Chuyên đề Hoàn thiện công tác mua sắm vật tư ở Công ty Cổ phần Công trình và Thương mại GTVT

hoạt động mua sắm vật tư Nghiên cứu thị trường vật tư. Do uy tín của Công ty trên thị trường nên Công ty đã thiết lập được mối quan hệ cung ứng khá chặt chẽ với một số nhà cung ứng trong và ngoài nước. Đây là những Công ty có thể đáp ứng vật tư phù hợp và luôn kịp thời với những yêu cầu về chất lượng cũng như giá cả và các điều kiện khác từ phía Công ty. Tuy nhiên, hiện nay, thị trường có vô số người bán. Vì vậy để tiến hành hoạt động mua vật tư được hiệu quả Công ty thường xuyên phải nghiên cứu thị trường, tìm hiểu lưọng mua vật tư và các nhà cung cấp trên thị trường để lựa chọn nhà cung ứng vật tư phù hợp nhất với nhu cầu mua vật tư của Công ty. 1.1 Nội dung nghiên cứu. Công tác nghiên cứu thị trường thuộc nhiệm vụ của phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh ngoài việc ký kết các hợp đồng thương mại còn có một bộ phận chuyên nghiên cứu thị trường các nhà cung ứng vật tư nội không những phục vụ cho hoạt động thương mại mà còn nghiên cứu một số nội dung cơ bản sau : + Khối lượng các nhà cung ứng trên thị trường về mặt hàng cụ thể. + Lượng mua trên thị trường. + Giá cả vật tư của các nhà cung ứng. + Chất lượng vật tư của các nhà cung ứng. + Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp. Ví dụ : Đối với loại vật tư như xi măng thì : Khối lượng các nhà cung ứng trên thị trường tại Hậu Giang là : + Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Thiên An + Công ty CP Đầu tư và Dịch vụ Nam Khánh + Công ty TNHH Trung Hà + Công ty CP Đại Phát Lượng mua trên thị trường : + Công ty CP Công trình và Thương mại GTVT + Công ty CP Traco Hậu Giang + Công ty CP Đại An Sinh + Công ty CP Đầu tư và Xây dựng Bảo Quân + Công ty . Giá cả của các Công ty cũng có những chênh lệch nhất định. Công ty CP Đầu tư và Dịch vụ Nam Khánh là Công ty có giá cả phù hợp mà chất lượng vật tư lại đảm bảo, nếu mua hàng của Công ty này thì luôn yên tâm về chất lượng vật tư cũng như cách phục vụ chăm sóc khách hàng. Nhưng Công ty TNHH Trung Hà giá có phần cao hơn nhưng lại không mất công thuê xe vận chuyển hàng mà Công ty chịu trách nhiệm vận chuyển đến chân công trình. Nhìn chung mỗi Công ty đều có những chiến thuật mua và bán hàng đặc trưng riêng của mình để gây ấn tượng đến nhà cung cấp hay người mua hàng. Ví dụ như cùng chất lượng như nhau nhưng Công ty CP Đại Phát có ưu điểm là đáp ứng nhanh nhu cầu mua sắm vật tư của khách hàng hơn Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Thiên An. 1.2 Phương pháp nghiên cứu Do tình hình kinh tế còn hạn chế nên Công ty chủ yếu áp dụng phương pháp nghiên cứu tại chỗ : + Nghiên cứu thông tin liên quan đến nhà cung ứng thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như báo đài, truyền hình, điện thoại, đặc biệt là qua mạng Internet. Mạng Internet là nguồn quan trọng cung cấp thông tin về các nhà cung ứng vật tư đặc bịêt là các nhà cung ứng ở nước ngoài vì đối với các nhà cung ứng nước ngoài thì chủ yếu là tìn hiểu thông tin qua mạng. Những thông tin trong nước thì không chỉ tìm hiểu thông tin tại chỗ có những nơi