Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp Đại lý vận tải và vật tư kỹ thuật

cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, Kế toán lập báo cáo tài chính. Ghi chú: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ. Ghi quan hệ đối chiếu. Ghi hàng ngày. Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 334,338 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. 2- Hình thức Nhật ký- sổ cái Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên cùng một quyển sổ tổng hợp duy nhất là Nhật ký sổ cái. Sổ này kết hợp theo thời gian và theo hệ thống. Căn cứ để ghi vào Nhật ký- sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi vào một dòng. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh hai bên nợ, có trên cùng một vài trang sổ. Kế toán lương căn cứ vào chứng từ sổ gốc để ghi vào Nhật ký - sổ cái trên các tài khoan 334,338,111,112,622… Đối với sổ kế toán chi tiết kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương có thể được theo dõi trên: Sổ chi tiết thanh toán, Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu kiểm tra. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký - sổ cái Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- sổ cái. 3- Hình thức chứng từ ghi sổ. Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ.Sổ sách kế toán theo hình thức này gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái, sổ chi tiết. Sổ cái là sổ phân loại (ghi theo hệ thống) dùng để hạch toán tổng hợp, mỗi tài khoản phản ánh trên một vài trang sổ cái theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhăm quan lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kểm tra đối chiếu với sổ cái. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số liệu và ngày tháng.Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ, rồi phản ánh vào chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Đối với kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là sổ cái tài khoản 334,338,111,112… Ghi chú: Ghi hàng ngày. Đối chiếu kiểm tra. Ghi cuối tháng. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ 4- Hình thức Nhật ký - chứng từ. Hình thức Nhật ký - chứng từ gồm các loại sổ sau: - Sổ Nhật ký chứng từ: được mở hàng tháng cho một hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp cân đối. Nhật ký - chứng từ được mở theo số phát sinh bên có của tài khoản đối ứng với bên nợ của tài khoản có liên quan. Kết hợp với ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán phân tích. - Sổ cái: Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm số dư đầu kỳ số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.Sổ cái được ghi theo số phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản liên quan: Còn số phát sinh bên có của tài khoản chỉ ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ nhật ký- chứng từ liên quan. - Bảng kê: được sử dụng cho một số đối tượng cần bổ sung chi tiết. Trên cơ sở các số liệu được phản ánh ở bảng kê, cuối tháng ghi vào nhật ký- chứng từ có liên quan. - Bảng phân bổ: Sở dụng với những khoản chi phí phát sinh thường xuyên có liên quan đến nhiều đối tượng cần phải phân bổ( Tiền lương, vật liệu, khấu hao TSCĐ). Các chứng từ gốc trước hết tập trung vào bảng phân bổ, cuối tháng dựa vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng kê và nhật ký- chứng từ liên quan. - Sổ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tượng hạch toán cần hạch toán chi tiết. Trong hình thức nhật ký- chứng từ những nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bên Có tài khoản 334,338( 3382,3383,3384) được phản ánh ở nhật ký- chứng từ số 7, phần 1 , phần 2. Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố ghi Có Tk334,338( chi tết phần BHYT, BHXH, KPCĐ). Nhật ký- chứng từ số 7 phản ánh tiền lương và các khoản tríh theo lương phải trả công nhân viên trong tháng. Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, lập bảng phân bổ số 1( Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương) lấy số liệu ghi vào bảng kê số 4 và nhật ký -chứng từ số 7. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Bảng kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Đối chiếu kiểm tra. Ghi cuối tháng. Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán theo trình tự hình thức Nhật ký- chứng từ Cuối tháng lấy số liệu ghi sổ các Tk 334,338. Những nghiệp vụ liên quan đến bên nợ của Tk 334 thường là thanh toán tiền lương cho công nhân viên thì số tiền đã trả được phản ánh trên Nhật ký- chứng từ số 1. Chương II. Thực trạng công tác hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp đại lý vận tải và vật tư kỹ thuật. Khái quát trung về xí nghiệp đại lý vận tải và kỹ thuật. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp. Thực hiện nghị quyết Đại hội lần thứ VI Đảng CSVN năm 1986, cả nước ta bắt tay vào công cuộc đổi mới toàn diện, trong đó có đổi mới quản lý kinh tế, xóa bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, chuyển sang cơ chế thị trường theo định hướng XHCN, Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý với nhiều thành phần kinh tế có sự điều tiết của Nhà nước. Xuất phát từ yêu cầu trên, ngày 16/12/1987 Bộ trưởng Bộ GTVT đã ký quyết định số 2339A QĐ/TCCB thành lập Công ty dịch vụ vận tải Trung ương (cùng với việc giải thể Trung tâm điều hoà vận tải của Bộ). Năm 2001 chúng tôi đã chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Dịch vụ vận tải Trung ương theo quyết định số 211/2001/ QĐ/BGTVT ngày 18/1/2001 của Bộ GTVT với tên giao dịch là VINAFCO. Từ một DNNN với số vốn Nhà nước 3tỷ đồng, sau khi trừ đi chi phí cổ phần hoá và cổ phần ưu đãi cho người lao động, vốn Nhà nước còn lại 1,8tỷ đồng. Công ty đã phát hành cổ phiếu huy động thêm 8,2tỷ đồng của các cổ đông là nâng CBCNV, nâng số vốn điều lệ của Công ty lên 10tỷ. Từ một doanh nghiệp nhỏ đã trở thành doanh nghiệp vừa. Về vốn kinh doanh từ 81tỷ đồng đã tăng lên 131tỷ đồng. Công ty đã tiến hành phân cấp quản lý đã và đang hình thành 5 đơn vị thành viên hoàn chỉnh là: Nhà máy thép Hà Nội. Xí nghiệp Đại lý vận tải – Vật tư kỹ thuật. Xí nghiệp vận tải Biển. Trung tâm thương mại và vận tải quốc tế. Công ty liên doanh tiếp vận Thăng Long. Bên cạnh đó là các đơn vị phụ thuộc, các chi nhánh được giao khoán doanh thu, chuẩn bị điều kiện cho việc xây dựng một tổng Công ty trong những năm tới. Là một đơn vị thành viên của Công ty cổ phần dịch vụ vận tải Trung ương, Xí nghiệp Đại lý vận tải – Vậtn tư kỹ thuật được thành lập theo quyết định số 72 QĐ/NC của Công ty dịch vụ vận tải trung ương ngày 15/11/1990. Xí nghiệp Đại lý vận tải – vật tư kỹ thuật (có tên giao dịch là Ha Noi Transport and technical service company). Địa chỉ : 78 Bạch Đằng –Hà Nội Tel : 8449870294 Fax : 8445371618 Xí nghiệp đại lý vận tải vật tư kỹ thuật là đơn vị kinh tế hạch toán phụ thuộc, có tư cách pháp nhân theo uỷ quyền của Giám đốc Công ty. Những năm đầu đi vào hoạt động đội ngũ lao động xí nghiệp chỉ có 43 người với nguồn vốn ít ỏi Công ty giao là 500triệu đồng và do xí nghiệp huy động bổ sung là 100triệu đồng với các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là làm đại lý vận tải cho các hãng vận tải khác. Năm 1995 nguồn