Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tiên lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty Cổ Phần Dược – Vật Tư Y Tế Nghệ An

Khi thanh toán với người lao động kế toán sử dụng các chứng từ như phiếu chi báo nợ…các chứng từ trên cơ sở kiểm tra, tính toán và hạch toán tiền lương đối với người lao động trong và ngoài quốc doanh đồng thời nó cũng là cơ sở để các cơ quan chức năng kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện các quy định chế độ chính sách tiền lương, tiền thưởng của doanh nghiệp. Để phản ánh tiền lương phải trả cho người lao động kế toán sử dụng các tài khoản sau. 3.2.1.2. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng tài khoản 338 “phải trả và phải nộp khác” dùng để phản ánh tình hình thanh toán, trích lập, sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. Kết cấu tài khoản 338: Bên nợ: Tài khoản 338 Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ Các khoản chi về KPCĐ Các khoản đã trả, đã nộp khác Bên có: Tài khoản 338 Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định Giá trị tài sản thừa chờ xử lý Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại Dư có (nếu có): Tài khoản 338 Số dư thừa, nộp thừa, nộp vượt chi chưa được thanh toán TK 338 chi tiết làm 3 tiểu khoản: 3382: KPCĐ 3383: BHXH 3384: BHYT 3.2.2. Phương pháp hạch toán. Hàng tháng các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ được trích theo tỷ lệ quy định là 25% trong đó: BHXH là 20%, BHYT là 3%, KPCĐ là 2%. Trong trường hợp về số đã trả, đã nộp về KPCĐ, BHXH lớn hơn số phải trả, phải nộp được cấp bù kế toán ghi: Nợ TK 111, 112: Cấp bù bằng tiền mặt, TGNH Có TK 338 (3382, 3383): Được cấp trên cấp bù 3.3. Hệ thống sổ áp dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tùy theo quy mô, loại hình và điều kiện hoạt động mà các doanh nghiệp lựa chọn cho mình một hình thức chọn một trong 4 hình thức sổ sau để áp dụng trong công tác kế toán: Hình thức nhật ký chung Hình thức nhật ký sổ cái Hình thức nhật ký chứng từ Hình thức chứng từ ghi sổ 3.3.1. Hình thức nhật ký chung. Các loại sổ kế toán thuộc hình thức nhật ký chung: Sổ nhật ký chung Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ Nhật ký chung: Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết 3341, 3342, 3382, 3383, 3384 Bảng tổng hợp chi tiết 334, 338 Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái 334,338 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3.3.2. Hình thức nhật ký sổ cái. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi la Hình thức sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ – Có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ gốc, mỗi chứng ghi một dòng vào Nhật ký sổ cái. Các loại sổ kế toán thuộc hình thức Nhật ký sổ cái: Sổ chi tiết: Sổ chi tiết các tài khoản có liên quan 334, 338… Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký sổ cái. Trình tự ghi sổ Nhật ký - sổ cái: Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp Các quỹ, báo cáo quỹ Nhật ký – Sổ cái 334, 338 Sổ, thẻ kế toán chi tiết 3341, 3342, 3382, 3383, 3384 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết 334, 338 Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3.3.3. Hình thức nhật ký chứng từ. Các loại sổ kế toán thuộc hình thức này: Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ hình thức Nhật ký - sổ cái: Chứng từ gốc và bảng phân bổ: BPBTL Bảng kê số 7 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ, thẻ kế toán chi tiết 3341, 3342, 3382, 3383, 