cần tìm hiểu thông tin trực tiếp, còn có một luồng thông tin quan trọng nữa đó là thông qua tờ báo : Thị trường giá cả. + Nghiên cứu thông tin do chính khách hàng nhà cung cấp. + Nghiên cứu thông tin qua chính lời chào hàng của nhà cung ứng có mong muốn thiết đặt mối quan hệ thương mại với Công ty. Từ việc nghiên cứu thị trường Công ty sẽ thu thập được các thông tin có liên quan đến các nhà cung ứng, phục vụ cho việc lựa chọn nhà cung ứng. Tất cả những thông tin về nhà cung cấp sẽ được ghi chép, lưu trữ và theo dõi, đánh giá trong sổ nghiệp vụ của phòng kinh doanh. 1.3 Lựa chọn nhà cung ứng Căn cứ vào các thông tin có được từ công tác nghiên cứu thị trường, đồng thời căn cứ yêu cầu mua vật tư của các bộ phận trong Công ty, Công ty sẽ tiến hành gửi yêu cầu báo giá cho một số nhà cung ứng. Sau khi tổng hợp các báo giá phù hợp, phòng kinh doanh sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng có khả năng nhất trên các tiêu chuẩn sau : + Khả năng đảm bảo về số lượng và chủng loại vật tư cho Công ty : nhà cung cấp phải có đủ nguồn hàng (số lượng, chủng loại vật tư) để cung cấp cho Công ty, đáp ứng đúng tiến độ sản xuất, tránh tình trạng đình trệ sản xuất do thiếu nguyên vật liệu. Chỉ có các nhà cung ứng có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu của Công ty thì Công ty mới thiết lập mối quan hệ thương mại với nhà cung ứng đó. + Khả năng cung cấp vật tư đúng tiêu chuẩn chất lượng mà Công ty yêu cầu : do tính chất đặc điểm kỹ thuật của Công ty nên các loại vật tư, vật liệu phải đảm bảo về chất lượng cũng như các thông số kỹ thuật. Nhà cung ứng nào có nguồn vật tư cung cấp cho Công ty đạt tiêu chuẩn chất lượng thì Công ty sẽ chọn nhà cung cấp đó. Còn không sẽ tìm nhà cung cấp khác thay thế. + Công ty lựa chọn nhà cung ứng còn căn cứ vào điều kiện thanh toán của nhà cung ứng đưa ra. Nhà cung ứng được lựa chọn sẽ là nhà cung ứng có điều kiện thanh toán phù hợp với điều kiện thanh toán của Công ty và tuỳ từng thời điểm dựa vào tình hình tài chính của Công ty có thể lựa chọn nhà cung ứng giá cao nhưng thời hạn thanh toán dài hoặc cũng có thể lựa chọn thanh toán ngay tuỳ từng thời điểm cụ thể. Tuỳ vào từng đối tượng vật tư mà thứ tự ưu tiên của các tiêu chuẩn có khác nhau. Đối với các loại vật tư đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật cao thì tiêu chuẩn chất lượng được ưu tiên hàng đầu. Ví dụ như công tác lao dầm cầu phải đảm bảo gần như tuyệt đối về chất lượng dầm và cả kỹ thuật lao lắp thì mới đảm bảo được chất lượng cầu. Còn đối với những vật tư như cát, đá thì có thể thay thế ở những hạng mục thi công có thể thay thế được vật tư mà chất lượng không bị ảnh hưởng. Tóm lại để đạt chất lượng tốt trong thi công các công trình xây dựng thì Công ty phải lựa chọn các nhà cung ứng thoả mãn nhu cầu về chất lượng, đảm bảo cho việc thi công được liên tục không bị gián đoạn do trục trặc trong việc cung ứng vật tư từ các nhà cung ứng. Một căn cứ quan trọng là căn cứ vào yêu cầu mua sắm vật tư từ các xí nghiệp, các đội thi công khi được giao khoán thi công công trình. Những loại vật tư phục vụ thường xuyên liên tục như xe máy thi công, các vật tư khác như máy thuỷ bình, máy nén khí, có lên kế hoạch mua ngay từ khi bắt đầu thi công để thời gian khấu hao cho những loại vật tư này đến khi kết thúc công trình là hết. Còn đối với những loại vật tư phục vụ cho các hạng mục xây dựng như cát, đá, xi măng thì người nhận uỷ quyền thi công phải lên kế hoạch sử dụng vật tư cho từng tháng thi công của công trình về phòng vật tư thiết bị để phòng đối chiếu xem khối lượng vật tư sử dụng của công trình này theo như bảng tổng hợp vật tư được phòng kế hoạch bóc tách từ khi có hồ sơ trúng thầu xem có vượt khối lượng không, nếu vượt thì phải thông báo lại cho người nhận uỷ quyền được biết để thực hiện theo như hồ sơ được duyệt từ chủ đầu tư còn nếu phía các đội thi công vẫn có nhu cầu sử dụng những loại vật tư mà khối lượng đã vượt so với hồ sơ ban đầu thì phải có hợp đồng bổ sung của chủ đầu tư thì mới cung cấp các loại vật tư đó. Bảng tổng hợp nhu cầu sử dụng vật tư Công trình : Xây dựng khu hành chính UBND tỉnh Hậu Giang Tháng 04 năm 2009 TT Tên vật liệu Đơn vị Khối lượng Đơn giá 1 Đá 4x6 M3 30.000 255.000 2 Đá 1x2 M3 100.000 290.000 3 Xi măng kg 500.000 1.500 4 Thép D>10 Kg 2.260.000 16.400 5 Thép D<10 kg 80.000 16.600 6 Thép tấm, thép hình Kg 100.000 16.400 Phụ trách công trường 2. Tổ chức mua sắm vật tư 2.1 Hoạt động thương lượng Hoạt động thương lượng được diễn ra sau khi Công ty lựa chọn được nhà cung ứng vật tư. Thực chát của quá trình này là quá trình trao đổi các điều kiện mua bán giữa Công ty với các nhà cung ứng. Nội dung thương lượng như sau : + Số lượng vật tư, thiết bị cần mua. + Chất lượng và khả năng đảm bảo : Công ty đưa ra các điều kiện, tiêu chuẩn về chất lượng vật tư cần mua sắm, sau đó hai bên thống nhất về phương pháp, phương tiện kiểm tra chất lượng cũng như khối lượng để tránh những tranh chấp không đáng có khi không thương lượng dẫn đến không đồng nhất trong cách kiểm tra, cân đo khi giao nhận vật tư. + Giá cả và phương thức thanh toán : hai bên thoả thuận với nhau về giá và phương thức thanh toán, giá có thể cao hơn hoặc thấp hơn giá thị trường tại thời điểm ký kết hợp đồng tuỳ thuộc vào khối lượng vật tư đặt mua và điều kiện thanh toán từ phía Công ty. + Thời gian giao hàng : Công ty và nhà cung cấp thống nhất về thời gian giao vật tư cụ thể, có thể thể hiện ngay trên hợp đồng hoặc được thể hiện từng lần theo giấy đề nghị cấp vật tư. Những nội dung và điều kiện này được trao đổi một cách kỹ lưỡng với nhà cung cấp. Sự chi tiết hoá của nội dung đàm phán là điều kiện thuận lợi cho việc đảm bảo thực hiện quyền và trách nhiệm của hai bên trong hợp đồng mua bán. Công ty và nhà cung cấp vật tư sẽ kết thúc đàm phán nếu như hai bên thống nhất được với nhau về yêu cầu và điều kiện mua bán, khi đó hai bên tiến hành ký hợp đồng mua bán 2.2 Các hợp đồng mua vật tư Ví dụ : Hợp đồng mua vật tư của Công trình Xây dựng khu hành chính UBND tỉnh Hậu Giang. Cty TNHH TM DV XD Thanh Trứ Số : 32 /HĐKT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập – Từ do – Hạnh phúc ---------***---------- Hậu Giang, ngày 01 tháng 12 năm 2008 Hợp đồng kinh tế (V/v : mua bán vật tư xây dựng) - Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế do hội đồng nhà nước CHXHCNVN ban hành ngày 25 tháng 09 năm 1989. - Căn cứ nhu cầu thực tế của hai bên. - Căn cứ vào khả năng cung cấp vật tư của Cty TNHH TM DV XD Thanh Trứ Chúng tôi gồm có : Đại diện bên A : Công ty TNHH TM DV XD Thanh Trứ Ông : Nguyễn Công Trứ Chức vụ : Giám đốc Địa chỉ : 189 A Trần Hưng Đạo, KV4, P7, Thị xã Vị Thanh – Hậu Giang Mã số thuế : 6300020921 Điện thoại : 07112.249018 Fax : 07113.877927 Tài khoản : 70002110172 tại ngân hàng NN&PTNN tỉnh Hậu Giang Đại diện bên B : Công ty CP Công trình và thương mại GTVT Ông : Hoàng Trung Tiến Chức vụ : Chủ tịch hội đồng quản trị Địa chỉ : 69 Triều Khúc – Thanh Xuân – Hà nội Mã số thuế : 0100104725 Điện thoại : 04.38548912 Fax : 04.38543051 Hai bên thoả thuận ký kết hợp đồng với những điều khoản sau : Điều 1 : Nội dung hợp đồng. Bên A bán cho Bên B các loại hàng hoá sau : STT Tên vật tư Đơn giá 1 Cát đen 65.000 2 Cát trung 95.000 3 Cát vàng 105.000 4 Đá cấp phối 250.000 5 Đá 4x6 275.000 6 Đá 1x2 295.000 7 Đá hộc 120.000 8 Xi măng 7.500 9 Thép cuộn 9.500 10 Thép buộc 8.800 Đơn giá trên đã bao gồm VAT Hình thức giao nhận : + Bên A giao hàng tại chân Công trình cho Bên B theo đơn đặt hàng. Kiểm tra khối lượng, chất lượng ngay khi bên A giao hàng. + Bên B chịu trách nhiệm chuẩn bị bến bãi để cho việc giao hàng của Bên A được thuận lợi. Nếu trường hợp không có kho bãi cho bên A giao hàng để chờ quá 24 giờ thì Bên B phải chịu phí thuê xe cho khoảng thời gian chậm đó. Điều 2 : Phương thức thanh toán : Hai bên tổng kết đối chiếu công nợ hàng tháng, Bên A xuất hoá đơn tài chính cho Bên B. Sau 05 ngày kể từ ngày xuất hoá đơn bên B phải có trách nhiệm thanh toán cho Bên A. Nếu Bên B thanh toán chậm thì phải trả lãi xuất quá hạn cho Bên A với mức lãi xuất 2% tháng. Bên A có quyền ngưng cấp hàng nếu Bên B không thanh toán cho Bên A Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Điều 3 : Thủ tục giải quyết tranh chấp hợp đồng . Hai bên cần chủ động thông báo cho nhau tiến độ thực hiện hợp đồng. Nếu có vấn đề phát sinh, hai bên phải thông báo cho nhau kịp thời để bàn bạc giải quyết. Trường hợp có sự thay đổi về giá của hợp đồng sẽ được bên A thông báo bằng văn bản tới Bên B khi có đơn đặt hàng của bên B. Trường hợp tranh chấp mà hai bên không giải quyết được sẽ được đưa ra phòng cảnh sát kinh tế tỉnh hậu Giang xét xử. Phán quyết của Phòng cảnh sát kinh tế là phán quyết cuối cùng, kinh phí do bên thua chịu. Các điều khoản khác không được thể hiện trong hợp đồng này sẽ được thực hiện theo quy định hiện hành của các văn bản pháp luật về hợp đồng kinh tế. Điều 4 : Hiệu lực hợp đồng. Hợp đồng này có hiệu lực kêt từ ngày ký đến 31 tháng 12 năm 2009. Khi hết thời gian trên nếu có nhu cầu cung cấp vật tư hai bên thoả thuận với nhau bằng phụ lục hợp đồng, làm thanh lý hợp đồng khi không có nhu cầu mua bán vật tư. Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản. Có giá trị pháp lý như nhau. Đại diện bên a Đại diện bên B 3. Xác định nhu cầu vật tư cần mua. 3.1 Xác định nhu cầu vật tư cần dùng. Sản phẩm của Công ty là các công trình xây dựng như nhà trường, các khu hành chính cho các tỉnh Lượng vật tư đã được phê duyệt gần như là cố định cho từng công trình do vậy lượng vật tư cần mua đã được xác định nhưng mua như thế nào, mua ba nhiêu, thời điểm mua thì phải căn cứ vào bảng tổng hợp nhu cầu sử dụng vật tư của từng công trường gửi về Công ty, phòng vật tư thiết bị tổng hợp lượng vật tư theo như nhu cầu sử dụng đó còn khối lượng không (căn cứ vào bảng phân tích khối lượng của cả công trình khi có hồ sơ trúng thầu). Nếu còn khối lượng thì tiến hành gửi giấy đề nghị cấp vật tư đến các nhà cung ứng vật tư. Tổng công ty CN ô tô Việt nam Công ty CP Công trình và TM GTVT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập – Từ do – Hạnh phúc ---------***---------- Hà nội, ngày 25 tháng 03 năm 2009 Giấy đề nghị cấp vật tư Kính gửi : Công ty CP Đầu tư và Dịch vụ Nam Khánh Căn cứ vào hợp đồng kinh tế về việc mua bán vật tư xây dựng được ký kết giữa Công ty CP Công trình và Thương mại GTVT và Công ty CP Đầu tư và Dịch vụ Nam Khánh ngày 01 tháng 12 năm 2008. Kế hoạch lấy vật tư trong tháng 04 năm 2009 của Công trình Xây dựng khu hành chính UBND tỉnh Hậu Giang như sau : TT Tên vật liệu Đơn vị Khối lượng Đơn giá 1 Đá 4x6 M3 30.000 255.000 2 Đá 1x2 M3 100.000 290.000 3 Xi măng kg 500.000 1.500 4 Thép D>10 Kg 2.260.000 16.400 5 Thép D<10 kg 80.000 16.600 6 Thép tấm, thép hình Kg 100.000 16.400 Yêu cầu giao hàng vào ngày 30 tháng 03 năm 2009 Nơi gửi : Như kính gửi Lưu VP 3.2 lượng vật tư cần dự trữ. Vật tư dự trữ là lượng vật tư cần thiết được quy định để bảo đảm sản xuất được tiến hành liên tục và bình thường trong một thời gian nhất định khi có biến động về nhu cầu sử dụng vật tư hay do biến động về lượng vật tư cung cấp từ phía nhà cung cấp. Nhưng do nhu cầu sử dụng vốn lưu động của Công ty là rất lớn nên lượng vật tư dự trữ không nhiều. Thường thì lượng vật tư dự trữ là những vật liệu thường xuyên được sử dụng để tránh tình trạng gián đoạn trong thi công. Xác định lượng vật tư cần dự trữ căn cứ vào : + Những nghiên cứu của thị trường do phòng kinh doanh cung cấp, + Các hợp đồng sắp ký, + Dự đoán sự thay đổi của thị trường sau khi phân tích thị trường, + Mức độ vật tư cần dùng và mức độ cung cấp vật tư của thị trường. 3.3 Xác định lượng vật tư cần mua Lượng vật tư cần mua căn cứ vào khối lượng vật tư cần dùng, lượng vật tư cần dự trữ. Cụ thể được xác định theo công thức sau : Ncm = Nđh + N2 – N1 Trong đó : Ncm : Lượng vật tư cần mua trong một kỳ (tháng) Nđh : lượng vật tư cần dùng được tổng hợp theo các đơn đặt hàng trong kỳ N1 : Lượng dự trữ đầu kỳ N2 : Lượng dự trữ cuối kỳ Chính sách mua vật tư mà Công ty đang áp dụng Mua trực tiếp Các nhà cung ứng trong nước của Công ty đều được đánh giá một cách kỹ lưỡng trước khi có quan hệ thương mại cho nên Công ty chủ yếu tiến hành chính sách mua trực tiếp (mua thẳng). Tuy nhiên, khi trên thị trường một số loại vật tư có những biến động lớn về giá hoặc chính sách của Nhà nước có sự thay đổi thì Công ty tiến hành mua trực tiếp có điều chỉnh. Ví dụ như giá thép trên thị trường trong thời gian qua có những thay đổi do vậy giá mua của Công ty với các Công ty cung ứng thép cũng có những điều chỉnh thay đổi về giá bằng các phụ lục hợp đồng kinh tế. Hay là với giá của xi măng trong tháng 04 năm 2009 có sự điều chỉnh về thuế suất nên Công ty tích cực đặt mua xi măng với các Công ty cung ứng xi măng để hưởng mức thuế suất 10%. Một hình thức mua quen thuộc của Công ty khi tình hình tài chính của Công ty đang ổn định là mua trả tiền ngay với khối lượng lớn để được giảm giá. 4.2 Mua nhập khẩu Đối với những vật tư phải nhập khẩu Công ty thực hiện chính sách mua qua trung gian. Trung gian ở đây thực chất là một Công ty vận tải được Công ty uỷ quyền vận chuyển, làm các thủ tục hải quan và các công việc cần thiết khác để đưa được vật tư về đến kho của Công ty một cách kịp thời, đúng tiến độ, đảm bảo đúng chất lượng, số lượng, chủng loại Các điều khoản trong hợp đồng thì Công ty – Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ trực tiếp thương lượng với nhà cung ứng nước ngoài. Làm theo cách này có một số thuận lợi đó là : giảm được thuế nhập khẩu, tăng cường tính chất chuyên môn hoá, tránh được các rủi ro và các vụ kịên tụng không đáng có xảy ra. Những loại vật tư mua trực tiếp và mua qua trung gian được thể hiện trong bảng dưới đây : Vật tư mua trực tiếp Vật tư mua qua trung gian ống cống 1200 NĐ Nhựa đường ống cống 1200 VH Gối cầu ống cống 1000 NĐ Khe co giãn ống cống 1000 VH Cấu kiện thép thi công cầu ống cống 800 NĐ ống cống 800 VH ống cống 600 NĐ ống cống 600 VH Thép D>10 Thép D<10 Thép tấm, thép hình Ván khuôn thép Dây thép buộc Que hàn Gỗ ván khuôn Vải địa kỹ thuật Cây chống Cọc cừ tràm Dầu hoả Gạch Đá 4x6 Đá 1x2 Cấp phối đá dăm loại 1 Cấp phối đá dăm loại 2 Cát vàng Cát đen Công ty thường xuyên mua với giá cố định ngay từ khi ký hợp đồng chứ không mua theo giá thoả thuận tại từng thời điểm giao hàng. Bởi mua với giá cố định ngay từ đầu có thể giá cao hơn giá hiện tại cùng thời điểm nhưng bù lại Công ty luôn chủ động được về tình hình tài chính khi mua vật tư. Tránh được những trường hợp vật tư không đảm bảo yêu cầu cũng như các vụ kiện tụng tranh chấp không đáng có. Trong một số trường hợp khi ký hợp đồng Công ty mua với mức giá thoả thuận ngay từ khi ký hợp đồng nhưng khi có điều chỉnh giá của thị trường thấp hơn mức giá đã ký trong hợp đồng thì lúc đó nhà cung ứng vật tư không có sự điều chỉnh giá xuống dẫn đến tranh chấp kiện tụng gây hoà khí không lành mạnh trong môi trường kinh doanh ảnh hưởng đến uy tín của Công ty. Mua của một nhà cung ứng và mua của nhiều nhà cung ứng Để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả Công ty thường chọn mua của một nhà cung ứng đối với những chi tiết, hay một loại vật tư mà khối lượng nhỏ, hoặc loại vật tư này mang tính chất kỹ thuật cao đòi hỏi phải có chuyên môn chế tạo. Vì như vậy sẽ đảm bảo chất lượng, độ tin cậy, nhanh chóng trong giao hàng và thuận tiện trong thi công. Một số vật tư được chọn mua của một nhà cung ứng : + Cáp dự ứng lực + Thanh thép cường độ cao + Con chạy + Hộp nối + Các vật tư phụ đi kèm. Còn đối với những loại vật tư được sử dụng thường xuyên Công ty lựa chọn cho mình phương thức lựa chọn nhiều nhà cung ứng. Trong đó phần lớn khối lượng vật tư được ký