Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá, và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Thiên An

thoại: (04) 2.660.699 Số Fax: (84.4) 2.660.683 Công ty TNHH Thiên An được thành lập dựa trên luật Doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn do công ty quản lý, có con dấu riêng, có tài sản và các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà nước. Mã tài khoản giao dịch: 710 B 13283. Tại Ngân hàng Công Thương Đống Đa – Hà Nội. Mã số thuế: 0101434620 Từ khi ra đời cho đến nay, công ty đã hoạt động kinh doanh và phát triển không ngừng trong sáu năm qua và đang bước sang năm thứ bảy. Ban đầu khi mới thành lập, công ty còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất cũng như về địa bàn kinh doanh. Sau một năm hoạt động với chức năng, nhiệm vụ là kinh doanh trên nhiều lĩnh vực thương mại, dịch vụ, công ty đã vượt qua những khó khăn đó tạo được nhiều bạn hàng và từ đó vươn lên để có thể cùng cạnh tranh với các công ty khác. Từ năm 1999 đến nay, thời gian tuy không phải là dài nhưng công ty không những mở rộng được lĩnh vực kinh doanh mà còn có quan hệ buôn bán với các bạn hàng trong nước cũng như các bạn hàng nước ngoài như Anh, Mỹ,... Công ty luôn dùng đường lối đối ngoại kiên trì, mềm dẻo, tận dụng mọi thời cơ, với chiến lược kinh doanh hiệu quả, giá cả hàng hoá, dịch vụ hợp lý, không ngừng được nâng cao chất lượng nên công ty đã tạo dựng được uy tín, làm ăn ngày càng có lãi, không ngừng mở rộng địa bàn kinh doanh trên khắp các tỉnh thành trong cả nước. Chính nhờ sự năng động đó mà công ty đã đứng vững trên thị trường và ngày càng mở rộng hơn. Vốn ban đầu của công ty khi mới thành lập là 1,9 tỷ đồng, cho đến nay đã lên tới gần chục tỷ đồng – tạo công ăn việc làm cho nhiều công nhân viên với mức thu nhập ngày một tăng lên cùng với sự phát triển của công ty. Điều đó cho thấy công ty làm ăn rất có hiệu quả, hoạt động trên địa bàn rộng và có khả năng cạnh tranh cao để tồn tại và ngày càng phát triển cùng với sự phát triển nền kinh tế của đất nước. I.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Cùng với thời gian qua đi, cùng với sự thay đổi của cơ chế thị trường, cơ chế quản lý và yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty có nhiều thay đổi theo hướng gọn nhẹ và hiệu quả hơn. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành các phòng riêng biệt phù hợp với mô hình và đặc điểm kinh doanh của công ty. Đứng đầu là Hội đồng quản trị cùng với Giám đốc quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, hỗ trợ Giám đốc là các phòng ban chức năng. Hội đồng quản trị: Có chức năng, nhiệm vụ quyết định chủ trương, chính sách, ngành nghề kinh doanh, chọn lựa cho ra đời sản phẩm mới của công ty, quyết định hoạt động mở rộng của công ty, bổ nhiệm, bãi miễn Giám đốc, Kế toán trưởng. Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân cho công ty, chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ công ty như sử dụng có hiệu quả toàn bộ vốn của công ty trong hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp mình. Xem xét bổ nhiệm trưởng phòng, các tổ trưởng, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên đảm bảo hoạt động công ty một cách có hiệu quả và phát triển laau dài. Các phó giám đốc: Là người hỗ trợ Giám đốc, hoạt động theo sự chỉ đạo của Giám đốc, triển khai các công việc được Giám đốc giao phó, trên cơ sở chủ trương chính sách và kế họch được Hội đồng quản trị thông qua. Bộ phận tài chính – Kế toán: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ vốn, tài sản của công ty, tổ chức kiểm tra thực hiện chính sách Kế toán - Tài chính, thống kê kịp thời, chính xác tình hình tài sản và nguồn vốn giúp Giám đốc kiểm tra thường xuyên toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Cập nhật sổ sách, chứng từ, hoá đơn có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Bộ phận kỹ thuật: Hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn bộ phận kỹ thuật hoàn thành nhiệm vụ được giao. Phối hợp với phòng kế toán trong việc điều động nhân viên kỹ thuật đi giao nhận hàng. Bộ phận tổ chức nhân sự: Chịu trách nhiệm