Chuyên đề Hoàn thiện công tác quản lý đội xây dựng tại công ty cổ phần đầu tư và xây lắp 5

ại hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Các đội xây dựng chịu trách nhiệm hoàn toàn trước công ty và chủ đầu tư về chất lượng công trình và tiến trình thi công. Tuy nhiên, các đội xây dựng chưa được chủ động tìm kiếm chủ đầu tư mà phải thông qua hoạt động của các phòng ban trong công ty. Điều này không những làm hạn chế năng lực của đội xây dựng mà còn giới hạn thị trường kinh doanh của công ty. Mô hình quản lý trực tuyến chức năng chỉ phù hợp với mô hình công ty nhỏ, việc điều hành đơn giản và trực tiếp. Tuy nhiên với chiến lược mở rộng kinh doanh đặc biệt là mở rộng ngành nghề kinh doanh mới, thì mô hình tổ chức này mang lại nhiều khó khăn cho công ty. Việc quản lý trực tuyến làm giảm tốc độ truyền tải thông tin qua các cấp quản trị. Các vấn đề xuất phát từ đội thi công sẽ rất khó xử lý nếu phải chờ lệnh chỉ đạo trực tiếp từ ban lãnh đạo công ty. Ngoài ra, các công trình luôn cách xa địa điểm công ty, điều này gắn hoạt động quản lý của công ty với đội xây dựng khá khó khăn. Công ty cần chuyển đổi mô hình quản lý. Việc chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng công trình từ ISO 9001-2000 sang ISO 9001-2008 còn chậm trễ và chưa đạt hiệu quả thích thực. Nguyên nhân là do cán bộ công nhân viên trong công ty chưa thực sự nắm rõ nguyên lý hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng trên. Nguyên nhân đó cũng là do mô hình tổ chức trực tuyến chức năng của công ty còn khá nhiều bất cập. Luồng thông tin về chuyển đổi cũng như các quyết định của ban lãnh đạo từ ban lãnh đạo đến với cán bộ công nhân viên tại đội xây dựng phải đi qua một quãng đường dài và ngược lại thông tin phản hồi từ cán bộ công nhân viên ở đội đến với ban lãnh đạo còn nhiều cản trở. Thứ hai là hạn chế của mô hình tổ chức chuyên môn hóa đội xây dựng của công ty. Hiện nay, công ty đã chuyên môn hóa các đội xây dựng theo lĩnh vực kinh doanh và địa bàn kinh doanh nhất định. Điều này mang lại thuận lợi cho công ty khi thực hiện nhiều hơn các công trình tương đương nhau. Tuy nhiên, trong những năm vừa qua và trong tương lai với mục tiêu mở rộng thị trường từ miền bắc vào nam và mở rộng sang thị trường quốc tế khó thực hiện được. Đồng thời với đó là việc mở rộng sản phẩm kinh doanh, công ty phải tổ chức đội đa năng, thực hiện được hầu hết các công trình với yêu cầu kĩ thuật, mỹ thuật khác nhau. Tuy nhiên việc này không phải chỉ trong thời gian ngắn có thể thay đổi được. Công ty đã đạt được các thành tựu lớn, đã thành công trong thi công các công trình thủy lợi, một sản phẩm mới của công ty năm 2008, tuy nhiên số công trình vẫn hạn chế ở con số 18 công trình và vốn đầu tư chưa cao. Thứ ba, với sự di chuyển thường xuyên của các đội xây dựng, mô hình khung khá phù hợp tuy nhiên mỗi công trình xây dựng khác nhau yêu cầu kĩ thuật, mĩ thuật khác nhau. Mô hình khung của công ty được áp dụng trong cơ cấu đội xây dựng từ năm 2003 với 3 đội xây dựng cơ bản. Mặc dù thành công trong nhiều công trình nhưng cũng gặp khá nhiều khó khăn trong việc áp dụng mô hình tổ chức đội này. Khó khăn lớn nhất là việc tuyển chọn và quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên thích hợp với các yêu cầu khác nhau của các công trình khác nhau. Sự không đồng đều về trình độ văn hóa của dân cư của các vùng miền khác nhau trên đất nước là nguyên nhân dẫn đến chất lượng công nhân tại các vùng khác nhau là tương đối khác nhau. Công ty hiện nay đang hoạt động chủ yếu ở địa bàn thành phố Hà Nội và các vùng gần kề, tuy nhiên với thị trường vùng sâu vùng xa vẫn được công ty tham dự nhiều. Những vùng miền đó cần thiết luân chuyền công nhân rất cao và việc quản lý nhân công cũng rất phức tạp. Ngoài ra, mô hình khung rất phù hợp với sự di chuyển liên tục tuy nhiên nếu mở rộng thị trường sang thị trường quốc tế thì việc thuê mướn lao động nước ngoài làm việc là việc khó thực hiện. Điều này, yêu cầu cần một sự chuyển biến khá lớn và sự hoàn thiện cơ cấu đội phù hợp hơn. II. Thực trạng công tác quản lý đội xây dựng tại công ty cổ phần đầu tư và xây lắp 5: Thực trạng công tác quản lý kế hoạch: 1.1 Công tác kế hoạch tổng hợp: Tại công ty cổ phần đầu tư và xây lắp 5 các kế hoạch hoạt động được phân chia thành 2 loại là kế hoạch tổng hợp và kế hoạch tiến độ tác nghiệp. Trong đó kế hoạch tổng hợp là kế hoạch bao trùm kể từ khi bắt đầu khởi công xây dựng công trình đến khi hoàn thiện bàn giao công trình cho bên chủ đầu tư. Ở công ty cổ phần đầu tư và xây lắp 5 kế hoạch tổng hợp do ban lãnh đạo cùng các phòng ban chức năng thực hiện rồi bàn giao cho từng đội xây dựng thông qua các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh ở từng công trình cụ thể. Kế hoạch tổng hợp là kế hoạch mang tính tổng thể được phòng kĩ thuật và phòng kế hoạch dự thầu xây dựng làm cơ sở cho các cán bộ quản lý tại các đội xây dựng ở công trường thi công xây dựng kế hoạch thi công tác nghiệp và quản lý quá trình thi công hiệu quả. Như vậy, có thể nói kế hoạch tổng tiến độ thi công giữ một vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, việc thực hiện công tác xây dựng kế hoạch tổng hợp vẫn chưa thực sự có sự thống nhất. Kế hoạch tổng tiến độ thi công và kế hoạch tiến độ tác nghiệp không cùng một chủ thể xây dựng là chưa hợp lý. Bởi vì những yêu cầu kĩ thuật, mỹ thuật, chất lượng công trình được xác định trong bảng thiết kế thi công phải được hiểu rõ ràng, minh bạch và có thể phân tích được. Làm được như vây, thì việc xây dựng kế hoạch thi công tác nghiệp mới có cơ sở và thực hiện được công trình đảm bảo tiến độ thi công thích hợp.Hiện nay, công ty quản lý tiến độ thi công các công trình xây dựng thông qua kế hoạch chỉ tiêu sản xuất kinh doanh qua từng quý và từng công trình xây dựng cụ thể. Sơ đồ 05 : Quy trình quản lý đội xây dựng tại công ty cổ phần đầu tư và xây lắp 5 Tiếp nhận kế hoạch tổng tiến độ thi công (hay kế hoạch tổng hơp) Lập kế hoạch tiến độ tác nghiệp Phân công, giao từng hạng mục công trình tới từng đội xây dựng Từng đội xây dựng quản lý quá trình thi công từng hạng mục được phân công Quản lý công tác nghiệm thu, quyết toán công trình xây dựng BAN LÃNH ĐẠO CÔNG TY CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG TRONG CÔNG TY CHỈ HUY TRƯỞNG CÔNG TRÌNH Các kế hoạch được thực hiện