3384 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết 334, 338 Sổ cái các TK: 334, 338 Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3.3.4. Hình thức chứng từ ghi sổ. Các loại sổ kế toán thuộc hình thức chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ của hình Chứng từ ghi sổ: Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết 3341, 3342, 3382, 3383, 3384 Bảng tổng hợp chi tiết 334, 338 Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng tư gốc Sổ cái 334,338 Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3.3.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính. - Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. - Trình tự ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán Máy vi tính Số kế toán - Sổ tổng hợp: 334,338 - Sổ chi tiết: 3341, 3342, 3382,3383,3384 - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra. Phần II: Những vấn đề chung về doanh nghiệp và công tác kế toán tại công ty cổ phần dược – vật tư y tế nghệ an I- Đặc điểm tình hình chung của ctcp dược- vật tư y tế nghệ an 1. Quá trình hình thành và phát triển và phát triển ctcp dược- vật tư y tế nghệ an. Ngày 10/3/1960 quyết định 143/CĐ - UB của UBND tỉnh thành lập quốc doanh dược phẩm Nghệ An gồm 17 hiệu thuốc huyện thành với 511 cán bộ công nhân viên. Ngày 20/05/1976 quyết định 1038/QĐ - UB tỉnh thành lập Công Ty Dược Phẩm Nghệ Tĩnh sát nhập từ hai quốc doanh Dược Phẩm Nghệ An và Hà Tĩnh. Ngày 27/07/1981 quyết định 1725/CĐ - UB sát nhập ba Xí Nghiệp 1,2,3 với Công Ty Dược Phẩm Hà Tĩnh thành Xí Nghiệp Dược Nghệ Tĩnh. Ngày 29/12/1999 quyết định 46/CĐ - UB đổi tên Xí Nghiệp Liên Hiệp Dược phẩm Nghệ Tĩnh thành Công Ty Dược Phẩm Nghệ An. Quyết định 426/QĐ - UB ngày 113/12/2001 chuyển doanh nghiệp nhà nước là Công Ty Dược Phẩm Nghệ An thành Công Ty Cổ Phần Dược – Vật Tư Y Tế Nghệ An. Tên viết tắt: NAPHACO Diện tích: 4.500 m2 Trụ sở chính: số 16-Nguyễn Thị Minh Khai - Thành phố Vinh. Địa chỉ 2: Số 68 - Nguyễn Sỹ Sách - Thành phố Vinh Địa chỉ 3: Số 28 - Lê Lợi - Thành phố Vinh Điên thoại phòng kế toán Công Ty: 0383569149 Địa bàn hoạt động: Trên toàn lãnh thổ nước Việt Nam và mở các chi nhánh theo quy định của pháp luật. Được sự hỗ trợ của các ban ngành chức năng và bằng chính sự nỗ lực vươn lên không ngừng của tập thể Công nhân viên chức Công Ty đã cung cấp tương đối đầy đủ nhu cầu thuốc chữa bệnh cho nhân dân trong tỉnh. Hòa nhập kịp thời với nền kinh tế mở cửa của đất nước. Công Ty đã tăng cường đầu tư những dây chuyền hiện đại. Ngoài sản xuất kinh doanh để thu lợi nhuận, mục đích của Công Ty còn cung cấp đầy đủ kịp thời thuốc chữa bệnh và các chương trình chăm sóc sức khỏe cho nhân dân từ đồng bằng đến các huyện, xã miền núi. Hiện tại, Tổng số vốn pháp định: 5.602.300.000 đồng Trong đó: Vốn cố định: 3.438.547.000 đồng Vốn lưu động: 2.163.753.000 đồng Vốn Nhà nước cơ cấu 20% = 1.120.400.000 đồng Vốn thuộc sở hữu các cổ đông là pháp nhân và các cá nhân, vốn Nhà nước là: 4.481.900.000 đồng chiếm 80% vốn điều lệ cổ phần của Nhà nước là cổ phần chi phối. 2. Tình hình nhân sự của Công ty. - Tại thời điểm 31/12/2005 Công Ty có 719 Cán bộ công nhân viên Nam: 169 người Nữ: 550 người -Trình độ chuyên môn: Đại học, Cao đẳng: 62 người (nam có 43 người; nữ có 19 người) Trung cấp: 129 (nam có 27; nữ có 102) Sơ cấp: 470 (nam có 75 người; nữ có 395 người ) Lao động khác: 45 người (nam 22; nữ 23 người) Nghỉ nộp bảo hiểm 39 người Hợp đồng ngắn hạn: 81 người Hệ số lương bình quân : 2,86 3. Chức năng, nhiệm vụ Công Ty 3.1. Chức năng : Công Ty Cổ Phần Dược – Vật Tư Y Tế Nghệ An có chức năng sản xuất kinh doanh thuốc chữa bệnh, được Bộ thương mại cho phép xuất nhập khẩu trực tiếp nguyên vật liệu, tân dược, sản phẩm dược và máy móc thiết bị Y tế. 3.2. Nhiệm vụ : Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh Nắm bắt nhu cầu thị trường, khả năng kinh doanh của doanh nghiệp để tổ chức xây dựng thực hiện các phương án kinh doanh có hiệu quả. Tổ chức tiêu thụ nhiều chủng loại hàng hóa có chất lượng phù hợp với nhu cầu. Quản lý sử dụng vốn theo chế độ, chính sách đảm bảo hiệu quả kinh tế, đảm bảo được hoàn thành và phát triển vốn tự trang trải về tài chính, thực hiện nghiêm túc chế độ thuế của Nhà nước. Thực hiện nghiêm túc các hợp đồng mua bán. Quản lý tốt đội ngũ cán bộ công nhân viên. 4. Các nguyên tắc hoạt động. Thực hiện hạch toán độc lập và chịu trách nhiệm về kết hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo tái sản xuất mở rộng và phát triển vốn đảm bảo lợi ích hài hòa giữa doanh nghiệp và người lao động. Thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ theo chế độ một thủ trưởng trong quản lý điều hành sản xuất kinh doanh. Không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh theo hướng phát triển của Đảng và Nhà nước, thực hiện quyền tự chủ của cán bộ công nhân viên. Mục tiêu: Đứng vững và hòa nhập với thị trường cả nước, từng bước đầu tư đưa Công Ty thoát khỏi tình trạng lạc hậu, sản xuất thủ công. Đạt trình độ phát triển bình quân từ 8 – 12%. Trang bị thêm máy móc thiết bị vào quy trình sản xuất, đáp ứng nhu cầu thuốc cung cấp cho chương trình chăm sóc sức khỏe, đảm bảo thuốc có chất lượng. Giữ vững hiệu quả kinh theo nhịp độ chung của ngành dược nhằm thực hiện đầy đủ ngân sách Nhà nước đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên tái sản xuât mở rộng. 5. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Dược – Vật Tư Y Tế Nghệ An trong thời gian qua. Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Dược – Vật Tư Y Tế Nghệ An năm 2005 thông qua bảng “Tổng hợp thực hiện kế hoạch sản xuất năm 2005” Bảng 1: Tổng hợp kế hoạch sản xuất năm 2005. Công Ty Cổ Phần Dược – Vật Tư Y Tế Nghệ An ĐVT: VNĐ Tháng P.x viên p.x tiêm Cộng tháng Lũy kế 1 214.589.553 114.355.489 328.945.042 328.945.042 2 283.321.168 78.572.666 361.893.834 690.838.876 3 413.150.355 94.199.780 507.350.135 1.198.189.011 4 610.302.737 115.065.894 725.368.631 1.923.557.642 5 483.402.758 115.439.462 598.842.220 2.522.399.826 6 292.718.254 136.152.571 428.870.825 2.951.270.678 7 591.682.419 119.261.582 710.944.001 3.662.214.688 8 303.069.769 124.133.786 427.203.555 4.089.418.243 9 461.563.678 169.447.686 631.011.373 4.720.429.616 10 572.922.205 175.057.330 747.979.535 5.468.409.151 11 460.414.800 160.996.158 621.410.958 6.089.820.109 12 612.485.649 104.391.743 716.877.392 6.806.697.501 Cộng năm 2005 5.299.623.354 1.507.074.147 6.806.697.501 Qua bảng cho ta thấy mặc dù Công Ty gặp nhiều khó khăn tốc độ phát triển của thị trường, nhưng Công Ty vẫn hết sức cố gắng vươn lên, tình hình doanh thu của Công Ty ta nhận thấy có những biến động lớn và có xu hướng tăng dần. Biến động này do một số nguyên nhân sau: Công Ty đã đẩy mạnh mở rộng mạng lưới bán hàng bao phủ khắp cả nước được phân bổ như sau: Chi nhánh huyện phân phối hàng từ trung tâm y tế đến các trạm y tế địa phương. Mở rộng các đại lý tư nhân trong tỉnh và ngoài tỉnh Địa bàn Miền Trung do Công Ty trực tiếp phân phối hàng. Nhìn chung xét về tổng doanh thu và tổng chi phí ta nhận