Chuyên đề Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Tổng công ty lắp máy Việt Nam LILAMA

chỉ xin trình bày 3 lĩnh vực quản lý dự án sau: quản lý thời gian tiến độ dự án, quản lý chi phí dự án, quản lý chất lượng dự án – 3 lĩnh vực chủ yếu và quan trọng nhất đối với bất kỳ một dự án đầu tư nào. Quản lý thời gian, tiến độ dự án Giai đoạn chuẩn bị đầu tư Sơ đồ 14: Mô hình lập kế hoạch quản lý tiến độ dự án Dự án đầu tư Phân chia dự án thành các hạng mục lớn Xác định thứ tự các hạng mục quan trọng Lập dự toán xây dựng công trình cho từng hạng mục Xác định công việc cho từng hạng mục Ước lượng thời gian từng công việc Lập trình tự công việc từng hạng mục Lập trình tự các công việc toàn bộ Xây dựng kế hoạch tiến độ toàn bộ dự án a1. Xác định các công việc của dự án Đối với các dự án đầu tư xây lắp của Tổng công ty, công tác xác định các công việc dự án do đơn vị tư vấn thiết kế đảm nhiệm cùng với sự tham gia của các cán bộ có trình độ chuyên môn vững vàng trong Ban quản lý hỗ trợ thực hiện. Thực tế công tác xác định các công việc dự án lại chỉ tập trung vào các hoạt động ở giai đoạn thực hiện đầu tư trong quá trình thi công xây dựng công trình, có nghĩa là sau khi đã hoàn thành xong các công việc ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Như vậy, các công việc trong giai đoạn này: công tác lập dự án đầu tư, thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán các hạng mục công trình cũng như các thủ tục duyệt thẩm định… đã không được thống kê một cách cụ thể, chi tiết trong quá trình lập kế hoạch quản lý tiến độ dự án. Các công việc này chỉ được gói gọn trong một nhóm công việc nên rất hạn chế trong việc ước lượng thời gian thực hiện. Việc này tất yếu dẫn đến một tình trạng khi những công việc này phát sinh sự cố, kế hoạch quản lý tiến độ không lường trước được nên không tính toán hết thời gian dự phòng cho những công việc đó, dẫn đến chậm tiến độ công trình. Trong quá trình xác định các công việc, một công việc cơ bản và quan trọng là phân tách công việc dự án. Đối với hầu hết các dự án đầu tư của Tổng công ty, Ban quản lý dự án và các đơn vị tư vấn thiết kế thường phân tách công việc theo phương pháp hệ thống (thiết kế theo dòng) đối với công việc của toàn bộ dự án, và kết hợp phương pháp hệ thống với phương pháp phân tích theo chu kỳ (nghĩa là thực hiện phân tách công việc kết hợp giữa việc sắp xếp theo cấp độ và theo thứ tự thực hiện trước sau) đối với công việc của hạng mục công trình. Kết quả của giai đoạn này được sử dụng cho việc lập trình tự thực hiện công việc ở giai đoạn sau. a2. Lập trình tự thực hiện các công việc của các hạng mục trong phạm vi toàn bộ dự án Căn cứ lập trình tự thực hiện các công việc dự án Do đặc thù các dự án đầu tư của Tổng công ty (hầu hết là các dự án đầu tư xây dựng, các công trình công nghiệp nặng trong lĩnh vực lắp máy có quy mô vốn khá lớn, thời gian đầu tư kéo dài) nên trình tự thực hiện các công việc dự án buộc phải tuân theo những quy tắc nhất định của trình tự thi công xây lắp công trình, và phải đảm bảo những quy chuẩn về kỹ thuật, chất lượng do các cơ quan chuyên ngành ban hành (thường là Bộ xây dựng). Vì vậy, Ban quản lý dự án và tư vấn thiết kế trong quá trình lập trình tự thực hiện các công việc dự án luôn tuân thủ theo các văn bản quy phạm pháp luật về quy chuẩn chất lượng công trình xây dựng (văn bản Luật xây dựng 16/2003/QH11). Những quy tắc, quy chuẩn xây dựng này sẽ tạo ra phụ thuộc bắt buộc đối với các công việc dự án trong mỗi quan hệ hữu cơ với nhau. Bên cạnh đó, Ban quản lý dự án cũng căn cứ trên mối quan hệ tương tác giữa tiến độ thời gian với chi phí và chất lượng trong quá