Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty dụng cụ cơ khí xuất khẩu

ực tế x Tỷ lệ % trích tiền nghỉ phép phải trả lương nghỉ phép * Hạch toán .Khi trích trước tiền lương nghỉ phép CNSX sản phẩm Nợ TK622 (chi phí CN trực tiếp) Có TK335 (chi phí phải trả) . Khi tính lương thực tế phải trả cho CNSX nghỉ phép Nợ TK335 chi phí phải trả Có TK334 phải trả công nhân viên Để phục vụ yêu cầu hạch toán thì tiền lương được chia ra làm 2 loại: * Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho CNV trong thời gian CNV thực hiện nhiệm vụ chính của họ bao gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực) * Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho CNV trong thời gian CNV thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian CNV nghỉ được hưởng lương theo quy định của chế độ (nghỉ phép, nghỉ do ngừng sản xuất ...) Việc phân chia tiền lương thành lương chính lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản phẩm. Tiền lương chính của công nhân sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm và được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm, tiền lương phụ của công nhân viên sản xuất không gắn liền với các loại sản phẩm nên được hạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất sản phẩm. d. Tài khoản kế toán sử dụng hạch toán tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ * Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng 2 tài khoản chủ yếu. - TK334- Phải trả công nhân viên: là tài khoản được dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334 TK 334 - Các khoản khấu trừ vào tiền công, Tiền lương, tiền công và các lương của tiền lương của CNV khoản khác còn phải trả cho CNV chức - Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho CNV - Kết chuyển tiền lương công nhân viên chức chưa lĩnh Dư nợ (nếu có): số trả thừa cho CNV Dư có: Tiền lương, tiền công và các chức khoản khác còn phải trả CNV chức - TK 338: “Phải trả và phải nộp khác”: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án (tiền nuôi con khi li dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí,...) giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ... Kết cấu và nội dung phản ánh TK338 TK 338 - Các khoản đã nộp cho cơ quan - Trích KPCĐ, BHXH, BHYT quản lý theo tỷ lệ quy định - Các khoản đã chi về kinh phí công - Tổng số doanh thu nhận trước phát đoàn sinh trong kì - Xử lý giá trị tài sản thừa - Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ - Kết chuyển doanh thu nhận trước - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ - Các khoản đã trả đã nộp khác - Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại. Dư nợ (Nếu có): Số trả thừa, nộp thừa Dư có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và Vượt chi chưa được thanh toán giá trị tài sản thừa chờ xử lý Tài khoản 338 chi tiết làm 6 khoản: 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3387 Doanh thu nhận trước 3388 Phải nộp khác Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan trong quá trình hạch toán như 111, 112, 138... e. Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lương, BHXH, KPCĐ Sơ đồ tóm tắt tổng hợp tiền lương, BHXH, KPCĐ TK 333 TK 334 TK 241 Thuế thu nhập Tiền lương phải trả Công nhân phải chịu TK138 TK 622 Khấu trừ các khoản 335 Phải thu Trích trước tiền lương nghỉ phép TK 111, 112 TK 627, 641, 642 Thực tế đã trả Thanh toán lương Cho CNV TK 336 TK 431 Giữ hộ tiền lương Tính tiền thưởng CNV đi vắng cho CNV TK 338 Tính BHXH trả trực tiếp cho CNV Trích BHXH BHYT, ChiKPCĐ,nộpBHXH KPCĐ BHYT, KPCĐ III. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là một phạm trù kinh tế rất quan trọng và phức tạp ,nó có mối quan hệ tác động qua lại với các yếu tố: kinh tế, chính trị- xã hội của từng nước trong từng thời kỳ. Quá trình chuyển đổi từ cơ chế bao cấp sang chế độ tự chủ kinh doanh, các doanh nghiệp thực hiện tự hạch toán, lấy thu bù chi và phải đảm bảo có lãi và Nhà nước không bù lỗ. Mục đích của kế toán tiền lương là đảm bảo tiền lương cho người lao động, tạo nên sự quan tâm vật chất, tinh thần đến kết quả lao động của họ. Muốn vậy các doanh nghiệp phải luôn hoàn thiện các hình thức tiền lương, bởi bất kỳ một hình thức tiền lương nào cũng có những hạn chế nhất định và những hạn chế này chỉ được bộc lộ sau những thời gian thực hiện: vì vậy tuỳ thuộc vào từng loại hình kinh doanh, đặc điểm kinh doanh mà có kết quả áp dụng các hình thức tiền lương cho phù hợp. Mục tiêu cuối cùng của tiền lương là phản ánh đúng kết quả lao động, kết quả kinh doanh, đảm bảo tính công bằng, đảm bảo tốc độ tăng tiền lương bình quân của doanh nghiệp phù hợp hơn tốc độ tăng của năng suất lao động ... Để đảm bảo các yêu cầu này, thì ngay bước đầu tiên việc xác định quỹ tiền lương phải đảm bảo tính khoa học. Phân phối quỹ lương hợp lý là công việc khó khăn, giữa lao động quản lý và lao động trực tiếp, giữa các lao động trong cùng một bộ phận, từng cá nhân sẽ đảm bảo tính công bằng và có tác dụng khuyến khích người lao động. Việc sử dụng tiền lương đòi hỏi phải có tính linh hoạt, làm sao không vi phạm pháp luật có hiệu quả cao. Mặt khác một phương pháp, một hình thức trả lương chỉ phù hợp với một đối tượng nhất định ...Vì vậy các phương pháp cần áp dụng một cách khoa học, chính xác nhưng cũng cần mềm dẻo, có sự điều chỉnh hợp lý tuỳ theo từng điều kiện thì mới tăng hiệu quả trong kinh doanh góp phần tiết kiệm chi phí tiền lương, hạ giá thành sản phẩm. 2. ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những khoản chi chủ yếu và khá lớn ở nhiều doanh nghiệp nó liên quan đến chi phí kinh doanh và tính giá thành sản phẩm. Vì thế việc hoàn thiện nó mang lại hiệu quả cho sản xuất kinh doanh. 2.1. Tiền lương với tư cách là yếu tố chi phí đầu vào của quá trình sản xuất Sức lao động là một yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh cùng với các yếu tố khác để tạo ra sản phẩm dịch vụ cho thị trường. Hiện nay mục tiêu chính của các doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận, mà vấn đề cụ thể được các doanh nghiệp quan tâm đều là làm thế nào để hạ giá thành sản phẩm, giảm chi phí tiền lương là một trong ba yếu tố để hạ giá thành sản phẩm. Tiền lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động là tuân theo quy luật cung-cầu, giá cả của thị trường sức lao động và pháp luật hiện hành của Nhà nước. Vậy doanh nghiệp không thể cứ trả lương thấp cho người lao động là được. Thị trường sức lao động là thị trường sức lao động phức tạp, đòi hỏi người quản lý phải biết lựa chọn mức lương trả cho người lao động một cách hợp lý để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra được tốt. b. Tiền lương với tư cách là nguồn thu nhập chủ yếu để đảm bảo ổn định và nâng cao đời sống của người lao động. Đối với người lao động, tiền lương là động cơ chủ yếu để họ quyết định làm việc cho doanh nghiệp. Tiền lương chính là nguồn lợi kinh tế chủ yếu của người lao động. Nhu cầu của cuộc sống ngày càng cao thì lợi ích kinh tế của tiền lương càng