thông qua sự kiểm soát và đôn đốc của chỉ huy trưởng công trường và các đội trưởng đội xây dựng. Các chỉ tiêu kế hoạch chủ yếu của công ty là: Chỉ tiêu giá trị xây lắp, chỉ tiêu doanh thu, chỉ tiêu lợi nhuận, chỉ tiêu lao động và tiền lương,.. Ngoài ra còn các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của quá trình thi công được đánh giá trực tiếp bởi các đội trưởng đội xây dựng thông qua quyết định của ban lãnh đạo. Bảng 06: Kế hoạch chỉ tiêu sản xuất kinh doanh giao khoán cho các đội trong năm 2010 Tên đội xây dựng Giá trị xây lắp (tr.đ) Giá trị doanh thu (tr.đ) Thuế giá trị gia tăng ( tr.đ) Bảo hiểm xã hội (tr.đ) Bảo hiểm y tế (tr.đ) Số lao động bình quân (người) Thu nhập bình quân người/tháng (ngđ) Đội thi công số 1 49.850 50.000 5.000 190 30 50 1.750 Đội thi công số 2 49.850 50.000 5.000 190 30 50 1.750 Đội thi công số 3 49.850 50.000 5.000 190 30 50 1.750 Đội cơ giới số 1 34.890 35.000 3.500 133 21 35 1.750 Đội cơ giới số 2 34.890 35.000 3.500 133 21 35 1.750 Đội chuyên dụng 4.985 5.000 500 19 3 15 2.300 Nguồn: Phòng kế hoạch dự thầu, phòng kĩ thuật – Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp 5 Kế hoạch được xây dựng dựa trên cơ sở mục tiêu phát triển kinh doanh của công ty và năng lực từng đội xây dựng thông qua sự thực hiện kế hoạch của từng đội và số công nhân bình quân của các đội. Mỗi đội thi công công trình trung bình là trên 50 công nhân, các đội cơ giới là 35 công nhân và đội chuyên dụng phục vụ thi công khoảng 15 công nhân. Mỗi đội xây dựng được xác định số công tác cần thực hiện để thực hiện được kế hoạch chung của toàn công ty. Để thực hiện được kế hoạch trên cần có sự phối hợp đồng đều giữa công ty và quản lý tại công trường xây dựng. Tuy nhiên, nhìn vào bảng số liệu chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty giao khoán cho các đội xây dựng thấy được sự quyết định chủ quan từ phía ban lãnh đạo. Mặc dù có căn cứ vào các chỉ tiêu hiệu quả, tiến độ thực hiện kế hoạch năm 2009, năng lực máy móc, thiết bị, vật tư cho các công trình cơ bản, tuy nhiên với mỗi công trình khác nhau, mỗi địa điểm khác nhau tiến độ thực hiện hoàn toàn khác nhau, do vậy, xây dựng kế hoạch cần căn cứ thông qua sự đánh giá của các đội trưởng và chỉ huy trưởng công trình thông qua sự đánh giá của các phòng ban chức năng. Chủ yếu các chỉ tiêu kế hoạch đặt ra chưa sát tình hình thực tế của nhu cầu thị trường, và thực tế tại các đội xây dựng. Do tiền thân của công ty là một doanh nghiệp nhà nước, sự cổ phần hóa vẫn còn thực hiện chậm chạp và chưa có hiệu quả nhiều. Điều đó làm giảm sự nhạy bén trong việc đánh giá tình hình kinh doanh và nhu cầu thị trường đầy biến động. Các cán bộ quản lý vẫn còn mang nặng tư tưởng của phương thức quản lý tập trung chưa chủ động trước sự biến chuyển của thị trường. Mặt khác, các cán bộ quản lý còn thiếu năng lực, chủ yếu là do các kĩ sư xây dựng đảm nhiệm, thiếu các kĩ năng quản lý. Đó là nguyên nhân dẫn đến tình hình thực hiện kế hoạch vẫn chưa thực sự hiệu quả. Phương thức quản lý đội theo kế hoạch tổng tiến độ thi công có vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Tạo ra hướng đi đúng đắn cho công ty và sức ép đối với các đội trong quá trình thi công bằng các yêu cầu về chất lượng và tiến độ thi công. Tuy nhiên việc thực hiện kế hoạch cần nhiều hơn các cán bộ quản lý có kiến thức và kinh nghiệm. 1.2 Kế hoạch tiến độ tác nghiệp Dựa trên cơ sở các kế hoạch thi công tổng thể các đội trưởng đội xây dựng xây dựng lên kế hoạch tiến độ tác nghiệp cho từng hạng mục công trình cụ thể. Kế hoạch tác nghiệp có vai trò quan trọng trong quá trình thi công, vì nó chính là cơ sở cho các đội và các cán bộ công nhân viên trong đội thực hiện công việc của mình. Kế hoạch tiến độ tác nghiệp thi công là hình thức kế hoach xác định những nhiệm vụ cụ thể của từng giai đoạn thi công trong từng thời gian với từng phần việc cụ thể của toàn đội, tổ, nơi làm việc. Trên cơ sở của các bản vẽ thiết kế chi tiết, dựa vào bảng tiên lượng các khối lượng công việc cần thực hiện, năng lực máy móc thiết bị sử dụng thi công và hệ thống định mức kinh tế kĩ thuật cụ thể từng hạng mục, các đội trưởng đội xây dựng thiết kế các phần việc và phân công tới các tổ và cá nhân trong đội. Cụ thể là: khối lượng công tác xây lắp, kế hoạch tiến độ thi công thi công, số lượng lao động cần thiết và kế hoạch chi phí cần thiết từng hạng mục. Những căn cứ xác định kế hoạch tác nghiệp tuy đã được xác định một cách đúng đắn nhưng hiện nay tại các đội xây dựng tình hình thực hiện vẫn chưa đạt kết quả cao. Ví dụ trong công trình Cải tạo, xây dựng khu nhà trung tâm thông tin chỉ huy CSGT Đường bộ, Cục Cảnh sát giao thông Đường Bộ - Đường Sắt. Mặc dù kế hoạch xây lắp được xây dựng khá hoàn chỉnh với tiến độ thực hiện là 150 ngày với các hạng mục khác nhau thì xây dựng các kế hoạch tác nghiệp khác nhau. Tuy nhiên công trình đã phải kéo dài lên tới 180 ngày với tổng giá thành lên tới 30.860.000.000 VNĐ, lợi nhuận mang lại từ công trình này giảm sút đi 12% so với kế hoạch. Nguyên nhân một phần cũng là do công tác quản lý hiện trường công trình xây lắp chưa thực hiện tốt, ngoài ra còn do kế hoạch được xây dựng chưa sát thực tế, và một số ảnh hưởng xấu từ môi trường bên ngoài. Tất cả các yếu tố tác động trực tiếp hay gián tiếp tới tiến độ thi công là tăng chi phí xây dựng đặc biệt là mất đi uy tín của công ty trong các công trình tương tự. Do đó, công ty cần thiết lập một đội ngũ cán bộ quản lý có kiến thức và kinh nghiệm đáp ứng được yêu cầu của thị trường kinh doanh, đặc biệt là các cán bộ quản lý cấp trực tiếp tại các tổ đội xâydựng. 2. Thực trạng công tác quản lý vật tư, thiết bị, xe máy thi công Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp 5 thực hiện phương thức quản lý đội xây dựng theo hình thức giao khoán công trình. Công tác quản lý vật tư, thiết bị, máy móc thi công được thực hiện trực tiếp bởi các cán bộ quản lý tại cấp đội theo kế hoạch của ban lãnh đạo công ty. Các đội xây dựng có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện cho ban lãnh đạo và các phòng ban chức năng thông qua chỉ huy trưởng công trình với các công tác cơ bản là: công tác định mức sử dụng vật liệu xây dựng, công tác mua sắm, quản lý và cấp phát vật tư, công tác nghiệm thu và thanh lý vật tư thừa. 2.1 Thực trạng công tác định mức sử dụng vật liệu xây dựng Công tác định mức vật liệu xây dựng được chia làm 2 bước cơ bản, đó là tổng định mức nguyên vật liệu trong dự toán công trình do phòng kĩ thuật thuộc các phòng ban chức năng của công ty đảm nhiệm và định mức sử dụng nguyên vật liệu do các cán bộ kĩ thuật của đội xây dựng xác định. Căn cứ vào các quy trình, quy phạm kĩ thuật, thiết kế định hình các loại nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình thi công các cán bộ quản lý xác định định mức nguyên vật liệu cho từng công trình cụ thể. Mỗi công trình phải có sổ yêu cầu vật tư cho kế hoạch sản xuất hàng tuần, đội trưởng đội xây dựng báo cáo với chỉ huy trưởng công trình phê duyệt làm căn cứ cho các cán bộ vật tư mua sắm các vật tư cụ thể. Đội trưởng đội xây dựng phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về số lượng và chủng loại vật liệu xây dựng đã được đưa lên phê duyệt để mua sắm đưa vào thi công. Đa số các công trình xây dựng của công ty đã và đang thực hiện tốt đều dựa trên cơ sở định mức nguyên vật liệu chính xác. Tuy nhiên, do hạn chế về kinh nghiệm và kiến thức, các cán bộ quản lý sử dụng các mô hình định mức vẫn chưa thực sự mang lại hiệu quả cao. Công ty hiện nay đã thực hiện trên 60 công trình lớn nhỏ khác nhau, có những công trình được thực hiện với vật tư được mua trực tiếp tại địa phương tuy nhiên có rất nhiều công trình vật tư không thực hiện mua tại chỗ được mà phải vận chuyển khá xa. Điều này, lại cần thiết phải lập kế hoạch vật liệu bổ sung và thay thế phù hợp đảm bảo chất lượng công trình và kế hoạch thi công như thiết kế. 2.2 Thực trạng công tác mua sắm vật liệu xây dựng Căn cứ vào tình hình vật tư hiện tại của công ty, tình hình thị trường vật tư tại địa phương có công trình xây dựng và yêu cầu về vật liệu xây dựng theo bản thiết kế kĩ thuật từ phòng kĩ thuật, các cán bộ quản lý tổ chức công tác mua sắm vật liệu xây dựng. Các vật liệu xây dựng được mua sắm phải đảm bảo: đúng chủng loại vật liệu xây dựng, đúng thời điểm xây dựng, đúng yêu cầu kĩ thuật của từng chủng loại vật liệu, đủ số lượng vật liệu cho hạng mục công trình cho phép. Nếu gây lãng phí, ách tắc công việc do công tác mua sắm nguyên vật liệu và không có nguyên nhân chính đáng thì bên cung ứng nguyên vật liệu và cả các cán bộ quản lý phụ trách mua sắm phải chịu trách nhiệm trước công ty và chủ đầu tư. Hiện nay, tùy vào tình hình cụ thể của các công trình xây dựng, mà các vật tư xây dựng được mua tại chỗ hay vận chuyển thông qua đội cơ giới của công ty. Tuy nhiên hầu hết các công trình hiện nay mà công ty đang xây lắp được mua sắm vật liệu tại chỗ, đảm bảo tiến độ thi công theo đúng kế hoạch. Bảng 07 : Bảng thống kê nguyên vật liệu sử dụng cho công trình cải tạo trung tâm chỉ huy cảnh sát giao thông của Ban Quản Lý Dự Án 1- ĐA334 Cục Cảnh sát giao thông đường bộ- đường sắt. STT Tên vật tư Quy cách, chủng loại Tiêu chuẩn kĩ thuật Nguồn cung cấp 1 Xi măng PC 30 Ximăng PC 30 do các nhà máy ximăng TW sản xuất TCVN 2682-1999 Mua tại đại lý ở Hà Nội 2 Xi măng PCW 30 Ximăng trắng PCW 30 do nhà máy ximăng Hải Phòng sản xuất TCVN Mua tại đại lý ở Hà Nội 3 Cát xây Cát mịn ML = 1,5-2 TCVN 1770-1986 Mua tại đại lý ở Hà Nội 4 Cát vàng Cát sạch, không lẫn tạp chất TCVN 1770-1986 Mua tại đại lý ở Hà Nội 5 Đá dăm Đá 1x2, sạch không lẫn bùn đất TCVN 1771-1987 Mua tại đại lý ở Hà Nội 6 Gạch xây Gạch xây đặc, lỗ, gạch nhà máy TCVN 1450-86, 1451-86 Mua tại đại lý ở Hà Nội 7 Thép cốt bêtông các loại Thép Thái Nguyên hoặc tơng đơng TCVN 1651-1985 Mua tại đại lý ở Hà Nội 8 Gạch lát nền các loại, chống trơn, ốp tường Viglacera hoặc tương đương TCVN 6884-2001 Mua tại đại lý ở Hà Nội 9 Gạch lát trong khu WC Viglacera hoặc tương đương TCVN 6884-2001 Mua tại đại lý ở Hà Nội 10 Sơn Silicat trong và ngoài nhà Levis hoặc tương đương TCXDVN 321-2004 Mua tại đại lý ở Hà Nội 11 Matít bả tờng Theo chỉ dẫn thiết kế TCVN Mua tại đại lý ở Hà Nội 12 Đèn huỳnh quang (trọn bộ) Theo chỉ dẫn thiết kế Hàng Việt Nam chất lợng cao Mua tại đại lý ở Hà Nội 13 Quạt ốp trần Kích thớc 150x150-250x250 Hàng Việt Nam chất lợng cao Mua tại đại lý ở Hà Nội 14 Công tác đơn nhân, đôi nhân, ba nhân 2 cực Theo chỉ dẫn thiết kế Hàng Việt Nam chất lợng cao Mua tại đại lý ở Hà Nội 15 ổ cắm đơn 2 cực Theo chỉ dẫn thiết kế Hàng Việt Nam chất lợng cao Mua tại đại lý ở Hà Nội 16 ổ cắm đôi 3 cực Theo chỉ dẫn thiết kế Hàng Việt Nam chất lợng cao Mua tại đại lý ở Hà Nội 17 Cầu chì nắp vặn Theo chỉ dẫn thiết kế Hàng Việt Nam chất lợng cao Mua tại đại lý ở Hà Nội 18 Đèn ốp trần bóng neon Theo chỉ dẫn thiết kế Hàng Việt Nam chất lợng cao Mua tại đại lý ở Hà Nội 19 Đèn áp trần Theo chỉ dẫn thiết kế Hàng Việt Nam chất lợng cao Mua tại đại lý ở Hà Nội 20 áptomat các loại Theo chỉ dẫn thiết kế Hàng Việt Nam chất lợng cao Mua tại đại lý ở Hà Nội 21 Đèn báo pha điện Theo chỉ dẫn thiết kế Hàng Việt Nam chất lợng cao Mua tại đại lý ở Hà Nội 22 Cáp điện các loại Theo chỉ dẫn thiết kế Hàng Việt Nam chất lợng cao Mua tại đại lý ở Hà Nội 23 Dây điện các loại Quy cách, chủng loại theo chỉ dẫn thiết kế Hàng Việt Nam chất lợng cao Mua tại đại lý ở Hà Nội 24 ống nhựa luồn dây điện Theo chỉ dẫn thiết kế Hàng Việt Nam chất lợng cao Mua tại đại lý ở Hà Nội 25 Bệ xí bệt, chậu rửa 1 vòi, các thiết bị vệ sinh Thanh Trì, Inax hoặc tương đương TCVN 6073-1995, 5436-1998 Mua tại đại lý ở Hà Nội 26 Đờng ống và phụ kiện đờng ống cấp thoát nớc Theo chỉ dẫn thiết kế Hàng Việt Nam chất lợng cao Mua tại đại lý ở Hà Nội 27 Kim thu sét, cọc chống sét Theo chỉ dẫn thiết kế TCVN Mua tại đại lý ở Hà Nội Nguồn: Bộ phận vật tư đội thi công số 1 Hiện nay, các đội chuyên dụng của công ty chịu trách nhiệm mua sắm vật tư, thiết bị máy móc thi công phục vụ cho các đội cơ giới và đội thi công hoàn thành nhiệm vụ được giao. Trong những năm vừa qua, công ty đã không ngừng thay thế các loại vật liệu xây dựng nhập khẩu bằng các vật liệu xây dựng trong nước với chất lượng tương đương. Điều này giúp công ty chủ động nguồn nguyên vật liệu không những hoàn thành tiến độ thi công mà còn giúp giảm chi phí vật liệu. 100% số lượng nguyên vật liệu của công ty hiện nay được cung cấp bởi các đại lý mua tại chỗ. Ví dụ như công trình cải tạo trung tâm chỉ huy cảnh sát giao thông của Ban Quản Lý Dự Án 1- ĐA334 Cục Cảnh sát giao thông đường bộ- đường sắt với 100% vật liệu mua sắm ở các đại lý Hà Nội đạt tiêu chuẩn chất lượng cao theo đúng thiết kế thi công ban đầu. Từ trước đến nay, công ty đã không ngừng đổi mới cơ cấu nguyên vật liệu và vật tư xây dựng thõa mãn các yêu cầu của thị trường về chất lượng, thẩm mỹ của công trình. Các nguyên vật liệu mới được sản xuất tại Việt Nam, đạt tiêu chuẩn quốc tế, chất lượng đảm bảo cho công trình và đặc biệt là giảm giá thành xây lắp. Công ty hiện nay cũng đang sử dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2008, hệ thống quản lý chất lượng các công trình xây dựng theo quá trình. Từng loại nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị, máy móc được mua sắm phải đạt tiêu chuẩn chất lượng, nhất định không cho các nguyên vật liệu kém phẩm chất được cung ứng cho quá trình xây lắp. 2.3 Thực trạng công tác sử dụng vật tư xây dựng tại công trường thi công Sau khi xuất kho vật tư được chuyển tới các công trường thi công tại các địa phương khác nhau. Hiện nay công ty vẫn đang thực hiện phương thức mua sắm trực tiếp và sử dụng trực tiếp. Với các nguyên vật liệu sau khi mua sắm ở các đại lý thì được đưa tới các công trường thi công ngay không qua kho bãi. Đó là hình thức tổ chức cung ứng vật tư đến thẳng công trường. Hình thức cung ứng này giúp cho công ty giảm chi phí cho dự trữ và bảo quản vật tư. Tuy nhiên, hình thức cung ứng vật tư này có một số hạn chế. Đó là các vật tư có địa chỉ và tiến độ sử dụng không cố định, các loại có kết cấu xây dựng nhỏ và các vật tư không để được ngoài trời quản lý vật tư xây dựng cần được kiểm soát một cách chặt chẽ. Sau khi tiếp nhận bản vẽ thiết kế thi công từ ban lãnh đạo công ty, các tổ trưởng đội xây dựng lên kế hoạch mua sắm,cấp phát, quản lý, bảo quản vật tư tại hiện trường thi công theo đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng của bản vẽ và quy định của Công ty. Sau khi tiến hành mua sắm vật tư, các thủ kho công trường tiến hành nhập kho và thực hiện cấp phát như kế hoạch tiến độ tác nghiệp của đội trưởng đội xây dựng. Vật tư được nhập kho và xuất kho đều được kiểm tra, giám sát bởi ban giám sát chất lượng công trình xây dựng của công ty về chất lượng, số lượng và phải có phiếu nhập kho, xuất kho. Vật tư xuất kho hàng ngày phải có phiếu yêu cầu vật tư của cán bộ kĩ thuật và đội trưởng đội xây dựng. Bộ phận sử dụng vật tư phải kí nhận và có trách nhiệm bảo quản vật tư trong quá trình thi công ngoài công trường. Cuối tuần, kế toán công trường phải lập phiếu xuất kho, các bộ phận sử dụng có trách nhiệm sử dụng vật tư tiết kiệm. Nếu để mất mát, hư hỏng và lãng phí vật tư thì bộ phận đó phải bồi hoàn cho công ty. Sơ đồ 05 : Quy trình quản lý vật tư xây dựng tại công trường thi công Tiếp nhận kế hoạch thi công Xây dựng kế hoạch tiến độ thi công tác nghiệp Xác định kế hoạch mua sắm, cấp phát, sử dụng vật tư xây dựng Tiến hành quản lý vật tư xây dựng tại công trường thi công Thanh quyết toán vật tư xây dựng CÁC ĐỘI TRƯỞNG ĐỘI XÂY DỰNG CHỈ HUY TRƯỞNG CÔNG TRƯỜNG XÂY DỰNG BAN LÃNH ĐẠO CÔNG TY PHÒNG KĨ THUẬT DỰ THẦU BAN GIÁM SÁT CHẤT LƯỢNG CÔNG TRÌNH (HTQLCL) Tiến trình thực hiện Thông tin quản lý trực tiếp Thông tin báo cáo Thông tin hỗ trợ Giám sát công trình Chú thích Theo mô hình quy trình quản lý nguyên vật liệu của công ty như trên, các nguyên vật liệu được sử dụng một cách tiết kiệm và được giám sát chặt chẽ đảm bảo đúng, đủ chất lượng và đảm bảo đúng tiến độ cấp phát. Tuy nhiên, vì hệ thống quản lý quy trình sử dụng nguyên vật liệu của công ty còn nhiều phức tạp, khiến công tác quản lý tại hiện trường thi công còn nhiều bất cập. Vật liệu xây dựng của công ty đa dạng về chủng loại, mỗi loại vật tư khác nhau cần có quy trình quản lý khác nhau đảm bảo an toàn chất lượng vật tư cho công trình. Tuy nhiên, tất cả các nguyên vật liệu đều được quản lý theo một phương thức như trên là chưa khoa học. Cách phân chia quyền hạn và trách nhiệm theo sơ đồ trực tuyến chức năng làm giảm tốc độ đưa nhận thông tin từ phía các cán bộ quản lý đội và quản lý cấp cao. Trong khi đó, vật liệu xây dựng trong năm 2008,2009 vừa qua có sự biến động khá mạnh việc quản lý sử dụng vật liệu rất khó khăn. Công ty nên khoán gọn toàn bộ công trình cho các đội trưởng chủ động trong quá trình mua sắm và sử dụng nguyên vật liệu giảm bớt ảnh hưởng của sự gia tăng giá của nguyên vật liệu trong thời gian tới. Mô hình quản lý vật liệu xây dựng của công ty khá chặt chẽ, do đó hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty cũng tăng lên đáng kể. Theo báo cáo kết quả giám sát quá trình thi công tại hiện trường thi công của công ty đến 90% số lượng vật liệu được sử dụng đúng mục đích, tránh được thất thoát trong quá trình thi công. Kho bãi của công ty tại các công trường xây dựng được xây dựng trực tiếp và di chuyển dựa theo bản thiết kê thi công cũng như tiến độ thi công thực tế. Công ty không thực hiện quản lý kho bãi đối với các vật tư số lượng nhỏ, không bảo quản được ngoài trời mà mua trực tiếp từ phía nhà cung ứng và sử dụng trực tiếp. 2.3 Công tác thanh quyết toán vật tư xây dựng Hầu hết các công trình được sử dụng vật tư tại địa phương đặt công trình thi công. Công ty vẫn chưa thực hiện công trình nào phải vận chuyển vật tư từ nơi khác tới. Có thể nói đây là một thuận lợi lớn đối với công ty trong quá trình thi công công trình xây dựng nhưng công ty cũng vẫn phải chuẩn bị những trang thiết bị vận chuyển vật tư từ nơi này sang nơi khác. Trong quá trình thi công công trường, các đội trưởng đội xây dựng là người trực tiếp liên hệ và thanh toán tiền vật tư xây dựng với chủ cung ứng. Tuy nhiên vẫn phải báo cáo kết quả tiến trình thi công đối với chỉ huy trưởng công trình và ban lãnh đạo công ty. Thông qua bộ phận kế toán đội xây dựng, các đội trưởng đội xây dựng biết được tình hình sử dụng nguyên vật liệu và có kế hoạch mua sắm hay thanh quyết toán đối với chủ cung ứng. Đây chính là phương thức trao đổi trực tiếp và không có nhiều dự trữ nguyên vật liệu trong bãi. Cách làm này của công ty chưa khoa học, bởi nếu công trình lớn, với chủng loại nguyên vật liệu nhiều thì công tác kế hoạch cần được chú trọng hơn nữa và phải có vật liệu dự trữ cho quá trình thi công thường xuyên. Quá trình thanh quyết toán đối với chủ cung ứng tương đối nhanh chóng và thuận lợi, vì số lượng các nhà cung ứng cho công ty hiện nay khá nhiều và hầu hết là các nhà cung ứng quen thuộc. Điều này khá thuận