Chuyên đề Hoàn thiện công tác quản lý mạng lưới đại lý bảo hiểm tại Tổng công ty cố phần bảo hiểm Dầu khí Việt Nam

ốn điều lệ và các quỹ dự phòng trên 1.400 tỷ đồng và các khoản tiền nhàn rỗi trong kinh doanh, Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam đã đầu tư hiệu quả vào các dự án lớn như: Tàu chứa dầu, dự án phân phối khí thấp áp, các dự án đóng tàu, bất động sản, ngân hàng, chứng khoán,… Bảng 2:Doanh thu từ hoạt động đầu tư (Đơn vị: tỷ đồng) Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Doanh thu 21.6 22.7 28.6 63.1 182.4 ( Nguồn: báo cáo thường niên năm 2007) Từ năm 2005, PVI đã xây dựng những bước trưởng thành quan trọng về cung cấp dịch vụ bảo hiểm cho các dự án dầu khí lớn tại nước ngoài và tăng cường nhận tái bảo hiểm từ Triểu Tiên, Trung Quốc…Từ đó PVI thành lập các chi nhánh khu vực và phát triển mạng lưới đại lý chuyên nghiệp trên khắp các tỉnh thành trên cả nước. Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 từ năm 2002 đến nay đã giúp kiểm soát chặt chẽ quy trình cấp đơn bảo hiểm và kiểm soát nội bộ đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Năm 2006, PVI đánh dấu chặng đường 10 năm hình thành và phát triển bằng sự kiện đạt doanh thu 1.000 tỷ đồng vào ngày 26/09/2006 cùng với việc vốn và tài sản được nâng lên đáng kể. Đây là năm quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển thương hiệu Bảo hiểm Dầu khí _ PVI và là năm thứ 6 liên tiếp hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ kế hoạch do Tập đoàn giao với tổng doanh thu đạt 1.300 tỷ đồng, nộp ngan sách nhà nước 102 tỷ đồng, lợi nhuận đạt trên 62 tỷ. Tháng 9/2006, Bộ Công nghiệp và Tập đoang Dầu khí Quốc gia Việt Nam đã có quyết định cổ phần hóa PVI với mục tiêu tăng cường năng lực cạnh tranh và xây dựng PVI trở thành một Tổng công ty cổ phần mạnh. Đến cuối năm 2007, PVI tăng vốn lên 1.000 tỷ đồng và lên 2.000 tỷ đồng năm 2010. Thông qua việc tăng vốn, phương án kinh doanh 2007-2009 cũng có sự điều chỉnh phù hợp với mức lợi nhuận tù 177 tỷ đồng năm 2007 lên 271 tỷ năm 2009. Bảng 3: kết quả hoạt động của PVI trong năm 2005 và năm 2006 (Đơn vị: tỷ đồng) Chỉ tiêu Năm Doanh thu BH gốc Thị phần BH gốc Bồi thường Dự phòng nghiệp vụ Tổng đầu tư Năm 2005 703 12.81 144.4 220.9 305 Năm 2006 1166 18.09 158.9 359.3 779 (Nguồn: Báo cáo thị trường bảo hiểm Việt Nam) *10 mục tiêu phấn đấu của PVI trong năm 2008 1. Đạt doanh thu tối thiểu 2.400 tỷ đồng, phấn đấu dẫn đầu thị trường bảo hiểm phi nhân thọ về doanh thu, giữ vững năng suất lao động cao nhất thị trường. 2. Vốn điều lệ đạt 1.600 tỷ đồng, nâng giá trị vốn hóa lên 10.000 tỷ đồng, cao nhất thị trương bảo hiểm phi nhân thọ Việt Nam, nhằm tăng năng lực giữ lại trong kinh doanh bảo hiểm và phát triển mạnh trong lĩnh vực đầu tư tài chính và Bất động sản 3. Lợi nhuận tối thiểu đạt 400 tỷ đồng 4. Chia cổ tức cho cổ đông 15% và 1% chia thưởng bằng cổ phiếu cho người lao động có nhiều thành tích và thu hút nhân tài. 5. Thu xếp chương trình bảo hiểm cho các dự án lớn triển khai năm 2008: Bảo hiểm vận chuyển dầu thô quốc tế, dự án thủy điện Sơn La, dự án tàu điện ngầm, các nhà máy lọc dầu. 6. Được xếp hạng trên thị trường bảo hiểm quốc tế. 7. Tiếp tục hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2000, tin học hóa kinh doanh bảo hiểm, tái bảo hiểm và chứng khoán. 8. Có Công ty và Văn phòng đại diện tại nược ngoài (đặc biệt là thị trường Lào và Camphuchia) 9. Phát huy nét đẹp văn hóa PVI và đảm bảo đời sống người lao động ổn định ở mức cao hơn năm 2007. 10. Đạt các danh hiệu, giải thưởng của chính phủ, tổ chức trong nước và quốc tế. II. Thực trạng công tác quản lý đại lý bảo hiểm của công ty 2.1 Công tác lập kế hoạch quản lý ĐLBH Để thực hiện chiến lược phát triển cho riêng mình, PVI đã xây dựng thành công một hệ thống mạng lưới ĐLBH chuyên nghiệp đạt hiệu quả cao. Để có được một hệ thống như thế ngay từ đầu PVI đã thực hiện công tác lập kế hoạch quản lý một cách toàn diện và có hệ thống. Thông qua quá trình khảo sát thị trường và những đòi hỏi cần thiết cho sự phát triển lâu dài của công ty, công ty đưa ra kế hoạch tuyển dụng và đào tạo đại lý với nội quan trọng như: số lượng đại lý cần tuyển, cách thức tuyển dụng, tiêu chuẩn tuyển dụng, quá trình đào tạo cơ bản ra sao, khi trúng tuyển các đại lý sẽ làm việc như thế nào ,…cho hiệu quả nhất. Tại PVI các công ty thành viên và các phòng kinh doanh dựa vào định hướng phát triển toàn công ty, cũng như tình hình phát triển thực tế của mình mà lên kế hoạch tuyển dụng đại lý cho phù hợp. Nhưng sau đó phải có một danh sách gửi lên tổng công ty để tiện theo dõi. Tuy nhiên, kế hoạch mà ban quản lý kinh doanh bảo hiểm và đào tạo vạch ra phải thỏa mãn những yều cầu sau: - Coi trọng các hoạt động dự đoán, tham dò, phân tích tình hình thực tế để có những luận cứ một cách khoa học nhất cho xây dựng hệ thống. - Hệ thống mục tiêu mà công ty cũng như ban quản lý vạch ra phải xác lập có căn cứ khoa học và sát thực tế, nhưng cũng phải gắn kết giữa chính trị- kinh tế- xã hội. Thường xuyên chú trọng công tác lập kế hoạch cho công tác tuyển dụng, ngay cả khi chúng ta đã chuyển sang giai đoạn tổ chức. Công tác lập kế hoạch có mặt ở mọi nơi mọi công đoạn của quá trình quản lý, công ty phải thường xuyên có sự chấn chỉnh kịp thời những sai xót trong quá trình thực hiện do công tác lập kế hoạch tạo ra. Nếu như, tại giai đoạn tổ chức gặp chục trặc thì cấn phải điều chỉnh ngay, tuy nhiên các công đoạn không được phép dừng lại. Công tác lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo đại lý của công ty luôn được các cán bộ ban quản lý kinh doanh bảo hiểm quan tâm. Các kế hoạch đặt ra luôn sát thực, cụ thể thì và qua đó tạo được sự liên kết giữa các đại lý, giảm bớt sự chồng chéo trong công việc, đưa hiệu quả khai thác của công ty nói chung và của đại lý nói riêng .ngày càng cao hơn. 22 Công tác tổ chức quản lý đại lý 2.2.1 Công tác tuyển dụng và đào tạo đại lý PVI đã đặt ra những tiêu chuẩn riêng trong việc lựa chọn đại lý, loai bỏ ngay từ vòng hồ sơ những hồ sơ không đạt tiêu chuẩn. Những tiêu chuẩn bắt buộc phải có của một ĐLBH phi nhân thọ: Đối với đại lý là cá nhân: có trình độ học vấn từ trung học phổ thông trở lên, không vi phạm pháp luật, có khả năng làm việc trong môi trường cạnh tranh. Đối với đại lý là tổ chức: tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp, nhân viên trong tổ chức đại lý trực tiếp thực hiện họat động. Theo quy định của công ty thì công tác tuyển dụng đại lý phải thông qua các bước sau: Thứ nhất: Thông bảo tuyển dụng Mỗi một phòng kinh doanh hay mỗi công ty thành viên, khi có nhu cầu tuyển dụng phải thông báo công khai ít nhất một tháng trước khi tiến hành sơ tuyển. PVI sẽ thông báo thông tin tuyển dụng trên các phương tiên thông tin đại chúng hay thông qua mối qun hệ của các đại lý đang hoạt động. Hiện nay, tại PVI số lượng ứng viên tham gia ĐLBH phấn lớn được giới thiệu qua các ĐL cũ, điều này rất thuận lợi cho công tác đào tạo của PVI. Những ĐLBH cũ sẽ dễ dàng giúp đỡ các ứng viên trong cách làm việc và các vấn đề liên quan đến công việc, hơn thế những ững viên này sẽ cảm thấy an tâm hơn. Nhưng PVI cũng luôn chú trọng cho công tác tuyển dụng ĐLBH của mình thông qua các hội chợ việc làm, đặc biệt qua báo chí. Nội dung thông báo dự tuyển gồm: tiêu chuẩn dự tuyển, địa điểm, số lượng cần tuyển, hạn nộp hồ sơ. Thứ hai: phóng vấn các ứng viên dự tuyển và công bố danh sách trúng tuyển Mỗi một PVI thành viên sẽ thành lập cho mình một hội đồng xét tuyển hồ sơ ứng viên, thường thì sẽ bao gồm: lãnh đạo công ty, nhân viên phòng quản lý đại lý, hội đồng xét tuyển sẽ tiến hành phóng vấn các ứng viên. Chỉ tiêu đánh giá bao gồm: khả năng giao tiếp, khă năng ứng xử trong công việ, trình độ hiểu biết kinh tế xã hội, trình độ chuyên môn nghiệp vụ mà ứng viên có thể có, thường thì một cấu trúc kiến thức thành công đối với một nhân viên hay một ĐLBH là: Hiểu biết về nhân văn, con người, xã hội 40% Có kiến thức về luật 10% Kiến thức tin học 10% Ngoại ngữ 10% Nghiệp vụ 30% Thứ ba: Đào tạo đại lý Sau khi những ứng viên qua vòng phỏng vấn sẽ tiến hành đào tạo, nội dung cơ bản của chương trình đào tạo đại lý được quy định tại điều 32 Nghị định 42/2001/NĐ-CP bao gồm: Pháp luật về kinh doan bảo hiểm (giới thiệu luật kinh doanh bảo hiểm và các nghị định, thông tư, quy định về đại lý theo luật kinh doanh bảo hiểm,..) Kiến thức về bảo hiểm (khái niệm bảo hiểm và nội dung hoạt động bảo hiểm, vai trò bảo hiểm, kiến thức về các loại hình bảo hiểm,..) Trách nhiệm của đại lý, đạo đức nghề nghiệp Kỹ nằng bán bảo hiểm Nội dung của sản phẩm bảo hiểm mà Công ty được phép kinh doanh, các sản phẩm bảo hiểm mà đại lý được phép triển khai: quy tắc, điều khoản, loại trừ,.. Quyền và nghĩa vụ của công ty và của đại lý bảo hiểm trong hoạt động đại lý bảo hiểm Các đại lý sẽ được trang bị các thông tin về PVI (quy mô, thế mạnh, uy tín nghề nghiệp, tương lai phát triển,..). Trong suốt quá trình hợp tác với bảo hiểm dầu khí, các đại lý sẽ tiếp tục được công ty đào tạo bổ xung về kiến thức pháp luật, kiến thức bảo hiểm và các kỹ năng bán hàng,.. Thứ tư: ký kết hợp đồng Khi hoàn thành chương trình đào tạo đại lý và thi đỗ trong kỳ thi cấp chứng chỉ đào tạo, đại lý sẽ được công ty cấp chứng chỉ theo mẫu của công ty. Từ ngày mới thành lập PVI luông quan tâm và định hướng cho mình một chiến lược phát triển mạng lưới hiệu quả. Đến cuối năm 2007, số lượng đại lý của PVI đã là 750 những năm đầu tiên mới thành lập con số này còn rất khiêm tốn. Các đại lý mới chỉ được hình thành ở những PVI có văn phòng tại Hà Nội hay Thành phố Hồ Chí Minh,..Đại lý củaPVI bao gồm cả đại lý pháp nhân và đại lý cá nhân. Bảng 4 : Bảng số lượng đại lý của PVI qua các năm Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Số lượng đại lý(đại lý) 424 620 750 Tốc độ tăng (%) - 42,22% 20,96% (Nguồn: Ban phát triển kinh doanh) Qua bảng số liệu trên ta thấy, giai đoạn từ năm 2005-2007 số lượng đại lý của PVI tăng liên tục với những tốc độ tăng khá cao 42,22% năm 2006 và 20,96% năm 2007. Năm 2007 tốc độ tăng có giảm là do PVI thắt chặt công tác tuyển dụng đại lý, không còn sự tuyển dụng ồ ạt không hiệu quả như giai đoạn trước nữa. Tuy rằng so với một số công ty bảo hiểm khác thì số lượng đại lý của PVI không phải là lớn nhất nhưng nó cũng cho thấy quy mô phát triển của PVI (PVI luôn là một trong ba công ty bảo hiểm hàng đầu tại Việt Nam) Bảng 5: Số lượng đại lý của một số công ty bảo hiểm trên thị trường Việt Nam Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Bảo hiểm dầu khí (PVI) 424 620 750 Bảo Việt 3840 4260 5130 Bảo hiểm Pjico 2720 3130 3610 Đơn vị: đại lý (Nguồn: Báo cáo thị trường bảo hiểm Việt Nam năm 2005,2006,2007) So với Pjico và Bảo Việt thì số lượng đại lý của PVI còn khá khiêm tốn nhưng theo số liệu thống kê thì năm 2006 thị phần doanh thu phí bảo hiểm của PVI đứng trên Pjico (PVI là 18,1% trong khí Pjico chỉ là 10,6%), điều này chứng tỏ doanh thu từ hoạt động đại lý của PVI còn rất tiềm năng. PVI cấn mở rộng hơn nữa hệ thống đại lý của mình. Tuy nhiên, với một vị thế đặc biệt trong lĩnh vực bảo hiểm năng lượng và bảo hiểm thân tàu PVI vẫn là doanh nghiệp bảo hiểm hàng đầu trong lĩnh vực này, cũng do PVI mới triển khai hệ thống đại lý của mình những bước phát triển còn đang trong giai đoạn hoàn thiện. Tuy nhiên cần đánh giá thêm rằng, Bảo Việt có một số lượng ĐL vượt bậc so với các công ty khác là do Bảo Việt kinh doanh trên cả hai lĩnh vực, PNT và nhân thọ, trên thực tế thì số lượng ĐL của Bảo Việt có tỷ lệ rất lớn của các ĐL phi nhân thọ (năm 2006 có gần 3000 đại lý bảo hiểm nhân thọ), đồng thời sự đóng góp vào doanh thu của các đại lý này là rất lớn. Đối với Pjico do thành lập sớm hơn PVI hơn nữa ngay từ khi mới thành lập đã thành lập cho mình một hệ thống mạng lưới đại lý. Còn về phía PVI là công ty bảo hiểm thành lập muộn hơn hai công ty trên và cũng là do mới tham gia vào lĩnh vực BH cơ giới, hàng hóa vận chuyển bằng đường bộ và bảo hiểm con người kết hợp. Sự triển khai của PVI là chập hơn so với các công ty mạnh khác ở Việt Nam nên đạt được sự phát triển như hiện nay là rất đáng khen ngợi. Phần lớn các công ty chi nhánh của PVI mới được mở rộng và đi vào hoạt động cho nên chưa thể phát triển cho mình được một hệ thống mạng lưới ĐLBH PNT một cách tốt nhất, nhưng những chính sách hiện nay của PVI đang từng bước cải thiện điều đó. Số lượng đại lý của PVI được phân bổ ở khắp các khu vực trên cả nước, tuy nhiên tại các thành phố lớn thì số lượng đại lý cũng tập chung nhiều hơn và doanh thu của những đại lý ở đó cũng lớn hơn. Phần lớn nằm ở Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng,..Tuy nhiên thời gian gần đây các PVI khác cũng đã có những bước phát triển nhanh chóng trong công tác khai thác thị trường bảo hiểm của mình, cũng đã xây dựng cho mình một mạng lưới đại lý làm việc rất hiệu quả. Việc tập chung phát triển mạng lưới tại các thành phố lớn là hợp lý, đúng quy luật song những khu vực khác chúng ta cũng đang đàn tiếp cận để làm chủ đạt được những doanh thu cao nhất. PVI tiếp cận những thị trường ít tiềm nằng với những chính sách riêng của mình một cách phù hợp nhất. Hơn thế nữa, hiện nay PVI còn hướng cho mình ra thị trường bảo hiểm ở nước ngoài. Tiến hành những bước cuối cùng để có văn phòng đại diện và những đại lý cao cấp đặt tại những quốc gia có quan hệ hợp tác về bảo hiểm và đầu tư với PVI như Triều Tiên, Trung Quốc, Na Uy,… Bảng 6: Số lượng đại lý có hợp đồng và chứng chỉ của một số đơn vị thành viên (Tính đến hết ngày 31/12/2007) Đơn vị: đại lý STT Đơn vị thành viên Danh sách hiện tại Đã có Cấn bổ sung Hợp đồng Chứng chỉ Hợp đồng Chứng chỉ 1 PVI Hà Nội 34 31 2 2 32 2 PVI Đông Đô 179 28 41 151 138 3 PVI Thăng Long 33 33 12 0 11 4 PVI Duyên hải 62 5 45 57 17 5 PVI Quảng Ninh 40 23 26 17 14 6 PVI Nam sông hồng 39 39 39 0 0 7 PVI Bắc Trung Bộ 61 0 0 61 61 8 PVI Đà Nẵng 80 63 13 17 67 9 PVI Nam Trung Bộ 50 50 7 0 43 10 PVI Bình Dương 4 4 4 0 0 11 PVI Vũng Tàu 90 90 89 0 1 12 PVI Sài Gòn 18 18 0 0 18 13 PVI TP Hồ Chí Minh 17 17 17 0 0 14 PVI Tây Nam 19 19 19 0 0 15 Cà Mau 12 5 0 7 12 (Nguồn: Ban phát triển kinh doanh) Từ bảng số liệu trên cho ta thấy, PVI cần tập chung nhiều hơn nữa vào các thị trường chưa khai thác hết tiềm năng, ví dụ như Bình Dương (chỉ có 4 đại lý), Cà Mau ( có 12 đại lý). Có thể các PVI này mới thành lập (PVI Cà Mau thành lập cuối năm 2007), tuy nhiên nó báo hiệu một thị trường mới cho PVI, hứa hẹn những doanh thu tiềm tàng. Một số PVI tuy mới thành lập chưa được bao lâu nhưng cũng đã cho thấy hiệu quả trong việc phát triển thị trường của mình như: PVI Hải Dương, PVI Đông Đô (PVI này có số lượng đại lý cao nhất do số liệu công bố bao gồm cả đại lý cấp 2 và đại lý cấp 3) Nhìn chung thì đại lý của PVI đều tập chung tại các thành phố lớn có dân cư đông đúc và có nhiều tiềm năng khai thác, nhưng tại đó cũng chịu sự cạnh tranh của các PVI khác, ta có thể dễ dàng nhận ra sự cạnh tranh rất gay gắt giữa các công ty bảo hiểm tại các thành phố lớn qua bảng số liệu sau: Bảng 7: Số ĐLBH của PVI, Pjico và Bảo Việt tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh Đơn vị: đại lý Công ty Đơn vị PVI Pjico Bảo Việt Hà Nội 125 210 315 TP Hồ Chí Minh 86 220 267 (Nguồn: Báo cáo thị trường bảo hiểm Việt Nam năm 2006) Về công tác đào tạo, phòng đào tạo của công ty cũng sẽ thực hiện nhiệm vụ đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho các đại còn phòng quản lý đại lý của mỗi PVI sẽ tiến hành quản lý công tác đào tạo, cấp chứng chỉ đào tạo cho các đại lý. Mỗi PVI sẽ mời cho mình một giảng viên có uy tín về chuyên môn, như tại PVI Đông Đô giảng viên phụ trách là TS khoa học ngành Hàng hải Bùi Đức Nùng trực triếp giảng dạy, các chương trình giảng dạy được thống nhất theo nội dung đã được bộ Tài chính phê duyêt, và tất cả các PVI đều phải áp dụng nó. Căn cứ vào tình hình thực tế của mỗi PVI, phòng quản lý đại lý sẽ làm dự toán trình lãnh đạo phê duyệt về các khoản chi phí về đào tạo đại lý, các khoản chi phí đào tạo bao gồm: chi phí tuyển dụng đại lý, trợ cấp học nghề, tài liệu giáo trình, thuê giảng viên, tiền ăn nghỉ, trợ cấp cho đại lý trong thời gian đào tạo các khoản phí khác phục vụ tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho đại lý. Ngay từ đầu PVI đều xác định cho mình một chương trình đào tạo đại lý một cách khoa học nhất, tình hình đào tạo của PVI luôn được các cấp lãnh đạo quan tâm và chỉ huy sát sao, cho nên tình hình học viên bỏ học rất ít. Các học viên đều tham gia đầy đủ các khóa học đào tạo của PVI, đây là những khóa học hết sức bổ ích và có chất lượng rất cao, nó tạo cho các học viên những kỹ năng rất tốt để có thể tham gia khai thác bảo hiểm. Bảng 8: Tình hình các học viên tham gia quá trình đào tạo đại lý của PVI Đơn vị: đại lý Chỉ tiêu Năm Tổng số hồ sơ tham dự Số ứng viên tham gia Số ứng viên đi học Số ứng viên bỏ học Số ứng viên trở thành đại lý 2006 350 340 270 60 210 2007 370 230 195 30 165 (Nguồn: Ban phát triển kinh doanh) Qua bảng số liệu trên chúng thấy được rằng trong năm 2006 số đại lý mà PVI đào tạo thành công là 210 nhưng số đại lý tăng so với năm 2005 chỉ có 196, năm 2007 cũng xuất hiện tình trạng tương tự số đại lý PVI đào tạo là 165 nhưng chỉ tăng có 130 so với năm 2006. Như vậy xuất hiện tình trạng đã có một lượng đại lý đã chấm dứt hợp đồng với PVI, nếu con số này năm 2006 là 14 thì đến năm 2007 đã là 35, sở dĩ có tình trạng này là do những nguyên nhân sau: Chính sách thắt chặt quản lý bảo hiểm của ban lãnh đạo PVI: những đại lý hoạt động không hiệu quả đều phải chấm dứt hợp đồng với PVI và PVI nâng cao chất lượng đào tạo đại lý không đào tạo ồ ạt như giai đoạn trước nữa mà quan tâm hơn đến chất lượng hoạt động của các đại lý. Một số đại lý vi pham quy chế hoạt động của PVI đều phải nghỉ việc, tuy nhiên cũng có một số đại lý đã chuyển sang hoạt động trong các lĩnh vực khác Tuy nhiên nguyên nhân chính vẫn là do PVI thắt chặt quản lý của mình, công ty muốn có đội ngũ đại lý chuyên nghiệp và hoạt động hiểu quả, tránh tình trạng rất nhiều đại lý nhưng doanh thu lại rất thấp. 2.2.2 Tổ chức quản lý mạng lưới đại lý Hiện nay có rất nhiều cách tổ chức mạng lưới, tuy nhiên để phù hợp với yêu cầu của công ty cũng như chiến lược phát triển của mình PVI đã lựa chọn cho mình một mô hình gọn nhẹ nhưng lai rất hiệu quả. Đây là mô hình tổ chức của hầu hết các PVI thành viên, tuy nhiên một số PVI có tổ chức hơi khác một chút do các đại lý cấp 2, cấp 3 các PVI này không trực tiếp quản lý mà do các đại lý chuyên nghiệp quản lý. Đây là mô hình tổ chức cơ chức năng, mỗi phòng ban đảm trách những nhiệm vụ khác nhau nhưng đều chịu sự quản lý của ban giám đốc và ban kế hoạch phát triển của tổng công ty. Hơn nữa chúng ta cũng nhận thấy mô hình tổ chức đại lý của PVI rất gọn nhẹ không chỉ tiện lợi cho công tác hoạt động kiểm tra mà nó còn khá tiêt kiệm chi phí, ví dụ như chi phí nhân viên chi phí tổ chức. Trên thực tế mô hình này cũng thể hiện những ưu điểm của nó là thông tin nhanh, cho nên những vấn đề phát sinh được giải quyết một cách nhanh chóng. Nhưng ta cũng phải chấp nhận một thực tế, mô hình này của PVI làm cho sự liên hệ giứa các đại lý trở lên yếu trong khi bản thân các đại lý lại có những môi quan hệ rất gần gũi, rất hay dẫn đến tình trạng khai thác bảo hiểm trùng lặp. Ví dụ, tại một chi nhánh của ngân hàng A mới giao dụch nhưng các tổ đại lý lại không hề có thông tin là đã có thành viên nào của PVI vào đó khai thác hay chưa, như vậy rất dễ gây ra tình trạng hiểu lầm hay có thể bỏ qua cơ hội khai thác vào tay các công ty bảo hiểm khác. Mô hình tổ chức mạng lưới ĐLBH của PVI Đại lý cấp 2, cấp 3 Đại lý chuyên nghiệp Phòng nghiệp vụ, văn phòng khu vực Phòng quản lý đại lý Ban giám đốc PVI thành viên Ban kế hoạch phát triển tổng công ty Theo môi hình tổ chức này, phòng quản lý đại lý tại mỗi PVI chịu trách nhiệm tổ chức đào tạo và trực tiếp quản lý đại lý của mình, đồng thời có trách nhiệm báo cáo số lượng cũng như tình hình hoạt động của ĐLBH lên ban phát triển của Tổng công ty. Tuy nhiên khi thực hiện công tác tuyển dụng và đào tạo của mình, các phòng quản lý đại lý của các PVI thành viên phải báo cáo chương trình tuyển đại lý của mình để ban này có phương án tổ chức hoạt động. Phòng quản lý đại lý tại mỗi PVI có thể đảm trách riêng nhiệm vụ cũng có thể đảm trách những chức năng khác, có một số PVI thành viên chỉ quản lý những tổng đại lý của mình còn những đại lý cấp 2 và cấp 3 họ giao cho tổng đại lý quản lý. Những tổng đại lý này có trách nhiệm báo cáo tình hình phát triển của mình đồng thời chịu trách nhiệm bàn giao án chỉ cho các đại lý mà mình phụ trách. Nhưng cũng có một số PVI họ trực tiếp quản lý tất các đại lý của mình, tuy nhiên nếu trực tiếp quản lý thì sẽ râtá vất cả và không thể nào bao quát hết tình hình hoạt động của mình được vì có thể một số đại lý ở xa văn phòng PVI. Hàng quý, hang năm bộ phận chuyên quản lý đại lý đại lý phải nộp báo cáo danh sách đại lý, số lượng các khoá đào tạo, số lượng đã đào tạo, về ban kế hoạch phát triển của công ty. Sau khi đã có những báo cáo đầy đủ từ các PVI thành viên ban này sẽ tiến hành tổng kết, đánh giá tình hình họat động để có những kiến nghị với ban lãnh đạo của công ty cũng như có những đóng góp đối với tình hình hoat động đại lý của các PVI thành viên, để mỗi PVI có một chính sách phát triển cho phù hợp nhưng không được tách rời khỏi chiến lược phát triển chung của công ty. 2.3 Công tác điều hành hoạt động mạng lưới đại lý Khi xây dựng cho mình một hệ thống mạng lưới đại lý, PVI luôn tích cực trong công tác điều hành hệ thống của mình. Tại PVI, có nhiều phương pháp được sử dụng: phương pháp hành chính, kinh tế, giáo dục và tâm lý luông được công ty sử dụng một cách linh họat và khéo léo. PVI luôn biết cách động viên nhân viên của mình, để họ có thể phát huy hết khả năng của chính mình, cũng như các đại lý họ luôn được đối xử như những nhân viên thực thụ của công ty. Mọi quyền lợi mà một nhân viên được hưởng thì một đại lý nếu làm tốt chức năng của mình cũng có thể có được hưởng những ưu tiên trên. Khi đến với PVI mỗi đại lý đều xác định cho mình những mục tiêu nhất định và nó thường phức tạp, mâu thuẫn nên cán bộ quản lý của PVI phải luôn cố gắng thỏa mãn những mong muốn của đại lý một cách tốt nhất. Tại PVI những vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của các đại lý đều có thể xử lý trực tiếp qua tổng đại lý hoặc có thể báo cáo về nhân viên phụ trách quản lý đại lý. Các chủ chương đường lối của PVI đều được các đại lý chấp hành một cách nghiêm túc, hơn nữa PVI luôn đảm bảo cho các đại lý của mình những chính sách tốt nhất và tạo mọi điều kiện cho họ phát huy hết khả năng của chính mình. Một đặc điểm rất khác biệt tại PVI đó là mỗi nhóm đại lý được phép tự phát triển mạng lưới riêng cho mình mà không chịu sự ảnh hưởng từ phía công ty, có thể những nhóm này là các thành viên trong một gia đình hay một câu lạc bộ. Mỗi nhóm đại lý đều có sự liên hệ chặt chẽ với nhau theo những quan hệ nhất định, các nhóm lớn quản lý những nhóm nhỏ hơn. Phòng quản lý đại lý tại mỗi PVI trực tiếp quản lý các đại lý của mình về khả năng hoạt động của họ, còn doanh thu của đại lý trước tiên phải được báo cáo về phòng hành chính – tổng hợp và phòng này có trách nhiệm thông báo lại cho phòng quản lý đại lý để tổng kết, xây dựng kết quả để báo cáo lên ban kế hoạch phát triển của tổng công ty. Ngoài ra, PVI còn sử dụng một số biện pháp kích thích tích cực trong công tác điều hành của mình như tổ chức các hội nghị thương mại hàng kỳ để tạo điều kiện cho các đại lý giao lưu với nhau hoặc qua mỗi quý công ty tổ chức cho các đại lý đạt doanh thu cao có điều kiện đi tham quan, dã ngoại. 2.4 Công tác kiểm tra đánh giá hoạt động của đại lý. Công tác kiểm tra đánh giá được thực hiện thường xuyên tại PVI, nó được tiến hành hàng tháng, hàng quý. Tuy nhiên phòng quản lý đại lý của mỗi PVI phải là người chịu trách nhiệm chính cho công tác này, ban phát triển của tổng công ty chỉ có trách nhiệm đông đốc và cho những nhận xét đánh giá. Việc kiểm tra, đánh giá đại lý do tổ trưởng tổ đại lý trực tiếp giám sát sau đó có trách nhiệm báo cáo với cán bộ phòng quản lý đại lý của mỗi PVI. Tổ trưởng tổ đại lý thực hiện việc kiểm tra đánh giá đại lý thông qua doanh thu phí bảo hiểm và số hợp đồng bảo hiểm khai thác được theo tháng, theo quý có thể là theo năm, ngoài ra việc đánh giá kết quả hoạt động của đại lý còn được đánh giá thông qua giá trị và chất lượng của các hợp đồng bảo hiểm. Tuy nhiên tại một số PVI thành viên vẫn còn xuất hiện tình trạng tổ chức mạng lưới đại lý chưa quy củ, công tác quản lý chưa chặt chẽ nên công tác kiểm tra đánh giá rất khó thực hiện. Về công tác kiểm tra thì nhóm trưởng chịu trách nhiệm dưới sự giám sát của cán bộ quản lý trực tiếp, thường là cán bộ phòng quản lý đại lý, đây là những người kiêm luôn cả vai trò kinh doanh và làm tổ trưởng tổ đại lý. Công việc kiểm tra được tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau: kiểm tra trực tiếp, kiểm tra gián tiếp, kiểm tra định kỳ, kiểm tra bất thường…Đồng thời, công ty đã xây dựng một hệ thống các chỉ tiêu đo lường, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của đại lý. Quá trình kiểm tra đã giúp cán bộ phòng quản lý và phát triển đại lý phát h