Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH nhà nước một thành viên cơ điện Trần Phú

sản xuất dây và cáp điện bằng đồng ở một số nước trên thế giới. Công ty đã mạnh dạn vay gần 20 tỷ đồng để nhập một số thiết bị mới nhằm tăng cường sức cạnh tranh cho sản phẩm của mình. Các dây chuyền trên thiết bị này đã và đang phát huy hiệu quả tốt, giúp Công ty sản xuất, kinh doanh ngày càng tăng trưởng. Cùng với sự phát triển của đất nước, trải qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển, Công ty luôn chú trọng đầu tư theo chiều sâu, mở rộng sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, thay thế máy móc bằng những thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến và tổ chức hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả để đáp ứng nhu cầu thị trường. Mặc dù gặp nhiều khó khăn song Công ty đã chứng tỏ được khả năng và tiềm lực phát triển, cố gắng ổn định sản xuất và phát huy các sản phẩm truyền thống, không ngừng nghiên cứu thiết kế, đưa ra các mẫu mã sản phẩm mới. Đặc biệt, các sản phẩm của Công ty đều được cấp giấy chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn “Hệ thống đảm bảo chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002” và được tổ chức AFQA ASCERT INTERNATIONAL cấp chứng chỉ vào tháng 6 năm 2000. Với những thành tựu đã và đang đạt được, năm 1998 Công ty được Nhà nước phong tặng danh hiệu “Đơn vị anh hùng”. Các sản phẩm dây và cáp điện của công ty liên tục đạt huy chương vàng trong các kỳ hội chợ triển lãm Quốc tế hàng Công nghiệp hàng năm. Kết quả hoạt động của Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú những năm gần đây đã chứng minh cho sự đầu tư đúng hướng của Công ty. Biểu hiện cụ thể là kết quả sản xuất kinh doanh năm sau luôn cao hơn năm trước. Điều này được thể hiện trong báo cáo sau: Biểu 01: BẢNG KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH STT TÊN CHỈ TIÊU ĐVT 2004 2005 2006 2007 1 Doanh thu Tr.đ 514.944 772.416 1.158.624 1.737.936 2 Lợi nhuận thực hiện Tr.đ 3.200 4.800 7.200 10.800 3 Nộp ngân sách Tr.đ 3.500 5.250 7.875 11.813 4 Thu nhập bình quân người/tháng Tr.đ 2,000 2,250 2,500 3,000 5 Số lao động bình quân Người 318 330 330 418 6 Năng suất LĐ bình quân CBCN/năm Tr.đ 817 882 1.323 1.985 Biểu 02: CÁC SẢN PHẨM CHỦ YẾU STT TÊN CHỈ TIÊU ĐVT 2004 2005 2006 2007 1 Dây và cáp đồng các loại Tấn 2.400 2.880 3.456 4.147 2 Dây và cáp nhôm các loại Tấn 900 1.150 1.725 2.588 3 Dây điện bọc PVC Tr.mét 30 45 68 101 4 Cấu kiện xây dựng Tấn 100 150 225 338 * Phương hướng phát triển trong những năm tới của Công ty Mục tiêu của Công ty trong những năm tới là sẽ tiếp tục triển khai những dự án vay vốn đầu tư để nhập các thiết bị sản xuất các loại thanh cái bằng đồng, dây đồng dẹt, sản xuất ra các loại dây điện từ chất lượng cao cấp dùng trong ôtô, xe máy, dây dẫn trong thông tin, máy vi tính… Ngoài ra, Công ty sẽ tiếp tục đầu tư để sản xuất các loại cáp điện động lực 3- 4 ruột trung, cao thế, các loại cáp ngầm, các loại cáp vặn xoắn bọc XLPE với tổng số vốn đầu tư dự kiến cho giai đoạn tiếp theo khoảng 4- 5 triệu USD. Đồng thời, Công ty quyết định vẫn giữ vững mức tăng trưởng hàng năm từ 18- 20 % với giá trị sản lượng từ 100 tỷ đồng trở lên, đồng thời không ngừng nâng cao đời sống cho người lao động và tăng cường công tác quản lý ngày càng hoàn thiện hơn đưa Công ty phát triển bền vững, xứng đáng với danh hiệu “Đơn vị anh hùng” mà Nhà nước trao tặng. 