về việc tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương công tác thanh tra, bảo vệ, khen thưởng, kỷ luật và văn thư lưu trữ. Bộ phận giao nhận xuất nhập – khẩu: Thực hiện nghĩa vụ kinh doanh xuất nhập khẩu theo kế haọch nhập và bán hàng của công ty. Theo dõi và báo cáo kịp thời cho Giám đốc về tình hình hàng hoá nhập kho. Phối hợp với phòng kế toán hoàn thiện chứng từ xuất nhập hàng theo quy chế của công ty. Triển khai kế hoạch đặ hàng nhập khẩu, theo dõi lịch hàng về kho, cập nhật vào mạng máy tính để báo cáo kịp thời cho Ban giám đốc. Bộ phận kinh doanh: Thu thập thông tin, tìm tìm kiếm tài liệu nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, từ đó lập kế hoạch kinh doanh của công ty trong ngắn hạn cũng như trong dài hạn, chịu trách nhiệm về kết quả bán hàng. Bộ phận đóng gói: Tổ chức đóng gói các mặt hàng của công ty, dán tem đảm bảo chất lượng, quy cách của hàng đóng gói. Tổ chức công tác vận chuyển giao hàng cho khách. Bộ phận giao dịch: Đây là nơi các nhân viên ký kết hợp đồng với khách, giới thiệu cho khách về sản phẩm của công ty. Các kho: Là nơi bảo quả hàng hoá của công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty tnhh thiên an. Hội đồng quản trị Giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận kỹ thuật Bộ phận tổ chức nhân sự Bộ phận giao dịch Bộ phận xuất nhập khẩu Bộ phận kinh doanh Bộ phận đóng gói Đây là mô hình tổ chức hiệu quả đối với công ty, các bộ phận không bị chồng chéo lên nhau. Các bộ phận này thi hành và đồng thời cũng gửi lên cấp trên của mình các thông tin phản hồi. Qua đó, dòng thông tin được chuyển đi một cách liên tục, bộ máy làm việc của công ty linh hoạt có hiệu quả cao. II.3. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Thiên An. II.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của công ty TNHH Thiên An được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi công việc kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán (chịu sự kiểm soát của kế toán trưởng). Không tổ chức ở bộ phận kế toán riêng mà chỉ phân công công việc cho kế toán viên tạo điều kiện kiểm tra, kiểm soát, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của công ty. Cụ thể được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty tnhh thiên an. Kế toán trưởng Kế toán hàng hoá Kế toán công nợ Kế toán chi phí Kế toán tổng hợp Đứng đầu bộ máy kế toán là Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị mình phụ trách. Với chức năng này, kế toán trưởng là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn Kế toán – Tài chính cho Giám đốc, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc. Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, hàng hóa, tình hình bán hàng tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty. Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ đòi nợ khách hàng khi đến hạn trả, cung cấp thông tin về tình hình công nợ của công ty một cách nhanh chóng và chính xác. Kế toán chi phí: Theo dõi và phản ánh tình hình biến đổi của các khoản chi phí: chi phí vận chuyển, chi phí tiếp khách, chi phí thu mua,... tập hợp chi phí để chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp: Theo dõi và phản ánh tổng hợp các số liệu từ các bộ phận kế toán khác, tập hợp chi phí, lên sổ cái, lập bảng cân đối kế toán lên số liệu và kết quả kinh doanh. Giúp việc cho kế toán trưởng trong việc hạch toán kinh tế nội bộ, cung cấp số liệu tổng hợp cho kế toán trưởng để phân tích tài chính của công ty và lập báo cáo tài chính. Toàn nhân viên của phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng. I.3.2. Chứng từ áp dụng. Chứng từ ở công ty sử dụng là bộ chứng từ do bộ tài chính phát hành như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT,... I.3.3. Hệ thống tài khoản kế toán của công ty áp dụng. Hệ thống tài khoản của công ty áp dụng thống nhất hệ thống Tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 TC/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. I.3.4. Hệ thống sổ kế toán. Hình thức tổ chức kế toán áp dụng: Công ty tổ chức hệ thống sổ hạch toán tổng hợp theo hình thức “Nhật Ký Chung”. Gồm các loại sổ: Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký mua, bán hàng Công tác hạch toán kế toán tại công ty được khái quát bởi sơ đồ sau: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu II. thực tế công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty tnhh thiên an. II.1. Đặc điểm về hàng hóa. Là một công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng như hàng thể thao, hàng Viettel, nước khoáng,... phục vụ cho nhu cầu khách hàng trong và ngoài nước. Do vậy, sản phẩm phải đa dạng, phong phú, phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. Với hàng thể thao: Đây chính một thế mạnh của công ty gồm rất nhiều loại dược nhập từ các nước khác nhau như: Vợt cầu lồng KENNEX, vợt cầu lông hiệu ASHAWAY (Mỹ), vợt cầu lông RSL (Anh), dây cầu lông KENNEX, dây TENNIS hiệu ASHAWAY,... Đây là hãng độc quyền tại Việt Nam. Vì vậy công ty luôn chú trọng phát triển, kinh doanh mặt hàng này và đang được người tiêu dùng rất ưa chuộng, sản phẩm được lưu thông mạnh trên thị trường. Với hàng Viettel 098: Mặt hàng này cũng được người tiêu dùng lựa chọn khá nhiều nhưng hiện nay trên thị trường mạng điện thoại di động ra đời ngày càng nhiều như: Vinaphone. Mobiphone,... nên có sự cạnh tranh khá gay gắt. Do đó công ty luôn phải có những chương trình khuyến mại, giảm giá hàng bán cho người tiêu dùng thu có thể thu hút được nhiều khách hàng về với mình hơn. Nhưng với Viettel rất có lợi cho người tiêu dùng do giá cước cuộc gọi rẻ hơn các mạng khác,... Vì vậy người tiêu dùng nên lựa chọn mạng di động Viettel cho mình. Đây là một loại hình dịch vụ của đại lý bán đúng giá. Nhập theo giá nào bán theo giá đấy và sẽ được hưởng hoa hồng theo phần trăm. Nước khoáng: Trên thị trường hiện nay có rất nhiều các loại nước khoáng đã ra đời nhưng từ trước tới nay nước khoáng Thiên An ra đời đã thu hút được sự tiêu dùng của khách hàng. Do vậy, nước khoáng Thiên An luôn đi đầu về mặt chất lượng cũng như uy tín của mình trên thị trường. Người tiêu dùng nên lựa chọn Thiên An vì sức khoẻ của mình góp phần làm cho cuộc sống ngày càng giàu đẹp hơn. II.2. Kế toán chi tiết hàng hoá. Kế toán công ty đã sử dụng phương pháp hạch toán hàng hó là phương pháp “Thẻ song song”. * Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho theo từng tháng và mở riêng cho từng loại hàng hóa, cách lập thẻ kho như sau: Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập xuất kho hàng hoá thủ kho kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và tiến hành nhập kho, xuất kho theo nội dung chứng từ. Sau đó, căn cứ và chứng từ này thủ kho ghi vào một dòng và ghi theo thứ tự thời gian. Cuối tháng, thủ kho cộng dòng tổng trên thẻ kho và tiến hành kiểm tra kho để ghi chính xác số tồn trên thẻ kho, sau đó đối chiếu với số liệu trên sổ chi tiết tại phòng kế toán. * Tại phòng kế toán: Hiện nay, công ty đã áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Do vậy khi nhận được phiếu nhập kho hoặc hoá đơn bán hàng do các bộ phận cung cấp, kế toán hàng hoá tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính. Cuối tháng, tổng hợp số liệu in ra thành bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hoá để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp và thẻ kế toán chi tiết, nếu khớp là đúng. * Khi nhập kho hàng hoá: Khi hàng hoá được mua về, sau khi kiểm tra chất lượng, nếu đảm bảo tiêu chuẩn thì được nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành ba liên: - Một liên thủ kho giữ lại để làm thủ tục nhập kho hàng hoá và ghi và thẻ kho. - Một liên thủ kho chuyển cho phòng kế toán để hạch toán chi tiết hàng hoá. - Một liên để lưu nội bộ. Phiếu nhập kho có mẫu như sau: (Biểu số 1). Biểu số 1 Đơn vị: Cty TNHH TM&XD Thiên An Địa chỉ: Mẫu số: 01 – VT (QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC) Số: Phiếu nhập kho (trích) Ngày 5 tháng 12 năm 2004 Nợ TK 156 Có TK 155 - Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Thành Long. - Theo.........Số...........Ngày 5 Tháng 12 Năm 2004 của........... - Nhập tại kho: 1136 A La Thành STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Ctừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vợt cầu lông kennex B12 Cây 20 20 950.000 19.000.000 2 Vợt cầu lông ashaway C15 Cây 10 10 1.120.000 11.200.000 3 Dây cầu lông kennex E15 Cuộn 10 10 1.300.000 13.000.000 4 Dây tennis H4 Cuộn 30 30 112.000 3.360.000 .... .... .... .... .... .... Cộng 571.967.