vốn xí nghiệp đã bắt đầu lớn, với nguồn vốn tự có 2300triệu đồng và nguồn vốn vay1780 triệu đồng xí nghiệp đã đầu tư mua sắm 5 phương tiện vận tải và 1 phương tiện bốc rỡ. Từ đây Xí nghiệp lhông đơn thuần làm dịch vụ vận tải mà còn trực tiếp làm công tác vận tải cho khách hàng. Tháng 1/1997 Xí nghiệp mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh mới bằng việc xây dựng 1 hệ thống kho bãi rộng khoảng 2000m2 cho các đơn vị khác thuê để tăng doanh thu và giải quyết thêm cho lao động phổ thông ngoài Xí nghiệp. Vì vậ, lao động của Xí nghiệp đã tăng lên 112 người. Tháng 6/1998 để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và đi vào kiện toàn bộ máy tổ chức Công ty đã ký quyết định cho phép Xí nghiệp hoàn thiện bộ máy tổ chức với 5 phòng ban chức năng. Đến nay lao động của Xí nghiệp đã lên tới 147 người với nguồn vốn 30 tỷ đồng và một số lượng phương tiện lớn như: 5 xe con; 15 xe tải nhỏ; 5 xe tải >5tấn; 2 xe cẩu; 4 xe nâng. Lĩnh vực kinh doanh của xí nghiệp đại lý vận tải và vật tư kỹ thuật cũng phong phú và đa dạng thêm như: Vận tải hàng hoá bằng đường biển, bộ, sông. Xếp dỡ hàng hoá, kho bãi, bảo quản hàng hoá và tiếp vận. Vận tải đa phương thức Giao nhận quốc tế, vận tải hàng hải quá cảnh... Trên đà phát triển Xí nghiệp đã mở rộng quy mô ra Bắc và vào Nam và làm đại lý cho các hãng như Toray (Đài Loan), Danzas (Thuỵ Sỹ)... Từ khi thành lập Xí nghiệp đã kinh doanh đạt hiệu quả cao và thường vượt chỉ tiêu đề ra. Đó là phương hướng chỉ đạo đúng đắn của các cấp lãnh đạo và sự năng động nhiệt tình của các nhân viên trong Xí nghiệp. Đặc điểm tổ chức của Xí nghiệp. Để đảm bảo cho việc quản lý sản xuất kinh doanh có hiệu quả, Xí nghiệp tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến với bộ máy quản lý gọn nhẹ, chế độ một thủ trưởng, đứng đầu Xí nghiệp là Giám đốc, người có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm với Công ty, với cơ quan quản lý chức năng, với khách hàng và cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Giúp cho việc Giám đốc là phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật và phó Giám đốc phụ trách kinh doanh và kế toán trưởng. Các phó Giám đốc trực tiếp chỉ đạo các phòng ban chức năng: phòng vận tải và giao nhận áp tải, phòng cơ khí sửa chữa, phòng kinh doanh , phòng quản lý kho bãi và phân phối hàng hoá,trung tâm phân phối trên sản. Kế toán trưởng phụ trách phòng kế toán hành chính. Giám Đốc Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuaaaaaatj Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh Phòng kế toán hành chính Trung tâm phân phối Tiến Sơn Phòng quản lý kho bãi và phân phối hàng hoá Phòng kinh doanh Phòng cơ khí sửa chữa Phòng vận tải và giao nhận áp tải Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp: Ban Giám đốc: Ban Giám đốc bao gồm Giám đốc và 2 phó Giám đốc. Trong đó Giám đốc là người chỉ huy cao nhất phụ trách chung tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị và trực tiếp chỉ đạo phòng hành chính kế toán. Giám đốc Xí nghiệp là người đại diện về mặt pháp lý của Xí nghiệp, chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên và tập thể công nhân viên về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Giám đốc Xí nghiệp do Công ty bổ nhiệm. Phó Giám đốc do Giám đốc đề nghị và được cấp trên ra quyết định bổ nhiệmvà miễn nhiệm, phó Giám đốc là người giúp việc đắc lực của Giám đốc và được Giám đốc phân công phụ trách những lĩnh vực công tác cụ thể theo quy chế của Xí nghiệp. + Phó Giám đốc kinh doanh là người được Giám đốc uỷ quyền chỉ đạo mọi hoạt động của các phòng và các trung tâm kinh doanh, đảm bảo hiệu quả cho quá trình kinh doanh được tiến hành thông suốt và có hiệu quả. + Pho Giám đốc kỹ thuật là người tham mưu giúp Giám đốc những vấn đề về kỹ thuật như: chất lượng máy, duy tu bảo dưỡng hay đổi phương tiện máy móc... để kinh doanh có hiệu quả cao. Bộ phận chức năng: Bộ phận này được phân công chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp Giám đốc đề ra quyết định . Theo dõi, hướng dẫn bộ phận sản xuất và cấp dưới thực hiện các quyết định và nhiệm vụ được phân công . Các bộ phận chức năng không những hoàn thành nhiệm vụ được giao mà còn phải phối hợp lẫn nhau đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp đạt hiệu quả cao. Phòng kinh doanh: làm nhiệm vụ tiếp nhận các hợp đồng kinh doanh vận chuyển, xác định các kế hoạch về tiền vốn cũng như kế hoạch về môi giới, đại lý. Phòng kế toán hành chính: Tham mưu và giúp cho Giám đốc về quản lý kế toán, thống kê tài chính trong toàn Xí nghiệp, công tác lao động tiền lương, tổ chức các phong trào thi đua khen thưởng kỷ luật. Phòng vận tải và giao nhận áp tải: Làm nhiệm vụ vận tải , xếp dỡ cơ giới, giao nhận kho vận, hàng hoá. Phòng cơ khí sửa chữa: Làm nhiệm vụ sửa chữa bảo dưỡng máy, xe để công tác giao nhận áp tải hoạt động liên tục. Phòng quản lý kho và phân phối hàng hoá: Làm nhiệm vụ bốc xếp, phân phối hàng hoá và kinh doanh kho bãi của Xí nghiệp, quản lý lượng hàng luân chuyển tồn kho. 3.- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. 3.1 Mô hình tổ chức công tác kế toán: Công tác kế toán được thực hiện ở bộ phận văn phòng Xí nghiệp, còn ở các đơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụthống kê báo sổ (Việc hạch toán vban đầu thu thập kiểm tra chứng từ ghi sổ chi tiết và lập báo cáo kế toán có tổ chức kế toán riêng) hàng tháng, quý các đơn vị tập trung nộp báo cáo lên văn phòng Xí nghiệp. Nhờ vậy, kế toán Xí nghiệp nắm bắt được tình hình toàn bộ thông tin, từ đó kiểm tra đánh giá chỉ đạo thống nhất công tác kế toán của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Ghi chú: Quan hệ quản lý Quan hệ đối chiếucùng cấp số liệu,dữ liệu Kế toán thanh toán Trưởng phòng TCKT Phó phòng TCKT Kế toán tổng hợp Kế toán chuyên quản vận tải ô tô xếp dỡ cơ giới, giao nhận áp tải Kế toán chuyên quản dịch vụ vận tải, thương mại Kế toán chuyên quản kinh doanh kho bãi, phân phối, bốc xếp Kế toán vật tư TSCĐ, CCDC, QLDN Thủ quỹ Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Xí nghiệp: 3.2 Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán Xí nghiệp. Chức năng nhiệm vụ bộ máy kế toán Xí nghiệp ngoài chức năng kế toán nói chung do Nhà nước quy định còn cần phải có các chức năng riêng theo yêu cầu của Công ty, Xí nghiệp quy định sơ lược như sau: 3.2.1 Chức năng thu hồi: Cung cấp tiền vốn thực hiện sản xuất kinh doanh phát sinh. Thu hồi tiền vốn (từ cá nhân, khách hàng, tập thể) hồi nhanh gọn quay vòng vốn. 3.22. Chức năng quản lý giám sát. Qủan lý kế hoạch, chỉ tiêu, quy định. Quản lý định mức kinh tế kỹ thuật, dự toán, quyết toán hạch toán. Giám sát theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo 2 chỉ tiêu kinh tế nói trên trong quá trình nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành. Hệ thống hoá các chuẩn mực định mức, quy định để áp dụng. Hệ thống hoá phương pháp quản lý. Đề xuất các phương án cụ thể để thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có quy mô lớn mới phát sinh. Đề nghị xuất toán kiểm định, kiểm tra lại việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi thấy bất hợp lý hoặc có nguy cơ thua lỗ hay động cơ cá nhân của các nghiệp vụ. 3.23. Chức năng hạch toán, phân tích. Hạch toán kế toán đúng, đủ, chính xác, đồng thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo hệ thống kế toán. Phân tích chi tiết - tổng hợp thực trạng tăng trưởng và nguy cơ hàng tháng, hàng quý, năm hoặc một hợp đồng lớn. Phân tích thực hiện với kế hoặch sản xuất kinh doanh. 3.24. Chức năng tham mưu. Tham mưu với Giám đốc Xí nghiệp Công ty về các lĩnh vực qua phân tích các chỉ tiêu kinh tế các kỳ. Tham mưu kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính. Đầu tư - hiệu quả đầu tư. Tham mưu chi phí sản xuất, tổng sản phẩm, lợi nhuận. Tham mưu thu nhập, phân phối thu nhập. Tham mưu khác. 3.3. Nhiệm vụ cán bộ phòng tài chính kế toán. Thực hiện các chức năng cơ bản nói trên. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, điều hành toàn bộ hệ thống kế toán thực hiện theo đúng chính sách chế độ kế toán của Nhà nước.Đồng thời kế toán trưởng là người hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra hoạt động của các nhân viên kế toán đồng thời thực hiện các phần hành cụ thể: kế toán TSCĐ, lập báo cáo tài chính, lên sổ cái, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành. Phó phòng tài chính kế toán cùng với kế toán trưởng quản lý các nhân viên trong phòng, cuối tháng lập bảng tổng hợp tình hình doanh thu và kê khai thuế. Kế toán thanh toán0: thực hiện công việc thanh toán nội bộ, thanh toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ cho công nhân viên.Thực hiện thanh toán như: Xuất nhập khẩu, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng... Kế toán các phòng ban: Với kế toán chuyên quản các phòng hay các lĩnh vực kinh doanh. Theo dõi phân tích tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, lao vụ dịch vụ các lĩnh vực kinh doanh. + Thanh toán công nợ cá nhân cho can sbộ công nhân viên thực họn các lô hàng theo lĩnh vực kinh doanh. + Đôn đốc và theo dõi công nợ khách hàng, chủ phương tiện thuê vận chuyển, cung ứng dịch vụ cho doanh nghiệp. + Báo cáo kết quả 3 nhiệm vụ nói trên thường cuối kỳ kế toán. Kế toán vật tư, TSCĐ, CCDC nhỏ,Công ty bánh kẹo Hải Châu văn phòng. + Cập nhật tình hình tăng, giảm vật tư TSCĐ, CCDC, TBVP. Tính khấu hao, chi phí phân bổ hàng tháng,quý, năm cho các đối tượng sử dụng. + Vào sổ sách theo dõi nguyên giá, khấu hao (giá trị phân bổ), gía trị còn lại hàng tháng, quý, năm. +Vào sổ theo dõi cấu kiện rời kèm theo TSCĐ đó. Thủ quỹ: + Kiểm tra chứng từ thu, chi trước khi chi tiền mặt + Thu, tiền mặt từ các đối tượng khách hàng đúng, đủ, kịp thời +Vào sổ quỹ, báo cáo quỹ và báo cáo chi tiết các đối tượng sử dụng hàng tháng. +Hàng ngày báo cáo tồn quỹ cho lãnh đạo phòng hoặc Giám đốc khi yêu cầu. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán. 3.41. Các sổ, thẻ sử dụng trong công tác kế toán. Chứng từ kế toán được áp dụng thống nhất từ văn phòng Xí nghiệp đến các đơn vị trực thuộc và do phòng kế toán quy định, gồm có: Phiếu thu, chi tiền mặt và ngoại tệ. Phiếu xuất, nhập kho, thẻ kho. Phiếu tính giá thành. Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành. Bảng chấm công, bảng tính lương. Tại các đơn vị trực thuộc kế toán các đơn vị tập hợp, phân loại vào sổ nhật biên hàng ngày, cuối tháng chuyển lên phòng kế toán Xí nghiệp. Tại phòng kế toán Xí nghiệp tập hợp và phân loại các chứng từ phát sinh tại văn phòng Xí nghiệp hàng ngày , cuối tháng tập hợp các chứng từ và báo cáo của các đơn vị trực thuộc. 3.42. Hình thức sổ kế toán Xí nghiệp áp dụng. Sổ chi tiết gồm: + Sổ quỹ tiền mặt +Sổ theo dõi tiên gửi ngân hàng + Sổ theo dõi thuế GTGT + Sổ theo dõi doanh thu + Các loại sổ chi tiết khác Sổ tổng hợp bao gồm: + Sổ cái +Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. II. Thực trạng công tác hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp đại lý vận tải và vật tư kỹ thuật. Quy trình hạch toán tiền lương tại xí nghiệp đại lý vận tải và vật tư kỹ thuật. Hàng tháng, kế toán các đơn vị trực thuộc “lập bảng thanh toán tiền lương” tại bộ phận văn phòng Xí nghiệp căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Các khoản thanh toán về trợ cấp và bảo hiểm xã hội cũng được lập bảng tính như tiền lương. Cuối tháng sau khi tính tiền lương và cộng các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội cho công nhân viên, kế toán đơn vị gửi bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội cho kế toán trưởng tổng hợp các chứng từ, hoá đơn gốc, lập bảng chứng ghi sổ,vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ từ đó vào sổ cái TK334. Xí nghiệp thực hiện thanh toán tiền lương và BHXH cho công nhân viên trong Xí nghiệp một tháng hai lần từ ngày 1-2 hàng tháng, tạm ứng lương cho tháng đó từ 10-13 hàng tháng, thanh toán tiền lương và ăn ca của tháng trước sau khi đã trừ đi 1%BHYT, 5%BHXH... Căn cứ vào bảng chấm công, chứng từ quyết toán tiền lương theo kết sản xuất kinh doanh hàng tháng được giám đốc ký duyệt. Kế toán thanh toán sẽ thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên. Tình chung về quản lý lao động xí nghiệp đại lý vận tải và vật tư kỹ thuật. Từ khi mới thành lập đội ngũ cán bộ công nhân viên Xí nghiệp chỉ có 43người tất cả đều chưa giỏi chưa lành nghề. Hiện nay, toàn Xí nghiệp có 147 người, đội ngũ công nhân viên tích cực lao động, có trình độ chuyên môn cao, kỹ thuật giỏi, sử dụng thành thạo các loại máy móc hiện đại,bộ phận quản lý có năng lực tạo sức mạnh cho sự phát triển của Xí nghiệp. Xí nghiệp đang có kế hoặch mở rộng quy mô hoạt động. Vì vậy, ban điều hành đang tiến hành các biện pháp đào tạo và đào tạo lại và tuyển dụng mới các nhân viên có năng lực giúp Xí nghiệp ngày càng phát triển. Bảng 1: Bảng thống kê lao động ở xí nghiệp đại lý vận tải và vật tư kỹ thuật 12/2002 STT Bộ phận Số người 1 Ban Giám đốc 3 2 Phòng Kế toán – Hành chính 12 3 Phòng Kinh doanh 13 4 Phòng Quản lý kho bãi – phân phối hàng hoá 47 5 Phòng Vận tải và giao thông áp tải 40 6 Phòng cơ khí sửa chữa 19 7 Tổ bảo vệ 13 Tổng cộng 147 Hạch toán lao động tại xí nghiệp đại lý vận tải và vật tư kỹ thuật. Theo quy định của Nhà nước, năm 2001 Xí nghiệp đã xây dựng văn bản quy định ngày công chế độ và ngày nghỉ như sau: Tổng số ngày trong năm là:365ngày. Trong đó: Ngày nghỉ thứ 7 và chủ nhật: = 104 (ngày). Ngày nghỉ tết : = 8 (ngày) Ngày làm việc chế độ: = 365 –(104+8)=253(ngày) Ngày nghỉ trong chế độ:= 27(ngày) Bao gồm : + Nghỉ phép : 12(ngày) + Nghỉ BHXH: 12(ngày) + Các hoạt động khác: 3(ngày) Do vậy, ngày công chế độ của 1 cán bộ công nhân viên 1 năm là 235 ngày/ 12 = 22ngày/tháng. Các nghỉ theo quy định. + nghỉ lễ, nghỉ tết 8 ngày bao gồm: Nhgỉ tết nguên đán 4 ngày Nghỉ lễ: ngày1/1, 30/4, 1/5, 2/9. + Nghỉ phép 12 ngày/năm. Nghỉ họp, thi đua, tổng kết. Họp sản xuất. + Nghỉ BHXH: 12ngày/năm (theo đúng quy định hiện hành). Thời gian ngừng việc cho phép và các thời gian nghỉ phép phát sinh được thanh toán tiền lương: + Thời gian ngừng việc cho phép:3 ngày/năm bao gồm: Máy hỏng,vướng mắc về kỹ thuật vật tư, ngừng việc do nguyên nhân khách quan gây ra. Thời gian ngừng làm việc phát sinh: + Mất điện từ một ngày trở lên. + Đi học, họp dào ngày do Công ty cử đi. + Sửa chữa nhỏ về cơ điện + Nghỉ đẻ 4 tháng cho con thứ nhất và con thứ2 + Nghỉ ốm từ một tháng trở lên + Nghỉ tai nạn lao động + Các trường hợp thực tế khách quan khác. Hình thức trả lương tải xí nghiệp đại lý vận tải và vật tư kỹ thuật. Xác định nguồn quỹ lương chung của Xí nghiệp Quỹ lương được trích hàng tháng từ các nguồn sản xuất kinh doanh và bản giao khoán của Công ty theo tỷ lệ sau: Vận tải ôtô: 12% Doanh thu không VAT Cẩu: 18% Doanh thu không VAT Kho bãi:15% Doanh thu không VAT Bốc xếp thủ công: 80% Doanh thu không VAT (Đối với hợp đồng bốc xếp có mức lớn hơn 6000đ/tấn). Giao nhận vận tải: + Téc NH3: 700000đ/téc +SODA: 2000đ/tấn +Lân : 1000đ/tấn Dịch vụ vận tải: 40% Doanh thu dịch vụ Hàng tháng lãnh đạo Xí nghiệp quyết định số lượng tiền lương thực tế chi trong nguồn trích để tiến hành phân bổ. Hình thức trả lương tại Xí nghiệp. Quỹ lương Xí nghiệp được xác định trên cơ sở trích từ doanh thu và doanh thu dịch vụ của các lĩnh vực sản xuất kinh doanh hàng tháng của Xí nghiệp, trên cơ sở các định mức kinh tế kỹ thuật và các văn bản Nhà nước, Công ty quy định. Tổng quỹ lương Xí nghiệp được phân bổ thành 4 phần: Tiền lương chi trả hàng tháng cho cán bộ công nhân viên Tiền chi các ngày lễ tết, các ngày kỷ niệm lớn của đất nước, cũng như Công ty, Xí nghiệp, các hoạt động cho công nhân viên đi nghỉ mát, tiền lương nghỉ phép vv... chiếm 20% tổng quỹ lương được tính hàng năm. Thưởng thuộc quỹ lương khoán, tiền thưởng vượt kế hoạch giao, thưởng hàng tháng, quý, năm cho tập thể cán bộ công nhân viên có thành tích xuất sắc trong lao động sản xuất kinh doanh: chiếm 5% tổng quỹ lương được trích hàng năm. Tiền lương dự phòng 10% quỹ lương được trích cho đến khi bằng 1 tháng lương toàn Xí nghiệp. Trên cơ sở quỹ lương được xác định hàng tháng Giám đốc Xí nghiệp căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh từng thời kỳ, giai đoạn xét duyệt chi trả cho cán bộ công nhân viên trên cở quy chế phân phối thu nhập. Riêng tiền thưởng căn cứ vào quỹ lương phân bổ và quy chế khen thưởng kỷ luật. Tiền lương Xí nghiệp được phân thành 3 phần để căn cứ phân phối. Tiền lương, thưởng theo sản phẩm hàng hoá thủ công hưởng theo sản phẩm thực hiện.Công nhân cơ khí sửa chữa container lương theo doanh thu thực hiện. Tiền lương thưởng theo mức độ cố định ngày công sản xuất. Đối tượng được hưởng: Bảo vệ, công nhân giao nhận áp tải, công nhân lái phụ xe, cẩu, xe nâng, các đối tượng thuộc hợp đồng lao động khoán gọn, cán bộ công nhân viên trong thời gian thử việc tại Xí nghiệp. Tiền lương thưởng theo hệ số. Đối tượng được hưởng: + Cán bộ quản lý Xí nghiệp. + Cán bộ khai thác hàng hoá, dịch vụ. + Cán bộ điều hành thực hiện nhiệm vụ trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh. + Thủ kho trong các kho hàng. 5. – Các khoản trích theo lương: Tổng số lao động trong danh sách của Xí nghiệp là 117 cán bộ công nhân viên bao gồm cả lao động trong biên chế, lao động theo hợp đồng dài hạn, lao động ngắn hạn và nhân viên thử việc. Xí nghiệp chỉ thực hiện trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho 140 cán bộ, công nhân viên. Các nhân viên thử việc và số lao động theo hợp đồng ngắn hạn, dài hạn không được đóng bảo hiểm. Do đó, họ không được hưởng trợ cấp từ các quỹ trên. Số lao động thuộc đối tượng đóng bảo hiểm vào khoảng 95% tổng số lao động toàn Xí nghiệp. Các khoản trích theo lương của Xí nghiệp được phân cho: Khối văn phòng: Bao gồm ban Giám đốc, trưởng, phó phòng, nhân viên phòng kế toán hành chính... Khối sản xuất : Gồm các công nhân trong tổ bốc rỡ, vận tải, lái xe... Khối kinh doanh: Gồm các nhân viên trong phòng kinh doanh. Xí nghiệp th