lớn, người lao động khi quyết định làm việc cho doanh nghiệp cũng là lúc họ xác định lợi ích thu được từ tiền lương. Song không phải là tiền lương danh nghĩa mà là tiền lương thực tế. Như ta đã biết trong bất kỳ một hợp đồng lao động nào dù ban đầu mức lương đưa ra thoả thuận là lương danh nghĩa thì người lao động cũng nhẩm tính được mức lương thực tế của mình. Nếu có sự trượt giá thì người lao động và người sử dụng lao động phải thương lượng lại để có mức lương thực tế hợp lý hơn. Bởi vì tiền lương mà người lao động nhận được dùng để mua tư liệu sinh hoạt, các dịch vụ cần thiết cho cuộc sống hàng ngày của họ và gia đình họ. Tiền lương là phương tiện để người lao động đảm bảo những nhu cầu vật chất cần thiết hàng ngày và cao hơn nữa là nhu cầu tinh thần. Và bất cứ người nào cũng mong muốn trả lương cao hay chí ít cũng là thoả đáng với sức lao động mà họ bỏ ra. Với người lao động tiền lương nhận là thoả đáng sẽ là động lực kích thích năng lực sáng tạo ra sự gắn kết cộng đồng những người lao động với mục tiêu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngược lại nếu doanh nghiệp trả lương không hợp lý hoặc vì mục tiêu lợi nhuận thuần tuý không chú ý đến lợi ích cuả người lao động thì nguồn nhân lực đó sẽ cạn kiệt, giảm sút chất lượng, làm hạn chế động cơ cung ứng sức lao động. Chương II Tình hình thực tế về tổ chức hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty Dụng cụ cơ khí xuất khẩu – Hà nội I. Quá trình hình thành và phát triển công ty 1. Quá trình hình thành và phát triển công ty Công ty Dụng cụ cơ khí xuất khẩu là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ công nghiệp đóng trên địa bàn Hà nội. Trụ sở đặt tại: 313-Đường Tây Sơn-Đống Đa-Hà nội Tên giao dịch quốc tế: Export machine tool company Diện tích mặt bằng sản xuất: 25.000m2 Tổng số cán bộ công nhân viên: 627 người Với nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng: hàng y tế, cơ khí, đồ gia dụng bằng Inox. Ngoài ra công ty còn sản xuất một số dụng cụ xe máy và các máy móc nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng và xuất khẩu của nền kinh tế. Công ty được thành lập ngày 18 tháng 11 năm 1960. Thời kỳ mới thành lập công ty có tên là “Xưởng y cụ” trực thuộc Bộ y tế với nhiệm vụ sản xuất một số dụng cụ y tế như kẹp máu, kẹp bông băng, bơm thuốc diệt muỗi trừ sốt rét, nồi nước cất... Cơ sở vật chất lúc mới thành lập còn rất nghèo nàn, trang thiết bị chưa đầy đủ sản xuất còn mang tính thủ công. Đứng trước tình hình khó khăn như vậy, công ty dần từng bước củng cố và phát triển để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất mới, tạo điều kiện hỗ trợ sản xuất và thống nhất quản lý. Ngày 27/12/1962 Bộ Y tế quyết định sát nhập xưởng Y cụ và tay chân giả thành “Xí nghiệp Y cụ và tay chân giả”. Ngày 14/7/1964 Bộ Y tế lại tách và thành lập nhà máy Y cụ trực thuộc Bộ Y tế với nhiệm vụ sản xuất dụng cụ y tế, thiết bị bệnh viện, thiết bị dược phẩm và sửa chữa thiết bị y tế. Ngày 6/1/1971 Thủ tướng Chính phủ ra quyết định số 06/TTB Bộ Y tế chuyển nhà máy sang Bộ cơ khí luyện kim quản lý và đổi tên thành “Nhà máy Y cụ I”. Từ khi chuyển sang Bộ Cơ khí luyện kim nhà máy vẫn giữ nguyên chức năng sản xuất thiết bị và dụng cụ y tế và đi sâu vào nghiên cứu các thiết bị bệnh viện có kỹ thuật phức tạp đồng thời tận dụng năng lực nghiên cứu sản xuất các dụng cụ khoa học khác và các sản phẩm tiêu dùng như kìm điện, mỏ lết, máy điều hoà nhiệt độ, tủ lạnh. Năm 1977 do chất lượng sản phẩm của các loại cầm