... Các khoản thu hoạt động này cũng được hạch toán tương tự như các nghiệp vụ thu trên. Khi nhận được các chứng từ cần thiết liên quan đến các nghiệp vụ thu thì kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 111, 112: Có TK 5118: Các nghiệp vụ được phản ánh vào sơ đồ TK như sau: TK 511 - "Các khoản thu" TK 333, 461 TK 111, 112, 311 - Phí, lệ phí phải nộp NSNN - Các khoản thu khác - Số để lại đơn vị đã có đủ - Thu đào tạo thủ tục thu, chi ngân sách dự án Gavi Các khoản thu trong đơn vị được quản lý hết sức chặt chẽ các tài khoản thu được chi tiết đến tài khoản cấp 3, cấp 4 giúp kế toán theo dõi được từng khoản thu cụ thể Trong các khoản thu thì thu dự án đào tạo Gavi là một dự án về đào tạo đội ngũ y sỹ thôn bản đang được chính quyền địa phương và đơn vị quan tâm đã thu được nhiều thành tựu có hiệu quả hàng năm số thu từ hoạt động này đã trang trải được một phần chi phí lớn cho đơn vị góp phần cân bằng và ổn định thu, chi trong đơn vị CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THU, CHI HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG Y TẾ ĐIỆN BIÊN 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán tại Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên là cơ quan nhà nước nằm trong khối đơn vị HCSN. Do đó, việc tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại đơn vị được tuân theo các quy định của Chính phủ và của Nhà nước về tổ chức kế toán áp dụng trong đơn vị HCSN. Thực tiễn cho thấy đơn vị có nhiều ưu điểm trong tổ chức công tác kế toán, đặc biệt là kế toán thu, chi hoạt động. Nhưng bên cạnh đó, đơn vị cũng còn tồn tại những hạn chế nhất định, những hạn chế đó nếu được khắc phục thì sẽ làm cho công tác kế toán thu, chi hoạt động tại đơn vị sẽ được hoàn thiện hơn. Dưới đây là những nhận xét chung về ưu và nhược điểm về bộ máy quản lý, bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại đơn vị. 3.1.1. Ưu điểm 3.1.1.1. Về bộ máy quản lý * Tổ chức bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, khoa học đảm bảo gọn nhẹ và thực hiện có hiệu quả hoạt động của đơn vị. Bộ phận kế toán hỗ trợ tốt cho Ban lãnh đạo đơn vị trong việc đảm bảo chi các hoạt động trong đơn vị. Bộ máy quản lý tốt đảm bảo hướng tới mục tiêu của đơn vị là tiết kiệm chi phí nhưng hiệu quả hoạt động vẫn được đảm bảo. Vì vậy, hiệu quả hoạt động của đơn vị ngày càng được củng cố trong lĩnh vực đào tạo nguồn nhân lực y tế cho tỉnh nhà và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ chuyên môn * Đội ngũ công chức, viên chức: - Bộ máy quản lý của đơn vị là một đội ngũ nhân viên có trình độ cao, hầu hết đều có bằng đại học trở lên. Đơn vị không ngừng nâng cao trình độ văn hóa cũng như là chuyên môn để luôn đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được nhà nước giao là đào tạo đội ngũ cán bộ y bác sỹ tận tâm nhiệt tình với nghề - Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên hoạt động có hiệu quả như ngày nay là nhờ vào lực lượng cán bộ, công chức, viên chức yêu ngành, yêu nghề, năng động, sáng tạo, chịu khó tìm tòi nghiên cứu và học hỏi, vận dụng vào điều kiện hoạt động của đơn vị có hiệu quả. Đơn vị cũng có chính sách đưa nhân viên đi học để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ. Thường xuyên kết hợp với các trường đại học y khoa lớn như Đại học Y Thái Bình có hiệu quả rất tốt trong việc đào tạo đội ngũ y sỹ có trình độ tay nghề 3.1.1.2. Về bộ máy kế toán Đơn vị đã thành công trong việc tổ chức bộ máy kế toán nhiều cấp, thống nhất và hoạt động có hiệu quả. Nhìn chung, bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý, khoa học và phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. luôn