Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở trung tâm chế bản - in, Công ty thiết bị giáo dục I

Có TK 152 Có TK 133: Số thuế VAT đầu vào tương ứng. - Khi thanh toán tiền cho người bán, nếu được hưởng chiết khấu thương mại, kế toán ghi giảm giá hàng mua: Nợ TK 331 Có TK 111, TK 112 Có TK 711: Thu nhập hoạt động tài chính. b1. Tăng vật liệu do tự gia công, chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến, kế toán phản ánh theo trị giá vốn hàng bán: Nợ TK 152 Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công Có TK 512: Vật liệu tự sản xuất. c1. Tăng vật liệu do nhập vốn góp liên doanh, được cấp phát, biếu tặng. Nợ TK 152 Có TK 411:Nguồn vốn kinh doanh. d1. Nhập kho vật liệu do nhận lại vốn góp liên doanh: Nợ TK 152 Có TK 128 : Đầu tư ngắn hạn khác. Có TK 222: Góp vốn liên doanh dài hạn. e1. Nhập kho phế liệu thu hồi: Nợ TK 152 Có TK 721: Thu nhập bất thường ( Nếu do thanh lý TSCĐ). Có TK 142: Chi phí trả trước ( Nếu do công cụ, dụng cụ hỏng). Có TK 154: ( Nếu sản phẩm hỏng không sửa chữa được ) Có TK : 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Có TK 627: Chi phí sản xuất chung. Có TK 641: Chi phí bán hàng. Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. f1. Nhập kho vật liệu không sử dụng hết, ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh. Nợ TK 152 Có TK 621, TK 627, TK 641, TK 642. g1. Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng sử lý. Về mặt kế toán ghi như sau: Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu) Nợ TK 133: Thuế VAT tính theo số hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 3381: Trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT. Căn cứ vào quyết định sử lý ghi: Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152: Trả lại số thừa Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa Nợ TK 133: Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. Nếu nhập theo số hoá đơn, ghi nhận số nhập như bình thường Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002 Khi sử lý số thừa, ghi: Có TK 002 Đồng thời, căn cứ cách sử lý cụ thể hạch toán như sau: Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa Nợ TK 1331: Thuế VAT Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá chưa có thuế VAT) Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. h1. Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi số như sau: Khi nhập: Nợ TK 152: Trị giá số thực vật liệu nhập kho. Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu. Nợ TK 1331: Thuế VAT theo hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Khi xử lý: Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 Có TK 1381: xử lý số thiếu. Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 1381: Xử lý số thiếu Có TK 1331: Thuế VAT không được khấu trừ ( của số hàng thiếu). Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 1388, 334 : Cá nhân phải bồi thường Có TK 1331: Thuế VAT không được khấu trừ Có TK 1381: Xử lý số thiếu Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 1381: Xử lý số thiếu i1. Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng: Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao lại hoặc số được giảm giá ghi: Nợ TK 331, 112, 111. Có TK 152 Có TK 1331 k1. Nếu đánh giá lại làm tăng giá trị vật liệu, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản. 1.4.2.2. Kế toán tổng hợp giảm vật liệu: a2. Xuất vật liệu cho sản xuất, kinh doanh: Nợ TK 621: Xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627: Xuất dùng chung cho phân xưởng sản xuất. Nợ TK 641: Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642: Xuất kho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSGD. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng. b2. Xuất góp vốn liên doanh: Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK 128 : Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn Nợ ( hoặc có ) TK 412: Phần chênh lệch Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất c2. Xuất vật liệu trả lại vốn góp liên doanh: Nợ TK 411 Có TK 152 d2. Xuất vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 e2. Xuất kho vật liệu cho vay mượn tạm thời hoặc để bán: Nợ TK 632 Nợ TK 138 Có TK 152 f2. Vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê: Nếu vật liệu thiếu đã rõ nguyên nhân, tuỳ từng trường hợp để ghi sổ: Nợ TK 138: Nếu bắt bồi thường Nợ TK 621, 627, 641, 642: Nếu tính vào chi phí Nợ TK 821: Tính vào chi phí bất thường Có TK 152 Nếu chưa xác định được nguyên nhân: Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152 g2. Nếu đánh giá lại làm giảm giá trị vật liệu: Nợ TK 421 Có TK 152 Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. TK 111, 112, 141, 331 TK 152 TK 621, 627, 641, 642 TK 151 TK 154 TK 333 ( 3333) TK 128, 222 TK 154 TK 411 TK 411 TK 138, 632 TK 128, 222 TK 138 ( 1381) TK 142, 154, 621, 627, 721... TK 412 TK 621, 627, 641, 642... TK 338 ( 3381) TK 412 1.4.3. Kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ: *Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp mà kế toán không theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, tình hình biến động của các loại vật liệu trên tài khoản phản ánh hàng tồn kho. Trị giá vật liệu mua vào, nhập kho trong thời kỳ được hạch toán vào tài khoản 611: “ Mua hàng” * Tài khoản kế toán sử dụng: TK 611: Mua hàng. *Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Đầu kỳ, kế toán kết chuyển trị giá các loại vật liệu hiện còn cuối kỳ trước: Nợ TK 611 Có TK 151 : Hàng mua đang đi đường. Có TK 152. Căn cứ vào trị giá thực tế vật liệu mua vào, nhập kho trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 611. Nợ TK 133: Thuế VAT được khấu hụt ( nếu có ) Có TK 111, TK 112, TK 3331... Căn cứ vào trị giá thực tế vật liệu nhập kho trong các trường hợp khác nhận vốn góp, nhận lại vốn góp liên doanh). Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, và hàng mua trả lại trong kỳ: Nợ TK 331, 111, 112: Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại. Có TK 133: Thuế VAT không được khấu trừ. Có TK 611: Trị giá thực tế Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, phản ánh giá trị vật liệu còn: Nợ TK 151 Nợ TK 152 Có TK 611 Phản ánh trị giá vật liệu thiếu hụt, mất mát: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 151: Vật liệu đi đường cuối kỳ. Nợ TK 138, 334: Số cá nhân phải bồi thường. Nợ TK 1381: Số thiếu hụt chờ xử lý. Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức Có TK 611: Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt. Nợ TK 138 ( 1381 ): Phải thu khác ( tài sản thiếu chờ xử lý) Có TK 611 *Nếu đã xác định được nguyên nhân và bắt bồi thường: Nợ TK 138 ( 1388): Phải thu khác Có TK 611. 7. Phản ánh trị giá các loại vật liệu đã sử dụng trong kỳ: Nợ TK 621, Tk 627, TK 641, TK 642. Có TK 611 8. Phản ánh trị giá vật liệu xuất bán: Nợ TK 632. Có TK 611 sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 TK 111, 112, 331 TK 138 TK 333 ( 3333) TK 621, 627, 641 TK 411, 128, 222 TK 632 1.5. Các chỉ tiêu phân tích tình hình quản lý và ứng dụng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. 