Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm tại công ty thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam

Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng trực tiếp tại cửa hàng của công ty hoặc bán hàng qua phòng kinh doanh của công ty, phòng kế toán lập Hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:

Liên 1: Lưu gốc.

Liên 2: Giao cho khách hàng.

Liên 3: Lưu tại phòng kế toán.

Ví dụ: Ngày 05/10/2005, công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam bán 36 chiéc mũ bảo hiểm Protec loại SAGA xốp trắng, có kính,cỡ M cho Quỹ cựu chiến binh Mỹ với đơn giá là 178.500 đ/chiếc, thuế suất GTGT 10%. Quỹ cựu chiến binh Mỹ thanh toán ngay bằng tiền mặt.

Tại kho, sau khi nhận được lệnh xuất kho từ Giám đốc sản xuất, thủ kho kiểm tra với khách hàng thời gian cụ thể đẻ tiến hành giao hàng rồi viết Phiếu xuất kho (như Biểu 1, trang 48). Thủ kho giao liên 2 Phiếu xuất kho lên phòng kế toán, kế toán phải thu tiến hành viết Hoá đơn GTGT (như Biểu 2, trang 49), liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho khách hàng đẻ thực hiện việc thanh toán, liên 3 giao cho Kế toán kho.

Hình thức thanh toán tại công ty rất linh hoạt, khách hàng có thể trả ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, còn đối với những khách hàng thường xuyên hay khách hàng lớn thì công ty chấp nhận hình thức trả chậm hoặc đặt cọc trước một phần trong tổng số tiền hàng. Đối với trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán viết Phiếu thu (như Biểu 3, trang 50), nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán phải thu căn cứ vào Giấy báo có của ngân hàng (Biểu 4, trang 51) để nhập dữ liệu vào sổ tổng hợp. Kế toán căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo có cập nhật đầy đủ thông tin, số liệu vào Sổ bán hàng (Sales) trong hệ thống phần mềm Exact, cụ thể bao gồm: mã khách, tên khách hàng, mã số thuế của khách hàng, mã thành phẩm, đơn giá xuất, giá trị xuất, số seri, số hóa đơn, diễn giải, số lượng xuất kho (ghi số âm), giá trị thanh toán (chưa gồm thuế GTGT), thuế suất GTGT . Từ đó hệ thống phần mềm Exact sẽ tự động kết chuyển các dữ liệu vừa cập nhật được sang Bảng kê hoá đơn hàng hóa bán ra (Biểu 5, trang 52), Sổ cái TK 155- Thành phẩm (Biểu 6, trang 53), Sổ cái TK 511- Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ (Biểu 7, trang 54). Bên cạnh đó, căn cứ vào phiếu thu và giấy báo có kế toán nhập số tiền thu được từ việc bán hàng (bao gồm cả tiền thuế GTGT) theo từng hoá đơn, theo từng loại tiền thu được (là bằng tiền mặt hay chuyển khoản) vào Sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (Cash/Bank) trong phần mềm Exact.