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Năm trăm bảy mươi mốt triệu chín trăm sáu mươi bảy nghìn đồng chẵn. Nhập, ngày 5 tháng 12 năm 2004. Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) * Khi xuất kho hàng hoá: Các loại hàng hoá được xuất kho ở công ty công ty chủ yếu là để xuất cho các trung tâm, các đại lý, hoặc bán lẻ. Khi có khách đến mua hàng hoặc có lệnh xuất hàng của trưởng phòng kinh doanh, căn cứ vào nhu cầu của khách hàng và lượng hàng tồn kho để thủ kho viết phiếu xuất kho (Biểu số 2). Phiếu xuất kho được viết làm ba liên, cụ thể: - Một liên được thủ kho giữ làm chứng từ theo dõi chi tiết tình hình biến động của hàng hoá để quản lý, thống kê hàng hoá. - Khách hàng cầm hai liên đến phòng kế toán, kế toán sẽ căn cứ vào tính hợp pháp của phiếu xuất kho để viết hoá đơn GTGT cho khách hàng. Khi bán hàng công ty sử dụng “Hóa đơn GTGT” (Biểu số 3), hoá đơn này được lập thành ba liên. - Liên 1: Lưu gốc (ở phòng kế toán). - Liên 2: Giao cho khách hàng. - Liên 3: Lưu nội bộ. Nếu khách hàng trả tiền ngay, kế toán lập phiếu thu. Phiếu thu (làm 3 liên đặt giấy than viết một lần) được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt rồi sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền ghi trên phiếu thu, thủ quỹ ký tên vào phiếu thu đó và giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên lưu tại nơi lập phiếu, một liên giao cho khách hàng. Khách hàng cầm hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho và phiếu thu (đã có đầy đủ chữ ký) xuống kho lấy hàng. Thủ kho kiểm tra tính hợp pháp của các phiếu, nếu hợp lệ sẽ giao hàng cho khách hàng theo số lượng ghi trên hoá đơn. Nếu khách hàng chưa trả tiền ngay thì trên hoá đơn bán hàng ở phần “Hình thức thanh toán” kế toán ghi “Thanh toán sau”. Sau khi xuất kho hàng hoá cho khách hàng, thủ kho ký xác nhận vào phiếu xuất kho và lưu tại kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho theo nguyên tắc mỗi hoá đơn một dòng. Định kỳ, thủ kho phải gửi chứng từ xuất kho cho kế toán hàng hoá, sau đó kế toán hàng hoá vào sổ chi tiết hàng hoá. Biểu số 2 Đơn vị: cty tnhh tm & xd thiên an Địa chỉ: Mẫu số 02 – VT Theo QĐ: 1141 – TCQĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Số: Phiếu xuất kho Nợ TK Có TK - Họ, tên người nhận hàng: Anh Hiệp. - Địa chỉ (bộ phận): Công ty Bách hoá Hà Nội. - Lý do xuất kho: Xuất bán. - Xuất tại kho: 1136 A La Thành. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Ctừ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vợt cầu lông kennex B10 Cây 22 22 Cộng 22 22 Cộng thành tiền (bằng chữ): Xuất, ngày 15 tháng 12 năm 2004 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL LB/2004B 0029983 Biểu số 3 Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 1: (lưu) Ngày 15 tháng 12 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Cty TNHH thương mại và xây dựng Thiên An Địa chỉ: P101 C2 TT NAM đồng - đống đa – hn Số TK: 0101434620 ĐT: Họ tên người mua hàng: Anh Hiệp Tên đơn vị: Công ty Bách hoá Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: TM MS: 0100106761 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vợt cầu lông RSL Cây 19 290.000 5.510.000 2 Vợt cầu lông ASH Cây 03 285.000 855.000 Cộng tiền hàng: 30.380.000 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 3.038.