1.5.1. Phân tích tình hình cung cấp tổng khối lượng nguyên vật liệu ( Tvt). Phân tích tình hình đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất thực chất là nguyên cứu một trong các yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường, nguyên vật liệu được nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi nguồn nhập lại có giá trị khác nhau. Vì vậy, để đánh giá tình hình cung cấp tổng lượng nguyên vật liệu không thể dựa vào giá thực tế mà phải dựa trên giá kế hoạch. Khi phân tích vấn đề này, các doanh nghiệp cần dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp tổng khối lượng nguyên vật liệu. Công thức tính: Trong đó : V1i: Số lượng thực tế cung cấp của từng loại nguyên vật liệu. Vki: Số lượng kế hoạch cung cấp của từng loại nguyên vật liệu. gki: Đơn giá kế hoạch của từng loại nguyên vật liệu. Nếu Tvt > 100% : Doanh nghiệp hoàn thành vượt mức kế hoạch. Nếu Tvt = 100% : Doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch. Nếu Tvt < 100% : Doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch. 1.5.2. phân tích tình hình cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu ( Tvt). Phân tích tình hình cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu nhằm mục đích giúp doanh nghiệp thâý rõ sự ảnh hưởng của việp cung cấp nguyên vật liệu đối với việc đảm bảo tính liên tục sản xuất. Nguyên vật liệu chủ yếu là các loại vật liệu tham gia trực tiếp cấu thành thực tế của sản phẩm và không thay thế được. Khi phân tích vấn đề này, các doanh nghiệp cần dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp các nguyên vật liệu chủ yếu. Công thức tính: Trong đó : V1ik : Số lượng thực tế cung cấp giới hạn trong kế hoạch về từng loại nguyên vật liệu chủ yếu. Vki: Số lượng kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu. gki : Đơn giá kế hoạch của từng loại nguyên vật liệu chủ yếu. Nếu Tvt > 100%: Doanh nghiệp hoàn thành vượt mức kế hoạch. Nếu Tvt = 100% : Doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch. Nếu Tvt < 100% : Doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch. 1.5.3. Số ngày đảm bảo sản xuất ( Nđ): Khi thường xuyên phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu, các doanh nghiệp sử dụng chỉ tiêu số ngày đảm bảo sản xuất. Công thức tính: Vc Nđ = ---------- m Trong đó : Vc: Số lượng hiện còn của từng loại nguyên liệu. m : Mức tiêu hao bình quân ngày về từng loại nguyên vật liệu. Bằng cách so sánh số ngày đảm bảo sản xuất với khoảng cách giữa hai lần cung cấp nguyên vật liệu sẽ xác định được ảnh hưởng của việc cung cấp đến tình hình sản xuất và sử dụng vốn doanh nghiệp. 1.5.4. Phân tích khoản chi tiêu vật liệu trong giá thành ( Vc). Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành. Vì vậy biện pháp chủ yếu để hạ giá thành sản phẩm là giảm khoản chi vật liệu. Công thức tổng quát xác định khoản chi vật liệu trong giá thành: Trong đó : Sl: Sản lượng sản xuất một loại sản phẩm. gi: Đơn giá vật liệu xuất dùng. m: Mức tiêu hao bình quân của từng loại nguyên vật liệu. F : Giá trị phế liệu thu hồi ( nếu có). Qua việc phân tích chỉ tiêu này, các doanh nghiệp có thể thấy được các nhân tố ảnh hưởng đến việc tăng, giảm khoản chi vật liệu trong giá thành, mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đó để đưa ra những giải pháp cần thiết nhằm sử dụng hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả nguyên vật liệu. phần II tình hình thực tế về tổ chức kế toán vật liệu tại Trung tâm chế bản in Công ty thiết bị giáo dục I 2.1. Đặc điểm tình hình chung của Trung tâm chế bản - in : 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển Công ty thiết bị giáo dục I – Bộ GD- ĐT, là công ty chuyên sản xuất các thiết bị dạy học từ thiết bị mầm non đến thiết bị dùng cho các trường đại học, cao đẳng ...Công ty bao gồm nhiều trung tâm , mỗi trung tâm được công ty giao kế hoạch chuyên sản xuất một loại thiết bị giáo dục nhất định. Trong đó Trung tâm chế bản – in , là một trong 5 trung tâm của công ty, được giao sản xuất thiết bị tiểu học và in các tranh ảnh giảng dạy... Trước đây, Trung tâm chế bản – in được gọi là xưởng ấn phẩm, công việc chính của xưởng là sản xuất những thiết bị dạy học như tranh động; các bộ toán phân số; sa bàn an toàn giao thông; các bộ chữ dạy vần, dạy viết, in...Tất cả các sản phẩm trên chủ yếu được làm thủ công, máy móc nếu có chỉ là những máy móc thô sơ, cũ kỹ, lạc hậu. Từ năm 1999, với yêu cầu và quy mô của công việc, giám đốc công ty đã quyết định cho phép Xưởng ấn phẩm đổi tên thành Trung tâm chế bản – in . Cùng với quyết định đổi tên là cả một bước ngoặt mới đối với Trung tâm. Ban giám đốc công ty đã cấp đất, cấp vốn xây lại và xây mới nhà xưởng, mua máy ra phim, máy vi tính, máy in, máy phơi phim, máy xén, máy cán láng, và năm 2001 vừa rồi là máy in màng co – một phương pháp in mới đối với Trung tâm nói riêng và đối với Hà Nội nói chung. Cho đến ngày nay, bộ mặt cũng như cơ cấu công việc của Trung tâm đã biến đổi rõ rệt. Trung tâm tách thành 3 nơi: bộ phận vi tính, xưởng in và xưởng thiết bị. Tuy là 3 nơi, 3 công việc hoàn toàn không giống nhau nhưng lại gắn bó, liên kết thành một chuỗi liên tục từ khâu đầu đến khâu cuối. Do quy mô công việc phát triển lớn hơn, Trung tâm đã bước đầu năng động hơn trong công việc, dần dần tự chủ hơn trong từng quyết định, thoát dần ra khỏi sự trì trệ, chờ đợi, và đặc biệt là sự ỷ lại vào bảo trợ của nhà nước. Đứng trước sự khắc nghiệt của nền kinh tế thị trường, tuy còn nhiều vấp váp, sai sót, thiếu kinh nghiệm nhưng Trung tâm chế bản – in đã và đang khẳng định mình trước ban giám đốc công ty và tạo uy tín đôí với các bạn hàng. Điều đáng mừng là mới ra đời được 3 năm, một thời gian tuy còn quá ít đối với một Trung tâm nhưng đã có nhiều cơ sở sản xuất ký hợp đồng dài hạn cho các sản phẩm in của họ tại Trung tâm. Nhờ những kết quả đã đạt được mà Trung tâm từ một xưởng thiết bị chưa đầy 30 người, công việc chủ yếu theo thời vụ, đến nay đã gần 60 người với công việc ổn định. Mỗi năm lợi nhuận của Trung tâm lại được nâng cao, 2 năm liên tục Trung tâm tuy mới thành lập nhưng vẫn luôn đạt đủ kế hoạch Công ty giao cho. Riêng năm 2002 này, Trung tâm đang phấn đấu vượt mức kế hoạch bằng nỗ lực của bản thân. Những chỉ tiêu tài chính đạt được trong 2 năm qua: (Đơn vị:đ ) Chỉ tiêu / Năm 2000 2001 Tổng giá trị sản xuất ( đồng ) 3.391.698.417 4.693.285.497 Tổng doanh thu (đồng ) 499.155.259 1.838.288.660 Nộp ngân sách ( đồng ) 48.084.719 166.508.849 Tổng số cán bộ – CNV (người ) 47 58 Thu nhập bình quân tháng / 1 CNV 609.498 786.230 2.1.2. Đặc điểm bộ máy quản lý của Trung tâm: Bộ máy quản lý của Trung tâm chế bản – in được tổ chức theo một cấp. Đứng đầu và chịu trách nhiệm điều hành hoàn toàn trung tâm là Giám đốc Trung tâm. Giám đốc Trung tâm do Giám đốc công ty bổ nhiệm và bãi nhiệm, đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Trung tâm trước cấp trên. Trợ giúp Giam đốc là các phòng chức năng. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ: Chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chỉ tiêu kế hoạch, chế độ, chính sách của Nhà nước, các nội quy của Công ty và các chỉ thị, mệnh lệnh của Giám đốc. Phục vụ đắc lực cho việc sản xuất và kinh doanh của công ty. Đề xuất với ban Giám đốc những chủ trương, biện pháp giải quyết khó khăn gặp phải trong quá trình sản xuất kinh doanh và tăng cường công tác quản lý công ty. Cụ thể: Phòng hành chính: Quản lý lao động, tiền lương, tổ chức đời sống cho cán bộ công nhân viên, thực hiện các hoạt động y tế, tạp vụ, quản trị hành chính và kiến thiết cơ bản. Phòng kinh doanh: thực hiện nhiệm vụ tìm kiếm thị trường tiêu thụ, theo dõi tình hình mua nguyên vật liệu, ký kết hợp đồng xuất khẩu. Phòng tài vụ: theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản, nguồn vốn, cung cấp cho giám đốc thông tin tài chính, lập báo cáo tài chính và đóng góp ý kiến về các hoạt động sản xuất của công ty. Phòng kế hoạch : thiết lập kế hoạch sản xuất, thực hiện kiểm tra chất lượng sản phẩm, điều độ kế hoạch sản xuất, phụ trách kế hoạch và giúp tính toán giá thành. Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý trong trung tâm. Giám đốc Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng tài vụ Phòng kế hoạch Xưởng in Xưởng thiết bị Trung tâm vi tính 2.1.3.Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh. Do các sản phẩm của trung tâm đa dạng, phức tạp nên tình hình nguyên vật liệu của trung tâm rất phong phú, đặc biệt là xưởng thiết bị. Để đảm bảo sản xuất, công ty phải tổ chức sản xuất theo một quy trình liên tục. Do mức độ phức tạp của từng loại mặt hàng nên việc thực hiện sản xuất đòi hỏi đội ngũ công nhân chuyên nghiệp, thạo việc, đảm bảo cho sản phẩm chính xác, đạt yêu cầu chất lượng. Cụ thể công việc của từng xưởng như sau: 2.1.3.1. Trung tâm vi tính. Khi cần in một mặt hàng, trước tiên phải tạo mẫu trên vi tính. Sau đó in ra một bản mẫu – bản mẫu này được gọi là ma – kết - đưa bản mẫu vào máy ra phim để tạo ra phim in. Đối với trung tâm vi tính, phim in là sản phẩm cuối cùng, còn đối với xưởng in nó là nguyên vật liệu, nó còn có thể là bán sản phẩm khi phim in được bán cho các nhà in khác. 2.1.3.2. Xưởng in. Khi có ma – két và phim in từ trung tâm vi tính xuống, được đưa vào phòng chuyên sắp xếp lại phim rồi phơi vào tâm kẽm – phòng này được gọi là phòng bình bản - độ rộng của kẽm tuỳ thuộc vào việc kẽm được dùng cho máy in 8, máy in 16, hay máy in 18. Máy in in xong đưa ra máy xén, cắt đúng theo ma két, hoàn chỉnh một mặt hàng. 2.1.3.3. Xưởng thiết bị. Đây là xưởng có hoạt động rất đa dạng , lại tỉ mỉ, nhiều công đoạn. Các công việc của xưởng đến 80% là làm bằng phương pháp thủ công, không thể dùng bằng máy, do đó đòi hỏi sự lành nghề của người công nhân. -Sa bàn giao thông: gồm cả phần điện là những cột đèn giao thông cùng bộ điều khiển bằng điện; phần gỗ là mặt khung và những mảng lắp ghép ngã ba, ngã tư, ngã năm, phần nhựa là những cột biển báo có gắn nam châm, phần giấy là những hình người, những tấm biển báo, phần kim loại là những cột đèn giao thông... Bộ tranh động: gồm những tờ tranh chính in rồi dùng cước, chốt nhựa, dây thép nhỏ gắn những quân phụ vào tranh. Động tác này làm cho tranh có những cử động nhất định làm cho tranh có vẻ linh hoạt, sống động… Sản phẩm cuả trung tâm trước đây trước đây chỉ theo mùa vụ, diễn ra chủ yếu vào tháng 3 đến tháng 11 để phục vụ cho năm học mới theo đơn đặt hàng của các tỉnh. Khi thành lập thêm trung tâm vi tính và xưởng in thì công việc của trung tâm có vẻ đều đặn hơn, hoàn thành được nhiều hơn những yêu cầu của công ty, tạo điều kiện thuận lợi hơn trong quá trình hoạt động. 2.1.4. Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán tại Trung tâm chế bản - in . Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất nhiều khâu, nhiều loại, nhiều việc mà công tác quản lý và bộ máy kế toán cũng có nhiều việc phải làm, phải kiêm nhiệm để đáp ứng được với yêu cầu, đòi hỏi của công việc. Tuy thế bộ máy kế toán của Trung tâm vẫn được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, trung tâm có một phòng kế toán, ở các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên thống kê thu thập kiểm tra chứng từ – người này chủ yếu nhận luôn nhiệm vụ quản đốc phân xưởng- sau đó chuyển chứng từ về phòng tài vụ để xử lý và tiến hành ghi sổ kế toán. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác thống kê trong phạm vi công ty, cung cấp thông tin kinh tế cho giám đốc. Phòng kế toán có 3 người để đảm nhiệm tất cả các công việc liên quan đến công việc kế toán: kế toán, thủ kho, thủ quỹ. Để phù hợp với khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công ty áp dụng hình thức “ Chứng từ ghi sổ “ đảm bảo cho sự chính xác, kịp thời của việc cung cấp số liệu đầy đủ, từ đó phục vụ công tác quản lý nhạy bén, hiệu quả. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất là chu kỳ sản xuất ngắn, sản phẩm được sản xuất đại trà, hàng loạt, nên kế toán trung tâm hoạch toán hàng tồn kho theo phương pháp thường xuyên và xác định trị giá hàng tồn kho theo phương pháp trung bình và hợp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Kỳ báo của công ty được xác định là một tháng. Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp CTG) Sổ quỹ Sổ thẻ hạch toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký CTGS Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán 9 9 7 6 8 3 5 4 2 1 1 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu tại Trung tâm chế bản - in . 2.2.1. Đặc điểm vật liệu của công ty. Do hiện nay, tuy Trung tâm có 3 phân xưởng nhưng tình hình tăng, giảm vật liệu lại chủ yếu ở xưởng in. Còn đối với xưởng thiết bị, nguyên vật liệu chủ yếu còn tồn tại từ khi chư a thành lập xưởng in , bên cạnh đó nguyên vật liệu lại quá nhiều, thêm nữa quy mô công việc cũng như nguyên vật liệu lại tỉ mỉ, không thường xuyên nên việc biến động nguyên vật liệu ở xưởng thiết bị rất ít, hầu như chỉ diễn ra ở lĩnh vực xuất cho sản xuất. Vì vậy nghiệp vụ kế toán về tăng, giảm nguyên vật liệu chủ yếu diễn ra trong xưởng in. Trong xưởng in, vật liệu được sử dụng rất đa dạng, bao gồm cả những nguyên vật liệu trong nước sản xuất cũng như những nguyên vật liệu nước ngoài sản xuất. 2.2.2. Phân loại và đánh giá vật liệu ở công ty: 2.2.2.1. Phân loại vật liệu: Tại xưởng in của Trung tâm, nguyên vật liệu rất đa dạng nhưng được trung tâm quản lý chặt qua sự phân loại vật liệu cụ thể. Căn cứ vào công dụng, vai trò của từng thứ vật liệu đối với quá trình sản xuất vật liệu của công ty được chia thành: Nguyên vật liệu chính: Là đối thành chủ yếu cấu thành nên những sản phẩm in của trung tâm. Gồm: phim, kẽm, giấy, hoá chất, bột khô, mang bop, bột axit, gốm, mực in, màng co. Vật liệu phụ: bao gồm: băng dính, thuốc tút, butt tút, tất lò dùng cho máy 16, để phim, xút hiện bản, cao su, dao đánh mực. *Kế toán mở 2 tài khoản tương ứng để theo dõi vật liệu: + TK 152: Nguyên vật liệu chính. +TK 153: Nguyên vật liệu phụ. 2.2.2.2: Đánh giá vật liệu. ở trung tâm, phòng kế toán tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế để phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn vật liệu. Trung tâm tính chung giá thực tế vật liệu nhập kho: Giá thực tế nhập kho = Giá mua + Chi phí mua + Thuế nhập khẩu ( nếu có ). Đối với những vật liệu