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú chuyên sản xuất các loại sản phẩm: dây và cáp nhôm, dây và cáp đồng trần, các loại dây điện mềm nhiều sợi, nhiều ruột bọc PVC, các loại cáp động lực… là những loại sản phẩm truyền tải điện chất lượng cao, được sản xuất theo dây chuyền khép kín, liên tục, thành phẩm của giai đoạn này là bán thành phẩm của giai đoạn tiếp theo và mỗi khâu đều có bộ phận KCS kiểm tra chất lượng. Quá trình sản xuất đối với các loại sản phẩm chủ yếu hiện nay của Công ty được hình thành theo quy trình sau: Sơ đồ 16: QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY Nhựa bọc ------------- Nấu Chế tạo gia công: ------------- Đúc, rút, kéo ------------- Ép nhựa, bọc sợi NVL Phân loại bộ phận Các sản phẩm nhôm Các sản phẩm đồng Hoàn chỉnh sản phẩm Không đạt Kiểm tra (KSC) Đạt tiêu chuẩn Đóng gói nhập kho hoặc trực tiếp bán Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Trong bất cứ doanh nghiệp nào việc tổ chức quản lý cũng rất cần thiết. Tổ chức tốt bộ máy quản lý sẽ đảm bảo cho sản xuất có hiệu quả. Để làm được điều này còn tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp, đặc điểm và điều kiện sản xuất cụ thể của từng doanh nghiệp. Bộ máy quản lý gọn nhẹ, khép kín sẽ giúp cho thông tin kịp thời và góp phần cho việc quản lý được hiệu quả nhất. Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú là loại hình doanh nghiệp với quy mô lớn, hạch toán độc lập. Bộ máy của Công ty được chỉ đạo thống nhất từ trên xuống theo cơ cấu trực tuyến- chức năng. Mỗi bộ phận thực hiện chức năng riêng và tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc. Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá sản xuất, thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế, toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của Công ty được bố trí thành các phòng ban, phân xưởng. Ban giám đốc gồm: 1 Tổng giám đốc và 2 Phó Tổng giám đốc - Tổng giám đốc: là người đại diện pháp nhân và điều hành mọi hoạt động của Công ty. Tổng giám đốc là người đứng đầu Công ty có quyền quyết định tất cả những vấn đề liên quan đến quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và các quyết định tài chính liên quan đến dòng tiền vào- ra của Công ty theo nguyên tắc tinh giản, gọn nhẹ, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Các Phó Tổng giám đốc: là người được Tổng giám đốc uỷ quyền thay mặt điều hành các lĩnh vực công tác mà giám đốc giao và chịu trách nhiệm về các quyết định của mình. Có trách nhiệm báo cáo lại cho Tổng giám đốc những công việc đã giải quyết khi Tổng giám đốc đi vắng. + Phó Tổng giám đốc 1: Là người giúp việc cho Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm chỉ đạo kế hoạch sản xuất, đề ra định mức sản xuất, tiêu thụ sản phẩm đầu ra, phụ trách đầu tư xây dựng cơ bản. + Phó Tổng giám đốc 2: Là người chịu trách nhiệm công tác tài chính, hành chính, quản trị, đánh giá hợp đồng mua hàng, đánh giá nhà thầu cung cấp vật tư đầu vào cho Công ty. Khối phòng ban: - Phòng tài vụ- kế toán: Quản lý tổng hợp các công việc, công tác kế toán, trợ lý cho Tổng giám đốc về công tác kế toán tài chính, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật. Lập báo cáo theo quy định mẫu biểu của Bộ tài chính để trình Tổng giám đốc, có quyền kiểm tra giá cả các loại vật tư, nguyên liệu mua về và kiểm tra tình hình sử dụng các loại vật tư đó. - Phòng kinh doanh tổng hợp: Có nhiệm vụ quan hệ với khách hàng, làm thủ tục xuất- nhập khẩu, thu thập, thông báo các thông tin kinh tế kỹ thuật, chất lượng cho các phòng liên quan, trình Phó Tổng giám đốc sản xuất kinh doanh. - Phòng kiểm tra chất lượng (KCS): Phụ trách kinh tế- kỹ thuật sản phẩm của Công ty. Có chức năng quản lý chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm trong cả quá trình chuẩn bị sản phẩm và nghiệm thu sản phẩm. Tổ chức theo dõi, xác minh tình trạng nguyên vật liệu, phụ tùng trang thiết bị, đồ dùng cho sản xuất, kiểm tra trang thiết bị công nghệ. - Phòng tổ chức hành chính: Có trách nhiệm trực tiếp với Tổng giám đốc Công ty về mặt tổ chức nhân sự như: đào tạo, tuyển dụng nhân viên. Đồng thời giải quyết chế độ, chính sách cho người lao động theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nước như: lương, thưởng, phúc lợi…và lập định mức lao động tiền lương, các chế độ bảo hiểm kế hoạch đào tạo, quản lý hồ sơ… - Phòng bảo vệ: chịu trách nhiệm về công tác an ninh trật tự, giám sát việc chấp hành nội quy, quy chế của công ty, bảo vệ tài sản, công tác bảo mật đồng thời tiến hành phòng cháy chữa cháy. Khối phân xưởng: - Xí nghiệp đúc đồng: Có nhiệm vụ nấu, kéo, rút NVL là đồng tấm ra sợi, nhôm thỏi kéo ra sợi… làm bán thành phẩm cho phân xưởng đồng mềm. - Xí nghiệp đồng mềm: Sử dụng đồng Φ14, nhôm Φ9 để kéo ra các sợi nhỏ hơn, bọc nhựa PVC cho dây mềm. - Xí nghiệp dây và cáp động lực: Từ các loại dây được chế tạo ở phân xưởng đồng mềm, phân xưởng này qua các dây chuyền kéo sợi bện thành cáp nhôm, cáp đồng các loại. - Xí nghiệp cơ điện: Chuyên sản xuất các loại thiết bị, dụng cụ kim khí phục vụ ngành xây dựng. Các phân xưởng này chịu sự chỉ đạo của 4 quản đốc phân xưởng với trách nhiệm đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, kiểm nghiệm chặt chẽ. Công ty áp dụng mô hình quản lý như trên là phù hợp với tình hình của doanh nghiệp. Các nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ cho các phòng ban, phân xưởng nên công việc được thực thi nhanh chóng. Sơ đồ 17: TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN CƠ ĐIỆN TRẦN PHÚ TỔNG GIÁM ĐỐC Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc XN Cơ điện XN Dây điện dân dụng XN Cáp động lực XN Đúc đồng Phòng Kinh tế tổng hợp Phòng Tài chínhKế toán Phòng Kỹ thuật Phòng Tổ chức hành chính Ban QL dự án XD nhà máy mới Phòng Bảo Vệ II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú Mô hình tổ chức bộ máy kế toán và phần hành kế toán tại Công ty Hình thức bộ máy kế toán Xuất phát từ điều kiện sản xuất kinh doanh của đơn vị là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn, số lượng và chủng loại mặt hàng đa dạng, địa bàn sản xuất tập trung, các phân xưởng ở gần nhau và gần với phòng kế toán. Do đó, hiện nay công ty đang áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung tại phòng Tài vụ (còn gọi là phòng Tài chính- Kế toán). Tại phân xưởng chỉ có các nhân viên thống kê làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ định kỳ gửi về phòng Tài chính- Kế toán. Sơ đồ 18: MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC 1 THÀNH VIÊN CƠ ĐIỆN TRẦN PHÚ KẾ TOÁN TRƯỞNG (KT tổng hợp) Thủ quỹ Kế toán tiền gửi tiền vay Kế toán bán hàng& công nợ Kế toán TSCĐ, Tphẩm, tiền lương & ngân sách Kế toán tiền mặt, tạm ứng Kế toán vật tư Các nhân viên thống kê ở phân xưởng Việc sử dụng hình thức kế toán này tạo điều kiện thuận lợi cho phòng Tài chính- Kế toán chỉ đạo nghiệp vụ, phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của kế toán, tạo điều kiện chuyên môn hoá, nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán, đảm bảo sự giám sát tập trung của kế toán trưởng đối với việc quản lý các hoạt động kế toán v à phối hợp chặt chẽ với các phòng, ban toàn Công ty. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Công ty, giúp ban lãnh đạo có căn cứ tin cậy để phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh và từ đó đề ra các quyết định đúng đắn nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Phòng kế toán, dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc gồm 7 người và 4 nhân viên thống kê tại các phân xưởng. Mỗi người thực hiện một phần hành cụ thể: - Kế toán trưởng: Ở Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú, kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp sẽ thực hiện công tác kế toán cuối kỳ: + Giữ và ghi sổ Cái tổng hợp cho tất cả các phần hành, lập báo cáo quản trị và báo cáo tài chính định kỳ theo yêu cầu của Công ty. + Vào sổ NKCT và các sổ Cái toàn bộ các tài khoản phát sinh hàng tháng. + Kiểm tra định khoản trên bảng kê toàn bộ các chứng từ phát sinh trong tháng của Công ty. + Xác định kết quả kinh doanh, hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, xác định và kết chuyển hoạt động tài chính và hoat động bất thường. - Kế toán vật tư: có nhiệm vụ: + Theo dõi NVL, CCDC về số lượng, chủng loại, chất lượng nhập- xuất- tồn kho theo từng loại, từng danh mục và từng nhóm khác. + Cung cấp những thông tin về giá trị nhập- xuất- tồn để có kế hoạch quản lý về NVL của doanh nghiệp. - Kế toán tiền gửi, tiền vay: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản tiền vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn và theo dõi tiền bảo lãnh. - Kế toán tiền mặt, tạm ứng: ghi chép các khoản thu, chi trong kỳ, theo dõi tiền tạm ứng và phối hợp với kế toán tiêu thụ thành phẩm để viết hoá đơn. - Kế toán TSCĐ, thành phẩm, tiền lương và ngân sách: Là người chịu trách nhiệm về các phần hành công viêc sau: + Tính toán việc tăng, giảm, khấu hao TSCĐ hàng tháng, chịu trách nhiệm kiểm tra việc bảo dưỡng, sửa chữa, đánh giá lại TSCĐ. + Vào sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ. + Trích khấu hao TSCĐ hàng tháng, quý, lập báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ, vốn kinh doanh, vốn khấu hao. + Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công để thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên. - Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình bán hàng, viết hoá đơn đầu ra, theo dõi các công nợ phải thu của khách hàng và các khoản phải nộp cho ngân sách Nhà nước. - Kế toán quỹ: Là người có quan hệ trực tiếp với khách hàng, công nhân viên chức, ngân hàng… Nhiệm vụ của thủ quỹ như sau: + Sử dụng nguồn NVL của doanh nghiệp theo quyết định của Tổng giám đốc và kế toán trưởng của Công ty. + Quản lý tiền mặt và theo dõi huy động vốn. + Quản lý quỹ, lập báo cáo quỹ. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty 2.2.1. Hình thức sổ kế toán Công ty đã trang bị máy vi tính cho công tác kế toán (sử dụng phần mềm kế toán FAST), nhưng công việc kế toán của Công ty được thực hiện không hoàn toàn bằng máy mà có sự kết hợp giữa kế toán thủ công và kế toán máy. Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú có quy mô tương đối lớn, hoạt động trên địa bàn tập trung nên phù hợp với mô hình kế toán một cấp. Do trình độ kế toán khá cao và có điều kiện phân công lao động kế toán nên Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chứng từ”. Đây là một hình thức kế toán phù hợp và thuận tiện cho công tác kế toán của công ty, giúp kế toán giảm bớt khối lượng công việc và phù hợp với điều kiện xử lý thông tin bằng máy vi tính, cung cấp thông tin về kế toán kịp thời, đúng và đủ. Quy trình ghi sổ các phần hành kế toán của Công ty Cơ Điện Trần Phú tuần tự được tiến hành theo hình thức sổ kế toán Nhật ký- Chứng từ như: Kế toán tiền mặt, kế toán TSCĐ, kế toán chi phí và giá thành. Tuy nhiên một số trường hợp được hạch toán đặc biệt không thông qua Nhật ký- Chứng từ. Đó là: Quy trình ghi sổ kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh bao gồm các chứng từ gốc liên quan đến quá trình bán hàng (hoá đơn GTGT, chứng từ bán hàng) phát sinh hàng ngày được kế toán nhập vào máy, máy sẽ tự động đưa vào các sổ kế toán chi tiết liên quan như sổ chi tiết TK 131, sổ doanh thu, sổ chi tiết thuế… Cuối tháng máy sẽ tự kết xuất vào các sổ tổng hợp như sổ tổng hợp TK 131, sổ tổng hợp tiêu thụ, bảng tổng hợp số phát sinh các tài khoản, sổ Cái… và in ra từng loại sổ tuỳ theo yêu cầu người sử dụng. Sơ đồ 19: TRÌNH TỰ KẾ TOÁN GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ- CHỨNG TỪ Chứng từ gốc Xử lý nghiệp vụ Kiểm tra chứng từ Xác định tài khoản (Đưa số liệu vào máy) Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng phân bổ Nhật ký Chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê Sổ Cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Hệ thống sổ kế toán mà FAST sử dụng để phục vụ cho yêu cầu hạch toán kế toán tại công ty bao gồm các loại sổ cần thiết theo hình thức “Nhật ký- Chứng từ” nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Người sử dụng có thể sửa một vài tham số trong chứng từ cho phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: mã chứng từ, tên chứng từ, số liên in… Các chứng từ này được nhập vào máy thông qua giao diện nhập liệu. Mỗi loại chứng từ có giao diện nhập liệu riêng. FAST cho phép cập nhật tức thời các phát sinh và in ngày chứng từ trên máy, điều này đảm bảo số liệu được chính xác kịp thời. Với phương châm “Dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát”, việc Công ty áp dụng hình thức kế toán này để ghi chép, hệ thống hoá, tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán là rất phù hợp, bởi nó dựa trên cơ sở ghi chép ban đầu của Nhà nước và đặc điểm riêng của Công ty. Do đó doanh nghiệp có thể đánh giá đúng thực trạng tài chính của mình ở mọi thời điểm. Sơ đồ 20: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN GỐC Xử lý chứng từ Nhập dữ liệu vào máy tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Các báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm: Đối chiếu, kiểm tra: 2.2.2. Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại Công ty Hệ thống sổ sách kế toán hình thức Nhật ký chứng từ được FAST thiết kế và định sẵn, về cơ bản vẫn đảm bảo đúng mẫu biểu và cách ghi chép theo chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, hình thức Nhật ký- Chứng từ là một hình thức kế toán phức tạp, không thuận tiện cho kế toán máy, bởi vậy một số sổ kế toán được thiết kế đơn giản hơn để phù hợp với quy trình hạch toán trên máy. Để phục vụ cho việc tổng hợp số liệu, ghi sổ một cách thuận lợi, và lập báo cáo tài chính được nhanh chóng, kịp thời, phù hợp với những đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị, hiện nay Công ty đang sử dụng hệ thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Nhật ký chứng từ số 1 (NKCT 1): Ghi Có TK 111- Tiền mặt. - Nhật ký chứng từ số 2: Ghi Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng. - Nhật ký chứng từ số 4: Ghi Có TK 311, 315, 341, 352. - Nhật ký chứng từ số 5: Ghi Có TK 331- Phải trả người bán - Nhật ký chứng từ số 7: Tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty: Ghi Có TK 142, 152, 153, 154, 214, 334, 335, 338, 621, 622, 627. - Nhật ký chứng từ số 9: Ghi Có TK 211- Tài sản cố định - Bảng kê 1 (BK 1): Ghi Nợ TK 111- Tiền mặt. - Bảng kê 2 (BK 2): Ghi Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng. - Bảng kê 4 (BK 4): Tổng hợp chi phí sản xuất: Ghi Nợ TK 621, 622, 627 - Bảng kê 5 (BK 5): Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng: Ghi Nợ TK 641, 642. - Bảng phân bổ: tập hợp các chi phí chuyển sang bảng kê và Nhật ký- Chứng từ liên quan. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Sổ Cái các tài khoản tài chính. 