thấy tốc độ tăng doanh thu qua ba năm gần đây tương ứng với tốc độ tăng chi phí. Nên cần có biện pháp giảm chi phí để tăng lợi nhuận vì đầy là vấn đề mang tính chất quyết định đến quá trình tồn tại và phát triển Công Ty. Đòi hỏi phải có những giải pháp thích hợp để giải quyết khắc phục tình trạng này. 6. Đặc điểm quy trình công nghệ tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của Công Ty Cổ Phần Dược – Vật Tư Y Tế Nghệ An. 6.1. Đặc điểm quy trình công nghệ. Sản phẩm của Công Ty Cổ Phần Dược – Vật Tư Y Tế Nghệ An luôn có uy tín và chiếm ưu thế trên thị trường, đặc biệt là thị trường Miền Trung. Tuy người dân miền Trung có thu nhập bình quân thấp nhưng sản phẩm của Công Ty có chất lượng đảm bảo lại có giá cả phù hợp với yêu cầu người tiêu dùng nơi đây. Công Ty độc quyền phân phối thuốc cho một số bệnh viện lớn khu vực Miền Trung, như bệnh viện Đa khoa tỉnh Nghệ An,… Sau đây là một số sản phẩm của Công Ty Bảng 2: Một số sản phẩm chính của Công Ty. STT Tên sản phẩm Đơn vị tính 1 VitaminC 0,05 lọ1000 viên Viên 2 Đường glucoza 100g Gói 3 Nước cất tiêm 200ml Lọ 4 Prenisolon 5mg/vỉ 20viên Vỉ 5 Băng y tế Cuộn 6 Ampi 0,5g ; vỉ 10viên Vỉ 7 Amox 0,5g ; vỉ 10viên Vỉ 8 Clorocid 0,25g ; vỉ 10viên Vỉ …. ………… ….. Sơ đồ 7: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm thuốc viên NVL chính, phụ Cân đong Pha chế Chất kết dính ép vĩ nhào trộn Cán Xát hạt Đóng chai Dán nhãn Sấy hạt Dập viên Bao viên Vô nang In chữ ép vĩ Vô vĩ Thành phẩm Đóng gói Đóng gói 6.1.1. Bộ phận sản xuất chính. Công Ty sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau, sản xuất hàng loạt và liên tục trên những dây chuyền nhất định. Trên cơ sở đó Công Ty tổ chức sản xuất sản phẩm theo phân xưởng, sản xuất tương ứng với nhiều nhóm sản xuất khác nhau. Phân xưởng sản xuất thuốc viên: sản xuất các loại thuốc viên, thuốc kháng sinh, thuốc bổ…như viên nén, viên bao nén, viên bao phi, viên con nhộng…năng suất phân xưởng là 150 – 200 triệu viên/năm. Phân xưởng sản xuất thuốc ngoài da: Như nước sát trùng và chữa nấm, thuốc nhỏ mắt, cồn sát trùng, oxy già…năng suất phụ thuốc vào nhu cầu vào thị trường. 6.1.2. Bộ phận sản xuất phụ trợ. Phân xưởng cơ điện: Cung cấp điên cho sản xuất và sữa chữa máy móc thiết bị, đảm bảo cho sản xuất tiến hành liên tục. Bộ phận phục vụ khác như: Phòng KCS, phòng kế toán kho vật tư, kho thành phẩm, đội vân tải…phục vụ cho quá trình sản xuất và kinh doanh của đơn vị. 6.2. Đặc điểm tổ chức quản lý. Sơ đồ 8: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Công Ty Giám đốc Phòng TC-HC Phòng KCS PGĐ sản xuất Phòng KT Phòng KT-TV Phòng KHKD Xưởng SX Tổng kho Chi nhánh Quận huyện PGĐ kinh doanh : Quan hệ trực tuyến. : Quan hệ chức năng 6.3. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban. Đứng đầu Công Ty là Giám đốc có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp theo đúng pháp luật và tuân thủ nguyên tắc Đảng lãnh đạo doanh nghiệp và các đoàn thể tham gia quản lý doanh nghiệp thông qua sự điều hành của Giám đốc. Phó giám đốc kinh doanh: Điều hành và chiu trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phấn đấu đạt kết quả, đảm bảo nhu cầu thuốc phục vụ cho nhân dân trên địa bàn. Phó giám đốc sản xuất: Chỉ huy và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động liên quan đến quá trình sản xuất về các mặt hàng mà xí nghiệp sản xuất theo quy định của Bộ y tế. Phòng kỹ thuật: Nghiên cứu sản xuất mới, kết hợp với phòng KCS để theo dõi sự ổn định của thuốc trong xây dựng chỉ tiêu. Thiết kế đúng