ngoại nhập, giá trên hoá đơn bằng ngoại tệ được đổi sang VNĐ theo tỷ giá Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm mua vào. Đối với những vật liệu chưa trả tiền cho người bán, trung tâm có thể thông qua Công ty thanh toán bằng tài khoản 336 – cân đối công nợ. Trị gía thực tế vật liệu xuất dùng được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho * Đơn giá bình quân. Trong đó: Đơn giá bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ 2.2.3. Kế toán chi tiết vật liệu ở Trung tâm chế bản - in : 2.2.3.1.Chứng từ kế toán sử dụng. Hoá đơn giá trị gia tăng Giấy cấp vật tư Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu. 2.2.3.2. Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Do nhân lực phòng kế toán không nhiều trong khi khối lượng công việc lại không phải ít nên thủ kho vừa làm công tác kho tàng, vừa làm nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu, dụng cụ. Để hoạch toán nguyên vật liệu, nhìn chung kế toán cũng theo phương pháp thẻ song song, tuy nhiên có một sự thay đổi là kế toán không dùng thẻ kho. + ở kho: Thủ kho, kế toán thu thập tất cả các hoá đơn, chứng từ liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu hàng ngày + Tại phòng kế toán: Kế toán – thủ kho hàng ngày, từ những hoá đơn, chứng từ thu nhập được ghi luôn vào sổ chi tiết vật liệu dụng cụ. Sau đó định khoản trong máy vi tính. Định kỳ cuối tháng kế toán thủ kho lập một bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn vật liệu. doanh nghiệp sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ Tờ số:..... Mở sổ ngày tháng năm Tên vật liệu ( Dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá) : Mực in màng co Đơn vị tính: Hộp Quy cách, phẩm chất Mã số: Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 249 26/12 Nhập công ty Thanh Mỹ 331 V6A - 302 60.000 17 1.020.000 V6A -203 57.000 17 867.000 V6A -601 58.000 17 986.000 V6A -408 58.000 17 986.000 V6A -102 56.000 40 2.240.000 V6A -110 37.000 34 1.258.000 V6A-201 75.000 17 1.275.000 V6A -570 49.000 10 490.000 V6A - 304 60.000 17 1.020.000 V6A - 8005 160.000 10 1.600.000 2.2.3.3. Tổ chức kế toán nhập vật liệu ở Trung tâm chế bản -in : Vật liệu của công ty được nhập chủ yếu do mua ngoài, ngoài ra trung tâm cũng tự sản xuất như phim in hay thuê ngoài gia công. Công tác tổ chức tiếp nhận vật liệu được tiến hành rất cẩn thận, nghiêm túc. Khi hàng về, thủ kho có trách nhiệm kiểm tra hoá đơn, hàng hoá có hợp lệ, hợp pháp đầy đủ không, từ đó để viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được nhập thành 3 liên: Liên 1: Kế toán lưu cuống Liên 2: Lưu lại kẹp cùng hoá đơn tài chính, cùng phiếu nhập kho của người mua, chuyển lên phòng tài vụ của công ty, nơi nắm dữ tài khoản để thanh toán cho người bán. Liên 3: Đưa vào BCTC hàng tháng. Phiếu nhập kho chi có giá trị và được coi là hợp lệ khi đầy đủ chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, người phụ trách cung tiêu, người giao hàng, Thủ kho. Trên cơ sở các hoá đơn, chứng từ đầy đủ, hợp lệ, kế toán phải phản ánh trị giá vật liệu nhập kho vào các tài khoản, sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn và phản ánh tình hình thanh toán với người bán. 2.2.3.3.1. Trường hợp mua vật liệu trả ngay bằng tiền mặt: Khi trung tâm cần mua một số vật liệu không nhiều, có giá trị nhỏ, cán bộ cung ứng mang phiếu báo giá của loại vật liệu cần mua lên Giám đốc duyệt. Nếu Giám đốc chấp nhận, cán bộ cung ứng sẽ gọi điện báo cho người bán để giao hàng. Hoá đơn ( GTGT) Mẫu số 01 GTKT –3LL Liên 2: Giao cho khách hàng HT/ 101 –B Ngày 02