Chuyên đề Hoàn thiện công tác quản trị nhân lực tại khu biệt thự Hồ Tây

dài. Nhà quản lý nên tạo điều kiện cho ứng cử viên quan sát tính cách của các nhà quản trị cấp cao trong khách sạn. Trong một môi trường mà quan hệ giữa các nhân viên là những mối quan hệ đối đầu thì chỉ những ứng viên có kinh nghiệm làm việc lâu năm mới có thể “lưu chân” tại khách sạn. Nhân viên được tuyển chọn kỹ càng, phù hợp với công việc của khách sạn là “sản phẩm” của một quá trình, từ việc đánh giá toàn diện nhu cầu của khách sạn đề ra tiêu chuẩn cho các ứng viên thích hợp…đến sự kết hợp trình độ và năng lực của ứng viên với những tiêu chuẩn này. Khi tuyển chọn nhân viên đã được đào tạo hoặc có kinh nghiệm trong công việc, điều này có thể xác định được thông qua việc nghiên cứu hồ sơ nhân viên, các cuộc điều tra, trắc nghiệm và phỏng vấn thì khách sạn sẽ có thuận lợi trong việc đào tạo lại nhân viên. Tuy nhiên sẽ phức tạp hơn cho khách sạn nếu tuyển chọn những người để đào tạo họ trước khi họ chính thức được giao thực hiện công việc. Tuyển chọn nhân viên để đào tạo căn cứ vào: Thực hiện phân tích công việc và xác đinh nên đánh giá thực hiện công việc như thế nào (tiêu chuẩn mẫu để đánh giá). Xác đinh những yêu cầu, đặc điểm chính xác của cá nhân mà ta dự đoán sẽ làm công việc được thực hiện tốt nhất như: bàn tay khéo léo, trí thông minh mức độ nhạy cảm của tâm lý… Chọn lựa các ứng cử viên theo yêu cầu của khách sạn. Yêu cầu ứng viên làm việc và đánh giá thực hiện công việc của ứng viên. Phân tích mối quan hệ giữa những yêu cầu ở mục 2 và việc thực hiện công việc của từng ứng viên. Từ đó rút ra kết luận cần thiết về yêu cầu đối với ứng viên. 3. Phân tích và thiết kế công việc. Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất. Trình tự thực hiện phân tích công việc: Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất. Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp, phòng ban, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có). Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau. Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo dạng hoạt động và khả năng tài chính mà có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi. Bước 5: Kiểm tra,xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong 4 bước cần được kiểm tra về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, người lao động thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó. Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. 4. Đào tạo huấn luyện nhân viên. Mục tiêu cho các nhà quản lý là phải tạo nghề nghiệp cho nhân viên. Vấn đề thành bại không chỉ phụ thuộc vào ý tưởng kinh doanh tốt hay không mà còn vào việc nhân viên có kỹ năng nghiệp vụ, tay nghề và động cơ làm việc tốt hay không. Do vậy điều quan trọng trước tiên là cần cân nhắc xem nên đào tạo và động viên nhân viên như thế nào. Để có thể động viên các nhân viên làm việc tốt, cần hiểu điều gì sẽ làm cho họ hài lòng. Mỗi nhân viên đều muốn cảm thấy thoải mái trong công việc. Hai vấn đề quan trọng ảnh hưởng lớn đến các nhu cầu là mức lương và điều kiện làm việc. Nội dung huấn luyện Hình thức đào tạo: đào tào mới (apprentice), học việc (simulation), tham gia khoa bồi dưỡng (certification), đào tạo tại chỗ bằng cách kèm cặp của thợ cả (on the job training), bồi dưỡng nghề nghiệp theo các khóa đào tạo hoặc tự học (off the job training). Do đó cần phân tích nhu cầu huấn luyện và hiệu quả của các hình thức huấn luyện để lựa chọn hình thức đào