Chuyên đề Hoàn thiện công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm

tiêu dùng nên đặc điểm nguyên vật liệu đưa vào sản xuất là rất dễ bảo quản, chủng loại nguyên vật liệu đa dạng. Chính vì vậy, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu là một trong những khâu quan trọng trong công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty. Vậy thì trong công tác mua sắm bao gồm những công việc gì? +Tiến độ mua sắm nguyên vật liệu: Công việc đầu tiên của mua sắm nguyên vật liệu là lập tiến độ mua sắm. Việc lập tiến độ mua sắm nguyên vật liệu phải đảm bảo luôn luôn có đầy đủ chủng loại, số lượng và chất lượng vật tư phục vụ kịp thời cho sản xuất. Phải tính toán riêng từng loại nguyên vật liệu với số lượng chính xác và thời gian giao nhận cụ thể. Kế hoạch tiến độ cung cấp phải đảm bảo sử dụng hợp lý các phương tiện vận chuyển và kho tàng nhằm giảm chi phí vận chuyển và chi phí bảo quản lưu kho, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu tại công ty Trúc Lâm do bộ phận vật tư – thủ kho đảm nhiệm. Bộ phận vật tư – thủ kho có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế năm trước do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuất từng kỳ (tháng, quý, năm). Ngoài việc phải lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, bộ phận vật tư – thủ kho còn phải tổ chức sản xuất, đảm bảo cung ứng nguồn nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, sửa chữa. Phải tính toán chi tiết lượng nguyên vật liệu dự trữ, bảo hiểm cần thiết cho cả giai đoạn sản xuất trong kỳ. Phải lập kế hoạch chiến lược sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trong thời gian tới. Tính toán chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý để từ đó xác định giá thành sản phẩm một cách tối ưu nhất. Bộ phận vật tư – thủ kho thông qua định mức tiêu hao nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật đưa ra và căn cứ vào số lượng sản phẩm kỳ kế hoạch, lượng phế phẩm thu hồi trong kỳ trước, lượng phế phẩm phát sinh cho phép…rồi lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho từng đối tượng sản phẩm trong kỳ sau đó trình lên ban giám đốc. Nếu được ban giám đốc phê chuẩn, bộ phận vật tư – thủ kho tiến hành thực hiện công tác cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất trong toàn công ty sao cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục và đảm bảo tiến độ sản xuất. Ngoài ra doanh nghiệp cũng hiểu rằng thị trường cũng là nơi chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố kinh tế- chính trị- xã hội khác nhau cho nên nó thường xuyên biến động và tạo ra những khó khăn và thuận lợi mới, tạo ra sức ép của bên bán sản phẩm và mua nguyên vật liệu. Điều mà doanh nghiệp không thể không tính đến và phải có sách lược thích hợp để đối phó với tình hình, có thể phải điều chỉnh cả kế hoạch mua sắm. Điều này càng chứng tỏ quan tâm thật tốt đến việc lập kế hoạch mua sắm vật tư, nguyên vật liệu là đã gần đạt được mục đích đặt ra. +Thực hiện mua sắm nguyên vật liệu: Việc chọn phương pháp mua sắm sao cho có hiệu quả là một yếu tố quyết định. Trên thực tế có những phương pháp mua sắm sau: Nhóm 1: Mua sắm không thường xuyên, số lượng ít, có giá trị bằng tiền nhỏ. Nhóm 2: Mua sắm 1 lần hoặc không thường xuyên với số lượng lớn. Nhóm 3: Mua sắm với khối lượng lớn, sử dụng theo thời gian hoặc mua ở những vị trí phức tạp. Riêng đối với công ty Trúc Lâm trong công tác mua sắm cũng có những nét riêng biệt, tuy không theo một ekip nhất định nào song áp dụng trong từng trường hợp cụ thể của công ty thì không những không gây ảnh hưởng mà còn tạo cho đội ngũ đảm trách công tác này có được sự linh hoạt và thích ứng nhanh với sự biến đổi của thị trường. -Vì nguyên vật liệu dùng để sản xuất công ty phải tìm mua trên thị trường nên việc lựa chọn nhà cung ứng có ý nghĩa trong việc sản xuất, xem xét vấn đề giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng. Công ty xác định cho mỗi loại nguyên vật liệu từ hai đến ba người cung ứng, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau lựa chọn sao cho chi phí thấp, có lợi nhất. Công ty định kỳ tiến hành đánh giá người cung cấp thông qua một hệ thống các chỉ tiêu như giá cả, uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng nguyên vật liệu, việc thực hiện hợp đồng…, từ đó sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp. 2.2. Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong những điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch, vì vậy mà công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Trúc Lâm rất được chú trọng. Để đảm bảo nguyên vật liệu một cách tốt nhất cho sản xuất thì không thể không coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức. Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là công việc rất phức tạp bởi chủng loại nguyên vật liệu rất phong phú và đa dạng, khối lượng xây dựng định mức lớn. Một số loại vật liệu phụ tuy giá trị không lớn nhưng lại rất quan trọng trong việc sản xuất sản phẩm. Vì vậy công ty không chỉ chú trọng công tác xây dựng và quản lý định mức nguyên vật liệu cho các loại vật liệu chính mà còn thực hiện rất nghiêm túc công tác xây dựng và quản lý nguyên vật liệu cho vật liệu phụ, nhằm quản lý được toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đã và sẽ tiêu dùng trong kì, từ đó tìm biện pháp hạn chế được lượng tiêu dùng nguyên vật liệu không cần thiết giúp cho việc sử dụng nguyên vật liệu sản xuất có hiệu quả nhất. Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Trúc Lâm do phòng kĩ thuật đảm nhiệm.Việc xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu được tiến hành chủ yếu dựa vào các bản vẽ thiết kế sản phẩm. Hợp đồng kinh tế giữa công ty và bạn hàng luôn kèm theo các bản vẽ kỹ thuật. Phòng kỹ thuật dựa vào các bản vẽ đó, xây dựng hệ thống định mức nguyên vật liệu sao cho lượng nguyên vật liệu sử dụng tích kiệm nhất mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Phòng kỹ thuật luôn luôn kết hợp giữa việc tính toán về kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đế tiêu dùng nguyên vật liệu cho kì kế hoạch. Ngoài việc dựa vào các bản vẽ kỹ thuật, việc tiến hành công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu còn được đưa vào những căn cứ liên quan đến máy móc thiết bị, trình độ và kinh nghiệm của người lao động… Phòng kỹ thuật luôn chú ý đến việc xây dựng hệ thống định mức sao cho phù hợp với thực tế sản xuất. Công ty cũng hết sức quan tâm đến công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất tiến hành quản lý một cách chặt chẽ và không ngừng hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thông qua hàng loạt các hợp đồng cũng như kinh nghiệm sản xuất lâu năm, phòng kỹ thuật luôn cố gắng đưa ra một hệ thống định mức vật tư cho từng loại sản phẩm một cách thực tế nhất. Từ bảng định mức do phòng kỹ thuật đưa xuống, bộ phận vật tư – thủ kho dựa vào đó tính toán ra lượng vật tư cần mua để sản xuất hết số lượng sản phẩm trong kỳ, tính ra chi phí vật tư trong kỳ rồi thực hiện công tác thu mua nguyên vật liệu. Nhìn chung thì bảng định mức do phòng kỹ thuật đưa ra khá chính xác và hợp lý, công nhân sau khi thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm thường hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao, sử dụng định mức vật tư không vượt quá định mức đặt ra. Bộ phận vật tư – thủ kho sau khi cấp phát vật tư cho các phân xưởng để tiến hành sản xuất sản phẩm thường cho cán bộ vật tư đi kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng vật tư ở từng phân xưởng, từ đó đưa ra được các quyết định quản lý và cung ứng nguyên vật liệu hợp lý hơn. Nếu các phân xưởng sử dụng vật tư sản xuất sản phẩm vượt quá định mức đặt ra quá nhiều (tỷ lệ sai hỏng so với định mức cho phép là 0,5%) thì cán bộ kỹ thuật cùng phối hợp với cán bộ vật tư, thủ kho và quản đốc phân xưởng tìm nguyên nhân giải quyết, nếu cần thì phải đề ra một hệ thống định mức khác phù hợp hơn. Bảng 8: Bảng kế hoạch định mức nguyên vật liệu cho một số loại sản phẩm chính Quý I năm 2010 Tên sản phẩm STT Tên nguyên vật liệu ĐVT Số lượng Máy nghiền 1 Thép tấm 1,2mm Kg 75 2 Sắt hộp 30*60*1,4 M 6 3 Khóa bật ngắn Cái 4 4 Bulon M8 cao 15 Bộ 30 Băng tải 1 Thép tấm 1,4 Kg 72 2 Thép tấm 4mm Kg 90 3 Sắt hộp 50*50*2 M 30 4 Cao su tấm M 30 Dây truyền lắp ráp 1 Thép tấm 1,4 Kg 82 2 Sắt hộp 50*50*2 M 35 3 Thép tấm 4mm Kg 45 4 Que hàn Bó 03 Giá lưu trữ 1 Thép tấm 0,6 Kg 47 2 Thép tấm 1,2 Kg 12 3 Bulon M12 cao 40 Bộ 04 Tủ văn phòng 1 Thép tấm 1mm Kg 62 2 Khóa tủ văn phòng Cái 12 3 Tay kéo mạ Cái 02 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty 2.3. Công tác tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu Có thể nói tiếp nhận nguyên vật liệu là khâu bổ sung, hỗ trợ cho công tác mua sắm nguyên vật liệu. Công tác tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Trúc Lâm là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý vật tư. Theo chế độ hiện hành quy định, tất cả các loại nguyên vật liệu về đến công ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho, việc thu mua cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất của công ty đều do bộ phận vật tư và thủ kho đảm nhiệm.Bộ phận vật tư có nhiệm vụ xem xét tất cả các loại sổ sách, hợp đồng trong kỳ sản xuất và phối hợp cùng với thủ kho xác định chính xác số lượng từng loại nguyên vật liệu cần mua rồi từ đó xác định rõ thời gian đi mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng loại nguyên vật liệu đó. Khi nguyên vật liệu được nhà cung ứng vận chuyển đến kho của công ty, bộ phận vật tư sau khi nhận được hóa đơn hay phiếu xuất kho của người bán gửi đến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận lô hàng đó. Nếu không có sai sót gì thì bộ phận vật tư làm thủ tục tiến hành nhập kho. Để đảm bảo số lượng nguyên vật liệu trước khi nhập, một số dụng cụ và máy móc được đưa vào kiểm tra, nhưng bên cạnh đó còn có những phát sinh mà công cụ dụng cụ và máy móc không thể kiểm tra được mà phải dựa vào trình độ quản lý và kinh nghiệm của ban kiểm nghiệm của công ty. Trước tiên, nguyên vật liệu mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không. Ban kiểm nghiệm gồm cán bộ vật tư, đại diện phòng KCS và thủ kho. Đại diện phòng KCS tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại hàng rồi trước sự chứng kiến của ban kiểm nghiệm, lập hai biên bản kiểm nghiệm, một giao cho cán bộ vật tư, một giao cho phòng kế toán. Trường hợp nguyên vật liệu không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ, hóa đơn thì lập thêm một liên gửi cho đơn vị bán để giải quyết. Bộ phận vật tư phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên ban giám đốc và chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo. còn nếu chất lượng cũng như số lượng của nguyên vật liệu không có sai sót gì thì thủ kho tiến hành nhập kho theo đúng thủ tục. (mẫu biên bản kiểm nghiệm và mẫu phiếu nhập kho – xem phụ lục) Bảng 9: Bảng số liệu tiếp nhận số lượng,chất lượng NVL NT Tên vật tư Mã số Tiêu chuẩn Đvt Số lượng Số tem KT Kết quả Người kiểm tra PH KPH 20/2/10 Dây hàn 0,8mm 015 Theo mẫu kg 150 1 150 Que hàn 2,5mm 016 Theo mẫu kg 100 1 100 26/2/10 Đá cắt 100 045 Theo mẫu viên 200 1 200 Đá mài 100 047 Theo mẫu viên 150 1 150 Khóa bật ngắn 022 Theo mẫu cái 200 1 200 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty Nhìn chung, công tác tổ chức tiếp nhận vật tư tại công ty cơ khí Trúc Lâm khá đơn giản và thuận tiện. Mọi thủ tục trước khi nhập kho đều được những người có liên quan thực hiện nghiêm túc và đầy đủ. Khi tiếp nhận, thủ kho ghi số thực nhận, cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ gioa nhận chứng từ. 2.4. Công tác bảo quản nguyên vật liệu -Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị máy móc trước khi đưa vào sản xuất, đồng thời cũng là nơi tập trung thành phẩm của công ty trước khi tiêu thụ. Bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng có rất nhiều loại nguyên vật liệu sản xuất khác nhau do đó để tập trung chúng cũng cần phải có nhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng loại đối tượng dự trữ. Việc sắp xếp hợp lý vật tư trong kho có ý nghĩa rất quan trọng bởi vì nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi để quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả diện tích kho. Việc sắp xếp diện tích kho phải đảm bảo các yêu cầu: +Sử dụng hợp lý diện tích, không gian và vị trí các khu vực trong kho. +Sắp xếp hợp lý vật tư trong kho theo phương châm “4dễ”: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ kiểm tra để tạo điều kiện thuận lợi thực hiện công việc bảo quản, xuất nhập vật tư hàng hóa. +Vận dụng tốt các thành tựu khoa học kỹ thuật hiện đại nhất là kỹ thuật vi tính vào việc sắp xếp quản lý kho. -Cũng như các doanh nghiệp cơ khí khác, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm của công ty cơ khí Trúc Lâm rất đa dạng về mẫu mã và chủng loại. Mỗi lần thu mua nguyên vật liệu công ty nhập kho với nhiều loại khác nhau. Các loại sắt, thép, nhôm rất dễ bị ôxi hóa nếu không được bảo quản kịp thời. Các loại hóa chất tẩy rửa, dầu, khí hàn, gas rất dễ gây cháy nổ, nguy hiểm nếu không được bảo quản và đặt đúng chỗ. Chính vì vậy việc bảo quản các loại nguyên vật liệu này là rất quan trọng và cần thiết. Ngay sau khi nhập kho, bộ phận kho tiến hành lau chùi, bôi dầu mỡ, đóng gói nguyên vật liệu và sản phẩm trước khi sắp xếp đúng chỗ, đúng trình tự. Đặc biệt là các loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất sản phẩm, mỗi loại có một đặc điểm riêng và dùng cho việc chế tạo những sản phẩm có đặc tính khác nhau. Như thép tấm, thép định hình, thép kết cấu dùng để sản xuất các loại vỏ máy công nghiệp, dây chuyền lắp ráp; thép 5XMH, 9XC dùng cho chế tạo dụng cụ khuôn mẫu. Mà các sản phẩm này đều đòi hỏi chất lượng sản phẩm phải cao, phải đạt được hệ thống chỉ tiêu chất lượng…nên nguyên vật liệu dùng để sản xuất các sản phẩm này cũng phải đạt được các yêu cầu về chất lượng. Chính vì vậy, việc bảo quản, sắp xếp nguyên vật liệu trong kho sao cho có óc khoa học luôn đòi hỏi các nhà quản lý và cung ứng nguyên vật liệu trong công ty phải có óc quan sát và có trình độ quản lý cao. -Công ty đã áp dụng các phương pháp sắp xếp chủ yếu sau: +Phương pháp sắp xếp vật tư theo từng loại và khu vực: Theo phương pháp này toàn bộ diện tích kho được chia thành nhiều khu vực, có giá sắp đặt ngăn cách riêng, mỗi khu vực dành cho một loại vật tư nhất định và sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định. Đây là phương pháp rất khoa học thuận tiện cho việc kiểm tra. Đối với các loại nguyên vật liệu chính, dễ bị ôxi hóa thì công ty thực hiện các công việc như lau chùi, đóng gói, để lên các kệ hàng…sao cho chống lại được tác động của môi trường. Đối với những loại nhiên liệu dễ gây cháy nổ công ty có những biện pháp bảo quản ngiêm ngặt, có những trang thiết bị chắc chắn an toàn như hệ thống báo động, cứu hỏa, cấp cứu. Các loại công cụ, dụng cụ và vật liệu phụ như que hàn, dây đai, bulong ốc vít, dụng cụ đo, cắt, kìm, tô vít…được để trên các giá để hàng rất thuận tiện cho việc bảo quản và cấp phát mà lại tiết kiệm được diện tích kho hàng. Vì diện tích kho còn chật hẹp nên việc tổ chức sắp xếp trong kho luôn được linh hoạt và khoa học, tùy thuộc vào số lượng, chủng loại nguyên vật liệu chứa trong kho. +Phương pháp tần suất quay vòng: Đặc điểm của pháp này là loại vật tư nào xuất nhập nhiều lần nhất trong một đơn vị thời gian thì ưu tiên sắp xếp vào chỗ gần nhất, dễ lấy nhất và ngược lại. Phương pháp này đỡ tốn sức của công nhân khuân vác, bốc xếp hợp với các loại vật tư cồng kềnh khó di chuyển như các loại tôn tấm, nhôm tấm. +Phương pháp kho động và kho tĩnh: Kho tĩnh là kiểu sắp xếp các vật tư chứa trong kho không vận động trong thời gian lưu kho còn kho động là kiểu sắp xếp nguyên vật liệu hàng nào trước rời trước, hàng nào sau rời sau. Mô hình mà công ty Trúc Lâm áp dụng nhiều hơn là kho tĩnh, phù hợp với các loại hàng hóa sản xuất của công ty hơn. Như vậy là tuy có những ưu điểm và nhược điểm của riêng mình nhưng công ty đã tận dụng hết ưu điểm và hạn chế tối đa nhược điểm để đưa vào hoạt động một hệ thống kho tàng hiệu quả nhất. -Công tác tổ chức bảo quản kho tại công ty luôn phải đáp ứng những yêu cầu chung là: +Cán bộ kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, kho có sơ đồ sắp xếp phân loại nguyên vật liệu. +Nguyên vật liệu sau khi nhập kho được sắp xếp và bảo quản đúng quy định. +Xây dựng và thực hiện hệ thống nội quy, quy chế về quản lý kho. Sơ đồ 2: Sơ đồ bố trí kho Nơi đê phế liệu Nơi đê NVL mới nhập Giá đỡ Giá đỡ đường đi Giá đỡ Giá đỡ Giá đỡ Giá đỡ Giá đỡ Nhìn chung công tác bảo quản và sắp xếp nguyên vật liệu trong kho tại công ty cơ khí Trúc Lâm như hiện nay là phù hợp với tình hình vật tư và tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Công tác bảo quản và sắp xếp kho hợp lý giúp cho dòng nguyên vật liệu từ kho đến phân xưởng sản xuất được nhanh chóng và dễ dàng hơn 2.5. Công tác cấp phát nguyên vật liệu Công tác tổ chức cấp phát nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Trúc Lâm tiến hành theo hình thức cấp phát theo kế hoạch. Theo hình thức này, bộ phận vật tư – thủ kho căn cứ vào định mức tiêu dùng trong kỳ kế hoạch và tiến độ sản xuất để tiến hành cấp phát nguyên vật liệu. Hình thức cấp phát theo kế hoạch của công ty không những quy định cả về số lượng mà còn cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát, trong trường hợp đã hết nguyên vật liệu mà chưa hoàn thành kế hoạch sản xuất thì phải có lệnh của giám đốc thì kho mới cấp bổ sung để bộ phận hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình, còn trong trường hợp thừa nguyên vật liệu mà không ảnh hưởng gì tới sản phẩm thì coi như đã có thành tích tiết kiệm nguyên vật liệu và được khấu trừ vào kế hoạch của tháng sau và được thưởng % theo giá trị tiết kiệm đó. Để cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, cán