trình thiết lập trình tự các công việc dự án – thực hiện nguyên tắc đảm bảo đúng tiến độ thực hiện dự án trong khuôn khổ chi phí được duyệt với chất lượng đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật, mỹ quan và mục tiêu đề ra. Phương pháp lập trình tự thực hiện các công việc dự án Ban quản lý dự án và tư vấn thiết kế thường sử dụng sơ đồ GANTT để lập kế hoạch tiến độ dự án với các giai đoạn thực hiện dự án. Còn đối với kế hoạch thực hiện từng hạng mục công trình, bộ phận công trình thì được xây dựng trên cơ sở sơ đồ mạng công việc. a3. Uớc lượng thời gian thực hiện các công việc Ước lượng thời gian thực hiện các công việc của từng hạng mục công trình là một khâu vô cùng quan trọng nhưng cũng khá phức tạp, đòi hỏi chủ thể thực hiện phải nắm bắt được tình hình thực tế, có khả năng dự báo trước những biến động có thể xảy ra tại thời điểm công việc được tiến hành. Do đó, cán bộ quản lý phải thực sự có năng lực và kinh nghiệm thực tế về quản lý dự án. Thông thường, các cán bộ quản lý dự án của Tổng công ty thường sử dụng phương pháp xác định ngẫu nhiên để ước lượng thời gian thực hiện các công việc dự án. Te = (A+ 4M+ B) / 6 Trong đó: A: thời gian sớm nhất một công việc có thể hoàn thành B: thời gian muộn nhất một công việc phải hoàn thành M: thời gian trung bình thực hiện một công việc theo kinh nghiệm quản lý các dự án tương tự Te: thời gian trung bình để thực hiện một công việc a4. Xây dựng kế hoạch quản lý tiến độ toàn bộ dự án Trên cơ sở kết quả của công tác xác định công việc, lập trình tự thực hiện công việc và ước lượng thời gian thực hiện từng công việc, Ban quản lý dự án sẽ xây dựng kế hoạch tiến độ dự án theo các giai đoạn thực hiện dự án và kế hoạch tiến độ dự án theo quá trình thực hiện các hạng mục công trình. => Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, hoạt động quản lý dự án của Tổng công ty chủ yếu tập trung vào công tác lập kế hoạch quản lý tiến độ dự án, trong đó khâu phân tách công việc và ước lượng thời gian thực hiện các công việc được hết sức chú trọng. Hai khâu này giữ vị trí chủ chốt và chiếm một lượng thời gian cực kỳ lớn trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Nếu các khâu này không được thực hiện chuẩn xác, không khoa học thì nó không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ toàn bộ dự án mà còn làm tăng chi phí, giảm chất lượng dự án. Bên cạnh đó, trong giai đoạn này, quản lý tiến độ dự án cũng bao gồm các công việc: quản lý các báo cáo, công văn đến đi liên quan đến hoạt động đầu tư của Tổng công ty như xin chủ trương đầu tư trình cơ quan quản lý trực tiếp của Tổng công ty; xin phê duyệt quy hoạch trình Sở kiến trúc quy hoạch phê duyệt; xin thỏa thuận về điện nước, môi trường… Ban quản lý dự án hết sức chú trọng hoàn thành đúng và đầy đủ các thủ tục để tránh ảnh hưởng đến tiến độ thi công. Đối với các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, công tác lựa chọn nhà thầu, quản lý tiến độ đấu thầu, chấm thầu là những công việc cơ bản. Ban quản lý dự án cũng phải lên kế hoạch sao cho hoạt động đấu thầu xảy ra đúng như dự kiến ban đầu để đảm bảo các khâu còn lại sẽ được thực hiện theo đúng lịch trình. Giai đoạn thực hiện đầu tư Trong giai đoạn thực hiện đầu tư, quản lý thời gian tiến độ chủ yếu tập trung vào việc giám sát tiến độ dự án theo đúng kế hoạch đã lập. Đồng thời trong quá trình này, các cán bộ quản lý dự án thường xuyên theo dõi để cập nhật, điều chỉnh theo đúng tình hình thực tế thực hiện dự án. Thực tế cho thấy, một số dự án đầu tư của Tổng công ty do sai lệch giữa công tác lập kế hoạch và thực tế nên khi đi vào giai đoạn thi công xây lắp công trình thì không thể thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra. Chính vì thế, công tác giám sát đánh giá tình hình thực tế thực hiện dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý thời gian tiến độ. Bên cạnh đó, trong giai đoạn này, nhân tố có ảnh hưởng lớn đến tiến độ dự án là các hoạt động đền bù giải phóng mặt bằng. Hoạt động này không được giải quyết thỏa đáng, dứt khoát sẽ gây trì hoãn việc thi công xây dựng công trình. Nói chung, trong giai đoạn này, Ban quản lý dự án đặc biệt chú trọng vào hai công việc chủ yếu: đền bù giải phóng mặt bằng và giám sát thi công công trình. a1. Đền bù giải phóng mặt bằng Theo kế hoạch quản lý tiến độ dự án, hoạt động đền bù giải phóng mặt bằng được thực hiện từ khi dự án được cấp giấy phép đầu tư, và được các cơ quan quản lý chuyên ngành, các cơ quan chức năng có liên quan quyết định giao đất. Các công việc của giai đoạn này bao gồm: Khảo sát, đo đạc, thống kê, phân loại các loại đất sử dụng trong phạm vi diện tích thực hiện dự án Tính toán chi phí đền bù trên từng đơn vị diện tích sử dụng đối với từng loại đất khác nhau. Tổng chi phí bao gồm: + Chi phí đền bù thiệt hại về đất (nếu có) + Chi phí đền bù thiệt hại về tài sản như vật nuôi, cây trồng, nhà cửa, các công trình hạ tầng kỹ thuật, công trình kiến trúc khác trên diện tích đất bị thu hồi để phục vụ cho dự án + Một số chi phí có liên quan khác Thương lượng giải pháp đền bù, hỗ trợ di chuyển… Thực hiện các phương án đền bù giải phóng mặt bằng Thực hiện công tác giải phóng mặt bằng Các hoạt động này được Ban quản lý dự án thực hiện thận trọng, dứt khoát, tránh gây mâu thuẫn, tranh chấp làm ảnh hưởng đến tiến độ của các giai đoạn tiếp theo. a2. Thi công xây dựng công trình Sau khi đã hoàn thành các thủ tục của giai đoạn chuẩn bị đầu tư, công tác đền bù giải phóng mặt bằng cũng đã được hoàn tất, kế hoạch thi công xây dựng đã được phê duyệt, dự án chính thức đi vào triển khai thực hiện. Trong giai đoạn này, các hạng mục thi công xây lắp công trình do Tổng công ty thực hiện sẽ được phân trách nhiệm cho các xí nghiệp xây lắp thuộc Tổng công ty đảm nhận. Mỗi hạng mục công trình khác nhau được giao cho các xí nghiệp khác nhau (đã từng đấu thầu thi công xây lắp một gói thầu nào đó) thi công. Điều này do Ban giám đốc Tổng công ty kết hợp với Ban quản lý dự án lên kế hoạch sắp xếp. Kế hoạch sắp xếp xí nghiệp nào thi công xây lắp hạng mục công trình nào dựa trên trình độ chuyên môn, năng lực, và kinh nghiệm thực tế của đơn vị này. Các xí nghiệp xây lắp dựa trên thiết kế kỹ thuật thi công lên kế hoạch tiến độ thực hiện và dự toán xây dựng hạng mục công trình đối với từng hạng mục công trình do mình đảm nhận (đã được xem xét phê duyệt ở giai đoạn trước), sau đó sẽ tiến hành thi công xây lắp. Các đội thi công xây lắp thi công xây dựng theo kế hoạch thi công đã được lập một cách chi tiết dưới sự chỉ đạo của phòng Kỹ thuật trực thuộc xí nghiệp xây lắp. Phòng Kỹ thuật vừa quản lý trực tiếp quá trình thực hiện dự án của các đội thi công trực thuộc đơn vị xây lắp của mình, vừa là đầu mối liên lạc trực tiếp với đơn vị tư vấn giám sát và phòng quản lý tiến độ của Ban quản lý dự án trong quá trình quản lý thực hiện dự án. Còn đối với các hạng mục công trình mà Tổng công ty không tự mình thực hiện được, Ban quản lý dự án sẽ tổ chức đấu thầu xây lắp tuyển chọn các nhà thầu có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm thực hiện. Những hạng mục công trình này đã được Ban quản lý dự án lường trước nên kế hoạch đấu thầu đã được xác định ngay trong kế hoạch thực hiện dự án, và được lên kế hoạch quản lý tiến độ một cách chặt chẽ. Đơn vị phụ trách công tác quản lý tiến độ của Ban quản lý dự án là phòng quản lý tiến độ và đơn vị tư vấn giám sát dự án. Hai đơn vị này tiến hành giám sát quá trình thi công của các xí nghiệp xây lắp thông qua bộ phận giám sát trực tiếp là phòng kỹ thuật của các xí nghiệp này. Các công cụ quản lý tiến độ thi công dự án mà Ban quản lý dự án Tổng công ty thường sử dụng: Kế hoạch tiến độ thực hiện dự án được xây dựng ở giai đoạn trước. Kế hoạch tiến độ (bảng tiến độ) càng được lập chi tiết đến từng hạng mục công trình, bộ phận của hạng mục công trình, các công việc của bộ phận hạng mục công trình thì càng phục vụ tốt cho công tác quản lý tiến độ. Nhật ký thi công cũng là một công cụ quản lý tiến độ hữu hiệu. Nó dùng để ghi chép các hoạt động hàng ngày của công tác thi công xây lắp và tình hình thực hiện tiến độ của các công việc đó… Trên cơ sở đó, Ban quản lý dự án có thể cập nhật thường xuyên tình hình thực hiện dự án, kịp thời đưa ra những bổ sung, sửa chữa nếu phát sinh sự cố làm chậm tiến độ dự án. Thường xuyên tổ chức các buổi họp, hội thảo để báo cáo tình hình thực hiện dự án, rút kinh nghiệm và lấy ý kiến đóng góp cho việc hoàn thiện dự án. Giai đoạn vận hành khai thác Trong quá trình vận hành khai thác kết quả đầu tư, quản lý thời gian tiến độ dự án đã có phần đơn giản hơn hai giai đoạn trước rất nhiều. Nếu dự án do Tổng công ty trực tiếp vận hành khai thác thì công tác quản lý tiến độ trong giai đoạn này tập trung vào việc quan sát, theo dõi kết quả khai thác có diễn ra đúng theo kế hoạch tiến độ đã lập hay không? Từ đó, Ban quản lý dự án sẽ có biện pháp khắc phục kịp thời để nâng cao hiệu quả vận hành khai thác. Nếu dự án do đơn vị khác vận hành khai thác thì công tác quản lý tiến độ tập trung vào việc duy trì tiến độ công tác bảo hành, duy tu, bảo dưỡng công trình. Quản lý chi phí dự án Trong quá trình quản lý chi phí dự án, Ban quản lý dự án của Tổng công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc, quy trình quản lý cũng như các điều khoản quy định quyền và trách nhiệm của chủ đầu tư trong các văn bản quy phạm pháp luật: Nghị định 12/2009/NĐ-CP, Nghị định 112/2009/NĐ-CP. Quyền và trách nhiệm của chủ đầu tư (Điều 25 Nghị định 112/2009/NĐ-CP) - Tổ chức lập dự án đầu tư xây dựng công trình và đưa ra các chỉ dẫn, yêu cầu, giới hạn vốn đầu tư làm cơ sở cho việc lập dự án. Lựa chọn phương án thiết kế, công nghệ, thiết bị, vật liệu xây dựng chủ yếu trình người quyết định đầu tư xem xét, chấp thuận; - Được phép điều chỉnh và phê duyệt tổng mức đầu tư điều chỉnh trong các trường hợp điều chỉnh cơ cấu các khoản mục chi phí trong tổng mức đầu tư hoặc các trường hợp điều chỉnh tổng mức đầu tư theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Nghị định này nhưng không làm vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt; - Tổ chức lập, thẩm định và phê duyệt dự toán xây dựng công trình; - Tổ chức lập, quyết định áp dụng các định mức mới chưa có trong hệ thống định mức đã được công bố hoặc áp dụng, sử dụng các định mức điều chỉnh, định mức xây dựng tương tự ở các công trình khác trừ các định mức quy định tại khoản 6 Điều 13 Nghị định này; - Quyết định việc áp dụng, sử dụng giá vật liệu xây dựng công trình, giá nhân công, giá máy và thiết bị thi công làm cơ sở cho việc lập đơn giá xây dựng, dự toán xây dựng công trình; tham khảo giá do các tổ chức có chức năng công bố, báo giá của nhà sản xuất, thông tin giá của nhà cung cấp hoặc giá đã áp dụng cho công trình khác có tiêu chuẩn, chất lượng tương tự và mặt bằng giá thị trường để áp dụng cho công trình; - Đề xuất việc lựa chọn hình thức giá hợp đồng, giá gói thầu trong hoạt động xây dựng trình người quyết định đầu tư; - Bảo đảm vốn, thanh toán và quyết toán hợp đồng đúng tiến độ và các quy định trong hợp đồng đã ký kết với nhà thầu; - Tổ chức kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình theo quy định; - Quyết định và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp lý của giá trị đề nghị cơ quan thanh toán vốn đầu tư thanh toán vốn cho nhà thầu; - Được phép thuê các tổ chức, cá nhân tư vấn công tác quản lý chi phí để thực hiện các công việc về quản lý chi phí và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc lựa chọn các tổ chức, cá nhân tư vấn này; - Được quyền đòi bồi thường hoặc khởi kiện ra Tòa hành chính hoặc Tòa kinh tế đòi bồi thường các thiệt hại do việc chậm chễ của cơ quan thanh toán vốn đầu tư; - Chấp thuận hoặc từ chối các đề xuất, thay đổi biện pháp thi công, yêu cầu kỹ thuật do nhà thầu đề xuất. Kiểm soát các thay đổi trong quá trình thi công xây dựng công trình có liên quan đến thay đổi chi phí đầu tư xây dựng công trình hoặc đẩy nhanh tiến độ thực hiện xây dựng công trình; - Các quyền và trách nhiệm khác liên quan đến quản lý chi phí theo quy định hiện hành của pháp luật. Bên cạnh đó, Tổng công ty cũng luôn nắm rõ quyền và trách nhiệm của các bên có liên quan như: nhà thầu tư vấn chi phí, nhà thầu thi công xây lắp để giám sát việc thực hiện quyền và trách nhiệm của họ trong quá trình quản lý chi phí dự án. 3.4.2.1. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, công tác quản lý chi phí dự án của Tổng công ty chủ yếu tập trung vào việc lập kế hoạch chi phí thực hiện dự án. Dự toán chi phí thực hiện dự án trong giai đoạn này đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó quyết định phần lớn chi phí trong tất cả các khâu còn lại của một dự án. Nếu có bất kì một sai sót nhỏ nào trong công tác quản lý chi phí ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư sẽ để lại hậu quả nghiêm trọng. Do các dự án đầu tư của Tổng công ty thường là trong lĩnh vực công nghiệp nặng nên công nghệ sử dụng vào dự án thường có giá trị rất lớn. Nếu đánh giá hoặc sử dụng sai quy trình công nghệ thì tổn thất chi phí cho khoản mục này rất lớn. Do đó, Ban quản lý dự án của Tổng công ty đặc biệt chú trọng vào công tác quản lý chi phí dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư mà công việc chủ chốt là lập kế hoạch chi phí thực hiện dự án. Chủ thể thực hiện Ban quản lý dự án là đơn vị cao nhất quản lý việc lập kế hoạch chi phí thực hiện dự án. Tuy nhiên, chủ thể trực tiếp lập kế hoạch chi phí thực hiện dự án lại là các đơn vị lập báo cáo đầu tư, thiết kế kỹ thuật thi công và thiết kế kỹ thuật cơ sở. Đó chính là đơn vị tư vấn thiết kế kết hợp với các cán bộ chuyên môn trong Ban quản lý dự án (cán bộ của Ban Tài chính - Kế toán, phòng Kỹ thuật, phòng Kế hoạch, phòng Đầu tư tham gia vào Ban quản lý dự án). Nguyên tắc lập kế hoạch quản lý chi phí Tổng mức đầu tư ----> Các dự toán xây dựng công trình ----> Tổng dự toán xây dựng công trình Sơ đồ 15: Cơ cấu chi phí thực hiện dự án Tổng mức đầu tư xây dựng công trình Tổng dự toán xây dựng công trình Chi phí khác của dự án chưa tính trong dự toán xây dựng công trình Dự toán xây dựng công trình 2 Dự toán xây dựng công trình 1 ... Chi phí xây dựng công trình Chi phí thiết bị công trình Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng Chi phí quản lý dự án Chi phí khác Chi phí dự phòng Trong trường hợp có những phát sinh làm tăng chi phí ngoài dự kiến, mang tính bất khả kháng do những nguyên nhân sau đây: Những yếu tố bất khả kháng như thời tiết bất lợi (hạn hán, bão lụt, sóng thần...) hay chiến tranh hoặc nguy cơ chiến tranh. Biến động bất thường của giá nguyên vật liệu, biến động