2.2.3. Các đặc điểm khác về tổ chức công tác kế toán tại Công ty Công ty áp dụng niên độ kế toán là 1 năm tài chính, kỳ hạch toán là 1 tháng, cuối quý lập báo cáo và gửi báo cáo tài chính theo quy định. Hệ thống sổ sách kế toán của Công ty được áp dụng theo hình thức Nhật ký- Chứng từ. Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ, mọi giao dịch liên quan đến ngoại tệ đều được quy đổi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh. Sản phẩm của Công ty gồm sản phẩm cơ khí tiêu dùng, dây cáp điện, do vậy Công ty chịu thuế GTGT với hai mức thuế suất là 5% và 10%. Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ và sử dụng hóa đơn GTGT. Đơn vị đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, xác định giá trị hàng tồn kho theo phương pháp đơn giá thực tế bình quân. Tài sản cố định của công ty được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại, đơn vị tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao theo thời gian. Do đặc thù của nguyên vật liệu và thời gian để sản xuất sản phẩm là ngắn, vì vậy mà không có chi phí sản phẩm dở dang nên cuối kỳ không phải đánh giá sản phẩm dở dang. III. Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH NN 1 TV Cơ Điện Trần Phú Hình thức tiêu thụ và phương thức thanh toán tiền hàng Các hình thức tiêu thụ của Công ty Là doanh nghiệp chuyên sản xuất và gia công hàng phục vụ nhu cầu nội địa nên khách hàng chủ yếu của Công ty là các khách hàng trong nước. Phương thức bán hàng chủ yếu mà Công ty áp dụng là theo phương thức trực tiếp: - Bán trực tiếp cho người mua tại kho hay tại các phân xưởng không qua kho, khách hàng thanh toán tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán, có thể là bán hàng cho các công ty, các đại lý bán buôn, bán lẻ hoặc người tiêu dùng. Bán thông qua các đại lý bán buôn nhưng Công ty không sử dụng TK 157 “Hàng gửi đi bán” vì khi xuất giao sản phẩm cho cơ sở đại lý, doanh nghiệp sẽ lập hoá đơn GTGT và đại lý trả tiền ngay hoặc nếu chấp nhận thanh toán thì những khách hàng này được theo dõi trên TK 131, tức là hàng giao cho đại lý coi như đã được tiêu thụ. Đại lý không bán hết hàng cũng không được trả lại. Bán hàng gia công cho khách hàng theo đơn đặt hàng. Ngày giờ giao hàng, phương thức và thời hạn thanh toán đã được ghi rõ trong đơn đặt hàng. Ngoài ra Công ty còn bán hàng theo phương thức đổi hàng, trả lương cho công nhân bằng sản phẩm. Các phương thức thanh toán Để đẩy mạnh việc tiêu thụ thành phẩm đồng thời để phù hợp với khả năng thanh toán của mọi khách hàng, Công ty đã thực hiện các phương thức thanh toán hết sức đa dạng, phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: tiền mặt, chuyển khoản, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu... Việc thanh toán có thể là thanh toán ngay hoặc là thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng (thời hạn thanh toán chậm tuỳ theo từng hợp đồng quy định và tuỳ thuộc mối quan hệ với khách hàng tối đa từ 30- 45 ngày. Công ty luôn tạo mọi thuận lợi trong khâu thanh toán đồng thời không gây thiệt hại về kinh tế cho bản thân doanh nghiệp. Phương thức thanh toán chậm hiện nay chiếm tỉ trọng lớn trong Công ty. Để đảm bảo quản lý chặt chẽ các khoản phải thu và không bị chiếm dụng vốn, trong hợp đồng kinh tế, cần phải quy định rõ thời hạn thanh toán. Nếu quá thời hạn này Công ty sẽ tính lãi suất theo lãi suất quá hạn ngân hàng trên tổng giá thanh toán. Chính bởi lẽ đó mà những năm qua trong Công ty không xảy ra tình trạng mất hoặc bị chiếm dụng vốn. Tuy nhiên việc bán chịu cũng chỉ được thực hiện với khách hàng có quan hệ lâu dài với Công ty, không bán chịu cho khách tư nhân hoặc khách vãng lai trừ khi có thế chấp hoặc ngân hàng bảo lãnh. * Giá cả: Để thu hút khách hàng, Công ty có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt, giá bán tính trên cơ sở giá thành sản xuất, điều chỉnh theo giá thị trường đồng thời phụ thuộc mối quan hệ giữa khách hàng với Công ty trên cơ sở giá cả cạnh tranh bù đắp chi phí đảm bảo có lợi nhuận dương. 