đảm bảo công tác hạch toán tại Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, tránh được tình trạng chồng chéo trong công việc dễ dẫn đến nhầm lẫn và sai sót. Bộ máy kế toán của đơn vị luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao đó là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và cho Ban lãnh đạo đơn vị. Chính vì thế, bộ máy kế toán đã góp một phần không nhỏ trong công tác quản lý, công tác tài chính kế toán và được coi là cánh tay phải đắc lực của Ban lãnh đạo đơn vị. Đơn vị rất quan tâm đến công tác kế toán, thường xuyên tập trung củng cố bộ máy phòng kt toán theo hướng hiệu quả, đáp ứng yêu cầu báo cáo thống kê kịp thời,chính xác, đúng quy định của các ngành quản lý chức năng 3.1.1.3. Về tổ chức công tác kế toán * Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ tại đơn vị được tổ chức tương đối đầy đủ và hợp lý căn cứ trên các quy định của chế độ chứng từ kế toán hiện hành do Bộ Tài chính ban hành và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Đồng thời, kế toán đơn vị cũng đã xây dựng được trình tự luân chuyển các loại chứng từ một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời và không ảnh hưởng đến các bộ phận khác. Do đó mà công tác kế toán nói chung được thực hiện một cách minh bạch, rõ ràng, có căn cứ vững chắc và công tác kế toán chi hoạt động nói riêng tại đơn vị được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đáp ứng đầy đủ thông tin cần thiết cho Ban lãnh đạo đơn vị. * Hình thức sổ kế toán - Hình thức sổ kế toán áp dụng tại đơn vị là hình thức Chứng từ - Ghi sổ. - Ưu điểm của hình thức Chứng từ - Ghi sổ: Hình thức này đơn giản, dễ hiểu. Với việc áp dụng hình thức Sổ kế toán Chứng từ - Ghi sổ, đơn vị đã thực hiện hoàn toàn đúng với những quy định và chỉ dẫn của Bộ Tài chính như: Sổ Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái và các sổ chi tiết liên quan. Đơn vị đã thực hiện các bước hạch toán theo đúng quy định, mọi nghiệp vụ phát sinh đều được kế toán ghi vào Chứng từ - Ghi sổ. * Việc áp dụng, ghi chép kế toán và các chính sách kế toán áp dụng Đơn vị đã áp dụng chế độ kế toán HCSN theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Phương pháp kế toán, nguyên tắc kế toán chi hoạt động tại đơn vị đều căn cứ theo những quy định của Bộ tài chính ban hành; hệ thống chứng từ ban đầu được tổ chức hợp pháp, hợp lý và đầy đủ. Do đó, công tác kế toán thu, chi hoạt động tại đơn vị luôn đảm bảo chính xác và kịp thời. * Về ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán áp dụng - Về ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị: Vấn đề tổ chức dữ liệu và phương pháp xử lý dữ liệu là những đặc trưng cơ bản của một hệ thống thông tin. Tất cả các dữ liệu của đơn vị được tổ chức lưu trữ chung trong một “kho” dữ liệu. Người sử dụng cần lập báo cáo gì thì chỉ cần thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu để lấy dữ liệu từ kho chung phục vụ cho việc lập báo cáo. Ưu điểm nổi bật của cách tổ chức dữ liệu này: + Dữ liệu lưu trữ không trùng lắp nhau; + Mọi người đều có thể dùng chung dữ liệu trong cơ sở dữ liệu; + Dữ liệu tài chính và không có tính chất tài chính được gắn kết gần gũi và chặt chẽ với nhau; + Khối lượng dữ liệu lưu trữ lớn, tìm kiếm dữ liệu nhanh; + Hệ thống có thể xử lý dữ liệu và lập báo cáo ngay khi nghiệp vụ xảy ra nên thông tin về hoạt động của đơn vị được cung cấp kịp thời. Đơn vị đã ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác kế toán của mình. Đây là một ưu điểm trong công tác kế toán tại đơn vị. - Về phần mềm kế toán đơn vị áp dụng: Đơn vị sử dụng phần mềm kế toán HCSN Trí Tuệ của Kế toán Việt Nam. Quá trình làm công