tỷ giá hối đoái với phần vốn ngoại tệ, hay những thay đổi trong chính sách của Nhà nước quy định mặt bằng giá đầu tư xây dựng công trình. Sự thay đổi của quy hoạch đã được duyệt có liên quan trực tiếp đến dự án. Nếu những yếu tố này làm chi phí thực hiện dự án vượt tổng mức đầu tư đã được duyệt thì chủ đầu tư phải trình người có thẩm quyền quyết định đầu tư thẩm định lại những nội dung thay đổi. Quy trình quản lý chi phí thực hiện dự án a1. Lập chi phí thực hiện dự án Theo quy định của Chính phủ tại Nghị định 112/2009/NĐ-CP, chi phí thực hiện dự án được thể hiện ở những nội dung sau: Tổng mức đầu tư của dự án (Điều 4 Nghị định 112/2009/NĐ-CP) Tổng mức đầu tư bao gồm: chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phòng. Các chi phí của tổng mức đầu tư được quy định cụ thể như sau: Chi phí xây dựng bao gồm: chi phí xây dựng các công trình, hạng mục công trình; chi phí phá dỡ các công trình xây dựng; chi phí san lấp mặt bằng xây dựng; chi phí xây dựng công trình tạm, công trình phụ trợ phục vụ thi công; nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công; Chi phí thiết bị bao gồm: chi phí mua sắm thiết bị công nghệ; chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ (nếu có); chi phí lắp đặt, thí nghiệm, hiệu chỉnh; chi phí vận chuyển, bảo hiểm; thuế và các loại phí liên quan khác; Chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư bao gồm: chi phí bồi thường nhà, công trình trên đất, các tài sản gắn liền với đất theo quy định được bồi thường và chi phí bồi thường khác; các khoản hỗ trợ khi nhà nước thu hồi đất; chi phí tái định cư; chi phí tổ chức bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; chi phí sử dụng đất trong thời gian xây dựng (nếu có); chi phí đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật (nếu có); Chi phí quản lý dự án bao gồm các chi phí để tổ chức thực hiện quản lý dự án từ khi lập dự án đến đến khi hoàn thành, nghiệm thu bàn giao, đưa công trình vào khai thác sử dụng và chi phí giám sát, đánh giá dự án đầu tư; Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng bao gồm: chi phí tư vấn khảo sát, lập dự án, thiết kế, giám sát xây dựng và các chi phí tư vấn khác liên quan; Chi phí khác bao gồm: vốn lưu động trong thời gian sản xuất thử đối với các dự án đầu tư xây dựng nhằm mục đích kinh doanh; lãi vay trong thời gian xây dựng và các chi phí cần thiết khác; Chi phí dự phòng bao gồm: chi phí dự phòng cho khối lượng công việc phát sinh và chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá trong thời gian thực hiện dự án. Dự toán xây dựng công trình (Nghị định 112/2009/NĐ-CP) Nội dung dự toán công trình bao gồm: chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phòng. Dự toán công trình được lập căn cứ trên cơ sở khối lượng các công việc xác định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trình và đơn giá xây dựng công trình, chi phí tính theo tỷ lệ phần trăm (%) (sau đây gọi là định mức chi phí tỷ lệ) cần thiết để thực hiện khối lượng, nhiệm vụ công việc đó. Đối với công trình chỉ yêu cầu lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật thì tổng mức đầu tư đồng thời là dự toán công trình. Trường hợp này, dự toán công trình bao gồm cả chi phí bồi thường, giải phóng mặt bằng tái định cư (nếu có). Đối với dự án có nhiều công trình xây dựng, chủ đầu tư có thể xác định tổng dự toán của dự án để phục vụ cho việc quản lý chi phí. Tổng dự toán của dự án được xác định bằng cách cộng các dự toán chi phí của các công trình và các chi phí có liên quan thuộc dự án. Tổng dự toán xây dựng công trình Tổng dự toán xây dựng công trình của dự án là toàn bộ chi phí cần thiết để đầu tư