3.2. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 3.2.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm Kế toán chi tiết doanh thu tiêu thụ thành phẩm: Hàng ngày sau khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng sẽ được ghi trực tiếp vào hoá đơn GTGT. Căn cứ vào hoá đơn này, kế toán ghi sổ chi tiết doanh thu. Sổ chi tiết doanh thu của Công ty có mẫu như sau: xác định là bán hàng và ghi nhận doanh thu Công ty có thể đã thu được tiền hoặc chưa thu được. Vì vậy, để hạch toán doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 131: Phải thu khách hàng. - TK 511: Doanh thu bán thành phẩm. - TK 1111: Tiền mặt. - TK 1121: Tiền gửi ngân hàng. - TK 3331: Thuế GTGT phải nộp… + Sổ sách áp dụng trong kế toán doanh thu tiêu thụ tại Công ty: Để theo dõi doanh thu tiêu thụ, Công ty sử dụng các loại sổ sau: Sổ doanh thu Sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng (TK131). Tài khoản này mở theo dõi riêng từng khách hàng trong nước, không mở từng khách hàng nước ngoài vì nghiệp vụ xuất khẩu diễn ra ít, xuất khẩu lần nào thu tiền luôn lần đó. Sổ tổng hợp tài khoản 131 Sổ tổng hợp tiêu thụ và sổ tổng hợp phát sinh các tài khoản Sổ Cái TK 511, 531, 131 Báo cáo bán hàng… + Chứng từ kế toán: Chứng từ gốc chủ yếu được Công ty sử dụng trong kế toán doanh thu tiêu thụ là hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT vừa được dùng làm căn cứ ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan vừa được sử dụng làm phiếu xuất kho, là căn cứ hạch toán giảm thành phẩm trong kho đồng thời cũng là chứng từ cho khách vận chuyển trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ. Hoá đơn GTGT do kế toán tiêu thụ lập thanh 3 liên: Liên 1: Lưu Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Thủ kho giữ để lập thẻ kho. Sau khi khách hàng ký cả 3 liên, hoá đơn sẽ được chuyển cho kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký, kế toán giao cho khách hàng liên 2 và liên 3 để khách hàng xuống kho thành phẩm lấy hàng. Thủ kho căn cứ vào chứng từ này xuất kho theo đúng số lượng, chủng loại… và giữ lại liên 3. Đồng thời kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan đến quá trình bán hàng (hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có…) để nhập vào máy, phản ánh doanh thu, công nợ. * Quy trình nhập liệu hoá đơn GTGT vào máy được thực hiện như sau: Vào Menu bản hàng, tuỳ theo nghiệp vụ bán hàng phát sinh chọn Hoá đơn phù hợp. VD chọn “Hoá đơn GTGT, tiền VNĐ”, giao diện nhập liệu sẽ hiển thị: Các thông tin cần cập nhật: Ngày chứng từ: Ngày phát sinh hoá đơn (10/10/2007). - Số chứng từ: Là số hoá đơn cần nhập. Khi vào hoá đơn mới, FAST tự động đánh số tăng lên 1 số so với hoá đơn vào ngay trước đó. (VD: Số chứng từ: 089830). - Khách hàng: Nhập họ tên người mua. VD: Anh Nguyễn Mạnh Tuấn. - Mã khách hàng: Nhập mã đơn vị khách hàng bằng cách dùng phím F5 để hiển thị danh mục khách hàng và dùng phím dịch chuyển để tìm tên khách hàng cần nhập hoặc ấn phím Ctrl + F/G để tìm một nhóm ký tự, sau đó ấn Enter. VD: Ấn phím F5, dùng phím dịch chuyển chọn KH 19CB. Nếu đây là khách hàng mới, trước khi nhập mục này ta phải khai báo mã khách hàng mới này vào danh mục khách hàng bằng phím nóng F4. - Địa chỉ: Nhập địa chỉ của đơn vị khách hàng. VD: Số 19 Cửa Bắc- HN. Diễn giải: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế p