Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh Abix

Sổ chi tiết một số tài khoản (333, 334...) 1.5.3.4. Báo cáo kế toán Hiện nay công ty Cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh Abix áp dụng phần mềm kế toán máy trong công tác kế toán, vì vậy mà trình tự ghi sổ có đặc điểm như sau: Mỗi ngày kế toán viên tiến hành cập nhật số liệu vào các bảng có sẵn trong phần mềm. Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các bảng tổng hợp chứng từ kế toán, kế toán viên xác định tài khoản ghi nợ, ghi có. Dựa trên đó, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ tổng hợp (các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái) và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng, kế toán viên tiến hành khoá sổ kế toán và lập ra báo cáo tài chính cho công ty. Để thực hiện bút toán khoá sổ kế toán, kế toán viên thao tác trên phần mềm kế toán, chương trình sẽ tự động đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết để có sự đảm bảo một cách chính xác, trung thực theo lượng thông tin đã nhập trong kì của kế toán viên. Sau khi phần mềm đã thực hiện xong, các báo cáo tài chính về cơ bản đã hoàn thành, kế toán viên thực hiện các thao tác để in ra các báo cáo tài chính theo quy định. Cuối năm, kế toán viên tiến hành in ra giấy các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, đóng lại thành quyển và lưu trữ sau khi đã thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về số kế toán ghi bằng tay. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký-chứng từ Sổ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra PHẦN II THỰC TẾ CÔNG TÁC TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THÔNG TIN KINH DOANH ABIX 2.1. Đặc điểm lao động, quỹ tiền lương và phương thức trả lương 2.1.1. Đặc điểm về lao động Đặc điểm kinh doanh của Công ty Cổ phần Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix là công ty cung cấp dịch vụ nên đòi hỏi hàng ngũ nhân viên chính thức có trình độ ít nhất là cao đẳng. Tại Công ty, tỷ trọng của những người có trình độ đại học và thạc sĩ chiếm 88% trên tổng số nhân viên và được thể hiện qua bảng đánh giá sau: Biểu số 2.1 : Đặc điểm lao động của Công ty STT CHỈ TIÊU SỐ CNV TỶ TRỌNG 1 - Tổng số nhân viên 32 100% 2 + Nam 14 44% 3 + Nữ 18 56% 4 - Trình độ 5 + Thạc sĩ 4 12,5 % 6 + Đại học 24 75% 7 + Cao đẳng 3 9,3 % 8 + Trung cấp 1 3.2% Với ba lĩnh vực kinh doanh đặc thù là xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ, xúc tiến thương mại và quảng bá thương hiệu nên Công ty Cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX tổ chức quản lý lao động theo các phòng ban. Cơ cấu tổ chức của công ty gồm: Hội đồng quản trị, ban giám đốc, các phòng ban chức năng trong đó hội đồng quản trị có thẩm quyền quyết định cao nhất trong công ty. 2.1.2. Quỹ tiền lương và phương thức trả lương * Quỹ tiền lương và xác định đơn giá tiền lương Quỹ tiền lương của Công Ty là toàn bộ số tiền lương trả cho cán bộ công của Công Ty. Hiện nay Công Ty ABIX xây dựng quỹ tiền lương trên tổng Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 22%. Hàng tháng phòng kế toán tổng hợp toàn bộ doanh số bán hàng và cung cấp dịch vụ của toàn công ty sau đó nhân với 22%. Đó là quỹ lương của Công ty tháng đó. Ví dụ: Doanh thu của Công Ty tháng 12 năm 2007 đạt 363.816.000 đồng thì quỹ lương của Công Ty sẽ là 363.816.000 x 22% = 80.039.520 đồng. Quỹ tiền lương của công ty gồm có tiền lương chính, tiền thưởng và các khoản phụ cấp. Tiền lương: là mức lương tháng công ty trả cho mỗi người. Tiền thưởng: được trích từ quỹ lương của công ty để khen thưởng cá nhân, tập thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ hoặc đưa ra những đề xuất nâng cao tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Phụ cấp: Bên cạnh khoản tiền lương, công ty còn có những khoản phụ cấp như phụ cấp trách nhiệm, xăng dầu, điện thoại Đơn giá tiền lương của công ty được tính bằng công thức như sau: Đơn giá tiền lương = Mức lương tháng Số ngày làm việc trong tháng theo quy định Ví dụ: Ông Nguyễn Minh Tâm có mức lương tháng là 4.500.000 đồng và số ngày làm theo quy định của công ty là 24 ngày thì đơn giá tiền lương của ông Tâm là 187.500 đồng (= 4.500.000 / 24). * Nguyên tắc trả lương và phương thức trả lương Tiền lương ở Công ty Cổ Phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX là một trong những vấn đề quan trọng thu hút sự chú ý của toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Bởi lẽ để có của cải vật chất phục vụ cho sự tồn tại và phát triển của mình cũng như các nhu cầu khác trong cuộc sống thì mọi cá nhân khi tham gia vào công việc có nghĩa là bỏ ra sức lao động đều nhằm mục đích là để có thu nhập duy trì cuộc sống và thu nhập đó chính là tiền lương. Thực tế cho thấy có rất nhiều cách chia lương cho cán bộ công nhân viên tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp và để có sự lựa chọn đúng đắn các hình thức trả lương đảm bảo sự công bằng, tăng cường sự kích thích đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh thì tiền lương là một vấn đề rất đáng quan tâm nó quyết định sự thành đạt trong sản xuất kinh doanh. Vì nếu tiền lương đảm bảo cho cán bộ công nhân viên thì tinh thần trách nhiệm trong công việc sẽ đạt hiệu quả rất cao còn nếu tiền lương không được bù đắp xứng đáng với sức lao động họ bỏ ra thì nó sẽ không thu lại được những thành qủa cao trong lao động sản xuất. Chính vì vậy chúng ta thấy tiền lương là toàn bộ khoản tiền phải trả để bù đắp cho người lao động khi họ làm một công việc nào đó. Hiện tại, Công ty Cổ phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX đã áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Cách tính lương theo thời gian đang được áp dụng tại công ty như sau: Tiền lương chính = Mức lương tháng x Số ngày đi làm thực tế trong tháng Số ngày làm việc trong tháng theo quy định Hàng tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công của phòng Hành chính – Nhân sự chuyển sang, kế toán thanh toán làm lương cho nhân viên và tiến hành trích BHXH, BHYT và KPCĐ theo tỷ lệ quy định của Nhà nước. * Tiền lương tháng của nhân viên Tiền lương của nhân viên công ty bao gồm những khoản sau: Tiền lương thực tế trong tháng = Tiền lương chính + Tiền lương nghỉ phép nghỉ lễ + Phụ cấp ( nếu có) Ví dụ: Tính tiền lương tháng 12 năm 2007 của Ông Nguyễn Minh Tâm . Mức lương tháng : 4.500.000đ Số ngày làm việc thực tế : 20 ngày. Số ngày làm việc theo quy định trong tháng: 24 ngày Số ngày công phép : 1 ngày Phụ cấp điện thoại : 200.000 đ Tiền lương phép của ông Tâm được tính như sau: Tiền lương phép = 4.500.000 x 1 = 187.500 24 Vậy tổng tiền lương thời gian thực tế đi làm của ông Nguyễn Minh Tâm trong tháng 12 năm 2007 là: Tiền lương thực tế trong tháng = 4.500.000 x 20 + 187.500 + 200.000 = 4.137.500 24 Biểu số 2.2 : Bảng chấm công BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 12 / 2007 STT Họ và tên Ngày trong tháng Số ngày công Số ngày phép 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ... 