khuôn mẫu, đúng nội dung. Giám sát tình hình kỹ thuật ở xưởng. Phòng KCS: Xây dựng quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm, kiểm nghiệm phụ liệu,thành phẩm kịp thời, chính xác và trả phiếu kịp thời cho nơi lấy mẫu để chấn chỉnh kịp thời. Xưởng sản xuất: Thực hiện kế hoạch sản xuất do xí nghiệp giao. Thường xuyên kiểm tra các thiết bị phục vụ sản xuất, tránh gây ách tắc, trở ngại trong quá trình sản xuất. Phòng tổ chức hành chính: Quản lý cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp bố trí hợp lý cán bộ, tổ chức ký hợp đồng lao động đúng luật. Phòng kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ tài sản, vốn do Nhà nước cấp và tổ chức kinh tế góp, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, viết lệnh sản xuất và định mức vật tư cho sản xuất đúng và kịp thời. Tổng kho: Nhập, xuất và bảo đảm vật tư, bao bì, sản phẩm sản xuất theo đúng lệnh, tuyệt đối khi chưa có lệnh chưa được xuất hàng. Các hiệu thuốc và chi nhánh: Chịu trách nhiệm kinh doanh chữa bênh, cung cấp thuốc trên địa bàn quản lý. 7. Tổ chức hạch toán kế toán ở Công Ty. 7.1. Bộ máy kế toán. Sơ đồ 9: Tổ chức bộ máy kế toán Công Ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp K.toán thuế K.toán NLV K.toán kho Thủ quỹ K.toán Công nợ KT quầy Hàng tttm KT chi nhánh Hà nội Bộ phận ktđv trực thuộc chi nhánh K.toán thanh toán 7.2. Chức năng, nhiêm vụ. Kế toán trưởng: Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của đơn vị. Là trợ lý đắc lực cho Giám đốc và chịu mọi trách nhiệm trước Giám đốc và toàn Xí nghiệp về tình hình tài chính của Xí nghiệp. Kế toán tổng hợp: Phụ trách và hướng dẫn các kế toán vào cuối kỳ. Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ giữa Xí nghiệp và khách hàng, tình hinh tạm ứng, thanh toán tạm ứng của Cán bộ công nhân viên. Kế toán thanh toán: Theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng. Kế toán thuế GTGT và TSCĐ: Theo dõi tình hình thu mua nguyên liệu, hàng hóa. Ngoài ra kế toán thuế còn đảm nhận chức năng kế toán TSCĐ của đơn vị, đánh giá và lập báo cáo khấu hao TSCĐ hàng năm. Thủ quỹ: Thực hiện chức năng quản lý tiền, cập nhật thu – chi và sổ quỹ. Kế toán các đơn vị trực thuộc: Theo dõi lao động, tính lương và BHXH, hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Kế toán kho: theo dõi việc nhập xuất hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu, vào thẻ kho từng mặt hàng. Cuối kỳ làm kiểm kê báo cáo xuất – nhập – tồn kho hàng hóa, thành phẩm, nguyên liệu. Kế toán quầy thuốc, chi nhánh: Mỗi chi nhánh, hiệu thuốc, có một kế toán theo dõi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cuối kỳ tổng hợp lên kế hoạch gửi về phòng kế toán Xí nghiệp. 7.3. Hình thức kế toán được áp dụng. Việc quản lý tài chính của Công Ty được thực hiện trên máy vi tính thông qua chương trình đã được cài đặt sẵn và hình thức kế toán được áp dụng tại Công Ty Cổ Phần Dược – Vật Tư Y Tế Nghệ An là hình thức Nhật ký chung. Sơ đồ 13: Sơ đồ hình thức kế toán tại Công Ty. Báo cáo tài chính Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: : Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán trong một kỳ kinh doanh cung cấp toàn diện về tài sản, nguồi vốn, tình hinh kết quả hoạt động của Công Ty hiện nay. Hiện nay đơn vị đang làm quyết toán hàng quý về hệ thống báo cáo tài chính được lập theo bốn báo cáo quy định: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính. II- Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty Cổ Phần Dược – Vật Tư Y Tế Nghệ An. 1. Nguồn hình thành quỹ tiền lương. Căn cứ vào kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh. Doanh nghiệp xác định nguồn quỹ tiền lương ứng để trả cho người lao động. Nguồn bao gồm: Quỹ tiền lương theo đơn giá tiền lương được giao. Quỹ tiền lương bổ sung theo chế độ quy định. Quỹ tiền lương từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ khác ngoài đơn giá tiền lương được giao. Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang. Sử dụng quỹ tiền lương Để đảm bảo quỹ tiền lương không vượt quá chi so với quỹ tiền lương được hưởng, dồn chi quỹ tiền lương vào các tháng cuối năm hoặc để dự phòng quỹ tiền lương lớn cho năm sau, có thể quy định phân chia tổng quỹ tiền lương như sau: Quỹ tiền lương trả trực tiếp chon người lao động theo lương khoán, lương sản phẩm, lương thời gian.( ít nhất cũng bằng 76% tổng quỹ lương). Quỹ khen thưởng từ quỹ lương đối với người lao động lao động có năng suất, chất lương cao, có thành tích công tác (tối đa không quá 10% tổng quỹ tiền lương ). Quỹ khuyễn khích người lao động có trình độ, chuyên môn, kỹ thuật cao, tay nghề giỏi. Quỹ dự phòng cho năm sau ( tối đa không quá 12% tổng quỹ lương). 2. Quy định trả lương gắn với kết quả lao động. Căn cứ vào đặc điểm về tổ chức sản xuất, kinh doanh, tổ chức lao động, doanh nghiệp quy định chế độ trả lương cụ thể gắn kết quả cuối cùng của từng người lao động, từng bộ phận như sau: Đối với lao động trả lương theo thời gian (gồm: viên chức quản lý, chuyên môn, nghiệp vụ, thừa hành phục vụ và các đối tượng khác mà không thể thực hiện trả lương theo sản phẩm, lương khoán). Thực hiện việc trả lương theo công việc được giao gắn với mức độ phức tạp, tính trách nhiệm công việc đòi hỏi, mức độ hoàn thành công việc và số ngày công thực tế, không phụ thuộc vào hệ số mức lương được xếp theo nghị định số 26/CP ngày 23/5/1993 của Chính Phủ. Đối với lao động theo hình thức khoán sản phẩm. Công ty căn cứ vào kết quả thành phẩm thu được của công nhân trực tiếp sản xuất và căn cứ vào số ngày công họ làm được để tính lương. 3. Phương pháp trả lương ở Công Ty Cổ Phần Dược – Vật Tư Y Tế Nghệ An. 3.1 Các hình thức trả lương tại Công Ty. Công Ty Cổ Phần Dược – Vật Tư Y Tế Nghệ An trả lương theo quy định mức khoán sản phẩm, tiền lương trả cho người lao động không hạn chế, người làm nhiều sản phẩm thì hưởng lương nhiều. Công Ty áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm. Đây là hinh thức tiền lương căn cứ vào khối lượng sản phẩm hoàn thành và đơn giá tiền lương tính cho một sản phẩm( do phòng tổ chức hành chính quy định). Bên cạnh đó, Công Ty còn áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Hình thức tiền lương này phụ thuộc vào thời gian lao động thực tế trong tháng. Tiếp theo là hệ số tiền lương ( do Công Ty quy định ) và tiền lương theo công việc ( phụ thuộc vào chức vụ và trình độ chuyên môn, cũng như mức lương bình quân của công nhân sản xuất ). Bản chất của tiền lương theo thời gian là cũng bắt nguồn từ tiền lương theo sản phẩm tức là Công Ty căn cứ vào tổng lương phải trả cho công nhân sản xuất ở các phân xưởng để tính tiền lương bình quân cho một công nhân. Mặt khác nó là biểu hiện ra bên ngoài dựa vào số ngày công lao động thực tế của lao động gián tiếp và lao động quản lý để xác định lương theo thời gian. Khi xem xét, ta cần nhận thức cả hai mặt của vấn đề và cũng cần khẳng định rằng: tiền lương theo thời gian phụ thuộc vào tiền lương bình quân ngày của lao động sản xuất, tức là nếu tháng đó lao động sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm, lương sản phẩm của họ càng cao thì lương theo thời gian của lao động gián tiếp và lao động quản lý cũng càng cao ( yếu tố ngày công lao động không giảm ). Chính vì thế, Công Ty thực hiện phương châm trả lương không hạn chế mà tùy theo khả năng và năng lực làm việc của từng người. Những ai có số lương theo sản phẩm một tháng vượt mức, Công Ty quy định sẽ được hưởng lương theo sản phẩm tăng thêm ( có thể là 35%, 40% lương theo sản phẩm ). Biện pháp khuyến khích này rõ ràng đã tác động tích cực đến người lao động, làm cho họ hăng say với công việc, nâng cao tinh thân trách nhiệm và cải thiện rõ rệt đời sống vật chất cho người lao động. 3.2. Tổ chức hạch toán lao động, tính lương phải trả trong doanh nghiệp. Để quản lý lao động về mặt số lương, Công Ty sử dụng sổ danh sách lao động. Sổ này do kế toán lao động tiền lương lập nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong Công Ty. Bên cạnh đó Công Ty còn căn cứ vào số lao động sổ lao động ( mở riêng cho từng người lao động ) để quản lý nhân sự cả về số lượng và chất lượng, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động. Để quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động chứng từ sử dụng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao động. Bảng chấm công do nơi công khai để công nhân giảm sát thời gian lao động của từng người. Cuối tháng, bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, tổ, đội sản xuất. Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau, tùy theo loại hình và đặc điểm sản xuất. Đó chính là các báo cáo về kết quả như: “phiếu giao nhận sản phẩm”, “phiếu khoán”, “phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”….Chứng từ hạch toán lao động do tổ trưởng ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận được lãnh đạo duyệt ( Quản đốc phân xưởng, Trưởng bộ phận ). Sau đó các chứng từ nàt được tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị, rồi chuyển về kế toán lao động tiền lương tính toán và xác nhận tiếp theo chuyển cho trưởng phòng hành chính nhân sự xem xét ký duyệt. Cuối cùng chuyển về phòng kế toán để tính lương, tính thưởng. Công Ty Cổ Phần Dược – Vật Tư Y Tế Nghệ An thực hiện thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên 1 kỳ trong một tháng. Căn cứ vào bảng lương từng tổ, bộ phận, phong ban, kế toán tiền lương tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương. Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương sau khi được sự đồng ý của Kế toán trưởng, Giám đốc. Kế toán tiền lương chuyển bảng tổng hợp thanh toán lương cho Kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi. Sổ tiền thanh toán lương được xác định như sau: Số tiền lương CBNV = Tổng hợp tiền lương phải trả – Trích BHXH khấu trừ vào lương CBCNV – Đoàn phí Sau khi lập phiếu chi, kế toán thanh toán chuyển phiếu chi, bảng lương của từng tổ. 3.3. Hạch toán các khoản trích theo lương. 3.3.1. Căn cứ thu BHXH ở Công Ty. Căn cứ vào nghị định số 12 CP ngày 26/10/1995 của Chính phủ ban hành về việc ban hành điều lệ BHXH, đối với công chức, viên chức Nhà nước và mọi người lao động theo loại hinh BHXH bắt buộc phải thực hiện thống nhất trong cả nước, quy định quyền và nghĩa vụ đóng BHXH về quyền được hưởng khi ốm đau, thai sản, khi tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, mất sức hoặc chết. Quỹ BHXH được hình thành từ nguồn thu của chủ sử dụng kinh doanh 15% và người lao động 5% và sự tương hỗ của Nhà nước, quỹ BHXH được quản lý thống nhất và