xây dựng công trình, bao gồm tổng các dự toán xây dựng công trình và các chi phí khác thuộc dự án nhưng chưa được tính trong chi phí khác của dự toán xây dựng công trình. a2. Thẩm định, phê duyệt chi phí thực hiện dự án Thẩm định, phê duyệt tổng mức đầu tư (Điều 6 Nghị định 112/2009/NĐ-CP) Sự phù hợp của phương pháp xác định tổng mức đầu tư với đặc điểm, tính chất kỹ thuật và yêu cầu công nghệ của dự án đầu tư xây dựng công trình; Tính đầy đủ, hợp lý và phù hợp với yêu cầu thực tế thị trường của các khoản mục chi phí trong tổng mức đầu tư; Xác định giá trị tổng mức đầu tư bảo đảm hiệu quả đầu tư xây dựng công trình. Người quyết định đầu tư tổ chức thẩm định tổng mức đầu tư hoặc thuê các tổ chức, cá nhân tư vấn thực hiện công tác quản lý chi phí. Lệ phí thẩm định hoặc chi phí thẩm tra được tính trong tổng mức đầu tư. Các tổ chức, cá nhân thực hiện việc thẩm định, thẩm tra tổng mức đầu tư phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp lý, chính xác của kết quả thẩm định, thẩm tra. Thẩm định, phê duyệt dự toán công trình Điều 10 Nghị định 112/2009/NĐ-CP quy định chủ đầu tư tổ chức thẩm định dự toán công trình bao gồm: Kiểm tra sự phù hợp giữa khối lượng chủ yếu của dự toán với khối lượng thiết kế. Kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý của việc áp dụng, vận dụng đơn giá xây dựng công trình, định mức chi phí tỷ lệ, dự toán chi phí tư vấn và dự toán các khoản mục chi phí khác trong dự toán công trình. Xác định giá trị dự toán công trình. Trường hợp chủ đầu tư không đủ điều kiện, năng lực thẩm định thì được phép thuê tổ chức, cá nhân tư vấn đủ điều kiện năng lực, kinh nghiệm chuyên môn để thẩm tra dự toán công trình. Tổ chức, cá nhân tư vấn thực hiện thẩm tra dự toán công trình chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về kết quả thẩm tra. Chủ đầu tư phê duyệt dự toán công trình (trừ các công trình chỉ yêu cầu lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật sẽ do người quyết định đầu tư phê duyệt) sau khi đã thẩm định hoặc thẩm tra và chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả phê duyệt dự toán công trình. Dự toán công trình được phê duyệt là cơ sở để xác định giá gói thầu, giá xây dựng công trình và là căn cứ để đàm phán ký kết hợp đồng, thanh toán với nhà thầu trong trường hợp chỉ định thầu. 3.4.2.2. Giai đoạn thực hiện đầu tư Trong giai đoạn thực hiện đầu tư, các cán bộ quản lý dự án tập trung chủ yếu vào việc phân phát chi phí cho các giai đoạn khác nhau của quá trình thi công một cách hợp lý nhất, giảm thiểu tối đa các khoản chi phí phát sinh ngoài ý muốn, không nằm trong tổng dự toán đã được phê duyệt. Quản lý chi phí trong giai đoạn này, Ban quản lý dự án cũng luôn theo dõi sát sao việc chi tiêu vốn của các nhà thầu để có biện pháp giải quyết kịp thời tránh tình trạng thất thoát, lãng phí. Bên cạnh đó, một công việc vô cùng quan trọng cần được tiến hành trong giai đoạn này là các cán bộ quản lý phải theo dõi hoạt động chu cấp vốn của các đơn vị cam kết cung cấp vốn cho dự án để từ đó kịp thời lập các báo cáo gửi cấp có thẩm quyền phê duyệt và giải quyết nếu phát sinh vấn đề về vốn làm gián đoạn quá trình thi công. Trước khi dự án được đưa vào vận hành khai thác, Ban quản lý dự án phải hoàn thành hai công việc là: thanh toán vốn và quyết toán vốn đầu tư. Thanh toán vốn là việc chủ đầu tư chi trả vốn đầu tư thực hiện cho các đơn vị thi công, các nhà thầu xây dựng, nhà thầu tư vấn khi các đơn vị này đã hoàn thành khối lượng công việc của họ thỏa mãn các yêu cầu về chất lượng và đảm bảo đủ các điều kiện đã ký kết trong hợp đồng với chủ đầu tư. Quyết toán vốn đầu tư. Vốn đầu tư được quyết toá