bộ vật tư của phân xưởng trực tiếp vào kho và ký nhận vào hóa đơn xuất kho rồi lĩnh hàng. Thủ kho có trách nhiệm cấp nguyên vật liệu theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong hóa đơn.Thông thường trong từng kỳ sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kỳ, công ty còn có các kế hoạch sản xuất bổ sung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó giám đốc ký lệnh sản xuất rồi chuyển sang bộ phận vật tư yêu cầu thực hiện. Thông qua lệnh sản xuất, bộ phận vật tư – thủ kho tính toán lượng nguyên vật liệu bổ sung cho 2 phân xưởng sản xuất và thực hiện các thủ tục lĩnh nguyên vật liệu tại kho theo đúng quy định rồi tiến hành sản xuất đúng theo tiến độ sản xuất đã đề ra. Do đặc điểm nguyên vật liệu sản xuất của công ty là dễ bảo quản, ít bị hao hụt và dễ mua được trên thị trường nên công ty sử dụng phương pháp xuất kho “nhập trước, xuất trước”. Khi tiến hành công tác cấp phát nguyên vật liệu, mọi thủ tục giấy tờ phải được thực hiện chính xác, đầy đủ để đảm bảo tính kỷ luật cao trong sản xuất cũng như trong điều hành. Hóa đơn xuất kho nguyên vật liệu bao gồm 3 liên, trong đó: *1 liên kho giữ *1 liên phân xưởng giữ *1 liên chuyển sang phòng tài chính (mẫu phiếu xuất kho – xem phụ lục) Bảng 10: Bảng tổng hợp cấp phát vật tư theo định mức Sản phẩm: Giá lưu trữ Số lượng: 100 bộ TT Tên vật tư ĐVT Định mức Thực xuất Tổng Chênh lệch 15/2 17/2 22/2 28/2 1 Thép tấm 0,6mm kg 4700 2000 2000 692 4692 -8 2 Thép tấm 1,2mm kg 1200 300 700 203 1203 +3 3 Bulon M12*40 bộ 400 200 220 420 +20 4 Bulon M6*15 bộ 800 400 405 805 +5 5 Bulon M8*15 bộ 400 100 200 110 410 +10 6 Sơn màu ghi giá kg 63 30 30 60 -3 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty Công tác cấp phát nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất tại công ty cơ khí Trúc Lâm luôn diễn ra một cách chính xác và kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho 2 phân xưởng hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong toàn công ty. 2.6. Công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu Tại công ty cơ khí Trúc Lâm, công tác thống kê, kiểm kê theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu được tiến hành thường xuyên và liên tục. Các cán bộ quản lý và cung ứng nguyên vật liệu đều nhận thức được tầm quan trọng của công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu nên thực hiện rất ngiêm túc công tác này. Nguyên vật liệu cấp cho phân xưởng để trực tiếp sản xuất sản phẩm đã kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này đem dùng vào việc khác, cho sản xuất sản phẩm khác, không tuân thủ kỷ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu, phế phẩm, tăng mức tiêu dùng nguyên vật liệu đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi nguyên vật liệu và ảnh hưởng xấu đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu phân xưởng sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm thì ảnh hưởng tốt đến kinh tế của doanh nghiệp. Chính vì nhận thức được điều đó nên các cán bộ quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Trúc lâm đều liên tục tiến hành thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư tại các phân xưởng sản xuất để từ đó tìm ra và hạn chế được các nguyên nhân gây ra tình trạng lãng phí nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu không đúng mục đích. Phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là trách nhiệm của phân xưởng, tổ đội sản xuất, của công nhân, của các phòng và nói chung là của cả công ty. Bộ phận vật tư - thủ kho là chịu trách nhiệm quản lý vật tư, không chỉ lo mua vật tư và cấp phát đủ số nguyên vật liệu cho phân xưởng mà còn phải có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc tiêu dùng nguyên vật liệu trong toàn công ty. Khi nguyên vật liệu đến từng phân xưởng, quản đốc chịu trách nhiệm về vấn đề bảo quản và sử dụng khi đưa vào sản xuất. trong phân xưởng, mỗi tổ nhận nguyên vật liệu sản xuất phải chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan dến việc mất mát, thiếu hụt nguyên vật liệu. Trường hợp công nhân sản xuất phát hiện thiếu hay thừa nguyên vật liệu đều phải báo ngay cho quản đốc. nếu cán bộ quản lý và cung ứng nguyên vật liệu của công ty kiểm tra, phát hiện có vấn đề gian lận thì lập biên bản kỉ luật, tùy theo mức độ từ nhắc nhở đến đuổi việc. Còn nếu phân xưởng hoặc cá nhân nào thực hiện sản xuất tiết kiệm được nguyên vật liệu thì cán bộ quản lý và cung ứng nguyên vật liệu có quyết định thưởng trên % giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm được. Cán bộ quản lý và cung ứng nguyên vật liệu trong công ty không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu trên cơ sở các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho của công ty cho các phân xưởng sử dụng, báo cáo của phân xưởng về tình hình sử dụng nguyên vật liệu mà còn tiến hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng nguyên vật liệu ở từng phân xưởng, từng tổ và từng công nhân sử dụng để xác minh được sự đúng đắn của các tài liệu báo cáo, từ đó tìm ra các biện pháp giải quyết phù hợp với tình hình thực tế. Một số tài liệu thường được sử dụng trong công tác kiểm kê, thống kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư là: phiếu xuất nguyên vật liệu theo hạn mức và thẻ kho (xem phụ lục). *Nhập kho Nguyên vật liệu được mua về hoặc do khách hàng cung cấp trước khi nhập kho phải qua các bước sau: -Kiểm tra trước khi nhập kho. -Kiểm tra sơ đồ, công cụ , sổ sách để tránh nhầm lẫn sai sót có thể xảy ra. -Dán tem kiểm tra vào những sản phẩm đạt tiêu chuẩn. -Đánh ký hiệu, sử dụng biển báo, tem mác để phân biệt rõ từng loại nguyên vật liệu. -Vào thẻ kho, theo dõi hàng nhập kho hàng ngày. -Kiểm tra lại vị trí lưu kho của từng loại nguyên vật liệu sau khi xếp đủ để tránh nhầm lẫn. *Cập nhật số liệu báo cáo -Cập nhật số liệu nguyên vật liệu vào báo cáo. -Vào thẻ kho -Vào sổ kiểm tra Phiếu nhập kho được lưu làm 3 liên: -Một liên thủ kho giữ. -Một liên kế toán giữ. -Một liên người giao hàng giữ. 2.7. Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm là một bộ phận trong công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng như các công ty cơ khí khác, công ty cơ khí Trúc Lâm chuyên sản xuất các sản phẩm mà đặc thù sản xuất của nó là giá trị phế liệu phế phẩm không quá lớn, tỷ lệ sai hỏng chỉ khoảng 0,05%. Mặc dù vậy, công ty vẫn rất chú trọng đến công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm cho dù đó là phế liệu có thể tái chế sử dụng hay là không. Khi kết thúc quá trình sản xuất, công nhân trực tiếp sản xuất thực hiện công việc thu gom các nguyên vật liệu còn thừa sau khi hoàn thành sản phẩm, những chi tiết bị hỏng, không đạt đúng yêu cầu kỹ thuật như trong bản vẽ thiết kế, sau đó tiến hành phân loại thành phế phẩm phế liệu có thể tái sử dụng được và phế liệu không thể sử dụng lại được. Phế liệu không thể sử dụng lại được, công ty chuyển cho các đơn vị khác có đầy đủ máy móc thiết bị có thể tái chế lại chứ không vứt đi. Còn đối với các loại phế liệu, phế phẩm có thể tái sử dụng, công ty thu gom nhập vào kho phế liệu rồi lên kế hoạch tái chế. Với các thiết bị máy móc chuyên dụng sẵn có,