tạo nhân viên thực thi các công việc trong khách sạn cho thích hợp. 5. Phân công, bố trí công việc. Sau khi có kết quả tuyển chọn, bộ phận quản trị nhân lực có trách nhiệm gửi kết quả và thư mời người trúng tuyển đến nhận việc. Trước khi phân công công việc cho nhân viên cần làm các thủ tục như trao quyết định bổ nhiệm và các giấy tờ khác có liên quan. Giới thiệu về khách sạn bao gồm: truyền thống, khách hàng, sản phẩm tôn chỉ mục đích, bộ máy tổ chức, kỉ luật lao động, nôi quy bảo đảm an ninh an toàn, phòng cháy chữa cháy, nôi quy của khách sạn… 6. Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Đánh giá việc thực hiện có tác dụng so sánh giữa công việc đã được thực hiện của người lao động so với bản thiết kế công việc tương ứng với chức danh của loại công việc đó. Đánh giá thực hiện công việc được thực hiện theo nhiều mục đích khác nhau như: cung cấp các thông tin phản hồi cho người lao động thực hiện công việc của họ so với tiêu chuẩn và với nhân viên khác, giúp người lao động điều chỉnh sửa chữa những sai sót trong quá trình thực hiện công việc, kích thích, động viên người lao động thông qua việc đánh giá, ghi nhận những ưu điểm của họ, hỗ trợ để phát triển, cung cấp các dữ liệu cho việc trả lương, đào tạo lại, thăng tiến, tăng cường mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới. Phương pháp tiếp cận là: đánh giá kết quả đầu ra, hoặc đánh giá các yếu tố đầu vào, hoặc kết hợp cả hai. Việc tiến hành đánh giá bao gồm: Xây dựng hệ thống đánh giá. Tổ chức đánh giá. Đánh giá thông qua phỏng vấn. Các điều cần chú ý có và không khi đánh giá. Việc đánh giá kết quả thực hiện công việc nhà quản lý phải cân nhắc theo 2 yếu tố: đánh giá định tính và đánh giá định lượng Đánh giá định lượng được hiểu là đánh giá theo năng suất lao động, định mức lao động, ngày công lao động mà khách sạn đặt ra đối với nhân viên. Còn đánh giá định tính là việc đánh giá theo các tiêu chuẩn như: thái độ niềm nở khi phục vụ khách hàng, mức độ say mê, nhiệt tình với công việc… Nhà quản lý khách sạn cần phải xem xét trong trường hợp khi một nhân viên lễ tân của khách sạn có thể làm rất nhanh và chính xác việc cung cấp thông tin cho khách hàng nhưng lại phục vụ với thái độ lạnh lùng, không hề coi trọng khách. => Chính vì vậy, để đánh giá kết quả thực hiện của nhân viên trong khách sạn ngoài yếu tố về số lượng, định mức lao động thì còn bao hàm cả lòng yêu nghề, thái độ thân thiện khi phục vụ khách và chất lượng dịch vụ của khách sạn. 7. Quản lý thu nhập cho người lao động. Nâng cao thu nhập của người lao động là một chỉ tiêu quan trọng, là mục tiêu phấn đấu không chỉ của người lao động mà còn là một trong những chỉ tiêu đánh giá sự phát triển của khách sạn trong kinh doanh. Đồng thời, nó cũng thể hiện xu hướng phát triển của mọi xã hội. Người lao động với tư cách yếu tố là đầu vào của việc kinh doanh dịch vụ thì với việc nâng cao thu nhập cho họ là cơ sở để tái sản xuất mở rộng sức lao động, trên cơ sở đó tiếp tục duy trì và nâng cao hiệu quả kinh doanh của khách sạn. Với tư cách là chủ thể của doanh nghiệp, chủ thể của xã hội, việc nâng cao thu nhập cho người lao động, tạo điều kiện cho người lao động có điều kiện hưởng thụ cuộc sống vật chất và tinh thần là mục đích, là động lực thúc đẩy xã hội phát triển. Tạo động lực cho người lao động bao gồm khuyến khích về vật chất và khuyến khích về tinh thần. Cơ cấu về hệ thống tạo động lực cho người lao động được thể hiện bằng sơ đồ dưới đây: Khuyến khích về vật chất: Khuyến khích về vật chất chính là tạo thu nhập cho người lao động. Thu nhập của người lao động bao gồm các khoản tiền lương, tiền thưởng và các loại phúc lợi. Lương cơ bản Thưởng Điều kiện làm việc Vật chất Tinh thần Cơ hội thăng tiến Phúc lợi Phụ cấp Hệ thống tạo động lực * Tiền lương: Trên thực tế, các khách sạn có thể áp dụng các hình thức trả lương khác nhau, nhưng cho dù áp dụng hình thức nào thì cũng phải tuân theo các yêu cầu: Phân phối theo lao động Bảo đảm tính công bằng Tuân thủ các quy định của Nhà nước về tiền lương * Tiền thưởng: là khoản tiền trả cho người lao động khi họ thực hiện tốt công việc của mình. Các hình thức thưởng có thể sử dụng trong khách sạn như: thưởng năng suất, chất lượng, tiết kiệm, sáng kiến, theo kết quả kinh doanh, ký kết các hợp đồng, đảm bảo hoặc vượt giờ làm việc, về lòng trung thành, tận tâm với khách sạn, thành tích đặc biệt. * Phúc lợi: phụ thuộc vào các quy định của Bộ luật Lao động, tập quán khả năng của từng khách sạn. Phúc lợi của khách sạn thường: bảo hiểm y tế, xã hội, hưu trí, nghỉ phép, nghỉ lễ, tết, các bữa ăn giữa ca, trợ cấp khó khăn, quà tặng. Khuyến khích về tinh thần: Động viên bằng các danh hiệu, quan tâm đến đời sống tinh thần, biểu dương, khen ngợi, ghi công… CHƯƠNG II THỰC TẾ QUÁ TRÌNH QUẢN TRỊ TRONG KHU BIỆT THỰ HỒ TÂY 1. Giới thiệu về Khu biệt thự Hồ Tây. 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Khu biệt thự Hồ Tây. Cách trung tâm khoảng 5-6 km về phía tây của thủ đô Hà Nội, nằm trong bán đảo Hồ Tây ngày đêm rợp bóng cây xanh và rì rào tiếng sóng vỗ, là một khu đất rộng 136014m2 với cái tên thật gợi cảm “Khu biệt thự Hồ Tây”. Trước năm 1989 Khu biệt thự Hồ Tây hiện nay (nhà khách Trung ương trước kia) là cơ sở phục vụ các đoàn khách cao cấp của Đảng cả trong và ngoài nước, phục vụ các đồng chí lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước, các đồng chí cán bộ cấp cao của các tỉnh, thành phố, các ban, bộ, ngành có dịp công tác hoặc hội họp tại Hà Nội. Bước vào thời kì đổi mới chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, căn cứ vào quyết định số 39 QĐ/TW ngày 28/11/1988 của bí thư trung ương Đảng về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Ban tài chính quản trị trung ương; căn cứ vào chỉ thị số 12 CT/TW ngày 31/7/1987 của bí thư trung ương Đảng về “Tăng cường công tác tài chính Đảng trong tình hình mới”; ngày 2/1/1989 Trưởng ban tài chính quản trị trung ương đã ra quyết định thành lập “Công ty dịch vụ sản xuất Tây Hồ” trực thuộc Ban tài chính quản trị trung ương, nhà khách trung ương cũ nay được gọi là nhà khách Hồ Tây. Nhà khách Hồ Tây là một đơn vị trực thuộc công ty, nằm trên địa bàn phường Quảng An, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. Chuyển sang giai đoạn mới, căn cứ vào quyết định số 33-QĐ/TW ngày 7/9/1992 của Ban bí thư trung ương Đảng về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Ban tài chính quản trị trung ương, đã ra quyết định số 03-TCQT về việc thành lập Khu biệt thự Hồ Tây trực thuộc công ty dịch vụ sản xuất Hồ Tây. Việc đổi tên nhà khách thành Khu biệt thự Hồ Tây là phù hợp với cơ sở vật chất hiện có của đơn vị và gợi được nhiều thiện cảm của đông đảo khách du lịch quốc tế, đặc biệt là nguồn khách Châu Âu cũng như của các đối tượng khách trong cả nước. Theo sự phát triển đi lên, công ty du lịch Hồ Tây là một công ty thành viên trực thuộc Tổng công ty Hồ Tây trực thuộc Ban tài chính quản trị Trung ương. Được thành lập theo quyết định 2002 ngày 01/07/1995 của Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội. Khu biệt thự Hồ Tây theo quyết định số 76 ngày 25/7/1995 của tổng công ty Hồ Tây trở thành một đơn vị thành viên của công ty du lịch dịch vụ Hồ Tây. Trước tình hình mới ngày 29/9/1995 Ban tài chính quản trị trung ương sau khi thảo luận cân nhắc nhiều mặt, báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Ban bí thư Trung ương đã ra quyết định số 357/CTQT về việc chuyển giao khu biệt thự Hồ Tây sang cho Cục quản trị A quản lý, trực thuộc ban tài chính quản trị trung ương. Chính thức từ ngày 01/01/1996. Khu biệt thự Hồ Tây đi vào hoạt động như một khách sạn du lịch vừa phục vụ nhiệm vụ chính trị vừa kinh doanh dịch vụ khách sạn, mạnh dạn cải tiến, nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật hoạt động theo nguyên tắc đơn vị hạch toán độc lập, tự phát triển tự khai thác, hoàn thành mọi nghĩa vụ đối với Nhà nước, xây dựng ngân sách Đảng. Trong điều kiện mở rộng và phát triển du lịch như hiện nay, việc chuyển hướng hoạt động như trên là một hướng đi đúng đắn, vì hòa nhập với xu thế thời đại trong cơ chế mới và điều kiện mới khách du lịch đang có chiều hướng về châu Á, thêm vào đó lệnh bãi bỏ cấm vận của Mỹ vào Việt Nam là điều kiện tốt cho các thương gia và các công ty kinh doanh nước ngoài mở rộng quan hệ làm ăn với ta. Kinh doanh khách sạn là một nhu cầu không thể thiếu được trong giai đoạn này, hoạt động trong điều kiện như vậy, mặc dù vừa chuyển hướng nhưng khu dịch vụ Hồ Tây có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển. Song bên cạnh đó còn không ít những khó khăn là không ngừng phải cải tiến nâng cấp cơ sở vật chất kĩ thuật hiện có, nâng cao trình độ quản lý và phục vụ cho cán bộ, nhân viên – những người trước kia chỉ thuần túy phục vụ trong cơ chế bao cấp, mới chuyển sang trực tiếp làm kinh tế và vì thế bước đầu không tránh khỏi những bước đi chập chững. 1.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật của Khu biệt thự Hồ Tây. Là khu nhà khách chỉ chuyên phục vụ Trung ương dưới thời bao cấp nên sau hàng chục năm sử dụng nó đã bị xuống cấp và cấu trúc ít nhiều không phù hợp với tình hình hoạt động mới. Chính vì vậy, sau khi quyết định chuyển sang hoạt động như mọi khách sạn du lịch, Khu biệt thự Hồ Tây phải đầu tư sửa chữa, nâng cấp, trang bị mới hầu như toàn bộ trang thiết bị; Để giữ cho cảnh quan kiến trúc bên trong không bị phá vỡ nên trong khi nâng cấp, cải tạo khách sạn vẫn giữ nguyên hiện trạng bên ngoài của nó, chỉ sửa chữa cho đẹp hơn và mới hơn, và phần nội thất bên trong lại được trang thiết bị hiện đại, đạt tiêu chuẩn quốc tế, nhằm đảm bảo phục vụ chính trị đồng thời kinh doanh phục vụ mọi đối tượng khách trong và ngoài nước. Cho đến nay cơ sở vật chất kĩ thuật hiện có của đơn vị bao gồm các khu vực sau: + Khu vực quản lý hành chính, kho quỹ; + Khu vực đón tiếp khách; + Khu vực buồng ngủ, hội trường; + Khu vực hoạt động nhà hàng; + Khu vực dịch vụ bổ sung; + Khu vực sân vườn, bến bãi; Tất cả được đặt trên diện tích 136.014 m2 ( Số liệu theo bản đồ đo đạc ngày 6/4/1996 do công ty đo đạc địa chất Hà Nội cấp); Mặc dù ở xa trung tâm thủ đô nhưng do diện tích tổng thể rộng lại chiếm vị trí trên bán đảo Hồ Tây nên cảnh quan khu biệt thự rất đẹp và quyến rũ: Khu vườn rộng rãi với các loài hoa, cây cảnh quý có tiếng chim hót véo von làm cho khách luôn có tâm trạng thoải mái khi bước chân vào sân. Thêm vào đó là không khí đượm vẻ yên tĩnh, khoáng đạt, tạo nên môi trường trong lành là một ưu thế tuyệt đối của Khu biệt thự Hồ Tây trong kinh doanh. 1.2.1. Khu vực quản lý hành chính: Một dãy nhà 1 tầng 10 phòng dùng làm nơi làm việc của toàn bộ phòng kế toán, kho quỹ, phòng quản trị. Riêng phòng làm việc của Ban giám đốc, bộ phận hành chính được bố trí tại biệt thự gần sảnh lễ tân. 1.2.2. Khu vực đón tiếp khách: Khu vực đón tiếp (reception) được thiết kế hài hoà đẹp mắt, đầy đủ các trang thiết bị như: tủ treo chìa khoá, các tủ nghiệp vụ, đồng hồ treo tường theo múi giờ 4 nước lớn trên thế giới: Anh, Pháp, Mỹ, Nhật; phòng tổng đài điện thoại, máy fax, máy vi tính và hệ thống điện thoại trực tiếp ra quốc tế và liên tỉnh sẵn sàng phục vụ khách. Bộ phận đón tiếp khách làm việc 24/24 giờ trong một ngày theo các ca, là lực lượng thanh niên trẻ, khoẻ, giỏi ngoại ngữ và nghiệp vụ đảm bảo phục vụ nhanh chóng, văn minh, trọng thị, lịch sự mọi đối tượng khách đến khu biệt thự từ các đoàn khách chính trị đến khách du lịch, thương gia...Bên cạnh quầy lễ tân là quầy hàng lưu niệm với nhiều loại mặt hàng tạo điều kiện cho khách có thể chọn mua các loại theo sở thích để khi ra về vẫn còn lưu giữ những hình ảnh và ấn tượng tốt đẹp về đất nước và con người Việt Nam. 1.2.3. Khu vực hội trường, buồng ngủ: Một hội trường lớn với sức chứa 450 người/lượt với trang thiết bị hiện đại, tiện nghi đáp ứng được yêu cầu phục vụ các hội nghị, hội thảo quốc tế cũng như trong nước, nằm tách biệt phía tây khu biệt thự sát ven hồ, cấu trúc đẹp, 2 tầng, có hành lang xung quanh rộng rãi. Nơi đây thường xuyên diễn ra các cuộc mít ting, hội họp, các buổi chiêu đãi trọng thể của các đồng chí lãnh đạo Đảng và nhà nước cũng như các bữa tiệc liên hoan, hội họp của nhân đân. Hiện nay trong Khu biệt thự Hồ Tây có 83 phòng luân chuyển đón khách, và một vài biệt thự nhỏ khác. Trong mỗi phòng đều được trang bị máy điều hoà nhiệt độ hai chiều, thảm len hoặc thảm công nghiệp, một hoặc hai giường cá nhân, một bộ bàn ghế tiếp khách, bàn làm việc, tủ treo quần áo, tủ giường ngủ, ti vi màu, tủ lạnh Nhật, đèn treo tường, tap - đơ -nuy, đèn ngủ, một phòng vệ sinh được lắp đặt các đồ dùng thuộc loại tiến tiến như: bình tắm nóng lạnh, vòi sen, xí bệt, la - va - bô đều do nước ngoài sản xuất, chất lượng tốt. Trong số các phòng trên có 6 phòng thuộc loại “Đặc biệt” rộng gấp đôi phòng thường được chia làm hai phần: phòng tiếp khách và phòng ngủ với sàn nhà bằng gỗ trải thảm len hoa văn, các loại đồ gỗ được thay thế bằng đồ song mây hoặc khảm trai. Loại phòng này chỉ giành cho những khách cao cấp và có khả năng thanh toán cao.Khu biệt thự còn quan tâm đến các nhu cầu nhỏ của khách nên đã đặt trong mỗi phòng giấy viết thư, phong bì, báo chí bằng tiếng Anh, luôn luôn đặt hoa tươi và trái cây trong phòng. 1.2.4. Khu vực hoạt động nhà hàng: Khu vực này bao gồm phòng ăn lớn với sức chứa 150-200 người /lượt, và các phòng ăn nhỏ nằm rải rác tại các biệt thự vừa đủ cho 10-15 người mỗi lượt. Trong các phòng ăn đều được trang bị điều hoà nhiệt độ hai chiều, thiết kế hài hoà độc đáo phù hợp với nhiều đối tượng phục vụ. Tại hai phòng ăn lớn có đặt hai quầy bar với đầy đủ các loại đồ ăn, đồ uống phong phú, đa dạng đảm bảo phục vụ kịp thời nhu cầu của khách. Bên cạnh phòng ăn nằm sát ven hồ là một quầy bar ngoài trời được xây dựng theo kiểu kiến trúc trang nhã, đẹp mắt luôn sẵn sàng đón nhận những khách hàng muốn thưởng thức thú ẩm thực giữa thiên nhiên. Hai khu vực nhà bếp