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 33.418.000 Số tiền (viết bằng chữ): Ba mươi triệu bốn trăm mười tám nghìn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Hàng ngày, ở kho căn cứ cứ vào khối lượng thành phẩm thực nhập, thực xuất trên các hoá đơn để ghi vào thẻ kho một cách chính xác, kịp thời. Cuối tháng, thủ kho tiến hành kiểm kê hàng hoá trong kho nếu khớp là đúng. Sau đó thủ kho dùng số liệu này đối chiếu với số liệu của kế toán hàng hoá. Tại phòng kế toán: khi nhận được phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT) kế toán hàng hoá váo sổ theo dõi tiêu thụ theo định kỳ, sau đó căn cứ vào chứng từ hoá đơn trên để nhập số liệu vào máy vi tính, cuối tháng in ra tổng hợp thành “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho hàng hoá” theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán đối chiếu số liệu với thẻ kho theo từng loại hàng hoá, nếu khớp là đúng (Biểu số 4). Như vậy, chúng ta thấy rằng việc hạch toán chi tiết hàng hoá ở phòng kế toán và khô là hoàn toàn độc lập với nhau, chỉ đến cuối tháng số liệu trên sổ kế toán chi tiết mới được đối chiếu với nhau một lần, nếu khớp là đúng. Biểu số 4 Đơn vị: cty tnhh tm & xd thiên an Tên kho: 1136 A La Thành Ban hành kèm theo QĐ số 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC thẻ kho Ngày lập thẻ 1/12/2004 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vợt cầu lông KENNEX Đơn vị tính: Cây STT Chứng từ Diễn giải Ngày NX Số lượng Ký xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn kho 52 1 1/12 Nhập kho 1/12 60 2 2/12 Công ty Công Anh 2/12 20 3 5/12 Công ty XNK Bắc Ninh 5/12 5 4 10/12 Bán lẻ 10/12 1 5 15/12 Công ty Dược TW Huế 15/12 4 6 18/12 Cửa hàng Long Thuỷ 18/12 10 7 23//12 Công ty Bách hoá HN 23//12 25 8 28/12 Cty cơ khí Huy Hùng 28/12 15 9 30/12 Cty CPXD công trình89 30/12 12 Cộng 60 92 20 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) II.3. Kế toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá. II.3.1. Các phương thức tiêu thụ hàng ở công ty. Công ty TNHH Thiên An là một công ty kinh doanh thương mại với nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, với số lượng lớn. Vì vậy việc tiêu thụ hàng hoá nhiều hay ít có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của công ty. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận công ty đã áp dụng một số hình thức tiêu thụ như sau: Bán buôn, bán lẻ, bán hàng qua điện thoại. II.3.1.1. Bán buôn. Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn. Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là hợp đồng đã được ký kết, khi đó phòng kế toán của công ty viết hoá đơn, thủ kho viết viết phiếu xuất kho. Nếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán viết phiếu thu (viết ba liên), sau đó xé một liên đóng dấu và giao khách hàng thể hiện việc thanh toán đã hoàn tất. Trong phương thức bán buôn có hai hình thức: - Bán buôn qua kho: Theo hình thức này công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã ký nhận và xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Việc thanh toán hàng có thể bằng tiền mặt, chuyển khoản,... - Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo hình thức này công ty cử người ở phòng kinh doanh đi nhận hàng, khi thủ tục nhận hàng đã xong phòng kế toán lập hoá đơn GTGT gồm ba liên sau đó xé liên 2 và 3 giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có hoá đơn GTGT cho người mua (không qua kho). Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua nhận đủ hàng, ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của công ty, việc thanh toán tiền hàng có thể bằng tiền mặt, chuyển khoản,... II.3.1.2. Bán lẻ. Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng của công ty và tại kho. Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT. Trường hợp bán lẻ tại công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ký của người mua, người bán, thủ trưởng đơn vị sau đó dựa vào hoá đơn GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hợp đồng (nếu khách trả hết một lần). Trường hợp bán lẻ nhưng khách yêu cầu mang tới tận nhà thè kế toán cũng lập hóa đơn GTGT sau đó giao cho người mang hàng 2 liên: Liên 2 (liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên xanh) có giá trị để thanh toán. Sau đó khi giao hàng xong, người được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó cho thủ quỹ và hoá đơn GTGT (liên 3 – liên xanh). II.3.1.3. Bán hàng qua điện thoại. Theo phương thức này, sau khi nhập một lô hàng nào đó về công ty. Công ty gửi thư chào hàng, có thể bằng điện thoại, Fax tới các nơi. Khi một cá nhân hay một công ty nào đó có nhu cầu về một mặt hàng nào đó có thể gọi điện cho công ty để cùng thoả thuận về mặt hàng hoá, chất lượng, giá cả. Nếu những thương lượng được thoả thuận giữa hai bên thì tiến hành lập các hợp đồng mua bán. Dựa vào hợp đồng mua bán, kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho sau đó phòng kinh doanh sẽ đưa hàng bằng các phương tiện vận chuyển khác nhau như ô tô, xe máy, tàu,...đến tận nơi cho người mua hàng. Chi phí vận chuyển có thể do người mua hoặc công ty chịu tuỳ theo thoả thuận giữa hai bên, việc thanh toán có thể bằng tiền mặt, chuyển khoản, séc,... II.3.2. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá. II.3.2.1. Tài khoản sử dụng. TK 511 – “Doanh thu bán hàng” phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng trong kỳ theo giá bán ghi trên hoá đơn, tài khoản này cũng phản ánh các khoản chiết khấu, giảm giá sau khi đã tính toán, xác định doanh thu thuần kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. II.3.2.2. Nội dung hạch toán doanh thu tiêu thụ. Để chứng tỏ hàng hoá được tiêu thụ cần phải có các chứng từ như: Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho,... đồng thời với bút toán phản ánh giá vốn hàng bán kế toán ghi nhận doanh thu tiêu thụ. Khi khách hàng mua trực tiếp tại công ty theo hợp đồng đã ký, sau khi nhận được hoá đơn bán hàng, nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, chứng từ ban đầu mà kế toán lập là phiếu thu (Biểu số 5). Biểu số 5 Đơn vị: Công ty TNHH Thiên An Địa chỉ: Quyển số: 4 Số: 10 Mẫu số: Phiếu thu Ngày 15 tháng 12 năm 2004 Nợ: Có: - Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Huy Hùng. - Địa chỉ: Công ty cơ khí Huy Hùng. - Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng. - Số tiền: 6.650.000 đồng (viết bằng chữ): Sáu triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo............................ Chứng từ gốc:............................................. Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nộp (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Phiếu thu được kế toán lập thành ba liên: Liên 1 lưu tại gốc, liên 2 thủ quỹ giữ, liên ba giao cho khách hàng. Đối với khách hàng mua hàng theo phương thức trả chậm (mua chịu) kế toán công nợ dựa vào các chứng từ như hoá đơn bán hàng để phản ánh vào bên nợ TK 131 trên sổ theo dõi công nợ. Khi khách hàng thanh toán các khoản nợ đối với công ty, kế toán dựa vào các chứng từ như phiếu thu tiền mặt để phản ánh vào bên có TK 131. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết theo dõi công nợ của công ty sẽ xác định được số nợ phát sinh trong kỳ và tổng số nợ chưa thanh toán còn tồn đến cuối kỳ của mỗi khách hàng. Lấy số liệu thực tế tại công ty trong tháng 12 năm 2004, theo hoá đơn số 0029972 ngày 15 tháng 12 năm 2004 xuất bán cho công ty XNK Bắc Ninh với tổng trị giá chưa có thuế GTGT là 26.365.000 đồng, với thuế suất 10%, tổng số tiền ghi trên hoá đơn là: 19.001.500. Căn cứ vào số liệu này kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 511, TK 131, theo định khoản: Nợ TK 131: 19.001.500 Có TK 511: 26.365.000 Có TK 3331: 2.636.500 Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để vào sổ Nhật ký chung sau đó vào sổ cái của từng tài khoản. Trong tháng 12 năm 2004, kế toán lập sổ Nhật ký chung như sau (Biểu số 6): Biểu số 6 Sổ Nhật ký chung Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh Số NT Nợ Có .... 6/12 6/12 Chi tiền mua đồ 642 250.000 dùng 133 25.000 111 275.000 .... 25/12 25/12 Nhập kho vợt 156 2.700.000 hiệu RSL đã 133 270.000 thanh toán 111 2.970.000 26/12 26/12 Thanh toán tiền 641 1.500.000 quảng cáo 133 150.000 111 1.650.000 27/12 27/12 Trả tiền hoa hồng 641 700.900 133 70.090 111 770.990 .... 31/12 31/12 Kết chuyển doanh 511 615.649.450 thu thuần 911 615.649.450 Kết chuyển 911 486.993.368 GVHB 632 486.993.368 Kết chuyển CPBH 911 36.535.900 641 36.535.900 Kết chuyển CPQL 911 35.740.000 642 34.740.000 Kết chuyển lãi 911 56.380.182 421 56.380.182 Cộng 2.106.889.678 2.106.889.678 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau đó, từ sổ Nhật ký chung kế toán sẽ vào sổ cái TK 511 – “Doanh thu bán hàng” (Biểu số 7). Biểu số 7 Sổ cá