tay tăng lên. Nhà máy đã bắt đầu làm sản phẩm để xuất khẩu. Thời kỳ này là thời kỳ phát triển nhất của nhà máy, các dụng cụ được chuyên môn hoá cao, nhiều thiết bị mới được đầu tư sản lượng cũng tăng lên nhanh chóng, xuất khẩu chiếm 70% sản lượng của nhà máy. Đến năm 1980 nhà máy đã xác định được nhiệm vụ trọng tâm là xuất khẩu và sản xuất các sản phẩm tiêu dùng theo nhu cầu của thị trường. Cùng với sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thị trường, chính sách đa dạng hoá sản phẩm vừa sản xuất những mặt hàng truyền thống, vừa sản xuất những mặt hàng thiết yếu mà thị trường cần. Vì mở rộng sản xuất nên tên cũ không phù hợp nữa. Ngày 1/1/1985 Bộ Cơ khí luyện kim đã chính thức đổi tên “Nhà máy y cụ” thành “Công ty Dụng cụ cơ khí xuất khẩu”. Tuy là thời kỳ quản lý có kế hoạch do Bộ duyệt và cấp nhưng công ty đã tìm kiếm thị trường mới, mở rộng mặt hàng. Trong cơ chế quản lý bao cấp, công ty đã quản lý theo phương thức xoá bỏ dần bao cấp như: Trong mọi chi phí đều hạch toán lỗ lãi, tìm thêm nguồn sản xuất phụ, đời sống công nhân được ổn định, mức lương tăng theo tỷ lệ tăng của sản lượng, môi trường làm việc, cơ sở vật chất đều tương đối đồng bộ, tạo được chữ tín trong công nhân và người tiêu dùng. Thời kỳ 1990 trở lại đây, đất nước trong thời kỳ mở cửa, nền kinh tế thị trường phát triển và đã hoàn toàn chi phối, tác động mạnh mẽ vào sản xuất của công ty. Trong lúc này công ty thực sự gặp khó khăn. Thiếu vốn để đầu tư, nguồn xuất khẩu chiếm 70% không còn nữa, gặp khó khăn về công việc cho hơn 1000 cán bộ công ty. - Thiết bị công nghệ ngày càng lạc hậu kéo theo chất lượng sản phẩm làm ra kém, mẫu mã không đa dạng, chi phí tạo ra sản phẩm cao, khi đó sẽ gặp khó khăn trong việc tiêu thụ hàng trong thị trường nội địa bởi vì hàng Trung Quốc vừa đa dạng vừa rẻ và mẫu mã phong phú nhiều chủng loại. Đó là chưa nói đến việc xuất khẩu hàng trên thế giới. - Đa dạng hoá sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu trên thị trường khi hàng ngoại tràn ngập vào thị trường Việt Nam, tâm lý khách hàng thường “xính đồ ngoại” do vậy đòi hỏi đội ngũ cán bộ quản lý Công ty phải làm sao tạo ra được sản phẩm chất lượng cao, đẹp và đa dạng nhằm cạnh tranh trên thị trường trong nước. - Bên cạnh việc nâng cao chất lượng sản phẩm, Ban lãnh đạo công ty còn phải chú trọng đến việc giải quyết đúng đắn về lợi ích kinh tế, tạo động lực thúc đẩy nguồn lao động làm việc như: tạo môi trường làm việc, sinh hoạt tốt hơn, đảm bảo lợi ích vật chất, công ty quyết định trả lương theo nguyên tắc: hưởng theo năng suất, chất lượng công việc và hiệu quả kinh doanh nhằm kéo họ vào guồng máy hoạt động của công ty, lúc đó họ sẽ phát huy được năng lực và sự sáng tạo của mình trong công việc. Như vậy để giải quyết những khó khăn của công ty cần phải “đổi mới con người, phương thức quản lý kinh doanh”. Những đổi mới ở đây không còn đồng nghĩa với “thay thế” mà nó chỉ là quá trình tự thích ứng với môi trường mới. “Đổi mới” ở đây không mang tính hình thức, không dừng lại ở đổi mới tư duy mà phải đi đến kết quả cuối cùng trên con đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Trải qua thời gian với bao biến động thăng trầm, đến nay Công ty Dụng cụ cơ khí xuất khẩu đã trở thành một doanh nghiệp có quy mô khá lớn, đứng vững trong cơ chế thị trường và tiếp tục xu hướng phát triển trong môi trường và điều kiện mới của đất nước. Trước hết ta xem xét bảng chi tiết đánh giá tình hình phát triển của công ty từ năm 1997 đến năm 1999. Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình phát triển của công ty 1997-1999 Chỉ tiêu Đơn vị 1997 1998 1999 Doanh thu 1000đ 18.126.090 26.628.654 30.154.000 Lợi nhuận 1000đ 120.341 696.483 750.000 Nộp ngân sách 1000đ 814.381 1.317.404 2.019.000 Tổng số lao động () Người 614 618 617 Thu nhập bình quân/tháng đồng 595.000 798.000 1.027.000 Qua bảng chỉ tiêu trên ta nhận thấy trong 3 năm 1997-1999 hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty đã tăng một cách đáng kể. Đó là kết quả của việc kết hợp đồng bộ giữa quá trình đầu tư, đổi mới máy móc thiết bị, đổi mới con người và trình độ tay nghề của công nhân, nắm bắt được nhu cầu thị trường, mở rộng thị trường. Với những cố gắng vượt khó của cán bộ công nhân viên mà công ty đứng vững, khẳng định sự tồn tại của mình trong nền kinh tế thị trường. Nhưng để đạt được mục tiêu trên tốt hơn, hiệu quả cao hơn thì công ty phải mạnh dạn hơn nữa trong khâu: đầu tư chiều sâu, hiện đại hoá trang thiết bị, cải tiến mạnh mẽ khâu quản lý, phối hợp chặt chẽ giữa chuyên môn hoá và đa dạng hoá sản xuất. 2. Một số đặc điểm kinh tế của công ty Trước sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thị trường nhiều thành phần cùng với sự giao lưu buôn bán với nước ngoài, vì vậy sự cạnh tranh trên thị trường là một tất yếu xảy ra, điều đó đòi hỏi chất lượng sản phẩm cao, công nghệ tiên tiến. Đứng trước thử thách đó công ty đã mạnh dạn thực hiện chiến lược đa dạng hoá sản phẩm vừa sản xuất kinh doanh những mặt hàng truyền thống đồng thời sản xuất những mặt hàng thiết yếu, các sản phẩm đa dạng bằng Inox. Mặt hàng sản xuất chính của công ty trong giai đoạn này chủ yếu gồm: - Các thiết bị phụ tùng cơ khí: kìm, clê, mỏ lết, đầm đất... - Hàng gia dụng bằng Inox: kẹp chả, giá đựng bát, mắc quần áo... - Hàng Y tế: giường bệnh, tủ thuốc, bàn khám... - Ký hợp đồng làm chi tiết nằm trong cấu tạo của xe máy hàng VMEP và hãng Super Dream như: cần khởi động, cần số, phanh... Công ty còn sản xuất bia với dây chuyền thiết bị nhập từ Cộng hoà liên bang Đức, do không chuyên môn hoá sản phẩm, đầu tư nhiều năm nên hiệu quả thu được không cao. Ngoài ra công ty còn tận dụng vị trí mặt bằng rộng không sử dụng cho cơ quan nước ngoài thuê nhằm tăng nguồn thu cho công ty. 3. Đặc điểm về tổ chức quản lý 3.1. Cơ cấu cán bộ quản lý công nhân được phân bổ như sau: Biểu: Cơ cấu cán bộ quản lý Cán bộ các phòng ban Số lượng (người) Trình độ Ban giám đốc Phòng tổ chức lao động bảo vệ Phòng kinh doanh Phòng tài vụ Phòng kế hoạch vật tư Phòng kỹ thuật 3 24 10 24 27 14 3 người tốt nghiệp đại học 4 người là kỹ sư 4 người là kỹ sư 7 người tốt nghiệp đại học 4 người tốt nghiệp đại học 10 người là kỹ sư Cơ cấu lao động của công ty: Tổng số lao động công ty năm 1999 là 627 trong đó lao động gián tiếp là 167 người (gồm 72 người là kỹ sư, trung cấp 85 người, đang học tại chức 10 người) còn lại là công nhân trực tiếp sản xuất có trình độ tay nghề đã đào tạo tại các trường công nhân kỹ thuật trong và ngoài nước hoặc tại các trường dạy nghề của công ty. Trong công tác quản lý lao động, công ty luôn đảm bảo tốt các điều kiện lao động cho người lao động đó là việc thực hiện đầy đủ các quy định về an toàn lao động, bảo đảm việc làm, thu nhập ổn định, môi trường lao động tốt và thực hiện khuyến khích kịp thời về sản xuất, tinh thần đối với những cống hiến và sáng tạo của người lao động. 3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty biểu ngang 4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất như đã nói ở trên, công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Hình thức kế toán áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Có nhiệm vụ giúp giám đốc tổ chức thông tin kinh tế về phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận trong công ty. 4.1. Bộ máy kế toán được tổ chức như sau: Kế toán trưởng Kiêm kế toán tài sản cố định và tập hợp chi phí Kế toán phó Kiêm kế toán giá thành Kế toán tổng hợp ngân hàng Kế toán tiền lương BHXH Kế toán thành phẩm tiêu thụ Kế toán kho Kế toán hạch toán phân xưởng Thủ quỹ kiêm thủ kho Với đội ngũ kế toán có nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, hầu hết đều tốt nghiệp đại học tài chính kế toán, có thâm niên công tác chuyên môn lâu năm. II. Thực trạng về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Dụng cụ cơ khí xuất khẩu 1. Tổ chức hạch toán lao động Do đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất ra sản phẩm của nhà máy là một quy trình phức tạp bao gồm nhiều công đoạn khác nhau giữa các công đoạn có thể có gián đoạn về mặt kỹ thuật nhiều bộ phận có quy trình công nghệ riêng được tạo đồng thời và lắp ráp hoàn chỉnh để tạo thành một sản phẩm. Công nhân viên trong công ty có nhiều trình độ, bậc thợ và làm việc ở nhiều bộ phận khác nhau. Việc phân loại cán bộ công nhân viên trong công ty được phân thành các bộ phận phòng ban và phân xưởng riêng sử dụng số lượng lao động hợp lý có cơ sở hạch toán tiền lương chính xác. Phân xưởng rèn dập là phân xưởng thực hiện khâu đầu tiên từ sắt, thép, kim loại, chế tạo phôi, cắt đoạn nhập kho bán thành phẩm, nên bao giờ cũng thực hiện hạch toán tập hợp chi phí riêng. Các phân xưởng có khí làm các công việc gia công như tiện, phay, bào, mài, khoan, nhiệt luyện, gia công nguội và hoàn chỉnh. Nghĩa là làm từ công đoạn đầu cho tới khi nhập kho. Sau đó sản phẩm được qua phân xưởng mạ để bảo vệ độ bền đẹp của sản phẩm, lắp ráp hoàn chỉnh mới nhập kho thành phẩm. - Các phòng ban đều phục vụ cho sản xuất nhằm mục đích hoàn thành kế hoạch sản xuất trong tháng, quý, năm. Để thuận tiện cho công việc sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán cho người lao động như tiền lương, các khoản phụ cấp, tiền thưởng theo thời gian và hiệu quả lao động. Đồng thời cung cấp những tài liệu cần thiết cho việc hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm. Hàng ngày các tổ, các phòng ban thuộc các phân xưởng lập bảng chấm công theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ bảo hiểm xã hội, nghỉ phép... để làm căn cứ trả lương và bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động. Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm...) phải lập bảng chấm công hàng tháng, hàng ngày tổ trưởng (phòng, ban...) hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tể của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo kí hiệu quy định trong chứng từ. Cuối tháng người chấm công phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH... về bộ phận kế toán kiểm tra đối chiếu quy ra công để tính lương và BHXH, kế toán tiền lương căn cứ vào các kí hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào cột từ 32 đến 37. Phương pháp chấm công: Tuỳ thuộc vào điều kiện đặc điểm sản xuất, ngày công được quy định. Một ngày công thời gian quy định (+) Bảng chấm công được lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ liên quan. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công, Bảng xác định khối lượng đơn vị trực thuộc, căn cứ vào Bảng thanh toán lương toàn công ty trên cơ sở đó kế toán lập bảng phân bổ số 1 “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” vào cuối tháng, quý. Cụ thể bảng chấm công phòng kế toán trên công ty tháng 1 năm 2000 như sau: Kí hiệu chấm công Lương sản phẩm 8 Nghỉ họp, họp H Lương thời gian + Nghỉ thai sản TS Lương ốm ô Nghỉ tự túc T2 Tai nạn T Nghỉ bù NB Lương nghỉ phép P Sau đây là bảng cấm công Hạch toán kết quả lao động của công nhân viên căn cứ vào định mức ngày công của công nhân viên đó thực hiện khi hoàn thành có phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm được KCS xác nhận. Cuối tháng tập hợp lại để có số lượng sản phẩm của tổ. Thống kê phân xưởng căn cứ vào phiếu nhập kho sản phẩm của phân xưởng để thanh toán tiền lương cho công nhân. Ta có mẫu phiếu kiểm tra chất lượng như sau: Phiếu kiểm tra chất lượng Ngày... tháng 3 năm 2001 Tên công nhân: Phạm Văn Xuân Đơn vị : Phân xưởng cơ khí I Tổ : Tiện Sản phẩm : Bạc Phanh Bước công việc : Tiện bậc f 20,5 hoàn chỉnh Số lượng xin kiểm: 95 Số lượng đạt yêu cầu kỹ thuật: 95 Số lượng không đạt yêu cầu kỹ thuật: 0 KCS Thủ kho P.X Công nhân Kí nhận ... cái Kí Kí Người chịu trách nhiệm chung trong một ca sản xuất của phân xưởng là quản đốc, quản đốc có trách nhiệm phân công lao động cho các tổ trưởng tổ sản xuất, nắm số lượng lao động của các tổ. Trong mỗi tổ sản xuất đều có 01 tổ trưởng, 01 tổ phó, 01 thủ kho, 01 sửa chữa cơ điện, 01 vệ sinh công nghiệp, 01 kỹ thuật viên, 01 thống kê và từ 1 đến 2 người vận chuyển. Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng, tổ trưởng sản xuất giao việc cho từng công nhân. Cuối tháng thống kê phân xưởng cùng với tổ trưởng sản xuất tập hợp các phiếu nhập kho sản phẩm lại để thanh toán lương. 2. Hình thức trả lương và cơ chế tiền lương Công ty Dụng cụ cơ khí xuất khẩu áp dụng hình thức trả lương theo hình thức lương sản phẩm cuối cùng, sản phẩm làm ra nhập kho thành phẩm và công ty quy định đơn giá lương cho từng loại sản phẩm, không thanh toán theo công đoạn sản xuất. Công thức chung để tính là: Thu nhập Sản lượng Giá mua Các chi phí vật tư, khuôn, c phân = ồ nhập kho x sản phẩm - dao cụ, đá mài, nguyên liệu xưởng cuối tháng của công ty thực lĩnh Trong đó: Giá mua Đơn giá Các chi sản phẩm = tiền + phí hạch của công ty lương toán Đơn giá tiền lương còn gọi là đơn giá tổng hợp, bao gồm đơn giá tiền lương công nhân trực tiếp, đơn giá quản lý phục vụ, đơn giá tỷ lệ sai hỏng, đơn giá tỷ lệ ngừng việc được định mức cho một sản phẩm. Các chi phí hạch toán là chi phí vật tư, khuôn, dao cụ, đá mài, nguyên liệu định mức cho một sản phẩm. Vào ngày 22 hàng tháng, các đơn vị phòng ban phân xưởng làm bảng tạm ứng lương giữa kì căn cứ vào số ngày công làm việc thực tế của từng cá nhân và thông qua phòng tổ chức lao động, phòng tài vụ để tạm ứng lương. Vào ngày 8 hàng tháng sẽ thanh toán lương sản phẩm cho tháng trước, thống kê các đơn vị căn cứ vào đơn giá, số lượng, chất lượng sản phẩm nhập kho và quy định về thanh toán lương sản phẩm để thanh toán cho từng đơn vị và cá nhân đảm bảo kịp thời, chính xác. Tuỳ thuộc vào mức lương cơ bản của từng người mà người lao động có thể ứng lương tuỳ theo nhu cầu của mình nhưng không được vượt quá mức lương cơ bản. Cụ thể ở phân xưởng cơ khí I tại tổ tiện có bảng thanh toán tạm ứng lương kì I như sau: Bảng thanh toán lương tạm ứng kì I Tháng 3/ 2001 Đơn vị: Tổ tiện-Phân xưởng cơ khí I STT Họ và tên Chức vụ Tạm ứng kì I Kí nhận 1 2 3 4 5 6 Trần Văn Cương Phạm