25 26 27 28 29 30 31 1 Phạm Ngọc Anh x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 2 Trần Văn Dũng x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 3 Nguyễn Tiến Đức x x N x x x x x x x x x x x x 23 1 4 Nguyễn Thị Hương x x x x x x x x x x x x x x x 23 1 5 Bùi Việt Hà x x x N x x x x x x x x x x x 22 1 6 Nguyễn Minh Khuê x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 7 Trần Hoài Linh x x x x x x x x x x x x N x x 23 1 8 Nguyễn Thanh Nga x x x x x O x x x x x x x x x 23 1 9 .... 27 Nguyễn Minh Tâm x N N N N x x x x x x x x x x 20 1 28 Phạm Sơn Tùng x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 29 Đỗ Thu Thủy x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 30 Trần Thị Hoàng Thảo x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 31 Phạm Thị Thương x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 32 Phạm Thu Trang x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 NGƯỜI CHẤM CÔNG PHỤ TRÁCH HÀNH CHÍNH NGƯỜI DUYỆT 2.2. Kế toán tiền lương 2.2.1. Kế toán chi tiết tiền lương Chứng từ sử dụng trong kế toán chi tiết tiền lương tại công ty là Bảng chấm công, phiếu chi tạm ứng, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Các chứng từ này sẽ được luân chuyển theo quy trình như sau: Nhân viên hành chính của công ty hàng ngày sẽ theo dõi, chấm công cho nhân viên và ghi vào Bảng chấm công. Trong tháng, nhân viên kế toán sẽ tiến hành tạm ứng nếu có yêu cầu. Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ kế toán tiền lương và sổ chi tiết các tài khoản, kế toán tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương, sổ tổng hợp tiền lương. Sau khi được giám đốc ký duyệt, kế toán căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương để lập Bảng phân bổ tiền lương. * Tạm ứng cho nhân viên Khi nhân viên muốn Công ty tạm ứng một khoản tiền với lý do gì đều phải điền vào Phiếu đề nghị tạm ứng theo mẫu của Công ty Biểu số 2.3: Phiếu đề nghị tạm ứng Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty Số: 03 Ngày: 20 / 12 / 2007 PHIẾU ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Họ tên người đề nghị: Nguyễn Minh Tâm Bộ phận: Phòng Xúc tiến thương mại Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền lương Số tiền: 1.000.000 VNĐ Bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Ngày hoàn tạm ứng: ............................................................................................... Trưởng bộ phận Giám đốc Người đề nghị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Kế toán sẽ tiếp nhận Phiếu đề nghị trên và tiến hành chi tiền tạm ứng. Khi tạm ứng cho nhân viên, kế toán điền vào mẫu như sau: Biểu số 2.4: Phiếu tạm ứng Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty SỐ: 03 Ngày: 20 / 12 / 2007 PHIẾU TẠM ỨNG Người nhận tạm ứng: Nguyễn Minh Tâm Bộ phận: Phòng Xúc tiến thương mại Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền lương Số tiền: 1.000.000 VNĐ Bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Người nhận đủ số tiền viết bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Kế toán Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau đó, kế toán viết phiếu chi theo mẫu: Biểu số 2.5 : Phiếu Chi Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty SỐ: 05 Ngày: 20 / 12 / 2007 PHIẾU CHI Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Minh Tâm Bộ phận: Xúc tiến thương mại Lý do chi: Chi tạm ứng Số tiền: 1.000.000 VNĐ Bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Người nhận đủ số tiền viết bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau khi thanh toán, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết 3341 của từng nhân viên. Biểu số 2.6: Sổ chi tiết Phải trả công nhân viên (3341) Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 3341 Nhân viên: Nguyễn Minh Tâm Tháng 12 quý IV năm 2007 Đơn vị tính: 1000 VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có A B C D 1 2 3 E Số dư đầu kỳ 4.700 5/12 6/12 5/12 Thanh toán lương tháng 11 111 4.700 20/12 05 20/12 Tạm ứng tiền lương tháng 12 111 1.000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh ... ... Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Với cách tính lương như trên, Kế toán thanh toán lập Bảng thanh toán tiền lương cho các nhân viên theo mẫu như sau: Biểu số 2.7 : Bảng thanh toán tiền lương Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THÁNG 12 / 2007 Đơn vị tính: 1.000 VNĐ S T T Họ và tên Lương phải trả Thực trả Thưởng Phụ cấp Cộng thanh toán Các khoản trừ qua lương Thực lĩnh Ký nhận Ngày công Số tiền Ngày công Số tiền BHXH BHYT KPCĐ Tạm ứng Phạt Cộng 1 Phạm Ngọc Anh 24 3.000 24 3.000 3.000 150 30 0 0 0 180 2.820 2 Trần Văn Dũng 24 2.500 24 2.500 2.500 125 25 0 0 0 150 2.350 3 Nguyễn Tiến Đức 24 4.500 24 4.500 200 4.700 225 45 0 0 0 270 4.430 4 Nguyễn Thị Hương 24 3.000 24 3.000 3.000 150 30 0 0 0 180 2.820 5 Bùi Việt Hà 24 3.000 23 2.875 2.875 150 30 0 0 0 180 2.695 6 Nguyễn Minh Khuê 24 5.000 24 5.000 200 5.200 250 50 0 0 0 300 4.900 .. .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng - 80.500 78.625 1.000 79.625 4.777 796,3 1.000 6.573,3 72.051,7 KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Số liệu trên được trích từ bảng chấm công và bảng thanh toán lương tháng 12/2007 của Công ty Cổ Phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX ). Biểu số 2.8 : Bảng Phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG THÁNG 12 / 2007 Đơn vị tính : 1.000 VNĐ STT Ghi nợ các TK Ghi Có TK 334 Ghi Có TK 338 Tổng cộng Lương Các khoản khác Cộng KPCĐ BHXH BHYT Cộng A B 1 2 3 4 5 6 7 8 1 TK 6421 59.410 59.410 0 8911,5 1188,2 10.099,7 69.509,7 2 TK 6422 19.215 19.215 0 2882,25 384,3 3.266,55 22.481,55 3 TK 334 0 4.777 796,3 5.573,3 5.573,3 4 TK 338 281,25 281,25 0 281,25 Cộng 78.906,25 78.906,25 16.570,75 2.368,8 18.939,55 97.845,8 Kế toán lập bảng Kế toán trưởng 2.2.2. Kế toán tổng hợp tiền lương Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách kế toán tổng hợp tiền lương hàng tháng của công ty theo sơ đồ như sau: Bảng phân bổ tiền lương Bảng kê số 4,5 Nhật kí chứng từ số 7 Sổ cái TK 334 BCTC Báo cáo chi tiết số dư TK 334 Sổ chi tiết TK 334 Nhật kí chứng từ số 1 Sổ tổng hợp tiền lương Chứng từ gốc Nhật ký chứng từ số 1 Hàng tháng, căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương thủ quỹ tiến hành trả lương cho nhân viên. Sau đó, căn cứ vào phiếu chi và sổ tổng hợp tiền lương, kế toán vào Nhật ký chứng từ số 1. Đây là căn cứ để vào sổ cái TK 334. Biểu số 2.9 : Phiếu chi thanh toán toán tiền lương Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty SỐ: 15 Ngày: 31 / 12 / 2007 PHIẾU CHI Nợ TK 334 Có TK 111 Họ và tên người nhận tiền: Phạm Thu Trang Địa chỉ : Phòng Kế toán Lý do chi : Chi thanh toán tiền lương tháng 12 năm 2007 Số tiền : 72.051.700 VNĐ Viết bằng chữ : Bảy hai triệu không trăm năm mốt nghìn bảy trăm đồng. Kèm theo chứng từ gốc: Các bảng thanh toán lương của bộ phận Người nhận đủ số tiền viết bằng chữ: Bảy hai triệu không trăm năm mốt nghìn bảy trăm đồng. Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền Biểu số 2.10: Trích nhật ký chứng từ số 1 Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Mẫu số S04a1-DN ( Ban hành theo QĐ sô 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 12 năm 2008 Số TT Ngày Ghi có TK 111, ghi nợ TK liên quan Cộng có TK 111 334 338 642 1 1/12 2 3 30/12 281,25 Cộng 281,25 78.625 78.906,25 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Bảng kê số 5 Cuối tháng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương kế toán lập bảng kê số 5 tập hợp chi phí quản lí doanh nghiệp. Bảng này dùng để theo dõi tiền lương nhân viên quản lí doanh nghiệp và là cơ sở để vào Nhật kí số 7 Biểu số 2.11: Trích bảng kê số 5 Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Mẫu số S04b5-DN ( Ban hành theo QĐ sô 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ SỐ 5 Tháng 12 năm 2008 Số TT Các TK ghi có Các TK ghi nợ 334 338 Cộng 1 TK 642 78.625 13.366,25 91.991,25 - CP Nhân viên 3 Cộng 78.625 13.366,25 91.991,25 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (kí, họ tên) Nhật kí chứng từ số 7 Cuối tháng kê toán chi phí căn cứ vào bảng kê số 4, số 5 để phản ánh vào Nhật kí chứng từ số 7. Nhật kí này cho biết tổng quát các khoản thanh toán với người lao động của công ty và là cơ sở để vào sổ các tk 334. Biểu số 2.12: Trích Nhật kí chứng từ số 7 Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Mẫu số S04a7-DN ( Ban hành theo QĐ sô 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 7 Tháng 12 năm 2008 Số TT TK ghi Có TK ghi Nợ 334 338 Tổng chi phí 1 642 78.625 13.366,25 2 334 5.573,3 3 338 281,25 Cộng 78.906,25 18.939,55 Người lập sổ Kế toán trưởng Sổ chi tiết TK 334 Kế toán căn cứ vào chứng từ ban đầu về tiền lương như bảng thanh toán lương để vào sổ chi tiết TK 334. Sổ này dùng để theo dõi chi tiết các khoản thanh toán với người lao đông của công ty. Biểu số 2.13: Sổ chi tiết Phải trả công nhân viên (3341) Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN PHẢI TRẢ CÔNG NHÂN VIÊN – 3341 Nhân viên: Nguyễn Minh Tâm Tháng 12 quý IV năm 2007 Đơn vị tính: 1000 VNĐ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có A 1 2 3 B Số dư đầu kỳ 4.700 Thanh toán lương tháng 11 111 4.700 Tạm ứng tiền lương tháng 12 111 1.000 ... ... ... ... Cộng phát sinh ... ... Kế toán lập biểu Kế toán trưởngSổ cái TK 334 Cuối tháng căn cứ vào NK-CT số 1, 7 sổ chi tiết TK 334 kê toán lập sổ cái TK 334. Sổ dùng để theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty. Biểu số 2.14: Sổ tổng hợp tài khoản Phải trả công nhân viên – 334 Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN PHẢI TRẢ CÔNG NHÂN VIÊN – 334 NĂM 2007 Đơn vị tính: 1.000 VNĐ STT Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... ... 14 20/12 Tạm ứng tiền lương 111 1.000 15 31/12 Thanh toán lương bằng tiền mặt 111 77.906,25 Trích trừ BHXH 3383 4.777 Trích trừ BHYT 3384 796,3 16 31/12 Lương phải trả nhân viên 6421 59.410 Lương phải trả nhân viên quản lý 6422 19.215 17 31/12 Thanh toán BHYT 281,25 Cộng ... ... ... Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng 2.3. Kế toán các khoản trích theo lương 2.3.1. Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương * Quỹ BHXH + BHYT: Không phân tách độc lập như quỹ lương, quỹ BHXH + BHYT của Công ty được kế toán BHXH Công ty trích lập cho toàn thể CBCNV trong toàn Công ty. Cuối Quý sau khi trích nộp toàn bộ quỹ BHXH + BHYT Công ty nộp lên cơ quan BHXH. Hiện nay theo chế độ hiện hành Công Ty trích quỹ BHXH + BHYT theo tỷ lệ 23%/ tổng quỹ lương cơ bản của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty ( Công ty hạch toán theo Quý ) Thông thường BHXH, BHYT được Công ty trích lập mỗi Quý 1 lần với mức trích cụ thể cho toàn thể cán bộ công nhân viên như sau: - Trích 6 % lương cơ bản của CBCNV và các khoản phụ cấp theo lương. - Trích 17% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. Cách tính BHXH + BHYT của Công Ty như sau: Thu tiền BHXH, BHYT của CBCNV trong tháng = Mức lương tháng x 6% BHXH, BHYT Ví dụ: Thu 6% BHXH và BHYT trong tháng 12/2007 của ông Nguyễn Minh Tâm, mức lương tháng 4.500.000 đồng . Số phải nộp tháng 12/2007 của ông Tâm là : 270.000 đ Cuối tháng kế toán phải lập danh sách thu BHXH + BHYT để trích nộp BHXH hàng tháng. Ví dụ: Bảng kê thu BHXH + BHYT tháng 12/2007 của Công ty Biểu số 2.15: Bảng kê thu BHXH, BHYT Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix BẢNG KÊ THU TIỀN BHXH, BHYT THÁNG 12 / 2007 TT Họ và tên Mức lương tháng Thu 6% Ký nộp 1 Phạm Ngọc Anh 3.000.000 180.000 2 Trần Văn Dũng 2.500.000 180.000 3 Nguyễn Tiến Đức 4.500.000 180.000 4 Nguyễn Thị Hương 3.000.000 150.000 5 Bùi Việt Hà 3.000.000 150.000 6 Nguyễn Minh Khuê 5.000.000 270.000 ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 80.500.000 5.573.300 NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG. Sau đó kế toán viết phiếu thu BHXH, BHYT Biểu số 2.16: Phiếu thu Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty SỐ: 15 Ngày: 31 / 12 / 2007 PHIẾU THU Họ và tên người nộp tiền: Phạm Thu Trang Địa chỉ : Phòng kế toán Lý do chi: thu tiền BHXH và BHYT tháng 12 năm 2007 Số tiền: 5.573.300 Viết bằng chữ : Năm triệu năm trăm bảy ba nghìn ba trăm đồng Kèm theo chứng từ gốc: Bảng kê thu BHXH, BHYT Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền Ngoài các số tiền đã thu BHXH của CBCNV thì quỹ BHXH còn dùng để chi trả cho CBCNV khi bị ốm đau, thai sản, cũng như lúc nghỉ hưu mất sức. Đối với Công ty Cổ phần dịch vụ thông tin Kinh doanh ABIX thì khi thanh toán các công ốm của cán bộ công nhân viên trong Công ty hàng tháng đưọc căn cứ vào phiếu ốm của bệnh viện (Công ty chỉ được phép cho nghỉ không quá 3 ngày/tháng) nếu từ 3 ngày trở lên thì sẽ phải có phiếu ốm của bệnh viện mới được thanh toán công ốm mẫu phiếu nghỉ ốm. Biểu số 2.17 : Giấy chứng nhận của bệnh viện Bệnh viện Đa khoa Tràng An Số 93 TC/CĐKT ngày 20/7/1999 của BTC GIẤY CHỨNG NHẬN Nghỉ ốm hưởng BHXH quyển số: 03 Số: 022 Họ và tên : Nguyễn Thị Hương Đơn vị công tác: Phòng Xúc Tiến thương mại Lý do nghỉ việc : Sốt virus Số ngày cho nghỉ: 03 ngày ( Từ ngày 12 đến hết ngày 14 ) Số ngày nghỉ thực: 03 ngày Ngày 12 tháng 12 năm 2007 Xác nhận của đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Y sĩ KCB (Ký tên, đóng dấu) Sau khi có phiếu ốm đưa sang kế toán căn cứ trên phiếu cho nghỉ ốm để tính lương ốm cho cán bộ công nhân viên lương được hưởng BHXH chia làm 2 loại: - Nghỉ ốm được hưởng 75% lương cơ bản. - Nghỉ thai sản được hưởng 100% lương cơ bản. * Lương ốm được tính như sau: Đơn giá tiền lương x Số ngày nghỉ ốm x 75% Trong tháng 12 năm 2007 chị Hương nghỉ ốm 3 ngày, lương tháng của chị Hương là 3.000.000 VNĐ, đơn giá tiền lương của chị Hương là 125.000 VNĐ, vậy lương ốm của chị Hương là: 125.000 x 75% x 3 ngày = 281.250 VNĐ Sau đó, kế toán tiến hành lập phiếu thanh toán trợ cấp BHXH cho chị Hương theo mẫu như sau: Biểu số 2.18 : Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH Công ty Cổ phần Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty SỐ: 11 Ngày: 12 / 12 / 2007 PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH ( Nghỉ ốm, trông con ốm ) Họ và tên: Nguyễn Thị