hợp đồng với nhà cung ứng truyền thống của Công ty còn một khối lượng nhỏ Công ty đặt mua của các nhà cung ứng khác, nhưng chọn những nhà cung ứng ở những nơi khác nhau nhưng cùng bán một loại vật tư, các Công ty này cũng có khả năng đảm bảo về chất lượng vật tư theo yêu cầu của Công ty với cùng một mặt bằng giá cả. Thông thường mỗi loại vật tư Công ty tiến hành ký hợp đồng mua của 2 đến 3 nhà cung ứng có địa điểm khác nhau để tránh tình trạng khan hiếm nguồn cung cùng một lúc. Công ty lựa chọn hình thức mua của nhiều nhà cung ứng vì hình thức này có những thuận lợi sau : + Mua của nhiều người sẽ tạo ra sự cạnh tranh nhau về giá bán và điều kiện thanh toán giữa các nhà cung ứng với nhau tạo điều kiện cho Công ty tìm ra những điều kiện mua thuận lợi hơn. + Mua của nhiều người sẽ có khả năng đảm bảo an toàn cao hơn trong việc cung cấp đảm bảo tiến độ thi công cho công trình. Hạn chế được tỉ lệ cung ứng vật tư không đúng hạn, không đủ chủng loại và số lượng, đặc biệt là trong trường hợp khan hiếm vật tư. + Mua của nhiều người thuận tiện hơn khi Công ty cần mua với khối lượng lớn, một nhà cung ứng sẽ không cung ứng đủ mà phải huy động từ nhiều nhà cung ứng khác nữa. + Mua của nhiều người Công ty có cơ hội để mở rộng các mối quan hệ kinh tế – xã hội. Một số loại vật tư Công ty tiến hành mua của nhiều nhà cung ứng : + Xi măng + Thép + Cát + Đá + Gạch + Cống Công ty lựa chọn nhà cung ứng nhằm hướng đến các mục tiêu sau : + Mục tiêu về chi phí : Với chất lượng và các dịch vụ chăm sóc khách hàng như nhau thì Công ty chọn nhà cung ứng nào có giá bán thấp hơn nhằm giảm tối đa chi phí mua sắm vật tư, nhưng vẫn đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng của mỗi chủng loại vật tư. + Mục tiêu về chất lượng : Chất lượng vật tư là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của Công ty cũng như khả năng cạnh tranh trên thị trường của Công ty. Do đó Công ty chọn nhà cung ứng có uy tín, có nguồn vật tư đảm bảo chát lượng và phù hợp với yêu cầu của Công ty, cụ thể vật tư đó phải đúng và đủ quy cách và các thông số kỹ thuật. Chúng ta hãy xem xét tiêu chuẩn chất lượng của một loại thép mà Công ty thường sử dụng. Bảng tiêu chuẩn chất lượng thép chữ I Kích thước Khối lượng H D B 100 55 4.5 11.5 120 64 4.7 13.8 140 73 4.9 15.9 160 81 5.0 18.5 180 95 5.2 19.5 180 98 5.2 21.0 200 98 5.2 22.5 200 110 5.4 24.2 220 110 5.5 25.4 220 115 5.6 27.2 240 125 5.6 29.6 240 125 6.0 31.5 270 128 6.0 32.0 5. Kiểm tra, tiếp nhận sử dụng và bảo quản vật tư Các thủ tục nhập vật tư Căn cứ vào bảng tổng hợp nhu cầu sử dụng vật tư gửi về phòng vật tư thiết bị. Sau khi phòng vật tư thiết bị xem xét kiểm tra khối lượng xem nhu cầu sử dụng vật tư của công trình có còn hạn mức không sau đó làm giấy đề nghị cung cấp vật tư đến nhà cung ứng với số lượng và thời gian giao vật tư cho công trường nào. Sẽ có thông báo của nhà cung ứng vật tư về số lượng vật tư cung ứng theo đơn đặt hàng (có thể khối lượng cung ứng không đúng với khối lượng đề nghị) bằng fax tới Công ty và thời gian nhà cung ứng giao vật tư để Công ty bố trí kho bãi cũng như người nhận vật tư và chuẩn bị về tài chính cho giấy đề nghị cung cấp vật tư nói trên. Căn cứ vào lượng vật tư tồn kho và lượng vật tư cần sử dụng trong thời gian tới để bố trí xắp xếp kho sao cho thuận tiện cho việc thi công và công tác bảo quản, kiểm tra được nhanh chóng, chính xác. Khi tiếp nhận vật tư phải tiến hành kiểm tra : + Hàng có giấy chứng nhận phẩm chất chưa. + Giấy chứng nhận phẩm chất và phù hợp với đơn hàng hay không. + Mã hiệu thực tế so với đơn hàng có phù hợp không + Số lượng chủng loại vật tư có khớp với đơn hàng hay không. Nếu hàng hoá phù hợp với yêu cầu đặt ra thì thủ kho ký xác nhận vào hoá đơn (liên xanh), và trả lại cho nhà cung ứng còn thấy không phù hợp thì có phương pháp xử lý như sau : + Nếu kiểm tra thấy thiếu (hoặc thừa) phải có biên bản xác nhận có chữ ký của người giao hàng của nhà cung cấp vật tư. + Khi làm thủ tục nhập kho, thủ kho phải ghi số lượng thực nhận có chữ ký của người giao hàng ký xác nhận vào phiếu nhập kho. +Phải ghi đầy đủ ngày tháng nhập kho, tên qui cách, số lượng. Phiếu nhập kho: Công ty CP Công trình và Thương mại GTVT Công trình : Xây dựng khu hành chính UBND tỉnh Hậu Giang Phiếu nhập vật tư Số : 01 15 giờ 45phút, ngày 03 tháng 01 năm 2009 Đơn vị giao vật tư : Công ty TNHH TM DV XD Thanh Trứ Biển số xe : 79K - 0507 STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Cát đen M3 3.000 2 Cát trung M3 2.000 3 Cát vàng M3 300 4 Đá cấp phối M3 500 5 Đá 4x6 M3 100 6 Đá 1x2 M3 200 Người giao Người nhận (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Kiều Tiến Thái Vũ Đình Thành + Dưới hình thức uỷ quyền Giám đốc xí nghiệp, đội trưởng các đội thi công được uỷ quyền trực tiếp ký nhận vật tư giao cho Công trình của mình thi công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về chất lượng khối lượng vật tư đã nhận cùng với hoá đơn tài chính, sau đó gửi toàn bộ chứng từ về Công ty trước ngày 10 hàng tháng để phòng kế toán tập hợp chứng từ vào báo cáo với cơ quan thuế. 5.2 Các thủ tục xuất vật tư Căn cứ vào tình hình thi công thực tế tại công trường thủ kho xuất vật tư để phục vụ thi công theo yêu cầu thực tế. Phiếu xuất kho: Công ty CP Công trình và Thương mại GTVT Công trình : Xây dựng khu hành chính UBND tỉnh Hậu Giang Phiếu xuất vật tư Số : 01 07 giờ 15phút, n gày 04 tháng 01 năm 2009 Đơn vị giao vật tư : Công ty CP Công trình và Thương mại GTVT Căn cứ giấy uỷ quyền về việc thi công Công trình Xây dựng khu hành chính UBND tỉnh Hậu Giang cho Ông Vũ Đình Thành Căn cứ vào biên bản giao nhiệm vụ của Ông Vũ Đình Thành cho Ông Phạm Hoài Nam làm thủ kho. STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Cát đen M3 2.000 2 Cát trung M3 200 3 Cát vàng M3 100 4 Đá cấp phối M3 100 5 Đá 4x6 M3 30 6 Đá 1x2 M3 20 7 Đá hộc M3 20 8 Xi măng kg 500 9 Thép cuộn Kg 1.000 10 Thép buộc kg 50 Người giao Người nhận (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Phạm Hoài Nam Phan Hoài Sơn Do kho bãi nằm tại chân Công trình do vậy việc theo dõi các loại vật tư ngoài kho hết sức phức tạp đòi hỏi cán bộ quản lý kho phải cập nhật công việc một cách thường xuyên, phải tuân thủ các thủ tục xuất kho, phải thường xuyên kiểm kê theo từng lô vật tư nhập về,