Chuyên đề Hoàn thiện công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp tại Công ty in Hàng không

n đốc tiến độ công việc và kế hoạch giao hàng cho khách; Điều hành tổ cơ điện trong việc theo dõi, bảo dưỡng và xử l‎y các hỏng hóc, trục trặc kỹ thuật đảm bảo trạng thái sản xuất ổn định, liên tục; Tổng hợp các số liệu, thông tin về kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, đánh giá và rút kinh nghiệm, xử lý phù hợp, làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất ngắn, dài hạn cho từng bộ phận. Trưởng các phân xưởng: có trách nhiệm tổ chức công tác ghi chép kết quả sản xuất của phân xưởng, tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, sản xuất, tình trạng máy móc thiết bị, lao động với Phòng kế hoạch. Kết hợp với Phòng kế hoạch lập kế hoạch tác nghiệp chi tiết cho phân xưởng mình. Phó trưởng các phân xưởng và các tổ trưởng: đóng vai trò như là các nhân viên điều độ sản xuất tại bộ phận của mình, có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch sản xuất, ghi chép và báo cáo sản xuất hàng ngày cho Trưởng phân xưởng. Bên cạnh bộ máy lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp, Công ty đã thiết kế hệ thống các bảng biểu mẫu cũng như quy trình, cách thức ghi chép, luân chuyển thông tin cho việc lập kế hoạch, điều phối sản xuất ghi chép và theo dõi diễn biến sản xuất bao gồm cả kết quả sản xuất, các yếu tố đầu vào, diễn biến sản xuất ở từng cấp, ví dụ như các sổ, mẫu báo cáo Sổ tiếp nhận thông tin: Sổ theo dõi tiến độ thực hiện công việc; Phiếu sản xuất; Sổ theo dõi sản xuất; Báo cáo kết quả sản xuất của các phân xưởng; Sổ giao nhận nội bộ… Các quy trình sản xuất và ghi chép tại từng công đoạn sản xuất, dây chuyền sản xuất Căn cứ và cách thức lập kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch tác nghiệp của Công ty được lập theo tháng, theo tuần và chịu ảnh hưởng của 2 nhóm đơn hàng: Đơn hàng cho các kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ phù hợp với kế hoạch năm do Tổng Công ty giao; Các đơn hàng ngắn hạn theo yêu cầu của khách hàng ngoài ngành và một số thành viên trong Tổng Công ty không nằm trong kế hoạch cung ứng nội bộ; Mỗi loại trên có những căn cứ lập kế hoạch tác nghiệp khác nhau. Với các đơn hàng cho nội bộ: Hàng năm Tổng Công ty có một bản kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ giao cho Công ty trong đó nêu rõ số lượng sản phẩm từng loại cần cung ứng trong năm cho từng đối tượng/thành viên trong tổng. Công ty sẽ liên hệ với các đơn vị thành viên để nắm rõ hơn lịch trình cụ thể cho các nhu cầu và lên kế hoạch cho các tháng trong năm. Vì vậy kế hoạch tác nghiệp đối với các sản phẩm này là tương đối rõ ràng và ổn định. Tuy nhiên, thực tế cũng có sự điều chỉnh trong năm về số lượng và tiến độ các sản phẩm in như tạp chí còn phụ thuộc cả vào tiến độ cung cấp nội dung in; (Xem thêm Bảng kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ tại Phụ lục…) Với các đơn hàng khác, do tính chất của các đơn hàng ngắn và khó có thể dự báo trước, do đó, kế hoạch tác nghiệp được lập dựa trên: các hợp đồng đã ký với khách hàng; các hợp đồng dự tính k‎ý được trong tháng do Phòng Kinh doanh và Phòng kế hoạch đưa ra. Khi lên kế hoạch tác nghiệp cho các bộ phận của Công ty, Phòng Kế hoạch đã có xem xét đến các yếu tố sau: Quy trình công nghệ: Quy trình công nghệ của Công ty đã được thể hiện thành từng quy trình sản xuất cho từng phân xưởng, từng bộ phận, trong mỗi phân xưởng, có các công đoạn kỹ thuật khác nhau cũng đã được mô tả. Cán bộ điều độ sản xuất tại Phòng Kế hoạch là những người đã hiểu được đủ các quy trình công nghệ, các đặc tính kỹ thuật đặc trưng của từng loại sản phẩm in cũng như các yêu cầu kỹ thuật của chúng như: thời gian chuẩn bị, thời gian chạy cần thiết, thời gian cho các quá trình biến đổi tự nhiên của chất liệu… và căn cứ vào đó để đưa ra các phân định về thời điểm, thời lượng cụ thể cho các đơn hàng của từng bộ phận. Độ phức tạp của đơn hàng, yêu cầu của đơn hàng về thời gian chất lượng, độ lớn của đơn hàng: Người tiếp nhận đơn hàng sẽ phân loại những đơn hàng và đánh dấu vào những đơn hàng ưu tiên để trưởng phòng kế hoạch phối hợp giữa các đơn hàng cho kịp tiến độ sản xuất chung và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Ví dụ đơn hàng gấp được làm trước, đơn hàng lớn được ưu tiên, đơn hàng phức tạp được triển khai trước… Năng lực thực tế của Công ty về công suất, khả năng sản xuất: Trưởng kế hoạch dựa vào báo cáo về năng lực công suất máy móc của các phân xưởng, năng lực sản xuất của công nhân, khả năng kỹ thuật của Công ty, cân đối năng lực sản xuất với yêu cầu của đơn hàng mà quyết định nhận đơn hàng hay không. Từ đó xác định nhiệm vụ cho các khâu sản xuất các tổ tương ứng theo khả năng. Tình hình cung ứng vật tư: Xem xét sự biến động của thị trường đầu vào, mức độ tin cậy của nhà cung ứng, lượng tiền mặt hiện có để có thể chủ động trong mua sắm vật tư đảm bảo kịp cung ứng theo đơn hàng. Thực tế, tại Phòng kế hoạch, khi nhận đơn hàng căn cứ vào tiến độ giao giao hàng, về vật tư, về năng xuất máy móc, năng xuất lao động tính toán, tổng hợp chính xác nhiệm vụ của từng khâu, từng tổ sản xuất trong từng thời điểm sản xuất nhằm mục đích đảm bảo tính kế hoạch ngay từ khi nhận lệnh sản xuất đến khi hoàn thành đơn hàng. Dây chuyền sẽ hoạt động liên tục, tuần tự theo kế hoạch các khâu các tổ, mỗi người công nhân nhờ đã nhận được nhiệm vụ cụ thể chính xác, có tính toán chặt chẽ dựa trên cơ sở kế hoạch, vật tư được cung cấp đồng bộ cho sản xuất, về cơ sở định mức và tiến độ sản xuất. Khi nhận được nhiều đơn hàng thì khâu lập kế hoạch tác nghiệp kế hoạch tác nghiệp cũng phải căn cứ vào tiến độ giao hàng và công suất của máy móc thiết bị để chia nhỏ nhiệm vụ cho từng tổ, nhằm đảm bảo trong cùng một thời gian xưởng vẫn vừa có thể thực hiện được đơn hàng khác không làm chậm tiến độ. Bởi ngay khi ký hợp đồng kế hoạch đã ước tính được công suất của dây chuyền để có thể ra lệnh sản xuất một cách chính xác, cũng như khâu tác nghiệp xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng khâu, công đoạn, từng tổ trong từng ca từng giờ sản xuất. Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp tại Công ty Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp của Công ty được thể hiện ở việc chuẩn bị và lập kế hoạch cho 5 yếu tố sau: Lên lịch sản xuất cho từng tổ, xưởng sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng: thời gian, số lượng, chủng loại, quy cách; Lên kế hoạch mua và dự trù nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của Công ty; Lên kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị; Kế hoạch tài chính ngắn hạn; Kế hoạch bố trí lao động; Kế hoạch bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp và cho người lao động. 3.1. Lập lịch trình sản xuất, chuẩn bị nguyên vật liệu Lịch sản xuất trong tuần được lập cho từng đơn hàng từng, xưởng sản xuất theo sự sắp xếp của Phòng Kế hoạch. Đồng thời với việc lên lịch sản xuất, Phòng Kế hoạch kiểm tra tình trạng tồn kho nguyên vật liệu, phân tích nhu cầu nguyên vật liệu cần có của các đơn hàng và yêu cầu Phòng Kinh doanh xem xét, mua hàng đưa vào kho trước các thời hạn quy định để đảm bảo cung cấp kịp thời cho các tổ sản xuất. Thứ tự thực hiện các đơn hàng được Phòng Kế hoạch sắp xếp dựa trên độ gấp của đơn hàng kết hợp với các đặc điểm của đơn hàng đó, ví dụ như: mức độ phức tạp của các khâu chuẩn bị chế bản, tách màu, bình bản...hay độ sẵn có của nguyên vật liệu. Với các đơn hàng phải mất nhiều thời gian tách màu, chế bản làm film sẽ phải ưu tiên hơn. Trong một số trường hợp, khi đơn hàng cần các nguyên vật liệu đặc dụng mà Công ty không sẵn có và không thể mua được nhanh chóng, phải chờ nhập khẩu hoặc cung ứng… thì Phòng Kế hoạch sẽ điều chỉnh lại lịch sản xuất đơn hàng đó cho phù hợp với khả năng đáp ứng nguyên vật liệu của thị trường. Công tác lập kế hoạch tác nghiệp về mua sắm nguyên vật liệu được phòng Kinh doanh tiến hành vào đầu tháng trên cơ sở phiếu sản xuất của phòng Kế hoạch gửi sang. Phòng Kinh doanh mua theo kế hoạch dự kiến, do thị trường nguyên vật liệu in khá phong phú, nên khi cần có thể mua ngoài được. Tuy nhiên có một số vật tư trong nước chưa sản xuất được Công ty mua của các công ty nhập khẩu trong địa bàn. 3.2. Kế hoạch bảo dưỡng máy móc, thiết bị Riêng nội dung bảo dưỡng máy móc thiết bị, chuẩn bị công cụ dụng cụ được Công ty lập trước cho cả năm theo đặc tính và yêu cầu kỹ thuật của máy móc. Khi lập lịch trình sản xuất cho từng bộ phận, Phòng Kế hoạch đã phải tham khảo kế hoạch bảo dưỡng này để điều chỉnh cho phù hợp. (Xem Bảng kế hoạch bảo dưỡng máy móc, thiết bị của Công ty tại Phụ lục 4) . Tổ cơ điện thuộc phòng Kế hoạch có nhiệm vụ theo dõi tình trạng máy móc thiết bị, dựa vào yêu cầu kỹ thuật của từng máy trưởng cơ điện lập kế hoạch bảo dưỡng cho từng loại máy. Việc lập kế hoạch bảo dưỡng đòi hỏi phải phù hợp với thời gian sản xuất thường là vào chiều thứ 7 hoặc chủ nhật. Số lượng máy nhiều, mỗi một máy là một khâu sản xuất, việc lập kế hoạch bảo dưỡng tránh được sự ngừng trệ của cả dây truyền sản xuất. Vì phần lớn máy móc thiết bị hiện có đã có thời gian sử dụng tương đối dài nên công tác bảo dưỡng phải được duy trì thường xuyên liên tục xem xét tình trạng máy móc tránh sự hỏng hóc bất thường, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện đơn hàng. 3.3. Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn Hàng năm, Công ty đều có lập kế hoạch tài chính tổng hợp trong đó có đề cập đến các hoạt động đầu tư cũng như cân đối các nguồn vốn lưu động đủ cho hoạt động sản xuất đều đặn của Công ty (Xem Bảng cân đối nhu cầu vốn lưu động, Bảng kế hoạch lưu chuyển tiền tệ tại Phụ lục 5,6). Tuy nhiên kế hoạch tài chính năm này không chi phối nhiều đến hoạt động tác nghiệp mà công tác kế hoạch tài chính ngắn hạn của Công ty chủ yếu được lập trên nguyên tắc cân đối thu chi. Cụ thể là: Phòng Kế hoạch khi đàm phán k‎ý kết hợp đồng với khách hàng sẽ xem xét các yếu tố giá cả và lịch trình thanh toán phù hợp với thực tế sản xuất đơn hàng, tạo thuận lợi cho khách hàng đồng thời đảm bảo được nhu cầu tài chính thực hiện đơn hàng của Công ty như đưa ra các tỷ lệ thanh toán trước phù hợp. Các hợp đồng và lịch thanh toán này được Phòng Kế hoạch chuyển sang Phòng Tài chính – Kế toán để theo dõi và cân đối nguồn vào. Khi Phòng Kế hoạch đưa ra yêu cầu cung ứng vật tư cho Phòng Kinh doanh, phòng này có trách nhiệm kiểm tra tổng nhu cầu cần mua, xác định mức ngân sách và báo cho Phòng Tài chính – Kế toán thực hiện chuẩn bị dựa trên cân đối các đầu vào các hợp đồng. Đối với các đơn hàng cung ứng nội bộ, cũng thực hiện tương tự như các khách hàng ngoài ngành khác, tuy nhiên cân đối có thuận lợi hơn do đã có kế hoạch sản lượng của cả năm. Ví dụ như trong hợp đồng in cho Canon, số lượng 30.000 cuốn, giá trị hợp đồng 330 triệu, yêu cầu ứng trước 40% (tức 132 triệu), Phòng Kế toán dự kiến sử dụng ngay số tiền này thanh toán cho việc mua giấy đợt 1 để thực hiện đơn hàng, dự trữ giấy in loại này trong kho không còn đủ cho thực hiện đơn hàng. 3.4. Sắp xếp và bố trí lao động, nhân lực Hàng năm, Công ty có lập kế hoạch nhân lực cho từng tháng trong năm nhưng dựa trên các kế hoạch mở rộng, đào tạo của Công ty_. Trong quá trình tác nghiệp hàng tháng, tuần, Phòng Kế hoạch căn cứ vào số lượng công việc phải hoàn thành, thời điểm hoàn thành nếu xét thấy phải điều chuyển lao động hoặc tuyển dụng lao động thời vụ sẽ kết hợp với phòng Hành chính xem xét cân đối năng lực lao động hiện có theo định mức lao động của từng bộ phận với lượng công việc họ phải hoàn thành để tuyển dụng, hoặc thuê lao động đáp ứng nhu cầu công việc. 3.5. Kế hoạch bảo hộ, vệ sinh công nghiệp cho người lao động Ngành nghề kinh doanh của Công ty là sản xuất/ cung cấp dịch vụ in ấn và sản xuất giấy vệ sinh và khăn thơm các loại. Công nhân chịu ảnh hưởng nhiều của nghề nghiệp, phải tiếp xúc nhiều với các loại hoá chất độc hại từ giấy và mực in, bụi giấy ảnh hưởng nhiều đến sức khoẻ của công nhân. Công tác bảo hộ lao động được chú trọng góp phần tao sự yên tâm cho công nhân sản xuất. Trong quá trình sản xuất in ấn được sử dụng máy móc là chủ yếu, số lượng máy móc nhiều kích thước máy lớn, vận hành bằng điện do vậy đảm bảo trang thiết bị an toàn lao động phòng cháy chữa cháy phải luôn được đảm bảo. Vì vậy, trong công tác kế hoạch tác nghiệp và kế hoạch chung của công ty cũng đề cập đến các nội dung này. Hàng năm, công ty có lập kế hoạch mua sắm và trang bị thiết bị bảo hộ an toàn lao động cho cả năm, chia ra từng tháng. Khi thực hiện kế hoạch sản xuất, Phòng kế hoạch và Trưởng các phân xưởng theo dõi tình trạng trang bị và mức độ an toàn của các phương tiện bảo hộ và có các biện pháp xử lý theo kế hoạch đã được lập. (Xem Bảng kế hoạch bảo hộ lao động và vệ sinh công nghiệp tại Phụ lục 7,8). 3.6. Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp tiếp cận từ quan sát trình tự thực hiện một đơn hàng Hoạt động lập kế hoạch tác nghiệp của Công ty giữa 2 nội dung lịch trình sản xuất và nhu cầu vật liệu là rất đồng thời, ăn khớp thể hiện cụ thể qua từng đơn hàng. Vì vậy, để thấy rõ hơn nội dung và cách thức lập, triển khai kế hoạch tác nghiệp của Công ty, chúng ta khảo sát quá trình một đơn hàng được thực hiện như thế nào? Tiếp nhận, xem xét yêu cầu của hợp đồng hoặc đơn đặt hàng Trưởng hoặc phó phòng kế hoạch đảm nhiệm việc xem xét hợp đồng kinh tế hoặc Đơn đặt hàng kiêm báo giá (tính toán giá thành sản xuất dựa trên định mức nguyên vật liệu tiêu hao đã được xác định của Công ty). Căn cứ vào đơn đặt hàng người xem xét cần rà soát lại tất cả các yêu cầu liên quan đến sản xuất (các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng, số lượng) và cung ứng dịch vụ (thời gian, vận chuyển, giao hàng, thanh toán) mà Công ty đã ký kết với khách hàng. Trên cơ sở đó lập kế hoạch triển khai công việc đúng với yêu cầu của khách hàng. Chuẩn bị kế hoạch và thiết bị, dịch vụ vật tư Sau khi đã xem, xét các yêu cầu của khách hàng Trưởng hoặc Phó phòng kế hoạch kiểm tra khả năng đáp ứng về thiết bị, dịch vụ hoặc vật tư của Công ty hiện có. Nếu Công ty không có khả năng đáp ứng về thiết bị hoặc dịch vụ, Trưởng hoặc phó phòng kế hoạch lên kế hoạch xác định, lựa chọn và đặt hàng ở nguồn bên ngoài (gia công ngoài). Nếu nguồn vật tư hiện có của Công ty không đủ đáp ứng để thực hiện Đơn đặt hàng, Trưởng hoặc phó kế hoạch ghi Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật tư gửi phòng kinh doanh để có sự chuẩn bị kịp thời các loại vật tư cần thiết. Nếu đơn đặt hàng liên quan đến việc giao nhận hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ đi kèm khác, Trưởng kế hoạch ghi Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật tư đến các Bộ phận liên quan để liên hệ, bố trí. Giao nhận công việc Sau khi đã có kế hoạch chuẩn bị về thiết bị, dịch vụ vật tư, Trưởng hoặc phó kế hoạch tiến hành giao việc cho các cán bộ điều hành sản xuất để họ trực tiếp triển khai, theo dõi và kiểm soát quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ. Quá trình giao nhận việc được thực hiện thông qua Phiếu giao nhận việc. Trong quá trình giao nhận việc giữa Trưởng kế hoạch và cán bộ điều hành sản xuất, mọi tài liệu của khách hàng liên quan đến việc thực hiện hợp đồng như mẫu, market, film, bản can,... cũng được bàn giao cho cán bộ điều hành sản xuất. Trong trường hợp là những sản phẩm định kỳ đã dược ký hợp đồng nguyên tắc. Trưởng kế hoạch có thể chỉ định cán bộ điều hành sản xuất làm việc giao nhận trực tiếp với khách hàng. Cán bộ điều hành sản xuất được giao việc của Phòng kế hoạc thực hiện viết phiếu sản xuất và giao việc đến các bộ phận sản xuất liên quan, bao gồm: Phiếu sản xuất thiết kế, chế bản cho Tổ vi tính Bộ phận Chế bản Phiếu sản xuất cho Bộ phận chế bản, in Offset, sách Phiếu sản xuất cho bộ phận Giấy, flexo và gia công Các phiếu xản xuất được lập và giao cho các bộ phận thực hiện 1 bản, phòng kinh doanh 1 bản và lưu lại kế hoạch 1 bản. Cán bộ điều hành sản xuất căn cứ vào Phiếu sản xuất để xắp xếp, tính toán và ghi đầy đủ, chi tiết vào các mục yêu cầu của phiếu sản xuất. Sau khi đã kiểm tra kỹ các mục đã viết vào phiếu sản xuất cán bộ điều hành sản xuất nghi đầy đủ các nội dung vào sổ theo dõi sản xuất sau đó chuyển mẫu sản phẩm, market, bản can, mẫu màu, các hướng dẫn cụ thể…cho trưởng bộ phận sản xuất. Tại phiếu sản xuất, cán bộ điều hành sản xuất nghi rõ ngày hoàn thành công việc. Trong trường hợp giải quyết các thứ tự ưu tiên để đáp ứng tiến độ khách hàng, Trưởng kế hoạch ghi bằng mực đỏ ở cột ghi chú. Kiểm soát quá trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ Trong quá trình các bộ phận sản xuất/cung cấp dịch vụ thực hiện công việc theo yêu cầu của Phiếu sản xuất, cán bộ điều hành sản xuất của Phòng kế hoạch có trách nhiệm giám sát tiến độ thực hiện và chất lượng công việc, thông qua việc kiểm tra trực tiếp hoặc thông qua báo cáo của các Trưởng bộ phận. Trong quá trình kiểm tra, giám sát sản xuất/cung cấp dịch vụ, nếu phát hiện ra những trục trặc Trưởng các bộ phận sản xuất có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với cán bộ điều hành sản xuất hoặc Trưởng phòng kế hoạch. Lập phiếu thực hiện hành động hành động khắc phục phòng ngừa Khi cán bộ điều hành sản xuất của Phòng kế hoạch trực tiếp hoặc thông qua báo cáo của các bộ phận sản xuất, phát hiện ra những trục trặc hoặc những sai lỗi trong quá trình thực hiện hợp đồng. Cần phải xem xét điều tra nguyên nhân, đề ra các biện pháp khắc phục phòng ngừa. Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa được cán bộ điều hành sản xuất lập, Trưởng hoặc phó Phòng kế hoạch xác nhận và chuyển tới các bộ phận liên quan. Cán bộ điều hành sản xuất có trách nhiệm tiếp tục theo dõi giám sát tiến độ và chất lượng đến khi sản phẩm được thực hiện hoàn chỉnh và nhập kho sản phẩm. Thông báo cho khách hàng, thanh lý hợp đồng và lưu sản phẩm Sau khi sản phẩm hoặc dịch vụ đã được hoàn chỉnh, cán bộ điều hành sản xuất có trách nhiệm thông báo cho trưởng KH hoặc trực tiếp cho khach hàng và thu hồi tất cả mẫu, market, các loại tài liệu liên quan đến hợp đồng để bàn giao lại cho khách hàng. Trưởng hoặc phó Phòng kế hoạch có trách nhiệm thông báo và hướng dẫn khách hàng làm các thủ tục nhận hàng. Lưu hồ sơ Sau khi khách hàng nhận hàng và tiến hành làm Bản thanh lý hợp đồng Phòng kế hoạch có nhiệm vụ lưu trữ đơn đặt hàng, hợp đồng và bản thanh lý hợp đồng và các giấy tờ liên quan đến tủ tục pháp lý trong thời hạn 2 năm. Cán bộ điều hành sản xuất có trách nhiệm lưu trữ các phiếu yêu cầu, phiếu sản xuất, phiếu đề nghị, phiếu giao nhận việc trong thời hạn 3 tháng. (Xem thêm Quá trình kiểm soát điều hành sản xuất, cung ứng dịch vụ tại Phụ lục 9) Nội dung công tác điều độ sản xuất tại Công ty Với kế hoạch tác nghiệp được lập trên, bộ máy điều độ sản xuất sẽ thực hiện điều phối quá trình sản xuất tại các phân xưởng với các nội dung sau: Phòng kế hoạch có một cán bộ điều độ sản xuất chịu trách nhiệm theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng cho đến khi kết thúc bao gồm cả việc: kiểm tra sự chuẩn bị các nguyên vật liệu cho đơn hàng, tiến độ sản xuất tại từng khâu trong ngày/ca sản xuất; xử lý các sai sót phát sinh trong quá trình sản xuất; Mỗi phân xưởng đều có nhân viên thống kê làm nhiệm vụ ghi chép các kết quả sản xuất của từng khâu theo hệ thống biểu mẫu thống nhất. Kết quả ghi chép này sẽ được chuyển cho Trưởng bộ phận và Trưởng bộ phận kiểm tra, chuyển nộp cho cán bộ điều độ sản xuất tại Phòng kế hoạch để nắm được tình trạng thực hiện đơn hàng. Để thấy rõ hơn công tác điều độ sản xuất (thực hiện kế hoạch tác nghiệp) của Công ty cần xem qua cách thức tổ chức tác nghiệp tại từng phân xưởng như sau: 4.1. Tác nghiệp tại phân xưởng in Phòng kế hoạch sau khi tiếp nhận đơn hàng gửi phiếu đi các phòng có liên quan, và bàn giao công việc cho phân xưởng in Flexo (FL) kèm theo một người của phòng kế hoạch có nhiệm vụ giám sát việc thực hiện đơn hàng. Trưởng Flexo trực tiếp công việc từ phòng kế hoạch. Sau khi hợp đồng có hiệu lực hoặc tiếp nhận phiếu sản xuất của Kế hoạch, trưởng FL hoặc phó FL tiếp nhận và ghi vào sổ nhận việc và lập kế hoạch sản xuất cho phân xưởng mình, theo dõi và triển khai sản xuất. Trưởng FL hoặc người uỷ quyền có trách nhiệm liên hệ kiểm tra khr năng và điều kiện thực hiện công việc của các tổ có liên quan, gửi phiếu sản xuất đi các tổ. Trong cùng thời gian Trưởng xưởng có thể nhận nhiều đơn hàng do yêu cầu của Kế hoạch, Trưởng xưởng phải cân đối kết hợp tổ chức thực hiện gối vụ nhiều đơn hàng cùng lúc dựa theo công suất của máy và năng lực thực tế của các tổ sản xuất. (Xem thêm Quá trình tác nghiệp của cán bộ FL với những đối tượng liên quan được mô tả theo lưu đồ tại Phụ lục10) Tác nghiệp với Chế bản: Chế bản là phân xưởng chuyên chế tạo bản in cho các phân xưởng, kết hợp với phòng Vi tính tạo mẫu. Trưởng FL giao phiếu sản xuất, mẫu và các thông tin khác có liên quan cho tổ trưởng hoặc công nhân kết hợp với chế bản. Tổ trưởng hoặc công nhân căn cứ vào mẫu của khách hàng để lập bảng kê chi tiết nội dung mẫu của khách hàng. Tổ trưởng hoặc công nhân báo cho nhân viên thống kê viết phiếu yêu cầu cấp vật tư để lấy vật liệu sản xuất tại kho của Công ty theo đúng yêu cầu của phiếu sản xuất. Tổ trưởng hoặc công nhân đưa mẫu lên phòng Kế hoạch, Kế hoạch viết phiếu sản xuất cho phòng Vi tính để tiến hành thiết kế. Trong thời gian thực hiện cán bộ FL phải có trách nhiệm kiểm tra quá trình cũng như tiến độ thực hiện việc sắp xếp và tổ chức thực hiện của tổ, đồng thời tổ trưởng và công nhân phải tự kiểm tra những công việc của mình đang thực hiện. Sau khi Vi tính thiết kế xong kết hợp với chế bản tiến hành ra film theo đúng mẫu của khách hàng. Cán bộ FL kiểm tra film, sau đó cho chế tạo bản in đúng theo kích thước film. Kết thúc công việc ở Chế bản sản phẩm là bản in, tổ tiến hành bàn giao cho nhân viên thống kê và giao bản in cho tổ in. Chế bản và thiết kế là khâu quan trọng đảm bảo độ chính xác, chất lượng in, vì vậy công tác tác nghiệp ở khâu này đòi hỏi phải chặt chẽ tránh tình trạng ách tắc đơn hàng. Tác nghiệp tại tổ máy chia cuộn: Chia cuộn là chia một cuộn nguyên vật liệu, thành phẩm có khổ lớn thành nhiều cuộn nhỏ theo nhu cầu sử dụng. Các loại hàng gia công của khách hàng thường không đúng khổ in của máy, do vậy công việc chia cuộn cũng đóng vai trò quan trọng nhằm đẩy nhanh tiến độ sản xuất Quá trình thực hiện tác nghiệp tại Chia cuộn được mô tả ở lưu đồ chia cuộn Phụ lục 12 Tác nghiệp tại tổ in: Phân xưởng giao phiếu sản xuất cho tổ trưởng hoặc tổ phó trong đó ghi các thông tin và các yêu cầu kỹ thuật. Tổ trưởng sắp xếp tổ chức thực hiện sản xuất theo yêu cầu của phiếu sản xuất, báo nhân viên thống kê viết phiếu yêu cầu cung cấp vật tư để lấy vật liệu sản xuất tại kho của Công ty. Tiến hành in thử, kiểm tra, sau đó cho in sản lượng. Trong quá trình in sản lượng cán bộ FL hoặc người được uỷ quền kiểm tra đột xuất, tổ trưởng, công nhân kiểm tra thường xuyên dựa theo mẫu để điều chỉnh kịp thời. Kết thúc công việc kiểm tra sản phẩm, nhân viên thống kê viết phiếu nhập kho thành phẩm. Quá trình in được mô tả ở lưu đồ In phụ lục 13. Tác nghiệp tại tổ thổi màng, tổ bế hộp, tổ cắt dán Công việc ở các tổ này điều được thực hiện trên dây truyền công nghệ, những công việc này trong giai đoạn gia công và hoàn thiện sản phẩm, số lượng công việc thường rất nhiều do vậy công tác quản lý tác nghiệp ở đây phải rất tốt, đôn đốc công nhân thực hiện tốt công việc của mình với cường độ cao. 4.2. Tác nghiệp tại phân xưởng Sách Phân xưởng này hoàn thiện các sản phẩm là sổ, sách các loại sau khi in. Trình tự thực hiện như sau: Kế hoạch nhận những đơn hàng in sổ, sách giao công việc cho phân xưởng Sách dưới dạng phiếu sản xuất và gửi các tài liệu kèm theo. Trưởng bộ phận nhận phiếu sản xuất vào sổ nhận việc và gửi mẫu cho bộ phận in. Sau khi nhận được tờ in trưởng bộ phận kiểm tra chất lượng tờ in, giao cho tổ cắt cắt tờ in thành trang sách công đoạn này được thực hiện trên máy. Sau đó tổ gia công tiến hành bắt kiểm, bắt gấp, bắt lồng tạo thành lõi quyển sách. Bắt sách, vào bìa, trưởng bộ phận kết hợp với tổ trưởng kiểm tra chất lượng sách, bàn giao cho nhân viên thống kê viết phiếu nhập kho. (Quá trình tác nghiệp ở phân xưởng in Offset tương tự như ở phân xưởng in Flexo) 4.3. Tác nghiệp tại phân xưởng Giấy Phân xưởng giấy có nhiệm vụ sản xuất giấy vệ sinh, khăn giấy thơm phục vụ trong và ngoài ngành hàng không. Phân xưởng sản xuất giấy tuân theo lệnh sản xuất của phòng Kế hoạch dưới dạng kế hoạch sản xuất cả năm và phiếu sản xuất. Trưởng bộ phận hoặc phó bộ phận có nhiệm vụ dựa vào kế hoạch năm phân chia công việc theo quý, tháng kết hợp với đơn hàng mới tổ chức triển khai thực hiện công việc. Sau khi nhận phiếu sản sản xuất, nhân viên thống kê của xưởng viết phiếu yêu cầu cấp vật tư: là nguyên liệu giấy vụn và các chất phụ khác nếu sản xuất giấy vệ sinh, là vật tư giấy thơm tại kho của Công ty nếu là sản xuất khăn thơm. Công nhân vận hành máy cho sản xuất thử, trưởng bộ phận kiểm tra đạt yêu cầu của phiếu sản xuất rồi mới cho sản xuất hàng loạt số lượng theo yêu cầu của phiếu sản xuất và của kế hoạch đã giao. Giai đoạn gia công đóng gói: giai đoạn này trưởng bộ phận kết hợp với tổ trưởng kiểm tra hàng đôn đốc thực hiện công việc. Kết thúc sản xuất tổ trưởng bàn giao cho nhân viên thống kê viết phiếu nhập kho thành phẩm. Quy trình tổ chức thực hiện sản xuất tại phân xưởng Giấy được mô tả trong lưu đồ sản xuất Giấy phụ lục 14 Hệ thống điều độ sản xuất của Công ty được thiết kế liên tục từ khi tiếp nhận đơn hàng tại phòng kế hoạch đến khi thực hiện tại các phân xưởng và phản hồi kết quả lại Phòng kế hoạch. Từng công đoạn đều có các nội dung báo cáo, ghi chép cụ thể. Tuy nhiên, kết quả thực hiện còn tuỳ thuộc vào s