Hương Tuổi : 25 Nghề nghiệp: Nhân viên Đơn vị công tác: Phòng Quảng bá thương hiệu Tiền lương đóng BHXH: 3.000.000đ Số ngày được nghỉ trong tháng: 3 ngày Số tiền trợ cấp: 281.250 VNĐ Tổng cộng: 281.250 VNĐ. ( Bằng chữ: Hai trăm tám mốt nghìn hai trăm năm mươi đồng.) Người lĩnh tiền Kế toán Giám đốc *Lương nghỉ thai sản được tính như sau: Mức lương tháng x 100% x Số tháng được nghỉ theo quy định Và ngoài 4 tháng được nghỉ theo quy định của Nhà nước còn được hưởng trợ cấp 1 lần khi sinh con bằng 1 tháng lương Ví dụ: trong tháng 1/2008 chị Bùi Việt Hà bắt đầu nghỉ đẻ mức lương tháng là 3.000.000 VNĐ, số tháng được nghỉ 4 tháng vậy lương nghỉ thai sản của chị Việt Hà là : 3.000.000 x 100% x 4 tháng = 12.000.000 VNĐ và tiền trợ cấp một lần =1 tháng lương 3.000.000 VNĐ. Vậy tổng tiền lương nghỉ thai sản là: 12.000.000 + 3.000.000 = 15.000.000 VNĐ Sau khi tính toán được số tiền trợ cấp thai sản, kế toán tiến hành lập phiếu thanh toán trợ cấp nghỉ thai sản theo mẫu sau: Mẫu số 2.19: Phiếu thanh toán nghỉ trợ cấp BHXH Ban hành theo QĐ của Công ty SỐ: 15 Ngày: 12 / 01 / 2008 PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH ( Nghỉ thai sản ) Họ và tên: Bùi Việt Hà Tuổi : 25 Đơn vị công tác: Phòng Xúc tiến thương mại Tiền lương đóng BHXH : 3.000.000 VNĐ Thời gian nghỉ : 4 tháng Trợ cấp nghỉ việc sinh con: 12.000.000 VNĐ Trợ cấp 1 lần sinh con: 3.000.000 VNĐ Tổng cộng: 15.000.000 VNĐ ( Bằng chữ: Mười lăm triệu đồng ) NGƯỜI LĨNH TIỀN KẾ TOÁN THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Từ các phiếu thanh toán tiền lương nghỉ BHXH kế toán lên bảng tổng hợp chi trả tiền BHXH theo chế độ . Biểu số 2.20: Bảng tổng hợp chi trả tiền BHXH BẢNG TỔNG HỢP CHI TRẢ TIỀN BHXH Tháng 12/2007 STT Họ và tên Tiền lương tháng đóng BHXH Đơn vị đề nghị Tổng cộng Ký nhận Số ngày nghỉ Số tiền Trợ cấp Trợ cấp 1 lần 1 Nguyễn Thị Hương 3.000.000 3 281.250 281.250 ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 3.000.000 3 281.250 281.250 Cơ quan quản lý cơ sở Phụ cấp BHXH Kế toán lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc công ty 2.3.2. Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương Cuối tháng kế toán căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lương, phản ánh các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT được trích vào các sổ chi tiết TK 338(2,3,4), Sổ chi phí sản xuất kinh doanh 642, Quy trình vào sổ chi tiết các khoản trích theo lương như sau: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc như bảng phân bổ tiền lương, giấy đề nghị thanh toán BHXH kế toán phản ánh vào sổ chi tiết Tk 338. Sổ chi tiết Tk 338 theo dõi việc trích lập các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT, tình hình chi tiêu các khoản này tại công ty và nộp cho cơ quan nhà nước. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH để vào Bảng Kê số 4,5. Từ bảng kê số 4, 5 sổ chi tiết TK 338 kế toán vào nhật kí chứng từ số 7 Cuối tháng kế toán căn cứ vào nhật kí chứng từ số 1, 7 để vào sổ Tổng hợp TK 338 Biểu số 2.21: Sổ chi tiết BHXH (3383) Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN BHXH – 3383 Nhân viên: Nguyễn Thị Hương Tháng 12 quý IV năm 2007 Đơn vị tính: 1000 VNĐ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có D 1 2 3 E Trích BHXH 642 450 Trừ vào lương của nhân viên 334 150 Thanh toán tiền ốm đau 111 281,25 Cộng phát sinh Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Biểu số 2.22: Sổ tổng hợp tài khoản Bảo hiểm xã hội – 3383 Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix SỔ