tác kế toán tại Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên đã có bước chuyển đổi lớn từ khi đơn vị sử dụng phần mềm kế toán. Phần mềm này đã giúp ích cho công tác quản lý rất nhiều, giúp tiết kiệm được công sức và rút ngắn được thời gian quyết toán hàng quý, hàng năm đúng hoặc trước thời gian quy định. Tất cả các sổ kế toán như sổ chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,…đều được thể hiện một cách đầy đủ mà không cần phải thực hiện nhiều thao tác trên từng sổ như khi ghi chép thủ công. Đây là một thuận lợi của đơn vị, giúp kế toán có thể tiết kiệm thời gian và công sức. Tuy nhiên, cần phải bỏ ra một khoản chi phí để cài đặt phần mềm này nhưng xét về mặt quản lý vẫn hiệu quả hơn nhiều. Từ đó cho thấy, Bộ Tài chính nên khuyến khích các đơn vị HCSN sử dụng sự tiến bộ của công nghệ thông tin và có những quy định cho phù hợp với việc sử dụng máy tính vào công tác quản lý kế toán, giúp đơn vị hạch toán chính xác hơn và ít sai sót hơn. 3.1.1.4. Về công tác kế toán chi hoạt động Các chứng từ kế toán liên quan đến chi hoạt động tại đơn vị đều thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập chứng từ theo quy định của Luật kế toán. Tài khoản kế toán đơn vị áp dụng được chi tiết đến các tài khoản cấp 3, chi tiết theo chi thường xuyên và chi không thường xuyên để thuận tiện cho việc theo dõi và vào sổ kế toán. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản này thì có thể biết ngay đầy là khoản chi thường xuyên tại đơn vị. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi hoạt động đều căn cứ vào các chứng từ gốc và hầu hết được kế toán ghi sổ ngay vào sổ Chứng từ - Ghi sổ và sổ kế toán liên quan. Các nghiệp vụ kết chuyển chi hoạt động đều được thực hiện tương đối chính xác để chuẩn bị cho việc lập báo cáo quyết toán; Các khoản chi hoạt động đều được thực hiện theo dự toán do đó ít xảy ra tình trạng vượt chi tại đơn vị. Sai sót trong quá trình kế toán chi hoạt động tại đơn vị í xảy ra vì kế toán tại đơn vị có trình độ và am hiểu lĩnh vực kế toán cũng như tin học 3.1.1.5. Về công tác thu hoạt động Các chứng từ kế toán được đơn vị áp dụng theo đúng luật và đúng chế độ Giám sát và quản lý chặt chẽ được quá trình thu hoạt động do đơn vị phân chia công việc một cách rõ ràng tuân thủ nguyên tắc phân công phân nhiệm Kế toán căn cứ vào nhiều loại chứng từ gốc và các nghiệp vụ khi phát sinh được ghi chép đầy đủ nên ít sảy ra sai phạm Do đơn vị sử dụng phần mềm nên kết quả báo cáo tài chính thường có độ chính xác cao Tài khoản sử dụng được chi tiết cho từng khoản mục theo dõi được chi tiết từng khoản thu và theo dõi được theo từng đối tượng liên quan 3.1.2. Nhược điểm 3.1.2.1. Về việc áp dụng, ghi chép kế toán và các chính sách kế toán áp dụng Đơn vị áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ có một số nhược điểm mà đơn vị gặp phải : * Hình thức kế toán Chứng từ - Ghi sổ đòi hỏi sự thống nhất giữ các thành viên trong phòng kế toán do kế toán viên và kế toán trưởng phải thường xuyên đối chiếu số liệu khớp đúng số liệu giữa CTGS với CTGS khác do các đồng nghiệp khác, ở phần hành kế toán khác lập trước khi ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái * Hình thức này còn đòi hỏi trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các kế toán viên là phải tương đối đồng đều điều này rất khó khăn gây trở ngại nhiều cho việc phối hợp thực hiện nhất là những khi lập dự toán và báo cáo quyết toán năm 3.1.2.2. Về phần mềm kế toán áp dụng Đơn vị sử dụng phần mềm kế toán HCSN Trí Tuệ của Kế toán Việt Nam đã có những ưu điểm rõ rệt nhưng vẫn còn tồn tại một số nhược điểm là Phần mềm kế toán đòi hỏi trình độ tin học c