với tổng diện tích khoảng 200m2 sát bên hai nhà ăn lớn được trang bị đầy đủ các thiết bị làm lạnh để bảo quản thực phẩm, các đồ dùng làm bếp hiện đại và cổ truyền đảm bảo thực hiện các món ăn Âu, Á đa dạng theo thực đơn khách lựa chọn. 1.2.5. Khu vực dịch vụ bổ sung: Sân tennis, sân minigoll, bể bơi, sân bóng truyền đã được sửa chữa, nâng cấp đi vào hoạt động có hiệu quả theo phương thức khoán cho một tập thể tổ chức kinh doanh. Khu vực Âu thuyền được nạo vét, khơi thông, được trang bị mới một vài chiếc ca-nô, thuyền. Ngoài ra còn có các dịch vụ bổ sung khác nằm đan xen trong hoạt động của các khu vực khác. 1.2.6. Khu vực sân vườn, bến bãi: Rất rộng rãi với vườn hoa, cây cảnh bao quanh khu biệt thự vừa là sân chơi, nơi ngồi nghỉ vừa là bến bãi đỗ xe ôtô, xe máy của khách đến, đồng thời còn là nơi tổ chức các cuộc hội họp ngoài trời hoặc dùng làm sân thi đấu thể thao. Tại từng khu vực của khu biệt thự đều được lắp đặt hệ thống ăng-ten pa-ra-bon (TVRO) bắt được 5 kênh vệ tinh nhằm tăng khả năng cạnh tranh với các khách sạn khác và bảo đảm thoả mãn nhu cầu của khách đến nghỉ. 1.3. Mô hình cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong khu biệt thự. 1.3.1. Mô hình cơ cấu tổ chức của khu biệt thự. Khối dịch vụ bổ sung Phó GĐ phụ trách hành chính Giám đốc Phó GĐ phụ trách kinh doanh Hành chính Kế toán tài vụ Quản trị Khối dịch vụ lưu trú Khối dịch vụ ăn uống Lễ tân Buồng Bàn – bar Bếp Bể bơi Tennis Dịch vụ Âu thuyền CLB Mini golt Giặt là 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong khu biệt thự. * Giám đốc Lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động của Khu biệt thự Hồ Tây, điều hành các bộ phận hoạt động đồng bộ, đạt hiệu qủa kinh tế cao. - Chịu trách nhiệm chính với cấp trên về hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch phục vụ và kinh doanh, về chất lượng phục vụ, về nghĩa vụ do luật pháp và cấp trên quy định. Quản lý tốt tài sản của Đảng và nhà nước giao cho. - Chịu trách nhiệm về đảm bảo cuộc sống cho người lao động trong đơn vị. - Có thẩm quyền cao nhất trong đơn vị, quyết định mọi vấn đề trong phạm vi quyền hạn của mình và giao quyền quyết định một số vấn đề cho cán bộ lãnh đạo cấp dưới. - Kí lệnh xuất, nhập hàng, tiền, quyết định việc mua bán trong kinh doanh phục vụ. - Quyết định hoặc đề nghị cấp trên quyết định khen thưỏng hoặc kỷ luật, đề bạt, tuyển dụng lao động, tiền lương, buộc thôi việc nhân viên trong khu biệt thự. * Phó giám đốc - Là người giúp việc và chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc, có trách nhiệm hoàn thành công việc được giao. - Quản lý,chỉ đạo các bộ phận được phân công phụ trách. - Có quyền hạn như giám đốc khi có uỷ quyền của giám đốc hoặc của cấp trên. - Giải quyết toàn bộ các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về những quyết định của mình. - Đề nghi giám đốc khen thưởng, kỷ luật, tiếp nhận,hoặc cho thôi việc cán bộ nhân viên dưới quyền. * Phòng lễ tân: - Tổng hợp, nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn khách và tổ chức thực hiện các kế hoạch phục vụ và kinh doanh theo đúng quy trình của một khách sạn du lịch quốc tế. - Tham mưu giúp giám đốc về tình hình phục vụ và kinh doanh. - Tổ chức đón tiếp, mang sách vali, hành lý cho khách lên buồng nghỉ, hướng dẫn cho khách những điều cần thiết như: nội quy của Khu biệt thự Hồ Tây, cách sử dụng các trang thiết bị nội thất trong phòng. - Quản lí chặt chẽ việc ra vào của khách, giữ gìn chật tự nội quy, đảm bảo an toàn tài sản của khu biệt thự. * Phòng hành chính: - Soạn thảo ký kết các văn bản hợp đồng kinh tế, công văn giao dịch, kế hoạch phục vụ trung ương.Hội nghị, hội thảo quốc tế và trong nước. - Tiếp nhận, chuyển đi và lưu trữ các văn bản nhà nước, của Ban tài chính quản trị Trung ương của Khu biệt thự Hồ Tây và các văn bản khác. * Phòng kế toán - Kho quỹ - Tổ chức thực hiện công tác kế toán tại đơn vị theo đúng pháp lệnh kế toán, thống kê và điều lệ kế toán nhà nước hiện hành. - Thực hiện các công việc kế toán bao gồm: lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, kiểm tra và phân tích số liệu, tài liệu kế toán, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán. - Thanh toán với khách tiền thuê buồng nghỉ, tiền ăn, tiền hội nghị, tiền hội thảo và tiền thuê các dịch vụ khác. - Lập báo cáo kế toán theo từng tháng, từng quý, năm theo đúng quy định của cấp trên. - Thực hiện công tác kiểm kê tài sản, vật tư hàng hoá,tiền vốn của đơn vị và quản lý chặt chẽ những thứ đó. - Thống kê xây dựng các định mức chi phí nhằm quản ký chặt chẽ nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. * Phòng quản trị: - Quản lý nhà cửa, vật kiến trúc, tài sản cố định khác. Cung ứng vật tư hàng hoá, nguyên liệu theo nhu cầu hoạt động và kinh doanh của đơn vị. - Thực hiện chế độ bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị máy móc cơ điện lạnh, thông tin. - Lập dự trù sửa chữa, kế hoạch đối với các trang thiết bị đã hư hỏng, lọc, lựa. - Đảm bảo ổn định điện nước sẵn sàng phục vụ khách. -Vệ sinh sân, vườn sạch sẽ, chăm sóc cây trồng ngoại cảnh đẹp mắt và hài hoà. * Khối kinh doanh buồng ngủ. - Phục vụ mọi đối tượng khách đến nghỉ ngơi và làm việc tại các phòng các biệt thự. - Thực hiện dọn dẹp vệ sinh phòng ngủ của khách trong thời gian khách thuê theo đúng quy trình phục vụ buồng ngủ của khách sạn du lịch quốc tế. -Thực hiện nhiệm vụ giặt là và một số dịch vụ khác như ăn uống tại phòng theo yêu cầu của khách. * Khối kinh doanh ăn uống. - Tổ chức phục vụ các nhu cầu ăn uống cho mọi đối tượng khách với chất lượng và hiệu quả cao. - Xây dựng thực đơn ăn Âu, Á đa dạng phong phú đảm bảo thoả mãn mọi nhu cầu của khách. - Đảm bảo cung cấp thức ăn nhanh cho các đối tượng khách ở các điểm dịch vụ bổ sung trong khu biệt thự - Xây dựng chiến lược khách hàng nhằm bảo đảm nguồn khách ăn uống thường xuyên, không lệ thuộc và nguồn khách nghỉ tại đơn vị. - Đảm bảo nguồn vật liệu tươi sống, rau qủa xanh sạch, sẵn sàng phục vụ khách theo mùa, theo lịch trình. * Khối dịch vụ bổ sung - Tổ chức phục vụ các đối tượng khách có nhu cầu thể thao, vui chơi giải trí. - Cung cấp các thiết bị thể thao cho khách có nhu cầu - Chuẩn bị sân bãi sạch đẹp trong tư thế phục vụ khách với tinh thần cao nhất. 2. Hoạt động kinh doanh của Khu biệt thự Hồ Tây trong giai đoạn hiện nay. Là một đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc ban tài chính quản trị trung ương vừa làm nhiệm vụ chính trị vừa kinh doanh xây dựng ngân sách Đảng; nên tuy hoạt động như một khách sạn nhưng Khu biệt thự Hồ Tây có nhiều mặt khác với các khách sạn du lịch thuộc Tổng Cục du lịch việt nam. - Điều 2-QĐ 03 TCQT ngày 10/01/1994 đã quy định chức năng, nhiệm vụ của khu BTHT là phục vụ TW và kinh doanh du lịch góp phần xây dựng ngân sách Đảng. Vì vậy, trong quá trình hoạt động của mình, đơn vị còn bị động, phụ thuộc vào kế hoạch đột xuất của cấp trên, thiếu chủ động trong việc triển khai kế hoạch của đơn vị. - Việc chi ph